Apa itu manajer?

Seorang manajer adalah pemimpin yang ditunjuk dari sebuah tim yang membantu mencapai tujuan dengan menyediakan anggota staf dengan bimbingan dan struktur. Manajer lazim di setiap industri dan di hampir setiap perusahaan dan organisasi karena mereka meningkatkan akuntabilitas dan meningkatkan produktivitas. Manajer mungkin memiliki tanggung jawab yang berbeda-beda tergantung pada ukuran tim mereka dan bisnis tempat mereka bekerja.

Apa peran seorang manajer?

Peran seorang manajer sering kali difokuskan untuk memberikan kepemimpinan bagi karyawan yang mereka awasi. Menjadi pemimpin yang baik adalah tugas yang kompleks, dan sangat penting bagi para profesional dalam peran ini untuk memberikan contoh positif. Manajer yang baik juga harus menjadi komunikator yang efektif. Anda tidak dapat membimbing orang lain dengan sukses jika mereka tidak memahami harapan Anda. Manajer terbaik dapat berkomunikasi dengan jelas, singkat, dan penuh hormat.

Selain itu, manajer juga sering bertanggung jawab atas pendelegasian. Manajer tidak dapat mengambil semua tanggung jawab staf, jadi sangat penting mereka dapat mengidentifikasi siapa yang paling siap untuk setiap tugas dan mendelegasikan tugas dengan tepat.

Apa tanggung jawab seorang manajer?

Seorang manajer bertanggung jawab untuk memastikan keberhasilan tim dan anggota staf mereka. Untuk melakukan ini, mereka melakukan beberapa fungsi harian dan bulanan. Ini adalah beberapa tanggung jawab yang mungkin dimiliki seorang manajer:

Anggaran untuk pengeluaran

Biasanya, ukuran organisasi manajer dan struktur administrasi menentukan tanggung jawab keuangan manajer. Jika manajer memiliki tim atau organisasi yang lebih kecil, mereka mungkin mengelola sebagian besar keuangannya sendiri. Di perusahaan yang lebih besar, mereka dapat bekerja sama dengan tim keuangan dalam organisasi. Misalnya, manajer sebuah restoran kecil dapat menentukan berapa banyak yang harus dibelanjakan untuk produk dan persediaan susu setiap minggu.

Anggota tim pelatih

Ketika seorang anggota staf mengalami komplikasi atau tidak yakin bagaimana meningkatkan kinerja mereka, manajer memberikan bimbingan. Ini dapat mencakup memberikan instruksi khusus kepada anggota tim tentang cara meningkatkan kinerja mereka. Sebagai contoh, seorang manajer mungkin menyarankan kepada seorang penulis untuk mempersiapkan kerangka dan mengambil istirahat sejenak untuk menghindari hambatan penulis.

Kembangkan keterampilan tim

Untuk meningkatkan kemampuan tim untuk berkolaborasi dan menghasilkan pekerjaan yang berkualitas, seorang manajer mendorong pengembangan keterampilan tim. Untuk melakukan ini, seorang manajer mungkin merencanakan latihan membangun tim dan memberikan saran tentang bagaimana tim dapat bekerja sama dengan lebih baik. Manajer mungkin juga secara strategis menunjuk tim sehingga para anggota juga dapat belajar keterampilan satu sama lain. Misalnya, sebagai manajer, Anda mungkin memiliki individu yang terampil secara teknis bekerja dengan individu yang lebih karismatik sehingga mereka dapat saling melengkapi.

Tetapkan harapan

Menetapkan tujuan dan menyusun strategi untuk mencapainya adalah bagian penting dari apa yang dilakukan seorang manajer, karena hal itu memungkinkan tim untuk berusaha meningkatkan dan mempertahankan tingkat produksi yang sehat. Untuk menetapkan harapan di tempat kerja, manajer dapat menerapkan kuota, membuat pedoman komunitas, dan membuat sistem pelacakan terperinci. Misalnya, seorang manajer dapat menetapkan harapan bahwa anggota tim berusaha untuk memperbaiki sendiri komplikasi sebelum menanganinya dengan manajer.

Evaluasi kinerja

Untuk memastikan tim terus meningkat, seorang manajer secara konsisten mengevaluasi kinerja dan kemajuan. Evaluasi kinerja menyeluruh berfokus pada kemajuan dan pengembangan individu, serta bagaimana seluruh tim meningkat. Tujuan evaluasi kinerja adalah untuk memberikan pedoman bagi perbaikan lebih lanjut. Misalnya, seorang manajer dapat melakukan pertemuan tinjauan kinerja bulanan atau triwulanan dengan anggota tim mereka.

Memudahkan komunikasi

Untuk mempromosikan kerja tim yang sehat dan menghindari komplikasi, manajer memfasilitasi komunikasi yang konsisten di antara tim mereka. Untuk melakukan ini, manajer dapat mengadakan pertemuan mingguan, mendorong anggota tim untuk berkolaborasi satu sama lain dan membantu menengahi perselisihan. Misalnya, seorang manajer dapat melaksanakan pertemuan pagi setiap hari di mana anggota tim dapat mendiskusikan hambatan atau tujuan mereka untuk hari itu dan cara terbaik untuk saling mendukung.

Pertahankan kualitas produk

Untuk membangun basis pelanggan yang loyal, perusahaan harus menyediakan produk atau layanan yang berkualitas. Manajer mempertahankan atau meningkatkan keuntungan perusahaan dan kualitas produk dengan melakukan jaminan kualitas atau mendelegasikan tugas tersebut kepada anggota tim lainnya. Misalnya, seorang manajer dapat menguji produk untuk memastikan produk berfungsi dengan baik atau melakukan survei di antara pelanggan untuk memastikan layanan mereka berkualitas tinggi.

Pantau perkembangan harian

Sementara tinjauan kinerja dilakukan setiap bulan atau setiap tiga bulan, penting juga bagi manajer untuk memahami dan memantau perkembangan harian mereka juga. Ini mungkin berarti mendokumentasikan dan mengawasi pekerjaan yang diselesaikan tim setiap hari. Misalnya, di sebuah pabrik, manajer dapat mencatat berapa banyak setiap produk yang dihasilkan tim setiap hari untuk memastikan mereka dapat memenuhi kuota produksi mereka di akhir minggu.

Rencanakan kegiatan dan fungsi

Seorang manajer mengoordinasikan atau mendelegasikan tugas-tugas terkait mengenai aktivitas dan fungsi sehari-hari yang berlangsung di ruang kerja. Ini dapat mencakup acara rutin harian seperti proyek, peraturan baru, dan rapat, tetapi juga mencakup acara khusus seperti pesta atau penjualan tahunan. Misalnya, jika sebuah kantor berencana untuk merayakan peluncuran produk baru, manajer dapat memulai perencanaan dan mendelegasikan berbagai tugas yang terkait dengan peluncuran tersebut kepada anggota tim yang berbeda.

Menyediakan layanan pelanggan

Jika manajer bekerja di industri yang menghadapi pelanggan, mereka mungkin perlu memberikan layanan pelanggan langsung kepada konsumen perusahaan. Ini mungkin termasuk berkonsultasi dengan mereka tentang produk mana yang akan dibeli, membantu pengembalian dan pengembalian uang atau memberikan dukungan lain. Misalnya, manajer toko ritel mungkin didekati oleh pelanggan dan membantu mereka menemukan barang tertentu yang mereka cari. Ini juga memungkinkan manajer untuk memberikan contoh kepada anggota tim mereka tentang cara memberikan layanan pelanggan yang sangat baik.

Rekrut talenta baru

Ketika tim berkembang dan menciptakan posisi baru atau ketika tempat tersedia, manajer dapat merekrut bakat baru untuk mengisi tempat tersebut. Menemukan bakat baru penting untuk memastikan tim memiliki keterampilan dan pengalaman yang diperlukan untuk menghasilkan pekerjaan yang berkualitas, sehingga manajer harus terampil dalam mengevaluasi kandidat dan memutuskan mana dari mereka yang paling cocok untuk posisi tersebut. Misalnya, seorang manajer dapat meninjau resume, menjadwalkan dan melakukan wawancara dan berkonsultasi dengan profesional lain ketika membuat keputusan perekrutan.

Latih anggota staf baru

Setelah manajer mempekerjakan anggota tim baru, mereka memastikan anggota staf baru menerima pelatihan yang tepat. Manajer dapat melakukan ini dengan mendelegasikan tugas pelatihan seperti menyiapkan materi pendidikan kepada orang lain, atau dengan membuatnya sendiri. Misalnya, seorang manajer dapat memberi anggota tim baru tur ke gedung, memberi mereka kredensial, dan meninjau materi pelatihan bersama mereka. Jika manajer tidak secara langsung mengawasi proses ini, mereka mendelegasikan tugas pelatihan kepada pelatih dan mengevaluasi kinerja pelatih tersebut.

Apa saja jenis-jenis manajemen?

Bergantung pada industri tempat Anda bekerja, seberapa besar tim Anda, dan prioritas Anda, gaya manajemen yang berbeda mungkin cocok untuk Anda. Berikut adalah beberapa gaya manajemen:

Berwibawa

Dalam gaya manajemen otoritatif, manajer mengatur setiap aspek operasi sehari-hari. Manajer otoritatif lebih suka melakukan sebagian besar tugas sendiri dan mungkin tidak mendelegasikan sebanyak manajer lain. Gaya manajemen ini dapat bermanfaat karena memungkinkan tim untuk beroperasi dengan lancar dengan anggota tim yang kurang terampil dan mengembangkan peran yang jelas.

Karismatik

Manajer yang merupakan komunikator yang sangat baik dan hebat dalam berbicara dengan orang-orang sangat baik untuk gaya manajemen karismatik. Dalam gaya ini, manajer menggunakan kemampuan interpersonal mereka untuk membantu memotivasi karyawan mereka untuk mengadopsi niat dan inspirasi yang sama dengan manajer. Gaya ini dapat membantu karena memungkinkan anggota tim untuk merasa dipahami secara emosional dan dapat menciptakan lingkungan yang positif.

Delegatif

Manajer yang menggunakan gaya manajemen ini memberikan tugas kepada anggota tim mereka dan memberdayakan mereka untuk menyelesaikannya. Seorang manajer delegatif mengatur kurang dari jenis pemimpin lainnya, yang mengarah ke lingkungan di mana anggota tim dapat menggunakan kreativitas mereka. Gaya manajemen ini bermanfaat bagi tim dengan anggota staf yang kuat dan independen karena dapat membuat mereka merasa lebih terpenuhi dalam peran mereka.

Pengaturan kecepatan

Untuk gaya manajemen ini, manajer melatih kemampuan kepemimpinan mereka dengan memberikan contoh bagi anggota tim mereka. Seorang manajer penentu kecepatan memiliki harapan yang tinggi untuk anggota tim mereka dan menunjukkannya melalui perilaku mereka sendiri. Gaya kepemimpinan ini bermanfaat karena memungkinkan manajer untuk menginspirasi dan memotivasi karyawannya.

Partisipatif

Komunikasi dan brainstorming adalah komponen kunci dari gaya manajemen partisipatif. Manajer yang menggunakan gaya ini secara aktif melibatkan anggota tim mereka ketika membuat keputusan dan mencari pendapat dan pemikiran mereka. Gaya manajemen partisipatif dapat membantu mendorong inovasi di antara anggota tim.

Visioner

Gaya manajemen visioner menekankan pada lingkungan yang positif, kerja tim, dan inspirasi. Seorang manajer visioner secara konsisten memberikan tim mereka informasi tentang tujuan dan sasaran dan mendorong semua orang untuk bekerja sama untuk mencapainya. Kritik konstruktif dan bimbingan positif lainnya adalah alat penting bagi manajer yang menggunakan gaya visioner, karena memungkinkan mereka untuk mengarahkan kembali anggota tim mereka dengan lembut.

Dalam artikel ini, kita membahas tanggung jawab manajemen umum dan peran manajer dalam bisnis.

Tanggung jawab kepemimpinan seorang manajer

Salah satu peran yang paling jelas dari seorang manajer orang adalah memberikan kepemimpinan bagi karyawan yang mereka awasi. Menjadi pemimpin yang baik adalah tugas yang kompleks, dan sangat penting bagi para profesional dalam peran ini untuk memberikan contoh positif.

Misalnya, seorang manajer orang seharusnya tidak mengharapkan orang lain tepat waktu ketika mereka sendiri secara konsisten datang terlambat ke rapat. Sebaliknya, mereka harus memenuhi harapan organisasi dan menginspirasi bawahan langsung mereka untuk melakukan yang terbaik.

Pemimpin yang baik juga harus menjadi komunikator yang efektif. Anda tidak dapat membimbing orang lain dengan sukses jika mereka tidak memahami harapan Anda. Pemimpin terbaik dapat berkomunikasi dengan jelas, singkat dan penuh hormat.

Selain itu, manajer juga sering bertanggung jawab atas pendelegasian. Manajer tidak dapat mengambil semua tanggung jawab staf, jadi penting bagi mereka untuk dapat mengidentifikasi siapa yang paling siap untuk setiap tugas dan mendelegasikan tugas dengan tepat.

Berikut adalah beberapa tanggung jawab tambahan yang biasanya berada di bawah peran manajemen:

Tanggung jawab penetapan tujuan

Manajer bertanggung jawab untuk menetapkan tujuan yang selaras dengan tujuan organisasi. Para profesional ini juga harus mengembangkan dan menerapkan strategi yang dapat ditindaklanjuti untuk membantu tim mereka memenuhi target tersebut.

Untuk memastikan tim mereka berhasil mencapai tujuan mereka, manajer harus melakukan hal berikut:

• Komunikasikan tujuan dengan jelas kepada karyawan.
• Pilih individu yang tepat untuk setiap tugas.
• Memotivasi karyawan untuk mencapai setiap tujuan.
• Tetapkan tenggat waktu yang sesuai.
• Hubungi karyawan untuk memastikan mereka membuat kemajuan.
• Tetapkan indikator kinerja utama untuk mengukur keberhasilan.
• Tinjau metrik kinerja secara teratur.
• Lakukan penyesuaian strategi seperlunya.

Manajer terbaik terus mengevaluasi kembali strategi penetapan tujuan mereka dan mencari cara untuk memastikan karyawan bekerja dengan cara terbaik dan seefisien mungkin.

Manajer yang efektif proaktif, bukan reaktif, tentang penetapan tujuan. Mereka mencari peluang untuk menyesuaikan tugas dan tujuan mereka, menilai dan menyesuaikan diri.

Pelatihan dan pengembangan

Manajer biasanya bertanggung jawab untuk melatih karyawan baru serta karyawan yang telah dipromosikan ke posisi baru. Mereka biasanya juga ditugaskan untuk melatih tim mereka tentang proses dan prosedur baru. Terlepas dari jenis pelatihannya, manajer terbaik biasanya adalah mereka yang terlibat secara pribadi selama proses pelatihan.

Manajer hebat menemukan cara untuk menggabungkan pelatihan berkelanjutan sepanjang masa kerja karyawan dengan perusahaan, selalu menantang dan memotivasi karyawan untuk mengembangkan keterampilan mereka. Ini termasuk menawarkan dorongan, memberikan umpan balik yang membangun dan melakukan penilaian secara teratur. Manajer yang terlibat erat dengan karyawannya akan memiliki pemahaman yang lebih dalam tentang di mana mereka dapat meningkatkan dan dapat mengidentifikasi peluang untuk pendidikan, pelatihan, dan pengembangan lebih lanjut.

Tugas administrasi

Manajer sering bertanggung jawab untuk menangani beberapa tugas administratif. Jenis tanggung jawab ini seringkali bervariasi tergantung pada pekerjaannya. Misalnya, manajer restoran mungkin harus merencanakan menu, mengelola reservasi, dan melengkapi dokumentasi tentang persyaratan kebersihan dan kesehatan. Manajer hotel akan sering menangani pemesanan kamar dan email pelanggan.

Tergantung pada organisasi dan posisinya, tugas-tugas ini mungkin termasuk:

• Mengisi jadwal
• Melengkapi dan mengarsipkan dokumen untuk karyawan baru
• Memproses penggajian
• Merencanakan acara
• Menyiapkan materi pelatihan
• Membuat atau mendistribusikan materi pemasaran
• Melengkapi dokumen yang sesuai untuk perizinan atau persyaratan hukum
• Mencatat prestasi karyawan
• Menangani pengeluaran dan mengelola anggaran
• Memesan persediaan

Manajer perlu diatur dan berorientasi pada tugas. Dan sementara para pemimpin mungkin sering mendelegasikan banyak tanggung jawab administratif mereka kepada karyawan lain, mereka harus memahami bagaimana menyelesaikan tugas-tugas ini sehingga mereka dapat mengembangkan prosedur yang efektif.

Organisasi tim dan individu

Manajer ditugaskan untuk menjaga tempat kerja tetap teratur dan efisien baik untuk diri mereka sendiri maupun untuk tim mereka. Ini mungkin termasuk tugas-tugas seperti:

• Mengatur jadwal dan tugas karyawan
• Menjaga jadwal pelatihan
• Menjaga sumber daya disimpan dengan benar
• Melacak tujuan dan pencapaian
• Memastikan alat dan perlengkapan penting tertata dengan baik dan mudah diakses

Manajer bertanggung jawab untuk menyiapkan ruang kerja dan merampingkan proses karyawan untuk meningkatkan efisiensi yang lebih besar. Jika tim atau departemen mereka berkinerja optimal, terserah manajer untuk mengidentifikasi tantangan dan mengembangkan solusi yang efektif.

Peran manajer dalam hierarki bisnis

Umumnya, CEO atau presiden duduk di puncak perusahaan dan terutama bertanggung jawab atas masalah tingkat tinggi dan luas jangkauannya seperti strategi perusahaan dan kebijakan perusahaan. Mungkin ada c-suite lengkap yang mendukung CEO, termasuk peran seperti chief financial officer, chief marketing officer, chief technical officer dan banyak lagi. VP dan profesional tingkat direktur biasanya melapor ke c-suite, dan mungkin ada manajer tambahan yang mengawasi berbagai tim atau proyek di setiap departemen.

Bergantung pada organisasinya, manajer tingkat menengah seringkali bertanggung jawab tidak hanya untuk mengelola karyawan, tetapi juga terkadang menangani tugas yang sama dengan anggota tim mereka. Misalnya, sementara perwakilan layanan pelanggan dapat berinteraksi dengan pelanggan secara lebih teratur, manajer layanan pelanggan dapat dipanggil untuk menyelesaikan perselisihan atau masalah pelanggan. Manajer juga dapat bertindak sebagai jembatan antara karyawan dan manajemen tingkat atas. Mereka sering bertanggung jawab untuk melaporkan kinerja tim mereka dan akan mengadvokasi atas nama tim mereka untuk mengamankan sumber daya dan dukungan yang mereka butuhkan.

Keterampilan penting untuk manajer

Manajer harus bertanggung jawab, profesional dan mampu memotivasi orang lain untuk bekerja sama menuju tujuan bersama. Berikut adalah beberapa keterampilan manajemen yang penting:

Kepemimpinan

Kepemimpinan adalah salah satu keterampilan yang paling penting untuk sukses sebagai seorang manajer. Orang-orang di posisi manajemen harus mampu membantu mendorong karyawan untuk mencapai tujuan, memotivasi mereka melalui tantangan dan memastikan mereka memiliki semua dukungan yang mereka butuhkan untuk unggul dalam pekerjaan mereka.

Komunikasi

Seorang pemimpin tidak dapat berhasil tanpa keterampilan komunikasi yang berkembang dengan baik. Manajer harus mampu mengomunikasikan tugas, sasaran, harapan, dan tujuan perusahaan dengan jelas. Manajer juga harus menguasai keterampilan kritik konstruktif untuk mendorong karyawan menangani bidang peluang.

Manajemen waktu

Manajer harus dapat secara efektif mengatur waktu mereka serta waktu tim mereka. Karena mereka sering ditugaskan untuk menangani banyak tanggung jawab sekaligus, mereka harus sangat terorganisir. Mereka yang berada di manajemen harus menilai semua tugas dalam agenda mereka, memprioritaskannya dengan tepat dan menghasilkan strategi yang efisien untuk menyelesaikannya. Memahami cara memanfaatkan waktu yang tersedia untuk Anda akan membantu Anda unggul dalam posisi manajemen apa pun.

Keandalan

Karyawan perlu tahu bahwa mereka dapat meminta bantuan manajer mereka. Manajer harus membuat diri mereka tersedia bagi karyawan dan memberikan dukungan yang mereka butuhkan. Ketika manajer dapat diandalkan dan mudah dijangkau, anggota tim mereka merasa lebih percaya diri dan aman. Penting juga bagi manajer untuk tetap berkepala dingin dan profesional, bahkan dalam menghadapi tantangan yang membuat stres.

Ketegasan

Manajer bertanggung jawab untuk membuat banyak keputusan, baik kecil maupun signifikan. Sebagai seorang manajer, Anda mungkin harus membuat pilihan besar dalam waktu singkat, dan Anda bertanggung jawab untuk menentukan tindakan terbaik untuk tim Anda dan organisasi secara keseluruhan. Anda perlu bertindak dengan percaya diri selama proses pengambilan keputusan. Ketegasan di saat-saat kritis adalah kunci kepemimpinan yang efektif.

Keahlian

Manajer yang sukses adalah pakar industri yang memiliki pengetahuan dan keterampilan untuk membantu karyawan mereka bagaimanapun diperlukan. Misalnya, seorang manajer ritel harus dapat dengan percaya diri mengelola mesin kasir, persediaan lantai dan mengambil tugas penjagaan ketika toko kekurangan staf.

Mampu turun tangan dan membantu karyawan Anda juga akan membantu mendapatkan rasa hormat mereka. Meluangkan waktu untuk mempelajari pekerjaan orang lain juga akan membekali Anda dengan empati terhadap karyawan Anda sehingga Anda dapat secara efektif menanggapi perjuangan mereka dan membantu mereka mencapai solusi.

Jika Anda tertarik dengan pekerjaan sebagai manajer, mengasah keterampilan ini akan membantu mempersiapkan Anda untuk tanggung jawab posisi ini. Meskipun manajemen dapat menjadi tantangan, ini juga merupakan jalur karier yang bermanfaat di mana Anda akan menikmati banyak peluang untuk memberi dampak pada organisasi serta orang-orang yang Anda pimpin.