Apa itu surat apresiasi?

Surat apresiasi adalah catatan profesional yang ditulis untuk kontak bisnis yang menunjukkan rasa terima kasih Anda. Mungkin ada banyak waktu dalam hidup Anda ketika tepat untuk menulis surat apresiasi. Anda mungkin menerima hadiah, saran, atau koneksi profesional dari seseorang dalam kehidupan pribadi atau profesional Anda. Terlepas dari bantuan apa yang Anda tunjukkan untuk berterima kasih, surat apresiasi dapat memberi dampak positif pada seseorang yang Anda kenal.

Cara membuat surat apresiasi

Ikuti langkah-langkah ini untuk menulis surat apresiasi yang menarik dan bijaksana:

Bersikaplah cepat

Surat apresiasi harus ditulis dan disampaikan dalam waktu tiga hari setelah acara. Menjadi cepat membantu Anda membuat kesan yang baik dan menyampaikan ketulusan pesan Anda. Namun, jika Anda melewatkan jendela tiga hari yang direkomendasikan, tidak perlu panik. Ungkapan terima kasih lebih baik diterima terlambat daripada tidak sama sekali.

Tulis salam

Surat profesional kepada kontak bisnis, calon pemberi kerja, atau orang yang tidak Anda kenal dengan baik harus menyertakan judul dalam salam, seperti “Tuan” atau “Nyonya”. Surat pribadi kepada seseorang yang dekat dengan Anda cenderung meminta salam yang lebih pribadi menggunakan nama depan penerima.

Salam yang Anda pilih akan mengatur nada untuk surat itu. Untuk alasan ini, penting untuk menggunakan sapaan yang tepat untuk memulai pesan apresiasi Anda.

Nyatakan tujuan surat

Surat Anda harus menyatakan secara sederhana dan ringkas alasan rasa terima kasih Anda. Misalnya, jika Anda berterima kasih kepada seseorang karena telah berdiskusi dengan Anda, Anda harus menulis sesuatu seperti, “Terima kasih banyak telah bertemu dengan saya pada hari Kamis. Saya sangat menikmati diskusi kami.”

Menyatakan alasan surat Anda akan segera memberi tahu penerima alasan Anda menulis.

Jadilah spesifik

Tentukan contoh mengapa Anda bersyukur dengan menyebutkan satu atau dua detail tentang apa yang Anda nikmati atau syukuri. Meluangkan waktu untuk mempersonalisasi surat Anda dengan cara ini akan menyampaikan ketulusan Anda. Pastikan untuk tetap ringkas dan berdampak.

Anda dapat mengatakan sesuatu seperti, “Saya sangat menikmati diskusi kami tentang peningkatan dampak kecerdasan buatan di sektor FinTech. Selain itu, pemikiran Anda tentang penerapan algoritme prediktif ke dalam proses pencairan pinjaman sangat mendalam. Saya berencana untuk terus melihat kelayakan ide ini.” Pastikan untuk menjaga nada suara Anda tetap tulus, atau Anda akan mengambil risiko terdengar seperti sedang berpura-pura.

Simpulkan dan tandatangani

Nyatakan kembali terima kasih Anda dan dampak masukan mereka terhadap Anda.

Anda dapat mengatakan sesuatu seperti, “Ide Anda telah membuat saya jauh lebih termotivasi untuk mengeksplorasi potensi penerapan AI dan algoritme prediktif dalam bisnis kami. Diskusi kami telah membuat saya percaya ada peluang besar yang menunggu untuk dieksplorasi dan kami mungkin melewatkannya. Ini mungkin membawa kami ke fase kemajuan baru dalam upaya kami untuk memberikan pinjaman yang terjangkau kepada mereka yang kurang terlayani, dan saya hanya berterima kasih kepada Anda atas realisasi ini.”

Pilih penutup yang sesuai dan tanda tangani nama Anda di bagian bawah surat. Penutup yang paling umum untuk surat profesional adalah “Hormat kami,” tetapi opsi lain termasuk “Hormat”, “Salam Hormat”, dan frasa serupa lainnya.

Menandatangani nama Anda dengan tangan adalah kebiasaan jika Anda mengirimkan surat fisik, diikuti dengan nama Anda yang diketik di bawah tanda tangan Anda. Jika surat Anda akan dikirimkan melalui email, cukup mengetik nama Anda saja sudah cukup.

Koreksi surat Anda

Sebelum mengirimkan surat Anda, luangkan waktu untuk mengoreksi kesalahan tata bahasa, ejaan, dan pengetikan dengan cermat. Surat yang berisi kesalahan meninggalkan kesan yang kurang positif dan dapat menunjukkan kepada penerima bahwa Anda terburu-buru dalam menulisnya.

Beberapa tips proofreading untuk membantu Anda mengirimkan surat bebas kesalahan meliputi:

• Baca surat itu dengan keras. Ini dapat membantu Anda menangkap kesalahan yang mungkin Anda lewatkan dengan membaca dalam hati karena membaca dengan keras tidak memungkinkan otak Anda untuk “mengisi” versi yang sesuai yang Anda harapkan untuk dilihat; sebaliknya, berbicara tentang apa yang Anda baca akan dengan jelas mengidentifikasi kesalahan dan bagian yang secara umum dapat diperbaiki.
• Mintalah teman atau kolega tepercaya untuk meninjau surat itu. Pilih seseorang yang Anda percayai untuk menunjukkan kesalahan dan kemungkinan perbaikan tanpa khawatir menyinggung Anda. Selain itu, pastikan orang yang mengoreksi surat Anda cukup mahir membaca dan menulis bahasa sehingga mereka lebih mungkin mengidentifikasi ejaan atau tata bahasa yang bermasalah.
• Baca surat itu mundur. Membaca dari akhir akan membantu Anda mengidentifikasi kata-kata yang hilang, salah, atau salah eja. Tentu saja, teknik ini bekerja lebih baik untuk beberapa orang daripada yang lain, tetapi tidak ada salahnya untuk mencobanya.
• Ketahui kesalahan umum Anda. Mengingat kesalahan yang cenderung Anda lakukan akan membantu Anda mencari kesalahan spesifik tersebut lebih dekat saat mengoreksi surat Anda.

Kapan membuat surat apresiasi?

Anda dapat menulis surat apresiasi untuk mengungkapkan rasa terima kasih dalam banyak skenario. Beberapa skenario umum meliputi:

• Setelah wawancara kerja Anda
• Setelah menerima tawaran pekerjaan
• Setelah mendapatkan promosi
• Setelah menerima pembayaran bonus

Seberapa panjang surat apresiasi perlu ditulis?

Surat apresiasi tidak boleh lebih dari satu halaman. Anda harus menjaga agar surat tetap singkat dan hanya menyertakan detail yang relevan. Sebuah surat apresiasi yang tajam dan ringkas membuat pembaca tertarik dan terlibat. Surat apresiasi yang panjang lebih terdengar seperti dokumen resmi daripada ungkapan apresiasi yang tulus.

Bagaimana cara membuat surat apresiasi?

Anda harus memulai surat apresiasi dengan salam yang tepat yang ditujukan kepada penerima. Jika surat yang Anda tulis berhubungan dengan pekerjaan dan Anda menulis kepada rekan kerja atau seseorang yang hanya Anda kenal secara profesional, gunakan salam formal. Jika Anda menulis kepada seseorang yang Anda kenal baik secara pribadi, Anda dapat menggunakan salam yang kurang profesional.

Format surat apresiasi

Format surat apresiasi Anda akan tergantung pada apakah Anda menulis kepada seseorang yang Anda kenal secara profesional atau untuk koneksi pribadi. Jika surat Anda ditujukan kepada kontak profesional, Anda harus mengetiknya dan mencetaknya di atas kertas berkualitas baik. Jika tidak, Anda dapat mengungkapkan apresiasi Anda melalui email. Di sisi lain, format kasual akan sesuai jika Anda menulis untuk koneksi pribadi. Dalam kasus seperti itu, Anda dapat dengan jelas dan terbaca menulis surat pada kartu yang bagus.

Tips membuat surat apresiasi

Berikut adalah beberapa tips untuk menulis surat apresiasi yang baik:

Ungkapkan rasa terima kasih Anda dengan cara yang tulus

Pastikan ungkapan terima kasih Anda tulus. Jika surat tersebut tidak terdengar tulus, maka akan meninggalkan dampak negatif bagi penerimanya dan dapat menghambat hubungan Anda dengan mereka. Cobalah dan fokus pada bagaimana bantuan mereka menghasilkan hasil positif bagi Anda.

Personalisasi surat apresiasi

Personalisasi surat apresiasi membantu menciptakan keakraban dan membangun hubungan jangka panjang. Jika memungkinkan, cobalah untuk memasukkan poin-poin tertentu dari percakapan atau soroti apa yang secara khusus Anda syukuri. Ini akan membuat surat Anda lebih berdampak dan membantu Anda menciptakan ikatan yang kuat dengan penerima.

Pastikan surat apresiasi bebas dari kesalahan

Surat apresiasi profesional harus ditulis dengan baik dan tidak boleh mengandung kesalahan. Untuk memastikan tidak ada kesalahan dalam surat, periksa beberapa kali dengan cermat sebelum Anda mengirimnya.

Contoh surat apresiasi

Ibu Sharma yang terhormat,

Saya ingin mengucapkan terima kasih telah meluangkan waktu untuk bertemu dengan saya pada hari Selasa. Saya sangat menikmati percakapan kami.

Saya sangat menikmati diskusi kami tentang peningkatan dampak kecerdasan buatan di sektor FinTech. Selain itu, pemikiran Anda tentang penerapan algoritme prediktif ke dalam proses pencairan pinjaman sangat mendalam. Saya berencana untuk terus melihat kelayakan ide ini.

Ide-ide Anda telah membuat saya jauh lebih termotivasi untuk mengeksplorasi potensi penerapan kecerdasan buatan dan algoritme prediktif dalam bisnis kami. Diskusi kami telah membuat saya percaya ada peluang besar yang menunggu untuk dieksplorasi dan kami mungkin melewatkannya. Ini mungkin membawa kita ke fase kemajuan baru dalam upaya kita untuk memberikan pinjaman yang terjangkau kepada mereka yang kurang terlayani, dan saya hanya berterima kasih kepada Anda atas realisasi ini.

Sekali lagi terima kasih telah meluangkan waktu dari jadwal sibuk Anda dan bertemu dengan saya. Saya menantikan lebih banyak interaksi seperti itu di masa depan.

Sungguh-sungguh,

Adit

Jadi, penting bagi Anda untuk menunjukkan penghargaan kepada karyawan jika Anda ingin staf Anda terus melakukan pekerjaan terbaik mereka dan tetap bersama perusahaan Anda. Jika tidak, mereka mungkin tergoda untuk mulai mencari peluang lain.

Masalah dengan sebagian besar manajer, pemilik bisnis, atau penyelia adalah bahwa mereka mungkin tidak tahu cara terbaik untuk menunjukkan penghargaan atas pekerjaan yang dilakukan oleh bawahan mereka.

Jadi, dalam artikel ini, kita akan melihat beberapa metode kreatif untuk pengakuan karyawan dan bagaimana Anda dapat menerapkannya.

Mendukung pengembangan karir mereka

Anda dapat menunjukkan bahwa Anda menghargai karyawan Anda dengan mendukung mereka dalam mencapai tujuan dan impian mereka. Salah satu cara yang sangat efektif yang dapat Anda lakukan adalah dengan mendukung pengembangan karir staf Anda.

Misalnya, Anda dapat menyediakan program pelatihan Anda sendiri untuk membantu karyawan mempelajari tugas atau proses pekerjaan tertentu sehingga mereka dapat melakukan pekerjaan mereka dengan lebih baik. Anda juga dapat mendukung pengembangan karir staf Anda dengan memberi mereka waktu dan uang untuk kembali ke sekolah atau dengan menyelenggarakan hari-hari pelatihan sehingga staf dapat maju dalam pekerjaan mereka.

Mendukung pendidikan karyawan Anda adalah cara yang sangat baik untuk menunjukkan penghargaan karyawan karena membuat mereka tahu bahwa Anda peduli dengan perkembangan pendidikan mereka. Ini juga bermanfaat bagi Anda karena mereka akan dapat mentransfer apa yang telah mereka pelajari ke tugas yang mereka lakukan di tempat kerja.

Sebagai contoh, mari kita lihat seberapa baik HubSpot mendukung pengembangan karir karyawannya.

HubSpot adalah perusahaan yang menyediakan platform pemasaran dan penjualan untuk bisnis. Jika Anda melihat halaman karir mereka, Anda akan melihat seberapa baik mereka mendukung staf mereka. Salah satu manfaat yang mereka tawarkan adalah setara dengan $5000 setahun bagi karyawan untuk dibelanjakan untuk pendidikan. Dan ini bisa apa saja mulai dari lokakarya hingga kelas online atau bahkan program universitas.

Dan itu belum semuanya. Perusahaan juga memberikan lebih banyak kesempatan belajar kepada karyawan melalui platform online Learn@HubSpot, program FreeBooks, HubTalks, dan banyak lagi. Dengan semua fasilitas ini, mereka membuktikan bahwa mereka peduli dengan kemajuan karir staf mereka.

Ini adalah contoh yang bagus tentang cara menunjukkan penghargaan kepada karyawan, dan Anda dapat menggunakan ini sebagai panduan untuk melakukan hal serupa untuk bisnis Anda.

Jelaskan bahwa departemen SDM Anda ada untuk mereka

Banyak bisnis tidak memiliki departemen sumber daya manusia (SDM) yang efektif karena, alih-alih mencari kepentingan terbaik karyawan, mereka mengutamakan perusahaan. Jadi, salah satu cara Anda dapat menunjukkan penghargaan karyawan dan mempertahankan tenaga kerja yang bahagia adalah dengan memperjelas bahwa departemen SDM Anda ada untuk mereka. Anda perlu menjelaskan kepada staf Anda bahwa mereka dapat pergi ke HR untuk alasan apa pun, baik itu dukungan emosional atau profesional.

Departemen sumber daya manusia Anda penting karena mereka ada di sana untuk mendengarkan masalah atau keluhan karyawan, menanggapinya dengan serius, dan mencoba menyelesaikannya dengan cara yang baik bagi pekerja Anda. Inilah sebabnya mengapa penting bagi Anda untuk merekrut profesional SDM yang berkualitas, dan memberikan pelatihan yang kuat untuk memastikan mereka efektif.

Saat merekrut orang untuk tim SDM Anda, berikut adalah beberapa kualitas yang harus diperhatikan:

Kemampuan berkomunikasi

Mengetahui cara berkomunikasi dengan orang-orang adalah kriteria yang sangat penting yang harus Anda perhatikan ketika mencoba merekrut seorang profesional SDM. Anda perlu mempekerjakan seseorang yang tahu bagaimana berhubungan dengan orang lain dan mendorong karyawan untuk merasa cukup nyaman untuk mendiskusikan apa pun yang mengganggu mereka di tempat kerja.

Pengertian dan kasih sayang

Ada aspek-aspek tertentu dari pekerjaan personel SDM yang mengharuskan mereka untuk menerapkan lebih banyak pengertian dan kasih sayang daripada biasanya. Jadi, penting bagi Anda untuk mempekerjakan orang yang tidak hanya memiliki kualifikasi pendidikan tetapi juga memiliki kemampuan untuk menangani situasi tertentu dengan tingkat pemahaman yang tepat.

Kesabaran

Tidak semua karyawan sama. Beberapa orang akan memiliki lebih banyak kekhawatiran daripada yang lain dan Anda perlu mengingatnya saat merekrut orang untuk departemen sumber daya manusia Anda. Anda juga harus ingat bahwa beberapa hal akan salah, jadi Anda membutuhkan orang yang cukup sabar untuk menghadapi situasi sulit atau karyawan yang merepotkan.

Kerahasiaan

Orang-orang di departemen SDM Anda akan memiliki akses ke banyak informasi rahasia tentang karyawan yang berbeda. Ini berarti Anda perlu menekankan pada perekrutan orang yang akan memahami pentingnya data karyawan yang sensitif dan rahasia yang dapat mereka akses.

Keadilan

Orang-orang di tim SDM Anda tidak boleh menunjukkan pilih kasih terhadap karyawan tertentu. Karyawan Anda perlu tahu bahwa departemen sumber daya manusia ada untuk mereka masing-masing, tanpa memandang ras, jenis kelamin, usia, keyakinan agama, atau orientasi seksual mereka. Jadi, pastikan Anda mempekerjakan pekerja yang tidak menghakimi yang akan memperlakukan setiap karyawan secara setara.

Keterampilan multi-tugas

Pekerjaan seseorang di departemen sumber daya manusia tidak selalu yang termudah. Sering kali, mereka mengenakan berbagai topi yang melibatkan penanganan data karyawan, menyelesaikan konflik tim, menyetujui permintaan cuti, atau mempekerjakan personel baru. Jadi, Anda pasti ingin mengawasi orang-orang yang telah menunjukkan pengalaman dalam multi-tasking tanpa mengorbankan kualitas pekerjaan mereka.

Resolusi konflik

Selalu ada kemungkinan terjadinya ketegangan di tempat kerja antar karyawan. Inilah sebabnya mengapa Anda perlu merencanakan ke depan untuk ini dengan mempekerjakan orang-orang yang memiliki kemampuan untuk menyelesaikan konflik dengan cara yang tidak membuat pihak mana pun tidak puas.

Ini hanyalah beberapa kualitas yang harus Anda coba ingat ketika mempekerjakan orang untuk tim sumber daya manusia Anda.

Kirim hadiah yang dipersonalisasi untuk acara-acara khusus

Banyak bisnis akan mengirimkan hadiah umum kepada karyawan untuk ulang tahun dan perayaan Natal, tetapi sesuatu yang lebih personal akan membuat staf Anda merasa lebih berharga. Dan itu memberi tahu mereka bahwa Anda selalu senang meluangkan waktu untuk benar-benar belajar tentang pekerja Anda dan apa yang mereka minati.

Anda juga dapat membuat pamflet ulang tahun karyawan yang disesuaikan dan membagikannya di media sosial untuk mengucapkan selamat ulang tahun kepada mereka dan memberi mereka hadiah yang bermanfaat di kantor sehingga karyawan merasa lebih terikat dengan perusahaan.

Ini juga salah satu taktik mengejutkan yang dapat Anda gunakan untuk meningkatkan moral dan keterlibatan karyawan di perusahaan Anda. Untuk mengetahui jenis hadiah apa yang akan diberikan kepada karyawan Anda dan pada hari apa, Anda dapat meminta HR mengirimkan survei untuk mengajukan pertanyaan kepada orang-orang tentang makanan ringan atau minuman favorit mereka, tanggal ulang tahun pernikahan, ulang tahun hewan peliharaan, atau tanggal khusus lainnya yang menurut Anda relevan. kepada karyawan Anda.

Buat hidup karyawan Anda lebih mudah dengan alat berkualitas tinggi

Cara kreatif lain untuk menunjukkan penghargaan dan kepedulian karyawan terhadap kebahagiaan mereka adalah dengan mencoba membuat kehidupan kerja mereka lebih mudah. Dan Anda dapat melakukannya dengan menyediakan semua alat dan sumber daya yang mereka butuhkan.

Ini dapat mencakup alat penjadwalan massal untuk media sosial sehingga mereka dapat memposting dengan cepat dan mudah. Ada banyak alat analisis dan pelaporan media sosial yang dapat Anda gunakan untuk menjadwalkan, melacak, dan memantau konten di platform media sosial. Beberapa contohnya adalah SocialPilot, Hootsuite, atau HubSpot.

Anda juga dapat menyediakan template yang memudahkan pekerja Anda untuk melakukan tugas yang sama berulang kali. Misalnya, jika tim pemasaran Anda terus-menerus membuat posting blog untuk audiens Anda, mungkin ada baiknya mengunduh template SEO yang berguna yang dapat mereka gunakan untuk melakukan penelitian kata kunci atau membuat ringkasan konten untuk posting yang akan mereka tulis.

Terakhir, pastikan Anda membeli peralatan kantor berkualitas tinggi, seperti komputer yang bekerja cepat yang membantu karyawan menyelesaikan semuanya dengan cepat. Ini juga akan menunjukkan bahwa Anda benar-benar menghargai pekerjaan yang mereka lakukan dan dapat membantu dalam meningkatkan produktivitas karyawan.

Percayai mereka dengan kebijakan kerja yang fleksibel

Sekarang, lebih dari sebelumnya, karyawan tertarik untuk bekerja secara fleksibel, baik itu dengan jam kerja yang berbeda atau di lokasi yang berbeda selain kantor. Jadi, memberikan dan mendorong fleksibilitas di tempat kerja dapat menunjukkan kepada pekerja Anda bahwa Anda memercayai dan menghargai mereka. Ini juga dapat meningkatkan kesejahteraan karyawan Anda, dan meningkatkan tingkat retensi staf Anda.

Ini berarti Anda harus bekerja dengan departemen sumber daya manusia Anda untuk mencari tahu skema kerja fleksibel terbaik untuk staf Anda dan memastikan bahwa mereka menggunakannya secara bertanggung jawab. Misalnya, jika Anda akan menerapkan kerja jarak jauh, Anda dapat memutuskan untuk memiliki zona waktu dan jam kerja umum untuk semua karyawan, atau Anda dapat mengizinkan orang untuk memilih jam yang paling sesuai untuk mereka.

Namun, jika Anda menggunakan yang terakhir, itu bisa membantu perusahaan Anda untuk memiliki lembar kerja publik yang menampilkan jam kerja semua karyawan dan zona waktu masing-masing. Ini membantu orang untuk mengetahui waktu mereka dapat menghubungi setiap karyawan untuk kegiatan yang berhubungan dengan pekerjaan dan dapat membantu meningkatkan keseimbangan kehidupan kerja anggota staf Anda.

Kesimpulan

Penting untuk diingat bahwa karyawan Anda adalah orang-orang seperti Anda, dan mereka pantas dihargai atas kerja keras yang mereka lakukan untuk membuat bisnis Anda berkembang. Dalam artikel ini, kami melihat lima cara Anda dapat menunjukkan penghargaan karyawan. Berikut adalah beberapa hal yang kami bahas:

• Pergi di atas dan di luar untuk mendukung pengembangan karir mereka
• Jelaskan bahwa departemen SDM tersedia untuk mereka
• Kirim hadiah yang dipersonalisasi untuk acara-acara khusus
• Buat hidup karyawan Anda lebih mudah dengan alat berkualitas tinggi
• Percayai mereka dengan kebijakan kerja yang fleksibel

Dan, jika Anda ingin tips tambahan, Anda dapat mengikuti blog 6Q untuk teknik lebih lanjut tentang cara menciptakan budaya perusahaan yang lebih positif.