Dalam artikel ini, kami menjelaskan apa itu ruang lingkup dalam manajemen proyek, membahas cara mendefinisikan ruang lingkup proyek Anda, menyediakan template dan contoh ruang lingkup proyek dengan pernyataan ruang lingkup proyek dan daftar tip yang perlu dipertimbangkan saat menghindari scope creep.

Apa ruang lingkup dalam manajemen proyek?

Lingkup dalam manajemen proyek adalah item dan tugas yang termasuk dalam proyek tertentu. Tim manajemen proyek biasanya mendefinisikan ruang lingkup secara eksplisit untuk memastikan harapan yang jelas dari semua orang yang terlibat. Menjelaskan ruang lingkup dengan jelas melalui diskusi dan dokumen adalah cara penting untuk menjaga agar proyek tetap teratur dan sesuai jalur. Tidak memiliki ruang lingkup yang ditentukan dapat menyebabkan masalah karena klien atau pemangku kepentingan mungkin menghadapi kekecewaan jika tim tidak memberikan semua yang mereka harapkan.

Contoh lingkup proyek

Berikut adalah contoh ruang lingkup proyek dengan pernyataan ruang lingkup untuk referensi:

• Kebutuhan: Client Wine Leaders membutuhkan aplikasi iOS dan Android yang memungkinkan pelanggan menemukan anggur yang tepat untuk dipasangkan dengan makanan atau acara.
• Cakupan: Wilder Development akan membuat aplikasi untuk Wine Leaders yang mencakup semua algoritme dan data yang diperlukan untuk menyediakan anggur yang tepat bagi kebutuhan pengguna, serta fungsionalitas bagi pengguna tersebut untuk membeli anggur melalui aplikasi. Ini termasuk data kompleks mengenai makanan, anggur, anggaran, dan jenis pengguna.

Kiriman:

• Aplikasi fungsional dengan data lengkap tentang anggur apa yang cocok untuk ratusan hidangan dan acara
• Halaman profil untuk setiap jenis anggur dengan daftar pasangan makanan terbaik dan acara yang sesuai
• Fungsionalitas profil pengguna sehingga pengguna dapat menyimpan rekomendasi dan favorit
• Tautan yang mengarah ke situs klien untuk memungkinkan pengguna membeli anggur dari setiap profil anggur yang direkomendasikan

Pengecualian:

• Situs web klien tidak termasuk dalam lingkup proyek, jadi semua tautan harus disediakan oleh klien.
• Logo dan elemen desain grafis lainnya yang terkait dengan bisnis klien dikecualikan kecuali jika secara langsung diperlukan untuk aplikasi saja.
• Kendala: Proyek harus diselesaikan selambat-lambatnya Oktober 2022 dan dengan harga di bawah $500.000.
• Asumsi: Wilder Development berasumsi bahwa klien telah mengembangkan logo yang relevan, desain grafis, pilihan font, warna kunci dan membuat halaman web yang relevan yang diperlukan.

Template lingkup proyek

Berikut adalah template yang dapat Anda gunakan untuk membuat pernyataan lingkup proyek Anda:

• Kebutuhan: [Kebutuhan klien atau pemangku kepentingan yang teridentifikasi dijelaskan dalam satu atau dua kalimat.]
• Lingkup: [Deskripsi ruang lingkup proyek dari tingkat tinggi, dijelaskan dalam satu atau dua paragraf tergantung pada ukuran proyek.]
• Tujuan: [Opsional: Jika ini adalah proyek yang didorong secara internal dengan pemangku kepentingan daripada klien, Anda dapat memasukkan tujuan bisnis untuk proyek tersebut dalam setidaknya dua atau tiga kalimat. Tergantung pada ukuran proyek, bagian ini mungkin lebih panjang.]
• Hasil Kerja: [Daftar butir kiriman proyek yang akan diproduksi oleh tim untuk memenuhi kebutuhan dan tujuan klien atau pemegang saham.]
• Pengecualian: [Daftar berbutir apa pun yang dikecualikan dari proyek, yang mungkin mencakup detail mengenai perubahan yang diperlukan pada anggaran atau jadwal jika klien meminta untuk menambahkannya.]
• Kendala: [Deskripsi tentang kendala apa pun untuk proyek, yang mungkin mencakup hal-hal seperti uang, ruang lingkup, waktu, sumber daya, dan risiko.]
• Asumsi: [Daftar asumsi yang dibuat terkait proyek, seperti asumsi mengenai kapan sumber daya tertentu akan diterima.]

Bagaimana menentukan ruang lingkup proyek Anda

Berikut adalah langkah-langkah yang dapat Anda ambil untuk menentukan ruang lingkup proyek Anda:

Memahami kebutuhan klien atau pemangku kepentingan

Langkah pertama dalam menentukan ruang lingkup proyek adalah berkomunikasi dengan klien atau, jika proyek diminta secara internal di perusahaan Anda, semua pemangku kepentingan yang relevan. Rapat, email, dan komunikasi lainnya menentukan apa yang dibutuhkan klien atau pemangku kepentingan dari proyek, sehingga tim manajemen proyek dapat menentukan ruang lingkup proyek. Ini juga dapat mencakup diskusi tentang tambahan opsional untuk proyek, yang dapat dimasukkan jika waktu dan anggaran memungkinkan.

Tentukan tujuan utama

Setelah tim manajemen proyek membahas kebutuhan klien atau pemangku kepentingan, akan sangat membantu untuk menentukan tujuan utama proyek. Tujuan ini membantu menentukan hasil proyek. Tahap ini mungkin memerlukan beberapa revisi dari manajemen proyek dan klien atau pemangku kepentingan, karena kedua belah pihak menyempurnakan hasil yang diharapkan. Tujuan ini bisa SMART, yang berarti spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan berbasis waktu.

Misalnya, jika klien menyewa tim untuk membuat situs web mereka, beberapa tujuan utama untuk proyek tersebut mungkin termasuk logo baru, warna dan font perusahaan baru, dan situs web fungsional dengan lima halaman arahan yang dioptimalkan untuk mesin pencari dengan tujuan tertentu. tanggal.

Buat garis besar pernyataan ruang lingkup proyek Anda

Pernyataan lingkup proyek adalah dokumen yang menjelaskan maksud di balik proyek dan membutuhkan persetujuan dari semua pihak yang terlibat. Ada dokumen lain yang lebih rinci yang diperlukan untuk menentukan ruang lingkup proyek untuk menyelesaikan proyek, tetapi ini adalah dokumen utama yang disetujui semua orang untuk diikuti. Ini termasuk mendefinisikan tujuan utama, setiap kiriman utama, tonggak penting, setiap kendala pada proyek dan setiap item yang dikecualikan dari ruang lingkup.

Dapatkan persetujuan dari klien atau pemangku kepentingan

Setelah pernyataan lingkup proyek selesai, semua pihak yang terlibat menyetujuinya sebelum pekerjaan dapat dimulai. Mungkin ada beberapa diskusi dan negosiasi seputar hal-hal seperti ruang lingkup, anggaran dan jadwal, tergantung pada prioritas mereka yang terlibat. Setelah semua orang menyetujui pernyataan ruang lingkup proyek, tim manajemen proyek dapat melanjutkan proyek. Perjanjian tertulis biasanya merupakan metode standar, karena membuat catatan untuk semua orang yang terlibat dalam proyek.

Menyelesaikan rencana manajemen lingkup proyek

Setelah menyetujui pernyataan lingkup proyek, tim manajemen proyek biasanya membuat rencana manajemen lingkup proyek yang mencakup semua detail proyek. Ini mencakup lebih banyak detail kecil yang tidak diperlukan untuk pernyataan lingkup proyek, seperti tenggat waktu untuk bagian proyek yang diperlukan untuk produk akhir atau informasi tentang cara menangani tugas tertentu. Ini adalah dokumen yang jauh lebih komprehensif daripada pernyataan lingkup proyek.

Tips untuk menghindari scope creep

Jika Anda khawatir tentang scope creep pada proyek Anda, berikut adalah beberapa cara untuk menghindarinya:

• Buat dokumentasi. Membuat dokumen seperti pernyataan ruang lingkup proyek yang harus disetujui oleh semua orang yang terlibat dapat membantu mendefinisikan proyek dengan jelas sehingga klien atau pemangku kepentingan cenderung tidak dapat menambahkan elemen ke proyek nanti dalam prosesnya.
• Jelas pada harapan. Berdiskusi dengan klien atau pemangku kepentingan tentang apa yang diharapkan dan apa yang dapat Anda berikan dengan cara yang jelas dan dapat dipahami memungkinkan semua orang untuk memahami apa yang terjadi.
• Buat semua orang setuju. Mewajibkan klien atau pemangku kepentingan dan tim manajemen proyek untuk menyetujui pernyataan ruang lingkup proyek menyediakan dokumen yang dapat Anda atau tim rujuk untuk perselisihan apa pun nanti tentang ruang lingkup.
• Tentukan biaya untuk penambahan ruang lingkup. Jika ada kemungkinan penambahan proyek jika anggaran atau jadwal memungkinkan, menentukan biaya dalam hal waktu dan uang dapat membantu klien memutuskan apakah mereka ingin menambahkan item tersebut.

Dalam artikel ini, kami menjawab pertanyaan “Apa itu ruang lingkup dalam manajemen proyek?” dan mendiskusikan pentingnya, ditambah menjelaskan bagaimana mendefinisikan ruang lingkup proyek.

Apa ruang lingkup dalam manajemen proyek?

Lingkup dalam manajemen proyek mengacu pada fokus dan luasnya kegiatan proyek. Mendefinisikan ruang lingkup adalah proses menciptakan batasan untuk apa yang dianggap relevan dan tidak relevan dengan proyek. Seiring dengan ruang lingkup, manajer proyek juga dapat merencanakan tim proyek, tujuan, anggaran, dan faktor lainnya.

Mengapa ruang lingkup proyek penting?

Perencanaan ruang lingkup proyek melibatkan menguraikan semua elemen proyek. Ini termasuk tujuan yang ingin dicapai, hasil spesifik yang harus dihasilkan dan tugas yang harus diselesaikan. Ketika seorang manajer proyek memahami ruang lingkup suatu proyek, mereka juga dapat memperkirakan waktu dan biaya yang mungkin dibutuhkan suatu proyek. Mengkomunikasikan ruang lingkup kepada pemangku kepentingan dapat memastikan setiap orang memiliki harapan yang benar tentang proyek tersebut.

Dengan batasan pada perubahan apa yang dapat terjadi selama pengembangan dan implementasi proyek, tim proyek dapat melakukan aktivitas mereka dengan lebih efisien. Selain itu, manajemen ruang lingkup menyediakan pemimpin proyek dengan mekanisme kontrol untuk menangani kejadian tak terduga. Mengikuti lingkup proyek memungkinkan pengambilan keputusan, perkiraan biaya, dan penjadwalan acara yang lebih baik, sehingga mengurangi kerugian.

Bagaimana mendefinisikan ruang lingkup proyek

Pernyataan lingkup proyek menjelaskan batas luar proyek. Ini menentukan berbagai elemen produk atau layanan akhir sambil menggambarkan apa yang bukan bagian dari proyek. Berikut adalah beberapa langkah untuk cara mendefinisikan ruang lingkup proyek dengan pernyataan ruang lingkup:

Buat deskripsi ruang lingkup

Buat deskripsi rinci tentang hasil, produk, atau layanan yang terkait dengan proyek. Pikirkan tentang tujuan khusus dari proyek tersebut. Fokus pada detail yang memungkinkan pemangku kepentingan memahami batasan proyek.

Contoh: Seorang kontraktor memiliki tugas untuk menginstal software akuntansi baru. Ruang lingkup proyek ini adalah untuk menginstal perangkat lunak akuntansi baru dan mengelola migrasi semua data akuntansi dari sistem lama ke yang baru.

Tentukan kiriman

Hasil kerja adalah item yang anggota tim proyek rencanakan untuk diproduksi. Mereka biasanya membuat kiriman untuk memenuhi kebutuhan satu atau lebih klien. Dalam pernyataan lingkup proyek Anda, sertakan daftar kiriman yang jelas, bahkan menampilkan yang mungkin tampak jelas.

Contoh: Kontraktor berencana untuk memberikan laporan mingguan kemajuan proyek. Mereka juga bermaksud menjalankan tes di akhir setiap fase proyek.

Tentukan kriteria penerimaan

Pernyataan ruang lingkup Anda dapat mencakup deskripsi kriteria keberhasilan. Tentukan bagaimana menyelesaikan dan mengirimkan proyek ke klien. Misalnya, kriteria penerimaan dapat menetapkan bahwa pengujian adalah persyaratan untuk menentukan kelengkapan. Ini juga merupakan ide yang baik untuk menyebutkan garis waktu penyelesaian. Anda dapat menentukan apakah organisasi memiliki otoritas akhir atas masalah ini.

Contoh: Satu tes terakhir yang berhasil dengan data akuntansi saat ini menyimpulkan fase terakhir. Manajer akuntansi berencana untuk menandatangani hasil tes ini dengan direktur perusahaan untuk menyetujui penyelesaian proyek.

Buat daftar pengecualian ruang lingkup

Bagian utama dari perencanaan ruang lingkup adalah menetapkan elemen-elemen proyek. Namun, mungkin perlu untuk mengecualikan area tertentu dari proyek, khususnya. Jika ada ketidakpastian atau kebingungan tentang tugas apa yang merupakan bagian dari proyek, pastikan untuk memberikan kejelasan tentang masalah ini sebelum dan selama kegiatan.

Contoh: Kontraktor mungkin mengecualikan dukungan teknis untuk pengguna perangkat lunak akuntansi setelah penyelesaian proyek.

Identifikasi kendala

Deskripsi lengkap tentang keterbatasan dapat membantu pemangku kepentingan untuk memahami kapasitas perusahaan jika muncul masalah. Sangat penting untuk memahami bahwa kendala sering kali saling terkait. Pertimbangkan waktu, anggaran, risiko, kualitas, kepuasan pelanggan, sumber daya, organisasi, keberlanjutan dan metodologi sebagai contoh kendala.

Contoh: Dalam proyek instalasi perangkat lunak, mungkin ada batasan waktu. Batas waktu proyek adalah akhir tahun anggaran berjalan. Ada juga kendala organisasi. Proyek selesai ketika manajer dan direktur menandatangani bersama. Jika para pemangku kepentingan ini tidak hadir, ini dapat berdampak pada tenggat waktu proyek.

Berkomunikasi secara efektif

Dalam manajemen proyek, sertakan informasi sebanyak mungkin untuk membantu semua pemangku kepentingan, termasuk anggota tim dan klien, memahami situasi dan rencana. Berkomunikasi secara terbuka dan teratur untuk memberi tahu semua orang tentang pembaruan status proyek. Ini juga bermanfaat untuk mendapatkan umpan balik tentang kemajuan proyek dari karyawan.

Contoh: Dalam proyek instalasi perangkat lunak, kontraktor mengomunikasikan rencana dengan semua eksekutif perusahaan, karyawan, dan teknisi TI.

Minta bantuan

Anda juga dapat berkonsultasi dengan spesialis untuk masukan dalam membuat pernyataan lingkup Anda. Mereka dapat membantu Anda mengidentifikasi potensi masalah yang dapat muncul selama fase perencanaan proyek. Juga, konsultasi pemangku kepentingan melalui pertemuan atau lokakarya sangat penting untuk mengumpulkan semua informasi yang diminta dan berkomunikasi tentang ruang lingkup proyek. Sangat penting untuk mengklarifikasi area yang tidak dapat dijelaskan dan mengurangi kemungkinan konflik untuk keberhasilan proyek.

Contoh: Insinyur perangkat lunak dapat menyewa konsultan luar untuk masukan pada proyek.

Proses manajemen ruang lingkup proyek

Berikut adalah proses khas manajemen ruang lingkup proyek:

Rencanakan ruang lingkupnya

Jelaskan bagaimana Anda berencana untuk membuat, memvalidasi, dan mengontrol ruang lingkup proyek. Untuk membuatnya, Anda dapat menggunakan piagam proyek atau rencana manajemen proyek. Atur pertemuan untuk menentukan proses pembuatan pernyataan ruang lingkup.

Selama pertemuan ini, Anda juga dapat mendiskusikan bagaimana tim dapat membuat permintaan perubahan tentang elemen ruang lingkup, menguraikan detail prosedur penerimaan untuk hasil, dan mengklarifikasi struktur rincian kerja.

Kumpulkan persyaratan proyek

Persyaratan proyek adalah tujuan yang harus dicapai untuk memuaskan pemangku kepentingan Anda. Untuk memahami persyaratan tersebut, Anda dapat melakukan wawancara, survei, lokakarya, dan diskusi kelompok terfokus dengan pemangku kepentingan Anda.

Ada beberapa tujuan dalam sebuah proyek, seperti membuat layanan baru dalam organisasi atau mengembangkan produk perangkat lunak baru. Dokumentasikan informasi terkait dalam daftar terperinci dengan maksud untuk memenuhi semua tujuan ini. Memahami persyaratan memastikan Anda dapat memberikan hasil yang diharapkan.

Tentukan ruang lingkupnya

Tentukan ruang lingkup proyek Anda dalam pernyataan ruang lingkup proyek. Pernyataan lingkup proyek menjelaskan hasil utama proyek Anda. Ini dapat mencakup tanggung jawab setiap anggota tim dan prosedur untuk menyelesaikan, memverifikasi, dan menyetujui seluruh proyek. Pernyataan tersebut juga menjelaskan ekspektasi kinerja proyek.

Pernyataan lingkup proyek adalah dasar untuk keputusan proyek setelah semua pemangku kepentingan menyetujuinya. Beberapa poin yang dapat disampaikan oleh pernyataan proyek adalah:

• Deskripsi ruang lingkup produk
• Asumsi proyek
• Hasil proyek
• Kendala dan pengecualian proyek
• Kriteria penerimaan produk

Buat struktur rincian kerja

Struktur rincian kerja adalah alat lingkup manajemen proyek yang penting. Ini terdiri dari memisahkan seluruh proyek menjadi tugas individu. Setelah Anda mengidentifikasi hasil proyek dalam pernyataan lingkup proyek, Anda dapat mengaturnya menjadi elemen yang lebih kecil yang disebut paket kerja, membuatnya lebih mudah untuk dikelola.

Validasi kiriman

Tinjau dan validasi hasil proyek dengan pemangku kepentingan Anda. Jika terjadi ketidaksepakatan, Anda dapat merevisi sesuai dengan umpan balik pemangku kepentingan. Mendapatkan masukan pemangku kepentingan sangat penting untuk keberhasilan proyek.

Kontrol ruang lingkup

Selama proyek berlangsung, kendalikan ruang lingkup dengan mengelola kemungkinan perubahan. Bandingkan laporan kemajuan dengan sasaran dan persyaratan untuk memverifikasi keselarasannya. Jika perlu, Anda dapat mengubah ruang lingkup dengan menggunakan proses kontrol perubahan yang telah disiapkan.

Proses pengendalian perubahan biasanya melibatkan pengajuan permintaan perubahan formal kepada para pemangku kepentingan. Mereka menganalisis dampak perubahan yang diminta pada biaya, kualitas dan jadwal proyek, dan begitu mereka menerima proposal, manajer proyek menerapkan perubahan pada rencana awal.