Proses seleksi karyawan

Proses seleksi karyawan bertujuan untuk mencari dan merekrut kandidat terbaik untuk lowongan pekerjaan. Proses ini sering digambarkan sebagai corong. 50 kandidat dapat melamar ke suatu perusahaan, namun mungkin hanya lima dari mereka diundang untuk wawancara langsung, dan satu orang dipilih pada akhirnya.

Proses seleksi karyawan selalu diawali dengan pembukaan lowongan kerja. Pembukaan pekerjaan ini harus memiliki profil fungsi yang jelas yang mencakup kriteria seperti pengalaman kerja minimum, latar belakang pendidikan, dan mahir dalam keterampilan tertentu.

Setelah lowongan pekerjaan ini diterbitkan dan diiklankan, para kandidat mengalir masuk – semoga! Di sinilah corong pemilihan dimulai. Corong ini terdiri dari tujuh tahap.

• Aplikasi
• Pemutaran & pra-seleksi
• Wawancara
• Penilaian
• Referensi dan pemeriksaan latar belakang
• Keputusan
• Tawaran & kontrak kerja

Mari kita bahas tahap-tahap ini satu per satu.

7 tahapan proses seleksi

Aplikasi

Setelah lowongan pekerjaan diposting, kandidat dapat melamar. Jumlah orang yang melamar tergantung pada perusahaan, fungsi spesifik, dan ketersediaan pekerjaan dan pekerja.

Jumlah pelamar dapat berkisar antara nol dan ribuan, tergantung pada ukuran perusahaan, jenis pekerjaan dan industri, dan seberapa sukses strategi sumber dan merek perusahaan Anda. Google, misalnya, menerima sekitar 3 juta aplikasi per tahun. Artinya rata-rata lebih dari 400 orang melamar per lowongan pekerjaan.

Tetapi jumlah dan jenis pelamar juga tergantung pada iklan lowongan Anda. Faktanya, cara iklan pekerjaan ditulis, yang berarti kata-kata dan bahasa yang digunakan di dalamnya, memiliki dampak langsung pada orang yang Anda tarik. Tools seperti Textio menggunakan data dan pembelajaran mesin untuk membantu perusahaan mengoptimalkan iklan pekerjaan mereka dan memastikan teks tidak hanya mencerminkan apa yang mereka cari dari seorang kandidat, tetapi juga tentang mereka sebagai perusahaan.

Penyaringan & pra-seleksi

Tahap kedua adalah penyaringan awal kandidat. Hal ini dapat dilakukan dalam berbagai cara.

Penyaringan CV / Resume. Teknik yang paling umum dikenal adalah resume atau CV screening. Penyaringan resume membantu untuk menilai apakah kandidat memenuhi kriteria yang dibutuhkan untuk pekerjaan itu. Jika Anda memerlukan 5+ tahun pengalaman kerja dan Anda melihat lulusan perguruan tinggi melamar, Anda dapat dengan mudah mendiskualifikasi orang ini.

Penyaringan melalui telepon. Setelah penyaringan resume, seringkali penyaringan dilakukan melalui telepon. Ini membantu menyelaraskan harapan antara kandidat dan pemberi kerja. Perekrut dapat mengajukan pertanyaan yang mereka miliki setelah menyaring resume kandidat. Selain itu, perekrut dapat menelusuri daftar periksa yang mungkin mencakup topik seperti ekspektasi gaji, full-time commitment atau fleksibel, tanggal mulai kerja, dan potensi pemecah kesepakatan lainnya.

Pra-seleksi. Pra-seleksi adalah metode penyaringan yang kuat yang membantu menyingkirkan potensi ketidakcocokan. Alat pra-seleksi memberikan penilaian yang dapat mencakup pengujian kognitif, sampel pekerjaan, atau tes lain yang membantu memprediksi kualitas karyawan baru. Terkadang penyaringan resume disertakan dalam alat ini. Alat penilaian pra-kerja sering kali juga menyertakan pratinjau pekerjaan yang realistis. Hal ini menunjukkan sisi positif tetapi juga sisi negatif dari pekerjaan tersebut, sehingga menghasilkan deskripsi yang lebih jujur ​​tentang aspek baik dan buruk dari pekerjaan tertentu. Ini membantu menyelaraskan harapan antara pemberi kerja dan karyawan dan mengarah pada perekrutan yang lebih baik.

Tes pra-seleksi ini sering digunakan untuk menyaring kandidat dengan jumlah pelamar yang tinggi, dengan kata lain, untuk perekrutan bervolume tinggi. Untuk memberikan contoh tes semacam itu, perwakilan penjualan mungkin dinilai berdasarkan orientasi layanan mereka dan seberapa banyak mereka tersenyum di video. Alat penyaringan ini ‘menyingkirkan’ ketidakcocokan yang jelas sehingga hanya kandidat yang paling cocok yang tersisa.

Tujuan dari fase kedua ini adalah untuk mengurangi jumlah kandidat dari kelompok besar menjadi kelompok yang dapat dikelola antara 3-10 orang yang dapat diwawancarai secara langsung. Ketahuilah bahwa tidak semua alat dan penyaringan pra-seleksi sepenuhnya akurat. Seringkali ada trade-off antara akurasi dan kenyamanan.

Wawancara kerja

Langkah ketiga dalam corong adalah yang paling terkenal dan paling terlihat dari semuanya: wawancara kerja. Wawancara kerja melibatkan kandidat yang diwawancarai oleh manajer langsung mereka atau perekrut untuk menilai seberapa cocok mereka untuk pekerjaan itu.

Wawancara menawarkan beberapa wawasan tentang kefasihan verbal dan kemampuan bersosialisasi seseorang. Ini juga memberikan kesempatan untuk mengajukan pertanyaan kepada kandidat terkait dengan pekerjaan dan memberikan kesempatan untuk menjual pekerjaan kepada kandidat.

Ada dua macam wawancara, yaitu wawancara tidak terstruktur dan wawancara terstruktur. Dalam wawancara terstruktur, serangkaian pertanyaan standar digunakan. Ini memberi pewawancara metode yang seragam untuk merekam informasi dan menstandardisasi peringkat kualifikasi pelamar.

Dalam literatur ilmiah, wawancara terstruktur telah terbukti hampir dua kali lebih dapat diandalkan daripada wawancara tidak terstruktur (Schmidt & Hunter, 1998). Wawancara terstruktur memungkinkan pewawancara untuk membandingkan kandidat secara akurat dan membuat keputusan terbaik murni berdasarkan data.

Selain memiliki pertanyaan standar, metode yang umum digunakan dalam wawancara adalah metode STAR. Metode ini menawarkan cara terstruktur untuk mengambil informasi dari kandidat. STAR adalah singkatan dari:

• Situation. Mintalah kandidat menggambarkan situasi yang mereka hadapi.
• Task. Apa tujuan yang ingin dicapai oleh kandidat?
• Action. Mintalah kandidat menjelaskan secara rinci tindakan apa yang mereka ambil untuk membuat situasi terbaik dan menyelesaikan tugas mereka.
• Result. Mintalah kandidat menjelaskan hasil tindakan dan tanyakan apa yang dipelajari kandidat.

Metode STAR sangat bagus untuk menguji pengalaman kandidat dalam situasi berbeda yang relevan dengan pekerjaan. Jika seorang kandidat membutuhkan pengalaman dalam menangani shareholders, maka contoh pertanyaannya adalah: Jelaskan situasi di mana Anda harus mengelola shareholders. Dengan menggunakan metode STAR, Anda dapat dengan mudah menguji pengalaman kandidat dalam situasi ini.

Menggunakan metode ini untuk menguji kompetensi utama dalam pekerjaan sangat dianjurkan. Memang, menanyakan beberapa kandidat pertanyaan yang sama memungkinkan Anda untuk dengan mudah membandingkan berapa banyak pengalaman yang mereka miliki dalam kompetensi utama ini dari pekerjaan mereka sebelumnya.

Penilaian

Kami sudah membahas secara singkat penilaian pada langkah kedua. Di mana pra-seleksi, atau penyaringan, digunakan untuk secara kasar menyingkirkan kandidat yang paling tidak sesuai, penilaian penuh biasanya lebih akurat (walaupun penilaian pra-kerja bisa sangat akurat saat ini). Ketika digunakan dengan baik, ini adalah alat yang sangat akurat dan andal untuk memilih kandidat terbaik. Memang, literatur ilmiah menunjukkan bahwa penilaian sama andalnya dalam memprediksi kinerja pekerjaan seperti wawancara terstruktur!

Penilaian yang baik adalah tes general mental ability (GMA) (juga dikenal sebagai tes IQ) atau tes kepribadian karyawan menggunakan five factor model of personality. IQ yang lebih tinggi dikaitkan dengan pembelajaran yang lebih cepat dan kinerja puncak yang lebih tinggi. Ini berarti bahwa untuk kandidat dengan IQ tinggi, Waktu untuk Produktivitas Optimal lebih rendah dan kandidat cenderung berkinerja lebih baik.

Dalam hal kepribadian, kandidat yang lebih teliti berkinerja lebih baik dalam pekerjaan mereka. Kandidat yang mendapat nilai tinggi dalam kehati-hatian sering digambarkan sebagai pekerja keras, patuh, berorientasi pada pencapaian, dan berorientasi pada detail. Literatur menunjukkan bahwa tingkat kesadaran seseorang mempengaruhi sekitar 10% dari kinerja pekerjaan seseorang.

Penilaian lainnya termasuk tes sampel kerja, tes integritas, dan tes pengetahuan pekerjaan. Literatur menunjukkan bahwa tes sampel kerja sangat dapat diandalkan. Oleh karena itu, praktik terbaik adalah meminta kandidat melakukan studi kasus atau memecahkan masalah nyata selama wawancara mereka. Kualitas pekerjaan seorang kandidat biasanya sangat mudah dibandingkan dengan pelamar lain, dan hal ini akan menambahkan titik data penting untuk keputusan akhir.

Referensi dan pemeriksaan latar belakang

Pada tahap ini, Anda telah mengurangi daftar panjang kandidat menjadi daftar pendek satu hingga tiga kandidat. Langkah penting berikutnya adalah pemeriksaan referensi.

Pemeriksaan referensi adalah cara untuk mengkonfirmasi persepsi Anda tentang kandidat. Mintalah kandidat untuk memberi Anda referensi dan menindaklanjutinya. Jika selama wawancara Anda memiliki keraguan tentang kompetensi atau keterampilan tertentu, pemeriksaan referensi adalah cara terbaik untuk mengumpulkan lebih banyak informasi dari perspektif yang berbeda.

Pemeriksaan latar belakang biasanya digunakan untuk fungsi pemerintah dan pekerjaan lain yang melibatkan akses ke informasi yang sangat rahasia. Penggunaan pemeriksaan latar belakang juga ditentukan secara budaya. Negara-negara seperti AS menggunakannya lebih banyak dari pada kebanyakan negara Eropa misalnya. Pemeriksaan latar belakang juga dapat menjadi prasyarat sebelum mendaftar dan menjadi bagian dari pra-seleksi. Contohnya adalah sertifikasi perilaku baik atau pemeriksaan catatan kriminal lainnya untuk posisi mengajar dan pekerjaan lain yang melibatkan tanggung jawab tinggi terhadap orang lain.

Keputusan

Langkah selanjutnya adalah membuat keputusan dan memilih kandidat dengan potensi masa depan terbesar bagi organisasi. Terkadang ini berarti memilih seseorang yang kurang berkualitas saat ini – tetapi yang berkomitmen untuk tumbuh dan bertahan lebih lama di organisasi.

Keputusan paling baik dibuat berdasarkan pendekatan berbasis data. Dalam praktiknya, ini berarti kriteria yang sudah ditentukan sebelumnya di mana setiap kandidat dinilai selama proses seleksi. Kandidat terbaik kemudian dipilih dan diberikan penawaran.

Tawaran & kontrak pekerjaan

Setelah perusahaan mengambil keputusan, proses seleksi belum selesai. Kandidat masih harus menerima tawaran itu.

Pada titik ini, organisasi harus memiliki semua informasi yang akan membuat kandidat mengatakan “Ya”. Informasi ini harusnya sudah Anda dapatkan selama proses penyaringan melalui telepon dan wawancara kerja.

Tawaran itu kemudian dibuat untuk kandidat. Jika penawaran diterima, kontrak ditarik dan ditandatangani. Hanya setelah kontrak kerja ditandatangani oleh semua pihak, proses seleksi akan selesai.

Metrik yang digunakan dalam proses seleksi

Beberapa metrik penting harus dilacak dalam proses seleksi. Ini adalah indikator seberapa baik kinerja Anda dalam proses seleksi Anda.

• Waktu untuk mengisi. Waktu yang dibutuhkan untuk menemukan dan merekrut kandidat. Waktu pengisian yang lama merupakan indikasi proses seleksi yang tidak efisien.
• Pengalaman kandidat. Bagaimana para kandidat menilai pengalaman mereka dalam proses seleksi ini? Ini adalah indikator penting karena kandidat sering kali adalah penggemar dan/atau pelanggan merek Anda – itulah mengapa mereka ingin bekerja untuk Anda! Kandidat yang bahagia mungkin (suatu hari nanti) menjadi pelanggan atau merujuk pelanggan kepada Anda.
• Efektivitas corong proses seleksi. Karena seleksi melewati corong dengan beberapa langkah, mengetahui keefektifan corong akan membantu. Anda tidak ingin 50% dari 100 pelamar Anda lolos ke fase wawancara Anda, jika tidak, Anda hanya akan berada pada proses wawancara selama setahun penuh.
• Kualitas perekrutan. Metrik ini mengukur seberapa baik kinerja karyawan baru setelah satu tahun dalam pekerjaan mereka. Ini biasanya dinilai oleh manajer mereka dalam penilaian kinerja tahunan. Jika kualitas perekrutan secara konsisten baik, itu merupakan indikasi bahwa proses seleksi berhasil.

Kesimpulan

Memilih dan mempekerjakan kandidat teratas adalah kunci kelangsungan hidup jangka panjang organisasi mana pun. Memiliki proses seleksi yang kuat membantu membangun keunggulan kompetitif bagi organisasi. Oleh karena itu, ini adalah salah satu kontribusi utama yang dapat diberikan SDM kepada bisnis.

Perusahaan dapat mengurangi pergantian karyawan dan biaya penggantian karyawan dengan menerapkan proses rekrutmen yang efektif. Teruslah membaca untuk mempelajari lebih lanjut tentang praktik terbaik dan langkah-langkah tahapan rekrutmen karyawan yang efektif.

Bagaimana proses rekrutmen SDM?

Proses rekrutmen adalah langkah-langkah untuk menarik dan memilih karyawan baru untuk mengisi lowongan di suatu organisasi. Pekerjaan ini biasanya dilakukan oleh manajer, manajemen sumber daya manusia (SDM), perekrut, atau kombinasi ketiganya. Manajer sumber daya manusia biasanya memimpin proses ini, berkolaborasi dengan departemen dan anggota tim terkait untuk merampingkan perekrutan.

Proses rekrutmen melibatkan pencarian kandidat dengan keterampilan, pengalaman, dan kepribadian terbaik agar sesuai dengan pekerjaan. Ini membutuhkan serangkaian pengumpulan dan peninjauan resume, melakukan wawancara kerja, dan akhirnya memilih dan menempatkan karyawan untuk mulai bekerja untuk organisasi.

Apa yang membuat proses rekrutmen yang baik?

Proses rekrutmen yang baik memungkinkan Anda menemukan kandidat yang memenuhi syarat dengan cepat dan efisien. Proses ini membutuhkan perencanaan yang disengaja dan evaluasi yang konstan.

Proses rekrutmen harus dirampingkan sehingga setiap anggota staf memiliki alat dan sumber daya yang mereka butuhkan untuk langkah mereka dalam proses. Misalnya, jika seorang manajer ditugaskan untuk melakukan wawancara, perekrut atau manajer SDM harus mempermudah prosesnya dengan memberikan resume dan latar belakang kandidat kepada manajer tersebut sebelum wawancara dimulai. Perekrut atau manajer SDM juga harus memberi tahu kandidat tentang jadwal wawancara lengkap sehingga mereka tidak bertanya-tanya tentang langkah selanjutnya dalam proses tersebut.

Berikut ini adalah tujuan utama lainnya dalam mengembangkan proses rekrutmen yang efektif:

Maksimalkan otomatisasi

Gunakan sistem pelacakan pelamar untuk memaksimalkan kebutuhan otomatisasi Anda. Anda akan dapat mengotomatiskan tempat Anda memposting daftar pekerjaan, melacak jumlah pelamar, dan memfilter resume untuk menemukan pelamar yang paling memenuhi syarat. Dengan semua waktu yang dihemat, Anda akan dapat menghabiskan lebih banyak waktu untuk membina hubungan dengan calon karyawan.

Buat keputusan berdasarkan data

Berinvestasilah dalam sistem analisis data yang komprehensif untuk melihat berapa banyak orang yang melamar pekerjaan, berapa banyak orang yang diwawancarai, dari mana kandidat terbaik berasal, dll. Merefleksikan proses dengan setiap perekrutan akan membantu meningkatkan proses rekrutmen dari waktu ke waktu.

Buat program referral karyawan

Buat program referral karyawan untuk melibatkan karyawan Anda dalam proses rekrutmen. Mereka akan lebih termotivasi untuk menyebarkan berita tentang pembukaan lowongan kerja, dan mereka kemungkinan akan mengarahkan Anda ke kandidat yang lebih memenuhi syarat untuk pekerjaan itu. Organisasi yang menggunakan jaringan karyawan mereka dapat memiliki kumpulan bakat sepuluh kali lebih besar untuk direkrut.

Kembangkan merek perusahaan yang jelas

Rekrutmen adalah jalan dua arah. Sama seperti kandidat yang menginvestasikan waktu untuk mengesankan calon pemberi kerja dengan berbagi pengalaman dan keterampilan mereka, bisnis Anda harus melakukan hal yang sama dalam menarik bakat dengan menggambarkan mengapa orang harus bekerja untuk Anda. Pikirkan tentang misi dan nilai-nilai perusahaan. Apakah mereka ditampilkan secara efektif di situs web dan halaman media sosial Anda? Karena kandidat Anda kemungkinan besar akan meneliti perusahaan Anda secara online, sangat penting untuk membangun merek digital yang kuat.

Apa manfaat memiliki proses rekrutmen dan seleksi yang efektif?

Menginvestasikan waktu untuk membuat dan menerapkan proses rekrutmen yang efektif dapat memberikan manfaat berikut:

Biaya perekrutan yang lebih rendah – Menjadi proaktif dalam mempekerjakan karyawan baru meningkatkan profitabilitas dan kinerja bisnis Anda. Anda dapat membantu departemen Anda dengan menyediakan sumber daya dan tenaga kerja yang diperlukan untuk memenuhi tanggung jawab mereka bersama dengan membantu organisasi Anda secara finansial dengan mengurangi biaya per sewa.

Kualitas karyawan baru yang lebih baik – Dengan melacak kandidat berkualitas tinggi dengan cepat, kemungkinan besar Anda akan mempertahankan minat mereka. Proses yang lebih lambat dapat membuat mereka kecewa dan tergoda untuk melihat perusahaan lain. Sebuah survei terhadap lebih dari 3.000 pencari kerja dan 100 pemberi kerja menemukan bahwa 92 persen perusahaan ”membuat penawaran dalam waktu seminggu setelah proses wawancara”.

Meningkatkan produktivitas karyawan – Proses rekrutmen yang efektif dapat memberikan ruang bagi tim SDM untuk menginvestasikan waktu dalam melatih karyawan baru dan yang sudah ada. Dengan berfokus pada pembelajaran dan pengembangan, Anda dapat mendorong keterlibatan dan kinerja karyawan yang akan membawa hasil yang bertahan lama.

Tahapan rekrutmen karyawan

Sekarang setelah Anda mengetahui seperti apa proses rekrutmen yang baik, bagaimana Anda membuatnya untuk bisnis Anda? Kami telah memecahnya menjadi beberapa tahapan rekrutmen karyawan yang sederhana dan dapat ditindaklanjuti:

Identifikasi kebutuhan Anda

Buat daftar kebutuhan sebelum Anda membuat lowongan pekerjaan. Tampaknya mudah untuk mengidentifikasi kebutuhan perekrutan saat Anda mengganti karyawan yang baru saja pergi, tetapi tugas menjadi lebih sulit jika Anda menciptakan posisi baru atau mengubah tanggung jawab suatu peran.

Siapkan deskripsi pekerjaan

Membuat deskripsi pekerjaan yang baik adalah bagian penting dalam menyusun strategi rekrutmen yang efektif. Setelah Anda memahami kebutuhan bisnis dan departemen Anda, Anda harus menentukan tugas dan tanggung jawab peran tersebut dan menuliskannya.

Deskripsi pekerjaan membantu mengkomunikasikan kebutuhan dan harapan organisasi kepada kandidat potensial. Sangat penting untuk membuat deskripsi pekerjaan yang detil untuk menarik dan mendapatkan kandidat yang memenuhi persyaratan untuk mengisi posisi tersebut.

Buat rencana rekrutmen

Hemat waktu dan energi dengan membuat rencana rekrutmen. Susun strategi terbaik untuk menyebarkan berita tentang pekerjaan itu. Tentukan siapa yang akan meninjau resume, menjadwalkan wawancara, dan memutuskan kandidat yang tepat.

Mulai mencari

Gunakan alat rekrutmen kata kunci untuk mengurangi waktu pencarian Anda selama proses rekrutmen. Ini bisa menjadi bagian perekrutan yang paling memakan waktu, dan alat kata kunci dapat menyingkirkan pelamar yang tidak memenuhi syarat.

Rekrut kandidat tingkat atas

Kandidat terbaik kemungkinan memiliki banyak pilihan, dan Anda harus menjaga komunikasi tepat waktu atau mereka akan segera beralih ke peluang lain. Gunakan aplikasi perekrutan seluler untuk meninjau kandidat teratas dengan cepat, langsung di ponsel cerdas Anda, baik Anda di kantor atau dalam perjalanan.

Lakukan screening via telepon

Setelah Anda memperhatikan pelamar tertentu, lakukan penyaringan via telepon untuk mempersempit proses seleksi dan pastikan Anda ingin meluangkan waktu untuk mewawancarai kandidat secara langsung. Buatlah daftar pertanyaan wawancara terbaik untuk ditanyakan sebelum Anda memulai.

Wawancara langsung

Wawancara harus dilakukan segera setelah penyaringan telepon—idealnya dalam waktu seminggu. Prosesnya tidak boleh terlalu lama, atau kandidat bisa kehilangan minat. Berkomunikasi dengan orang yang diwawancarai tentang di mana Anda berada dalam proses dan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk memberitahukan kepada mereka tentang keputusan Anda. Dan kemudian pastikan untuk menindaklanjuti, bahkan jika Anda memutuskan bahwa mereka tidak cocok untuk mengisi posisi di perusahaan Anda. Pastikan untuk memberikan waktu yang cukup sehingga Anda dapat fokus dan memberikan perhatian penuh kepada kandidat.

Menawarkan pekerjaan

Hanya karena Anda menawarkan pekerjaan kepada karyawan tidak berarti mereka akan menerimanya. Berhati-hatilah dalam tahapan rekrutmen karyawan ini untuk menyajikan penawaran yang diinginkan oleh kandidat. Lebih dari 90 persen orang melaporkan bahwa kandidat yang dihubungi oleh manajer membuat mereka menerima tawaran pekerjaan lebih cepat, jadi jangan takut untuk menghubungi mereka. Tetapi perhatikan lama waktu ketika Anda mengambil keputusan, dan bersiaplah untuk menegosiasikan gaji dan tunjangan.

Mengangkat karyawan baru

Sekarang setelah Anda menentukan kandidat mana yang akan bergabung dengan tim Anda, pekerjaan sebenarnya baru akan dimulai. Terapkan proses perekrutan karyawan baru sehingga kandidat memiliki pengalaman positif dan dapat dengan mudah terjun ke pekerjaan yang Anda buka.

Proses orientasi seharusnya tidak hanya fokus pada dokumen perekrutan baru — itu harus fokus pada proses dan sumber daya yang akan membantu transisi karyawan baru dengan sukses ke dalam perusahaan. Misalnya, menugaskan seorang mentor atau teman dan mengatur waktu satu lawan satu dengan manajer dapat membantu mempercepat kemahiran karyawan baru.

Kesimpulan

Dengan mengikuti tahapan rekrutmen karyawan ini, Anda akan segera menemukan kandidat yang memenuhi syarat untuk organisasi Anda. Tahapan rekrutmen karyawan ini mungkin rumit, tetapi menginvestasikan waktu dalam strategi Anda akan sepadan dengan hasil yang akan Anda dapatkan. Semoga beruntung!