Berikut cara kerja audit inventory, praktik terbaik tentang cara menghitung inventaris akhir, dan prosedur tambahan untuk memastikan Anda memaksimalkan audit Anda. Ini adalah bagian penting dari panduan pengendalian inventaris kami.

Apa itu audit inventory?

Audit inventory adalah proses di mana bisnis memeriksa silang catatan keuangannya dengan catatan inventarisnya. Ini adalah bagian penting dari proses manajemen persediaan. Hal ini dilakukan untuk memastikan semua catatan akurat dan mengungkap ketidaksesuaian dalam jumlah persediaan atau catatan keuangan. Audit ini juga dapat membantu perkiraan inventaris.

Bagaimana melakukan audit inventory

Melakukan audit inventory memerlukan data yang akurat dan terkini dari berbagai sumber. Ini mungkin termasuk jumlah inventaris, catatan penjualan, manifes pengiriman, atau catatan lainnya. Pelacakan inventaris adalah kunci dalam memastikan audit dapat dilakukan dengan informasi yang lengkap dan akurat.

Meskipun ada banyak bentuk audit inventory, alur kerjanya sebagian besar sama. Anda harus memperoleh dua catatan yang harus mencerminkan nomor inventaris yang sama. Kemudian periksa mereka satu sama lain untuk mengetahui apakah mereka cocok. Jika tidak, tandai area dengan masalah dan cari masalah yang muncul seperti inventaris yang hilang, produk yang rusak, atau angka penjualan yang tidak akurat.

Ada juga banyak prosedur yang lebih kecil yang mungkin menjadi bagian dari alur kerja audit inventory.

10 Prosedur audit inventory

Audit persediaan dapat diselesaikan dengan menggunakan berbagai prosedur audit.

Prosedur Audit inventory

Berikut adalah sepuluh prosedur audit yang paling umum:

• Hitung persediaan fisik. Ini adalah cara paling umum untuk melakukan audit inventory. Ini melibatkan penghitungan fisik setiap item dalam inventaris Anda dan membandingkan angka dengan angka di sistem Anda. Ini lebih mudah bagi bisnis yang menggunakan metode persediaan just in time atau secara teratur menghitung kuantitas pesanan ekonomis mereka.
• Hitungan siklus persediaan. Mirip dengan penghitungan fisik, penghitungan siklus melibatkan penghitungan jumlah produk secara manual dan membandingkannya dengan sistem Anda. Namun, penghitungan siklus dilakukan secara teratur hanya pada sejumlah produk tertentu. Ini berarti Anda dapat mengaudit produk Anda yang paling berharga lebih sering dan menghindari masalah seperti penyusutan inventaris.
• Analisis persediaan ABC. Analisis ABC adalah proses di mana Anda mengelompokkan item yang berbeda berdasarkan nilainya. Ini memungkinkan Anda untuk menyimpan dan mengaudit hanya grup tertentu yang Anda inginkan.
• Analisis potongan. Dengan analisis ini, Anda menghentikan semua operasi pada saat penghitungan fisik persediaan. Ini memastikan tidak ada kesalahan variabel yang tidak terkontrol.
• Prosedur analitis. Di sini, Anda membandingkan rasio perputaran persediaan, margin kotor, atau biaya per unit dengan data dari tahun-tahun sebelumnya. Ini memungkinkan Anda menangkap kenaikan atau volatilitas yang tiba-tiba.
• Analisis overhead. Sebuah analisis overhead adalah audit dari semua biaya non-materi. Ini termasuk sewa, utilitas, gaji, dan biaya “tersembunyi” lainnya yang terkait dengan inventaris.
• Analisis biaya barang jadi. Metode ini sangat ideal untuk produsen dan produsen. Semua produk dipertanggungjawabkan dan nilainya setelah selesai untuk memastikan laporan keuangan akurat.
• Analisis biaya pengiriman. Analisis ini mengevaluasi jumlah yang Anda keluarkan untuk biaya pengiriman dan waktu tunggu (definisi waktu tunggu) yang terlibat. Ini juga memperhitungkan kerugian dan kerusakan yang terjadi selama transit.
• Pencocokan faktur pengiriman. Auditor sering melakukan audit inventory ini secara acak. Ini melibatkan pencocokan biaya persediaan yang dikirim dengan jumlah produk yang dikirim. Ini memverifikasi bahwa tidak ada produk yang dikirim dengan jumlah uang yang salah.
• Rekonsiliasi produk. Jika Anda menemukan masalah selama penghitungan inventaris, Anda perlu menyelidiki untuk merekonsiliasi produk. Ini akan memungkinkan Anda melacak nomor SKU yang mungkin memiliki kesalahan di masa mendatang.

Standar audit inventory

Audit inventory hanya sebaik standar yang diterapkan padanya. Di sisi keuangan, standar ditetapkan oleh IRS dan SEC. Jika Anda tidak secara akurat melaporkan nilai inventaris atau penjualan Anda, Anda dapat didenda atau lebih buruk.

Di sisi gudang, standar harus ditetapkan oleh bisnis itu sendiri. Tidak ada hukuman hukum untuk audit inventory yang gagal, tetapi mereka dapat berdampak negatif pada bisnis Anda. Jika Anda tidak memiliki standar, Anda tidak dapat mengharapkan untuk mencapai hasil yang Anda inginkan.

Ada dua aturan yang membuat audit inventory lebih mudah dan akurat.

Di sini mereka:

Pilih jenis audit yang akan Anda gunakan dan lakukan secara teratur. Dari daftar sepuluh di atas, pilih satu atau dua dan jadikan mereka bagian dari alur kerja bulanan atau mingguan Anda. Dengan cara ini Anda dapat menemukan masalah lebih cepat dan menghindari keharusan melatih karyawan tentang audit baru saat Anda melakukannya.

Praktek pengendalian persediaan yang tepat. Audit inventory tidak berguna jika Anda tidak secara aktif melacak dan merekam pergerakan produk Anda. Pastikan semua aktivitas gudang terlacak sehingga Anda dapat dengan mudah mengakses dan membandingkan angka.

Daftar periksa inventaris

Audit inventory paling baik dilakukan dengan menggunakan daftar periksa inventaris. Anda dapat menggunakan daftar periksa saat Anda menghitung inventaris fisik lengkap atau untuk jumlah siklus yang lebih kecil.

Untuk membantu mempermudah Anda, kami telah menyusun daftar periksa inventaris sederhana. Cukup unduh lembar excel daftar periksa inventaris kami, ubah data sampel menjadi milik Anda, dan mulailah melacak produk Anda sendiri!

Hitung fisik inventaris

Perhitungan fisik persediaan diperlukan untuk mengukur dan menyesuaikan penyusutan persediaan. Jika Anda menggunakan langkah-langkah audit yang berfokus pada data lain atau memiliki sistem inventaris abadi, Anda mungkin menemukan beberapa perbedaan. Penghitungan inventaris fisik adalah satu-satunya cara untuk menjamin untuk memverifikasi angka-angka ini dan memastikan bahwa penyusutan diperhitungkan. Ini juga akan memberi tahu Anda jika sudah waktunya untuk melakukan pengurangan inventaris untuk menghilangkan produk tambahan. Manajemen persediaan juga dapat dilakukan melalui perangkat lunak ERP, oleh karena itu sangat ideal untuk memahami manfaat ERP.

Kesimpulan

Sekarang setelah Anda memiliki pemahaman yang lebih baik tentang berbagai cara untuk mengaudit inventory Anda, Anda dapat mulai bekerja untuk membatasi pemborosan. Audit Anda dapat mengungkap penyusutan, masalah dengan titik pemesanan ulang Anda, stok mati (lihat apa stok mati), dan banyak lagi.

Salah satu cara untuk membuat audit inventory lebih mudah bagi Anda adalah berinvestasi dalam perangkat lunak manajemen inventaris. Program-program ini dapat diintegrasikan ke dalam sistem POS Anda dan memberikan penghitungan persediaan terus-menerus. Dengan cara ini, Anda dapat melakukan audit kapan pun Anda mau tanpa perlu melakukan inventaris fisik penuh dan terus menjual produk di DTC atau pasar online dengan percaya diri.