Peran manajer di dalam organisasi

Organisasi adalah hierarki dari jabatan atau posisi. Bagan organisasi atau struktur perusahaan dan hubungan pekerjaan dan tanggung jawab, dari atas ke bawah, dapat mencakup CEO, wakil presiden, direktur, kemudian manajer. Masing-masing orang melakukan fungsi yang terpisah dan penting, memungkinkan organisasi berfungsi, memenuhi kewajibannya, dan menghasilkan keuntungan.

Semakin tinggi Anda naik di peringkat organisasi, semakin jauh Anda berpindah dari operasi sehari-hari dan pekerjaan karyawan perusahaan. Sementara CEO dan wakil presiden lebih memfokuskan upaya mereka pada masalah strategi, investasi, dan koordinasi keseluruhan, manajer terlibat langsung dengan individu yang melayani pelanggan, memproduksi dan menjual barang atau jasa perusahaan, dan memberikan dukungan internal kepada kelompok lain.

Pekerjaan manajer

Dalam banyak kesempatan, peran seorang manajer sangat penting, mereka melakukan banyak pekerjaan mulai dari terlibat dalam operasional bisnis hingga melakukan review kinerja karyawan. Fungsi manajer banyak dan beragam, antara lain:

• Mempekerjakan dan kepegawaian
• Melatih karyawan baru
• Melatih dan mengembangkan karyawan yang ada
• Menangani masalah kinerja dan penghentian
• Mendukung penyelesaian masalah dan pengambilan keputusan
• Melakukan evaluasi kinerja tepat waktu
• Menerjemahkan tujuan perusahaan menjadi tujuan fungsional dan individu
• Memantau kinerja dan memulai tindakan untuk memperkuat hasil
• Memantau dan mengendalikan pengeluaran dan anggaran
• Melacak dan melaporkan hasil kartu skor kepada manajemen senior
• Perencanaan dan penetapan tujuan untuk periode mendatang

Pekerjaan sehari-hari manajer diisi dengan interaksi satu lawan satu atau kelompok yang berfokus pada operasi. Banyak manajer menggunakan pagi hari atau sore hari untuk menyelesaikan laporan mereka, mengejar email, dan memperbarui daftar tugas mereka. Tidak pernah ada saat yang membosankan, apalagi waktu untuk bersantai, dalam pekerjaan manajer.

Jenis manajer

Manajer paling sering bertanggung jawab untuk fungsi atau departemen tertentu dalam organisasi. Dari akuntansi hingga pemasaran, hingga penjualan, dukungan pelanggan, teknik, kualitas, dan semua kelompok lainnya, seorang manajer yang baik secara langsung memimpin timnya atau memimpin sekelompok supervisor yang mengawasi tim.

Rentang kendali

Ungkapan “rentang kendali” berkaitan dengan jumlah individu yang melapor langsung ke manajer. Berbagai tren telah muncul selama bertahun-tahun, tetapi pendekatan saat ini untuk menciptakan rentang kendali yang tepat dalam suatu organisasi melibatkan analisis tentang apa yang dibutuhkan organisasi dan karyawannya.

Ketika Anda memikirkan rentang kendali, sejumlah kecil laporan langsung menciptakan rentang kendali yang sempit dan struktur hierarki di mana pengambilan keputusan sering berada di puncak organisasi. Rentang kendali yang sempit lebih mahal, tetapi memungkinkan manajer memiliki lebih banyak waktu untuk berinteraksi dengan bawahan langsung. Mereka juga cenderung mendorong pertumbuhan profesional dan kemajuan karyawan karena manajer mengenal karyawan dengan baik dan memiliki waktu untuk dihabiskan bersama mereka secara individu.

Menurut Society for Human Resource Management: “Sebaliknya, rentang kendali yang luas mengacu pada sejumlah besar laporan langsung yang diawasi oleh satu manajer, menciptakan organisasi “datar”. Pendekatan ini meningkatkan jumlah interaksi antara manajer dan bawahannya secara langsung, yang dapat menyebabkan manajer menjadi kewalahan tetapi juga dapat memberikan lebih banyak otonomi.”

Wewenang manajer

Seorang manajer mungkin memiliki kekuatan untuk mempekerjakan, memecat, mendisiplinkan, atau mempromosikan karyawan terutama di organisasi yang lebih kecil dengan bantuan staf HRD. Di perusahaan yang lebih besar, seorang manajer hanya dapat merekomendasikan tindakan tersebut ke tingkat manajemen berikutnya. Manajer memiliki wewenang untuk mengubah tugas kerja anggota tim baik dalam organisasi besar maupun kecil.

Keterampilan penting manajer

Manajer perlu mengembangkan dan mengasah keterampilan berikut:

Kepemimpinan

Seorang manajer harus dapat menetapkan prioritas dan memotivasi setiap anggota tim mereka. Ini melibatkan kesadaran diri, manajemen, kesadaran sosial, dan manajemen hubungan. Manajer perlu memancarkan energi, empati, dan kepercayaan. Dan, ingatlah bahwa para pemimpin yang efektif bekerja setiap hari untuk mengembangkan anggota tim melalui umpan balik dan pembinaan yang positif dan konstruktif.

Komunikasi

Manajer harus menjadi mahasiswa komunikasi yang efektif dalam semua aplikasinya, termasuk ketika melakukan komunikasi satu-satu, kelompok kecil, kelompok besar, email, kerja jarak jauh, dan media sosial. Manajer yang baik menyadari bahwa aspek terpenting dari komunikasi adalah mendengarkan.

Kolaborasi

Manajer berfungsi sebagai panutan untuk bekerja sama. Anda harus bisa mendukung upaya lintas fungsi dan memodelkan perilaku kolaboratif untuk memberi contoh bagi anggota tim Anda.

Berpikir kritis

Manajer harus berusaha untuk memahami di mana dan bagaimana proyek Anda sesuai dengan gambaran yang lebih besar untuk meningkatkan efektivitas kerja tim Anda. Manajer meninjau prioritas berdasarkan tujuan organisasi yang lebih besar. Dia menerjemahkan pemahaman ini menjadi tujuan dan sasaran yang berarti bagi anggota tim mereka yang perlu memahami di mana mereka dapat bekerja dengan posisi yang tepat dalam sebuah gambaran besar.

Keuangan

Seorang manajer perlu mempelajari bahasa angka. Manajer harus berusaha untuk memahami bagaimana dana perusahaan diinvestasikan dan memastikan bahwa investasi ini menghasilkan pengembalian yang baik bagi perusahaan. Meskipun Anda tidak perlu menjadi seorang akuntan untuk menjadi seorang manajer, namun Anda harus mempelajari dan menerapkan dasar-dasar pemahaman keuangan yang kuat. Misalnya, berapa banyak karyawan yang dapat menghasilkan produk paling berkualitas dengan biaya paling murah?

Manajemen proyek

Hampir setiap inisiatif dalam sebuah organisasi berubah menjadi sebuah proyek. Dan, proyek bisa menjadi rumit dan berat. Manajer saat ini memahami dan memanfaatkan praktik manajemen proyek formal untuk memastikan penyelesaian tepat waktu dan kontrol inisiatif yang tepat.

Karir di manajemen

Pekerjaan manajemen dibagi menjadi kegiatan di sekitar perencanaan, memimpin, pengorganisasian, dan pengendalian, dan pekerjaan seorang manajer mencakup semua bidang ini. Siapa pun yang bercita-cita untuk pindah ke level manajemen dalam karirnya harus mengembangkan dan menunjukkan keterampilan teknis dan fungsional yang kuat. Menjadi ahli dalam disiplin dan memiliki ketertarikan yang kuat untuk berinteraksi, mendukung, dan membimbing orang lain.

Untuk melakukan hal tersebut, maka seorang manajer harus bisa melakukan 5 fungsi:

• Menentukan objektif dan membuat tujuan yang harus diraih oleh karyawan.
• Mengorganisasi tugas, mengkoordinasi, dan mengatur peran setiap karyawan.
• Memotivasi dan mengkomunikasikan agar karyawan dapat saling bekerja sama di dalam tim dan menyebarkan informasi ke seluruh organisasi.
• Menentukan target yang dapat diukur melalui hasil dan mengklarifikasi hasil tersebut untuk memastikan bahwa perusahaan bergerak ke tujuan yang sudah ditetapkan.
• Mengembangkan orang-orang melalui pencarian, pelatihan, perawatan karyawan sebagai aset perusahaan.

Sejak buku manajemen klasik dari Drucker, kini ada banyak buku yang membahas tentang manajemen dan kepemimpinan, namun setelah 50 tahun dari penulisan buku Dracker, masih banyak manajer baru dan manajer berpengalaman yang kurang memahami peran dan fungsi mereka sebagai manajer.

10 Peran manajer

Berikut ini merupakan beberapa daftar tambahan peran manajer yang saya anggap cukup penting untuk diketahui oleh para manajer:

Merekrut orang-orang hebat

Semua dimulai dari talenta terbaik, yang lain sangat mudah untuk dilakukan. Untuk beberapa alasan, manajer seringkali mengambil jalan pintas ketika mereka melakukan proses perekrutan dengan melakukan outsource, seleksi, atau mereka terlalu bergantung kepada karyawan HRD mereka, padahal proses seleksi karyawan merupakan bagian terpenting dari peran manajer di dalam perusahaan.

Manajemen performa

Manajemen performa merupakan kategori yang luas dan hal ini mencakup manajemen orang yang merupakan tugas seorang manajer. Hal ini meliputi klarifikasi dan mengatur ekspektasi dan goal, pelatihan, pengukuran, dan pemantauan kerja karyawan, menemukan masalah kinerja, memberikan umpan balik dan pengakuan, mengembangkan, dan melakukan review kinerja.

Mengembangkan tim

Selain manajemen dan pengembangan karyawan secara individual, manajer juga bertanggung jawab untuk mengembangkan tim yang berkinerja tinggi. Tim yang saling bergantung biasanya lebih produktif daripada sekelompok individu yang bekerja secara independen.

Menentukan arah keseluruhan

Seorang manajer menetapkan arah jangka panjang dan jangka pendek dari sebuah tim atau organisasi. Hal ini meliputi visi, misi, goal, dan objektif, dengan kata lain: strategi.

Manajer strategis menghabiskan banyak waktu untuk memikirkan misi dan arah, selalu mencari tahu prioritas apa yang harus diubah dan apa saja yang harus ditemukan. Tentu saja, mereka melibatkan orang lain, termasuk anggota tim mereka, namun mereka mengambil tanggung jawab untuk mengambil keputusan akhir.

Menjadi bagian penting dan pendukung tim

Patrick Lencioini, penulis buku terlaris yang berjudul The Five Dysfunctions of a Team, mengatakan bahwa tim nomor satu seharusnya adalah tim manajer Anda, bukan tim Anda sendiri. Dia berkata, “Kita semua tahu bahwa jika ada perselisihan di antara anggota tim eksekutif, pada akhirnya akan membuat sebuah pertempuran tidak bisa dimenangkan, sehingga orang-orang yang memiliki jabatan lebih rendah dalam organisasi dibiarkan berjuang sendirian.”

Melakukan pekerjaan unik yang tidak dapat dilakukan oleh orang lain

Hampir setiap manajer, tidak peduli tingkat apa, memiliki tanggung jawab individual masing-masing.

Semakin tinggi levelnya, semakin sedikit orang yang mampu mengerjakannya, bahkan CEO pun harus melakukan hal-hal yang tidak bisa didelegasikan. Namun, para manajer harus sangat berhati-hati untuk memastikan bahwa mereka hanya melakukan pekerjaan yang benar-benar mereka kuasai, bukan pekerjaan yang mereka sukai, atau pekerjaan yang sesuai dengan keahlian mereka atau tidak percaya pada tim mereka.

Menangani sumberdaya

Manajer harus memastikan bahwa tim memiliki sumberdaya yang mereka butuhkan untuk bekerja, sementara disaat yang bersamaan memastikan bahwa timnya tidak berlebihan atau membuang-buang sumberdaya.

Meningkatkan proses dan kualitas

Walaupun setiap individu harus bertanggung jawab atas kualitas pekerjaan mereka sendiri, manajer biasanya berada dalam posisi terbaik untuk melihat keseluruhan alur kerja dan terus berupaya untuk melakukan penyesuaian dan penyempurnaan.

Mengembangkan diri

Manajer bukan hanya bertanggung jawab atas pengembangan karyawan dan tim mereka. Mereka juga bertanggung jawab atas perkembangan diri mereka sebagai manajer. Hal ini termasuk melakukan tugas pengembangan, berpartisipasi dalam pelatihan manajemen, mencari mentor, meminta umpan balik, dan membaca buku tentang manajemen dan kepemimpinan. Dengan demikian, mereka dapat berperan sebagai role model yang terus melakukan pengembangan diri.

Menyampaikan informasi

Mereka memastikan informasi mengalir dari atas, ke samping, dan kembali ke atas. Mereka tidak pernah menjadi bottleneck dalam penyampaian informasi.

Terakhir, jika Anda bertanya-tanya di mana “kepemimpinan” yang sesuai dengan peran manajer, maka ini sudah terjabarkan dalam sepuluh peran manajer ini, setiap peran tersebut membutuhkan kepemimpinan agar benar-benar efektif.