Pada artikel ini, kami akan menguraikan apa itu akuntansi penggajian, apa yang termasuk dalam akuntansi penggajian, contoh konsep ini dan bagaimana memulai akuntansi penggajian.

Apa itu akuntansi penggajian?

Akuntansi penggajian terdiri dari pengarsipan dan pelacakan data kompensasi karyawan seperti uang yang dipotong dari setiap gaji dan pajak serta tunjangan yang diterima karyawan. Akuntan penggajian menggunakan entri jurnal keuangan untuk meringkas transaksi organisasi dan arus kas total. Entri penggajian termasuk dalam lingkup buku besar yang mengurutkan semua informasi keuangan. Setelah semua informasi penggajian didokumentasikan pada karyawan, sumber daya manusia dapat menarik data ini dan mengirimkannya ke manajer mereka untuk menambahkannya ke evaluasi kinerja mereka.

Apa saja yang termasuk dalam akuntansi penggajian?

Akuntan penggajian perlu menggunakan keterampilan keras mereka untuk secara akurat memasukkan informasi yang relevan ke dalam buku besar. Semua pengeluaran, kewajiban, dan aset harus dicatat untuk tujuan keuangan dan kepatuhan. Berikut adalah daftar lengkap yang harus Anda tambahkan saat mendokumentasikan kompensasi karyawan:

• Upah kotor, gaji, bonus dan komisi
• Memotong pajak majikan dan karyawan
• Pemotongan gaji, premi asuransi dan rencana tabungan
• Biaya tunjangan perusahaan

Upah kotor, gaji, bonus dan komisi

Anda harus memperhitungkan semua penghasilan yang diperoleh karyawan selama tahun fiskal. Ini termasuk gaji tahunan, upah tambahan dan uang lembur jika berlaku. Jika atasan Anda menawarkan upah lembur, tanyakan kepada manajer dan sumber daya manusia Anda untuk memastikan bahwa itu telah disetujui untuk karyawan tertentu. Anda juga harus mengonfirmasi karyawan mana yang menerima komisi atas kesepakatan yang mereka tutup untuk organisasi.

Memotong pajak majikan dan karyawan

Angka pajak yang dipotong dari gaji karyawan harus dicatat secara terpisah. Seorang karyawan dapat menentukan berapa banyak yang ingin mereka potong ketika mereka mengisi formulir W-4 pada hari pertama bekerja.

Beberapa contoh pajak yang dipotong dari gaji karyawan dan biaya pemberi kerja meliputi:

• Pajak pendapatan
• Pajak jaminan sosial
• Pajak medicare
• Pajak penghasilan
• Pemotongan gaji, premi asuransi dan rencana tabungan

Bergantung pada manfaat yang ditawarkan perusahaan, mereka akan menahan bagian karyawan dari premi perawatan kesehatan, rencana tabungan untuk pensiun atau kontribusi untuk organisasi nirlaba. Dengan cara ini, Anda dapat mengelompokkan bagaimana potongan gaji karyawan dipotong selain untuk tujuan pajak.

Biaya tunjangan perusahaan

Akuntan penggajian harus memasukkan biaya pemberi kerja untuk mengelola tunjangan kesehatan dan gigi, memberikan liburan berbayar, pensiun dan kompensasi pekerja jika diperlukan. Semua informasi yang dikumpulkan di sini dapat membantu Anda menyusun anggaran dan mengetahui apakah Anda dapat memperluas manfaat yang ditawarkan kepada karyawan.

Contoh akuntansi penggajian

Anda dapat melakukan entri dalam tiga cara terpisah untuk memastikan penggajian dicatat dengan benar:

• Pencatatan awal: Pencatatan adalah metode standar untuk memasukkan data penggajian. Ini hanya berlaku untuk gaji karyawan, pajak dan pemotongan, bukan perusahaan.
• Upah yang masih harus dibayar: Entri ini terjadi pada akhir periode akuntansi perusahaan. Ini bisa dilakukan setiap tiga bulan atau setiap tahun, tetapi itu akan tergantung pada ukuran perusahaan dan seberapa mendesak pemangku kepentingan eksternal harus meninjau informasi keuangan.
• Pembayaran manual: Contoh memasukkan pembayaran manual terjadi ketika Anda perlu mengirim cek ke karyawan langsung ke alamat rumah mereka. Jika Anda menyesuaikan gaji karyawan, maka pengeluaran cek dapat dijamin untuk memperhitungkan perubahan tersebut.

Bagaimana memulai akuntansi penggajian

Jika Anda memerlukan bantuan untuk mulai melacak penggajian, lihat langkah-langkah ini untuk membantu Anda memulai.

• Urutkan item utama untuk akuntansi penggajian
• Tentukan dokumen karyawan
• Hitung jumlah pembayaran
• Dokumen penggajian per pengeluaran
• Pajak file

Urutkan item utama untuk akuntansi penggajian

Ketika Anda memulai bisnis, Anda harus membuat keputusan yang jelas tentang bagaimana Anda akan memberikan kompensasi kepada karyawan Anda. Jenis kompensasi yang Anda tawarkan dapat menentukan umur panjang seorang karyawan, dan jumlah upaya yang diperlukan untuk melakukan tugas dan proyek yang diberikan oleh manajer mereka.

Mari kita uraikan pilihan awal yang harus Anda buat:

Upah

Pertama, Anda harus mendaftarkan bisnis Anda ke Internal Revenue Service untuk menerima Nomor Identifikasi Pengusaha Federal. Setelah selesai, putuskan berapa banyak Anda ingin membayar karyawan Anda. Anda harus memberi kompensasi kepada karyawan berdasarkan seberapa banyak pesaing dalam industri Anda membayar mereka. Lakukan analisis SWOT untuk membantu Anda mengidentifikasi gaji pesaing dan melihat apakah gaji yang Anda tawarkan merupakan kekuatan bagi bisnis Anda. Bagaimana Anda membayar upah berkaitan dengan bagaimana Anda mendokumentasikan informasi penggajian.

Periode pembayaran

Pertimbangkan apakah Anda ingin karyawan Anda bekerja setiap jam atau setiap tahun. Karyawan paruh waktu cenderung dibayar per jam, jadi pertimbangkan berapa banyak karyawan yang Anda perlukan dan jumlah jam kerja di perusahaan Anda. Juga, tentukan apakah Anda ingin membayar karyawan sebulan sekali atau seminggu. Sudah umum bagi karyawan untuk membayar karyawan setiap setengah bulan atau dua mingguan juga.

Manfaat

Pahami bandwidth yang Anda miliki dalam hal manfaat yang dapat Anda tawarkan. Dapatkan wawasan dari pakar industri tentang kompensasi apa yang ditawarkan pesaing Anda. Dengan cara ini, ini sebanding dengan pasar tempat Anda bekerja. Asuransi kesehatan dan paket 401(k) adalah beberapa manfaat paling populer yang ditawarkan, tetapi Anda harus memiliki gagasan tentang berapa banyak yang akan Anda sediakan untuk mendanai paket ini, dan berapa banyak karyawan mengambil dari gaji mereka.

Kumpulkan dokumen karyawan

Setelah Anda menghentikan proses penggajian, Anda dapat mengumpulkan semua formulir yang Anda perlukan untuk diisi oleh karyawan saat Anda bergabung dengan mereka. Dengan cara ini, informasi yang mereka isi akan dimasukkan langsung ke dalam sistem penggajian.

Karyawan perlu mengisi formulir berikut untuk tujuan akuntansi penggajian:

• Formulir I-9: Setiap warga negara AS harus mengisi dokumen ini sebelum mereka bekerja untuk sebuah organisasi, dan mereka harus membawa formulir dokumentasi yang benar yang disyaratkan oleh pemerintah federal, termasuk SIM, kartu Jaminan Sosial, dan akta kelahiran.
• Formulir W-4: W-4 menentukan status pajak karyawan, dan jika mereka memutuskan untuk mengambil tunjangan tambahan untuk tanggungan mereka. Informasi ini sangat penting ketika Anda mengajukan pajak dan menunjukkan berapa banyak yang dapat diambil dari gaji mereka oleh pemerintah.
• Formulir otorisasi setoran langsung: Seorang karyawan mengisi formulir ini jika mereka ingin cek mereka disetorkan ke rekening bank mereka. Setoran langsung adalah pilihan yang lebih baik untuk akuntan penggajian yang berusaha menghindari pembayaran manual saat mengajukan informasi karyawan.

Hitung jumlah pembayaran

Sistem perangkat lunak terpusat adalah cara yang sangat diperlukan bagi Anda untuk mengajukan informasi penggajian. Ini menghemat banyak waktu Anda dalam semua langkah proses seperti mengirimkan pembayaran dan formulir yang diperlukan secara elektronik, dan ini dapat mengirimi Anda pengingat tentang tenggat waktu yang akan datang untuk tugas-tugas penting.

Dokumen penggajian per pengeluaran

Menerapkan daftar Charts of Account Setup untuk mengatur dokumentasi transaksi keuangan organisasi. Di sini, Anda dapat langsung memperhitungkan pengeluaran dan kewajiban Anda menggunakan apa yang termasuk di atas, dan Anda dapat menggambarkan pengeluaran dengan mengurangi jumlah yang dipotong atau memenuhi syarat untuk dikenakan pajak.

Pajak file

Cari tahu gaji bersih karyawan Anda dengan mengurangi semua potongan dari gaji kotor. Jumlah angka itu memberi karyawan dan pemerintah angka akhir tentang berapa banyak yang akan mereka terima per cek gaji. Juga, simpan semua dokumen yang disyaratkan oleh undang-undang lokal, negara bagian, dan federal dalam kasus audit.

Artikel ini akan menunjukkan cara mengatur penggajian untuk bisnis kecil Anda.

Inilah yang akan kami bahas:

• Apa itu penggajian?
• Cara mengatur penggajian untuk bisnis kecil

Apa itu penggajian?

Penggajian adalah proses untuk mengelola semua pembayaran kepada karyawan Anda. Ini termasuk nama lengkap karyawan Anda, gaji mereka ditambah informasi kompensasi karyawan, jadwal pembayaran Anda, dan pengembalian pajak gaji.

Setiap usaha kecil membutuhkan penggajian untuk membantu mereka mencairkan pembayaran gaji tepat waktu, menangani pengajuan pajak, dan menjaga pembukuan mereka tetap teratur.

Cara mengatur penggajian untuk bisnis kecil

• Memahami hukum ketenagakerjaan
• Menententukan jadwal penggajian
• Draf kebijakan penggajian
• Mengajukan kode perusahaan Anda
• Pilih administrator penggajian untuk bisnis Anda

Memahami hukum ketenagakerjaan negara

Proses penggajian dimulai dengan memahami berbagai undang-undang negara dan lokal yang berlaku untuk usaha kecil. Sebelum Anda mengatur penggajian untuk perusahaan Anda, Anda harus memahami undang-undang yang relevan di Indonesia. Peraturan yang relevan dalam kasus ini, seperti undang-undang upah minimum, tarif pajak pekerjaan, dan undang-undang cuti keluarga dan medis.

Tempat yang sangat baik untuk memulai adalah situs web departemen ketenagakerjaan. Di sini, Anda dapat mengakses berbagai sumber daya untuk membantu Anda memahami dan mematuhi undang-undang ketenagakerjaan federal. Anda juga perlu mengetahui aturan penggajian yang mengatur bisnis lokal di negara bagian Anda.

Tentukan jadwal penggajian

Jadwal penggajian adalah kalender yang menunjukkan seberapa sering bisnis memberi upah kepada karyawannya. Sementara beberapa perusahaan kecil membayar karyawan mereka dalam periode pembayaran mingguan atau dua mingguan, yang lain memilih untuk melakukan pencairan langsung secara setengah bulanan atau bulanan.

Akan lebih baik jika Anda tidak memilih jadwal penggajian dari atas kepala Anda. Pertama, pelajari undang-undang yang relevan—apakah ada peraturan khusus yang menentukan seberapa sering Anda dapat membayar karyawan Anda? Hal lain yang perlu dipertimbangkan di sini adalah arus kas bisnis Anda. Jika sebagian besar arus kas masuk terjadi pada akhir bulan, Anda harus mempertimbangkan untuk memperbaiki jadwal penggajian bulanan.

Draf kebijakan penggajian

Setelah menetapkan periode pembayaran untuk bisnis Anda, Anda harus membuat kebijakan penggajian atau buku pegangan karyawan. Buku pegangan karyawan adalah dokumen formal yang menjabarkan berbagai pedoman untuk mengelola penggajian bisnis, termasuk jadwal penggajian, tunjangan karyawan, dan metode penggajian.

Menyusun kebijakan penggajian adalah salah satu langkah penting dalam pengaturan ini karena membantu pemilik bisnis menghindari beberapa kewajiban. Penggajian adalah sesuatu yang mempengaruhi karyawan secara langsung, jadi mereka harus memiliki informasi langsung tentang bagaimana rencana bisnis untuk mengelola kebijakan penggajian tersebut dan apakah tunjangan mereka terpengaruh dengan cara apa pun. Buku pegangan karyawan yang terperinci membantu perusahaan memproses penggajian secara efektif.

Kebijakan penggajian bukanlah perjanjian hukum antara bisnis dan karyawannya, jadi tidak boleh dibaca seperti itu. Mintalah pakar hukum ketenagakerjaan untuk meninjau dokumen tersebut dan pastikan semuanya sudah ada sebelum membagikannya dengan pekerja Anda.

Ajukan nomor identifikasi perusahaan Anda

Sebagai bisnis kecil, Anda sudah memiliki NPWP untuk mengajukan pajak Anda.

Namun, Anda memerlukan kode perusahaan untuk memproses penggajian. Perusahaan bisa mengajukan permohonan untuk mendapatkan kode perusahaan pada bank yang ada di Indonesia.

Setelah kode perusahaan diberikan kepada Anda, itu menjadi kode perusahaan Anda, dan Anda dapat menggunakannya saat melakukan transfer gaji kepada karyawan Anda.

Pilih administrator penggajian untuk bisnis Anda

Mengelola penggajian adalah pekerjaan yang banyak, dan banyak pemilik usaha kecil merasa sulit untuk menyesuaikannya dengan tanggung jawab mereka sehari-hari. Anda dapat menetapkan tugas ini kepada seseorang yang Anda percayai secara internal, mengalihdayakannya ke layanan akuntansi dan pembukuan.

Akan lebih baik jika Anda menimbang pro dan kontra dari setiap opsi sebelum membuat pilihan. Misalnya, platform pemrosesan penggajian online akan mengotomatiskan sebagian besar tugas sehingga Anda dapat memiliki lebih banyak waktu. Sebagai alternatif, penyedia layanan penggajian cukup mahal, tetapi mereka dapat menangani semua proses dengan sedikit atau tanpa masukan dari pemilik usaha kecil.