Pada artikel ini, kita membahas apa itu sistem informasi akuntansi, mengapa bisnis menggunakan satu dan enam komponen yang membentuk SIA.

Apa yang dimaksud dengan sistem informasi akuntansi?

Sistem informasi akuntansi adalah sistem yang digunakan bisnis untuk mengumpulkan, menyimpan, memproses, dan melaporkan data keuangan dan akuntansi yang digunakan oleh akuntan, manajer, chief financial officer (CFO), analis bisnis, manajer, auditor, regulator, agen pajak, dan konsultan. Ini melacak semua aktivitas akuntansi dan bisnis, menggabungkan praktik akuntansi tradisional, seperti Prinsip Akuntansi yang Diterima Secara Umum (GAAP) dengan sumber daya teknologi informasi modern.

Mengapa bisnis menggunakan SIA?

SIA memastikan tingkat akurasi tertinggi dengan transaksi keuangan dan pencatatan perusahaan. Ini juga memungkinkan karyawan tertentu untuk mengakses informasi yang mereka butuhkan sambil membatasi informasi sensitif kepada orang lain dan melindungi keamanan keseluruhan data perusahaan. SIA meningkatkan kemampuan perusahaan untuk mendeteksi penipuan dan membantu memastikan bahwa keuangannya berjalan lancar. SIA yang dirancang dengan baik memungkinkan setiap orang di dalam perusahaan untuk mengakses sistem yang sama dan mengambil informasi yang sama.

Fungsi SIA

Ada tiga fungsi dasar SIA:

• Pengumpulan dan penyimpanan data keuangan yang efisien dan efektif: SIA dapat mengumpulkan data transaksi dari dokumen sumber, mencatat transaksi dalam jurnal, dan memposting ke buku besar.
• Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan: SIA dapat menghasilkan laporan manajerial dan laporan keuangan untuk manajer, chief financial officer (CFO) dan pembuat keputusan kunci lainnya.
• Menempatkan kontrol: SIA dapat menempatkan kontrol untuk merekam dan memproses data secara akurat.

Komponen SIA

Sistem informasi akuntansi terdiri dari enam bagian yang membuatnya tetap berjalan secara efisien dan lancar:

Orang

Ini termasuk siapa saja yang menggunakan sistem informasi. Ini dapat mencakup akuntan, manajer, CFO dan eksekutif C-suite lainnya, analis keuangan dan auditor. SIA membantu departemen yang berbeda bekerja sama secara efektif. Misalnya, untuk merampingkan operasi, manajemen dapat menetapkan sasaran penjualan, yang kemudian dapat memberi tahu staf tentang jumlah inventaris yang tersedia untuk memenuhi sasaran tersebut. Tenaga penjualan dapat memasukkan pesanan pelanggan mereka ke dalam SIA, yang memperingatkan akuntansi untuk mengirim faktur, memberi tahu karyawan gudang untuk mengemas pesanan dan departemen pengiriman untuk mengirimkannya.

Departemen akuntansi menerima pemberitahuan tentang piutang baru dan tim layanan pelanggan dapat melacak pengiriman tersebut. SIA dapat membuat laporan penjualan dari manajemen, menunjukkan kepada mereka total penjualan, inventaris, pengiriman, dan biaya produksi. Konsultan dapat menggunakan informasi AIS untuk menganalisis data biaya, data penjualan, dan pendapatan. Auditor dapat menggunakan data tersebut untuk menilai pengendalian internal perusahaan, situasi keuangan dan kepatuhan akuntansi.

Prosedur dan instruksi

SIA menggunakan prosedur dan instruksi untuk mengatur bagaimana perusahaan mengumpulkan, menyimpan, memproses, dan mendistribusikan informasi keuangan, membantu karyawan menyelesaikan pelatihan tentang prosedur ini. Metode ini manual dan otomatis dan dapat berasal dari sumber internal seperti karyawan atau sumber eksternal seperti pesanan online yang dilakukan oleh pelanggan. Prosedur dan instruksi yang dikodekan ke dalam perangkat lunak SIA dan diimplementasikan dengan karyawan melalui pelatihan dan dokumentasi paling efektif jika para profesional mengikutinya secara konsisten.

Data SIA

Untuk pencatatan dan pelaporan yang nyaman, SIA sering memiliki struktur database yang menyimpan informasi di satu lokasi pusat. Strukturnya, seperti bahasa kueri terstruktur (SQL) Microsoft, memungkinkan data di AIS diurutkan dan diambil untuk pelaporan. SIA menyimpan informasi apa pun yang relevan dengan praktik bisnis organisasi yang dapat memengaruhi keuangannya.

Setiap data bisnis yang mempengaruhi keuangan perusahaan masuk ke SIA. Meskipun data dapat bervariasi tergantung pada bisnis, biasanya mencakup:

• Data inventaris
• Informasi pajak
• Periksa register
• Jurnal umum
• Laporan tagihan pelanggan
• Pesanan penjualan
• permintaan pembelian
• Faktur vendor
• Laporan analisis penjualan
• Informasi penggajian
• Informasi ketepatan waktu

Data yang tidak masuk ke SIA mencakup hal-hal seperti manual, memo, dan korespondensi. Meskipun hal-hal ini dapat dikaitkan dengan keuangan perusahaan, mereka tidak dianggap sebagai bagian dari pencatatan keuangan.

Perangkat lunak SIA

SIA memiliki komponen perangkat lunak yang penting untuk menyimpan, mengambil, memproses, dan menganalisis data keuangan perusahaan. Meskipun SIA dulunya merupakan sistem berbasis manual, perusahaan saat ini menggunakan program perangkat lunak yang disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan setiap bisnis. Untuk perusahaan publik, struktur SIA sampai batas tertentu ditentukan oleh peraturan Sarbanes-Oxley Act.

Infrastruktur IT

Infrastruktur IT mengacu pada perangkat keras yang digunakan untuk mengoperasikan SIA dan mencakup hal-hal seperti komputer, server, router, dan komponen lain yang sudah dimiliki sebagian besar bisnis. Infrastruktur IT yang dioptimalkan memerlukan kompatibilitas dengan perangkat lunak yang dipilih untuk SIA dan kemampuan untuk berjalan secara efisien untuk perangkat lunak lain yang mungkin digunakan perusahaan. Infrastruktur juga mencakup rencana darurat untuk hal-hal seperti pemadaman listrik, kegagalan perangkat keras, dan hal lain yang dapat memengaruhi kemampuan sistem untuk berjalan seperti yang dirancang.

Kontrol internal

Kontrol internal mengacu pada langkah-langkah keamanan yang digunakan untuk melindungi data yang disimpan dalam SIA. Kontrol internal mencakup semuanya, mulai dari kata sandi hingga metode verifikasi biometrik hingga metode enkripsi. Ini menyaring data sensitif untuk karyawan tanpa akses terverifikasi sambil tetap membuat informasi tersedia bagi mereka yang memiliki akses penuh. Kontrol internal merupakan komponen penting dari SIA, karena SIA biasanya berisi informasi karyawan dan pelanggan yang sensitif seperti kartu kredit dan nomor Jaminan Sosial dan data keuangan perusahaan.

Apa itu akuntansi biaya?

Akuntansi biaya, suatu bentuk akuntansi manajerial, adalah serangkaian tugas yang terlibat dalam menyiapkan anggaran dan menilai biaya total perusahaan (tetap dan variabel) produksi untuk menentukan titik impas serta profitabilitas perusahaan. Informasi ini berguna bagi manajemen dalam mengoptimalkan bauran produk perusahaan serta melakukan perbaikan sesuai kebutuhan.

Seperti disebutkan sebelumnya, akuntansi biaya mempertimbangkan biaya tetap dan variabel di sepanjang rantai pasokan. Biaya tetap adalah biaya statis yang berulang setiap bulan dan tidak tergantung pada tingkat produksi. Contoh biaya tetap dapat mencakup biaya sewa atau leasing, penyusutan peralatan atau pembayaran bunga pinjaman. Biaya yang berubah secara proporsional dengan biaya produksi adalah biaya variabel. Contohnya dapat mencakup biaya seperti persediaan, bahan, tenaga kerja dan pemeliharaan peralatan.

Dalam akuntansi biaya, manajemen internal perusahaan membandingkan biaya tersebut di atas dengan hasil keluaran (produksi, penjualan) ketika mengukur kesehatan keuangan perusahaan dan membuat keputusan yang akan mempengaruhi masa depan bisnis. Ada beberapa biaya berbeda yang dipertimbangkan dalam akuntansi biaya, yang diuraikan di bawah ini.

Mengapa akuntansi biaya penting?

Akuntansi biaya penting dalam menjaga profitabilitas. Fungsi utama akuntan biaya adalah untuk memberikan saran yang akurat kepada manajemen perusahaan dalam hal mengoptimalkan proses bisnis untuk memaksimalkan efisiensi, yang pada akhirnya meningkatkan profitabilitas. Akuntansi biaya berasal dari industri manufaktur tetapi sekarang juga digunakan dalam bisnis berbasis layanan. Metode tersebut memberikan manfaat bagi beberapa aspek bisnis, antara lain:

Analisis keuntungan

Karena metode akuntansi biaya mempertimbangkan setiap biaya yang dikeluarkan dalam operasi bisnis, pengambil keputusan perusahaan dapat memperoleh gambaran tentang biaya mana yang berkontribusi pada laba perusahaan dan mana yang tidak. Melalui proses tersebut, akuntansi biaya membantu untuk menunjukkan apakah bisnis dapat memperoleh lebih dari total biaya produksi barang atau jasa mereka.

Strategi bisnis

Manajemen suatu bisnis membutuhkan pandangan yang komprehensif tentang situasi keuangan perusahaan untuk merumuskan strategi bisnis yang efektif. Mengetahui di mana margin keuntungan kurang membantu dalam memutuskan di mana harus memangkas biaya asing dan meningkatkan efisiensi konsumsi sumber daya.

Selain itu, pemahaman yang kuat tentang posisi keuangan bisnis dapat bertindak sebagai peringatan dini, yang memungkinkan manajemen untuk mengetahui dengan tepat kapan biaya meningkat, apakah itu biaya bahan baku, suku bunga, pengiriman, atau biaya produksi terkait lainnya. Manajemen kemudian dapat secara efektif membuat keputusan mengenai tindakan masa depan untuk mengurangi biaya atau meningkatkan keuntungan.

Penganggaran

Pernyataan akuntansi sebelumnya dapat memberikan gambaran bagaimana inflasi biaya dan pendapatan menjadi tren, yang membantu membuat estimasi pendapatan dan pengeluaran di masa depan. Sesuai dengan estimasi yang dihasilkan, pengambil keputusan perusahaan dapat lebih akurat menentukan apakah strategi penetapan harga dan penetapan biaya terkait penganggaran lainnya perlu diubah.

Temukan titik impasnya

Titik impas, atau jumlah unit yang perlu dijual perusahaan untuk menyamai atau melebihi total biaya produksi, dapat diidentifikasi dengan mempertimbangkan total biaya yang dikeluarkan dalam operasi bisnis. Akuntansi biaya adalah praktik pencatatan yang efektif untuk melacak biaya dan pendapatan guna mengidentifikasi titik impas perusahaan saat ini.

Titik impas dihitung dengan membagi total biaya tetap dengan margin kontribusi (selisih antara pendapatan penjualan dan biaya variabel). Margin kontribusi juga dapat ditentukan berdasarkan per unit untuk mengidentifikasi sejauh mana lini produk individu berkontribusi pada profitabilitas perusahaan.

Kurangi biaya overhead

Biaya overhead adalah biaya yang secara tidak langsung dikeluarkan dalam menjalankan bisnis. Biaya ini dapat mencakup biaya seperti asuransi, utilitas, biaya tak terduga, iklan, biaya administrasi dan biaya lain yang secara tidak langsung berkontribusi pada biaya operasi perusahaan. Memisahkan biaya langsung dan tidak langsung memudahkan untuk membuat strategi pengurangan dalam kaitannya dengan biaya ini.

Jenis akuntansi biaya

Akuntansi biaya dapat dilakukan dengan menggunakan salah satu dari empat metode utama alokasi biaya ini:

Biaya standar

Sebagai salah satu metode penganggaran yang paling populer di kalangan usaha kecil dan menengah, metode ini menetapkan nilai rata-rata untuk biaya langsung yang dikeluarkan melalui produksi untuk menstandardisasi sistem akuntansi biaya untuk kesederhanaan.

Rata-rata dihitung dengan asumsi penggunaan sumber daya (tenaga kerja dan bahan) yang efisien untuk memproduksi barang-barang perusahaan dalam kondisi operasi normal. Proses menilai apakah biaya aktual melebihi biaya yang dianggarkan disebut analisis varians. Ketika analisis varians menunjukkan bahwa biaya aktual lebih tinggi dari yang dianggarkan, variansnya tidak menguntungkan.

Jika biaya aktual lebih rendah dari anggaran, varians dianggap menguntungkan. Faktor-faktor yang mempengaruhi varians termasuk biaya tenaga kerja dan bahan (disebut varians tarif) dan varians volume (kuantitas input yang digunakan).

Penetapan biaya berdasarkan aktivitas

Metode ini mengidentifikasi dan membebankan biaya overhead ke kategori tertentu (seperti barang atau jasa) dan didasarkan pada aktivitas. Aktivitas, atau pemicu biaya, didefinisikan sebagai tugas apa pun yang terkait dengan pekerjaan tertentu, seperti peralatan kalibrasi, desain produk, distribusi barang jadi, atau tugas lain apa pun yang terkait dengan operasi.

Tidak seperti metode penetapan biaya tradisional, di mana biaya overhead didasarkan pada ukuran universal tunggal (jam mesin, misalnya), ABC melibatkan melakukan analisis aktivitas operasi dan mengkategorikannya dengan tepat, yang cenderung lebih akurat sebagai ukuran pemicu biaya. Ini membantu dengan kemudahan menentukan biaya versus profitabilitas untuk lini produk tertentu.

Lean accounting

Lean accounting bertujuan untuk meningkatkan manajemen keuangan organisasi dengan meningkatkan produktivitas dan mengurangi pemborosan. Misalnya, jika sebuah departemen dapat mengurangi waktu yang terbuang, penghematan waktu dapat digunakan pada tugas-tugas yang menambah nilai bagi organisasi, meningkatkan profitabilitas aliran nilainya. Aliran nilai, atau pendorong keuntungan, menambah keuntungan perusahaan dan sangat memengaruhi pengambilan keputusan keuangan.

Biaya marjinal

Juga dikenal sebagai “analisis biaya-volume-laba,” biaya marjinal sering digunakan untuk pengambilan keputusan keuangan jangka pendek dengan mengidentifikasi pengaruh satu unit produksi tambahan pada biaya produk. Metode analisis ini dapat membantu manajemen mendapatkan wawasan tentang produk baru dengan potensi keuntungan, serta menentukan harga produk yang sudah ada dan mengukur keberhasilan kegiatan pemasaran.

Jenis biaya

Akuntansi biaya terdiri dari beberapa jenis biaya yang terkait dengan operasi bisnis. Mereka dapat mencakup:

Biaya tetap

Biaya yang tetap sama terlepas dari produksi dikenal sebagai biaya tetap. Biaya tetap dapat berupa pengeluaran seperti sewa, hipotek atau pembayaran sewa fasilitas, penyusutan peralatan tetap atau pembayaran pinjaman.

Biaya variabel

Biaya dianggap variabel ketika mereka bergantung pada tingkat produksi. Misalnya, toko bunga yang membangun inventaris mereka untuk persiapan Hari Ibu akan mengalami biaya inventaris/produksi yang lebih tinggi daripada waktu-waktu dalam setahun tanpa hari libur penting.

Biaya operasional

Ini adalah biaya yang dikeluarkan oleh operasi bisnis sehari-hari. Biaya operasional dapat bersifat tetap atau variabel, tergantung bagaimana biaya tersebut dikeluarkan.

Biaya langsung

Biaya yang secara khusus dikeluarkan oleh produksi adalah biaya langsung. Misalnya, jika seorang tukang roti menghabiskan enam jam untuk memanggang dan merakit kue pengantin, biaya langsung kue yang sudah jadi termasuk biaya bahan kue dan biaya waktu pembuat roti (jam kerja).

Biaya tidak langsung

Biaya yang tidak dapat diatribusikan secara langsung ke suatu produk disebut biaya tidak langsung. Misalnya, pada contoh sebelumnya, biaya listrik atau gas yang digunakan untuk memanaskan oven untuk memanggang kue dianggap sebagai biaya tidak langsung karena biaya satuan bahan bakar yang tidak tepat.

Bagaimana akuntansi biaya berbeda dari akuntansi keuangan?

Akuntansi biaya berbeda dari akuntansi keuangan dalam beberapa hal, termasuk:

• Akuntansi biaya dapat fleksibel untuk memenuhi kebutuhan bisnis yang unik. Akuntansi keuangan digunakan untuk membuat laporan keuangan publik, yang harus distandarisasi, sedangkan akuntansi biaya digunakan untuk tujuan internal dan dengan demikian tidak harus mengikuti seperangkat standar universal.
• Dokumen akuntansi keuangan disusun untuk tujuan menyajikan situasi keuangan perusahaan kepada calon investor, sedangkan akuntansi biaya bukan untuk informasi publik dan murni alat untuk membantu pembuat keputusan perusahaan membuat anggaran, memantau biaya, dan mengidentifikasi cara untuk meningkatkan profitabilitas.

Dalam akuntansi keuangan, biaya dikategorikan berdasarkan jenis transaksinya, sedangkan akuntansi biaya memisahkan biaya menurut informasi yang dibutuhkan oleh manajemen.