Pada artikel ini, kita membahas apa itu sistem informasi akuntansi, mengapa bisnis menggunakan satu dan enam komponen yang membentuk SIA.

Apa yang dimaksud dengan sistem informasi akuntansi?

Sistem informasi akuntansi adalah sistem yang digunakan bisnis untuk mengumpulkan, menyimpan, memproses, dan melaporkan data keuangan dan akuntansi yang digunakan oleh akuntan, manajer, chief financial officer (CFO), analis bisnis, manajer, auditor, regulator, agen pajak, dan konsultan. Ini melacak semua aktivitas akuntansi dan bisnis, menggabungkan praktik akuntansi tradisional, seperti Prinsip Akuntansi yang Diterima Secara Umum (GAAP) dengan sumber daya teknologi informasi modern.

Mengapa bisnis menggunakan SIA?

SIA memastikan tingkat akurasi tertinggi dengan transaksi keuangan dan pencatatan perusahaan. Ini juga memungkinkan karyawan tertentu untuk mengakses informasi yang mereka butuhkan sambil membatasi informasi sensitif kepada orang lain dan melindungi keamanan keseluruhan data perusahaan. SIA meningkatkan kemampuan perusahaan untuk mendeteksi penipuan dan membantu memastikan bahwa keuangannya berjalan lancar. SIA yang dirancang dengan baik memungkinkan setiap orang di dalam perusahaan untuk mengakses sistem yang sama dan mengambil informasi yang sama.

Fungsi SIA

Ada tiga fungsi dasar SIA:

• Pengumpulan dan penyimpanan data keuangan yang efisien dan efektif: SIA dapat mengumpulkan data transaksi dari dokumen sumber, mencatat transaksi dalam jurnal, dan memposting ke buku besar.
• Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan: SIA dapat menghasilkan laporan manajerial dan laporan keuangan untuk manajer, chief financial officer (CFO) dan pembuat keputusan kunci lainnya.
• Menempatkan kontrol: SIA dapat menempatkan kontrol untuk merekam dan memproses data secara akurat.

Komponen SIA

Sistem informasi akuntansi terdiri dari enam bagian yang membuatnya tetap berjalan secara efisien dan lancar:

Orang

Ini termasuk siapa saja yang menggunakan sistem informasi. Ini dapat mencakup akuntan, manajer, CFO dan eksekutif C-suite lainnya, analis keuangan dan auditor. SIA membantu departemen yang berbeda bekerja sama secara efektif. Misalnya, untuk merampingkan operasi, manajemen dapat menetapkan sasaran penjualan, yang kemudian dapat memberi tahu staf tentang jumlah inventaris yang tersedia untuk memenuhi sasaran tersebut. Tenaga penjualan dapat memasukkan pesanan pelanggan mereka ke dalam SIA, yang memperingatkan akuntansi untuk mengirim faktur, memberi tahu karyawan gudang untuk mengemas pesanan dan departemen pengiriman untuk mengirimkannya.

Departemen akuntansi menerima pemberitahuan tentang piutang baru dan tim layanan pelanggan dapat melacak pengiriman tersebut. SIA dapat membuat laporan penjualan dari manajemen, menunjukkan kepada mereka total penjualan, inventaris, pengiriman, dan biaya produksi. Konsultan dapat menggunakan informasi AIS untuk menganalisis data biaya, data penjualan, dan pendapatan. Auditor dapat menggunakan data tersebut untuk menilai pengendalian internal perusahaan, situasi keuangan dan kepatuhan akuntansi.

Prosedur dan instruksi

SIA menggunakan prosedur dan instruksi untuk mengatur bagaimana perusahaan mengumpulkan, menyimpan, memproses, dan mendistribusikan informasi keuangan, membantu karyawan menyelesaikan pelatihan tentang prosedur ini. Metode ini manual dan otomatis dan dapat berasal dari sumber internal seperti karyawan atau sumber eksternal seperti pesanan online yang dilakukan oleh pelanggan. Prosedur dan instruksi yang dikodekan ke dalam perangkat lunak SIA dan diimplementasikan dengan karyawan melalui pelatihan dan dokumentasi paling efektif jika para profesional mengikutinya secara konsisten.

Data SIA

Untuk pencatatan dan pelaporan yang nyaman, SIA sering memiliki struktur database yang menyimpan informasi di satu lokasi pusat. Strukturnya, seperti bahasa kueri terstruktur (SQL) Microsoft, memungkinkan data di AIS diurutkan dan diambil untuk pelaporan. SIA menyimpan informasi apa pun yang relevan dengan praktik bisnis organisasi yang dapat memengaruhi keuangannya.

Setiap data bisnis yang mempengaruhi keuangan perusahaan masuk ke SIA. Meskipun data dapat bervariasi tergantung pada bisnis, biasanya mencakup:

• Data inventaris
• Informasi pajak
• Periksa register
• Jurnal umum
• Laporan tagihan pelanggan
• Pesanan penjualan
• permintaan pembelian
• Faktur vendor
• Laporan analisis penjualan
• Informasi penggajian
• Informasi ketepatan waktu

Data yang tidak masuk ke SIA mencakup hal-hal seperti manual, memo, dan korespondensi. Meskipun hal-hal ini dapat dikaitkan dengan keuangan perusahaan, mereka tidak dianggap sebagai bagian dari pencatatan keuangan.

Perangkat lunak SIA

SIA memiliki komponen perangkat lunak yang penting untuk menyimpan, mengambil, memproses, dan menganalisis data keuangan perusahaan. Meskipun SIA dulunya merupakan sistem berbasis manual, perusahaan saat ini menggunakan program perangkat lunak yang disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan setiap bisnis. Untuk perusahaan publik, struktur SIA sampai batas tertentu ditentukan oleh peraturan Sarbanes-Oxley Act.

Infrastruktur IT

Infrastruktur IT mengacu pada perangkat keras yang digunakan untuk mengoperasikan SIA dan mencakup hal-hal seperti komputer, server, router, dan komponen lain yang sudah dimiliki sebagian besar bisnis. Infrastruktur IT yang dioptimalkan memerlukan kompatibilitas dengan perangkat lunak yang dipilih untuk SIA dan kemampuan untuk berjalan secara efisien untuk perangkat lunak lain yang mungkin digunakan perusahaan. Infrastruktur juga mencakup rencana darurat untuk hal-hal seperti pemadaman listrik, kegagalan perangkat keras, dan hal lain yang dapat memengaruhi kemampuan sistem untuk berjalan seperti yang dirancang.

Kontrol internal

Kontrol internal mengacu pada langkah-langkah keamanan yang digunakan untuk melindungi data yang disimpan dalam SIA. Kontrol internal mencakup semuanya, mulai dari kata sandi hingga metode verifikasi biometrik hingga metode enkripsi. Ini menyaring data sensitif untuk karyawan tanpa akses terverifikasi sambil tetap membuat informasi tersedia bagi mereka yang memiliki akses penuh. Kontrol internal merupakan komponen penting dari SIA, karena SIA biasanya berisi informasi karyawan dan pelanggan yang sensitif seperti kartu kredit dan nomor Jaminan Sosial dan data keuangan perusahaan.

Apa itu siklus akuntansi?

Siklus akuntansi adalah serangkaian langkah yang digunakan oleh departemen akuntansi untuk mendokumentasikan dan melaporkan transaksi keuangan perusahaan. Siklus ini mengikuti transaksi keuangan mulai dari saat terjadinya hingga bagaimana transaksi tersebut memengaruhi dokumen keuangan. Siklus akuntansi terjadi setiap periode akuntansi atau periode pelaporan dimana dokumen keuangan disiapkan.

Langkah terakhir—proses penutupan—dapat terjadi sebagai “soft close” sepanjang tahun fiskal, tetapi “hard close” hanya terjadi pada akhir tahun fiskal.

“Penutupan lunak” menutup buku besar untuk periode akuntansi tersebut sehingga entri jurnal baru tidak dapat dipesan. Hal ini terjadi agar dokumen keuangan dapat disiapkan untuk periode tersebut tanpa mengubah saldo akun.

Proses hard close memindahkan transaksi dari akun temporer—akun-akun pada laporan laba rugi—ke akun permanen, yang merupakan akun-akun di neraca. Proses ini penting karena menjamin presisi dan akurasi sepanjang tahun fiskal perusahaan.

Delapan langkah siklus akuntansi

Siklus akuntansi terdiri dari delapan langkah yang harus diikuti akuntan untuk mencatat transaksi dan memeriksa keakuratan data. Langkah satu sampai tujuh terjadi setiap periode akuntansi — terlepas dari panjangnya — sementara langkah delapan hanya terjadi pada akhir tahun fiskal:

Analisis transaksi

Langkah pertama dalam siklus akuntansi adalah menganalisis peristiwa untuk menentukan apakah itu “transaksi” dan apa dampaknya. Transaksi mencakup setiap pembelian perusahaan yang dilakukan, hutang yang dibayarkan, hutang yang diperoleh atau pendapatan yang diperoleh dari penjualan. Peristiwa yang tidak dianggap sebagai transaksi termasuk pembuatan pesanan pembelian dan penandatanganan kontrak. Transaksi adalah titik awal dari mana sisa siklus akuntansi akan mengikuti.

Contoh: Sebuah perusahaan menerima $300 dalam penjualan produk perangkat lunak mereka. Ini adalah titik awal dari siklus akuntansi untuk transaksi ini.

Catat entri jurnal

Langkah selanjutnya dalam siklus akuntansi adalah mencatat transaksi keuangan ini sebagai entri jurnal. Ini harus dilakukan dengan mengikuti urutan kronologis. Anda perlu memahami dampak transaksi—dari langkah pertama—untuk membuat entri jurnal.

Entri jurnal memiliki debit dan kredit yang berhubungan dengan bagaimana transaksi mempengaruhi akun yang berbeda. Apakah akun didebit atau dikredit ditentukan oleh bagaimana saldo akun itu dilacak.

Misalnya, akun kas dan piutang memiliki saldo debet—ditambah dengan debet, menurun dengan kredit—dan akun pendapatan memiliki saldo kredit—ditambah dengan kredit, berkurang dengan debet. Orang yang memasukkan data transaksi ke dalam jurnal harus memastikan bahwa debit dan kredit seimbang.

Contoh: Transaksi $300 dimasukkan berdasarkan tanggal terjadinya untuk menyelaraskan dengan urutan kronologis entri transaksi lainnya. Penjualan tunai $300 akan melibatkan Debit $300 ke Kas dan Kredit $300 ke Pendapatan Penjualan.

Posting entri ke buku besar

Akun buku besar adalah kumpulan semua entri jurnal yang mendebit atau mengkredit akun itu. Buku besar adalah kumpulan induk dari semua akun buku besar. Buku besar mencatat seluruh aktivitas keuangan perusahaan. Saat Anda memposting ke buku besar, Anda mencatat ringkasan aktivitas untuk setiap akun buku besar.

Contoh: Jika transaksi hari ini mencakup penjualan tunai sebesar $300, penjualan tunai sebesar $200, dan pengembalian uang tunai sebesar $100, maka ringkasan transaksi Tunai akan menjadi debit sebesar $400. Perusahaan berbeda dalam cara melacak pengembalian dana, tetapi mari kita asumsikan bahwa transaksi Pendapatan Penjualan yang diringkas akan menjadi kredit sebesar $500 dengan ringkasan debit sebesar $100 yang dicatat dalam Retur dan Potongan Penjualan—sebuah “akun kontra”, yang berarti mengimbangi pendapatan reguler akun dan memiliki saldo debit.

Siapkan neraca saldo yang belum disesuaikan

Pada akhir setiap periode akuntansi, departemen akuntansi perusahaan harus memasukkan data dari akun buku besar ke dalam neraca saldo. Neraca saldo ini juga disebut “saldo percobaan yang belum disesuaikan” karena dibuat sebelum entri yang disesuaikan—langkah enam—dimasukkan.

Neraca saldo yang belum disesuaikan disiapkan sehingga akuntan dapat menangkap kesalahan yang mungkin terjadi selama tahap awal siklus akuntansi. Neraca percobaan dianggap berhasil jika saldo akun debet sama dengan saldo akun kredit. Bahkan jika neraca saldo yang belum disesuaikan seimbang, Anda harus melakukan langkah kelima karena kesalahan lain mungkin telah terjadi.

Contoh: Untuk menyederhanakannya, mari kita siapkan neraca percobaan untuk satu hari dengan mengabaikan Harga Pokok Penjualan. Untuk menyiapkan neraca saldo, Anda perlu mengumpulkan data dari semua akun buku besar. Katakanlah perusahaan juga memiliki penjualan kredit $700—debit $700 ke Piutang Usaha dan kredit $700 ke Pendapatan Penjualan—dan membeli persediaan $200 secara kredit dari vendor—kredit $200 ke Hutang Usaha dan debit $200 ke Inventaris.

Dengan mempertimbangkan informasi dari sebelumnya, Anda memiliki saldo debit $400 (Tunai), $700 (Piutang Usaha), $200 (Persediaan) dan $100 (Pengembalian dan Tunjangan Penjualan). Anda memiliki saldo kredit $1.200 (Pendapatan Penjualan) dan $200 (Utang Usaha). Ini memberi Anda total debit $1.400 dan total kredit $1.400. Neraca saldo nyata akan melibatkan banyak akun.

Periksa keakuratan lembar kerja

Langkah ini diperlukan ketika debit dan kredit neraca saldo tidak sama. Data transaksi yang dimasukkan ke dalam entri jurnal masa lalu harus ditinjau untuk menemukan kesalahannya. Kesalahan lain mungkin termasuk memposting ke akun yang salah. Untuk kesalahan ini, debit dan kredit akan sama, tetapi akuntan akan melihat aktivitas atau saldo akun yang tidak biasa. Untuk memperbaiki kesalahan ini, Anda harus memasukkan entri jurnal untuk membalikkan entri yang salah dan memasukkan yang benar.

Contoh: Jika akuntan melakukan neraca percobaan dan menemukan bahwa ada $900 di debet dan $1,200 di kredit, mereka harus melalui entri jurnal sebelumnya untuk mengidentifikasi jumlah $300 yang hilang. Sebagian besar perangkat lunak akuntansi tidak mengizinkan entri jurnal yang tidak seimbang untuk diposting; namun, untuk menemukan jenis kesalahan ini secara manual, Anda dapat melihat entri satu per satu atau membandingkan akun yang sesuai—seperti Piutang Usaha dan Pendapatan Penjualan—untuk mencoba menemukan kesalahan yang jelas.

Catat entri penyesuaian

Langkah ini membutuhkan penggunaan prinsip pencocokan untuk mengatur transaksi perusahaan ke dalam periode akuntansi yang sesuai. Penyesuaian dikelompokkan menjadi Penangguhan dan Akrual. Menggunakan prinsip pencocokan, akuntan dapat memeriksa penangguhan dan akrual untuk menentukan apakah mereka akan diperhitungkan dalam pendapatan total perusahaan atau pendapatan diterima dimuka untuk periode fiskal. Penangguhan umum adalah biaya dibayar di muka—misalnya, sewa—dan akrual umum adalah biaya terutang seperti gaji dan upah.

Contoh: Pada bulan Januari, perusahaan membayar sewa sebesar $12.000 sepanjang tahun ($1.000 per bulan). Entri jurnal asli adalah debet $12.000 ke Beban Sewa dan kredit $12.000 ke Kas. Pada akhir periode akuntansi (dalam hal ini, satu bulan), jurnal penyesuaian akan menjadi debet $11.000 ke Sewa Prabayar dan kredit $11.000 ke Beban Sewa. Ini mencerminkan bahwa hanya $1.000 sewa yang benar-benar digunakan pada bulan Januari. Untuk sebelas periode akuntansi yang tersisa, ayat jurnal penyesuaian adalah debet $1.000 ke Beban Sewa dan kredit $1.000 ke Sewa Prabayar.

Akuntan juga dapat melakukan dua entri jurnal pada bulan Januari: (1) debit $12.000 ke Sewa Prabayar dan kredit $12.000 ke Beban Sewa, dan (2) debit $1.000 ke Beban Sewa dan kredit $1.000 ke Sewa Prabayar. Entri #1 memperbaiki entri yang salah sementara Entri #2 mencatat transaksi yang benar. Secara teknis, selama efek bersihnya adalah, pada tanggal 31 Januari, $11.000 dalam Sewa Prabayar dan hanya $1.000 dalam Beban Sewa, maka metode mana pun boleh.

Mengatur laporan keuangan

Setelah semua entri penyesuaian selesai dan Anda memastikan debit dan kredit masih seimbang, maka Anda dapat menyiapkan Neraca Saldo yang Disesuaikan serta laporan keuangan. Laporan keuangan disusun dalam urutan ini: Laporan Laba Rugi, Laporan Laba Ditahan, Neraca dan Laporan Arus Kas.

Setelah Neraca Saldo yang Disesuaikan diselesaikan, saldo untuk setiap akun dilaporkan pada Laporan Laba Rugi, Laporan Laba Ditahan atau Neraca. Tidak ada akun individu dari Neraca Saldo yang Disesuaikan akan berada di lebih dari satu ini. Neraca Saldo yang Disesuaikan memang mencantumkan saldo awal untuk Laba Ditahan, tetapi angka spesifik ini hanya muncul di awal Laporan Laba Ditahan dan tidak langsung di Neraca.

Urutan penyusunan dokumen keuangan penting karena laba bersih dari Laporan Laba Rugi akan digunakan untuk menyusun Laporan Laba Ditahan, dan saldo akhir pada Laporan Laba Ditahan akan digunakan untuk menyusun Neraca. Laporan Arus Kas disusun terakhir karena menggunakan informasi dari tiga laporan pertama.

Contoh: Katakanlah laporan laba rugi Anda menunjukkan Total Pendapatan sebesar $1000 dan Total Pengeluaran sebesar $500. Pendapatan Bersih Anda adalah Pendapatan Total – Total Pengeluaran = $500. $500 ini dipindahkan ke Laba Ditahan pada akhir tahun fiskal selama proses penutupan.

Katakanlah saldo Laba Ditahan awal Anda adalah $200. Neraca Percobaan yang Disesuaikan akan mencantumkan saldo $200 ini untuk Laba Ditahan. Untuk Laporan Laba Ditahan, Anda mulai dengan $200. Anda menambahkan $500 dari pendapatan bersih. Dengan asumsi perusahaan tidak membayar dividen, saldo akhir untuk Laba Ditahan adalah $700.

Saldo akhir untuk laba ditahan kemudian digunakan untuk menyusun Neraca. Ini akan muncul di bawah bagian Ekuitas.

Laporan Arus Kas mengambil informasi dari laporan lain untuk mengkarakterisasi arus kas sebagai “arus masuk” atau “arus keluar”. Aliran ini kemudian dikategorikan sebagai Operasi, Investasi, atau Pembiayaan.

Tutup akun sementara

Tahap terakhir dari siklus akuntansi adalah penutupan akun sementara. Akun-akun yang muncul di Laporan Laba Rugi adalah akun-akun sementara yang ditutup—juga disebut sebagai “zeroed out”—pada akhir tahun fiskal. Saldo dari akun ini dipindahkan ke akun permanen di Neraca. Tujuan utama dari zeroing out akun laporan laba rugi adalah untuk memungkinkan pendapatan dan pengeluaran dilacak lagi setiap tahun fiskal.

Selama tahun fiskal, Anda juga dapat melakukan “soft close”. Jika Anda menyiapkan laporan keuangan setiap bulan, maka buku Februari akan ditutup selama awal Maret, yang akan mencegah entri jurnal baru dimasukkan dengan tanggal posting Februari. Jika Anda menyiapkan laporan keuangan setiap tiga bulan, maka Anda dapat membuka pembukuan selama tiga bulan sekaligus. Soft close tidak menutup buku secara permanen, sehingga entri masih dapat dimasukkan setelah ditutup dengan persetujuan manajemen. Akun sementara tidak di-zero-kan untuk soft close.

Contoh: Pada akhir tahun fiskal, akuntan akan mendebet total semua akun pendapatan dengan kredit yang sesuai ke Laba Ditahan. Akuntan juga akan mengkredit total semua akun pengeluaran dengan debit yang sesuai ke Laba Ditahan. Efek bersih terhadap Laba Ditahan harus sama dengan laba bersih—peningkatan keseluruhan pada Laba Ditahan—atau rugi bersih—penurunan keseluruhan pada Laba Ditahan—untuk tahun fiskal. Anda dapat memeriksa keakuratan entri jurnal Anda dengan membandingkan angka-angkanya dengan laporan keuangan yang Anda siapkan pada langkah tujuh.

Bagaimana siklus akuntansi berbeda dari siklus anggaran?

Siklus akuntansi dan siklus anggaran berbeda dalam waktu dan fokusnya. Siklus akuntansi mencatat dan melaporkan transaksi perusahaan masa lalu, sedangkan siklus anggaran menganalisis arah dan aspirasi perusahaan untuk memproyeksikan transaksi masa depan.

Cara lain untuk membedakan antara istilah-istilah ini adalah dengan mempertimbangkan siklus akuntansi sebagai bagian dari proses yang memungkinkan perusahaan untuk berbagi dokumen keuangannya dengan pemangku kepentingan eksternal, sedangkan siklus anggaran adalah bagian dari proses yang digunakan secara internal di antara pejabat perusahaan untuk menentukan biaya yang terkait. dengan kegiatan perusahaan di masa depan.

Waktu siklus akuntansi

Satu siklus akuntansi terjadi setiap periode akuntansi. Periode akuntansi didefinisikan sebagai periode waktu dimana dokumen keuangan disiapkan. Ini bisa bulanan, triwulanan atau tahunan tergantung pada kebutuhan perusahaan. Tahun fiskal adalah tahun pelaporan pajak perusahaan, yang dapat berupa tahun kalender atau periode 12 bulan. Jika periode akuntansi adalah satu tahun, maka itu juga bisa disebut “tahun fiskal.”

Misalnya, pemerintah menggunakan tahun anggaran 1 Oktober sampai dengan 30 September. Untuk pemerintah, Tahun Anggaran 21 (biasanya dilambangkan dengan TA21) berlangsung dari 1 Oktober 2020 sampai dengan 30 September 2021. Jika pemerintah menggunakan periode akuntansi bulanan, maka Periode 1 FY21 adalah Oktober 2020. Periode 4 FY21 adalah Januari 2021. Jika periode akuntansi triwulanan, Q1 FY21 akan mencakup 1 Oktober 2020 hingga 31 Desember 2020. Q4 FY21 akan mencakup 1 Juli 2021 hingga 30 September 2021.

Perusahaan dapat menggunakan lebih dari satu periode akuntansi, tetapi penting untuk diingat bahwa periode akuntansi adalah pelaporan transaksi untuk periode waktu tersebut saja. Misalnya, SEC mengharuskan perusahaan publik untuk mengajukan laporan keuangan setiap tiga bulan, sehingga perusahaan-perusahaan ini akan memiliki periode akuntansi triwulanan untuk memenuhi persyaratan ini. Perusahaan juga harus mengajukan formulir pajak tahunan ke IRS, sehingga perusahaan ini akan memiliki periode akuntansi tahunan untuk memenuhi persyaratan ini.