Perusahaan biasanya mengelompokkan proses internal ke dalam beberapa area fungsional atau departemen. Mereka termasuk:

• Pengadaan
• Pengembangan produk
• Produksi
• Logistik
• Akuntansi dan Keuangan
• Sumber daya manusia
• Informasi dan teknologi
• Pemasaran
• Pelayanan pelanggan

Di setiap area fungsional, manajer secara aktif memeriksa proses untuk mengidentifikasi dan menghilangkan potensi inefisiensi dan kemacetan. Hal ini bertujuan agar proses bisnis menjadi lebih efektif dan efisien. Dan, itu dapat melibatkan:

• Perbaiki kelemahan sistem produksi untuk menghindari kegagalan sistem
• Kurangi waktu untuk melakukan pekerjaan dan tugas
• Kurangi biaya dan konsumsi sumber daya
• Tingkatkan kualitas keluaran
• Meningkatkan kepuasan pelanggan dan karyawan

Mengapa proses bisnis penting?

Proses bisnis mencerminkan seberapa efisien dan efektif operasi dalam bisnis. Itu pada akhirnya menjelaskan betapa superiornya perusahaan itu.

Proses bisnis yang unggul dapat menjadi kapabilitas yang berharga untuk mendukung keunggulan bersaing. Misalnya, proses yang terdefinisi dengan baik dan efektif memungkinkan perusahaan mengirimkan produk tepat waktu. Itu juga dapat menghilangkan biaya atau aktivitas yang tidak perlu. Dan, akhirnya, membuat proses bisnis menjadi efektif dan efisien di sepanjang rantai nilai, memungkinkan perusahaan untuk menciptakan nilai yang unggul.

Apa perbedaan antara proses bisnis, prosedur, dan fungsi?

Seperti yang didefinisikan di atas, proses bisnis adalah serangkaian tindakan atau pekerjaan untuk mencapai hasil yang diinginkan. Sedangkan prosedur bisnis adalah cara yang ditetapkan untuk menjalankan suatu proses, biasanya didokumentasikan. Prosedur merinci siapa yang melakukan dan apa yang harus dilakukan di setiap bagian proses.

Sedangkan fungsi bisnis adalah unit organisasi dalam suatu bisnis untuk menjalankan operasi bisnis. Di dalamnya dapat melibatkan beberapa proses dan prosedur bisnis.

Ambil contoh layanan pengaduan pelanggan dalam fungsi pemasaran. Ini dapat melibatkan beberapa proses seperti membangun dan memverifikasi keluhan, mengidentifikasi solusi dan memberikan solusi untuk menyelesaikan keluhan. Siapa yang melakukan dan apa yang harus dilakukan ketika menangani keluhan pelanggan; itu semua didokumentasikan dalam prosedur bisnis.

Apa saja contoh proses bisnis?

Proses bisnis dapat bervariasi antar perusahaan. Itu tergantung pada sifat bisnis mereka. Beberapa dapat dikategorikan ke dalam tiga kelompok berikut:

Proses operasional. Hal ini berkaitan dengan kegiatan inti perusahaan. Misalnya, ini dapat mencakup logistik, produksi, pemasaran, dan layanan pelanggan untuk produsen.

Proses dukungan. Ini mencakup proses dalam kegiatan dukungan bisnis inti. Ini dapat mencakup area fungsional seperti sumber daya manusia, akuntansi, hukum, dan teknologi informasi.

Proses manajemen. Hal ini berkaitan dengan fungsi manajemen, termasuk kegiatan pengukuran, pemantauan, dan pengendalian. Contohnya adalah proses yang terlibat dalam perencanaan strategis, tata kelola, dan penganggaran.

Kemudian, kategori di atas dapat mencakup banyak kegiatan di bidang fungsional. Misalnya, dalam produksi, dapat melibatkan proses seperti penanganan bahan mentah, mengubah input menjadi output dalam sistem manufaktur, memeriksa kualitas output, dan memelihara mesin produksi.

Berikut ini adalah contoh proses bisnis di empat area fungsional lainnya:

Keuangan: manajemen risiko, kontrol keuangan, penagihan, penanganan faktur, pemantauan anggaran, dan pembukuan keuangan.

Pemasaran: pengembangan periklanan, pengiriman produk, pengembangan produk, dan riset pemasaran.

Sumber daya manusia: rekrutmen, pelatihan, pengembangan, dan pemantauan kinerja staf.

Logistik: perencanaan, pengorganisasian, dan penanganan barang (input atau output) dan informasi terkait selama pengiriman dan gudang.

Bagaimana perusahaan mengelola proses dalam organisasi?

Manajemen proses bisnis (BPM) adalah pendekatan sistematis untuk menangani proses bisnis dalam sebuah perusahaan. Hal ini bertujuan agar proses berjalan dengan lancar. Dengan demikian, pada akhirnya mendukung strategi yang ditetapkan dan membantu bisnis mencapai tujuannya.

BPM melibatkan penemuan, pemodelan, analisis, pengukuran, peningkatan, dan pengoptimalan proses di mana bisnis beroperasi. Biasanya, perusahaan menggunakan perangkat lunak untuk memantau dan mengontrol proses bisnis otomatis dan non-otomatis. Ini melibatkan langkah-langkah seperti:

• Desain dan pemodelan
• Eksekusi
• Pemantauan
• Optimasi
• Rekayasa ulang

Desain dan pemodelan

Langkah ini memetakan alur kerja dan proses dalam bisnis. Ini menjelaskan tugas atau pekerjaan, termasuk prosedur operasi standar, perjanjian tingkat layanan, dan mekanisme serah terima tugas.

Pemodelan membutuhkan analisis dan representasi nyata untuk memahami dan menggambarkan proses, termasuk awal dan akhir yang jelas, hasil yang diinginkan dalam setiap proses, dan urutan tindakan dan pekerjaan yang dilakukan. Selain itu, model penting untuk menentukan bagaimana proses dapat beroperasi dalam keadaan yang berbeda.

Eksekusi

Tahap ini adalah tentang menjalankan proses yang didefinisikan atau dimodelkan. Ini dapat melibatkan tugas manual dan otomatis. Proses manual dilakukan oleh staf, sedangkan proses otomatis digerakkan oleh perangkat lunak.

Misalnya, dalam menangani pesanan pelanggan di pengecer online, perangkat lunak meminta pembayaran dan meminta alamat pengiriman secara otomatis ke pelanggan sebelum pesanan diproses. Ketika uang telah masuk, sistem memberi tahu staf. Kemudian, staf mengemas dan mengirimkan barang tersebut ke alamat pelanggan.

Pemantauan

Pemantauan mencakup pelacakan setiap bagian dari proses. Jadi, kondisi sebenarnya bisa dipantau. Biasanya, ini dibantu oleh statistik kinerja yang telah ditentukan sebelumnya.

Ambil contoh proses penanganan pesanan pelanggan. Pemantauan memungkinkan untuk melihat kapan pesanan diterima oleh bisnis, berapa lama waktu yang dibutuhkan, siapa yang menanganinya, kapan harus dikirim, dan kapan seharusnya sampai ke pelanggan.

Pemantauan tersebut memungkinkan bisnis untuk mengidentifikasi dan memperbaiki kemungkinan masalah dalam setiap proses. Selain itu, pemantauan juga penting untuk menemukan potensi penghematan biaya atau meningkatkan efektivitas proses.

Optimasi

Optimasi melibatkan identifikasi masalah potensial atau aktual dalam proses dan kemudian memperbaikinya. Misalnya, dalam kasus di atas, pelanggan mungkin tidak menerima barang tepat waktu karena masalah dalam prosedur internal untuk menangani pesanan.

Optimasi memeriksa masalah atau kemacetan tersebut. Kemudian, tim mendefinisikan perbaikan dan mengimplementasikannya dalam desain proses. Jadi, masalah yang sama tidak muncul di kemudian hari.

Pengoptimalan bukan hanya tentang kemacetan dalam prosesnya. Tapi, itu juga bisa melibatkan mencari cara atau solusi untuk membuat proses lebih efisien dan efektif dari sebelumnya.

Rekayasa ulang

Ini biasanya melibatkan mendesain ulang seluruh siklus proses alih-alih perbaikan kecil di beberapa bagian. Proses bisnis mungkin menjadi terlalu rumit dan tidak praktis karena, misalnya, pesanan pelanggan telah meningkat secara dramatis. Hal tersebut membuat proses yang ada menjadi tidak efektif dan tidak efisien dalam mengelola pesanan.

Misalnya, sebelumnya, perusahaan mungkin membagi tim atau fungsi berdasarkan kelompok pelanggan. Setiap tim melakukan seluruh proses, mulai dari menangani pesanan hingga memantau pesanan hingga mencapai pelanggan. Manajemen mungkin merasa tidak efektif dan efisien.

Kemudian, komite pengarah perusahaan mengusulkan untuk merekayasa ulang. Alih-alih setiap tim menangani seluruh pekerjaan, desain proses baru membagi setiap proses menjadi beberapa area kerja. Setiap tim di setiap area menangani tugas dan pekerjaan yang sama. Itu membuat mereka lebih terspesialisasi dan lebih terampil.

Fungsi inti mengacu pada kegiatan yang menghasilkan pendapatan, misalnya, produksi barang atau jasa akhir. Fungsi-fungsi ini biasanya merupakan kegiatan utama perusahaan. Namun, mereka juga dapat mencakup kegiatan lain jika perusahaan menganggapnya sebagai bagian dari fungsi intinya.

Fungsi pendukung mengacu pada kegiatan dalam organisasi untuk memfasilitasi fungsi inti. Mereka tidak menghasilkan output untuk menjual atau menghasilkan pendapatan, melainkan mereka menyediakan layanan dukungan untuk fungsi inti.

Pentingnya fungsi bisnis

Mengatur dan mengelola fungsi bisnis Anda sangat penting karena mereka saling terkait dan bergantung satu sama lain. Perusahaan Anda membagi tugas dan pekerjaan menjadi beberapa fungsi atau departemen untuk memungkinkan efektivitas dan efisiensi organisasi. Setiap fungsi memainkan peran penting bagi yang lain. Jika salah satu fungsi tidak ada atau tidak berfungsi dengan baik, operasi tidak dapat berjalan atau terganggu.

Semua keputusan bisnis yang diambil di masing-masing departemen harus bersinergi dan mempertimbangkan bagian lain. Untuk itu diperlukan komunikasi yang baik, kerjasama, dan hubungan yang erat antar masing-masing fungsi. Dengan begitu, setiap departemen saling mendukung untuk mencapai tujuan organisasi, tidak hanya mementingkan tujuan mereka sendiri.

Mari kita ambil contoh mengapa keputusan di satu departemen bergantung pada departemen lain. Misalnya, fungsi operasi memerlukan informasi dari departemen pemasaran tentang spesifikasi produk dan berapa banyak yang harus diproduksi. Demikian juga, fungsi pemasaran tidak menjual produk tanpa fungsi operasi.

Ketika spesifikasi produk yang diminta pasar masuk ke bagian produksi, tim kemudian memikirkan bagaimana cara berproduksi secara efisien. Misalnya, apakah mereka perlu membeli mesin baru atau mengandalkan fasilitas produksi yang ada? Jika perlu membeli mesin baru, departemen produksi kemudian menyusun anggaran untuk diajukan ke departemen keuangan.

Bagian keuangan kemudian mempertimbangkan apakah anggaran yang tersedia saat ini sudah mencukupi. Jika dirasa masih kurang, tim memikirkan pembiayaannya, apakah perusahaan perlu menambah modal, misalnya dengan menerbitkan utang atau ekuitas.

Keputusan untuk mengalokasikan uang oleh bagian keuangan tidak hanya untuk departemen produksi tetapi juga untuk fungsi bisnis lainnya, baik itu pemasaran dan sumber daya manusia. Misalnya, departemen pemasaran membutuhkan dana untuk mempromosikan produk, atau departemen sumber daya manusia membutuhkannya untuk merekrut pekerja baru.

Kemudian, untuk menjalankan setiap fungsi dengan sukses, perusahaan Anda membutuhkan individu yang terampil dan produktif. Dalam hal ini, manajemen sumber daya manusia menjadi yang terdepan. Fungsi ini merekrut pekerja, memberikan pelatihan dan pengembangan, menetapkan kompensasi, dan memotivasi mereka untuk memberikan yang terbaik bagi perusahaan Anda.

Jenis fungsi bisnis

Empat fungsi bisnis utama dalam sebuah perusahaan adalah:

• Operasi
• Sumber daya manusia
• Pemasaran
• Keuangan dan akuntansi

Operasi

Fungsi operasi kadang-kadang disebut fungsi produksi. Anda mungkin akrab dengan istilah departemen produksi juga. Sesuai dengan namanya, fungsi ini bertanggung jawab atas kegiatan memproduksi barang atau memberikan jasa, antara lain:

• Mengubah input seperti bahan mentah dan komponen menjadi output
• Memastikan sumber daya yang memadai tersedia untuk produksi
• Mempertahankan tingkat produksi dan kualitas output
• Mencapai tingkat efisiensi yang tinggi
• Memberikan pelayanan yang baik dan konsisten jika bisnisnya adalah perusahaan jasa.

Sumber daya manusia

Departemen ini bertanggung jawab untuk mengelola karyawan di dalam perusahaan, antara lain:

• Mengidentifikasi kebutuhan tenaga kerja di perusahaan Anda.
• Merekrut dan menyeleksi karyawan dengan kualifikasi yang tepat untuk perusahaan Anda.
• Melatih dan mengembangkan karyawan untuk mendorong mereka menjadi lebih produktif.
• Mengembangkan dan merancang sistem kompensasi, kontrak kerja, dan menetapkan gaji untuk setiap posisi
• Menetapkan sistem penghargaan dan insentif untuk memotivasi karyawan.
• Penanganan pemutusan hubungan kerja atau pemecatan.
• Mengelola hubungan industrial.
• Mengelola strategi outsourcing sumber daya manusia.

Pemasaran

Departemen pemasaran bertanggung jawab atas kegiatan pemasaran, riset pasar, penjualan, dan layanan purna jual. Tim mengidentifikasi kebutuhan dan keinginan pelanggan dan mengembangkan bauran pemasaran yang tepat untuk memuaskan mereka.

Secara umum, departemen pemasaran menangani aspek-aspek seperti:

• Riset pasar
• Pengembangan produk
• Harga
• Periklanan
• Distribusi
• Pelayanan pelanggan
• Kemasan
• Pengelolaan hubungan pelanggan

Pemasaran memperoleh informasi penting melalui riset pasar untuk mengidentifikasi dan mengumpulkan informasi seperti kebutuhan konsumen, prospek pasar, dan persaingan pasar. Hal ini kemudian dijadikan acuan untuk menyusun rencana pemasaran dan strategi bersaing.

Dari mengidentifikasi konsumen di pasar, tim pemasaran kemudian melakukan segmentasi pasar dan memilih segmen yang paling tepat untuk ditindaklanjuti. Mereka kemudian mengembangkan produk, menetapkan harga, mempromosikan produk dan mendistribusikannya kepada pelanggan.

Keputusan lain yang harus diambil adalah tentang layanan pelanggan dan manajemen hubungan pelanggan. Jadi, perusahaan Anda dapat menawarkan nilai kepada pelanggan, membuat mereka setia pada produk Anda.

Akuntansi dan Keuangan

Departemen akuntansi dan keuangan berurusan dengan pengelolaan uang di dalam perusahaan, termasuk memantau uang yang masuk dan keluar dari bisnis. Secara khusus, fungsi keuangan bertugas:

• Mengelola transaksi keuangan perusahaan dan catatannya, seperti pembayaran gaji dan kepada pemasok.
• Menyiapkan anggaran dan mengalokasikan biaya untuk fungsi bisnis lainnya.
• Mengungkapkan informasi keuangan kepada pengguna eksternal seperti kreditur, investor, dan pemerintah dengan menerbitkan laporan keuangan (wajib bagi emiten).
• Memberikan informasi keuangan kepada manajemen dan departemen lain untuk pengambilan keputusan.
• Berurusan dengan kepatuhan terhadap persyaratan hukum seperti pajak.
• Mengontrol keuangan perusahaan untuk menghindari kesalahan, kecurangan dan memastikan kepatuhan terhadap prosedur, kebijakan, dan peraturan.

Menghimpun dana dan mengelolanya, seperti untuk penganggaran modal dan pengelolaan modal kerja.