Untuk karyawan baru, bagian personalia adalah titik kontak pertama mereka. Mereka merekrut karyawan baru, memperkenalkan karyawan baru ke tim mereka, dan membantu dokumen awal. Personalia juga mengelola permintaan karyawan ad hoc, seperti mengajukan cuti panjang. Selanjutnya, personalia melatih karyawan tentang kebijakan perusahaan untuk membuat mereka sadar akan manfaat yang tersedia bagi mereka dan jenis perilaku yang diharapkan di tempat kerja.

Dalam artikel ini, kami telah menguraikan berbagai cara di mana bagian personalia dapat membantu karyawan. Kami juga telah mencantumkan praktik terbaik yang harus diikuti karyawan saat menghubungi bagian personalia.

Apa itu personalia?

Personalia yang juga dikenal sebagai kantor SDM, adalah unit bisnis yang mengawasi fungsi terkait ketenagakerjaan, seperti rekrutmen, penggajian, manajemen kompensasi, orientasi, manajemen kinerja, dan keluar. Kantor SDM membantu bisnis memastikan kepatuhan terhadap undang-undang dan peraturan ketenagakerjaan yang harus mereka ikuti.

Mengapa bagian personalia merupakan divisi yang cukup penting?

Seiring waktu, manajer personalia telah menjadi mitra strategis dalam membangun tenaga kerja yang produktif dan menurunkan tingkat pengurangan karyawan. Pada tahun 2019, sekitar 90% manajer personalia memiliki suara yang kuat dalam pengambilan keputusan strategis perusahaan mereka, naik dari 80% yang tercatat pada tahun 2018.

Sebagai hasil dari prestasi yang berkembang ini, bagian personalia telah menjadi pembawa kepentingan karyawan yang kuat. Manajer personalia sekarang memiliki suara yang lebih tinggi dalam membentuk kebijakan perusahaan yang mendukung kesejahteraan karyawan.

Apa yang dilakukan bagian personalia untuk karyawan?

Meskipun bagian personalia memiliki tugas utama dalam mengelola fungsi-fungsi seperti perekrutan dan penggajian, ia juga bertanggung jawab untuk menciptakan lingkungan kerja yang positif dan membantu karyawan saat dibutuhkan.

Di bagian ini, kami telah membuat daftar enam cara di mana bagian personalia membantu karyawan.

• Menciptakan lingkungan kerja yang positif
• Merancang dan merevisi kebijakan ketenagakerjaan
• Melakukan sesi induksi
• Menyelenggarakan program pelatihan pembelajaran dan pengembangan
• Menangani permintaan di luar kapasitas manajer
• Membantu karyawan dalam keadaan darurat pribadi

Menciptakan lingkungan kerja yang positif

Salah satu peran utama bagian personalia adalah menjadikan tempat kerja optimal bagi produktivitas karyawan. Lingkungan kerja yang positif memberi karyawan kepercayaan diri untuk berbicara tentang masalah yang membuat mereka kesal. Tercantum di bawah ini adalah tiga cara utama di mana bagian personalia menciptakan budaya tempat kerja yang positif.

Mempertahankan keragaman di seluruh organisasi: Tempat kerja modern memiliki karyawan dari berbagai agama, ras, kemampuan fisik, dan jenis kelamin yang bekerja bersama. Dalam pengaturan seperti itu, perlakuan yang adil dan setara terhadap semua karyawan tidak hanya penting tetapi juga kewajiban hukum bagi perusahaan. Departemen SDM merancang program kepekaan, membuat kode etik, memoderasi dialog karyawan-majikan, dan memantau data karyawan (proyek, promosi, dll.) untuk memastikan bahwa semua karyawan diperlakukan sama.

Melindungi pelapor: Pelanggaran dan penipuan di tempat kerja sering kali tidak dilaporkan karena korban atau pelapor merasa terintimidasi atau takut akan pembalasan. Dalam kasus ini, bagian personalia berfungsi sebagai orang kepercayaan yang dapat diandalkan. Karyawan dapat melaporkan masalah mereka tanpa mengungkapkan identitas mereka. Dengan demikian, mereka dilindungi dari risiko kehilangan pekerjaan atau menjadi korban karena membuat pengungkapan apa pun.

Melakukan survei karyawan: Survei karyawan memungkinkan manajer personalia menilai tingkat kepuasan dan harapan karyawan. Survei ini membantu personalia mengumpulkan wawasan tentang hal-hal yang penting bagi karyawan—pain point, harapan, dan area peningkatan. Mereka juga membantu manajer mengukur kinerja proses yang ada dan mengukur dampak kebijakan baru.

Merancang dan merevisi kebijakan ketenagakerjaan

Peran penting lainnya dari personalia adalah membingkai kebijakan terkait karyawan. Kebijakan personalia melakukan hal yang lebih dari sekadar membantu bisnis, tetapi juga mematuhi undang-undang ketenagakerjaan dan perburuhan. Mereka juga menyediakan kerangka kerja untuk menerapkan proses terkait pekerjaan, seperti bagaimana mengelola pelecehan di tempat kerja. Pedoman untuk membentuk kebijakan ini ditetapkan oleh undang-undang, manajemen tingkat atas, dan bagian personalia.

Berikut ini adalah kebijakan ketenagakerjaan utama yang berada di bawah lingkup kantor SDM:

• Kebijakan anti-pelecehan
• Kebijakan anti-diskriminasi
• Kebijakan waktu istirahat
• Kebijakan manfaat atau tunjangan
• Kebijakan pengaturan waktu kantor
• Kebijakan gaji karyawan
• Kebijakan perilaku karyawan
• Kebijakan keselamatan dan kesehatan karyawan

Bagian personalia juga merevisi kebijakan ini berdasarkan pembaruan peraturan. Misalnya, jika Departemen Tenaga Kerja mengubah jumlah cuti tahunan untuk karyawan, maka bagian personalia juga akan memperbarui kebijakan untuk memastikan kepatuhan.

Melakukan sesi induksi

Program orientasi yang dirancang dengan baik membuat karyawan baru merasa diterima. Bagian personalia akan mengatur dan melakukan sesi pengenalan ini. Mereka akan menginformasikan karyawan baru tentang nilai-nilai organisasi dan budaya kerja mereka. Ini juga membantu aktivitas orientasi, seperti dokumentasi, pengaturan kerja, dan pengenalan tim.

Menyelenggarakan program pelatihan pembelajaran dan pengembangan

Berdasarkan kebutuhan bisnis, karyawan mungkin diminta untuk meningkatkan keahlian atau pelatihan kembali sehingga mereka dapat memenuhi peran mereka secara lebih efisien. Personalia biasanya selalu menyelenggarakan program pembelajaran dan pengembangan untuk membantu karyawan memperoleh keterampilan baru dan mengasah keterampilan yang sudah ada. Program-program ini bisa bersifat wajib atau opsional—tidak hanya membekali karyawan dengan pengetahuan yang dibutuhkan untuk tampil dan berkembang dalam peran mereka, tetapi juga memajukan pertumbuhan profesional individu mereka.

Menangani permintaan di luar kapasitas manajer

Ada beberapa aktivitas di mana manajer tidak dapat secara langsung membantu anggota tim mereka, dan permintaan tersebut harus diarahkan melalui personalia. Misalnya, seorang karyawan yang ingin mengajukan permohonan penggantian biaya kuliah untuk melanjutkan pendidikan tinggi harus langsung menghubungi bagian personalia.

Bagian personalia akan menangani masalah tersebut dan menyarankan tindakan lanjutan. Misalnya, dalam kasus di atas, ia dapat mengomunikasikan permintaan karyawan yang bersangkutan kepada manajemen, meminta persetujuan, dan kemudian memberi tahu karyawan tentang proses yang harus diikuti dan dokumentasi yang diperlukan.

Penggantian biaya medis, posting pekerjaan internal, pendaftaran tunjangan, dan mengukur kinerja adalah beberapa permintaan serupa yang  dapat dibantu oleh bagian personalia.

Membantu karyawan dalam keadaan darurat pribadi

Kadang-kadang karyawan harus berurusan dengan keadaan darurat pribadi. Mereka mungkin menghadapi urgensi medis atau keluarga yang memerlukan cuti segera atau yang direncanakan, yang bahkan mungkin harus diperpanjang.

Selama keadaan darurat pribadi, bagian personalia adalah titik kontak yang tepat dan mereka sudah dilatih untuk menanggapi permintaan karyawan tersebut. Hal ini berarti mereka akan mengadakan diskusi dengan manajer terkait untuk meminta persetujuan. Berdasarkan parahnya situasi, ia bahkan merancang rencana kembali bekerja yang fleksibel.

Langkah selanjutnya: Praktik terbaik untuk mendekati bagian personalia

Sekarang setelah kita memahami bagaimana bagian personalia membantu karyawan, mari kita lihat praktik terbaik yang harus diikuti karyawan saat mendekati bagian personalia.

Jika ragu, karyawan harus mengacu pada kebijakan SDM: Jika masalah berada di luar lingkup tugas personalia, maka bagian personalia akan menolak intervensi langsung. Misalnya, jika manajemen kompensasi tidak ditangani oleh personalia, maka mereka tidak akan dapat membantu. Oleh karena itu, penting untuk memastikan ruang lingkup pekerjaan personalia sebelum meminta bantuan, dan cara yang baik untuk melakukannya adalah dengan mengacu pada kebijakan SDM.

Karyawan harus siap jika keputusan tidak menguntungkan mereka: Kepentingan departemen SDM harus selaras dengan kepentingan perusahaan. Misalnya, jika revisi gaji karyawan cenderung merugikan profitabilitas, manajer personalia tidak akan memproses permintaan tersebut. Dengan demikian, penting untuk dipahami bahwa interaksi dengan bagian personalia tidak selalu menghasilkan hasil yang menguntungkan bagi karyawan.

Untuk masalah kritis, karyawan HARUS menghubungi bagian personalia: Masalah kritis seperti pelecehan dan diskriminasi gender atau ras harus segera dilaporkan ke bagian personalia. Karyawan harus mendokumentasikan semua detail, mengumpulkan bukti dan saksi, dan kemudian mendekati bagian personalia secara langsung.

Jadi apa yang dilakukan HRD?

Ada perbedaan besar antara departemen sumber daya manusia yang sehat yang berkontribusi pada pertumbuhan organisasi dan HRD jauh yang ada di suatu tempat dekat arsip basement dan hanya muncul setahun sekali untuk pesta liburan perusahaan.

Berikut adalah deskripsi mendalam tentang apa yang dilakukan HRD (atau apa yang seharusnya mereka lakukan) untuk memenuhi kebutuhan karyawan. Untuk memastikan perusahaan Anda memiliki HRD yang luar biasa, pastikan departemen tersebut memenuhi saran yang kami berikan ini.

Apa itu HRD?

Dalam istilah yang paling sederhana, HRD (Sumber Daya Manusia) adalah kelompok yang bertanggung jawab untuk mengelola siklus hidup karyawan (yaitu, merekrut, mempekerjakan, orientasi, pelatihan, dan memecat karyawan) dan mengelola tunjangan karyawan.

Apa tugas HRD?

Tanyakan kepada setiap karyawan apa itu HRD, dan Anda akan mendapatkan jawaban yang berkaitan dengan aspek pekerjaan yang paling tidak nyaman: pelanggaran kerja, PHK, dan pemecatan. Tetapi kenyataannya adalah bahwa HRD ada untuk mendukung karyawan. Ini benar-benar sumber daya bagi manusia.

Berikut ini merupakan beberapa tugas HRD:

Merekrut kandidat

HRD perlu memahami kebutuhan organisasi dan memastikan kebutuhan tersebut terpenuhi saat merekrut untuk posisi baru. Ini tidak sesederhana hanya memasang iklan di situs lowongan kerja: Anda harus menganalisis pasar, berkonsultasi dengan pemangku kepentingan, dan mengelola anggaran.

Kemudian, begitu lowongan tersebut diiklankan, penelitian lebih lanjut perlu dilakukan untuk memastikan bahwa kandidat yang tepat tertarik dan ditampilkan ke pengguna. Perekrutan adalah usaha besar dan mahal, kandidat yang tepat dapat merevitalisasi seluruh organisasi, tetapi kandidat yang salah dapat mengacaukan operasi.

Rekrut karyawan yang tepat

Sumber daya manusia bertugas mengatur wawancara, mengoordinasikan upaya perekrutan, dan penerimaan karyawan baru. Mereka juga bertanggung jawab untuk memastikan semua dokumen yang terkait dengan perekrutan seseorang diisi dan memastikan bahwa semuanya, sejak hari pertama hingga setiap hari berikutnya berhasil dinavigasi.

Proses penggajian

Setiap kali gajian bagian HRD harus melakukan perhitungan pajak dan absensi setiap karyawan. Biaya perlu diganti (reimbursed) dan kenaikan gaji dan bonus perlu ditambahkan juga. Jika menurut Anda tugas melakukan perhitungan pajak hanya dilakukan setahun sekali, bayangkan bagaimana rasanya berada di HRD (yang melakukannya setiap bulan) dan memastikan bahwa biaya yang mereka potong dilakukan dengan benar setiap periode pembayaran.

Melakukan tindakan disiplin

Tanggung jawab inilah yang menjadi alasan mengapa HRD cenderung mendapatkan reputasi buruk. Ketika dinavigasi secara tidak tepat, tindakan disiplin dapat menyebabkan hilangnya karyawan yang berharga dan bahkan dapat mengakibatkan litigasi atau reputasi yang buruk. Namun bila ditangani dengan tepat, tindakan disipliner dapat berakibat pada keberhasilan seorang karyawan.

Misalnya, jika perusahaan mengetahui bahwa karyawan tertentu secara rutin terlambat dan terus terlambat bahkan setelah karyawan tersebut menerima beberapa peringatan, HR dapat turun tangan dan menyelidiki alasan keterlambatan tersebut. Ini merupakan kesempatan untuk memberikan manfaat kepada karyawan seperti konseling kepada karyawan atau menawarkan sumber daya tambahan untuk membantu karyawan belajar hadir tepat waktu. Alih-alih menanggung biaya pemecatan dan kemudian merekrut pengganti untuk karyawan tersebut, ini bisa menjadi kesempatan belajar yang dapat meningkatkan karir karyawan tersebut.

Di sisi lain, terkadang tindakan disiplin bukanlah jalan terbaik untuk dilakukan. HRD terbaik tahu kapan seorang karyawan tidak cocok untuk sebuah perusahaan dan akan lebih bahagia di tempat lain. Seringkali, demi kepentingan terbaik karyawan, mereka harus dilepaskan, walaupun hal tersebut sangat sulit untuk dilakukan. Semuanya bergantung kepada HRD untuk mengembangkan hubungan yang cukup kuat antara manajer dan karyawan dan untuk mengidentifikasi kekompakan dan kesehatan tim.

Memperbaharui kebijakan

Kebijakan perlu diperbaharui (atau setidaknya diperiksa) setiap tahun seiring perubahan organisasi. Merupakan tugas HRD untuk membuat pembaruan resmi terhadap kebijakan dan menyarankan perubahan kebijakan ketika kebijakan perusahaan tidak lagi sesuai untuk perusahaan atau karyawan. Terkadang kebijakan harus diperbarui sebagai reaksi terhadap suatu kejadian. HRD harus selalu dilibatkan dan diajak berkonsultasi mengenai keputusan ini.

Menjaga catatan karyawan

Catatan ini membantu pemberi kerja mengidentifikasi kesenjangan keterampilan untuk membantu proses perekrutan dan menganalisis data demografis serta mematuhi peraturan. Mereka juga berisi rincian pribadi dan kontak darurat untuk setiap karyawan.

Melakukan analisis manfaat

Tetap kompetitif merupakan hal yang sangat penting ketika mencoba menarik bakat terbaik. Kandidat yang menjanjikan dapat memilih perusahaan lain dengan gaji lebih rendah jika manfaatnya lebih menarik. HRD harus secara rutin menyelidiki perusahaan serupa untuk melihat apakah manfaatnya sesuai. Misalnya, organisasi Anda dapat mempertimbangkan untuk memasukkan asuransi hewan peliharaan dalam daftar manfaatnya (karena mari kita nyatakan: hewan peliharaan dapat memiliki pengaruh besar pada kebahagiaan karyawan Anda).

Bagaimana HRD mendukung karyawan?

Selain tujuh contoh di atas, yang sebagian besar merupakan tanggung jawab operasional, HRD menyediakan lebih sedikit fungsi kuantitatif: Ia ada untuk membantu karyawan berkembang.

Bagaimanapun, karyawan adalah aset terbesar bagi organisasi. Oleh karena itu, melindungi kesejahteraan mereka adalah tugas HRD yang paling penting. Berikut adalah empat cara HRD membantu mendukung kebutuhan emosional dan karir karyawan:

Memberikan pertumbuhan karir

Stagnasi merupakan hal yang buruk untuk bisnis, dan menjaga karyawan terbaik Anda tetap di perusahaan adalah hal yang cerdas. HRD dapat memberikan jalur karir untuk membantu membimbing setiap karyawan menuju masa depan yang panjang di dalam perusahaan. HRD kemudian dapat melakukan check-in secara berkala untuk memandu karyawan lebih lanjut dalam jalur karier mereka.

Menawarkan pendidikan berkelanjutan

Terkadang pertumbuhan karir yang disebutkan di atas membutuhkan pelatihan tambahan. Organisasi Anda dapat memberikan bantuan pendidikan, dan HRD dapat membantu menentukan kelas dan program pelatihan mana yang terbaik bagi seorang karyawan di jalur karir yang ditentukan. HRD juga dapat bekerja dengan manajer untuk memastikan bahwa jadwal kerja karyawan cukup fleksibel untuk memungkinkan karyawan menghadiri kelas.

Melatih dan pendukung manajer

Manajer tidak dilahirkan. Mereka diciptakan. HRD dapat membantu memberikan panduan manajemen kepada manajer, memastikan bahwa departemen dan tim sesehat dan sefungsional mungkin. Ini mungkin termasuk mengirim manajer secara berkala ke pelatihan dan retret formal.

Mendukung kesehatan dan kebugaran

Penting untuk diingat bahwa karyawan adalah manusia. Mereka akan membutuhkan bantuan untuk mengatasi penyakit mental, masalah kesehatan, hutang, kehamilan, adopsi, dan berbagai kejadian kehidupan lainnya. HRD dapat membantu mendukung karyawan melalui semua ini dan keadaan lainnya.

Kapan harus menghubungi HRD

HRD yang tidak pernah berinteraksi dengan karyawan berarti tidak melakukan tugasnya. Saat Anda mengembangkan prosedur orientasi, beri tahu karyawan baru tentang kapan harus menghubungi HRD dan sumber daya apa yang ditawarkan HRD. HRD harus secara teratur menjadwalkan wawancara satu lawan satu dengan karyawan untuk memeriksa kemajuan karir mereka, kenyamanan dalam peran mereka, dan masalah lain yang mungkin dialami karyawan.

Mempertimbangkan tanggung jawab ini, karyawan harus merasa nyaman ketika menghubungi HRD apabila mereka mengalami atau dalam situasi serupa:

• Ketika Anda (atau rekan kerja) mengalami pelecehan atau diskriminasi dari rekan kerja Anda, termasuk manajer Anda
• Ketika Anda memiliki pertanyaan tentang manfaat, termasuk asuransi kesehatan yang disediakan perusahaan, atau hak yang dijamin oleh hukum
• Ketika keadaan pribadi Anda berubah (misalnya memiliki anak, perlu mengurangi jam kerja, membutuhkan akomodasi untuk penyandang disabilitas)
• Ketika Anda memiliki pertanyaan tentang kemajuan di perusahaan, termasuk peluang untuk mendapatkan promosi atau berpartisipasi dalam pelatihan tambahan
• Saat Anda membutuhkan pihak ketiga yang objektif untuk menyelesaikan masalah yang terkait dengan pekerjaan

Membangun HRD terbaik

HRD sangat berkontribusi pada budaya perusahaan: Jika HRD beracun, karyawan akan berkecil hati dan cenderung tidak ingin berkonsultasi dengan HRD untuk mendapatkan bantuan, baik masalah yang terkait dengan karir atau masalah pribadi.

Namun, jika HRD benar-benar peduli dengan kesejahteraan karyawan, budaya ini akan menjadi salah satu hal yang dapat memicu keterbukaan dan pertumbuhan.