Apa itu pengambilan keputusan?

Pengambilan keputusan adalah soft skill yang melibatkan memilih antara solusi yang mungkin untuk suatu masalah. Ini adalah keterampilan yang sangat berharga yang dicari oleh banyak perekrut dan manajer perekrutan ketika mencari bakat baru. Keputusan sering dibuat melalui proses intuitif atau beralasan:

Proses intuitif

Intuisi adalah kemampuan untuk memahami sesuatu dengan segera tanpa perlu penalaran. Meskipun kedengarannya seperti konsep yang tidak jelas, sebenarnya ini adalah kombinasi dari pengalaman masa lalu dan nilai-nilai pribadi Anda. Dalam banyak kasus, intuisi layak dipertimbangkan karena mencerminkan pengalaman Anda secara keseluruhan dalam kehidupan profesional Anda. Misalnya, jika Anda mengalami masalah yang sangat mirip dengan masalah Anda saat ini, gunakan apa yang Anda pelajari untuk membuat keputusan yang lebih baik dalam situasi saat ini.

Proses yang beralasan

Penalaran adalah kemampuan untuk menggunakan fakta yang disajikan untuk membuat keputusan. Menggunakan penalaran meniadakan intuisi Anda dan mengurangi penekanan pada hubungan Anda dengan keputusan atau situasi serupa. Penalaran seringkali merupakan metode yang disukai karena lebih terfokus pada fakta daripada perasaan. Beberapa situasi membutuhkan keseimbangan antara keduanya untuk mendapatkan solusi.

Apa itu analisis masalah?

Analisis masalah adalah penyelidikan menyeluruh tentang penyebab insiden tertentu. Analisis ini mengidentifikasi di mana perbaikan dapat dilakukan dalam sistem, proses, prosedur, dan lainnya untuk mencegah insiden serupa terjadi di masa mendatang. Pertimbangkan dua jenis analisis masalah:

Analisis sebab dan akibat

Analisis sebab akibat atau diagram tulang ikan berbentuk kerangka ikan dengan perincian terkait yang bercabang dari masalah utama. Ini melibatkan dua langkah utama: melihat ke depan dan melihat ke belakang. Saat melihat ke belakang, fokusnya terletak pada mengidentifikasi di mana potensi kesalahan dibuat atau uang hilang.

Diagram menganalisis masalah masa lalu dan mencegahnya terjadi di masa depan. Melihat ke depan melibatkan menemukan solusi yang dapat ditindaklanjuti sebelum masalah terjadi. Analisis situasi saat ini, temukan area masalah potensial dan atasi jika perlu.

Analisis akar penyebab

Analisis ini menggambarkan berbagai pendekatan dan alat untuk pemecahan masalah. Analisis ini lebih berfokus pada menemukan akar penyebab masalah dan mengatasinya secara langsung. Pendekatan untuk analisis akar penyebab termasuk peristiwa dan analisis faktor kasual, analisis perubahan, analisis penghalang, pengawasan manajemen dan analisis pohon risiko dan model Pemecahan Masalah dan Pengambilan Keputusan Kepner-Tregoe.

Analisis masalah vs pengambilan keputusan

Analisis masalah dan pengambilan keputusan adalah dua konsep yang terpisah, tetapi keduanya bekerja bersama. Secara tradisional, analisis masalah terjadi terlebih dahulu. Ini melibatkan mendapatkan pemahaman yang lebih dalam tentang situasi dan mengumpulkan informasi yang digunakan dalam proses pengambilan keputusan akhir.

Beberapa ciri analisis masalah antara lain:

• Masalah adalah penyimpangan kecil dari standar yang diharapkan.
• Masalah harus secara eksplisit dirinci dan dijelaskan.
• Deduksi penyebab masalah dari perubahan yang relevan.

Ciri-ciri pengambilan keputusan antara lain:

• Tujuan harus ditetapkan terlebih dahulu.
• Tujuan harus ditempatkan dalam urutan prioritas.
• Alternatif harus dikembangkan.
• Alternatif harus mencapai semua tujuan.

Metode pengambilan keputusan

Saat membuat keputusan, penting untuk memahami bagaimana keputusan dibuat dan faktor-faktor yang terlibat dalam menentukan metode terbaik. Ada empat metode utama untuk dipilih:

• Memerintah
• Berkonsultasi
• Pilih
• Konsensus

Memerintah

Metode perintah melibatkan pengambilan keputusan tanpa bantuan atau penyertaan orang lain. Ini adalah komponen utama dari kepemimpinan otoritatif karena sering memberikan solusi tercepat dengan sedikit atau tanpa masukan. Situasi darurat yang membutuhkan tindakan cepat adalah di mana metode perintah bekerja paling baik. Mereka yang membuat keputusan ini sering berada dalam peran manajerial atau kepemimpinan lainnya. Keputusan ini datang dengan tingkat risiko yang tinggi dibandingkan dengan alternatif lain.

Berkonsultasi

Metode konsultasi melibatkan memperoleh wawasan dari orang lain tetapi hanya memungkinkan satu individu untuk membuat keputusan akhir. Opsi ini seringkali membutuhkan waktu lebih lama daripada metode perintah karena melibatkan masukan dari orang lain. Metode konsultasi tidak ideal untuk situasi darurat tetapi memberikan kesempatan bagi lebih banyak orang untuk memberikan pendapat mereka. Ini juga menawarkan solusi yang datang dengan sedikit atau tanpa risiko. Selain itu, metode ini memastikan bahwa orang lain merasa dilibatkan dan menjamin bahwa mereka didengar dalam proses pengambilan keputusan.

Pilih

Metode pemungutan suara terjadi ketika semua opsi didiskusikan secara terbuka dalam pengaturan kelompok, sehingga pembicara meminta pemungutan suara. Semua itu melibatkan baik memilih atau menentang keputusan dalam proses yang demokratis dan adil. Pemungutan suara adalah yang terbaik dalam pengaturan kelompok di mana semua pendapat harus didengar atau ketika setiap anggota mewakili tubuh karyawan yang lebih besar. Voting juga merupakan solusi yang terbatas, menciptakan proses pengambilan keputusan yang cepat dan efektif.

Konsensus

Metode konsensus adalah diskusi kelompok di mana semua pihak mempresentasikan semua alternatif dan sudut pandang sampai mencapai kesepakatan. Ini adalah metode yang memakan waktu karena membutuhkan banyak orang dengan ide dan motivasi yang berbeda untuk mencapai kesepakatan. Ini sering menghasilkan periode waktu diskusi yang panjang yang membentang di beberapa pertemuan. Selain itu, begitu mereka mencapai keputusan, peluang risiko secara signifikan lebih rendah daripada semua metode lainnya. Buat pernyataan menyeluruh yang menjamin semua orang mengerti bahwa keputusan itu final.

Bagaimana membuat keputusan?

Langkah-langkah berikut menguraikan proses pengambilan keputusan:

• Identifikasi keputusan.
• Mengumpulkan informasi.
• Mengidentifikasi alternatif potensial.
• Analisis semua bukti.
• Pilih opsi.
• Mengambil tindakan.

Identifikasi keputusan

Setelah Anda menyadari bahwa keputusan harus dibuat, tentukan sifat dan kondisinya. Temukan juga variabel yang berhubungan dengan masalah untuk dipertimbangkan. Sangat penting untuk memahami apakah suatu keputusan layak dibuat. Tidak semua situasi memerlukan keputusan yang sulit, terutama ketika daerah lain memiliki kebutuhan yang lebih besar untuk sumber daya yang sama.

Mengumpulkan informasi

Kumpulkan semua informasi yang Anda bisa mengenai situasi dan keputusannya. Tentukan informasi apa yang dibutuhkan dan sumber terbaik untuk itu. Selain itu, pertimbangkan untuk mencari informasi baik secara internal maupun eksternal untuk setiap situasi. Misalnya, Anda mungkin mengumpulkan beberapa informasi secara internal melalui proses penilaian diri hanya dengan melihat apa yang ada di depan Anda. Temukan informasi lain secara eksternal secara online, dalam buku atau dari sumber lain.

Identifikasi alternatif potensial

Sepanjang proses pengumpulan informasi Anda, alternatif lain mungkin muncul. Identifikasi jalur terpisah ini dan tentukan apakah ada yang datang dengan manfaat tambahan. Ini juga layak untuk datang dengan alternatif Anda sendiri berdasarkan informasi yang diberikan. Kumpulkan semua alternatif potensial dalam daftar untuk pertimbangan lebih lanjut.

Analisis semua bukti

Dengan menggunakan semua informasi Anda dan kombinasi intuisi dan penalaran Anda, tentukan kemungkinan hasil dari setiap alternatif. Lihat kembali kebutuhan yang disajikan pada langkah pertama dan evaluasi alternatif mana yang Anda pilih yang memberikan solusi terbaik. Persempit daftar Anda dan atur dalam urutan prioritas, dimulai dengan yang paling efektif dan diakhiri dengan yang paling tidak efektif.

Pilih opsi

Dengan semua bukti dikumpulkan dan semua alternatif diukur, pilih opsi terbaik. Pertimbangkan bahwa beberapa alternatif yang digunakan bersama-sama dapat memberikan solusi terbaik. Apakah Anda memilih satu alternatif atau campuran dari dua atau lebih tergantung pada situasi dan kebutuhan unik Anda. Identifikasi setiap kemungkinan hasil dan hasil yang ditimbulkannya, positif atau negatif.

Ambil tindakan

Dengan pilihan terbaik Anda, ambil tindakan yang tepat. Mulailah menerapkan keputusan Anda dan terapkan semua sumber daya yang diperlukan seperti karyawan, teknologi, atau uang. Perhatikan bagaimana kinerja solusi baru Anda dan buat penyesuaian kapan dan di mana diperlukan.

Apa itu pengambilan keputusan?

Pengambilan keputusan adalah proses memilih opsi terbaik dalam situasi tertentu. Pengambilan keputusan yang efektif sering kali mengharuskan Anda untuk:

• Identifikasi banyak pilihan potensial.
• Mengantisipasi kemungkinan hasil.
• Pertimbangkan kebutuhan atau keinginan orang lain yang terpengaruh oleh keputusan tersebut.
• Memahami dampak pada proyek, departemen, dan organisasi secara keseluruhan.
• Sengaja ketika di bawah tekanan.

Mengelola semua ini dan variabel lainnya dapat membantu Anda mengidentifikasi pendekatan yang paling efisien untuk membuat keputusan tempat kerja yang efektif secara tepat waktu.

Metode pengambilan keputusan yang berbeda

Ada beberapa metode pengambilan keputusan yang bisa Anda pilih. Ketika memilih pendekatan Anda, Anda harus mempertimbangkan keakraban Anda dengan masalah ini, jumlah orang yang terpengaruh oleh keputusan dan kerangka waktu yang tersedia untuk pilihan ini. Beberapa situasi mendapat manfaat dari pengambilan keputusan analitis yang mempertimbangkan pendapat semua orang, sementara keadaan lain memerlukan pendekatan cepat yang tidak memungkinkan negosiasi.

Metode pengambilan keputusan berikut mengambil beberapa pendekatan yang beragam, sehingga Anda dapat memilih opsi yang paling tepat untuk setiap situasi.

• Pengambilan keputusan komando
• Pengambilan keputusan kolaboratif
• Pengambilan keputusan berdasarkan konsensus
• Pengambilan keputusan suara
• Pendelegasian pengambilan keputusan

Pengambilan keputusan komando

Dengan pengambilan keputusan perintah, Anda membuat pilihan yang menentukan tanpa masukan dari orang lain. Perintah pengambilan keputusan seringkali merupakan rute tercepat dan paling langsung menuju suatu hasil. Gunakan pendekatan ini saat Anda menanggapi masalah sensitif waktu atau bekerja di lingkungan yang serba cepat di mana keputusan harian harus dilakukan di tempat.

Mereka yang menggunakan perintah pengambilan keputusan hanya mengandalkan pengetahuan mereka sendiri ketika membuat pilihan. Pendekatan direktif ini meninggalkan anggota tim dengan perintah yang jelas tetapi tidak ada ruang untuk negosiasi.

Contoh: Ellen mengelola lantai produksi dan membuat keputusan harian mengenai karyawan mana yang ditugaskan untuk setiap bagian dari lini produksi. Dia mengevaluasi jadwal produksi harian secara mandiri setiap pagi dan memposting tugas karyawan di papan buletin. Karyawan menerima arahan mereka dan melaksanakan perintah seperti yang ditentukan tanpa negosiasi. Menggunakan pengambilan keputusan gaya perintah, Ellen mempertahankan alur kerja yang stabil dan produktif di lini produksi. Penggunaan arahannya atas posting papan buletin jelas dan tidak mengundang perdebatan tentang masalah ini.

Pengambilan keputusan kolaboratif

Pengambilan keputusan kolaboratif menggunakan kelompok atau tim untuk mendiskusikan masalah dan solusi yang mungkin. Jenis pengambilan keputusan ini bekerja paling baik ketika Anda memiliki kelompok karyawan yang beragam yang dapat menyajikan berbagai perspektif keputusan untuk mengambil pendekatan yang seimbang terhadap masalah. Meskipun berkolaborasi dengan rekan kerja merupakan hal yang paling umum, Anda mungkin juga mencari ide dan umpan balik dari sumber lain, seperti pakar industri atau pelanggan. Pendekatan pengambilan keputusan kolaboratif memungkinkan Anda untuk mengumpulkan saran, mengevaluasi pilihan, dan mencapai kesimpulan berdasarkan informasi yang mungkin tidak Anda buat sendiri.

Contoh: Tim pemasaran Samson perlu menemukan pendekatan baru untuk kampanye media sosial mereka. Dia memposting jajak pendapat untuk mengumpulkan umpan balik dari pengikut perusahaan dan menjadwalkan pertemuan dengan rekan pemasarannya untuk mengevaluasi hasilnya. Menggunakan umpan balik pelanggan sebagai panduan, Samson meminta setiap rekanan untuk mengembangkan kampanye media sosial untuk dipresentasikan pada pertemuan berikutnya.

Setiap anggota tim menyajikan pendekatan kampanye yang berbeda. Setelah presentasi, rekanan mendiskusikan kesan mereka tentang setiap opsi dan berkolaborasi untuk mengidentifikasi tiga opsi kampanye teratas. Sebagai pemimpin, Samson menggunakan ide dan membuat keputusan akhir setelah mempertimbangkan pendapat, ide, dan informasi timnya. Pendekatan kolaboratif ini memberi setiap anggota tim Samson peran aktif dalam proses pengambilan keputusan sambil memberikan jalur cepat menuju pilihan, menyerahkan keputusan akhir di tangan pemimpin tim.

Pengambilan keputusan berdasarkan konsensus

Pengambilan keputusan berdasarkan konsensus mengharuskan semua peserta menyetujui satu opsi sebelum melangkah maju. Dengan menggunakan pendekatan ini, Anda mengumpulkan tim Anda dan mendiskusikan masalah dan semua pilihan Anda. Anda dapat memilih untuk menyajikan opsi tertentu atau menerima saran dari tim Anda. Kunci dari pendekatan ini adalah Anda hanya memilih pilihan yang disetujui semua orang.

Pengambilan keputusan berdasarkan konsensus efektif dalam membangun tim yang kuat karena mendorong rasa persatuan. Namun, ini seringkali merupakan pendekatan yang lebih lambat, jadi sebaiknya Anda memiliki lebih banyak waktu untuk memutuskan. Pertimbangkan untuk memesan strategi ini untuk masalah yang kompleks atau yang membutuhkan dukungan total dari semua orang dalam organisasi.

Contoh: Lee mengubah skrip untuk karyawan penjualan perusahaan sehingga mencerminkan rebranding perusahaan baru-baru ini dan menghadirkan suara yang tepat. Sangat penting bahwa kelima tenaga penjualan di perusahaan merasa nyaman dengan kata-kata baru. Meskipun Lee adalah copywriter berpengalaman di bagian pemasaran, penting baginya untuk mendapatkan masukan dari bagian penjualan yang akan menggunakan skrip setiap hari.

Lee memiliki tenggat waktu yang fleksibel untuk menyelesaikan proyek, jadi dia mengumpulkan tim penjualan dan bekerja sama dengan mereka sampai semua orang menyetujui naskah yang mereka yakini paling efektif. Dengan menunggu sampai setiap pihak penting menandatangani produk akhir, Lee memastikan proyek ini memiliki peluang sukses terbaik.

Pengambilan keputusan suara

Pengambilan keputusan voting memungkinkan Anda mengumpulkan masukan dari banyak orang tanpa menginvestasikan banyak waktu dalam diskusi atau debat. Sebagai karyawan yang bertanggung jawab atas proses pengambilan keputusan, Anda tetap bertanggung jawab untuk menyediakan opsi yang dapat dipilih oleh individu, sehingga Anda dapat mengontrol cakupan masalahnya.

Berikan pemilih Anda informasi terperinci tentang pilihan mereka sehingga Anda dapat mengumpulkan opini yang terinformasi. Pengambilan keputusan melalui pemungutan suara bekerja paling baik ketika tim Anda berkomitmen untuk mendukung hasilnya, tidak peduli bagaimana hasil pemungutan suara.

Contoh: Sue mengubah citra bisnis dan mempersempit opsi menjadi tiga logo baru. Dia ingin melibatkan semua orang di perusahaan dalam fase akhir proses, jadi dia memposting ketiga logo di seluruh kantor dengan informasi tentang bagaimana warna dan tipografi berhubungan dengan branding baru.

Setelah memberi staf beberapa hari untuk mengevaluasi pilihan mereka, Sue mengambil suara dan berkomitmen untuk menggunakan logo mana pun yang menang. Satu logo menang dengan mayoritas yang signifikan, dan karyawan puas dengan hasilnya mengetahui bahwa setiap orang dalam bisnis memiliki suara dalam hasil ini. Sue berhasil menggunakan pendekatan pemungutan suara untuk memasukkan karyawan yang diinvestasikan dalam citra masa depan organisasi.

Pendelegasian pengambilan keputusan

Pendelegasian adalah tugas memberikan tanggung jawab kepada orang lain, seperti memberikan tanggung jawab pengambilan keputusan kepada orang lain. Anda dapat mendelegasikan pengambilan keputusan kepada seorang ahli, konsultan atau seseorang dalam tim manajemen Anda jika Anda memiliki tanggung jawab lain atau jika orang lain lebih cocok atau lebih terpengaruh oleh keputusan tersebut. Metode pengambilan keputusan ini paling baik digunakan untuk masalah sehari-hari yang tidak memerlukan banyak evaluasi dan perdebatan. Delegasikan keputusan ketika Anda hanya membutuhkan seseorang yang berpengetahuan luas untuk memilih dari beberapa opsi yang telah ditentukan sebelumnya.

Delegasi dapat memberdayakan anggota tim Anda atau membangun kepercayaan pada manajer Anda. Saat Anda mendelegasikan kepada seseorang yang baru, Anda cenderung melihat pendekatan baru untuk masalah ini, yang seringkali bermanfaat bagi bisnis.

Contoh: Jamal mengarahkan pengiriman keluar melalui salah satu dari tiga gudang. Semua sebanding, tetapi seseorang harus menyeimbangkan volume pesanan yang mengalir melalui setiap lokasi. Alih-alih mengelola mikro tugas ini, Jamal mendelegasikan keputusan kepada Alice, seorang manajer gudang yang berpengalaman. Alice membangun keterampilan pengambilan keputusannya sendiri melalui proyek ini dan sebagai hasilnya, posisinya lebih baik untuk promosi. Jamal meringankan beban kerjanya sehingga ia memiliki lebih banyak waktu untuk didedikasikan untuk proyek-proyek tingkat yang lebih tinggi lainnya.