Apa itu rencana peningkatan kinerja?

Rencana peningkatan kinerja atau PIP adalah dokumen formal yang menjelaskan di mana seorang karyawan perlu meningkatkan dan memberikan pedoman yang jelas untuk mencapainya. PIP diterapkan ketika seorang karyawan terus-menerus kehilangan harapan perusahaan terhadap pekerjaan atau perilaku mereka. Either way, tujuan utamanya adalah untuk mempromosikan umpan balik yang konstruktif, memperjelas harapan perusahaan dan memungkinkan pengembangan karyawan.

Biasanya, PIP dirancang oleh atasan langsung karyawan tersebut, dan personel sumber daya manusia bekerja sebagai fasilitator di antara keduanya. Saat menerima PIP, karyawan memiliki waktu tertentu, umumnya dari satu hingga tiga bulan, untuk mencapai tujuannya. Mencapainya dapat membantu karyawan meningkatkan kinerja, atau gagal dapat mengakibatkan penurunan pangkat, transfer, dan bahkan pemutusan hubungan kerja.

Manfaat rencana peningkatan kinerja

Rencana peningkatan kinerja memberikan berbagai manfaat baik bagi staf maupun perusahaan. Beberapa manfaatnya adalah sebagai berikut:

Meningkatkan semangat kerja karyawan

PIP berfokus untuk membantu staf meningkatkan daripada menghukum mereka karena kinerja mereka yang kurang. Ini memastikan bahwa staf yang berjuang dengan pekerjaan tetapi ingin meningkatkan mendapatkan dukungan dari perusahaan. Dengan tujuan dan dukungan yang dapat ditindaklanjuti, mereka dapat yakin bahwa perusahaan ingin mereka berkembang. Ini meningkatkan moral karyawan.

Meminimalkan pergantian staf

Sering mencari, mempekerjakan dan melatih staf baru dan memberikan waktu untuk menyesuaikan diri dengan pekerjaan untuk hasil yang optimal dapat menjadi mahal bagi perusahaan. Oleh karena itu, penting untuk menjaga pergantian staf seminimal mungkin. Dengan PIP, Anda dapat menghindari pergantian yang tinggi dengan membantu staf mengatasi masalah alih-alih menghentikannya.

Mendorong akuntabilitas dan efisiensi

Karyawan perlu memiliki rasa tanggung jawab terhadap pekerjaan mereka untuk mencapai hasil. Sementara beberapa memahami peran mereka dengan sangat baik dan melakukannya dengan tanggung jawab, yang lain mungkin memerlukan umpan balik dan bimbingan yang jujur. PIP membantu Anda mengomunikasikan kesenjangan dan memperjelas hasil yang diharapkan, memotivasi karyawan untuk bertanggung jawab dan efisien dalam pekerjaan mereka.

Apa yang harus disertakan dalam rencana peningkatan kinerja

PIP yang baik mencakup semua detail penting untuk mendefinisikan masalah, tujuan, solusi, dan hasil. Berikut adalah informasi yang harus disertakan saat menyusunnya:

• Informasi karyawan: Sertakan informasi karyawan dasar, seperti nama karyawan, penunjukan dan departemen.
• Alasan PIP: Tambahkan pernyataan yang meringkas tujuan dokumen.
• Area perhatian: Tentukan area di mana kinerja karyawan tidak seperti yang diharapkan dan perlu perbaikan. Untuk membantu mereka lebih memahami masalah, penting untuk menambahkan data terukur dan contoh konkret di mana kekurangan mereka.
• Tujuan perbaikan: Memberikan tujuan peningkatan yang terukur, bersama dengan langkah-langkah yang dapat ditindaklanjuti untuk mencapainya.
• Timeline: Tentukan tanggal mulai dan akhir di mana karyawan harus mencapai tujuan.
• Ekspektasi dan konsekuensi: Sampaikan dengan jelas ekspektasi dari karyawan dan konsekuensi jika gagal memenuhinya.

Bagaimana menerapkan rencana peningkatan kinerja

Berikut adalah proses langkah demi langkah untuk menerapkan PIP:

Tentukan apakah PIP sesuai

Tentukan apakah PIP sesuai untuk situasi tersebut. Sementara PIP difokuskan untuk membantu karyawan dan memungkinkan kinerja yang lebih baik, Anda dapat menghindarinya jika pendekatan lain dapat mencapai tujuan yang sama. Sering kali, Anda dapat memperbaiki kekurangan kinerja dengan umpan balik yang tepat dan pelatihan satu lawan satu. Coba metode tersebut dan jika masalah masih berlanjut, Anda dapat menerapkan PIP.

Identifikasi masalah

Identifikasi masalah dan spesifik tentang di mana kekurangan karyawan. Menjadi spesifik dan terperinci sangat penting karena membantu karyawan memahami masalahnya dan bagi Anda untuk lebih menentukan tujuan dan pedoman. Membandingkan kinerja tolok ukur dan kebijakan yang relevan dengan kinerja dan perilaku karyawan saat ini dapat membantu Anda memperjelas kesenjangan.

Tentukan tujuan, pedoman dan konsekuensi

Menciptakan tujuan yang SMART, spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan dan tepat waktu. Ini menghilangkan kemungkinan kebingungan dan mengomunikasikan harapan yang jelas. Juga, tentukan pedoman dan sumber daya yang membantu karyawan mencapai tujuan dan nyatakan hasil dari kegagalan melakukannya.

Draf dan tinjau rencana

Buat konsep rencana dengan menambahkan semua informasi yang dibahas, detail karyawan, pernyataan alasan, bidang yang menjadi perhatian, tujuan dan konsekuensi yang ditetapkan. Setelah disusun, tinjau rencana untuk memastikan apakah itu dapat dicapai dan benar-benar bermanfaat bagi karyawan. Anda mungkin juga ingin mendiskusikannya dengan staf sumber daya manusia untuk memverifikasi dan mematuhi kebijakan perusahaan.

Menerapkan PIP

Melakukan pertemuan dengan karyawan untuk membahas PIP. Ini mungkin bukan pertemuan yang menyenangkan bagi sebagian besar karyawan. Tetapi Anda dapat membantu mereka memahami perlunya PIP dan bagaimana hasil positif dapat menguntungkan kedua belah pihak. Juga, bersikaplah terbuka untuk menerima kekhawatiran dan umpan balik karyawan. Jika menambahkan atau mengubah sesuatu dapat membuat rencana lebih efektif, Anda dapat menyambutnya. Bagaimanapun, tujuan utama PIP adalah membantu anggota tim Anda berkembang.

Setelah Anda mendiskusikan rencana tersebut dengan anggota tim, membuat pembaruan yang diperlukan dan menyelesaikan prosedur formal, teruskan ke departemen sumber daya manusia untuk disetujui.

Pantau kemajuannya

Setelah karyawan mulai mengerjakan rencana tersebut, kunjungi kembali dan pantau kemajuan mereka secara teratur. Anda dapat mengadakan rapat, memberikan umpan balik, dan membantu memecahkan masalah apa pun untuk membantu mereka mengikuti rencana. Komitmen dan dukungan Anda terhadap rencana tersebut dapat mendorong karyawan untuk bertanggung jawab dan berusaha lebih keras untuk itu.

Menyimpulkan rencana

Setelah selesainya tujuan atau mencapai tenggat waktu, Anda dapat mengakhiri PIP. Jika karyawan telah mencapai tujuan, mereka dapat terus melakukan tugas normal mereka. Meskipun, pastikan bahwa mereka mempertahankan kinerja yang sama. Sementara jika mereka gagal memenuhi tujuan, ikuti konsekuensi yang diputuskan. Terkadang, jika karyawan gagal mencapai tujuan tetapi benar-benar bekerja untuk mencapainya, Anda dapat mempertimbangkan perpanjangan rencana.

Contoh rencana peningkatan kinerja

Berikut adalah contoh PIP terkait kinerja dan perilaku karyawan:

Contoh 1: PIP untuk perilaku tidak profesional

Berikut adalah bagaimana seorang manajer dapat mendorong anggota tim mereka untuk menunjukkan perilaku yang lebih baik di tempat kerja:

Jenn Smith

Eksekutif layanan pelanggan

Pelayanan pelanggan

25 September 2021

Alasan untuk peningkatan kinerja

Tujuan dari rencana peningkatan ini adalah untuk mendefinisikan masalah dalam perilaku dan perilaku Anda dan memberi Anda kesempatan untuk memperbaikinya sebagai karyawan Perusahaan Mills.

Masalah yang diidentifikasi dengan perilaku kerja Anda

Masalah 1: Anda diharapkan untuk melapor ke kantor tepat waktu pada pukul 10:30. Namun, Anda selalu terlambat melapor dan masuk beberapa kali di kuartal terakhir.

Masalah 2: Anda diharapkan untuk mengikuti kebijakan cuti perusahaan yang mengajukan permohonan cuti terlebih dahulu (kecuali cuti sakit) dan mendapatkan persetujuan dari manajer Anda sebelum memulai cuti. Anda gagal mematuhi kebijakan cuti perusahaan sebanyak delapan kali dalam kuartal terakhir.

Tindakan untuk meningkatkan perilaku

Anda harus melakukan aktivitas berikut selama 30 hari ke depan:

• Berkomitmen untuk melapor kepada pemimpin tim Anda setiap hari lima menit sebelum shift.
• Setiap cuti tanpa informasi diperlakukan sebagai tidak adanya tugas dan dianggap sebagai kegagalan untuk mengikuti rencana perbaikan. Dalam keadaan darurat medis, berikan alasan yang sah dengan surat keterangan dokter.
• Kunjungi kembali bagian kebijakan cuti dari pelatihan induksi dan selesaikan tesnya. Pemimpin tim Anda harus menyediakan modul pelatihan.

Kami yakin bahwa dengan mengikuti langkah-langkah yang disebutkan, Anda dapat meningkatkan kinerja Anda dan memenuhi harapan perusahaan Mills. Jika Anda gagal melakukannya selama 30 hari ke depan, tindakan disipliner dapat diambil terhadap Anda, termasuk pemutusan hubungan kerja.

Contoh 2: PIP untuk kinerja/produktivitas

Berikut adalah contoh PIP untuk bekerja pada kinerja yang lebih baik:

John Smith

Sales Eksekutif

Penjualan

25 September 2021

Alasan untuk rencana perbaikan

Tujuan dari rencana peningkatan ini adalah untuk mendefinisikan masalah dalam kinerja Anda dan memberi Anda kesempatan untuk meningkatkannya sebagai karyawan Allow Company.

Masalah yang diidentifikasi dengan kinerja Anda

Masalah 1: Anda diharapkan untuk memenuhi tingkat konversi minimal 20%. Namun Anda gagal memenuhi konversi penjualan minimum untuk Q2 2021.

Masalah 2: Anda diharapkan untuk mempertahankan tingkat retensi pelanggan triwulanan sebesar 50%. Anda gagal memenuhi sasaran retensi pelanggan minimum untuk Q2 2021.

Tindakan untuk meningkatkan kinerja

• Berkomitmen untuk minimal tiga jam waktu telepon di kantor per hari.
• Amankan lima janji temu pemimpin per minggu.
• Bagikan daftar pemimpin mingguan Anda dengan atasan langsung Anda setiap hari Senin pukul 9 pagi.
• Dapatkan minimal dua kunjungan langsung dengan klien yang ada per kuartal.
• Mintalah atasan langsung Anda untuk bimbingan dan bantuan sesuai kebutuhan.

Kami yakin bahwa dengan mengikuti langkah-langkah tersebut Anda dapat meningkatkan kinerja Anda dan memenuhi harapan perusahaan kami. Jika Anda gagal melakukannya dalam 60 hari ke depan, tindakan disipliner dapat diambil terhadap Anda, termasuk pemutusan hubungan kerja.

Namun, seringkali kenyataan tidak berjalan sesuai ekspektasi Anda. Banyak karyawan yang menganggap pekerjaan hanyalah pekerjaan, yang penting mereka dibayar, mereka tidak peduli dengan kualitas pekerjaan mereka dan efeknya terhadap bisnis, Karyawan yang malas merupakan mimpi buruk pemilik bisnis, namun Anda tidak perlu khawatir, ada beberapa cara untuk mengatasi karyawan yang malas. Berikut ini merupakan lima cara untuk menghadapi karyawan yang malas:

Mendokumentasikan kesalahan karyawan yang malas

Jika Anda berencana untuk melakukan konfrontasi dengan karyawan yang tidak berkinerja baik, maka sangat penting bagi Anda untuk memiliki bukti untuk mendukung argument Anda. Menghadapi situasi ini tanpa persiapan merupakan ide yang buruk. Bisa saja karyawan tersebut malah melemparkan kesalahannya kepada Anda. Salah satu metode yang sudah terbukti berhasil adalah dengan menggunakan kartu absensi. Jika salah satu masalah yang Anda hadapi adalah ketepatan waktu, maka Anda bisa memberitahukan mereka masalah tersebut didukung dengan kartu absensi karyawan untuk memperkuat argument Anda.

Dengan memiliki kartu absensi, maka Anda mempunyai bukti dokumen tentang siapa yang datang (jam berapa masuk) dan siapa yang pulang (jam berapa pulang) tidak pada waktunya. Memiliki daftar pekerjaan yang spesifik untuk setiap karyawan merupakan salah satu bentuk dokumentasi  yang baik. Dengan mencatat waktu waktu kerja dan pulang mereka dengan baik, maka Anda dapat memiliki gambaran yang akurat tentang apa yang sedang terjadi di tempat kerja Anda dan bagaimana mengelola tenaga kerja Anda.

Kehadiran pengawas untuk memantau karyawan yang malas

Permasalahan dengan karyawan yang tidak berkinerja baik biasanya mereka merasa harus melakukan pekerjaan sesedikit mungkin. Karyawan yang bekerja tanpa pengawasan terkadang mengambil jalan pintas ketika bekerja dan seringkali bekerja melewati batas waktu kerja agar bisa mendapatkan lembur. Walaupun setiap pemberi kerja berharap kejujuran dan niat baik dari karyawan akan membantu mereka berada di jalan yang tepat, tetapi tidak semuanya melakukan hal itu. Dengan adanya kehadiran pengawas di kantor atau di tempat kerja, pemberi kerja dapat memberikan tekanan kepada karyawan mereka agar dapat menyelesaikan pekerjaan mereka dengan baik dan tepat waktu.

Cobalah untuk berjalan ke ruang kerja karyawan Anda lebih sering atau membuka pintu ruangan Anda, untuk memperlihatkan bahwa atasan mereka memperhatikan mereka dan mengetahui tentang segala hal yang terjadi di kantor. Hal ini dapat memberikan efek positif bagi karyawan-karyawan yang bermasalah sehingga mereka dapat bekerja dengan lebih baik.

Membuat karyawan yang malas tertantang

Walaupun banyak karyawan pemalas yang memang tabiatnya malas, tetapi bukan berarti semua karyawan seperti itu. Ada juga karyawan yang berubah menjadi malas ketika mereka merasa bosan dan tidak tertantang. Jika pekerjaan yang mereka lakukan merupakan rutinitas dan pekerjaannya terlalu mudah, karyawan yang berdedikasi juga akan menjadi bosan. Oleh karena itu, berikanlah tantangan dan tanggung jawab baru ke karyawan Anda sehingga mereka bisa menjadi lebih bersemangat untuk bekerja. Dengan meningkatkan ketertarikan mereka dalam pekerjaan dapat membuat antusiasme kerja mereka bertambah. Kemudian dengan memberitahukan dengan jelas bahwa pekerjaan yang berkualitas akan diberikan hadiah, maka akan menjaga karyawan yang baik tidak menjadi buruk.

Berkomunikasi dengan karyawan yang malas

Untuk menghadapi karyawan yang malas, komunikasi menjadi kuncinya. Sangat mudah untuk memformulasikan teori anda mengenai mengapa ada hal yang tidak bekerja dengan semestinya kepada karyawan Anda. Cara terbaik untuk mengatasi hal tersebut adalah dengan menanyakannya secara langsung kepada mereka. Mendiskusikan masalah kinerja kerja yang Anda harapkan kepada karyawan merupakan hal yang tidak ingin dilakukan oleh kebanyakan pengusaha, dan inilah sebabnya mengapa bisnis mereka sulit sekali untuk berkembang.

Dengan terlibat dalam komunikasi secara rutin dan bermakna dengan karyawan Anda, Anda dapat mengembangkan pemahaman yang lebih baik tentang masalah yang mempengaruhi kinerja mereka. Karyawan tersebut juga akan merasa lebih nyaman jika Anda mengijinkan mereka untuk berbicara terbuka tentang segala permasalahan mereka di kantor. Efisiensi bisnis dapat ditingkatkan melalui komunikasi yang lebih baik antara pemberi kerja dan karyawan.

Menggunakan pendekatan SMART ke karyawan yang malas

Pendekatan SMART merupakan salah satu cara terbaik untuk menghadapi karyawan yang malas. Goals (tujuan) merupakan tools yang berguna bagi setiap bisnis. Goals ini memberikan karyawan makna untuk terus bekerja dan bergerak maju. Namun, sangat penting juga bagi Anda untuk memastikan bahwa Anda membuat goals yang tepat. Cara terbaik untuk melakukan ini adalah dengan memastikan bahwa goals tersebut SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, dan Time-based).

Dengan memastikan bahwa goals Anda memiliki karakteristik ini, maka goals yang Anda sudah tentukan akan memberikan dampak yang positif bagi kinerja karyawan Anda. Goals harus jelas dan spesifik agar karyawan Anda tidak bingung dengan apa yang ingin diraih oleh perusahaan, sehingga mereka memiliki milestone yang jelas ketika bekerja.

Seorang karyawan yang tidak memahami apa yang seharusnya mereka lakukan akan dengan cepat kehilangan rasa semangat ketika mereka bekerja. Dengan mengukur goals, maka akan dapat membantu mentracking progress yang sudah mereka kerjakan. Membuat goals juga harus masuk akal, karena jika tidak hal itu dapat mencederai kinerja mereka. Pastikan bahwa goals Anda sejalan dengan visi jangka panjang perusahaan Anda. Time based juga dapat memotivasi karyawan untuk menyelesaikan pekerjaan mereka sesuai dengan deadline waktu yang ditentukan.