Apa itu format surat pengalaman kerja?

Format surat pengalaman kerja adalah templat untuk dokumen formal yang membuktikan kepegawaian seorang karyawan di suatu organisasi. Surat ini diberikan oleh majikan kepada karyawan mereka ketika mereka meninggalkan organisasi. Ini berisi informasi seperti masa jabatan, peran pekerjaan, keterampilan yang digambarkan, dan perilaku keseluruhan karyawan selama masa jabatan mereka.

Format yang digunakan untuk menulis surat pengalaman kerja ini dapat berbeda dari satu organisasi ke organisasi lainnya. Jika Anda adalah bagian dari tim SDM organisasi Anda, Anda mungkin harus menulis surat pengalaman ini untuk rekan kerja yang akan keluar. Dalam skenario seperti itu, memiliki format surat pengalaman yang baik membuat pekerjaan Anda lebih mudah dan Anda akan dapat mencakup semua detail yang diperlukan secara komprehensif.

Kriteria mendapatkan surat pengalaman kerja

Semua pemberi kerja memiliki serangkaian persyaratan tertentu yang harus dipenuhi oleh seorang karyawan agar mereka memenuhi syarat untuk menerima surat pengalaman kerja. Meskipun sebagian besar kondisi ini sama di semua industri, mungkin ada beberapa perbedaan tergantung pada perusahaan Anda. Beberapa contoh kriteria antara lain:

• Masa kerja minimum: Seorang karyawan harus telah bekerja untuk organisasi untuk jangka waktu tertentu, yang telah ditentukan sebelumnya oleh organisasi.
• Tidak ada konflik: Tidak boleh ada perselisihan antara majikan dan karyawan mengenai kewajiban apa pun.
• Tidak ada pelanggaran kontrak kerja: Tidak boleh ada pelanggaran kontrak yang ditandatangani oleh karyawan pada saat bergabung dengan organisasi.
• Penyelesaian semua formalitas: Karyawan harus telah menyerahkan semua dokumen penting/sensitif yang terkait dengan organisasi.
• Tugas periode pemberitahuan: Karyawan harus telah menjalani periode pemberitahuan mereka, sebagaimana disebutkan dalam surat bergabung.

Cara menulis surat pengalaman kerja

Sebagai bagian dari tim SDM organisasi Anda, Anda mungkin harus menulis surat pengalaman kerja untuk rekan kerja Anda yang akan keluar. Untuk memastikan surat tersebut memenuhi standar industri, berikut adalah beberapa langkah yang dapat Anda ikuti untuk menulis surat pengalaman kerja profesional:

Gunakan kop surat organisasi

Karena surat pengalaman kerja adalah dokumen profesional, Anda harus selalu menuliskannya di atas kop surat perusahaan. Jika organisasi Anda tidak memiliki kop surat, stempel perusahaan harus ada dalam surat tersebut.

Sertakan tanggal penerbitan

Anda harus menyebutkan tanggal penerbitan surat di sudut kiri atas surat. Tanggal harus disebutkan secara lengkap, yaitu hari, bulan dan tahun harus disertakan.

Contoh: 26 Februari 2021 atau 26/02/2021

Mulailah dengan salam profesional

Anda mungkin tidak tahu ke mana karyawan tersebut pindah dan oleh karena itu kepada siapa surat pengalaman kerja harus ditujukan. Oleh karena itu, surat pengalaman kerja harus diawali dengan sapaan yang profesional, sopan dan netral seperti “Kepada yang berkepentingan”.

Sertakan nama lengkap karyawan

Surat pengalaman kerja harus mencantumkan nama lengkap karyawan, sebagaimana disebutkan dalam catatan perusahaan. Ini membantu menghindari kebingungan dan membantu pemberi kerja baru dalam verifikasi. Misalnya, jika nama karyawan dalam catatan perusahaan adalah “Ankit Kumar Kukreja”, maka harus ditulis apa adanya, bukan “Ankit Kukreja” atau “Ankit K. Kukreja”, dalam surat pengalaman kerja.

Cantumkan jabatan atau jabatan terakhir karyawan

Surat pengalaman kerja harus menyertakan jabatan atau penunjukan terbaru karyawan, seperti pada hari mereka mengundurkan diri. Jika karyawan dipromosikan selama masa jabatannya, Anda harus menyebutkan jabatannya sebelum promosi, setelah promosi dan alasan promosi dalam surat.

Contoh: “Selama waktunya bersama kami, Ankit dipromosikan dari Sr. Copywriter ke posisinya saat ini sebagai Manajer Komunikasi Pemasaran karena ia menunjukkan etika kerja yang patut diteladani, menciptakan ide-ide kampanye yang brilian dan menerima serta menerapkan umpan balik secara efektif.”

Sebutkan masa kerja karyawan

Surat pengalaman kerja harus mencantumkan tanggal bergabungnya karyawan dan hari terakhir mereka bekerja di organisasi. Jika mereka masih bekerja di perusahaan, maka surat pengalaman harus menyebutkan itu.

Contoh: “Pekerjaan Neha dengan kami dimulai pada 17 Mei 2019 dan berakhir pada 15 September 2021.”

Jelaskan karyawannya

Surat pengalaman kerja harus menyertakan penjelasan singkat tentang karyawan tersebut. Anda harus menyebutkan detail seperti etika kerja, keterampilan, peran pekerjaan, kekuatan inti, pengetahuan, dan kinerja mereka dalam surat itu. Cara paling efektif untuk melakukan ini adalah dengan memiliki deskripsi pekerjaan karyawan yang berguna. Ini membantu dalam menulis keterampilan dan pengalaman yang tepat yang telah ditunjukkan karyawan selama masa jabatan mereka.

Contoh: “Tugas Manvi termasuk menulis dan mengedit blog untuk situs web merek, berkoordinasi dengan berbagai pemangku kepentingan untuk kelancaran pelaksanaan kampanye dan memenuhi tenggat waktu.”

Akhiri dengan catatan positif

Surat pengalaman kerja harus menyertakan pernyataan yang mengatakan bahwa karyawan tersebut meninggalkan perusahaan atas keinginan mereka sendiri dan bahwa Anda mendoakan yang terbaik untuk masa depan mereka. Bahkan jika karyawan tersebut diberhentikan karena masalah kinerja, Anda mungkin menyertakan baris yang menyatakan beberapa alasan lain. Ini biasanya tergantung pada keputusan yang diambil oleh manajemen senior.

Contoh: “Keputusan Ankit untuk meninggalkan organisasi adalah miliknya sendiri. Kami mendoakan yang terbaik untuk usahanya di masa depan.”

Tempatkan tanda tangan Anda di akhir

Surat pengalaman kerja harus diakhiri dengan frasa penutup, tanda tangan dari otoritas penandatangan, penunjukan mereka, dan stempel perusahaan. Anda juga dapat memasukkan nama dan alamat perusahaan, jika tidak termasuk dalam judul.

Contoh:

Sungguh-sungguh,

(Tanda tangan)

Neha Sharma

Kepala SDM

(Segel perusahaan)

Hal-hal yang harus diperiksa pada surat pengalaman kerja

Sebagai karyawan yang keluar, saat menerima surat pengalaman kerja Anda, berikut beberapa hal penting yang harus Anda periksa untuk memastikan semuanya beres:

• Tanggal mulai dan akhir masa jabatan Anda. Saat menerima surat pengalaman kerja, Anda harus memeriksa dan memastikan bahwa tanggal mulai dan berakhirnya tugas Anda di organisasi telah disebutkan dengan benar.
• Nama lengkap dan sebutan/gelar Anda. Saat menerima surat pengalaman kerja, Anda harus memastikan bahwa detail seperti nama resmi dan penunjukan atau jabatan Anda sudah benar.
• Pernyataan positif tentang Anda. Saat menerima surat pengalaman kerja, Anda harus memastikan ada pernyataan positif yang tertulis tentang Anda dalam surat tersebut. Ini sangat penting karena surat ini akan ditujukan kepada semua calon majikan Anda dan pernyataan positif ini akan menunjukkan kepada Anda dengan baik.
• Alasanmu untuk pergi. Saat menerima surat pengalaman kerja, Anda harus memastikan surat tersebut menyatakan alasan keluar dengan jelas dan alasan itu sendiri dengan nada positif.
• Nama dan penunjukan penandatangan. Surat pengalaman kerja harus diakhiri dengan tanda tangan pejabat yang berwenang, bersama dengan nama dan penunjukannya.

Template format surat pengalaman kerja

Berikut adalah template format surat pengalaman kerja yang dapat Anda gunakan sebagai titik awal:

Tanggal pengeluaran:

Untuk Perhatian.

Dengan ini menyatakan bahwa [Nama karyawan] bekerja dengan [Nama Perusahaan] sebagai [Penunjukan Karyawan] di departemen [Nama departemen] kami di lokasi [Lokasi kantor] kami untuk [Masa Jabatan] mulai dari [Tanggal mulai] hingga [Akhir tanggal].

Selama masa jabatannya dengan [Nama Perusahaan], kami menemukan [Nama Karyawan] jujur, pekerja keras & bertanggung jawab.

Dia telah melakukan pekerjaan yang patut dicontoh saat bekerja dengan kami dan selalu menjaga hubungan profesional dengan tim dan rekan kerja.

Keputusan untuk pindah sepenuhnya adalah keputusan [Nama Karyawan] sendiri.

Kami berharap yang terbaik untuknya dalam usahanya di masa depan.

Salam,

[Tanda tangan]

[Nama penandatangan]

[Penunjukan penandatangan]

[Detail kontak penandatangan]

Contoh surat pengalaman kerja

Berikut adalah contoh surat pengalaman kerja:

Tanggal Penerbitan: 01-01-2021

Untuk Perhatian.

Ini untuk menyatakan bahwa Ankit Kukreja bekerja dengan XYZ Pvt. Ltd. sebagai Copywriter Senior di departemen Pemasaran kami di lokasi Gurgaon kami selama 6 bulan mulai dari 1 Juli 2020 hingga 31 Desember 2020.

Selama masa jabatannya bersama kami, kami menemukan Ankit jujur, pekerja keras & bertanggung jawab.

Ankit telah melakukan pekerjaan yang patut dicontoh saat bekerja dengan kami dan selalu menjaga hubungan profesional dengan tim dan kolega.

Keputusan untuk move on sepenuhnya merupakan keputusan Ankit sendiri.

Kami berharap yang terbaik untuknya dalam upaya masa depannya.

Salam,

[Tanda tangan]

Megha Verma

Kepala SDM

Dukungan Anda dapat membuat semua perbedaan. Surat rekomendasi yang baik dapat membantu kontak Anda mencapai impian mereka.

Apa itu surat referensi?

Surat referensi adalah dukungan positif dari keterampilan dan atribut seseorang, yang ditulis oleh seseorang yang akrab dengan pekerjaan, karakter, dan prestasi mereka. Surat referensi diperlukan saat melamar pekerjaan, magang, perguruan tinggi, dan program sekolah pascasarjana.

Surat referensi menjelaskan mengapa pembaca harus memilih seorang kandidat, dan apa yang membuat mereka memenuhi syarat untuk kesempatan yang mereka lamar. Surat dapat diminta oleh organisasi yang mempertimbangkan individu untuk pekerjaan atau penerimaan di sebuah institusi, atau mungkin ditawarkan oleh pencari kerja atau pelamar.

Jenis surat referensi

Referensi profesional

Surat referensi profesional biasanya ditulis oleh penyelia, kolega, klien, guru, atau profesor yang mengetahui dengan baik pencapaian mereka dalam pengaturan jenis pekerjaan. Ini biasanya mencakup deskripsi posisi dan tanggung jawab mereka, durasi pekerjaan mereka, waktu di perusahaan, dan kemampuan, kualifikasi, dan kontribusi mereka kepada organisasi.

Referensi karakter / pribadi

Sebuah karakter atau surat referensi pribadi dapat ditulis oleh teman keluarga, mentor, atau teman yang dapat membuktikan sifat-sifat yang akan membuat mereka menjadi kandidat yang baik untuk posisi yang mereka cari. Jenis surat ini menjelaskan bagaimana penulis mengenal mereka dan mendiskusikan atribut pribadi mereka seperti yang akan mereka terapkan dalam pengaturan pekerjaan.

Referensi akademik

Referensi akademik ditulis oleh seorang guru, profesor, atau penasihat. Jenis referensi ini membahas latar belakang pendidikan dan prestasi akademik kandidat.

Sebelum menulis surat referensi

Sebelum menyetujui untuk menulis surat tersebut, pastikan Anda merasa bahwa Anda dapat menulis surat referensi yang positif untuk orang tersebut. Jika Anda tidak mengenal orang tersebut dengan baik atau merasa Anda tidak dapat memuji keterampilan atau kemampuan orang tersebut, tidak apa-apa untuk menolak permintaan rekomendasi. Anda mungkin akan merasa tidak enak hati saat menolak permintaan tersebut, namun Anda dapat mengatakan, “Saya merasa saya bukan orang yang terbaik untuk menulis rekomendasi kepada Anda.” Jika memungkinkan, sarankan orang lain yang mungkin mereka kenal.

Permintaan informasi untuk surat referensi

Merupakan ide yang baik untuk meminta salinan resume atau CV mereka, bahkan jika Anda sudah mengenal mereka untuk waktu yang lama. Mereka mungkin memiliki akreditasi atau pencapaian baru yang patut disoroti, dan Anda harus memberikan informasi terkini sebanyak mungkin. Ini juga akan membantu memberi Anda pedoman untuk digunakan saat menulis surat referensi.

Jika surat referensi untuk kesempatan kerja tertentu, minta juga salinan posting pekerjaan. Demikian pula, jika surat referensi untuk sekolah atau program tertentu, mintalah beberapa informasi tentang sekolah tersebut. Semakin banyak informasi yang Anda miliki, semakin mudah untuk menulis surat referensi.

Selain menanyakan informasi tentang kandidat, dapatkan semua informasi yang Anda butuhkan tentang cara mengirimkan surat. Tanyakan kepada siapa Anda harus mengirim surat itu, kapan batas waktunya, dan dalam format apa surat itu seharusnya. Juga, tanyakan apakah ada hal-hal khusus yang sekolah atau pewawancara ingin Anda sertakan dalam surat Anda.

Apa yang harus disertakan dalam surat referensi

Kecuali jika kandidat memberi Anda formulir untuk menulis surat rekomendasi Anda, mengikuti format surat bisnis yang baik merupakan hal yang tepat. Termasuk mencantumkan informasi kontak Anda, tanggal, dan informasi kontak untuk orang yang menerima surat Anda (biasanya, manajer perekrutan) di bagian atas surat itu.

Namun, jika Anda mengirim surat ini melalui email, Anda tidak perlu menyertakan informasi kontak atau tanggal di bagian atas surat. Sebagai gantinya, cantumkan informasi kontak Anda setelah tanda tangan email Anda. Surat email referensi juga harus memiliki baris subjek yang jelas dan ringkas yang mencantumkan nama kandidat, pekerjaan yang mereka lamar (jika ada), dan tujuan surat tersebut. Misalnya, baris subjek mungkin berbunyi: “Rekomendasi untuk [Nama Depan Nama Belakang] – Pekerjaan Asisten HRD.”

Cara menulis surat referensi

Untuk mendapatkan gambaran tentang apa yang harus ditulis dan bagaimana seharusnya surat Anda dibaca, berikut adalah beberapa pedoman umum yang perlu dipertimbangkan sebelum menulis surat Anda.

Sapaan

Mulailah surat Anda dengan “Dear Mr./Ms. Last Name.” Jika Anda tidak tahu nama belakang majikan, cukup tulis, “Manajer Perekrutan yang Terhormat.” Jika kandidat mendaftar ke program akademik, Anda dapat menulis “Dear Admissions Committee.” Jika Anda menulis surat umum, Anda dapat menulis kepada “Kepada yang terhormat bapak / ibu” atau cukup mulai surat Anda dengan paragraf pertama.

Paragraf pertama

Paragraf pertama surat referensi menjelaskan hubungan Anda dengan orang yang Anda rekomendasikan, termasuk bagaimana Anda mengenal mereka, berapa lama Anda mengenal mereka, dan mengapa Anda memenuhi syarat untuk menulis surat referensi atas nama mereka. Pastikan untuk menyertakan nama perusahaan, pekerjaan, sekolah, atau peluang yang dilamar oleh orang tersebut. Misalnya, “Saya telah menjadi supervisor James Smith di Perusahaan XYZ selama lima tahun terakhir. Saya senang untuk merekomendasikan dia untuk posisi kepala akuntan di Perusahaan ABC.”

Paragraf Kedua (dan Ketiga, dan Keempat)

Paragraf tengah surat referensi berisi informasi tentang orang yang Anda tulis, termasuk mengapa mereka memenuhi syarat, dan apa yang dapat mereka sumbangkan. Jika perlu, gunakan lebih dari satu paragraf untuk memberikan rincian. Jadilah spesifik dan bagikan contoh mengapa orang ini adalah kandidat yang memenuhi syarat. Jika Anda bisa, hubungkan contoh spesifik di mana Anda mengamati orang tersebut berhasil menggunakan keterampilan yang dibutuhkan untuk posisi tersebut. Cobalah untuk menggambarkan kualitas dan keterampilan yang berhubungan dengan pekerjaan, sekolah, atau peluang tertentu. Misalnya, jika orang tersebut melamar pekerjaan sebagai manajer, fokuslah pada keterampilan kepemimpinan dan komunikasi orang tersebut.

Penutupan surat

Pada paragraf penutup, tawarkan untuk memberikan informasi lebih lanjut dan sertakan informasi kontak Anda (telepon dan email), sehingga Anda dapat memberikan rekomendasi lisan atau menjawab pertanyaan lebih lanjut jika diperlukan. Anda juga dapat menegaskan kembali bahwa Anda merekomendasikan orang ini “dengan sepenuh hati” atau “tanpa syarat”.

Tanda tangan

Akhiri surat dengan tanda tangan Anda, tulisan tangan, diikuti dengan nama Anda yang diketik. Jika ini adalah email, cukup sertakan nama yang Anda ketik, diikuti dengan informasi kontak Anda.

Panjang Huruf, Format, dan Font

Gaya surat referensi Anda hampir sama pentingnya dengan isi surat itu. Berikut adalah beberapa tip tentang berapa lama surat Anda seharusnya dan bagaimana memformatnya.

Panjang: Surat rekomendasi yang terdiri dari satu atau dua paragraf, menunjukkan bahwa Anda tidak mengenal orang itu dengan baik atau tidak sepenuhnya mendukung mereka. Namun, Anda ingin membuat surat tetap ringkas dan fokus pada beberapa poin penting, jadi hindari menulis lebih dari satu halaman. Tiga atau empat paragraf yang menjelaskan bagaimana Anda mengenal orang tersebut dan mengapa Anda merekomendasikannya adalah panjang yang tepat.

Format: Surat rekomendasi harus diberi spasi tunggal dengan spasi di antara setiap paragraf. Gunakan sekitar 1″ margin untuk bagian atas, bawah, kiri, dan kanan halaman, dan ratakan teks Anda ke kiri (perataan untuk sebagian besar dokumen).

Font: Gunakan font tradisional seperti Times New Roman, Arial, atau Calibri. Ukuran font harus antara 10 dan 12 poin, sehingga mudah dibaca. Menyesuaikan ukuran font adalah cara yang baik untuk menyimpan surat Anda ke satu halaman.

Contoh surat referensi

Anda bisa menggunakan contoh surat referensi ini sebagai model. Unduh template surat referensi (kompatibel dengan Google Documents dan Word Online), atau baca versi teks di bawah.

Contoh surat referensi:

July 9, 2020

Jim Lee
Human Resources
Saber Marketing & PR
321 Business Ave.
Business City, NY 12345

Dear Mr. Lee,

I am thrilled to recommend Sarah Jones for the digital marketing manager position at Saber Marketing & PR. As the marketing director at A & B Media, I had the pleasure of working as Sarah’s supervisor when she was employed​ here as a marketing associate. ​Responsible, punctual and extremely bright, ​Sarah was among the best talent at A & B ​ Media​, and I absolutely endorse her qualification and her skill set.

I was continuously impressed by the knowledge she brought to the table and her dedication to staying on top of the latest in the field. Sarah​ combines sharp analysis skills with strong intuition, and I always knew I could rely on her to meet deadlines and exceed ​our ​expectations. During her two years with us, she achieved numerous accomplishments, from increasing our social media engagement by 20%, to lowering our website bounce rate by 10%, to increasing our ROI on digital campaigns by 15%.

While Sarah’s professional acumen was immensely valuable to A & B Media, she was also a wonderful team player. Optimistic, engaging and easy to get along with, Sarah was a true joy to have in the office and fostered many positive relationships within our department as well as throughout the company.

With that said, I am highly confident in my recommendation and believe that Sarah would be a great fit for Saber Marketing & PR. If you would like to speak further about my experience working with Sarah, please email me at melissa@abmedia.com or call me at 555-555-5555.

Sincerely,

Melissa Bradley
Marketing Director, A & B Media