Apa pentingnya melakukan training karyawan?

Training karyawan penting karena merupakan kesempatan yang baik bagi karyawan untuk mengembangkan basis pengetahuan mereka dan meningkatkan keterampilan kerja mereka untuk menjadi lebih efektif di tempat kerja. Terlepas dari biaya training untuk karyawan, laba atas investasi sangat besar jika konsisten.

Ada beberapa alasan penting bagi pengusaha untuk memulai program training bagi karyawannya, seperti:

Ini meningkatkan keterampilan dan pengetahuan

Program training karyawan membantu meningkatkan pengetahuan dan keterampilan karyawan agar sesuai dengan berbagai perubahan di industri. Perbaikan ini secara positif akan mempengaruhi produktivitas pekerja, yang dapat meningkatkan keuntungan dan efisiensi organisasi. Beberapa hal yang dapat dipelajari karyawan melalui training termasuk etika kerja, hubungan manusia dan keselamatan.

Ini memenuhi rekomendasi penilaian kinerja.

Ketika penilaian kinerja karyawan organisasi menyarankan perlunya perbaikan pada subjek atau keterampilan tertentu, program pelatihan dapat diselenggarakan untuk anggota staf untuk membantu memenuhi persyaratan ini. Oleh karena itu, training dapat mengatasi area masalah yang teridentifikasi dan bekerja menuju solusi.

Mempersiapkan karyawan untuk tanggung jawab yang lebih tinggi.

Program training juga dapat membantu mempersiapkan karyawan yang pindah ke peran yang lebih tinggi dan mengambil lebih banyak tanggung jawab dalam suatu organisasi. Program-program ini akan membantu mereka mempelajari keterampilan yang dibutuhkan untuk berfungsi secara efektif di posisi baru mereka. Misalnya, mereka mungkin dilatih dalam keterampilan kepemimpinan atau dalam perangkat lunak tertentu yang akan mereka gunakan dalam peran baru mereka.

Menunjukkan kepada karyawan bahwa mereka dihargai.

Menerapkan program training di tempat kerja akan membantu karyawan merasa seperti perusahaan berinvestasi di dalamnya. Dengan terus mengajari karyawan Anda keterampilan dan kemampuan baru, mereka tidak hanya akan menjadi pekerja yang lebih baik, mereka akan merasa seperti anggota organisasi yang lebih produktif. Ini akan meningkatkan moral mereka serta kemampuan tempat kerja mereka.

Menguji efisiensi sistem manajemen kinerja baru.

Program training karyawan membantu organisasi menguji efisiensi dan efektivitas sistem manajemen kinerja baru, yang akan membantu SDM menetapkan ekspektasi kinerja yang lebih jelas. Menggunakan sistem ini untuk melatih karyawan Anda akan memperkuat perlunya mencapai tujuan dan membantu karyawan lebih memahami apa yang diharapkan dari mereka.

Meningkatkan keterampilan IT dan komputer.

Program training membantu karyawan mempelajari keterampilan komputer dan topik IT tertentu, seperti penggunaan sistem perangkat lunak. Perusahaan dapat melatih karyawan mereka untuk membuat grafik dan spreadsheet, mengedit data dalam database mereka dan memahami pengaturan jaringan untuk memberikan pemahaman yang lebih komprehensif tentang komputer untuk meningkatkan efisiensi tempat kerja.

Kategori training dan pengembangan untuk karyawan

Ada banyak kategori training yang dapat dilakukan karyawan di dalam atau di luar tempat kerja, termasuk:

Training manajemen

Karyawan dapat menjalani berbagai tingkat pelatihan manajemen ketika mereka dipromosikan ke posisi manajerial atau senior dalam suatu organisasi. Jenis pelatihan ini dimaksudkan untuk mempersiapkan mereka untuk tanggung jawab tambahan yang lebih tinggi yang akan mereka miliki dalam organisasi.

Training penjualan

Karyawan, terutama yang bergerak di bidang penjualan dan pemasaran, mungkin perlu mengikuti pelatihan penjualan untuk mengasah keterampilan mereka dalam menjual dan memasarkan produk dan layanan perusahaan.

Training di tempat kerja

Ketika seorang karyawan pertama kali memulai di sebuah perusahaan, mereka mungkin menerima training di tempat kerja yang akan membantu mereka mempelajari apa yang diharapkan dari mereka serta keterampilan kerja yang diperlukan untuk posisi baru mereka.

Skema pendampingan

Kadang-kadang, terutama dalam kasus anggota staf tingkat pemula, karyawan mungkin diminta untuk bekerja di bawah supervisor atau manajer yang berpengalaman untuk mempelajari lebih lanjut tentang pekerjaan mereka dan mendapatkan pengalaman awal untuk bekerja di sebuah organisasi.

Training internal

Sebagian besar organisasi melakukan berbagai tingkat pelatihan internal untuk staf mereka. Salah satu opsinya adalah menjadikan anggota organisasi Anda yang berpengalaman sebagai fasilitator, dan opsi lainnya adalah mendatangkan pelatih eksternal untuk membantu mengajari karyawan atau manajer keterampilan atau kemampuan tertentu.

Studi pribadi

Karyawan juga dapat mendedikasikan diri mereka untuk belajar pribadi untuk melatih topik tertentu yang diminati. Ada banyak bahan referensi bagus yang tersedia secara online yang dapat digunakan dalam kasus ini.

Pelatihan campuran

Ini melibatkan karyawan yang terlibat dalam pelatihan yang menggabungkan pembelajaran di kelas dan online.

11 manfaat melakukan training karyawan

Pengusaha memperoleh banyak manfaat dari menyelenggarakan program pelatihan bagi karyawan mereka, terutama ketika mereka dengan penuh dedikasi dan konsisten melaksanakan program ini. Berikut adalah beberapa kemungkinan keuntungan:

Peningkatan produktivitas dan kinerja

Ketika karyawan menjalani training, itu meningkatkan keterampilan dan pengetahuan mereka tentang pekerjaan dan membangun kepercayaan diri mereka pada kemampuan mereka. Ini akan meningkatkan kinerja mereka dan membuat mereka bekerja lebih efisien dan efektif.

Keseragaman proses kerja

Ketika karyawan di tempat kerja terkena pelatihan, akan membantu untuk menstandardisasi proses kerja di antara staf. Pekerja akan menerapkan dan mengikuti prosedur serupa sebagai akibat dari paparan mereka terhadap pelatihan serupa.

Mengurangi pemborosan

Ketika karyawan ditraining, mereka akan belajar menggunakan bahan, peralatan dan perlengkapan perusahaan dengan baik, aman dan ekonomis. Kecelakaan dan kerusakan peralatan akan diminimalkan, dan ini akan menjaga limbah tetap rendah.

Mengurangi pengawasan

Meskipun pelatihan karyawan tidak harus sepenuhnya menghilangkan kebutuhan untuk pengawasan, secara signifikan dapat mengurangi kebutuhan akan pengawasan yang berlebihan di tempat kerja.

Mempromosikan dari dalam

Ketika sebuah organisasi membutuhkan profesional dengan keterampilan baru atau khusus, mereka tidak harus pergi ke pasar tenaga kerja untuk mempekerjakan profesional baru dari sumber luar. Mereka dapat mencari ke dalam dan memilih anggota staf yang menjanjikan yang dapat dipromosikan setelah mereka dilatih dalam rangkaian keterampilan baru yang dibutuhkan oleh organisasi ini.

Peningkatan struktur organisasi

Ketika sebuah perusahaan memiliki sistem pelatihan yang terorganisir untuk karyawan, itu membantu mereka belajar dengan cara yang konsisten dan sistematis. Hal ini juga mencegah karyawan dari belajar dengan coba-coba.

Meningkatkan semangat

Karyawan organisasi yang mengikuti program pelatihan akan merasa seperti mereka adalah bagian dari lingkungan kerja yang mendukung di mana mereka dihargai, yang akan meningkatkan moral mereka dan membuat mereka mendekati tugas pekerjaan mereka dengan lebih percaya diri.

Peningkatan pengetahuan tentang kebijakan dan tujuan

Program training yang baik akan selalu membantu karyawan mengenal etika, nilai, kebijakan, visi dan misi organisasi mereka.

Peningkatan penilaian pelanggan

Ketika karyawan suatu organisasi dihadapkan pada training yang konsisten, itu meningkatkan keterampilan mereka dalam pekerjaan dan membuat mereka bekerja lebih profesional dan produktif. Pelanggan akan merasakan dampak dari layanan yang ditingkatkan ini, dan itu akan meningkatkan pendapat mereka tentang organisasi.

Lingkungan tempat kerja yang lebih baik

Training yang konsisten akan membantu karyawan bekerja lebih efektif di lingkungan tempat kerja. Ini membawa suasana dalam organisasi yang mendorong setiap karyawan untuk merasa dihargai dan disambut.

Teknologi yang ditingkatkan dan diperbarui

Dengan perubahan teknologi yang terus meningkat di semua industri, memaparkan karyawan pada teknik baru dalam teknologi canggih akan membantu meningkatkan efisiensi dan produktivitas dalam organisasi.

Perubahan teknologi, perkenalan produk baru atau perubahan kebijakan dan prosedur merupakan alasan mengapa Anda perlu untuk melakukan training.

Sebagian besar dari karir berfokus pada penciptaan tenaga kerja yang efektif. Dan saya merupakan orang yang selalu mendukung perusahaan untuk selalu mengadakan training dan pengembangan pekerja secara berkala. Mengapa? Karena karyawan yang terlatih menghasilkan pekerjaan dengan kualitas yang lebih tinggi dan pada umumnya mereka dapat memanfaatkan waktu dengan sangat efektif. Mereka lebih siap untuk menghadapi tantangan di masa depan dan siap untuk mendapatkan peran lebih dalam organisasi Anda.

Saya sebelumnya telah menulis beberapa artikel tentang cara meningkatkan kinerja karyawan di organisasi Anda. Hal tersebut mencakup tujuan yang jelas, menghilangkan rintangan internal dalam perusahaan, menekankan training dan pengembangan karyawan, memotivasi staf dan menghadapi karyawan yang tidak mampu atau tidak mau melakukan pekerjaan mereka dengan baik.

Bisnis merupakan tentang mencari tahu apa yang harus dilakukan dan membuat orang melakukannya. Oleh karena itu, dengan fokus pada dua tujuan tersebut akan membuat bisnis Anda berjalan dengan baik. Sekarang, kita akan membahas apa yang dapat diambil oleh pemilik bisnis dan manajer pada training.

Pertama, saya ingin mengingatkan: Training dan pengembangan tidak selalu menjadi jawabannya. Jangan terjebak dalam perangkap yang berbunyi, “Jika karyawan saya berkinerja buruk, saya harus memberikan lebih banyak training.” Sebagai gantinya, tanyakan terlebih dahulu beberapa pertanyaan berikut untuk mengetahui mengapa karyawan Anda memiliki kinerja yang buruk.

1. Apa yang karyawan saya lakukan atau tidak lakukan yang dapat menimbulkan masalah di dalam organisasi saya?
2. Apakah karyawan mengetahui bagaimana melakukan tindakan / proses / prosedur yang spesifik tersebut?
3. Apakah karyawan diberikan waktu yang cukup untuk menjadi mahir?

Jika jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini adalah ya, maka pelatihan bukanlah solusinya.

Tetapi jika jawaban atas pertanyaan Anda tidak, tanyakan pertanyaan ini: “Apa yang sebenarnya saya inginkan agar karyawan saya dapat lakukan hal yang berbeda sebagai hasil training? Apakah mereka perlu mengenali masalah kualitas? Apakah mereka dapat menjawab pertanyaan pelanggan dengan lebih lengkap dan secara akurat sehingga mereka bisa melakukan lebih banyak penjualan?

Setelah Anda menganalisis kebutuhan, tentukan keputusan Anda selanjutnya “menciptakan atau membeli (jasa training).” Apakah Anda memiliki keterampilan dan sumber daya untuk menyediakan training secara internal, atau lebih masuk akal untuk melibatkan sumber daya di luar organisasi Anda untuk mengembangkan dan  memberikan training?

Training yang dilakukan oleh internal organisasi

Banyak organisasi yang memberikan orientasi dan training kerja kepada karyawan baru secara internal. Training ini biasanya terdiri dari satu atau lebih karyawan berpengalaman yang menyampaikan pengetahuannya kepada karyawan baru.

Karena organisasi kecil seringkali tidak memiliki proses yang terdokumentasi dengan baik, maka keberhasilan dari program semacam ini bisa bervariasi. Training semacam ini sangat bergantung pada keterampilan karyawan berpengalaman dalam memberikan informasi secara konsisten.

Jika seorang karyawan baru gagal “menangkap,” pengetahuan yang diberikan, seringkali mereka yang  disalahkan, bukan pembimbing mereka atau proses training itu sendiri.

Berdasarkan pengalaman, saya menemukan bahwa apa yang diyakini oleh karyawan sebagai “proses” bergantung sepenuhnya pada siapa yang sebelumnya melatih mereka. Jadi, saya mengambil tindakan untuk mengembangkan proses yang jelas; saya menugaskan bagian sumber daya internal untuk melatih kembali staf back office. Hal ini memecahkan masalah yang sering terjadi dalam proses training, sekaligus menciptakan proses yang konsisten untuk training di masa depan.

Training internal semacam ini bisa menjadi sangat efektif, namun mengharuskan pimpinan organisasi menentukan tujuan training, mengembangkan proses / kurikulum dan memberikan informasi yang memaksimalkan probabilitas karyawan dalam melakukan pekerjaan mereka dengan cara yang Anda inginkan.

Training internal juga mengharuskan sebuah proses evaluasi. Menentukan apakah organisasi memiliki waktu dan keahlian untuk mengembangkan dan menjalankan program sangat menentukan keberhasilan organisasi.

Training yang dilakukan diluar organisasi (Pihak ketiga)

Terkadang lebih baik melakukan training dengan menggunakan sumber daya dari luar. Organisasi dapat menggunakan pengembangan sumber daya manusia (HRD) profesional dengan berbagai cara:

• Menentukan kebutuhan pelatihan: Profesional HRD yang berpengalaman dapat melakukan survei, kelompok fokus, wawancara dan teknik lain untuk membantu sebuah organisasi menentukan kesenjangan keterampilan dan pengetahuan dalam angkatan kerjanya. Analisis kesenjangan dapat memastikan kebutuhan yang tepat, yang memungkinkan organisasi untuk menargetkan training dan pengembangan kepada setiap individu sehingga dapat menghemat waktu dan uang.
• Mengembangkan kurikulum: Terkadang organisasi mengetahui apa yang dibutuhkannya, namun tidak memiliki waktu atau keahlian untuk menciptakan program dan materi. Dalam hal ini, perusahaan harus menyewa ahli dari luar untuk bekerja dengan satu atau lebih pakar untuk menyusun materi pelajaran internal organisasi dan mengembangkan kurikulum.
• Menyampaikan informasi: Jika Anda menginginkan sebuah pesan yang mendapat perhatian khusus, maka dengan memiliki ahli “pakar” dari luar mungkin akan membuat penyampaian informasi menjadi lebih baik.
• Menentukan apa yang ingin dicapai: Pakar dari luar mungkin dapat membantu Anda menentukan metode terbaik untuk menyampaikan sebuah informasi. Apakah organisasi Anda lebih cocok untuk menggunakan metode kelas, menggunakan komputer, melalui studi mandiri atau kombinasi dari metode tersebut? Seorang profesional HRD yang berpengalaman dapat membantu Anda menentukan metodologi yang paling efektif namun tetap berada pada tujuan yang ingin Anda capai.
• Mengevaluasi pelatihan: Terakhir, seorang profesional HRD dapat membantu Anda menentukan keefektifan pelatihan Anda. Berapa banyak dan apa yang peserta pelajari? Pengetahuan, keterampilan dan perilaku apa yang mereka gunakan dalam pekerjaan mereka dan apakah perubahan tersebut memiliki efek yang diinginkan? Mengukur hasil pelatihan Anda dan menentukan ROI dapat membantu Anda memperbaiki proses pelatihan Anda.

Entah apakah Anda memutuskan untuk menilai kebutuhan, mengembangkan dan memberikan pelatihan Anda secara internal atau menggunakan keterampilan seorang ahli untuk membantu beberapa atau semua prosesnya, namun fokus harus Anda tetap berada pada peningkatan keterampilan dan kinerja karyawan. Jika Anda fokus pada hasil, maka pelatihan yang Anda lakukan akan menguntungkan organisasi Anda.