Apa itu manajemen pesanan?

Manajemen pesanan adalah proses end-to-end untuk menerima, memenuhi, dan melacak pesanan yang dilakukan oleh pelanggan. Prosesnya dimulai dari saat pelanggan memesan hingga mereka menerima paket atau layanan mereka. Ini juga melibatkan pengalaman purna jual dan penanganan pengembalian yang relevan.

Mengapa manajemen pesanan penting untuk bisnis?

Manajemen pesanan melibatkan banyak proses dan alur kerja. Ketika Anda memiliki proses manajemen pesanan yang terencana dengan baik, ini akan memberikan wawasan tentang berbagai fungsi bisnis Anda dan membantu Anda memberikan pengalaman pelanggan yang lebih baik. Ini dapat menghemat waktu dan uang dengan memungkinkan Anda memperkirakan permintaan, meminimalkan kesalahan pemenuhan, dan membuat keputusan berdasarkan data.

Manfaat signifikan menggunakan proses manajemen pesanan adalah dapat membantu Anda memperkirakan permintaan. Memprediksi permintaan Anda akan membantu bisnis Anda menghindari kelebihan stok dan kekurangan stok karena Anda memiliki gagasan yang jelas tentang jumlah produk yang dibutuhkan untuk dipasok ke pelanggan Anda.

Semua alur kerja, mulai dari menerima pesanan dan melacaknya hingga memenuhi pesanan dan mengurus aktivitas pasca-penjualan, adalah bagian dari proses manajemen pesanan. Proses manajemen pesanan yang efektif berdampak pada setiap sistem dan proses dalam rantai pasokan.

Apa siklus hidup manajemen pesanan?

Siklus manajemen pesanan mengawasi proses yang terlibat dalam memenuhi setiap pesanan tepat ketika pelanggan memesan sampai mereka menerima paket. Alur proses dapat berbeda berdasarkan kebutuhan perusahaan, tetapi biasanya mengikuti lima tahap siklus manajemen pesanan berikut:

Menerima pesanan

Tahap pertama dari proses manajemen pesanan dimulai ketika pelanggan melakukan pemesanan dengan bisnis Anda. Menerima pesanan melibatkan menerima pesanan yang ditempatkan oleh pelanggan dan mengumpulkan pembayaran untuk itu. Rincian pesanan kemudian dikirim ke gudang untuk menyiapkan produk untuk pengiriman.

Memproses pesanan

Pada tahap kedua, pesanan akan diproses tergantung apakah Anda melakukan semuanya sendiri atau menggunakan layanan pihak ketiga. Jika Anda menangani pemrosesan pesanan sendiri, pesanan perlu diperbarui secara manual saat pesanan melewati setiap langkah proses pemenuhan. Sangat penting untuk mendidik tim Anda tentang seluk beluk sistem manajemen pesanan Anda dan memiliki proses yang didokumentasikan agar tetap konsisten dan menghilangkan kemungkinan kesalahan. Namun, jika Anda menggunakan layanan pihak ketiga untuk pemrosesan dan pemenuhan pesanan, pastikan layanan tersebut dapat diintegrasikan ke dalam CRM, ERP, dan sistem relevan lainnya saat ini.

Memilih dan mengemas pesanan

Langkah ini melibatkan pengambilan dan pengepakan item yang benar dalam pesanan. Proses pengepakan terdiri dari pemilihan bahan pengemas yang sesuai, penimbangan paket dan pelabelan slip pengepakan. Ini memastikan bahwa sumber daya digunakan secara efektif dan pelanggan menerima pesanan dalam kondisi baik. Pada fase ini, perawatan harus dilakukan untuk memastikan bahwa produk yang tepat dikirim ke pelanggan yang tepat seefisien mungkin. Di bagian alur proses ini, Anda sebaiknya menerapkan otomatisasi atau proses yang disederhanakan untuk meningkatkan kecepatan dan akurasi Anda.

Pengiriman dan pelacakan pesanan

Setelah barang yang benar dikemas, langkah selanjutnya adalah mengirimkan pesanan. Setiap pesanan diberi nomor pelacakan tertentu yang juga dibagikan dengan pelanggan. Hal ini memungkinkan pelanggan untuk melacak dan memeriksa status pesanan mereka. Pengiriman produk yang sebenarnya akan ditangani oleh operator pengiriman yang telah Anda pilih sebelumnya.

Pengalaman purna jual

Tahap terakhir dari siklus manajemen pesanan adalah menangani proses purna jual. Di sini, bisnis menindaklanjuti dengan pelanggan untuk menerima umpan balik dan mengelola pengembalian dan pengembalian uang jika berlaku. Pengalaman purna jual dapat membantu Anda membangun hubungan yang langgeng dan mengubah pelanggan yang sudah ada menjadi pelanggan tetap.

Anda dapat memberikan layanan pasca-penjualan yang lebih baik dengan menindaklanjuti pelanggan melalui survei atau check-in, pengemasan khusus, serta pengembalian dan pengembalian uang yang mudah.

Apa itu perangkat lunak manajemen pesanan?

Perangkat lunak manajemen pesanan adalah perangkat lunak atau platform yang membantu Anda mengelola pesanan dari setiap saluran penjualan dan mengoordinasikan proses pemenuhan pesanan dengan mulus di semua titik kontak pelanggan. Aplikasi perangkat lunak ini biasanya terintegrasi dalam ekosistem yang lebih besar dari sistem CRM dan ERP. Alat-alat ini membawa kesenjangan antara penerimaan pesanan, pemrosesan, pelacakan, akuntansi, dan intelijen bisnis. Perangkat lunak manajemen pesanan membantu organisasi dari berbagai ukuran atau skala dalam ekonomi digital untuk mengelola penawaran dan permintaan produk mereka pada waktu yang tepat di tempat yang tepat. Sistem manajemen pesanan dapat membantu menghilangkan kemacetan untuk Anda seiring dengan pertumbuhan toko e-niaga Anda.

Contoh perangkat lunak manajemen pesanan

Setiap perusahaan adalah unik dan memiliki kebutuhan spesifik mereka sendiri, jadi produk satu ukuran untuk semua tidak akan membantu dalam kebanyakan situasi. Berikut adalah beberapa solusi manajemen pesanan paling populer yang tersedia di pasar:

NetSuite

SuiteCommmerce NetSuite adalah alat canggih yang menawarkan berbagai fitur, termasuk sistem manajemen pesanan yang dapat menangani pesanan dari berbagai saluran, termasuk toko fisik, toko online, atau bahkan kios.

Manajemen Pesanan Cloud Salesforce Commerce

Perangkat lunak manajemen pesanan Salesforce Commerce Cloud memberikan pengalaman belanja ujung ke ujung mulai dari pembelian, servis hingga pemenuhan dengan visibilitas inventaris waktu nyata, manajemen siklus hidup pesanan, dan fitur yang lebih canggih

Manajemen Pesanan IBM Sterling

Alat IBM Sterling Order Management membantu bisnis Anda mempercepat transformasi untuk memberikan pemenuhan pesanan omnichannel yang lebih inovatif. Platform ini menyediakan antarmuka intuitif dengan fungsionalitas yang mudah digunakan. Ada beberapa fitur yang dapat dikonfigurasi seperti manajemen inventaris real-time, hingga pemenuhan, memperkuat pengalaman pelanggan yang luar biasa yang meningkatkan penjualan sekaligus meningkatkan profitabilitas.

Skubana

Skubana adalah platform yang mengkhususkan diri dalam membantu bisnis yang kompleks memenuhi pesanan dari omnichannel dan beberapa lokasi gudang. Ini membantu untuk mengkonsolidasikan dan menyatukan semua barang untuk dijual ke satu tempat. Skubana juga menawarkan fungsionalitas pelaporan dan analitik yang mendalam dan memungkinkan Anda untuk mengotomatiskan beberapa proses manajemen pesanan.

Jelas bahwa Anda perlu memahami dan mengontrol manajemen dan pemrosesan pesanan, tetapi dari mana Anda mulai?

Baca terus untuk mempelajari dasar-dasar manajemen dan pemrosesan pesanan dan bagaimana Anda dapat membuatnya bekerja untuk Anda.

Apa itu manajemen pesanan?

Manajemen pesanan adalah proses menerima, melacak, dan memenuhi pesanan pelanggan. Proses dimulai ketika pelanggan melakukan pemesanan dan tidak berakhir sampai pesanan dikirimkan.

Manajer yang baik tahu bahwa cara Anda mengelola pesanan memiliki dampak besar pada keberhasilan bisnis. Otomatisasi dan perampingan proses ini diperlukan untuk menghindari tim pemenuhan eCommerce Anda yang berlebihan saat Anda menskalakan.

Pentingnya manajemen pesanan

Manajemen pesanan adalah bagian yang sangat penting dari proses penjualan dan pemenuhan pesanan. Inilah alasannya:

Pertama, ini memungkinkan Anda menghindari masalah dengan tingkat stok. Dua yang terbesar adalah overstocking, yang menyebabkan dead stock (lihat arti dead stock), dan understocking, yang menyebabkan backorder. Kedua masalah tersebut dapat mengakibatkan hilangnya penjualan dan bahkan churn pelanggan.

Kedua, mencegah kesalahan pengiriman. Tim pengiriman eCommerce Anda mungkin mengirimkan pesanan yang salah, pengiriman ke alamat yang salah, atau hanya beroperasi dengan lambat. Dengan mengendalikan manajemen pesanan Anda, Anda dapat menghindari masalah ini dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Ketiga, menghemat waktu dan uang bisnis Anda. Bila Anda tidak merampingkan manajemen pesanan Anda, Anda membuang-buang sumber daya. Tim Anda akan menghabiskan lebih banyak waktu daripada yang diperlukan untuk pemenuhan dan Anda akan membayar tagihannya. Investasikan di perusahaan pemenuhan 3PL atau sistem manajemen pesanan untuk membatasi pemborosan ini.

Apa arti pemrosesan pesanan?

Pemrosesan pesanan adalah alur kerja yang terjadi antara pelanggan yang memesan dan pesanan dikirim. Ini termasuk pengambilan produk dan pengambilan batch, penyortiran, pengepakan, pelacakan, dan pengiriman dan penanganan.

Ada tiga cara utama pemrosesan pesanan berlangsung:

• Pertama, melalui pemenuhan gudang internal. Di sini, karyawan Anda memilih, mengemas, dan mengirimkan pesanan langsung dari gudang Anda ke pelanggan. Anda mengontrol semua aspek proses, tetapi Anda juga bertanggung jawab atas masalah dan menutupi biaya. Jika Anda memilih solusi ini, pastikan untuk berinvestasi dalam asuransi kewajiban produk eCommerce untuk melindungi bisnis Anda.
• Kedua melalui dropship. Dalam model ini, Anda menjual produk melalui situs web e-niaga Anda, tetapi tidak menyimpannya di gudang. Sebagai gantinya, Anda meneruskan pesanan ke pemasok Anda yang mengemas dan mengirimkan produk ke pelanggan. Ini adalah pilihan yang bagus untuk pemilik bisnis baru karena memotong biaya overhead dan memungkinkan Anda fokus pada penjualan.
• Ketiga, menggunakan perusahaan pemenuhan 3PL. Metode pemrosesan pesanan ini terkadang dikacaukan dengan dropshipping. Keduanya melibatkan pengiriman pesanan pelanggan ke perusahaan pihak ketiga yang akan memenuhi pesanan, tetapi ada satu perbedaan utama. Di sini, Anda memiliki produk yang dikirim, hanya disimpan di gudang perusahaan lain. Ini bagus jika Anda menghasilkan produk sendiri, tetapi tidak memiliki ruang atau uang untuk gudang.

Proses manajemen pesanan

Alur proses manajemen pesanan, terkadang disebut proses manajemen pesanan penjualan, melibatkan enam langkah yang dilalui pesanan pelanggan.

Enam langkah dalam proses atau aliran manajemen pesanan adalah:

• Pesanan ditempatkan. Pesanan dari pelanggan dapat datang dalam beberapa cara. Mereka mungkin melalui telepon, secara langsung, melalui pasar eCommerce, atau di tempat lain.
• Pesanan Diterima. Setelah pesanan ditempatkan, itu harus pergi ke tim pemenuhan Anda. Seringkali ini turun secara otomatis dalam waktu nyata, tetapi mungkin ada alasan penundaan di antara langkah-langkah ini.
• Produk Dipilih. Setelah tim pemenuhan memiliki pesanan, mereka perlu menemukan produk. Proses manajemen persediaan yang tepat akan memastikan tidak ada waktu yang terbuang untuk mencari barang yang tersebar di seluruh gudang.
• Produk Dikemas. Dengan produk yang dikumpulkan, mereka kemudian dirakit dan ditempatkan dalam kemasan eCommerce. Kemasan ini harus menjaga produk tetap aman dalam perjalanan dan memiliki branding untuk membantu mempromosikan bisnis Anda.
• Pesanan dikirimkan. Setelah dikemas, produk sekarang siap untuk dikirim ke pelanggan. Operator yang digunakan dan waktu transit akan bervariasi, tetapi tetap beri tahu pelanggan selama perjalanan. Kecuali Anda menggunakan pengiriman massal, pelanggan mengharapkan produk dalam beberapa hari.
• Pesanan terkirim. Akhirnya, produk dikirim ke pelanggan. Selama Anda berada di atas manajemen pesanan Anda, mereka akan menerima item yang tepat tepat waktu. Jika tidak, ada pekerjaan yang harus dilakukan agar sistem Anda berfungsi sesuai kebutuhan.

Manajemen pesanan terdistribusi

Manajemen pesanan terdistribusi adalah metode pemenuhan yang digunakan untuk mengoptimalkan waktu pengiriman sekaligus menjaga biaya tetap rendah. Hal ini dilakukan dengan menggabungkan pesanan yang dilakukan melalui berbagai saluran ke dalam satu tempat. Misalnya, banyak bisnis eCommerce memiliki toko online sendiri tetapi juga menjual melalui berbagai pasar.

Pesanan ini perlu diproses tetapi masuk melalui sistem yang sama sekali berbeda. Sistem manajemen pesanan terdistribusi (DOM) dapat menghilangkan masalah ini dengan menerima semua pesanan dari berbagai platform dan kemudian mengirimkannya ke pemenuhan. Ia bahkan dapat mengumpulkan pesanan manual yang dibuat di toko fisik.

Manajemen pesanan eCommerce

Manajemen pesanan eCommerce adalah proses yang terjadi setelah menerima pesanan melalui etalase online Anda. Ini mencakup semuanya, mulai dari pelacakan inventaris hingga pencetakan label dengan printer label pengiriman hingga manajemen pembayaran langganan.

Manajemen pesanan eCommerce dilakukan menggunakan perangkat lunak eCommerce atau melalui pasar dengan kemampuan manajemen pesanan terintegrasi. Sistem ini umumnya menerima pesanan, memperbarui tingkat persediaan, mengirim pesanan ke pemenuhan dan melacak pengiriman. Mereka menurunkan risiko membuat kesalahan dalam proses pemenuhan, mengurangi waktu pengiriman, dan tumbuh bersama bisnis.

Manajemen pesanan multi saluran

Manajemen pesanan multi-saluran adalah proses pengendalian pesanan yang masuk melalui saluran penjualan yang berbeda.

Misalnya, Anda mungkin menerima pasar online dan pesanan langsung ke konsumen pada saat yang bersamaan. Perintah ini kemungkinan besar akan sangat berbeda sifatnya. Pesanan grosir akan jauh lebih besar dan memiliki waktu pemenuhan yang lebih lama daripada pesanan DTC. Ketentuan pembayaran dan harga juga akan berbeda.

Cara terbaik untuk menangani pesanan ini adalah dengan menggunakan sistem DOM atau menjual melalui pasar lengkap seperti BlueCart eCommerce. Ini memungkinkan Anda menjual dan mengelola pesanan B2B dan B2C dalam satu platform. Itu juga dibuat untuk menyesuaikan dengan bisnis Anda dan dilengkapi dengan fitur yang lebih berguna daripada pesaing mana pun.

Metrik kinerja manajemen pesanan

Cara terbaik untuk mengukur keberhasilan program manajemen pesanan Anda adalah dengan menetapkan metrik kinerja. Metrik ini, juga disebut KPI, dimaksudkan untuk mengidentifikasi kelemahan dan mengoptimalkan proses Anda.

Metrik yang paling penting untuk dilacak adalah waktu tunggu pesanan, akurasi pesanan, dan tingkat pengembalian.

Pesanan lead time

Lead time mengidentifikasi rata-rata lama waktu yang dibutuhkan suatu pesanan antara ditempatkan dan dikirim. Semakin pendek ini, semakin bahagia pelanggan Anda.

Gunakan rumus ini untuk menentukan waktu tunggu Anda:

Waktu tunggu pesanan = Rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk semua pesanan / total pesanan

Akurasi pesanan

Akurasi pesanan adalah ukuran kesalahan yang dibuat oleh tim pemenuhan Anda selama proses pengambilan. Idealnya, tim Anda akan memiliki akurasi 100%.

Gunakan rumus ini untuk menentukan akurasi pesanan Anda:

Akurasi pesanan = (Total pesanan – jumlah pengembalian/ total pesanan) x 100

Semakin rendah angka ini, semakin banyak pekerjaan yang harus Anda lakukan untuk memastikan pelanggan Anda mendapatkan apa yang mereka pesan. Ini adalah salah satu KPI terpenting yang dapat Anda lacak.

Tingkat pengembalian

Pesanan yang dikembalikan adalah hal biasa di semua industri dan untuk bisnis dari semua ukuran. Mereka mengunyah keuntungan Anda dan menempelkan Anda dengan produk yang sulit dijual. Mengurangi jumlah ini memastikan laba Anda tetap hijau.

Gunakan rumus ini untuk menentukan tingkat pengembalian Anda:

Tingkat pengembalian = Produk dikembalikan/ Produk terjual

Beruntung bagi pelanggan BlueCart, ia memiliki sistem pengembalian dan pengembalian uang/kredit yang sangat mudah dibangun ke dalam platform. Itu menghindari sakit kepala pengembalian dan memungkinkan Anda membuat pelanggan Anda senang.

Manajemen pesanan bisnis kecil

Manajemen pesanan untuk bisnis kecil sama dengan bisnis lainnya. Pesanan ditempatkan, diambil, dikirim, dan dikirim. Namun, usaha kecil memiliki lebih sedikit sumber daya untuk dialokasikan ke fungsi bisnis mereka ini.

Tip terbesar untuk pemilik usaha kecil adalah berinvestasi dalam perangkat lunak manajemen pesanan. Ini akan memungkinkan Anda untuk mengotomatiskan berbagai fungsi proses pemesanan seperti mengirim pesanan ke pemenuhan dan melacak tingkat inventaris. Pasangkan ini dengan perangkat lunak eCommerce lainnya, dan Anda dapat merampingkan operasi bisnis Anda tanpa menambah staf.

Anda juga dapat membuat kontrak dengan vendor 3PL atau dropshipping untuk menurunkan biaya lebih banyak dan menghindari penanganan pemenuhan sama sekali. Jika model ini sesuai untuk jenis bisnis Anda, ini bagus untuk membiarkan Anda fokus hanya pada pertumbuhan penjualan.

Manajemen pesanan pemasok

Di sisi lain adalah manajemen pesanan pemasok, di mana Anda ingin mengontrol pesanan yang Anda lakukan dengan pemasok Anda sendiri. Ini lebih sulit daripada manajemen pesanan biasa karena sebagian besar proses dikendalikan oleh pemasok Anda.

Ada dua cara untuk melakukan manajemen hubungan pemasok yang efisien. Pertama, tetap berhubungan dengan pemasok Anda secara teratur. Ini akan memastikan mereka memahami setiap poin masalah yang mungkin Anda miliki dan memberi mereka informasi tentang pesanan yang akan datang. Dengan cara ini Anda tidak mengalami masalah dalam memenuhi permintaan. Mempekerjakan spesialis manajemen pesanan khusus untuk bertanggung jawab atas hubungan ini adalah ide bagus.

Kedua, gunakan perangkat lunak atau pasar yang mengotomatiskan pesanan Anda dan memungkinkan pembelian berulang. Ini datang dengan alat pelaporan yang kuat yang dapat memberikan kedua belah pihak wawasan tentang masalah atau penundaan. BlueCart Wholesale adalah pilihan bagus bagi pemasok untuk terhubung dengan pembeli dan memungkinkan mereka tetap berhubungan selama proses pembelian.

Bisakah Anda mengelola itu?

Manajemen pesanan memainkan peran penting dalam memastikan bisnis Anda dapat berkembang. Dilakukan dengan tidak benar, itu dapat menghabiskan keuntungan Anda dan menyebabkan pelanggan yang tidak senang. Investasikan pada alat dan tim yang Anda butuhkan untuk memastikan pelanggan Anda menerima pesanan mereka dengan cepat dan dalam kondisi baik.

Pastikan untuk memasangkan manajemen pesanan Anda dengan fokus pada kontrol inventaris. Jika Anda tidak memiliki produk yang diinginkan pelanggan, Anda tidak akan memiliki pesanan untuk dikelola sejak awal.