Apa itu manajemen operasi?

Manajemen operasi berkaitan dengan keseluruhan operasi bisnis seperti perencanaan, pengawasan dan pengorganisasian produksi, manufaktur atau penyediaan layanan lain yang membantu memaksimalkan keuntungan bisnis. Tim manajemen operasi fokus pada pengukuran dan analisis proses internal untuk efisiensi dan efektivitas mereka.

Mengapa manajemen operasi penting?

Penting untuk memahami pentingnya manajemen operasi agar bisnis Anda dapat beroperasi secara efektif. Berikut adalah beberapa manfaat utama dari manajemen operasi yang membuatnya penting untuk bisnis:

• Mengurangi limbah
• Memastikan kualitas produk
• Meningkatkan kepuasan pelanggan
• Meningkatkan pendapatan
• Meningkatkan produktivitas karyawan
• Membantu dengan tujuan perusahaan

Mengurangi limbah

Pengurangan limbah merupakan komponen penting dari manajemen operasi. Tim manajemen operasi yang efektif membantu menghilangkan pemborosan dan mengurangi biaya inventaris dengan melakukannya. Jenis pemborosan yang ditangani oleh manajemen operasi meliputi pemborosan dari produksi berlebih, cacat, persediaan, waktu tunggu, pemrosesan berlebih, dan waktu yang tidak digunakan. Aktivitas yang sia-sia yang menghabiskan waktu dan sumber daya, tetapi tidak memberikan nilai kepada pelanggan atau organisasi, disederhanakan menjadi praktik bisnis ramping oleh tim operasi.

Memastikan kualitas produk

Manajemen operasi mengawasi manajemen kualitas produk dan layanan. Ketika tim manajemen operasi memberlakukan proses jaminan kualitas, bisnis dapat menghasilkan dan memberikan produk dan layanan berkualitas yang andal dan tahan lama yang dapat diandalkan konsumen. Ini akan sering mengarah pada peningkatan penjualan dan kepuasan pelanggan secara keseluruhan.

Meningkatkan kepuasan pelanggan

Kepuasan pelanggan sangat penting bagi banyak industri dan bisnis yang membutuhkan konsumen tetap untuk melanjutkan operasi. Manajemen mutu yang dilakukan oleh manajemen operasi akan membantu meningkatkan kepuasan pelanggan. Misalnya, jika sebuah perusahaan komputer memiliki keyboard tahun lalu yang sering tidak dapat dioperasikan, tetapi mereka meningkatkan operasi tahun ini dan memperbaiki gangguan pada produk, konsumen cenderung lebih puas dengan produk dan perusahaan.

Meningkatkan pendapatan

Ketika kualitas produk dan kepuasan konsumen meningkat, ini memberikan reputasi positif bagi perusahaan dalam industri mereka. Reputasi ini membantu organisasi dengan menarik lebih banyak pelanggan dan mungkin memperluas pangsa pasar. Ini mengarah pada peningkatan pendapatan secara keseluruhan untuk bisnis dan memungkinkan perusahaan untuk terus tumbuh.

Meningkatkan produktivitas karyawan

Manajemen operasi juga membantu dalam meningkatkan produktivitas karyawan. Manajer menganalisis operasi saat ini dari departemen tertentu dan mengidentifikasi area yang dapat ditingkatkan. Begitu mereka mengidentifikasi area perbaikan, mereka dapat menerapkan standar dan proses operasi baru untuk meningkatkan dan terus mempertahankan produktivitas karyawan.

Membantu dengan tujuan perusahaan

Setiap perusahaan memiliki tujuan dan sasarannya sendiri yang harus dipenuhi setiap tiga bulan atau setiap tahun. Manajer operasi membantu organisasi untuk mencapai tujuannya dan memenuhi tujuannya dengan mengembangkan sistem operasi yang efektif. Misalnya, jika bisnis ingin mengurangi pemborosan sebesar 20% pada kuartal ketiga, maka manajer operasi harus melakukan tugas yang diperlukan untuk membantu organisasi mencapai tujuan tersebut.

Apa yang dilakukan manajer operasi?

Manajer operasi bertanggung jawab untuk memperoleh, mengembangkan, dan mengirimkan barang kepada klien atau pelanggan berdasarkan kebutuhan pasar sasaran dan kemampuan perusahaan. Berikut adalah beberapa tanggung jawab spesifik lainnya yang mungkin dimiliki manajer operasi:

• Memberikan inspirasi dan kepemimpinan kepada karyawan
• Mengembangkan kebijakan penting dan mengimplementasikan keputusan strategis
• Meninjau kebijakan dan prosedur operasional saat ini untuk organisasi dan menerapkan kebijakan baru bila diperlukan
• Membantu sumber daya manusia dengan upaya perekrutan sesuai kebutuhan
• Mempromosikan budaya perusahaan yang efektif yang mendorong kinerja terbaik dan semangat kerja karyawan
• Mengawasi anggaran, laporan, rencana bisnis, dan audit
• Berkolaborasi dengan pemangku kepentingan senior di perusahaan
• Memastikan bahwa dokumen peraturan dan hukum penting diajukan
• Memantau kepatuhan sesuai dengan hukum dan peraturan
• Pertemuan dengan dewan direksi untuk membahas dan merencanakan tujuan jangka pendek dan jangka panjang
• Mengidentifikasi dan menangani masalah dan peluang bagi perusahaan
• Membangun kemitraan dan aliansi dengan perusahaan lain untuk kepentingan organisasi
• Mendukung komunikasi antara staf manajemen dan karyawan

Keterampilan untuk manajer operasi

Manajer operasi memiliki berbagai tanggung jawab yang mungkin memerlukan lebih banyak keterampilan daripada posisi manajemen biasa. Berikut adalah beberapa keterampilan dan kemahiran yang harus dimiliki seorang manajer operasi:

• Kepemimpinan
• Komunikasi
• Berpikir kritis dan memecahkan masalah
• Organisasi
• Pengambilan keputusan

Kepemimpinan

Manajer operasi membantu memimpin dan mengelola banyak karyawan yang melaksanakan tugas sehari-hari perusahaan. Mereka harus memiliki keterampilan kepemimpinan yang hebat yang dapat memotivasi dan menginspirasi karyawan untuk menjadi top performer dengan melampaui harapan dalam peran dan posisinya.

Komunikasi

Manajer operasi berkomunikasi dengan karyawan, pemimpin tim, manajer, eksekutif, pemegang saham, dan lainnya untuk membantu tujuan organisasi. Mereka harus memiliki keterampilan komunikasi yang sangat baik untuk secara akurat menyampaikan operasi mana yang efektif dan mana yang tidak. Mereka mungkin mengembangkan dan menyampaikan banyak rencana kepada eksekutif senior dan kemudian mengkomunikasikan arahannya kepada anggota staf lainnya.

Berpikir kritis dan memecahkan masalah

Manajer operasi mengidentifikasi masalah dan sering bertanggung jawab untuk membantu memecahkan masalah tersebut. Mereka harus berpikir kritis untuk merencanakan dan mengimplementasikan solusi untuk masalah.

Organisasi

Manajer operasi harus memiliki keterampilan organisasi yang sangat baik karena mereka memiliki banyak tugas dan proyek yang memiliki tenggat waktu. Untuk memenuhi tenggat waktu ini, mereka harus memiliki sistem organisasi yang efektif yang membantu mereka dalam memenuhi tanggung jawab mereka dan memenuhi tenggat waktu perusahaan.

Pengambilan keputusan

Seringkali, manajer operasi ditugaskan untuk membuat keputusan penting yang dapat mempengaruhi hasil bisnis. Para profesional ini harus tahu bagaimana mengidentifikasi masalah, mempertimbangkan solusi, berkolaborasi dengan eksekutif lain, memiliki keputusan mereka dan menerapkan solusi yang mereka pilih pada waktu yang tepat.

Pada artikel ini, kami akan memberi Anda gambaran umum tentang apa yang dimaksud dengan manajemen operasi bisnis dan apa yang dilakukan manajer operasi bisnis.

Apa itu operasi bisnis?

Operasi bisnis menggabungkan semua elemen dan aktivitas yang berkontribusi pada fungsi dan profitabilitas perusahaan. Meskipun berbagai faktor yang mempengaruhi operasi bisnis berbeda dari satu perusahaan ke perusahaan lain, sebagian besar pemimpin organisasi mempertimbangkan hal berikut ketika merencanakan operasi mereka:

Proses

Proses bisnis mengacu pada penyelarasan tugas, personel, dan peralatan untuk memastikan pengiriman produk atau layanan yang efektif. Manajer operasi harus merancang dan mendokumentasikan proses ini secara terpisah untuk setiap departemen, sehingga mereka dapat dengan mudah mendeteksi dan menyelesaikan hambatan dan merampingkan kegiatan. Ini bisa, misalnya, menghilangkan pekerjaan duplikat atau mengganti tenaga kerja manual dengan program perangkat lunak.

Personil

Proses perusahaan akan menentukan tingkat keterampilan dan jumlah karyawan yang dibutuhkan. Sementara beberapa perusahaan mungkin memerlukan beberapa spesialis yang sangat terampil, yang lain mungkin mempekerjakan banyak anggota tim untuk menyelesaikan tugas-tugas dasar. Kualitas dan jumlah karyawan memiliki dampak langsung pada operasi dan margin keuntungan perusahaan. Untuk alasan ini, sebuah perusahaan harus memiliki anggota tim yang cukup dengan tingkat keterampilan yang sesuai.

Peralatan dan teknologi

Peralatan atau teknologi yang tepat akan meningkatkan produktivitas dan profitabilitas suatu perusahaan. Mesin baru, misalnya, dapat menghasilkan suku cadang lebih cepat, atau portal pelacakan internal baru dapat memungkinkan departemen untuk merampingkan proses.

Lokasi

Lokasi bisnis dapat memiliki pengaruh besar pada operasi dan profitabilitas, terutama jika menjual barang dan jasa dari pendirian fisik. Pengambil keputusan harus mempertimbangkan faktor-faktor kunci seperti transportasi staf, aksesibilitas pelanggan, sewa, keamanan dan material ketika memutuskan lokasi bisnis.

Ketika perusahaan berkembang dan berubah, manajer harus mengadopsi proses bisnis yang efisien. Misalnya, jika sebuah perusahaan mengalami pertumbuhan pesat, manajer perlu menambah jumlah staf, bahan baku, ruang pengemasan, dan sumber daya serupa.

Bagaimana cara kerja manajemen operasi?

Manajemen operasi bisnis adalah optimalisasi semua sumber daya yang relevan, seperti staf, material, peralatan, dan teknologi, untuk mencapai pengiriman produk atau layanan yang paling efektif dan efisien. Area ini menangani transformasi berbagai input, seperti sumber daya manusia, fasilitas dan peralatan, menjadi barang jadi dan jasa.

Beberapa fungsi utama dari manajemen operasi adalah sebagai berikut:

Mengawasi proses

Fungsi utama dari manajemen operasi adalah untuk merencanakan, mengatur, memantau dan mengoptimalkan proses bisnis dalam suatu organisasi. Ini melibatkan penyelarasan proses di berbagai departemen. Misalnya, pemasangan perangkat lunak baru dapat meningkatkan komunikasi antar departemen.

Meminimalkan biaya operasional

Manajemen operasi memastikan kegiatan tetap dalam anggaran. Ini bisa termasuk membeli bahan yang paling hemat biaya, merampingkan proses produksi, menunjuk staf yang tepat atau berinvestasi dalam mesin dan teknologi modern.

Mengembangkan strategi

Aspek penting dari manajemen operasi melibatkan pengembangan strategi untuk mengoptimalkan sumber daya. Strategi ini dapat mencakup perubahan konfigurasi rantai pasokan atau pengorganisasian sumber daya manusia untuk meningkatkan aksesibilitas karyawan.

Desain produk

Manajemen operasi juga melibatkan memastikan produk atau layanan memenuhi tren pasar dan kebutuhan pelanggan. Merupakan tanggung jawab manajemen operasi untuk menghasilkan produk yang ingin dibeli oleh pelanggan perusahaan.

Apa tugas utama manajer operasi?

Manajer operasi menangani berbagai macam fungsi bisnis tergantung pada industrinya, termasuk:

• Menganalisis data keuangan dan menyiapkan anggaran operasi
• Membuat keputusan strategis tentang metodologi manajemen proyek
• Menentukan struktur jaringan TI atau ukuran pabrik
• Merancang, mengimplementasikan, dan mengelola operasi bisnis
• Mendukung penjualan dan mengelola dukungan pelanggan
• Mengkoordinasikan proses produksi dari departemen yang berbeda
• Mengelola distribusi barang dan memberikan dukungan teknis
• Bekerja dengan manajemen senior dalam rencana strategis
• Mengawasi karyawan
• Manajer operasi harus dapat memenuhi permintaan dan kebutuhan klien dengan tetap mengikuti tren industri, sambil juga mempertimbangkan efektivitas biaya dan pemanfaatan sumber daya yang optimal.

Keterampilan apa yang dibutuhkan manajer operasi?

Karena tugas manajer operasi mencakup ruang lingkup yang begitu besar, para profesional ini membutuhkan beberapa keterampilan utama untuk menavigasi tuntutan multi-disiplin pekerjaan, termasuk:

Skill kepemimpinan

Untuk berhasil mengoordinasikan proses antar departemen dan memotivasi karyawan, seorang manajer operasi membutuhkan keterampilan kepemimpinan yang sangat baik.

Kemampuan berkomunikasi

Selain memastikan bahwa departemen yang berbeda bekerja sama secara efektif, manajer operasi juga memfasilitasi komunikasi antara manajemen tingkat atas dan departemen pengembangan proyek. Manajer operasi dengan keterampilan komunikasi yang baik dapat secara efektif berbagi informasi antar pihak dan mendorong kerja tim.

Keterampilan analitis dan pemecahan masalah

Manajemen operasi membutuhkan kemampuan untuk memahami banyak proses pada tingkat yang terperinci. Hal ini juga membutuhkan menemukan solusi untuk tantangan. Manajer operasi harus dapat mengidentifikasi dan menerapkan teknik yang lebih efisien di berbagai departemen.

Kemampuan interpesonal

Sebagian besar waktu, manajer operasi bekerja dengan banyak orang berbeda yang terlibat dalam perusahaan mereka, termasuk karyawan penjualan dan produksi, pelanggan, manajer proyek, sumber daya manusia, dan manajemen tingkat atas. Seorang manajer operasi harus memiliki keterampilan interpersonal yang sangat baik untuk berinteraksi dengan semua orang dengan sukses.

Manajemen operasi penting untuk keberhasilan bisnis apa pun. Fungsi ini memastikan bahwa perusahaan memanfaatkan sumber dayanya secara optimal, aktivitas sehari-hari berjalan lancar, dan produk serta layanan berkualitas menjangkau klien dengan cepat.

Semua komponen tersebut harus dikelola dengan baik, mulai dari tahap perencanaan strategis, tahap implementasi, pengawasan produksi, dan evaluasi akhir hasil untuk inovasi masa depan, sehingga perusahaan tetap menguntungkan dan kompetitif di industrinya. Manajer operasional memiliki tanggung jawab besar untuk menyusun strategi, memperkirakan, dan mengawasi proses harian.

Prinsip manajemen operasional

Ada sepuluh prinsip manajemen operasional yang perlu diterapkan oleh manajer. Prinsip-prinsip ini dipresentasikan oleh Randall Schaeffer, seorang manajer produksi dan operasional yang berpengalaman, seorang filsuf industri, dan pembicara reguler di konferensi yang diselenggarakan oleh APICS, asosiasi rantai pasokan dan manajemen operasional terkemuka di Amerika Serikat.

• Manajer operasional harus fokus pada masalah, bukan teknik, karena tidak ada alat yang memberikan solusi universal.
• Proses dalam manufaktur saling berhubungan. Semua elemen harus dapat diprediksi dan konsisten, untuk mencapai hasil yang sama dalam keuntungan.
• Manajer operasional harus tahu bagaimana mematuhi semua fundamental, karena ini adalah kunci keberhasilan produksi. Penting untuk memastikan keakuratan data inventaris, BOM (Build of Material), dan tugas umum lainnya untuk mencapai hasil yang diinginkan.
• Manajer operasional diharapkan untuk menetapkan aturan dan metrik, menentukan tanggung jawab bawahan mereka, dan secara teratur memeriksa apakah tujuan perusahaan tercapai.
• Keanekaragaman proses perlu didorong, karena jika dikelola dengan baik, perbedaan dapat menjadi sumber kreativitas.
• Terkadang, masalah akan tetap muncul bahkan ketika upaya terbaik telah dilakukan. Manajer perlu menemukan akar penyebab masalah agar tidak semakin parah.
• Gairah yang dikelola. Semangat kerja karyawan dapat menjadi pendorong utama pertumbuhan perusahaan. Manajer harus mampu menginspirasi bawahannya untuk bersemangat dalam bekerja.
• Tidak ada yang mau bekerja dengan orang agresif yang tahu segalanya. Oleh karena itu, penting bagi manajer operasional untuk memposisikan diri sebagai orang biasa yang tidak tahu segalanya dan juga bisa melakukan kesalahan.
• Manajer telah mendefinisikan dengan jelas apa yang mereka anggap sukses, sehingga setiap orang di perusahaan akan memiliki parameter untuk bekerja dalam proses pencapaian target.
• Setiap orang di perusahaan harus belajar beradaptasi dengan perubahan pasar. Ini termasuk memahami pelanggan, menargetkan klien, dan apa yang mereka inginkan. Hal ini tentunya juga melibatkan penggunaan solusi otomatis agar perusahaan selalu selangkah lebih maju.

Pentingnya manajemen operasional

Tidak berlebihan jika dikatakan bahwa semua aspek bisnis bergantung pada manajemen operasional. Sebab, manajemen operasional dapat merencanakan, mengarahkan dan mendorong pembuatan barang dan jasa. Untuk dapat bersaing di pasar yang selalu berubah. Kemudian, manajer operasional perlu bekerja secara efisien dan produktif untuk memaksimalkan keuntungan yang merupakan penentu utama kelangsungan hidup bisnis.

Manajemen operasional dapat mempengaruhi layanan pelanggan, kualitas produk dan layanan, metodologi fungsional yang tepat, daya saing di pasar, kemajuan teknologi, dan profitabilitas. Kegagalan dalam mengelola operasi perusahaan akan menyebabkan kerugian yang signifikan bagi bisnis.

Strategi manajemen operasional

Manajemen operasional berfungsi sebagai ruang mesin perusahaan. Karena manajer operasional terlibat dalam banyak peran dan fungsi, mereka telah mengembangkan beberapa strategi dan taktik penting untuk memastikan kelancaran pelaksanaan kewajiban dan tanggung jawab mereka. Berikut adalah beberapa metode strategis dan taktis utama yang mereka andalkan:

Memanfaatkan data

Manajer operasi yang cerdas bergantung pada data yang berkualitas, akurat, dan andal untuk perencanaan, pemasaran strategis, dan pengambilan keputusan. Dua jenis analisis data yang umum digunakan adalah metrik efisiensi dan efektivitas.

Mengontrol tantangan data

Terkadang, data bisa memiliki ukuran  yang sangat besar dan hasilnya bervariasi, sehingga sulit untuk dibandingkan. Untungnya, dengan bantuan sistem dan perangkat lunak canggih, manajer dapat melihat, mengelola, dan menganalisis data dengan lebih mudah dan terorganisir.

Menganalisis inventaris

Persediaan akan mudah dianalisa jika perusahaan menggunakan software manajemen persediaan. Alat ini juga akan memudahkan manajer untuk mengkategorikan produk mereka (dikenal sebagai analisis ABC).

Merancang proses

Manajer operasional bekerja keras dalam membuat penelitian terbaik, perkiraan akurat, dan pengembangan yang tepat dari proses yang baik. Semua upaya ini pada akhirnya akan membuahkan hasil yang bertahan lama.

Peramalan dan penetapan tujuan

Menetapkan tujuan memberikan arahan dan motivasi kepada perusahaan dan karyawannya. Peramalan memberikan harapan sekaligus memberikan kesempatan bagi perusahaan untuk bersiap menghadapi hasil yang buruk.

Peramalan membutuhkan data historis yang lengkap dan akurat. Biasanya hal ini membutuhkan waktu yang lama, namun berkat software ERP, hal ini dapat dilakukan dengan lebih mudah dan sangat cepat.

Kolaborasi antar departemen

Kolaborasi antar departemen diperlukan agar tim keuangan, penjualan, pemasaran dan sumber daya manusia dapat bekerja sama secara harmonis untuk melakukan perbaikan bagi perusahaan. Sistem ERP memungkinkan kolaborasi antar departemen dengan menyediakan informasi terpusat untuk semua departemen, membuat komunikasi lebih mudah dan lebih transparan.

Tanggung jawab sosial

Bertanggung jawab terhadap lingkungan serta masyarakat yang terkena dampak langsung dari bisnis menjadi perhatian utama yang harus diperhatikan oleh perusahaan. Hal ini berlaku untuk produsen yang sering berurusan dengan masalah limbah.

Manajemen sumber daya manusia

Mengelola karyawan sangat penting untuk kesuksesan bisnis Anda karena karyawan adalah tulang punggung perusahaan Anda. Tanpa orang-orang ini, aktivitas bisnis sehari-hari akan berhenti, dan perusahaan Anda tidak akan dapat menghasilkan barang atau jasa yang berkualitas.

Tips untuk manajemen operasional

Keberhasilan manajemen operasi tidak akan tercapai tanpa peran manajer operasional yang handal.

Manajer operasional tidak hanya harus mahir mengelola tetapi harus mampu menjadi pemimpin yang baik. Mereka harus mampu menginspirasi dan memberikan contoh yang baik bagi karyawan.

Karena manajer operasional bertanggung jawab untuk merencanakan, memproyeksikan, dan menganalisis berbagai aspek yang terkait dengan produksi, mereka sangat bergantung pada keakuratan data. Dengan sistem ERP, manajer operasi dapat menghasilkan data real-time yang akurat terkait dengan inventaris, produksi, dan penjualan. Sistem ini juga memungkinkan integrasi antar departemen sehingga karyawan dari divisi yang berbeda (bahkan lokasi) dapat berkolaborasi satu sama lain melalui sistem yang sama.