Apa itu manajemen?

Manajemen adalah proses perencanaan dan pengorganisasian sumber daya dan kegiatan bisnis untuk mencapai tujuan tertentu dengan cara yang seefektif dan seefisien mungkin. Efisiensi dalam manajemen mengacu pada penyelesaian tugas dengan benar dan dengan biaya minimal. Efektivitas dalam manajemen berkaitan dengan penyelesaian tugas dalam batas waktu tertentu untuk menghasilkan hasil yang nyata.

Karakteristik manajemen

Beberapa ciri dasar manajemen adalah sebagai berikut:

Multidimensi

Sebagian besar manajemen mengawasi dan mengawasi layanan atau siklus produksi perusahaan atau organisasi. Manajer bekerja sama dengan dan memberikan bimbingan kepada anggota tim mereka. Seorang manajer menganggap anggota staf baik sebagai individu dengan kebutuhan yang beragam dan sebagai komponen dari kelompok yang lebih besar. Agar efektif, manajer mempengaruhi anggota tim mereka untuk menerapkan kekuatan unik mereka untuk mencapai tujuan organisasi.

Dinamis

Manajemen merupakan fungsi yang dinamis dan berkembang serta beradaptasi dengan perubahan lingkungannya, baik itu ekonomi, sosial politik maupun teknologi. Misalnya, perusahaan kertas dapat melihat penurunan penjualan karena adopsi layar dan perangkat digital yang cepat. Apakah perusahaan masih dapat bertahan tergantung pada seberapa efektif manajemennya dapat beradaptasi dengan kebutuhan pasar baru.

Tidak berwujud

Manajemen bukanlah produk berwujud, tetapi kehadirannya dapat mengubah cara fungsi organisasi. Manajemen terdiri dari ideologi, kebijakan dan interaksi manusia. Manajemen yang baik membantu meningkatkan rasio pencapaian target perusahaan, tingkat kepuasan karyawan dan kemudahan operasional perusahaan secara keseluruhan.

Tujuan manajemen

Manajemen dapat memiliki terutama tiga jenis tujuan:

Tujuan organisasi

Manajemen harus mempertimbangkan kepentingan semua pemangku kepentingan perusahaan, termasuk karyawan, pelanggan, dan pemerintah. Manajer bertanggung jawab untuk menetapkan dan mencapai tujuan organisasi. Biasanya, tujuan utama organisasi adalah untuk mencapai pertumbuhan dengan memanfaatkan sumber daya manusia, material, dan keuangannya. Ada tiga tujuan organisasi umum untuk setiap perusahaan:

• Kelangsungan hidup: Sebuah organisasi perlu menghasilkan pendapatan yang cukup untuk menutupi biaya operasionalnya.
• Laba: Laba memberikan insentif dan sangat penting untuk menutupi biaya dan risiko yang belum pernah terjadi sebelumnya yang terkait dengan menjalankan bisnis.
• Pertumbuhan: Anda dapat mengukur pertumbuhan bisnis dalam hal peningkatan volume penjualan, tenaga kerja, dan investasi modal.

Tujuan sosial

Sampai batas tertentu, manajemen juga bertanggung jawab untuk menciptakan manfaat bagi masyarakat melalui pekerjaan mereka. Perusahaan memilih untuk melakukan ini dengan cara yang berbeda. Beberapa mungkin memasukkan metode produksi yang ramah lingkungan, sementara yang lain menerapkan upah dan peluang yang adil. Perusahaan yang lebih besar sering kali mempertahankan atau mendanai inisiatif yang menyediakan fasilitas dasar seperti perawatan kesehatan dan pendidikan. Berdasarkan skala operasinya, perusahaan sering memulai kampanye CSR (Corporate Social Responsibility) yang bermanfaat bagi masyarakat dengan cara yang berbeda.

Tujuan personal

Manajemen biasanya memutuskan insentif keuangan, gaji, tunjangan dan inisiatif sosial untuk karyawan mereka. Kegiatan yang meningkatkan pengenalan dan interaksi rekan seperti acara perusahaan dan bonus liburan memenuhi pertumbuhan dan perkembangan sosial personel.

Pentingnya manajemen

Berikut adalah beberapa alasan mengapa manajemen itu penting:

• Membantu dalam mencapai tujuan kelompok: Manajemen yang efektif memberikan arahan bersama untuk upaya individu dan membimbing mereka untuk mencapai tujuan keseluruhan organisasi.
• Meningkatkan efisiensi: Efisiensi mengurangi biaya dan meningkatkan produktivitas di semua bidang pekerjaan organisasi.
• Menciptakan organisasi yang dinamis: Manajemen membantu personelnya dalam beradaptasi dengan perubahan sehingga organisasi terus mempertahankan keunggulan kompetitifnya. Seberapa baik suatu organisasi dapat merespon dan beradaptasi dengan perubahan dapat berarti perbedaan antara keberhasilan dan kegagalannya.
• Membantu dalam mencapai tujuan pribadi: Manajemen yang efektif memupuk semangat tim, kerjasama dan komitmen untuk mencapai tujuan organisasi sebagai sebuah kelompok, yang membantu setiap anggota mencapai tujuan pribadi mereka.

Tingkat manajemen

Peran manajemen datang dalam tiga tingkatan:

Manajemen puncak

Biasanya, eksekutif paling senior di sebuah perusahaan adalah ketua, chief executive officer, chief operating officer, presiden dan wakil presiden. Peran mereka terletak dalam mengintegrasikan beragam komponen perusahaan dan mengoordinasikan kegiatan departemen yang berbeda. Mereka juga menganalisis lingkungan bisnis dan implikasinya untuk merumuskan tujuan guna menjamin kelangsungan hidup perusahaan dan kesejahteraan para pemangku kepentingannya.

Manajemen menengah

Sebagian besar terdiri dari kepala divisi, manajemen menengah menghubungkan manajemen operasional dengan manajemen puncak. Kepala divisi/departemen menerima bimbingan dari manajer puncak dan merupakan pemimpin bagi manajer operasional. Tugas mereka adalah memahami kebijakan yang dibingkai oleh manajemen puncak dan menyampaikannya ke divisi/departemen masing-masing untuk memastikan bahwa mereka menindaklanjuti kebijakan dan keputusan perusahaan.

Manajemen operasional

Supervisor, pimpinan seksi atau mandor mengawasi secara langsung usaha-usaha tenaga kerja. Mereka bertanggung jawab untuk kontrol kualitas dan memastikan bahwa pekerjaan memenuhi tenggat waktu. Manajemen puncak menyusun rencana yang menetapkan wewenang dan tanggung jawab penyelia.

Fungsi manajemen

Tujuan manajemen adalah untuk menyatukan upaya individu yang berbeda dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan bersama. Berikut ini adalah beberapa fungsi manajemen:

Perencanaan

Perencanaan melibatkan pembuatan garis waktu tugas yang perlu diselesaikan untuk mencapai tujuan tertentu. Manajer melaksanakan perencanaan Perencanaan harus dilakukan secara sistematis untuk menghindari pemborosan sumber daya dan waktu. Rencana tindakan yang terperinci meminimalkan kebingungan, risiko, pemborosan, dan ketidakpastian.

Misalnya, manajemen puncak dalam bisnis kecil dapat menetapkan target penjualan yang tinggi untuk satu kuartal untuk mengkompensasi kerugian kuartal sebelumnya. Pendiri start-up mungkin berencana untuk melakukan upaya formal untuk bekerja sama dengan pemerintah dan lembaga besar lainnya untuk memperluas skala operasi mereka. Kepala perusahaan pemasaran digital lokal mungkin berencana untuk menciptakan pasar internasional untuk produk dan layanan mereka. Perusahaan TI dapat memutuskan untuk memperbarui peraturan kerja mereka untuk mengakomodasi kerja dari rumah bagi karyawan mereka.

Prioritaskan organisasi

Tujuan pengorganisasian adalah untuk memelihara hubungan simbiosis antara personel, sumber daya keuangan dan fisik perusahaan. Pengorganisasian yang tepat menyediakan tindakan yang memenuhi semua parameter untuk sukses. Pengorganisasian melibatkan identifikasi dan klasifikasi kegiatan bisnis, delegasi dan koordinasi.

Misalnya, manajer puncak dapat mengalokasikan dana atau sumber daya ke cabang yang berbeda. Manajer cabang kemudian harus mengalokasikan dana ke departemen di dalam cabang, tergantung pada kebutuhan operasional mereka. Kepala departemen kemudian melacak pengeluaran dana sehari-hari.

Tingkatkan staff

Staffing melibatkan perekrutan dan pembangunan tim untuk organisasi. Proses kepegawaian perusahaan seringkali panjang dan mendalam. Manajemen mengidentifikasi peran profesional di perusahaan dan keterampilan/kualitas yang dibutuhkan untuk menjalankan peran ini dengan baik. Manajer kemudian memilih staf untuk peran tersebut melalui proses rekrutmen. Setelah dipilih, kandidat menjalani pelatihan dan bergabung dengan tenaga kerja perusahaan. Manajer juga bertanggung jawab untuk memberikan penilaian dan promosi sebagai bagian dari kepegawaian.

Misalnya, perusahaan pemasaran digital mungkin memilih untuk memperluas operasinya ke kota-kota lain di negara ini. Manajemen puncak kemudian dapat memutuskan untuk merekrut lima personel pemasaran, empat desainer visual, dua personel akuntansi, seorang profesional sumber daya manusia, dan seorang manajer untuk setiap lokasi. Mereka juga dapat memutuskan untuk mengalihdayakan pekerjaan terkait TI, pemeliharaan, dan keamanan kepada pekerja lepas. Pedoman kepegawaian perusahaan mungkin juga menyarankan bahwa satu personel pemasaran dan satu desainer visual harus pindah ke peran pimpinan departemen, setelah dua bulan pelatihan dan satu tahun pengalaman di perusahaan.

Berikan arahan

Mengawasi, memotivasi dan membimbing anggota staf adalah pusat fungsi seorang manajer. Mengarahkan melibatkan mengambil langkah-langkah untuk menggerakkan pekerjaan dan mempertahankan produktivitas untuk mencapai tujuan perusahaan. Ini membutuhkan kepemimpinan, komunikasi, dan keterampilan interpersonal yang sangat baik untuk mendorong tim mencapai tujuan organisasi.

Misalnya, manajemen menengah sering membuat kebijakan berdasarkan arahan yang mereka terima dari manajemen puncak. Manajer operasional lebih fokus pada pengelolaan fungsi sehari-hari perusahaan.

Memantau kualitas

Bisnis berfungsi pada beberapa standar kinerja yang ditetapkan. Seorang manajer memastikan bahwa output kolektif staf memenuhi tolok ukur kuantitas dan kualitas yang ditetapkan oleh perusahaan. Kontrol pada setiap tingkat mencegah penyimpangan keseluruhan dari spesifikasi kualitas yang ditentukan.

Misalnya, supervisor di rantai makanan cepat saji sering kali mengelola kasir, staf memasak, personel pengiriman, dan server secara mikro untuk memastikan bahwa makanan dan layanan di cabang mereka memenuhi standar kualitas. Manajemen puncak menetapkan standar kualitas ini dan biasanya berkembang seiring waktu.

Manajemen biaya adalah alat bisnis yang memberi Anda informasi penting tentang sumber daya dan infrastruktur yang dapat Anda gunakan untuk menilai pencapaian tujuan bisnis. Dengan manajemen biaya, perusahaan dapat menentukan apakah kegiatan bisnis mereka selaras dengan strategi pelaksanaan proyek mereka. Keberhasilan manajemen ini sangat tergantung pada manajer yang memiliki pengetahuan mendalam tentang beragam proses, pelanggan, produk, dan layanan perusahaan. Ketika Anda sepenuhnya memahami komponen-komponen ini, Anda akan lebih mampu merencanakan secara strategis dan meningkatkan kualitas operasional.

Pentingnya manajemen biaya

Inilah mengapa manajemen biaya penting bagi organisasi untuk menetapkan dasar untuk biaya proyek:

Mengembangkan bisnis

Perusahaan yang berhasil mengelola biaya operasional mereka cenderung menyelesaikan proyek secara efisien dan mengembangkan bisnis mereka dari waktu ke waktu. Ini berarti bahwa mereka menyelesaikan tugas-tugas yang terkait dengan proyek-proyek dalam anggaran. Dengan menggunakan manajemen biaya, Anda dapat dengan mudah mengantisipasi pengeluaran dan memprioritaskan tujuan keuangan.

Membuat keputusan

Bagian dari manajemen biaya adalah melakukan analisis metodis atas fakta dan angka. Penilaian ini memberikan evaluasi kelayakan proyek dan profitabilitas. Dengan data penting ini, lebih mudah untuk membuat keputusan bisnis yang akurat dan berdasarkan data. Menggunakan manajemen biaya selama proses perencanaan dapat mengurangi kemungkinan risiko yang terkait dengan suatu proyek.

Mengurangi pengeluaran

Manajemen biaya adalah alat hebat yang digunakan banyak perusahaan untuk menurunkan pengeluaran bisnis mereka secara keseluruhan. Proses pengurangan biaya melibatkan pembatasan biaya yang berbeda, seperti pemasaran atau pengeluaran rantai pasokan. Informasi keuangan yang dihasilkan oleh proses manajemen biaya membantu mengidentifikasi dan menghilangkan dana yang mungkin telah Anda alokasikan untuk operasi yang berlebihan atau hutang yang dapat dihindari.

Menyimpan catatan

Pencatatan yang efisien adalah manfaat lain dari manajemen biaya. Ini membantu bisnis melakukan perencanaan akuntansi keuangan yang efektif dan mengembangkan anggaran dengan batas pengeluaran. Anda bisa mendapatkan gambaran umum tentang pengeluaran bisnis dengan menilai biaya bisnis atau proyek. Ini membantu perencana dan manajer keuangan membuat anggaran yang akurat.

Mengelola hutang

Salah satu tujuan utama dari menerapkan langkah-langkah manajemen biaya adalah untuk mengurangi biaya keseluruhan bisnis. Selama proses tersebut, Anda dapat memutuskan untuk membatasi dana yang dapat diakses dan digunakan oleh tingkat karyawan yang berbeda. Ini memungkinkan Anda untuk membuat lebih banyak uang tunai tersedia untuk mengelola utang atau inisiatif lainnya. Sebuah bisnis yang memiliki rasio utang yang rendah menunjukkan kemampuannya untuk mengatasi berbagai risiko keuangan.

Meningkatkan anggaran

Jika sebuah perusahaan memiliki lebih banyak uang karena manajemen biaya yang efisien, maka ia dapat meningkatkan anggarannya di bidang-bidang tertentu. Meningkatkan anggaran untuk pemasaran dan periklanan dapat membantu menjangkau lebih banyak pelanggan potensial dan menghasilkan keuntungan yang lebih besar. Anda juga dapat memutuskan untuk meningkatkan anggaran tim yang berkinerja baik dan berkontribusi pada pertumbuhan bisnis.

Langkah-langkah yang terlibat dalam manajemen biaya sebuah proyek

Berikut adalah beberapa langkah yang umumnya terlibat dalam proses manajemen biaya proyek:

Rencanakan manajemen biaya

Langkah pertama membutuhkan menguraikan sumber daya penting untuk menyelesaikan kegiatan proyek. Anda dapat memulai dengan mengumpulkan informasi tentang proyek sebelumnya atau proyek yang serupa dengan yang ingin Anda selesaikan. Dengan cara ini, Anda dapat menentukan sumber daya yang diperlukan, termasuk tenaga dan waktu, yang mungkin dibutuhkan tim untuk menyelesaikan berbagai tugas dengan sukses.

Estimasi dan anggaran biaya

Langkah ini melibatkan penghitungan biaya yang terkait dengan sumber daya penting untuk setiap tahap proyek, dari awal hingga akhir. Perkiraan biaya memungkinkan bisnis untuk meringkas pengeluaran proyek. Anggaran membantu Anda mengalokasikan pengeluaran proyek dan merumuskan dasar biaya.

Kontrol biaya

Langkah terakhir dalam proses manajemen biaya adalah pengendalian biaya, yang berfokus pada evaluasi di mana dan bagaimana biaya proyek yang sebenarnya berbeda dari perkiraan biaya. Inkonsistensi biaya tidak sama dengan biaya yang dianggarkan. Pemahaman tentang biaya komitmen, biaya aktual, perkiraan biaya, biaya yang disetujui, dan biaya awal sangat penting bagi manajer dan perencana keuangan yang mengawasi pengendalian anggaran. Jika risiko tak terduga muncul yang dapat memengaruhi anggaran yang disetujui untuk suatu proyek, penting bagi Anda untuk meninjau intensitas dampaknya dan mengambil tindakan korektif seperlunya.

Perbedaan antara manajemen biaya dan pengendalian biaya

Berikut adalah beberapa perbedaan antara manajemen biaya dan pengendalian biaya:

Siapa yang menggunakan manajemen biaya dan pengendalian biaya?

Karyawan yang berbeda menggunakan manajemen biaya dan pengendalian biaya. Sementara anggota tim yang mengerjakan suatu proyek dapat menggunakan manajemen biaya, akuntan atau spesialis keuangan menggunakan pengendalian biaya untuk operasi bisnis lainnya. Perencana keuangan menggunakan pengendalian biaya untuk mengevaluasi posisi keuangan perusahaan saat ini. Seluruh tim mungkin bertanggung jawab untuk mengelola biaya dan tetap menyadari posisi keuangan proyek.

Mengapa bisnis menggunakan manajemen biaya dan pengendalian biaya?

Sebuah bisnis memperkirakan dan membandingkan anggaran menggunakan manajemen biaya. Anggota tim tidak boleh berpartisipasi dalam proses pengendalian biaya. Bisnis menggunakan manajemen biaya untuk memantau aktivitas keuangan di seluruh proyek, sementara akuntan menggunakan pengendalian biaya untuk menilai keuangan sementara selama aktivitas bisnis. Manajemen biaya adalah proses berkelanjutan untuk anggota tim yang dapat Anda gunakan untuk memastikan keamanan finansial proyek.

Apa yang terjadi dalam proses manajemen biaya dan pengendalian biaya?

Manajemen biaya menawarkan estimasi aktivitas keuangan proyek, sedangkan pengendalian biaya bertujuan untuk menggunakan penyesuaian dan estimasi untuk mengubah aktivitas tersebut secara positif. Pengendalian biaya bukanlah proses yang berkesinambungan dan biasanya terjadi selama periode tertentu dalam suatu proyek. Sebuah departemen di sebuah perusahaan dapat menggunakan manajemen biaya untuk kegiatan tertentu untuk mencapai tujuan pemeliharaan biaya. Sementara manajemen biaya berfokus pada memproyeksikan perkiraan biaya, pengendalian biaya bertujuan untuk menganalisis informasi keuangan masa lalu untuk merumuskan rencana tindakan untuk proyek yang sedang berlangsung.

Kapan bisnis menggunakan manajemen biaya dan proses pengendalian biaya?

Awal dan akhir proses pengendalian biaya dan manajemen biaya bergantung pada operasi keuangan yang berbeda. Sebuah bisnis dapat menggunakan pengendalian biaya ketika ada perbedaan keuangan atau jika mencurigai adanya kerugian modal, sementara sebuah tim dapat melakukan proses manajemen biaya untuk mengontrol semua kebutuhan keuangan sebuah proyek. Ketika sebuah bisnis berhasil menstabilkan aktivitas keuangannya, ia dapat memutuskan bahwa ia tidak lagi memerlukan penggunaan tindakan pengendalian biaya.

Tips untuk manajemen biaya yang sukses

Berikut adalah beberapa tips yang dapat Anda ikuti saat melakukan tindakan manajemen biaya:

• Tingkatkan penganggaran: Anda dapat menjadi sukses dalam manajemen biaya dengan memantau keuangan organisasi dan proyeknya secara efisien. Ini melibatkan kemampuan untuk mengidentifikasi pengeluaran apa pun yang dapat membuat proyek melebihi anggarannya.
• Mengotomatiskan tugas: Ada berbagai alat otomatisasi khusus industri yang dapat Anda gunakan untuk meningkatkan efisiensi operasional dan manajemen biaya organisasi. Program yang kuat mengotomatiskan tugas administratif rutin dan memungkinkan Anda dan tim Anda untuk fokus pada tugas lain sambil meningkatkan produktivitas secara keseluruhan.
• Tetap fleksibel: Karena manajemen biaya adalah proses berkelanjutan selama proyek, tetap dapat beradaptasi membantu manajer proyek beradaptasi saat persyaratan proyek berubah. Manajemen biaya yang efektif seringkali dapat membantu Anda menyesuaikan diri dengan estimasi biaya dinamis untuk menghasilkan hasil yang positif.
• Terus meningkatkan: Semakin banyak Anda mempelajari proyek Anda, semakin mudah bagi Anda untuk memahami nuansa biaya yang terkait dengan operasi. Melalui penelitian dan pengumpulan data, Anda dapat membuat keputusan yang memungkinkan Anda menganggarkan secara efisien dan menyelesaikan proyek dengan sukses.