Apa itu quality control?

Apa itu quality control atau QC, dapat dijelaskan sebagai proses yang digunakan bisnis untuk memastikan bahwa suatu produk atau layanan mematuhi seperangkat standar kualitas yang telah ditentukan sebelumnya dan memenuhi persyaratan pelanggan atau klien. Quality control biasanya mengharuskan bisnis untuk menciptakan lingkungan di mana karyawan dan manajemen selalu berusaha untuk kesempurnaan. Ini membutuhkan pelatihan ekstensif, membuat tolok ukur untuk mengukur kualitas produk atau layanan, dan pengujian untuk memeriksa variasi kualitas yang signifikan.

Mengapa quality control penting?

Ada banyak alasan untuk menegakkan quality control:

• Mempromosikan kesadaran kualitas: Sangat penting bagi semua karyawan yang merupakan bagian dari layanan atau upaya produksi, untuk menyadari persyaratan kualitas minimum yang dimiliki merek/produk/layanan. Ketika semua karyawan yang terlibat menyadari parameter kualitas di semua tahap manufaktur, merek dapat secara konsisten memberikan kualitas yang sama dalam produknya, dari waktu ke waktu.
• Menurunkan biaya operasional dan produksi: Ketika produk tidak memenuhi standar kualitas, mereka sering kali harus dipanggil kembali. Ketika pelanggan mengangkat masalah kualitas, mereka juga mengharapkan kompensasi dalam beberapa bentuk, seperti penggantian atau pengembalian uang. Semua ini adalah biaya tambahan yang harus ditanggung perusahaan. Quality control yang tepat dapat menghilangkan biaya tambahan ini, sekaligus mengoptimalkan upaya produksi.
• Meningkatkan kepuasan pelanggan: Pelanggan mengharapkan pengalaman pengguna yang konsisten ketika mereka menginvestasikan uang dalam suatu produk atau layanan. Selama perusahaan/merek dapat memberikan pengalaman yang konsisten, pelanggan tetap puas dan terus menginvestasikan uang dalam produk/layanan mereka. Dengan cara ini, quality control meningkatkan kepuasan pelanggan dan bahkan loyalitas merek.
• Meningkatkan reputasi merek: Merek bertahan untuk menciptakan reputasi yang baik di pasar mereka. Quality control yang baik memastikan bahwa reputasi merek tetap utuh setiap saat. Di era media sosial, satu contoh kompromi kualitas dapat memiliki efek buruk pada penjualan dan reputasi.
• Meningkatkan semangat kerja di tempat kerja: Karyawan yang membantu menghasilkan komoditas atau memberikan layanan idealnya harus bangga dengan apa yang mereka lakukan. Quality control memastikan bahwa karyawan sadar akan kualitas produk / layanan perusahaan mereka. Ini mengarah pada peningkatan moral secara keseluruhan di tempat kerja.
• Meningkatkan metode produksi: Quality control memungkinkan perusahaan untuk secara konsisten mengoptimalkan dan merampingkan rantai produksi mereka. Ini menghasilkan peningkatan produktivitas dan desain yang lebih tinggi.
• Meningkatkan penjualan: Jika perusahaan Anda menjual produk berkualitas secara konsisten, perusahaan dapat mempertahankan pelanggan yang sudah ada sambil terus menarik pelanggan baru. Ini berarti bahwa penjualan Anda akan terus meningkat seiring waktu.
• Menggunakan sumber daya secara efektif: Quality control bertujuan untuk mengurangi pemborosan, baik dalam hal waktu, tenaga, atau sumber daya. Sebuah perusahaan yang mempraktikkan quality control akan memanfaatkan sumber dayanya secara efektif dan mempertahankan tingkat efisiensi dalam operasinya.

Proses quality control

Perusahaan biasanya mengikuti prosedur yang ditetapkan untuk memastikan quality control, termasuk:

Menetapkan standar pengujian

Untuk menerapkan program pengendalian kualitas, perusahaan diharuskan terlebih dahulu memutuskan standar apa yang ingin mereka penuhi. Selanjutnya, mereka perlu menentukan sejauh mana tindakan yang ingin mereka ambil. Misalnya, tim QC diharuskan memutuskan berapa banyak sampel yang akan diambil untuk pengujian, bagaimana pemilihan sampel akan dilakukan, dan seperti apa prosedur pengujiannya.

Menguji bahan baku dan berbagai tahapan

Quality control biasanya melibatkan pengujian setiap langkah proses manufaktur perusahaan. Karyawan QC dapat memulai dengan menguji bahan mentah yang digunakan untuk membuat produk dan kemudian menguji pada berbagai tahap dalam proses manufaktur untuk mengidentifikasi di mana masalah terjadi.

Memperbaiki masalah

Karyawan mungkin diminta untuk memperbaiki masalah agar tidak terjadi lagi di masa depan. Quality control yang tepat yang digunakan perusahaan bergantung pada industri dan produk.

Misalnya, dalam pembuatan makanan, tim QC perusahaan melakukan pengujian mikrobiologis untuk memastikan bahwa produk yang sudah jadi tidak membuat konsumen sakit. Mereka juga dapat melakukan quality control makanan dalam kemasannya untuk memastikan bahwa makanan tersebut tidak rusak sebelum tanggal kedaluwarsa yang ditentukan. Dalam industri manufaktur mobil, terbukti bahwa quality control mungkin berfokus pada uji tabrakan dan selip.

Pengumpulan data dan keputusan

Setelah masalah diidentifikasi, data dunia nyata akan dikumpulkan dan laporan akan dikirim ke manajemen. Akhirnya, tindakan korektif harus diambil. Misalnya, perusahaan dapat memutuskan untuk memperbaiki unit produksi yang cacat atau menghilangkannya sama sekali untuk berinvestasi dalam teknologi baru.

Jika terlalu banyak produk yang cacat, perusahaan diharuskan membuat rencana untuk meningkatkan proses produksi. Jika masalahnya adalah persediaan yang digunakan, perusahaan dituntut untuk berusaha membeli bahan baku yang lebih berkualitas. Akhirnya, metode quality control diperlukan untuk terus memantau tanda-tanda masalah baru.

Apa empat jenis quality control?

Perusahaan di seluruh dunia menggunakan metode quality control yang berbeda. Ada 4 jenis quality control yang menonjol:

Bagan batang X

Untuk membuat diagram batang x, Anda akan diminta untuk memilih produk secara acak dan mencatat sejauh mana setiap produk bervariasi dari standar ideal, untuk atribut tertentu. Dalam diagram batang x, derajat varians diplot pada sumbu y dan jumlah sampel yang diuji diplot pada sumbu x. Dengan mempelajari grafik diagram batang x, perusahaan dapat mengetahui apakah potongan yang cacat keluar secara acak atau sebagai akibat dari kesalahan sistemik.

Misalnya, Anda dapat menguji 10 produk yang dipilih secara acak dan menemukan bahwa satu produk rusak. Pada pengujian 100 produk yang dipilih secara acak, Anda menemukan bahwa 10 rusak. Ini menunjukkan bahwa sistem produksi Anda rusak atau tidak efisien, dengan satu dari sepuluh kemungkinan menghasilkan barang yang cacat.

Six Sigma

Proses six sigma adalah metodologi quality control yang menjamin tingkat keberhasilan 99,99966% dalam hal quality control. Profesional di QC, yang mempraktikkan metodologi enam sigma, membantu perusahaan mengidentifikasi dan menghilangkan cacat dalam mekanisme produksi dan proses bisnis mereka. Biasanya tidak akan ada ruang untuk kesalahan sistemik atau masalah kualitas setelahnya.

Sementara metodologi six sigma mungkin berguna untuk meningkatkan efisiensi mekanisme dan proses yang ada, ini jarang mengarah pada inovasi atau gangguan dalam suatu industri.

100% Mode inspeksi

Metode inspeksi 100% membutuhkan tenaga dan waktu yang intensif karena mengharuskan perusahaan untuk memeriksa kualitas setiap bagian dari setiap produk. Metode ini biasanya digunakan dalam QC barang mewah seperti mobil super dan perhiasan. Lebih sulit untuk bergabung dalam industri yang memproduksi barang secara massal dalam jumlah besar dalam waktu singkat.

Metode Taguchi

Metode QC Taguchi lebih mementingkan penelitian, pengembangan, dan desain. Filosofinya berkisar pada pernyataan bahwa setiap potensi varians dalam suatu produk dapat dihilangkan dengan membuat beberapa perubahan yang diperhitungkan dalam desain produk. Di sini, Anda diminta untuk memikirkan kemungkinan area varians atau cacat dan menghilangkannya pada tahap desain, sehingga tidak terjadi sama sekali.

Apa contoh quality control?

Sebagai contoh quality control dalam praktik, mari kita ambil kasus produsen boneka mainan, yang ingin melakukan quality control pada produk boneka beruang tertentu. Perusahaan mengidentifikasi 8 parameter di mana kualitas harus dikontrol, untuk memastikan bahwa semua boneka beruang memiliki tampilan dan nuansa yang konsisten. Tim QC (terdiri dari satu orang atau lebih, tergantung pada ukuran operasi) harus memastikan bahwa setiap boneka beruang:

• Tidak memiliki bahaya tersedak
• Beratnya persis 1kg
• Bisa terkena air, tanpa warna luntur
• Dapat terkena cahaya yang keras, tanpa memudarkan warna
• Duduk tegak saat diletakkan di permukaan yang datar
• Tidak memiliki jahitan yang terlepas
• Tidak memiliki noda
• Memiliki telinga tegak

Quality control vs quality assurance

Jaminan kualitas atau QA difokuskan untuk memberikan keyakinan bahwa persyaratan kualitas perusahaan akan terpenuhi, dan itu mencakup semua kegiatan yang telah dilaksanakan perusahaan untuk memberikan keyakinan tersebut. Quality control, di sisi lain, mengacu pada aspek inspeksi manajemen mutu, khususnya teknik dan kegiatan yang digunakan untuk memenuhi persyaratan kualitas.

Ada banyak cara berbeda untuk menetapkan dan mengukur tujuan. Salah satu cara populer untuk mengukur kemajuan individu, tim, atau perusahaan menuju suatu tujuan adalah dengan menggunakan indikator kinerja utama, atau KPI, yang menetapkan standar keberhasilan untuk tujuan bisnis tertentu.

Dalam artikel ini, kami mendefinisikan indikator kinerja utama dan menawarkan contoh spesifik dengan panduan langkah demi langkah untuk membuat KPI untuk diri sendiri, tim, atau bisnis Anda.

Apa indikator kinerja utama?

Indikator kinerja utama (KPI) adalah nilai terukur yang menentukan seberapa efektif individu, tim, atau organisasi dalam mencapai tujuan bisnis. Organisasi menggunakan KPI untuk membantu individu di semua tingkatan memfokuskan pekerjaan mereka untuk mencapai tujuan bersama. KPI juga membantu bisnis memahami apakah mereka menggunakan waktu, anggaran, dan bakat mereka untuk strategi, tugas, dan alat yang tepat untuk mencapai tujuannya.

Profesional juga dapat menetapkan KPI pribadi untuk mengukur keberhasilan individu mereka, memandu upaya pengambilan keputusan mereka, dan meningkatkan kinerja dari waktu ke waktu. Dengan melacak KPI, baik individu maupun organisasi dapat lebih memahami perkembangan mereka dan berkembang bersama pasar.

Jenis KPI

KPI dapat digunakan di hampir semua bagian bisnis. Berikut adalah dua jenis utama yang dapat digunakan untuk memperhitungkan kebutuhan kelompok yang menggunakannya:

Lagging vs. Leading KPI Lagging KPI mengukur keadaan bisnis saat ini dan pencapaiannya menuju tujuan setelah jangka waktu tertentu. KPI terkemuka mengukur dan menentukan keadaan masa depan bisnis.

KPI tinggi vs. rendah Indikator kinerja utama yang menargetkan seluruh tujuan organisasi disebut KPI tinggi. Indikator-indikator ini mengukur keberhasilan perusahaan secara keseluruhan. KPI yang menargetkan proyek yang lebih kecil, seperti strategi departemen, disebut KPI rendah.

Apa yang membuat KPI bagus?

Kemampuan bisnis untuk melacak kemajuannya menuju tujuan hanya efektif jika kualitas KPI-nya. Dengan menggunakan kerangka “SMARTER”, KPI yang baik harus memiliki kualitas sebagai berikut:

• Spesifik: KPI harus berupa deskripsi yang terperinci, sederhana, dan jelas tentang apa yang sebenarnya ingin Anda capai. Misalnya, “Tingkatkan kepuasan pelanggan” terlalu luas. KPI yang lebih baik adalah, “Tingkatkan peringkat kepuasan pelanggan sebesar 10% pada akhir Q3.”
• Terukur: Seperti yang ditunjukkan dalam contoh di atas, KPI harus dapat diukur untuk menetapkan definisi kesuksesan yang tepat. Saat memikirkan cara mengukur, pertimbangkan untuk menggunakan jumlah dolar, persentase, atau angka mentah.
• Dapat dicapai: Sebaiknya KPI Anda ambisius namun dapat dicapai dengan alasan. Ini memastikan individu yang bekerja ke arah mereka termotivasi dan tertantang tetapi tidak kelelahan. Ini juga membantu menetapkan harapan yang realistis dengan pemangku kepentingan dan kepemimpinan perusahaan.
• Relevan: KPI Anda harus membantu memajukan tujuan bisnis utama yang lebih besar dari tim di atas Anda. Misalnya, jika Anda berada di tim sukses klien yang berada di bawah organisasi pemasaran perusahaan, KPI Anda harus selaras dengan tujuan pemasaran. Semua KPI harus selaras dengan tujuan bisnis utama yang lebih besar.
• Terikat waktu: Pilih jumlah waktu yang ambisius namun realistis di mana Anda akan mengukur kemajuan Anda menuju KPI. Misalnya, Anda mungkin memutuskan ingin mencapai jumlah penjualan pembaruan tertentu pada akhir kuartal, bulan, atau tahun kalender.
• Evaluasi: Memeriksa KPI Anda secara teratur adalah cara yang bagus untuk memastikan Anda masih bekerja menuju tujuan yang tepat. Selama evaluasi Anda, Anda mungkin mengajukan pertanyaan seperti, Apakah KPI saya masih relevan? Apa penghambat utama kesuksesan? Apakah saya memiliki anggaran, alat, bakat, dan dukungan yang tepat? Setelah periode KPI ini selesai, apa yang harus diukur selanjutnya?
• Evaluasi Ulang/Sesuaikan Ulang: Pertimbangkan untuk mengevaluasi kembali KPI Anda pada periode tertentu—mungkin di tengah jangka waktu KPI Anda dan sekali lagi di akhir. Luangkan waktu ini untuk menentukan apakah perlu melakukan perubahan pada KPI Anda agar selalu mutakhir, dapat dicapai, relevan, dan sejalan dengan tujuan perusahaan.

Cara membuat KPI

Ikuti langkah-langkah ini untuk memilih dan menerapkan indikator kinerja utama:

Tentukan tujuan akhir Anda

Ciptakan visi yang jelas tentang apa yang ingin Anda capai. Jaga agar tujuan ini tetap sederhana dan lugas. KPI Anda harus terhubung dengan tujuan bisnis utama yang strategis dan berdampak bagi organisasi. Tanpa visi yang jelas, Anda berisiko bekerja menuju sesuatu yang pada akhirnya membuang-buang waktu, energi, uang, dan sumber daya. Pertimbangkan untuk bertemu dengan manajer Anda untuk memastikan Anda menetapkan tujuan yang baik dan meminta mereka meninjau KPI Anda setelah Anda menetapkannya.

Ajukan pertanyaan kinerja utama (KPQ)

Pertimbangkan untuk mengembangkan KPQ, atau pertanyaan yang menentukan apakah Anda telah mencapai tujuan. Saat menyusun KPQ, cobalah untuk menghindari pertanyaan sederhana ya-atau-tidak seperti, “Sudahkah saya memenuhi kuota penjualan saya?” Alih-alih, ajukan pertanyaan terbuka yang menggugah pikiran seperti, “Bagaimana saya bisa memasarkan portofolio produk saya dengan lebih baik?” Jawaban atas KPQ Anda akan memberi Anda informasi yang baik untuk membuat KPI yang bermanfaat.

Contoh lain dari KPQ meliputi:

• Hasil apa yang ingin saya capai?
• Mengapa hasil itu penting?
• Bagaimana saya bisa mendefinisikan kemajuan?
• Bagaimana saya bisa mempengaruhi hasilnya?
• Bagaimana saya tahu bahwa saya telah mencapai tujuan akhir saya?

Identifikasi informasi apa yang sudah Anda miliki

Sebelum menetapkan metrik untuk menangani KPQ Anda, lihat apakah departemen atau manajer lain sudah mengumpulkan informasi tersebut. Jika demikian, Anda cukup menyesuaikan persamaan dan menerapkannya pada strategi bisnis Anda. Mengumpulkan data yang ada juga membantu menetapkan target realistis untuk KPI Anda.

Kumpulkan data pendukung

Luangkan waktu untuk mengumpulkan informasi tambahan untuk membuat KPI. Bergantung pada tujuannya, informasi ini mungkin berupa tren industri, demografi, rata-rata lalu lintas, kinerja email, tingkat konversi, atau analisis pesaing. Gunakan informasi ini untuk menginformasikan indikator kinerja utama Anda.

Hindari hanya mengukur KPI yang sama dengan pesaing Anda. Setiap bisnis adalah unik dan apa yang berhasil untuk satu perusahaan mungkin tidak bekerja untuk yang lain. Dedikasikan waktu untuk menunjukkan dengan jelas metrik apa yang akan menguntungkan perusahaan Anda berdasarkan kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancamannya.

Tentukan seberapa sering Anda akan mengukur setiap KPI

Selanjutnya, mengidentifikasi irama yang baik untuk memeriksa kemajuan menuju KPI. Sebaiknya tentukan terlebih dahulu bagaimana dan kapan Anda akan mengukur, termasuk alat mana yang akan Anda gunakan untuk menarik data terlebih dahulu.

Ingatlah bahwa KPI Anda dapat, dan dalam banyak kasus, harus berkembang dan diperbarui. Seiring berkembangnya bisnis, penting agar KPI ditinjau kembali dan disesuaikan untuk mencerminkan perubahan tersebut. Pantau status KPI secara teratur untuk memastikannya masih berguna dan lacak informasi yang Anda inginkan.

Tetapkan tujuan jangka pendek dan jangka panjang untuk KPI

Misalnya, jika KPI Anda ingin menjual 2.400 keanggotaan ke layanan Anda selama setahun, yang terbaik adalah memecahnya menjadi pencapaian jangka pendek. Dalam skenario ini, Anda dapat menetapkan sasaran jangka pendek untuk menjual 200 keanggotaan baru per bulan. Kemudian, Anda dapat menggunakan tarif ini untuk menentukan apakah Anda perlu mengubah ekspektasi atau strategi saat Anda melangkah.

Gagal mencapai tujuan tidak berarti memilih KPI tertentu adalah keputusan yang buruk. Sebaliknya, Anda dapat menggunakan data yang Anda kumpulkan dan informasi yang Anda pelajari untuk meningkatkan kinerja di masa mendatang. Dengan mengidentifikasi kekurangan Anda, Anda dapat melakukan penyesuaian yang sesuai. Ingat, KPI dirancang untuk membantu perusahaan dan individu membuat keputusan bisnis yang baik dan terus meningkat dari waktu ke waktu.

Delegasikan tanggung jawab untuk KPI

Ada banyak faktor yang bergerak dalam hal pengembangan dan pemeliharaan KPI. Pastikan Anda telah dengan jelas menugaskan individu atau tim untuk tugas-tugas tertentu. Penilaian, pengumpulan dan interpretasi data, pemantauan dan penyajian KPI semuanya harus dipertanggungjawabkan.

Bagikan KPI dengan kepemimpinan dan pemangku kepentingan yang sesuai

Berkontribusi pada kesuksesan organisasi Anda dengan mengomunikasikan strategi, kemajuan, dan hasil. Bersikaplah transparan saat mendiskusikan apa yang Anda ukur dan mengapa. Ini dapat membantu karyawan dan pemangku kepentingan merasa diinvestasikan atau “dibeli” untuk mencapai tujuan.

Semua anggota tim harus menyadari tujuan sehingga mereka dapat bekerja ke arah mereka dan memberikan umpan balik yang diperlukan. Indikator kinerja utama tidak statis, dan Anda harus memperbaruinya saat kebutuhan organisasi Anda berkembang.

Melaporkan KPI

Setelah Anda mengukur indikator kinerja utama, Anda mungkin ingin atau diminta untuk mempresentasikan kemajuan Anda dalam laporan KPI. Ini biasanya berguna bagi para pemimpin proyek, pemimpin tim, manajer, dan penyelia untuk berkomunikasi dengan manajemen perusahaan, kepala departemen, atau pemangku kepentingan lainnya. Berikut adalah tiga kategori laporan KPI yang mungkin Anda buat bergantung pada informasi yang dibutuhkan audiens dan tujuan Anda:

Apa yang harus disertakan dalam laporan KPI

Meskipun laporan Anda harus ditulis untuk memenuhi kebutuhan audiens dengan cara yang mencerminkan tujuan atau proyek Anda dengan tepat, ada beberapa informasi penting yang mungkin berguna untuk disertakan.

Berikut adalah beberapa contoh informasi utama yang mungkin Anda sertakan dalam laporan KPI Anda:

• Sasaran: Identifikasi dengan jelas tujuan mana yang dievaluasi oleh KPI.
• Metrik: Nyatakan indikator kinerja utama yang dapat diukur, relevan, dan dapat ditindaklanjuti yang Anda gunakan untuk tujuan pengukuran
• Rasional: Jelaskan mengapa Anda atau tim Anda memilih KPI ini dan bagaimana data yang dihasilkan berkontribusi pada kesuksesan perusahaan.
• Frekuensi: Nyatakan seberapa sering Anda mengukur indikator kinerja utama Anda dan pada frekuensi berapa Anda akan memeriksanya kembali.
• Sumber: Identifikasi di mana Anda mengumpulkan data dan pertimbangkan untuk membagikan formula untuk menghitung data.
• Visual: Gunakan bagan, tabel, atau grafik untuk memudahkan pemahaman. Jika berlaku, bandingkan dengan visual sebelumnya dari jenis yang sama untuk melacak kemajuan dari waktu ke waktu.
• Komentar: Di sini Anda dapat secara singkat menambahkan informasi atau interpretasi relevan lainnya dari metrik yang Anda peroleh.

Kiat pelaporan KPI

Berikut adalah beberapa tip tambahan untuk mempersiapkan presentasi Anda:

• Laporan Anda harus ringkas dan mudah dimengerti. Pertimbangkan untuk menyempurnakan data Anda menjadi hanya takeaways penting.
• Gunakan visual. Grafik dan grafik tren dapat membuat hasil lebih mudah dipertahankan.
• Menyederhanakan informasi teknis. Pastikan untuk menjelaskan istilah teknis menggunakan sumber daya seperti glosarium.
• Jujurlah, apapun hasil laporannya. Jika indikator kinerja utama menunjukkan perusahaan atau departemen tidak mencapai tujuannya, buatlah rencana tentang bagaimana Anda akan mencapai hasil yang lebih baik di masa depan.
• Sertakan data historis. Jika perusahaan telah menjalankan metrik sebelumnya pada indikator kinerja utama ini, bandingkan data saat ini dengan data sebelumnya untuk mengevaluasi kemajuan.
• Tawarkan pelaporan reguler. Jadwalkan pembaruan rutin di seluruh masa pakai KPI untuk menyajikan dan membandingkan data saat berubah. Pantau kemajuan dan tentukan seberapa sering Anda akan mempresentasikan temuan Anda kepada pemangku kepentingan secara berkelanjutan.

Contoh KPI menurut industri

Ukuran kinerja utama perusahaan akan bervariasi tergantung pada industri dan tujuan organisasi. Misalnya, perusahaan teknologi mungkin mengukur pertumbuhan dengan membandingkan pendapatan setiap tahun, sementara pengecer mungkin melihat penjualan toko yang sama.

Beberapa KPI akan lebih kuantitatif daripada yang lain. Misalnya, penghasilan umumnya lebih mudah diukur dengan angka pasti, sementara kepuasan pengguna dengan produk, layanan, atau situs terbuka untuk ditafsirkan. Indikator kinerja dapat didasarkan pada keuangan, layanan pelanggan, pemasaran, penjualan, manufaktur, sumber daya manusia, rantai pasokan, dan lainnya. Berikut adalah beberapa kemungkinan KPI untuk industri yang berbeda.

Penjualan dan keuangan

Contoh KPI berbasis penjualan dan keuangan dapat mencakup:

• Laba sebelum bunga, pajak, depresiasi dan amortisasi (EBITDA)
• Laba bersih (berapa banyak pendapatan yang ditahan perusahaan setelah membayar pajak, pengeluaran, dll.)
• Laba kotor (berapa banyak pendapatan yang ditahan perusahaan setelah dikurangi biaya produksi barang yang dijual)
• Biaya (untuk mengetahui cara menurunkannya)
• Perbandingan pendapatan yang diproyeksikan vs. aktual
• Perbandingan pengeluaran vs. anggaran
• Rasio hutang vs ekuitas
• Penjualan hari yang luar biasa (DSO) (jumlah rata-rata hari yang diperlukan untuk menerima pembayaran setelah penjualan)
• Penjualan regional atau nasional
• Penjualan dari pelanggan baru
• Ulangi pendapatan penjualan
• Proposal yang diterbitkan dan/atau hilang
• Penawaran ditutup
• Jumlah pertemuan prospek selama periode yang ditentukan
• Jumlah item yang dikembalikan
• Jumlah penjualan online vs. di toko
• Perputaran persediaan (berapa lama waktu yang dibutuhkan produk dalam persediaan untuk dijual)
• Ukuran penjualan rata-rata
• Biaya pemeliharaan staf penjualan

Pemasaran

Contoh indikator kinerja utama pemasaran dapat mencakup:

• Dolar yang dihabiskan untuk pemasaran selama periode tertentu
• Traffic online (jumlah pengunjung website perusahaan)
• Lalu lintas online organik (jumlah pengunjung situs web perusahaan melalui mesin pencari)
• Lalu lintas web (untuk menentukan berapa banyak pengunjung baru vs. kembali)
• Lalu lintas seluler
• Rasio klik-tayang (rasio lalu lintas web yang mengklik iklan tertentu)
• Jumlah kunjungan ke konten tertentu
• Peringkat SEO (tempat konten web Anda muncul di hasil mesin pencari untuk kata kunci tertentu)
• Pertumbuhan lalu lintas media sosial
• Pendapatan penjualan yang diperoleh dari kampanye pemasaran online
• Memasarkan prospek yang memenuhi syarat (pelanggan potensial yang telah mengindikasikan bahwa dia kemungkinan akan membeli produk atau layanan perusahaan)
• Prospek yang memenuhi syarat penjualan (pelanggan potensial yang telah diteliti, diperiksa, dan ditentukan kemungkinan akan membeli produk atau layanan perusahaan)
• Biaya per lead
• Hubungan pelanggan

Contoh indikator kinerja utama berbasis layanan pelanggan dapat mencakup:

• Pelanggan diperoleh selama periode yang ditentukan
• Lalu lintas pejalan kaki di dalam toko
• Persentase pelanggan yang tidak terus membayar layanan atau membeli produk
• Biaya akuisisi pelanggan
• Nilai seumur hidup pelanggan (untuk menentukan cara terbaik mendapatkan dan mempertahankan pelanggan)
• Retensi pelanggan
• Kepuasan pelanggan atau skor kepuasan pelanggan
• Skor promotor bersih berbasis survei (untuk menentukan apakah pelanggan akan merekomendasikan perusahaan kepada orang lain)
• Tiket dukungan pelanggan dan waktu respons atau penyelesaiannya
• Jumlah panggilan ke layanan pelanggan
• Jumlah keluhan pelanggan melalui email, telepon atau metode lainnya

Sumber daya manusia dan lapangan kerja

Contoh indikator kinerja utama berbasis sumber daya manusia atau karyawan dapat mencakup:

• Jumlah karyawan baru
• Biaya per sewa
• Jumlah promosi
• pergantian karyawan
• Kepuasan karyawan melalui tanggapan survei
• Tingkat pensiun
• Tingkat ketidakhadiran (untuk menentukan berapa banyak produktivitas yang hilang karena karyawan sakit atau hari-hari pribadi)
• Tingkat pelatihan dan pengembangan berdasarkan nilai tes sebelum dan sesudah pelatihan
• Rasio daya saing gaji (untuk menentukan bagaimana gaji rata-rata perusahaan Anda dibandingkan dengan pesaing Anda atau industri secara keseluruhan)

Keberhasilan karyawan

Contoh indikator kinerja utama yang mungkin digunakan karyawan untuk melacak perkembangan mereka sendiri meliputi:

• Target pribadi seperti kuota penjualan
• Penyelesaian proyek dalam jangka waktu tertentu
• Unit diproses atau masalah diselesaikan hari, minggu, bulan, dll.
• Kecepatan kerja
• Kepuasan pelanggan
• Kepuasan kerja
• Ketidakhadiran

Cara menggunakan KPI untuk kinerja individu

Anda dapat menerapkan strategi di atas untuk mencapai tujuan Anda sendiri sebagai karyawan. Menetapkan tujuan untuk diri sendiri dan mengukurnya dengan KPI yang relevan dapat membantu Anda tetap di jalur dan mencapainya. Keberhasilan Anda harus berkontribusi langsung pada tujuan perusahaan. Dengan menggunakan KPI, Anda dan manajer Anda dapat melacak apakah Anda mencapai sasaran target dan mengambil langkah yang tepat untuk mencapainya.

Pertimbangkan untuk memulai dengan menyelaraskan tujuan dan KPI Anda dengan departemen atau organisasi Anda. Ini berarti kesuksesan Anda juga kesuksesan perusahaan Anda. Berikut ini contohnya, jika visi perusahaan adalah menciptakan kepuasan pelanggan yang tinggi:

• Tujuan perusahaan: Mengurangi persentase pelanggan yang tidak puas sebesar 30%
• Sasaran individu: Meningkatkan keluhan yang diselesaikan sebesar 15% selama periode tertentu
• KPI Perusahaan: Menyelesaikan keluhan pelanggan yang belum terselesaikan setiap minggu
• KPI Individu: Kurangi persentase penyelesaian keluhan yang memuaskan vs. penyelesaian keluhan yang tidak memuaskan

Anda juga dapat menggunakan KPI untuk melacak pertumbuhan dan kesuksesan profesional Anda dalam perusahaan. Misalnya, Anda dapat membandingkan data dari waktu ke waktu menggunakan metrik seperti kecepatan kerja, akurasi, tingkat tanggung jawab, atau kualitas kerja untuk menentukan apakah Anda meningkat. Jika demikian, Anda tahu bahwa Anda menambah nilai bagi perusahaan. Jika Anda tidak memenuhi tujuan Anda, Anda mungkin mempertimbangkan untuk menyesuaikan fokus dan taktik Anda.

Lacak tujuan profesional jangka pendek dan jangka panjang

KPI dapat membantu Anda merencanakan tujuan karir dengan menetapkan tujuan pengembangan jangka pendek dan jangka panjang juga. KPI jangka pendek mungkin harian atau bahkan setiap jam, seperti berapa lama Anda menyelesaikan tugas tertentu. Ini adalah indikator waktu nyata dari kinerja dan kemampuan Anda untuk memenuhi tenggat waktu. KPI jangka panjang melacak tujuan karir selama berbulan-bulan atau setahun dan membantu memandu kemajuan Anda.

Catat dan simpan data KPI

Pastikan untuk mencatat dan menyimpan data KPI yang Anda kumpulkan sehingga Anda dapat menggunakannya sebagai contoh pertumbuhan karir Anda saat mencari promosi atau wawancara dengan perusahaan lain. Jika Anda memulai di posisi entry-level, tetapkan KPI yang mencerminkan tanggung jawab inti Anda serta potensi Anda. Pilih indikator kinerja yang akan menguntungkan atasan Anda sambil mendukung tujuan profesional Anda. Presentasikan metrik ini dalam wawancara mendatang saat Anda maju ke posisi yang lebih tinggi.

Dengan menggunakan indikator kinerja utama, perusahaan dan individu dapat mengukur keberhasilan dan kemajuan mereka. Metrik ini dapat membantu Anda dan perusahaan Anda membuat keputusan bisnis yang tepat, meningkatkan kinerja, dan memahami kinerja Anda dalam suatu industri. Dengan KPI yang bijaksana, Anda dapat melacak kemajuan profesional Anda untuk membuat keputusan yang cerdas, memenuhi tujuan, dan meningkatkan kinerja.

Ada banyak cara berbeda untuk menetapkan dan mengukur tujuan. Salah satu cara populer untuk mengukur kemajuan individu, tim, atau perusahaan menuju suatu tujuan adalah dengan menggunakan KPI, atau key performance indicator, yang menetapkan standar keberhasilan untuk tujuan bisnis tertentu.

Dalam artikel ini, kami akan menentukan KPI dan menawarkan contoh spesifik dengan panduan langkah demi langkah untuk membuat KPI untuk diri sendiri, tim, atau bisnis Anda.

Apa itu KPI?

Key performance indicator (KPI) adalah nilai terukur yang menentukan seberapa efektif individu, tim, atau organisasi dalam mencapai tujuan bisnis. Organisasi menggunakan KPI untuk membantu individu di semua tingkatan memfokuskan pekerjaan mereka untuk mencapai tujuan bersama. KPI juga membantu bisnis memahami apakah mereka menggunakan waktu, anggaran, dan bakat mereka untuk strategi, tugas, dan alat yang tepat untuk mencapai tujuannya.

Profesional juga dapat mengatur KPI pribadi untuk mengukur keberhasilan individu mereka, memandu upaya pengambilan keputusan mereka dan meningkatkan kinerja dari waktu ke waktu. Dengan melacak KPI, baik individu maupun organisasi dapat lebih memahami perkembangan mereka dan berkembang mengikuti pasar.

Contoh KPI

Contoh KPI umum meliputi:

• Laba bersih: Tingkatkan pendapatan penjualan sebesar 15% tahun ini
• Lalu lintas online: Tingkatkan lalu lintas ke situs web sebesar 10% pada kuartal ini
• Perputaran karyawan: Turunkan pergantian karyawan sebesar 25% tahun ini

Jenis KPI

KPI dapat digunakan di hampir semua bagian bisnis. Berikut adalah dua jenis utama yang dapat digunakan untuk memperhitungkan kebutuhan kelompok yang menggunakannya:

Lagging vs. leading KPI

Lagging KPI mengukur keadaan bisnis saat ini dan pencapaiannya menuju tujuan setelah jangka waktu tertentu. Misalnya, mengukur berapa banyak lalu lintas yang diperoleh situs web, berapa banyak orang yang menghadiri acara, atau berapa banyak pendapatan yang diperoleh program, semuanya merupakan indikator lagging.

KPI terkemuka mengukur dan menentukan keadaan masa depan bisnis. Misalnya, bisnis dapat menggunakan indikator seperti pertumbuhan pekerjaan, minat di pasar baru atau tingkat pengangguran untuk memprediksi berbagai hasil untuk organisasi mereka.

KPI tinggi vs. rendah

KPI yang menargetkan seluruh tujuan organisasi disebut KPI tinggi. Indikator-indikator ini mengukur keberhasilan perusahaan secara keseluruhan. KPI yang menargetkan proyek yang lebih kecil, seperti strategi departemen, disebut KPI rendah

Pada akhirnya, KPI rendah harus berkontribusi terhadap KPI tinggi atau tujuan organisasi secara keseluruhan. Keduanya sangat penting untuk membantu perusahaan mencapai tujuannya dan mengidentifikasi cara untuk meningkatkan.

Apa yang membuat KPI bagus?

Kemampuan bisnis untuk melacak kemajuannya menuju tujuan hanya efektif jika kualitas KPI-nya. Dengan menggunakan kerangka “SMARTER”, key performance indicator yang baik harus memiliki kualitas sebagai berikut:

Spesifik: KPI harus berupa deskripsi yang terperinci, sederhana, dan jelas tentang apa yang sebenarnya ingin Anda capai. Misalnya, “Tingkatkan kepuasan pelanggan” terlalu luas. KPI yang lebih baik adalah, “Tingkatkan peringkat kepuasan pelanggan sebesar 10% pada akhir Q3.”

• Dapat diukur: Seperti yang ditunjukkan dalam contoh di atas, KPI harus dapat diukur untuk menetapkan definisi kesuksesan yang tepat. Saat memikirkan cara mengukur, pertimbangkan untuk menggunakan jumlah dolar, persentase, atau angka mentah.
• Dapat dicapai: Sebaiknya KPI Anda ambisius namun dapat dicapai dengan alasan. Ini memastikan individu yang bekerja ke arah mereka termotivasi dan tertantang tetapi tidak kelelahan. Ini juga membantu menetapkan harapan yang realistis dengan pemangku kepentingan dan kepemimpinan perusahaan.
• Relevan: KPI Anda harus membantu memajukan tujuan bisnis utama yang lebih besar dari tim di atas Anda. Misalnya, jika Anda berada di tim sukses klien yang berada di bawah organisasi pemasaran perusahaan, KPI Anda harus selaras dengan tujuan pemasaran. Semua KPI harus selaras dengan tujuan bisnis utama yang lebih besar.
• Terikat waktu: Pilih jumlah waktu yang ambisius namun realistis di mana Anda akan mengukur kemajuan Anda menuju KPI. Misalnya, Anda mungkin memutuskan ingin mencapai jumlah penjualan pembaruan tertentu pada akhir kuartal, bulan, atau tahun kalender.
• Evaluasi: Memeriksa KPI Anda secara teratur adalah cara yang bagus untuk memastikan Anda masih bekerja menuju tujuan yang tepat. Selama evaluasi Anda, Anda mungkin mengajukan pertanyaan seperti, Apakah KPI saya masih relevan? Apa penghambat utama kesuksesan? Apakah saya memiliki anggaran, alat, bakat, dan dukungan yang tepat? Setelah periode key performance indicator ini selesai, apa yang harus diukur selanjutnya?
• Evaluasi Ulang/Sesuaikan Ulang: Pertimbangkan untuk mengevaluasi kembali KPI Anda pada periode tertentu—mungkin di tengah kerangka waktu KPI Anda dan sekali lagi di akhir. Luangkan waktu ini untuk menentukan apakah perlu membuat perubahan pada KPI Anda agar selalu mutakhir, dapat dicapai, relevan, dan sejalan dengan tujuan perusahaan.

Cara membuat KPI

Ikuti langkah-langkah ini untuk memilih dan menerapkan KPI:

Tentukan tujuan akhir Anda

Ciptakan visi yang jelas tentang apa yang ingin Anda capai. Jaga agar tujuan ini tetap sederhana dan lugas. KPI Anda harus terhubung dengan tujuan bisnis utama yang strategis dan berdampak bagi organisasi. Tanpa visi yang jelas, Anda berisiko bekerja menuju sesuatu yang pada akhirnya membuang-buang waktu, energi, uang, dan sumber daya. Pertimbangkan untuk bertemu dengan manajer Anda untuk memastikan Anda menetapkan tujuan yang baik dan meminta mereka meninjau KPI Anda setelah Anda menetapkannya.

Ajukan pertanyaan key performance (KPQ)

Pertimbangkan untuk mengembangkan KPQ, atau pertanyaan yang menentukan apakah Anda telah mencapai tujuan. Saat menyusun KPQ, cobalah untuk menghindari pertanyaan sederhana ya-atau-tidak seperti, “Apakah saya sudah memenuhi kuota penjualan saya?” Alih-alih, ajukan pertanyaan terbuka yang menggugah pikiran seperti, “Bagaimana saya bisa memasarkan portofolio produk saya dengan lebih baik?” Jawaban atas KPQ Anda akan memberi Anda informasi yang baik untuk membuat KPI yang bermanfaat.

Contoh lain dari KPQ meliputi:

• Hasil apa yang ingin saya capai?
• Mengapa hasil itu penting?
• Bagaimana saya bisa mendefinisikan kemajuan?
• Bagaimana saya bisa mempengaruhi hasilnya?
• Bagaimana saya tahu bahwa saya telah mencapai tujuan akhir saya?

Identifikasi informasi apa yang sudah Anda miliki

Sebelum menetapkan metrik untuk menangani KPQ Anda, lihat apakah departemen atau manajer lain sudah mengumpulkan informasi tersebut. Jika demikian, Anda cukup menyesuaikan persamaan dan menerapkannya pada strategi bisnis Anda. Mengumpulkan data yang ada juga membantu menetapkan target realistis untuk KPI Anda.

Kumpulkan data pendukung

Luangkan waktu untuk mengumpulkan informasi tambahan untuk membuat KPI. Bergantung pada tujuannya, informasi ini mungkin berupa tren industri, demografi, rata-rata lalu lintas, kinerja email, tingkat konversi, atau analisis pesaing. Gunakan informasi ini untuk menginformasikan KPI Anda.

Hindari hanya mengukur KPI yang sama dengan pesaing Anda. Setiap bisnis adalah unik dan apa yang berhasil untuk satu perusahaan mungkin tidak berhasil untuk yang lain. Dedikasikan waktu untuk menunjukkan dengan jelas metrik apa yang akan menguntungkan perusahaan Anda berdasarkan kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancamannya.

Tentukan seberapa sering Anda akan mengukur setiap KPI

Selanjutnya, mengidentifikasi irama yang baik untuk memeriksa kemajuan menuju KPI. Sebaiknya tentukan terlebih dahulu bagaimana dan kapan Anda akan mengukur, termasuk alat mana yang akan Anda gunakan untuk menarik data terlebih dahulu.

Ingatlah bahwa KPI Anda dapat, dan dalam banyak kasus, harus berkembang dan diperbarui. Seiring berkembangnya bisnis, penting agar KPI ditinjau kembali dan disesuaikan untuk mencerminkan perubahan tersebut. Pantau status KPI secara teratur untuk memastikannya masih berguna dan lacak informasi yang Anda inginkan.

Tetapkan tujuan jangka pendek dan jangka panjang untuk KPI

Misalnya, jika KPI Anda ingin menjual 2.400 keanggotaan ke layanan Anda selama setahun, sebaiknya bagilah menjadi tonggak pencapaian jangka pendek. Dalam skenario ini, Anda dapat menetapkan sasaran jangka pendek untuk menjual 200 keanggotaan baru per bulan. Kemudian, Anda dapat menggunakan tarif ini untuk menentukan apakah Anda perlu mengubah ekspektasi atau strategi saat Anda melangkah.

Gagal mencapai tujuan tidak berarti memilih KPI tertentu adalah keputusan yang buruk. Sebaliknya, Anda dapat menggunakan data yang Anda kumpulkan dan informasi yang Anda pelajari untuk meningkatkan kinerja di masa mendatang. Dengan mengidentifikasi kekurangan Anda, Anda dapat melakukan penyesuaian yang sesuai. Ingat, KPI dirancang untuk membantu perusahaan dan individu membuat keputusan bisnis yang baik dan terus meningkat dari waktu ke waktu.

Delegasikan tanggung jawab untuk KPI

Ada banyak faktor yang bergerak dalam hal pengembangan dan pemeliharaan KPI. Pastikan Anda telah dengan jelas menugaskan individu atau tim untuk tugas-tugas tertentu. Penilaian, pengumpulan dan interpretasi data, pemantauan dan penyajian key performance indicator semuanya harus dipertanggungjawabkan.

Bagikan KPI dengan kepemimpinan dan pemangku kepentingan yang sesuai

Berkontribusi pada kesuksesan organisasi Anda dengan mengomunikasikan strategi, kemajuan, dan hasil. Bersikaplah transparan saat mendiskusikan apa yang Anda ukur dan mengapa. Ini dapat membantu karyawan dan pemangku kepentingan merasa diinvestasikan atau “dibeli” untuk mencapai tujuan.

Semua anggota tim harus menyadari tujuan sehingga mereka dapat bekerja ke arah mereka dan memberikan umpan balik yang diperlukan. KPI tidak statis, dan Anda harus memperbaruinya saat kebutuhan organisasi Anda berkembang.

Template KPI

Saat mengembangkan KPI baru atau meningkatkan KPI yang sudah ada, sebaiknya ikuti rumus dasar. Berikut adalah contoh template yang sudah jadi.

Nama KPI:

Skor kepuasan pelanggan

Sasaran: Strategi apa yang akan diukur oleh KPI?

KPI mengukur seberapa baik kami meningkatkan kepuasan pelanggan.

Audiens: Kepada siapa data ini akan disajikan?

Data tersebut akan disampaikan kepada direksi perusahaan.

Akses: Siapa yang dapat mengumpulkan dan mengakses data ini?

Departemen pemasaran digital akan mengumpulkan dan mengakses data.

Pertanyaan kinerja utama: Pertanyaan apa yang dijawab oleh indikator ini?

Ini menjawab pertanyaan, “Seberapa bahagia pelanggan kami dengan layanan kami?”

Penggunaan KPI: Bagaimana Anda ingin menggunakan data yang dikumpulkan?

Kami akan menggunakan data tersebut untuk mengevaluasi hubungan kami dengan pelanggan kami.

Sumber pengumpulan data: Bagaimana Anda akan mengumpulkan data ini?

Kami akan mengumpulkan data dari survei online yang dikirim melalui email ke pelanggan yang sudah ada.

Frekuensi pengumpulan: Seberapa sering Anda membutuhkan sumber data KPI?

Kami perlu sumber data bulanan, dari sampel acak pelanggan kami.

Frekuensi pelaporan: Seberapa sering Anda akan melaporkan temuan untuk mempertahankan informasi terkini?

Kami akan melaporkan temuan ini setiap bulan.

Pihak yang bertanggung jawab: Tugas siapa mengumpulkan dan memasukkan data ini?

Asisten pemasaran digital, Jarrod Smith.

Penilaian: Bagaimana Anda mengukur kinerja perusahaan Anda di bidang ini?

Kami akan mengukur kinerja pada skala 1 hingga 10, dengan tanggapan 7 dan lebih tinggi dianggap positif.

Target: Apa tujuan Anda untuk indikator ini?

Tujuan kami adalah meningkatkan kepuasan pelanggan hingga 75 persen positif selama dua tahun ke depan.

Biaya: Berapa biaya untuk mengumpulkan dan menganalisis data ini?

Biaya membangun survei online dan jam yang didedikasikan pihak yang bertanggung jawab untuk proyek ini.

Kegunaan dan keterbatasan: Apakah KPI ini menjawab KPQ asli dengan baik, dan apakah ada batasannya?

Kami akan menerima skor akurat pada tingkat kepuasan pelanggan tetapi mengantisipasi umpan balik pelanggan yang terbatas tentang apa yang dapat kami tingkatkan.

Konsekuensi yang tidak diinginkan: Bagaimana orang dapat memengaruhi data ini secara negatif?

Hanya pelanggan yang tidak puas yang dapat memilih untuk menyelesaikan survei.

Tanggal kedaluwarsa: Kapan KPI ini akan kedaluwarsa atau perlu direvisi?

Kami akan meninjau KPI setiap tahun untuk memastikannya tetap relevan.

Laporan KPI

Setelah Anda mengukur KPI, Anda mungkin ingin atau diminta untuk mempresentasikan kemajuan Anda dalam laporan KPI. Ini biasanya berguna bagi para pemimpin proyek, pemimpin tim, manajer, dan penyelia untuk berkomunikasi dengan manajemen perusahaan, kepala departemen, atau pemangku kepentingan lainnya.

Ada empat kategori laporan KPI utama yang mungkin Anda buat tergantung pada informasi yang dibutuhkan audiens dan tujuan Anda:

• Laporan analitik: Laporan ini merinci KPI dan berfungsi untuk menjelaskan apa yang paling memengaruhi hasil Anda. Ini mungkin termasuk data key performance indicator historis untuk perbandingan.
• Laporan operasional: Laporan ini memberikan data tentang bagaimana KPI mengukur operasi harian organisasi sehingga manajemen dapat membuat keputusan yang tepat.
• Laporan strategis: Laporan ini mencerminkan kesehatan organisasi dan kemajuannya sehingga pemangku kepentingan dapat menentukan apakah perusahaan mencapai tujuan.

Apa yang harus disertakan dalam laporan KPI

Meskipun laporan Anda harus ditulis untuk memenuhi kebutuhan audiens dengan cara yang mencerminkan tujuan atau proyek Anda dengan tepat, ada beberapa informasi penting yang mungkin berguna untuk disertakan.

Berikut adalah beberapa contoh informasi utama yang mungkin Anda sertakan dalam laporan KPI Anda:

• Sasaran: Identifikasi dengan jelas tujuan mana yang dievaluasi oleh KPI.
• Metrik: Nyatakan KPI yang dapat diukur, relevan, dan dapat ditindaklanjuti yang Anda gunakan untuk tujuan pengukuran
• Rasional: Jelaskan mengapa Anda atau tim Anda memilih KPI ini dan bagaimana data yang dihasilkan berkontribusi pada kesuksesan perusahaan.
• Frekuensi: Nyatakan seberapa sering Anda mengukur KPI Anda dan pada frekuensi apa Anda akan memeriksanya kembali.
• Sumber: Identifikasi di mana Anda mengumpulkan data dan pertimbangkan untuk membagikan formula untuk menghitung data.
• Visual: Gunakan bagan, tabel, atau grafik untuk memudahkan pemahaman. Jika berlaku, bandingkan dengan visual sebelumnya dari jenis yang sama untuk melacak kemajuan dari waktu ke waktu.
• Komentar: Di sini Anda dapat secara singkat menambahkan informasi relevan lainnya atau interpretasi metrik yang Anda peroleh.

Tips pelaporan KPI

Berikut adalah beberapa tip tambahan untuk mempersiapkan presentasi Anda:

• Laporan Anda harus ringkas dan mudah dimengerti. Pertimbangkan untuk menyempurnakan data Anda menjadi hanya takeaways penting.
• Gunakan visual. Grafik dan grafik tren dapat membuat hasil lebih mudah dipertahankan.
• Menyederhanakan informasi teknis. Pastikan untuk menjelaskan istilah teknis menggunakan sumber daya seperti glosarium.
• Jujurlah, apapun hasil laporannya. Jika KPI menunjukkan perusahaan atau departemen tidak mencapai tujuannya, buatlah rencana tentang bagaimana Anda akan mencapai hasil yang lebih baik di masa depan.
• Sertakan data historis. Jika perusahaan telah menjalankan metrik sebelumnya pada KPI ini, bandingkan data saat ini dengan data masa lalu untuk mengevaluasi kemajuan.
• Tawarkan pelaporan reguler. Jadwalkan pembaruan rutin di seluruh masa pakai KPI untuk menyajikan dan membandingkan data saat data berubah. Pantau kemajuan dan tentukan seberapa sering Anda akan mempresentasikan temuan Anda kepada pemangku kepentingan secara berkelanjutan.

Ikuti panduan ini untuk tips tentang cara memberikan presentasi jika Anda perlu mempresentasikan laporan KPI Anda.

Contoh KPI menurut industri

Ukuran kinerja utama perusahaan akan bervariasi tergantung pada industri dan tujuan organisasi. Misalnya, perusahaan teknologi mungkin mengukur pertumbuhan dengan membandingkan pendapatan setiap tahun, sementara pengecer mungkin melihat penjualan toko yang sama.

Beberapa KPI akan lebih kuantitatif daripada yang lain. Misalnya, penghasilan umumnya lebih mudah diukur dengan angka pasti, sementara kepuasan pengguna dengan produk, layanan, atau situs terbuka untuk ditafsirkan. Indikator kinerja dapat didasarkan pada keuangan, layanan pelanggan, pemasaran, penjualan, manufaktur, sumber daya manusia, rantai pasokan, dan lainnya. Berikut adalah beberapa kemungkinan KPI untuk industri yang berbeda.

Penjualan dan keuangan

Contoh KPIberbasis penjualan dan keuangan dapat mencakup:

• Laba sebelum bunga, pajak, depresiasi dan amortisasi (EBITDA)
• Laba bersih (berapa banyak pendapatan yang ditahan perusahaan setelah membayar pajak, pengeluaran, dll.)
• Laba kotor (berapa banyak pendapatan yang ditahan perusahaan setelah dikurangi biaya produksi barang yang dijual)
• Biaya (untuk mengetahui cara menurunkannya)
• Perbandingan pendapatan yang diproyeksikan vs. aktual
• Perbandingan pengeluaran vs. anggaran
• Rasio hutang vs ekuitas
• Penjualan hari yang luar biasa (DSO) (jumlah rata-rata hari yang diperlukan untuk menerima pembayaran setelah penjualan)
• Penjualan regional atau nasional
• Penjualan dari pelanggan baru
• Pendapatan penjualan berulang
• Proposal yang diterbitkan dan/atau hilang
• Penawaran ditutup
• Jumlah pertemuan prospek selama periode tertentu
• Jumlah item yang dikembalikan
• Jumlah penjualan online vs. di dalam toko
• Perputaran persediaan (berapa lama waktu yang dibutuhkan produk dalam persediaan untuk dijual)
• Ukuran penjualan rata-rata
• Biaya pemeliharaan staf penjualan

Pemasaran

Contoh KPI pemasaran dapat mencakup:

• Dolar yang dihabiskan untuk pemasaran selama periode tertentu
• Traffic online (jumlah pengunjung website perusahaan)
• Lalu lintas online organik (jumlah pengunjung situs web perusahaan melalui mesin pencari)
• Lalu lintas web (untuk menentukan berapa banyak pengunjung baru vs. kembali)
• Lalu lintas seluler
• Rasio klik-tayang (rasio lalu lintas web yang mengklik iklan tertentu)
• Jumlah kunjungan ke konten tertentu
• Peringkat SEO (tempat konten web Anda muncul di hasil mesin pencari untuk kata kunci tertentu)
• Pertumbuhan lalu lintas media sosial
• Pendapatan penjualan yang diperoleh dari kampanye pemasaran online
• Memasarkan prospek yang memenuhi syarat (pelanggan potensial yang telah mengindikasikan bahwa dia kemungkinan besar akan membeli produk atau layanan perusahaan)
• Prospek yang memenuhi syarat penjualan (pelanggan potensial yang telah diteliti, diperiksa, dan ditentukan kemungkinan akan membeli produk atau layanan perusahaan)
• Biaya per lead

Hubungan pelanggan

Contoh KPI berbasis layanan pelanggan dapat mencakup:

• Pelanggan diperoleh selama periode yang ditentukan
• Lalu lintas pejalan kaki di dalam toko
• Persentase pelanggan yang tidak terus membayar layanan atau membeli produk
• Biaya akuisisi pelanggan
• Nilai seumur hidup pelanggan (untuk menentukan cara terbaik mendapatkan dan mempertahankan pelanggan)
• Retensi pelanggan
• Kepuasan pelanggan atau skor kepuasan pelanggan
• Skor promotor bersih berbasis survei (untuk menentukan apakah pelanggan akan merekomendasikan perusahaan kepada orang lain)
• Tiket dukungan pelanggan dan waktu respons atau penyelesaiannya
• Jumlah panggilan ke layanan pelanggan
• Jumlah keluhan pelanggan melalui email, telepon atau metode lainnya

Sumber daya manusia dan pekerjaan

Contoh KPI berbasis sumber daya manusia atau karyawan dapat mencakup:

• Jumlah karyawan baru
• Biaya per sewa
• Jumlah promosi
• pergantian karyawan
• Kepuasan karyawan melalui tanggapan survei
• Tingkat pensiun
• Tingkat ketidakhadiran (untuk menentukan berapa banyak produktivitas yang hilang karena karyawan sakit atau hari-hari pribadi)
• Tingkat pelatihan dan pengembangan berdasarkan nilai tes sebelum dan sesudah pelatihan
• Rasio daya saing gaji (untuk menentukan bagaimana gaji rata-rata perusahaan Anda dibandingkan dengan pesaing Anda atau industri secara keseluruhan)

Keberhasilan karyawan

Contoh KPIyang mungkin digunakan karyawan untuk melacak perkembangan mereka sendiri meliputi:

• Target pribadi seperti kuota penjualan
• Penyelesaian proyek dalam jangka waktu tertentu
• Unit diproses atau masalah diselesaikan hari, minggu, bulan, dll.
• Kecepatan kerja
• Kepuasan pelanggan
• Kepuasan kerja
• Ketidakhadiran

Cara menggunakan KPI untuk kinerja individu

Anda dapat menerapkan strategi di atas untuk mencapai tujuan Anda sendiri sebagai karyawan. Menetapkan tujuan untuk diri sendiri dan mengukurnya dengan KPI yang relevan dapat membantu Anda tetap di jalur dan mencapainya. Keberhasilan Anda harus berkontribusi langsung pada tujuan perusahaan. Dengan menggunakan KPI, Anda dan manajer Anda dapat melacak apakah Anda mencapai sasaran target dan mengambil langkah yang tepat untuk mencapainya.

Pertimbangkan untuk memulai dengan menyelaraskan tujuan dan KPI Anda dengan departemen atau organisasi Anda. Ini berarti kesuksesan Anda juga kesuksesan perusahaan Anda.

Berikut contohnya, jika visi perusahaan adalah menciptakan kepuasan pelanggan yang tinggi:

Tujuan perusahaan: Mengurangi persentase pelanggan yang tidak puas sebesar 30%

Sasaran individu: Meningkatkan keluhan yang diselesaikan sebesar 15% selama periode tertentu

KPI Perusahaan: Menyelesaikan keluhan pelanggan yang belum terselesaikan setiap minggu

KPI Individu: Kurangi persentase penyelesaian keluhan yang memuaskan vs. penyelesaian keluhan yang tidak memuaskan

Anda juga dapat menggunakan KPI untuk melacak pertumbuhan dan kesuksesan profesional Anda dalam perusahaan. Misalnya, Anda dapat membandingkan data dari waktu ke waktu menggunakan metrik seperti kecepatan kerja, akurasi, tingkat tanggung jawab, atau kualitas kerja untuk menentukan apakah Anda meningkat. Jika demikian, Anda tahu bahwa Anda menambah nilai bagi perusahaan. Jika Anda tidak memenuhi tujuan Anda, Anda mungkin mempertimbangkan untuk menyesuaikan fokus dan taktik Anda.

Lacak tujuan profesional jangka pendek dan jangka panjang

KPI dapat membantu Anda merencanakan tujuan karir dengan menetapkan tujuan pengembangan jangka pendek dan jangka panjang juga. KPI jangka pendek mungkin harian atau bahkan setiap jam, seperti berapa lama Anda menyelesaikan tugas tertentu. Ini adalah indikator waktu nyata dari kinerja dan kemampuan Anda untuk memenuhi tenggat waktu. KPI jangka panjang melacak tujuan karir selama berbulan-bulan atau setahun dan membantu memandu kemajuan Anda.

Catat dan simpan data KPI

Pastikan untuk mencatat dan menyimpan data KPI yang Anda kumpulkan sehingga Anda dapat menggunakannya sebagai contoh pertumbuhan karir Anda saat mencari promosi atau wawancara dengan perusahaan lain. Jika Anda memulai di posisi entry-level, tetapkan KPI yang mencerminkan tanggung jawab inti Anda serta potensi Anda. Pilih indikator kinerja yang akan menguntungkan atasan Anda sekaligus mendukung tujuan profesional Anda. Tunjukkan metrik ini dalam wawancara mendatang saat Anda maju ke posisi yang lebih tinggi.

Dengan menggunakan KPI, perusahaan dan individu dapat mengukur keberhasilan dan kemajuan mereka. Metrik ini dapat membantu Anda dan perusahaan Anda membuat keputusan bisnis yang tepat, meningkatkan kinerja, dan memahami kinerja Anda dalam suatu industri. Dengan KPI yang bijaksana, Anda dapat melacak kemajuan profesional Anda untuk membuat keputusan yang cerdas, memenuhi tujuan, dan meningkatkan kinerja.