Ketika Anda menjalankan sebuah bisnis, sangat mudah untuk melakukan dengan cara tertentu karena Anda sudah terbiasa menyelesaikannya dengan cara tersebut. Dengan melakukan hal tersebut kita dapat menjadi buta untuk hal baru dan hal-hal yang lebih efisien untuk menyelesaikan sesuatu yang mungkin saja dapat menghemat waktu dan sumber daya Anda.

Berikut ini merupakan lima hal yang dapat membantu Anda dalam menjalankan bisnis dengan lebih efisien.

Perencanaan

Perencanaan merupakan hal pertama yang harus dilakukan ketika Anda ingin mulai bekerja. Hal ini akan membantu Anda untuk memfokuskan pikiran Anda dan memastikan Anda menyelesaikan semua pekerjaan Anda.

Mulailah dengan menulis semua hal yang perlu Anda selesaikan di hari tersebut. Pecahkan tugas-tugas yang besar dan kompleks menjadi beberapa bagian kecil agar pekerjaan tersebut dapat diselesaikan sedikit demi sedikit. Kemudian buat skala prioritas pekerjaan tersebut, mulai dari yang tersulit, tidak menyenangkan. Dengan mengerjakan pekerjaan yang sulit dan tidak menyenangkan terlebih dahulu, maka di akhir hari Anda akan bekerja dengan lebih santai karena tugas yang sulit sudah diselesaikan.

Buat daftar pekerjaan tersebut terlihat jelas agar Anda dapat memantau progres pekerjaan Anda dan mencoret pekerjaan yang sudah Anda selesaikan. Tools favorit saya untuk membuat daftar pekerjaan tersebut adalah Any.do, Anda dapat mendownloadnya secara gratis dan mudah untuk digunakan.

Outsource

Berapa banyak waktu yang Anda sediakan untuk melayani pelanggan, mencari pelanggan baru dan mengambil kesempatan baru dalam bisnis? Bandingkan hal ini dengan pekerjaan rutinitas yang tidak memberikan pengaruh apa-apa terhadap bisnis Anda.

Anda dapat melakukan outsourcing untuk pekerjaan administrasi kepada virtual asisten, seseorang yang dapat membantu Anda mengerjakan pekerjaan administrasi Anda ketika Anda membutuhkannya, jadi Anda hanya membayar ketika Anda membutuhkan jasa mereka saja.

Virtual asisten biasanya bekerja dari rumah dan dapat melakukan pekerjaan seperti menjawab panggilan telepon, mengetik, melakukan riset, melakukan persiapan presentasi, mengupdate status pada media sosial atau melakukan follow up pelanggan Anda. Ada banyak virtual asisten yang dapat Anda temukan online, dan ketika Anda sudah menyukai salah satu diantaranya, cobalah memberikan pekerjaan-pekerjaan sederhana untuk melihat kemampuan pekerjaan mereka sebelum Anda memberikan pekerjaan yang lebih kompleks.

Otomatisasi

Jika Anda masih melakukan  pekerjaan akunting, invoice, tagihan, dan penggajian sendiri, maka ini saatnya untuk mengupdate teknologi Anda. Banyak dari pekerjaan tersebut yang dapat dikerjakan secara otomatis dengan menggunakan software akunting.

Program akunting dapat mengotomatisasi data finansial Anda dengan menghubungkan data yang Anda miliki dengan akun bank Anda, jadi Anda tidak perlu lagi menginput semua angka-angka tersebut secara manual atau melakukan sorting melalui tumpukan-tumpukan invoice.

Banyak juga program yang memiliki modul tambahan yang dapat di kustomisasi secara spesifik untuk industri Anda.

Pastikan Anda menggunakan software akunting berbasis cloud agar Anda dapat mengecek akun Anda setiap saat melalui komputer, tablet, atau smartphone Anda.

Menghindari meeting

Kita sudah seringkali duduk pada sebuah meeting yang tidak kunjung selesai, padahal waktu tersebut dapat kita gunakan untuk memikirkan hal-hal penting atau menyelesaikan pekerjaan yang lebih mendesak.

Sebelum Anda setuju untuk melakukan meeting, tanyakan pada diri Anda sendiri apakah hal tersebut memang diperlukan atau ada hal penting lainnya yang harus Anda kerjakan.

Jika Anda tidak yakin bahwa meeting tersebut dapat menghasilkan sesuatu yang berguna maka lebih baik tolak meeting tersebut secara sopan. Jika memang diperlukan lebih baik hal tersebut dilakukan via telepon (singkat) daripada harus melakukan meeting berjam-jam.

Untuk meeting yang memang perlu harus Anda hadiri, pastikan Anda memanfaatkan waktu tersebut secara efektif.

Sebelum Anda menghadiri meeting, pikirkan hal-hal konkrit yang ingin Anda raih. Kemudian buatlah sebuah agenda atau daftar hal-hal yang ingin Anda bicarakan agar meeting tersebut tidak melenceng dari tujuan utama Anda dan menghabiskan waktu Anda sia-sia.

Manfaatkan waktu luang

Ketika Anda bekerja pasti ada waktu luang beberapa menit, mungkin ketika Anda sedang menunggu telepon seseorang atau menunggu klien. Manfaatkan waktu ini untuk melakukan hal-hal yang produktif.

Ketika Anda membuat perencanaan harian Anda, Anda dapat membuat sebuah daftar tugas-tugas kecil yang dapat Anda lakukan setiap saat. Hal ini bisa berupa menelepon pelanggan, membeli alat tulis kantor, atau membayar tagihan. Ketika Anda memiliki waktu luang, manfaatkan waktu tersebut untuk menyelesaikan tugas-tugas kecil tersebut.

Jika Anda menggunakan aplikasi akunting berbasis cloud, Anda dapat melakukan beberapa hal seperti mengirim invoice, mengecek cashflow atau mengecek rekening bank Anda.

Berapa kali Anda mendengar istilah tersebut selama karir Anda? Walaupun Anda bangga menjadi seorang pekerja keras, namun tujuan utama Anda harusnya bekerja lebih produktif dan efisien, sehingga memberikan waktu kosong bagi Anda untuk menjauh dari kantor.

Saya pribadi tahu betul bahwa hal ini lebih mudah untuk dikatakan daripada dilakukan. Kita adalah pekerja keras secara alami. Namun ide–ide besar tidak datang di meja kerja atau di kantor. Beberapa ide seringkali muncul pada saat–saat yang tidak diduga seperti ketika berlibur atau ketika bersepeda. Hal ini hanya terjadi ketika kita merecharge kembali pikiran dan menghidupkan kembali passion kita.

Saat ini, teknologi yang canggih, aplikasi handphone, gadget, dan tools produktifitas yang berbasis cloud harusnya mampu membuat setiap orang bekerja lebih pintar, dengan memanfaatkan kemajuan teknologi untuk meningkatkan efisiensi, produktifitas dan hasil.

Namun menurut survey terakhir yang dilakukan oleh PGi, 88% atau pekerja bekerja lebih dari 40 jam setiap minggu dan tradisi bekerja dari jam 9 hingga 5 hilang sudah. Hasil survey tersebut membuat Pgi meluncurkan sebuah kampanye, #TakeBack60, yang didedikasikan untukpenyedia tips produktifitas, sumber daya teknologi dan ide keseimbangan hidup untuk membantu orang–orang mendapatkan kembali 60 menit setiap minggunya.

Orang – orang semakin sering mengorbankan waktu keluarga, hobi, fitness dan lain–lain untuk memenuhi deadline atau mengerjakan beberapa tugas lainnya.

Bukankah semua teknologi ini seharusnya membuat sesuatu menjadi lebih cepat, mudah, dan lebih efisien? Lalu mengapa setiap orang bekerja lebih keras dari sebelumnya?

Teknologi tidak secerdas apa yang dibayangkan orang–orang

Satu bagian dari masalah tersebut adalah teknologi tidak diaplikasikan dalam kehidupan kita dengan cara yang pintar. Teknologi memiliki potensi untuk membuat pekerjaan menjadi lebih cepat, mudah, dan lebih efisien. Tetapi teknologi itu sendiri tidak cukup pintar untuk membedakan apa yang mungkin dan apa yang terbaik untuk Anda secara individual. Selain itu, apps dan gadget dapat menumpuk lebih banyak pekerjaan pada Anda dan memberikan informasi kepada Anda dimana saja, kapan saja, dan teknologi masih membutuhkan masukan Anda untuk menjadi benar–benar berharga. Masukan yang dibutuhkan bervariasi, mulai dari memilih tools yang intuitif hingga menangani notifikasi pada handphone Anda.

Singkatnya, teknologi dapat melakukan sesuatu dengan cepat, namun masih membutuhkan interaksi dengan manusia (setidaknya untuk saat ini).

Intinya adalah untuk mengurangi beban pekerjaan, Anda harus mengubah filosofi dan perilaku ketika menggunakan teknologi. Pikirkan semua hal yang dapat Anda lakukan saat ini tanpa harus terikat pada meja kerja. Sebagai contoh, Anda dapat membaca dan mengirim email, download dan edit dokumen, memanage proyek dan workflow, bahkan melakukan virtual meeting dari mana pun juga. Dengan menggunakan teknologi secara “pintar”, Anda akan menghemat banyak waktu dan tenaga, sehingga pekerjaan Anda dapat diselesaikan dengan cepat.