Pentingnya komunikasi

Untuk berkomunikasi adalah untuk bertukar informasi, dan untuk berkomunikasi secara efektif adalah untuk memahami dan dipahami. Komunikasi yang efektif memuaskan semua peserta dan mengurangi kemungkinan konflik dan kesalahpahaman. Kami menggunakan komunikasi setiap hari di hampir setiap lingkungan, termasuk di tempat kerja.

Mengembangkan keterampilan komunikasi yang kuat dapat membantu Anda mendapatkan pekerjaan, memajukan karier, dan membangun jaringan Anda. Baik Anda mengangguk setuju atau memberikan informasi kepada kelompok besar, komunikasi mutlak diperlukan saat membangun hubungan, berbagi ide, mendelegasikan tanggung jawab, mengelola tim, dan banyak lagi.

Jenis komunikasi

Ada empat jenis komunikasi utama yang digunakan orang setiap hari dan dalam karier mereka. Ini termasuk komunikasi verbal, nonverbal, visual dan tertulis. Berikut ini lihat masing-masing jenis komunikasi ini, mengapa mereka penting dan bagaimana Anda dapat mengembangkan atau meningkatkannya untuk sukses dalam kehidupan profesional Anda:

• Komunikasi lisan
• Komunikasi nonverbal
• Komunikasi tertulis
• Komunikasi Visual

Komunikasi lisan

Informasi yang dibagikan melalui percakapan dengan kelompok atau individu adalah jenis komunikasi yang paling umum. Di tempat kerja, keterampilan ini biasanya digunakan selama percakapan satu lawan satu, rapat, panggilan telepon, konferensi video, dan presentasi. Berikut adalah beberapa cara Anda dapat meningkatkan keterampilan komunikasi verbal Anda:

• Pikirkan sebelum Anda berbicara: Dengan mengatur ide-ide Anda, Anda dapat menghilangkan jeda canggung ketika Anda berbicara, bersama dengan kata-kata pengisi seperti ‘uh’ atau ‘um’, sehingga Anda menyampaikan informasi Anda lebih ringkas. Saat membuat presentasi, tuliskan pemikiran Anda dan latih apa yang harus Anda katakan. Pada diskusi dadakan, luangkan beberapa menit untuk mengatur pikiran Anda sebelum Anda mulai berbicara.
• Ringkas dan jelas: Cara paling efektif untuk menyampaikan ide adalah membuatnya dengan cara yang jelas dan ringkas. Hindari menggunakan kalimat yang kompleks dan cobalah untuk menyatakan argumen Anda menggunakan bahasa langsung. Sebelum Anda berbicara, tanyakan pada diri Anda apa cara paling jelas untuk menyampaikan ide Anda.
• Bicaralah dengan percaya diri: Keyakinan dapat membantu membangun kepercayaan dengan dan mendapatkan rasa hormat dari pendengar Anda. Kepercayaan diri Anda dalam berbicara tercermin dalam pilihan kata yang Anda buat, bahasa tubuh Anda, pengetahuan Anda tentang materi pelajaran, nada suara Anda, dan kemampuan Anda untuk melakukan kontak mata langsung dengan pendengar.
• Waspadai isyarat komunikasi nonverbal Anda: Bahasa tubuh Anda sangat memengaruhi cara pendengar Anda menafsirkan apa yang Anda katakan. Tetap sadar akan gerak tubuh dan ekspresi wajah yang Anda buat saat mencoba menyampaikan informasi penting secara efektif.

Komunikasi nonverbal

Disadari atau tidak, saat Anda berkomunikasi, Anda terus menerus berbagi dan menerima sinyal tanpa kata. Semua isyarat nonverbal Anda, seperti nada suara Anda, postur tubuh Anda, gerakan yang Anda buat dan membangun kontak mata mengirimkan sinyal yang kuat. Ketika sinyal nonverbal Anda selaras dengan kata-kata yang Anda ucapkan, mereka meningkatkan kejelasan, kepercayaan, dan hubungan baik. Jika tidak, mereka dapat menyebabkan kebingungan, ketidakpercayaan, dan ketegangan.

Berikut adalah beberapa keterampilan komunikasi nonverbal yang dapat Anda tingkatkan:

• Fokus pada nada suara Anda: Nada suara Anda dapat mengekspresikan banyak hal, mulai dari ketidaktertarikan hingga kemarahan. Mulailah mengamati bagaimana nada suara Anda memengaruhi pendengar saat Anda mencoba menekankan sesuatu. Misalnya, jika Anda ingin menunjukkan minat yang tulus pada sesuatu, gunakan nada animasi untuk mengekspresikan antusiasme.
• Pertahankan kontak mata yang baik: Ketika Anda gagal menatap mata orang lain, itu bisa tampak seolah-olah Anda menghindari atau menyembunyikan sesuatu. Di sisi lain, terlalu banyak kontak mata dapat dianggap mengintimidasi atau konfrontatif. Kontak mata yang efektif harus terasa nyaman dan alami bagi Anda dan lawan bicara Anda.
• Perhatikan ruang pribadi pendengar Anda: Perhatikan kedekatan Anda dengan orang yang Anda ajak bicara. Jika pendengar Anda merasa tidak nyaman karena Anda berdiri terlalu dekat dengan mereka, buat jarak di antara Anda berdua. Jumlah ruang fisik yang disediakan dapat menyampaikan banyak emosi.
• Gunakan isyarat atau sinyal nonverbal untuk membuat komunikasi lebih bermakna: Ingatlah bahwa komunikasi verbal dan nonverbal bekerja sama untuk menyampaikan informasi secara efektif. Bahasa tubuh sangat berguna saat berbicara atau melakukan presentasi di depan kelompok besar. Misalnya, jika tujuan Anda adalah untuk tampil siap dan percaya diri, fokuslah pada pengiriman sinyal nonverbal seperti berdiri tegak sehingga orang lain melihat Anda sebagai orang yang mampu dan percaya diri.

Komunikasi tertulis

Komunikasi tertulis adalah metode komunikasi bisnis yang paling umum dan efektif. Deskripsi pekerjaan tertulis, manual karyawan, jurnal, surat, dokumen, laporan, memo, dan email adalah beberapa bentuk komunikasi yang umum digunakan di organisasi mana pun. Komunikasi yang baik sangat penting untuk mengembangkan hubungan bisnis yang positif dan untuk kemajuan karir.

Tidak seperti komunikasi verbal dan nonverbal, di mana Anda menggunakan nada suara dan bahasa tubuh untuk mengekspresikan diri, komunikasi tertulis sangat bergantung pada pilihan kata, tanda baca, dan tata bahasa. Mengingat pentingnya, dengan latihan dan kerja keras, Anda harus dapat mengembangkan keterampilan menulis yang baik untuk komunikasi yang efektif.

Aspek kunci dari keterampilan menulis profesional adalah:

• Kejelasan: Kejelasan mengacu pada penggunaan kata-kata sederhana dan mengikuti informasi spesifik dan konkret.
• Ringkas: Sangat penting untuk menyampaikan pesan Anda dengan cepat dan efisien. Sertakan hanya informasi yang diperlukan untuk mengomunikasikan poin Anda.
• Nada: Dalam penulisan bisnis, nadanya profesional, dikombinasikan dengan berbagai tingkat keramahan dan formalitas tergantung pada situasinya.
• Suara aktif: Suara aktif biasanya lebih mudah diakses dan diikuti daripada suara pasif. Suara aktif membuat kalimat Anda mengalir lebih baik dan memungkinkan pembaca memahami pesan Anda lebih cepat.
• Tata bahasa dan tanda baca: Perhatian yang Anda berikan untuk mengoreksi tanda baca dan tata bahasa akan bergantung pada tingkat formalitas yang dibutuhkan tulisan Anda. Bahkan dalam penulisan informal, tanda baca dan tata bahasa penting untuk komunikasi yang efektif.

Gunakan tip berikut untuk meningkatkan keterampilan komunikasi tertulis Anda:

• Tetapkan tujuan Anda sebelum Anda mulai menulis: Menetapkan tujuan membuat tulisan Anda jelas dan fokus. Memiliki kejelasan tentang tujuan memungkinkan Anda untuk menulis dengan tujuan dan menyampaikan pesan atau informasi dengan menggunakan bahasa yang sederhana dan ringkas.
• Sertakan hanya detail yang diperlukan: Jaga agar kalimat Anda tetap singkat dan langsung pada intinya. Menambahkan informasi dan detail yang tidak perlu dapat membingungkan pembaca dan membuat tulisan Anda kehilangan fokus.
• Gunakan kerangka: Luangkan waktu untuk membuat kerangka untuk mengatur ide Anda, terutama saat menulis laporan yang lebih panjang. Garis besar membantu Anda menggabungkan semua detail yang diperlukan dalam urutan yang logis.
• Tetap profesional: Semua tulisan bisnis harus formal dan profesional. Hindari penggunaan bahasa informal dengan junior, kolega, dan manajer.
• Edit dengan hati-hati: Baca ulang pesan Anda beberapa kali. Sadar akan gaya penulisan dan koreksi untuk memeriksa kesalahan ejaan dan tata bahasa sebelum menyelesaikan materi tertulis Anda.

Komunikasi visual

Komunikasi visual menggunakan citra dan simbol untuk menyampaikan pandangan dan ide. Desain grafis, tanda, tipografi, presentasi slide, dan film video adalah jenis komunikasi visual yang dapat Anda gunakan.

Untuk membuat komunikasi verbal lebih bermakna dan efektif selama presentasi, sering kali membantu menggunakan teknik dan alat visual, seperti gambar atau grafik. Menambahkan visual ke komunikasi tertulis juga dapat membantu memperjelas informasi, menarik minat, dan melibatkan pembaca atau pendengar.

Komunikasi visual telah menjadi bagian penting dari komunikasi profesional dan pribadi. Untuk berkomunikasi dengan lebih baik, penting untuk mengembangkan keterampilan komunikasi visual yang baik.

Berikut adalah beberapa tips bermanfaat untuk mengembangkan keterampilan komunikasi visual Anda:

• Cari inspirasi: Memikirkan desain yang bagus untuk komunikasi visual tidak selalu mengharuskan Anda memiliki pengalaman dan keterampilan seorang desainer. Anda dapat mencari inspirasi dalam segala hal yang Anda lakukan atau lihat. Ini penting karena membuat Anda lebih imajinatif, berpikiran terbuka, jeli, dan ingin tahu.
• Singkat: Seperti jenis komunikasi lainnya, Anda harus membuat komunikasi visual sejelas mungkin. Ingatlah bahwa tujuan utama visualisasi adalah untuk mengomunikasikan kompleksitas dengan kesederhanaan.
• Buatlah menarik: Agar komunikasi visual menjadi mengesankan, komunikasi itu harus kreatif, menenangkan, dan menyenangkan secara estetika. Misalnya, tipografi yang baik dan penggunaan palet warna yang mencolok dapat membantu meningkatkan keterbacaan sebuah tanda.

Pada artikel ini, kita akan melihat lebih dekat pada berbagai jenis komunikasi dan bagaimana memperkuat keterampilan Anda di masing-masing.

Pentingnya komunikasi

Kami menggunakan komunikasi setiap hari di hampir setiap lingkungan, termasuk di tempat kerja. Baik Anda mengangguk setuju atau memberikan informasi kepada kelompok besar, komunikasi mutlak diperlukan saat membangun hubungan, berbagi ide, mendelegasikan tanggung jawab, mengelola tim, dan banyak lagi.

Mempelajari dan mengembangkan keterampilan komunikasi yang baik dapat membantu Anda sukses dalam karier, menjadikan Anda kandidat pekerjaan yang kompetitif, dan membangun jaringan Anda. Meskipun membutuhkan waktu dan latihan, keterampilan komunikasi dan interpersonal tentu dapat ditingkatkan dan disempurnakan.

Ada empat jenis komunikasi utama yang kita gunakan setiap hari: verbal, nonverbal, tertulis, dan visual. Dengan semua gaya komunikasi ini, itu paling efektif ketika Anda tahu bagaimana mendengarkan, mengamati, dan berempati secara aktif. Mengembangkan soft skill ini dapat membantu Anda lebih memahami sebuah pesan dan merespons dengan bijaksana.

Jenis komunikasi

Ada beberapa cara berbeda untuk berbagi informasi satu sama lain. Misalnya, Anda mungkin menggunakan komunikasi verbal saat berbagi presentasi dengan grup. Anda mungkin menggunakan komunikasi tertulis saat melamar pekerjaan atau mengirim email. Berikut adalah tampilan yang lebih mendalam pada empat kategori utama komunikasi:

Lisan

Komunikasi verbal adalah penggunaan bahasa untuk mentransfer informasi melalui berbicara atau bahasa isyarat. Ini adalah salah satu jenis yang paling umum, sering digunakan selama presentasi, konferensi video dan panggilan telepon, rapat, dan percakapan satu lawan satu. Komunikasi verbal penting karena efisien. Akan sangat membantu untuk mendukung komunikasi verbal dengan komunikasi nonverbal dan tertulis.

Berikut adalah beberapa langkah yang dapat Anda ambil untuk mengembangkan keterampilan komunikasi verbal Anda:

Gunakan suara berbicara yang kuat dan percaya diri. Terutama saat menyampaikan informasi kepada beberapa atau sekelompok orang, pastikan untuk menggunakan suara yang kuat agar semua orang dapat dengan mudah mendengar Anda. Percaya diri saat berbicara agar ide Anda jelas dan mudah dipahami orang lain.

Gunakan mendengarkan aktif. Sisi lain dari penggunaan komunikasi verbal adalah mendengarkan dan mendengarkan orang lain dengan sungguh-sungguh. Keterampilan mendengarkan secara aktif adalah kunci saat melakukan rapat, presentasi, atau bahkan saat berpartisipasi dalam percakapan satu lawan satu. Melakukan hal itu akan membantu Anda tumbuh sebagai komunikator.

Hindari kata-kata pengisi. Mungkin tergoda, terutama selama presentasi, untuk menggunakan kata-kata pengisi seperti “um”, “seperti”, “begitu”, atau “ya”. Meskipun mungkin terasa alami setelah menyelesaikan kalimat atau berhenti sejenak untuk mengumpulkan pemikiran Anda, itu juga dapat mengganggu audiens Anda. Coba presentasikan ke teman atau kolega tepercaya yang bisa menarik perhatian saat Anda menggunakan kata-kata pengisi. Cobalah untuk menggantinya dengan menarik napas saat Anda tergoda untuk menggunakannya.

Nonverbal

Komunikasi nonverbal adalah penggunaan bahasa tubuh, gerak tubuh dan ekspresi wajah untuk menyampaikan informasi kepada orang lain. Ini dapat digunakan baik secara sengaja maupun tidak sengaja. Misalnya, Anda mungkin tidak sengaja tersenyum ketika mendengar ide atau informasi yang menyenangkan atau menyenangkan. Komunikasi nonverbal sangat membantu ketika mencoba memahami pikiran dan perasaan orang lain.

Jika mereka menunjukkan bahasa tubuh yang “tertutup”, seperti lengan disilangkan atau bahu bungkuk, mereka mungkin merasa cemas, marah, atau gugup. Jika mereka menunjukkan bahasa tubuh “terbuka” dengan kedua kaki di lantai dan lengan di sisi mereka atau di atas meja, mereka mungkin merasa positif dan terbuka terhadap informasi.

Berikut adalah beberapa langkah yang dapat Anda ambil untuk mengembangkan keterampilan komunikasi nonverbal Anda:

Perhatikan bagaimana perasaan Anda secara fisik. Sepanjang hari, saat Anda mengalami berbagai emosi (mulai dari bersemangat, bosan, bahagia atau frustrasi), cobalah untuk mengidentifikasi di mana Anda merasakan emosi itu di dalam tubuh Anda. Misalnya, jika Anda merasa cemas, Anda mungkin memperhatikan bahwa perut Anda terasa kencang. Mengembangkan kesadaran diri tentang bagaimana emosi Anda mempengaruhi tubuh Anda dapat memberi Anda penguasaan yang lebih besar atas presentasi eksternal Anda.

Jadilah disengaja tentang komunikasi nonverbal Anda. Berusahalah untuk menampilkan bahasa tubuh yang positif ketika Anda merasa waspada, terbuka, dan positif tentang lingkungan Anda. Anda juga dapat menggunakan bahasa tubuh untuk mendukung komunikasi verbal Anda jika Anda merasa bingung atau cemas tentang informasi, seperti menggunakan alis yang berkerut. Gunakan bahasa tubuh di samping komunikasi verbal seperti mengajukan pertanyaan lanjutan atau menarik presenter ke samping untuk memberikan umpan balik.

Meniru komunikasi nonverbal yang menurut Anda efektif. Jika Anda menemukan ekspresi wajah atau bahasa tubuh tertentu bermanfaat untuk pengaturan tertentu, gunakan itu sebagai panduan saat meningkatkan komunikasi nonverbal Anda sendiri. Misalnya, jika Anda melihat bahwa ketika seseorang mengangguk, itu mengomunikasikan persetujuan dan umpan balik positif secara efisien, gunakan itu dalam pertemuan berikutnya ketika Anda memiliki perasaan yang sama.

Tertulis

Komunikasi tertulis adalah tindakan menulis, mengetik atau mencetak simbol seperti huruf dan angka untuk menyampaikan informasi. Ini sangat membantu karena menyediakan catatan informasi untuk referensi. Menulis biasanya digunakan untuk berbagi informasi melalui buku, pamflet, blog, surat, memo, dan lainnya. Email dan obrolan adalah bentuk umum komunikasi tertulis di tempat kerja.

Berikut adalah beberapa langkah yang dapat Anda ambil untuk mengembangkan keterampilan komunikasi tertulis Anda:

Berusaha untuk kesederhanaan. Komunikasi tertulis harus sesederhana dan sejelas mungkin. Meskipun mungkin berguna untuk memasukkan banyak detail dalam komunikasi instruksional, misalnya, Anda harus mencari area di mana Anda dapat menulis sejelas mungkin agar audiens Anda mengerti.

Jangan mengandalkan nada. Karena Anda tidak memiliki nuansa komunikasi verbal dan nonverbal, berhati-hatilah saat Anda mencoba mengomunikasikan nada tertentu saat menulis. Misalnya, mencoba mengomunikasikan lelucon, sarkasme, atau kegembiraan dapat diterjemahkan secara berbeda tergantung pada audiens. Sebaliknya, cobalah untuk membuat tulisan Anda sesederhana dan sejelas mungkin dan tindak lanjuti dengan komunikasi verbal di mana Anda dapat menambahkan lebih banyak kepribadian.

Luangkan waktu untuk meninjau komunikasi tertulis Anda. Menyisihkan waktu untuk membaca ulang email, surat, atau memo dapat membantu Anda mengidentifikasi kesalahan atau peluang untuk mengatakan sesuatu yang berbeda. Untuk komunikasi penting atau yang akan dikirim ke banyak orang, mungkin akan membantu jika rekan tepercaya juga meninjaunya.

Simpan file tulisan yang menurut Anda efektif atau menyenangkan. Jika Anda menerima pamflet, email, atau memo tertentu yang menurut Anda sangat membantu atau menarik, simpanlah untuk referensi saat menulis komunikasi Anda sendiri. Menggabungkan metode atau gaya yang Anda sukai dapat membantu Anda berkembang seiring waktu.

Visual

Komunikasi visual adalah tindakan menggunakan foto, seni, gambar, sketsa, bagan, dan grafik untuk menyampaikan informasi. Visual sering digunakan sebagai bantuan selama presentasi untuk memberikan konteks yang bermanfaat di samping komunikasi tertulis dan/atau verbal. Karena orang memiliki gaya belajar yang berbeda, komunikasi visual mungkin lebih bermanfaat bagi sebagian orang untuk mengonsumsi ide dan informasi.

Berikut adalah beberapa langkah yang dapat Anda ambil untuk mengembangkan keterampilan komunikasi visual Anda:

Tanyakan kepada orang lain sebelum memasukkan visual. Jika Anda mempertimbangkan untuk membagikan alat bantu visual dalam presentasi atau email Anda, pertimbangkan untuk meminta umpan balik dari orang lain. Menambahkan visual terkadang dapat membuat konsep membingungkan atau kacau. Mendapatkan perspektif pihak ketiga dapat membantu Anda memutuskan apakah visual menambah nilai komunikasi Anda.

Pertimbangkan audiens Anda. Pastikan untuk menyertakan visual yang mudah dipahami oleh audiens Anda. Misalnya, jika Anda menampilkan bagan dengan data yang tidak dikenal, pastikan untuk meluangkan waktu dan menjelaskan apa yang terjadi dalam visual dan bagaimana kaitannya dengan apa yang Anda katakan. Anda tidak boleh menggunakan visual yang sensitif, menyinggung, kekerasan, atau grafis dalam bentuk apa pun.

Untuk meningkatkan keterampilan komunikasi Anda, tetapkan tujuan pribadi untuk mengerjakan hal-hal yang ingin Anda capai selangkah demi selangkah. Mungkin bermanfaat untuk berkonsultasi dengan kolega, manajer, atau mentor tepercaya untuk mengidentifikasi area mana yang paling baik untuk difokuskan terlebih dahulu.

Gaya komunikasi ini dapat digabungkan, dan orang-orang menggunakan gaya komunikasi yang berbeda dari gaya komunikasi default mereka berdasarkan dengan siapa mereka berkomunikasi.

Tidak ada gunanya secara kaku menggunakan hanya satu gaya untuk berkomunikasi dengan setiap orang yang Anda temui sepanjang hari kerja, meskipun beberapa gaya umumnya lebih efektif daripada yang lain.

Gaya komunikasi asertif

Ini dianggap sebagai gaya komunikasi yang paling efektif.

Seseorang yang menggunakan gaya ini percaya diri dengan keyakinan mereka tetapi memastikan bahwa mereka tidak meremehkan atau mengarahkan orang lain dalam percakapan.

Mereka tidak menggunakan manipulasi atau mendorong batas, tetapi mereka mencari kompromi dan konsensus melalui mendengarkan secara aktif dan dengan jelas mengekspresikan keinginan atau kebutuhan mereka.

Komunikator asertif cenderung memiliki harga diri yang tinggi secara alami, dan mereka tidak beralih ke komunikasi pasif atau agresif.

Ciri komunikasi asertif adalah penggunaan pernyataan “saya”, seperti “Saya merasa seolah-olah Anda mengganggu saya selama pertemuan klien dan meragukan keahlian saya,” daripada “Anda harus diam selama pertemuan klien karena Anda selalu menyela terus-menerus. “.

Gaya komunikasi ini direkomendasikan di sebagian besar pengaturan bisnis.

Tenang, terukur, dan positif, banyak situasi dapat ditangani, dan masalah diselesaikan, dengan proaktif menggunakan komunikasi asertif.

Bagaimana Anda bisa menjadi komunikator yang lebih asertif?

• Bicaralah dari tempat yang penuh percaya diri. Jika Anda bukan orang yang percaya diri secara alami, berpura-puralah ‘sampai Anda berhasil! Anda tahu yang terbaik apa yang Anda butuhkan untuk menjadi sukses, percaya pada diri sendiri.
• Pertimbangkan kebutuhan Anda dan kebutuhan orang-orang yang berkomunikasi dengan Anda. Cobalah untuk berorientasi pada solusi, positif, dan peka terhadap sudut pandang orang lain.
• Lihatlah kata kerja Anda. Jangan melapisi sesuatu atau melunakkannya. Ucapkan “akan” alih-alih “bisa” atau “harus”. Pikirkan betapa berbedanya kedua kalimat ini: “Saya akan memimpin proyek ini.” vs. “Saya bisa memimpin proyek ini.”

Bagaimana Anda dapat bekerja secara efektif dengan komunikator yang tegas?

• Beri mereka ruang untuk berbicara. Mereka akan memberi tahu Anda ide dan solusi mereka, Anda hanya perlu mendengarkan dan memberi mereka kesempatan untuk berkomunikasi.
• Tanyakan pendapat mereka, dan jangan abaikan jika mereka kritis. Jika mereka pikir Anda membuang-buang waktu, mereka tidak akan repot-repot membantu Anda.
• Harapkan mereka juga menanyakan pendapat Anda. Mereka menginginkan percakapan dan berorientasi pada solusi. Bawalah solusi dan kritik Anda sendiri dan harapkan ada percakapan yang saling menghormati.

Gaya komunikasi agresif

Gaya komunikasi ini bisa menjadi bermusuhan, mengancam, dan berasal dari keinginan untuk menang dengan segala cara.

Seorang komunikator yang agresif berperilaku seolah-olah kontribusi mereka dalam percakapan lebih penting daripada orang lain, dan isi pesan mereka sering hilang karena nada penyampaiannya.

Jenis komunikasi ini dapat membuat orang merasa diremehkan, dikucilkan, dan diintimidasi.

Dalam beberapa kasus, mereka mungkin secara reaktif menolak komunikator yang agresif, bukan karena komunikator itu salah, tetapi hanya karena penyampaian pesannya sangat tidak menyenangkan sehingga mereka secara naluriah tidak setuju.

Jenis komunikasi ini telah diamati pada beberapa pemimpin bisnis, yang dapat mengontrol gaya mereka dengan cukup untuk tampil berani, daripada mendominasi, tetapi itu membutuhkan keterampilan.

Dalam operasi sehari-hari, ini bukan gaya komunikasi yang akan membuat seseorang disayangi rekan kerja mereka, dan disarankan agar gaya ini dihindari dalam banyak kasus.

Bagaimana menyesuaikan gaya agresif Anda untuk berkomunikasi dengan lebih baik

• Kepercayaan diri seorang komunikator agresif sangat dekat dengan keyakinan diri komunikator yang asertif. Perbedaan besar adalah bahwa komunikator yang asertif menghargai perasaan orang lain, sedangkan komunikator yang agresif tidak. Ubah gaya Anda dengan mempertimbangkan bagaimana permintaan Anda – dan cara Anda menyampaikannya – akan memengaruhi orang yang Anda ajak bicara.
• Lihatlah bahasa tubuh Anda. Komunikator agresif menggunakan kedekatan fisik, nada suara, dan gerak tubuh untuk menggarisbawahi kekuatan mereka dalam percakapan. Ini tidak akan membantu komunikasi Anda berhasil. Mundur, dan turunkan nadanya. Kolega akan merespons dengan lebih baik dengan gaya percakapan baru yang lebih tenang.
• Ubah sudut pandang Anda. Anda tidak ingin ‘memenangkan’ percakapan, Anda ingin menyelesaikan masalah. Ada peluang yang jauh lebih baik untuk melakukannya jika Anda bekerja dengan orang lain.

Bagaimana Anda dapat bekerja secara efektif dengan komunikator yang agresif?

• Ini adalah hal yang sulit. Komunikator agresif terkenal sulit untuk diajak bekerja sama. Jika Anda tidak dapat membantu mereka menyesuaikan gaya mereka, maka persiapkan diri Anda untuk nada bicara mereka yang blak-blakan dan penyampaian yang tidak menyenangkan.
• Jika Anda berada dalam posisi di mana Anda dapat menasihati orang tersebut tentang perilaku mereka, perkenalkan mereka pada gaya komunikasi lain, dan cobalah memberikan saran seperti yang sudah disebutkan di atas untuk menyesuaikannya, bisa menjadi percakapan yang bermanfaat.
• Segera bawa mereka ke bisnis, dan cobalah untuk menyederhanakan percakapan sehingga tidak menyimpang ke topik yang tidak menyenangkan atau tidak relevan.

Gaya komunikasi pasif

Jenis komunikasi ini juga dikenal sebagai gaya komunikasi submissive. Cara lain untuk menggambarkannya adalah tipe “people-pleaser”.

Jenis komunikasi ini tidak menonjolkan diri, menghindari konflik, dan santai.

Itu tidak berarti bahwa komunikator pasif selalu bahagia – pada kenyataannya, gaya komunikasi ini dapat menyebabkan kebencian yang menumpuk seiring waktu karena orang tersebut tidak dapat dengan jelas mengkomunikasikan pendapat, kebutuhan, dan keinginan mereka.

Komunikator pasif cenderung mundur dan membiarkan orang lain, yang lebih tegas atau agresif, memimpin.

Mereka mungkin merasa sulit untuk mengekspresikan diri mereka secara efektif, dan ingin menghindari konfrontasi dengan cara apa pun. Ini secara langsung dapat menyebabkan ide-ide bagus mereka tidak pernah didengar, atau miskomunikasi muncul.

Dalam bisnis, gaya komunikasi ini dapat digunakan sebagai reaksi terhadap komunikasi agresif, terutama ketika menangani klien atau orang lain yang tidak cocok dengan gaya komunikasi lain.

Namun, dalam tim atau departemen, manajer harus bekerja untuk membantu komunikator pasif mengakses gaya yang lebih tegas, sehingga wawasan dan ide berharga mereka tidak terlewatkan.

Bagaimana menyesuaikan gaya pasif Anda untuk berkomunikasi dengan lebih baik

• Percaya diri dengan nilai kontribusi Anda. Jika ini sulit bagi Anda, cobalah berpura-pura sampai Anda bisa menjadi lebih asertif. Mulailah dari yang kecil dan bangun kepercayaan diri Anda.
• Belajar untuk berkata “Tidak”. Anda hanya dapat melakukan begitu banyak pekerjaan, dan mampu menetapkan batasan tempat kerja yang sehat untuk membantu Anda memastikan pekerjaan Anda tidak kelebihan beban oleh mereka yang ingin memanfaatkan sifat menyenangkan orang Anda.
• Anda sudah pandai berkompromi, tetapi pastikan Anda tidak mengorbankan segalanya. Cari solusi di mana semua orang bisa menang, dan tawarkan.

Bagaimana Anda dapat bekerja secara efektif dengan komunikator pasif?

• Beri mereka ruang dalam percakapan untuk menawarkan pandangan mereka, dan beri mereka waktu untuk mengekspresikannya dengan benar.
• Jangan abaikan ide-ide mereka. Mereka bekerja keras untuk membangun kepercayaan diri mereka, jika sebuah ide tidak berhasil, tunjukkan nilai ide tersebut dan soroti aspek positifnya, daripada memotongnya dengan singkat “Yah, itu tidak akan berhasil.”
• Jaga agar percakapan tetap positif dan berorientasi pada solusi. Jangan marah atau konfrontatif, itu akan menyebabkan mereka menutup diri sepenuhnya.

Gaya komunikasi pasif-agresif

Gaya komunikasi ini, seperti namanya, menggabungkan aspek gaya komunikasi pasif dan agresif.

Pasif ada di permukaan, sedangkan agresif membara di bawah.

Secara lahiriah, komunikator ini tampak manis dan santai, tetapi mereka beroperasi dari tempat kemarahan dan kebencian.

Hal ini dapat ditunjukkan dengan menggunakan sarkasme, menggurui, memulai rumor, atau bergosip.

Rasa frustrasi mereka keluar secara tidak langsung ini, tetapi mereka akan memiliki efek yang sama seperti seseorang yang langsung agresif, rekan kerja tidak akan mau bekerja dengan mereka.

Gaya komunikasi ini cenderung sangat beracun di tempat kerja, menyebarkan ketidakpuasan dan kebencian ke seluruh tim atau departemen.

Jika ada komunikator di organisasi Anda yang menggunakan gaya komunikasi ini secara default, penting bagi mereka untuk membantu menyesuaikan kembali ke gaya komunikasi yang tidak terlalu mengganggu.

Bagaimana menyesuaikan gaya pasif-agresif Anda untuk berkomunikasi dengan lebih baik

• Tentukan dari mana kemarahan Anda berasal. Apakah Anda merasa tim Anda tidak mendengarkan Anda? Apakah Anda merasa kontribusi Anda diabaikan? Cari tahu masalahnya, dan komunikasikan hal ini dengan manajer Anda.
• Lihatlah motivasi Anda saat berkomunikasi. Apakah Anda berasal dari tempat yang ingin membantu memecahkan masalah, atau Anda menyerang? Sesuaikan cara Anda mendekati percakapan dan cobalah untuk fokus pada pernyataan positif yang berorientasi pada solusi.
• Pahami bahwa hubungan bisnis bisa rumit. Mendekati percakapan dengan percaya diri dan konsisten dengan cara yang positif dan menyenangkan dapat meningkatkan kehidupan kerja Anda secara dramatis. Anda tidak dapat mengontrol bagaimana orang bertindak terhadap Anda, tetapi Anda dapat mengontrol bagaimana Anda bereaksi terhadap mereka. Mengubah gaya komunikasi dapat membawa perubahan besar pada hubungan Anda di tempat kerja.

Bagaimana Anda dapat bekerja secara efektif dengan komunikator pasif-agresif?

• Cobalah untuk memahami motivasi mereka, jika memungkinkan. Jika ada kekuatan luar yang menyebabkan mereka berkomunikasi dengan cara ini, maka itu bisa menjadi kekuatan Anda untuk membantu memecahkan masalah itu. Apakah mereka secara konsisten menggunakan gaya ini ketika berhadapan dengan komunikator yang agresif? Apakah ini hanya terjadi ketika mereka dihadapkan dengan tenggat waktu yang singkat? Pikirkan tentang apa yang menyebabkan ini terjadi.
• Jangan temui mereka dengan gaya yang sama. Mungkin tergoda untuk merespons dengan cara yang sama, tetapi itu melanjutkan siklus komunikasi yang tidak sehat. Sebaliknya, fokuslah pada komunikasi yang asertif. Jika Anda menawarkan tanggapan yang menonjolkan kontribusi mereka, tawarkan win-win solution, dan tidak meremehkan mereka, mereka akan melihat nilai dari jenis gaya komunikasi yang berbeda.
• Fokus pada pesan mereka dan ulangi dengan cara yang tegas. Ubah nada sambil menunjukkan gaya komunikasi yang Anda inginkan untuk menyampaikan pesan mereka.

Gaya komunikasi manipulatif

Gaya komunikasi ini menggunakan kelicikan, tipu daya dan pengaruh untuk mengontrol hasil percakapan, demikian juga tindakan orang-orang di sekitar mereka.

Komunikator manipulatif jarang mengatakan apa yang mereka maksud, sebaliknya mereka akan mengubur tujuan mereka yang sebenarnya dalam lapisan kebingungan untuk mendapatkan apa yang mereka inginkan tanpa orang lain menyadarinya.

Gaya ini sering dicirikan sebagai perasaan yang tidak tulus dan merendahkan, dan ketika orang menyadari bahwa mereka telah dipermainkan oleh seorang manipulator, mereka tidak akan merespons orang itu dengan baik dalam komunikasi di masa mendatang.

Sementara beberapa manipulasi bisa berguna dalam peran menghadapi pelanggan di mana ada kebutuhan untuk menenangkan klien yang kesal, gaya ini akan menyebabkan beberapa bentrokan dalam tim atau departemen jika satu karyawan menggunakannya secara konsisten.

Jika memungkinkan, seorang komunikator yang manipulatif harus diarahkan ke dalam komunikasi yang asertif.

Manipulator tahu apa yang ingin mereka capai dan memiliki tujuan yang jelas, mereka hanya tidak mengambil jalan terbaik untuk sampai ke sana. Dengan memprioritaskan kebutuhan semua orang, bukan hanya kebutuhan mereka sendiri, mereka dapat mencapai hasil yang lebih baik tanpa mengecewakan rekan kerja.

Bagaimana menyesuaikan gaya manipulatif Anda untuk berkomunikasi dengan lebih baik

• Berlatihlah menanyakan langsung apa yang Anda inginkan, dan berilah rahmat jika jawabannya tidak seperti yang Anda inginkan.
• Pahami bahwa gaya komunikasi ini dengan cepat menimbulkan kebencian di antara rekan kerja. Saat Anda menyesuaikan gaya Anda, harapkan mereka untuk sedikit waspada terhadap motivasi Anda! Konsisten dalam perubahan Anda, dan ingatlah untuk mencari solusi yang bermanfaat bagi semua orang, bukan hanya Anda.
• Jauhi penggunaan argumen emosional. Jadilah faktual, tepat, dan langsung dalam komunikasi Anda.

Bagaimana Anda bisa bekerja secara efektif dengan komunikator manipulatif?

• Seperti halnya komunikator yang agresif, Anda harus berusaha mengarahkan mereka ke dalam komunikasi yang asertif. Anda dapat mencoba mengarahkan mereka ketika mereka mencoba menggunakan argumen emosional, tidak membiarkan mereka menggagalkan percakapan menuju tujuan mereka sendiri dan dengan teguh berpegang pada topik percakapan.
• Jangan menanggapi mereka dengan kritik, lebih baik gunakan taktik pernyataan ulang yang tegas untuk mengklarifikasi apa yang mereka katakan sambil menunjukkan cara Anda ingin mereka mengatakannya. Anda harus waspada dengan komunikator jenis ini agar mereka tidak secara diam-diam memperkenalkan agenda mereka ke dalam percakapan.
• Gunakan kesabaran Anda dan tetap tenang selama percakapan. Berdiri teguh dalam keyakinan Anda dan mereka akan melihat bahwa Anda bukan target yang efektif untuk gaya komunikasi mereka. Dengan tegas tetapi sopan menolak untuk membiarkan mereka memanipulasi Anda, mereka akan menyesuaikan pendekatan mereka.

Bagaimana jenis komunikasi Anda dapat memengaruhi pesan Anda

Gaya ini lebih fokus pada bagaimana pembicara mengkomunikasikan informasi dalam percakapan.

Setiap orang akan memiliki metode komunikasi yang disukai, dan berusaha untuk menggunakannya dapat membantu memastikan bahwa Anda menyampaikan pesan Anda secara efektif.

Apa pun gaya Anda, Anda dapat menyesuaikannya agar sesuai dengan keempat tipe ini, tergantung pada gaya orang yang Anda ajak berkomunikasi. Mungkin perlu beberapa latihan, tetapi itu akan membuat Anda menjadi komunikator yang jauh lebih efektif.

Analitis

Seorang komunikator analitis menyukai data dan angka-angka.

Mereka menginginkan informasi yang dapat diukur dan mengabaikan pernyataan emosional sebagai terlalu kabur atau tidak penting.

Ini berarti bahwa mereka lebih memilih pernyataan seperti “kuartal ini, penjualan naik 8,2%, dan kami akan melampaui proyeksi kami sebesar 1,4%” daripada yang seperti “kami menghentikan penjualan bulan ini!”.

Saat berkomunikasi dengan tipe orang ini, lakukan riset terlebih dahulu! Cantumkan angkanya, lalu tindak lanjuti permintaan Anda.

Keuntungan dari ini adalah bahwa seorang komunikator analitis pandai melihat masalah secara logis. Tidak akan ada masalah dengan emosi yang menghalangi mereka. Jika seorang komunikator analitis tidak berkinerja baik, Anda dapat memberi mereka angka-angka yang menunjukkan kekurangan mereka, dan mereka akan menerima bahwa mereka perlu meningkatkan di bidang-bidang itu.

Kelemahannya adalah mereka dapat dianggap dingin atau tanpa emosi. Mereka mungkin membuat rekan kerja merasa tidak nyaman, atau mengabaikan mereka yang tidak berkomunikasi dengan cara yang sama. Hal ini dapat menyebabkan beberapa masalah dalam tim yang memiliki gaya komunikasi yang berbeda, seperti komunikator pribadi. Mereka juga mungkin membutuhkan terlalu banyak waktu untuk menganalisis, menghitung, dan memeriksa detail, yang menyebabkan waktu respons yang lambat untuk masalah, dan mengakibatkan hilangnya peluang.

Intuitif

Seorang komunikator intuitif adalah semua tentang gambaran besar.

Ini adalah tipe orang yang tidak suka terjebak dalam detail seluk beluk proyek, mereka lebih suka mendapatkan gambaran umum.

Mereka cepat untuk melihat gambaran luas dan dapat dengan mudah melompat ke kesimpulan, kadang-kadang menawarkan wawasan yang bagus tentang cara terbaik untuk menyelesaikan sebuah proyek.

Saat Anda berkomunikasi dengan tipe orang ini, berikan catatan: “Proyek pemasaran baru ini akan menggunakan algoritme baru untuk menargetkan pelanggan potensial dengan lebih presisi!” daripada “Pertama, kami akan menguji A/B algoritme baru, selanjutnya kami akan mengembangkan tiga tingkat konten yang disesuaikan, lalu kami akan menerapkan proyek, lalu kami akan menggunakan metrik ini untuk mengukur keberhasilan kami .”

Keuntungannya adalah komunikator jenis ini memahami ide dengan cepat, dan sudah mengusulkan solusi untuk kemungkinan tantangan. Mereka tidak perlu memegangnya, mereka sudah aktif dan berjalan. Mereka sering kali dapat memunculkan ide-ide out-of-the-box dan menikmati menantang diri mereka sendiri dan orang lain.

Kelemahannya adalah ketidaksabaran ini dapat menyebabkan kesalahan. Komunikator intuitif benci harus duduk melalui detail yang membosankan, tetapi dengan melewatkannya, mereka berisiko kehilangan informasi penting. Mereka juga akan kesal pada komunikator yang perlu menjelaskan ide atau proyek langkah demi langkah, seperti komunikator fungsional.

Fungsional

Komunikator fungsional hidup di sisi lain spektrum dari komunikator intuitif.

Mereka lebih suka menelusuri langkah-langkah proses, menguraikan satu per satu hingga mencapai kesimpulan dan dapat mengikat semuanya dalam satu paket yang rapi.

Mereka berorientasi pada detail, pandai memahami proses mana yang paling membantu untuk memastikan kesuksesan, dan mereka dapat dipercaya untuk membuat garis waktu fungsional, mengalokasikan tugas, dan menjalankan proyek.

Saat berbicara dengan komunikator fungsional, pastikan Anda siap!

Mereka ingin mengetahui detail lengkap proyek, Anda tidak ingin terjebak dengan metrik, perasaan, atau pemikiran gambaran besar, Anda malah harus datang dengan proyek yang ditata dan siap untuk diperiksa.

Menggunakan kalimat seperti “Kami ingin membuat manual pengguna yang lebih baik. Kami ingin Anda menulis garis besar, berkonsultasi dengan pengembang, menyewa penulis teknis, dan mengedit produk jadi.” akan melayani Anda jauh lebih baik daripada “Tidakkah menurut Anda manual pengguna dapat dilakukan beberapa perbaikan? Bisakah Anda menanganinya?”

Keuntungan dari komunikator fungsional adalah pikiran mereka yang berorientasi pada detail pasti tidak akan melewatkan langkah penting apa pun. Mereka merasa mudah untuk fokus pada pelaksanaan proyek dan memiliki pemahaman asli tentang apa yang diperlukan untuk mencapainya. Sifat menyeluruh mereka akan memastikan bahwa proyek berjalan dengan sukses.

Kelemahan dari ini adalah bahwa fokus mereka yang teguh pada proses, meningkatkan setiap langkah dan tahap, kadang-kadang dapat menyebabkan mereka kehilangan gambaran besar dan tidak mencapai tujuan proyek yang sebenarnya.

Gaya langkah demi langkah mereka yang lamban juga dapat membuat penonton bosan, terutama jika komunikator fungsional dipasangkan dengan komunikator intuitif. Kedua gaya ini seperti minyak dan air, tidak ada yang saling menghargai gaya komunikasi satu sama lain. Namun, jika dilakukan dengan baik, komunikator fungsional dapat mengambil hal-hal kecil dari sebuah proyek sementara komunikator intuitif berurusan dengan gambaran besar.

Pribadi

Komunikator pribadi berlawanan dengan komunikator analitis dalam spektrum gaya komunikasi ini.

Mereka lebih suka menggunakan bahasa emosional dan menghargai hubungan manusia, mencari tahu bagaimana perasaan rekan kerja mereka serta apa yang mereka pikirkan.

Tipe komunikator ini cenderung menjadi diplomat, membantu menyelesaikan konflik dan mencari solusi damai untuk masalah antar dan intradepartemen.

Untuk tipe komunikator ini, Anda ingin bersandar pada komponen emosional. Sesuatu seperti “Apakah Anda merasa tim sukses pelanggan kami sepertinya merasa lelah belakangan ini? Angka mereka telah menurun. Silakan jelajahi ini lebih lanjut, dan lihat apakah mereka merasa membutuhkan lebih banyak dukungan.” akan memberi Anda lebih banyak kesuksesan daripada “Skor kepuasan pelanggan kami telah turun 11% tahun ini dan kami tidak sejalan untuk memenuhi target kami. Kami perlu menemukan dan memperbaiki masalah itu, mengembalikan skor pada kuartal ini.”

Keuntungan dari gaya ini adalah bahwa komunikator pribadi akan dengan mudah membangun ikatan yang dalam di dalam tim mereka. Mereka berfokus pada membangun kohesi dan sering kali akan mengambil peran pemecahan masalah ketika orang lain mengalami kesulitan dalam komunikasi mereka.

Kelemahan dari gaya komunikasi ini adalah bahwa hal itu mungkin menjadi terlalu emosional bagi komunikator lain. Komunikator analitis terutama tidak akan menghargai pendekatan ini, dan mungkin mengabaikan apa yang dikatakan komunikator pribadi, yang dapat menyebabkan perasaan terluka atau kebencian.

Kesimpulan

Semua gaya komunikasi ini ada pada spektrum. Orang jarang akan 100% menggunakan satu gaya, melainkan mereka akan memiliki gaya primer dan sekunder, dan kadang-kadang bahkan tersier.

Seseorang mungkin bisa menjadi analitis, tetapi juga sebagai fungsional. Anda akan melihat orang beralih di antara gaya seperlunya, berdasarkan situasi, orang yang mereka ajak bicara, dan banyak faktor lainnya.

Secara umum, Anda akan menemukan bahwa memiliki campuran dari semua gaya komunikasi ini akan menghasilkan tim yang lebih baik.

Setiap gaya menawarkan kelebihan dan kekurangannya sendiri, dan memiliki campuran yang solid dari keempatnya akan memastikan bahwa Anda tidak memiliki titik buta (blind spot) yang besar.

Jika Anda memiliki tim yang hanya terdiri dari analis, maka Anda akan terlambat dari jadwal karena tim Anda memeriksa hal secara detil dan memeriksa ulang data tetapi tidak pernah mengambil tindakan. Hal yang sama berlaku untuk tim yang hanya intuitif, gambaran besar Anda akan sempurna tetapi proses Anda untuk sampai ke sana tidak akan lengkap, ditinggalkan oleh tim Anda sebagai hal yang tidak menarik dan tidak penting.

Ketika Anda memiliki semua orang itu dalam tim, Anda dapat memiliki campuran ideal orang-orang yang menghasilkan ide, menganalisisnya, mengimplementasikannya, dan membantu memecahkan masalah jika diperlukan.

Anda akan dapat menggunakan informasi ini untuk meningkatkan komunikasi Anda sendiri dan memastikan bahwa Anda mempromosikan keterampilan komunikasi yang efektif dalam organisasi Anda.

4 Jenis komunikasi

Meskipun mudah untuk menganggap komunikasi hanya sebagai transmisi verbal informasi dari satu orang ke orang lain, namun hal ini jauh lebih dari itu.

Komunikasi non-verbal, seperti pandangan sekilas dan mengangkat alis, hingga verbal, seperti perubahan nada dan intonasi. Mari kita lihat secara mendalam semua cara kita berkomunikasi satu sama lain.

Komunikasi non-verbal

Sangat menarik untuk dicatat bahwa komunikasi non-verbal digunakan baik secara sengaja maupun tidak sengaja.

Kebanyakan orang tidak memiliki kendali yang sempurna atas ekspresi wajah mereka – kita semua pernah mendengar komentar yang tidak profesional dan mengangkat alis sebagai tanggapan, terlepas dari apakah tindakan itu bijaksana atau tidak.

Dengan mempelajari lebih lanjut tentang bagaimana kami menggunakan komunikasi non-verbal, Anda akan lebih mampu menguasai komunikasi Anda dan memastikan bahwa Anda menyampaikan pesan Anda persis seperti yang Anda inginkan.

Ekspresi wajah

Kita sering menggunakan ekspresi wajah sebagai cara untuk berkomunikasi bahwa kita mendengarkan dan terlibat dengan orang yang berbicara.

Senyum, alis berkerut, atau ekspresi bingung semuanya menyampaikan informasi kepada pembicara tentang bagaimana Anda menanggapi percakapan mereka.

Mereka bekerja untuk membantu memperlancar percakapan, menjaganya agar tetap berjalan tanpa harus menyela secara lisan untuk mengkonfirmasi minat Anda yang berkelanjutan.

Jika Anda pernah berbicara dengan orang berwajah datar, Anda akan tahu betapa pentingnya ekspresi wajah dalam sebuah percakapan.

Sikap

Bagaimana Anda memposisikan diri Anda selama percakapan itu penting.

Jika Anda mengarahkan diri Anda ke arah orang tersebut, dengan postur santai dan terbuka, Anda mengundang mereka untuk terlibat dengan Anda lebih penuh.

Bersandar, menyilangkan tangan, atau berpaling dari pembicara menyampaikan pesan yang sangat berbeda – dan bukan yang positif.

Sama seperti tidak ada yang ingin melakukan percakapan dengan bagian belakang kepala seseorang, berbicara dengan seseorang dengan postur yang sangat tertutup menciptakan percakapan yang lebih sulit dan tidak menyenangkan.

Gestur dan sentuhan fisik

Tergantung pada orangnya, dan negara asalnya, mereka mungkin sering menggunakan gerak tubuh dan sentuhan fisik, atau hampir tidak pernah. Namun, ada banyak informasi yang disampaikan dalam tindakan ini.

Sentuhan lembut di lengan bisa menandakan dorongan, sementara jabat tangan yang terlalu kuat bisa menjadi tindakan dominasi.

Seseorang yang menggerakkan tangannya saat berbicara dengan Anda tentang suatu masalah dapat menandakan rasa bersalah atau penghindaran dan menggunakan banyak gerakan besar saat menyampaikan ide dapat menyampaikan kegembiraan atau kepercayaan diri.

Kontak mata

Kita semua tahu pentingnya kontak mata.

Ketika seseorang tidak dapat mempertahankan kontak mata, kami menganggap ini berarti bahwa mereka tidak jujur, atau tidak memperhatikan.

Mampu mempertahankan kontak mata saat mendengarkan akan memastikan bahwa pembicara tahu bahwa Anda hadir dan terlibat.

Saat berbicara, ini menunjukkan bahwa Anda terhubung dengan pendengar, dan dalam kasus di mana Anda menyampaikan berita yang tidak menyenangkan, ini sangat penting.

Mampu memberi tahu seseorang pesan yang tidak menyenangkan sambil menatap matanya secara langsung menunjukkan bahwa Anda menghormati mereka dan merupakan orang yang jujur ​​dan tulus.

Komunikasi verbal

Ketika kita berbicara, kita berkomunikasi lebih dari sekedar isi kata-kata kita.

Kami juga menggunakan nada dan intonasi, serta tingkat formalitas yang kami gunakan untuk menyampaikan subteks penting kepada orang yang kami ajak bicara.

Dengan hati-hati memilih bagaimana kita menggunakan masing-masing aspek ini, kita dapat yakin bahwa pesan kita diterima persis seperti yang dimaksudkan.

Dari menyapa rekan kerja hingga memimpin rapat klien hingga presentasi di depan seluruh perusahaan, faktor komunikasi verbal ke dalam pekerjaan kita hidup secara masif.

Intonasi

Saat berbicara, emosi kita sering ikut bermain.

Jika kita marah, kesal, atau frustrasi, nada suara kita mungkin naik, menyampaikan kepada pendengar bahwa kita sedang mengalami emosi yang kuat.

Ini tidak selalu merupakan hal yang buruk, tetapi mampu mengendalikannya memungkinkan Anda untuk memastikan bahwa Anda berkomunikasi secara efektif.

Nada

Kita semua menghadapi situasi yang membuat frustrasi atau menjengkelkan.

Membiarkan itu mengubah nada bicara kita dari tenang dan profesional menjadi singkat, pendek, atau kasar selalu merupakan kesalahan.

Nada menyampaikan banyak informasi kepada pendengar tentang bagaimana pembicara memandang mereka.

Untuk membangun hubungan interpersonal yang positif di lingkungan kantor, kita semua harus berusaha untuk berbicara dengan nada yang profesional dan penuh hormat.

Isi pembicaraan

Tentu saja, isi pembicaraan adalah bagian terpenting dari komunikasi verbal. Apa yang kita katakan, dan kata-kata yang kita pilih untuk digunakan, sangat penting.

Sementara sebagian besar komunikasi kantor cenderung lebih formal daripada, misalnya, bertemu teman untuk minum kopi, kita harus memastikan bahwa kita menyisakan ruang untuk obrolan pribadi dan membangun hubungan.

Pikirkan juga tentang seberapa teknis isi pembicaraan Anda. Jika Anda berbicara dengan developer tentang aspek kode tertentu, Anda harus menggunakan istilah yang berbeda daripada saat berbicara dengan tim pemasaran tentang perkembangan baru dalam aplikasi.

Komunikasi tertulis

Komunikasi yang efektif dengan menulis adalah keterampilan yang sangat penting, terutama karena semakin banyak orang yang bekerja dari jarak jauh dan tetap berhubungan sepanjang hari kerja melalui Skype, Slack, Whatsapp, atau media digital lainnya.

Dari pesan Slack hingga email ke pelanggan hingga panduan pelatihan karyawan baru, kami menulis setiap hari dan sangat penting bagi kami untuk memahami cara melakukannya secara efektif.

Faktanya, dengan semakin mengandalkan komunikasi tertulis, kita semua dihadapkan pada betapa mudahnya menimbulkan kesalahpahaman saat menggunakan media ini.

Pesan yang tidak jelas, informasi yang hilang, atau pemahaman nada atau isi yang salah adalah semua masalah yang terjadi dengan komunikasi tertulis setiap hari.

Terkadang pembaca akan salah membaca nada pesan karena mereka mengalami hari yang buruk, atau baru saja bertemu dengan orang yang tidak menyenangkan.

Apa pun yang terjadi, satu keterampilan penting yang harus dimiliki saat mengandalkan komunikasi tertulis adalah mengetahui kapan Anda harus berhenti menggunakannya. Panggilan sederhana, dalam hampir semua kasus, dapat memecahkan masalah komunikasi ini.

Jika Anda merasa ada miskomunikasi yang terjadi, hentikan dan beralihlah dengan obrolan verbal cepat dan Anda akan menghemat banyak waktu dan frustrasi untuk semua pihak.

Struktur

Saat menulis, penting untuk memikirkan bagaimana Anda menyajikan informasi. Menggunakan paragraf dan jeda baris diperlukan.

Membuat teks yang banyak akan membuat pembaca sulit untuk memahami dan membacanya, sementara menerapkan struktur yang tepat akan membuat pembaca menyerap informasi dalam potongan-potongan yang mudah dicerna.

Sampaikan argumen atau tesis Anda, luangkan waktu untuk mendukungnya dengan bukti yang jelas, tambahkan informasi yang relevan untuk memastikan bahwa pembaca memahami maksudnya sepenuhnya, lalu tutup dengan kesimpulan.

Kejelasan

Ini adalah keseimbangan yang sulit untuk dicapai antara konsep yang terlalu banyak atau kurang menjelaskan. Jika Anda menulis instruksi untuk karyawan baru, seberapa detail Anda membuat instruksi tersebut?

Tentu saja, ini tergantung pada orangnya, tetapi menjelaskan sedikit lebih banyak jauh lebih baik daripada membiarkan pembaca tidak mengerti.

Bersikaplah bijaksana tentang audiens Anda, apa yang akan mereka ketahui dan apa yang perlu Anda jelaskan lebih detail?

Isi tulisan

Konten tertulis cenderung sedikit lebih formal daripada verbal.

Tinggalkan bahasa gaul, gunakan tanda baca dan ejaan yang tepat, dan ingat bahwa apa pun yang tertulis – terutama di era digital – akan tetap ada, bahkan jika Anda menghapusnya.

Komunikasi visual

Visual telah menjadi jenis komunikasi yang paling banyak digunakan, didorong oleh media sosial, YouTube, dan platform lain di era digital.

Karena semakin banyak orang dan organisasi menggunakan saluran komunikasi ini, semakin kita terbiasa, dan bahkan bergantung pada, menggunakan komunikasi visual untuk menonjol di platform yang ramai.

Memahami bahwa komunikasi visual Anda harus sejalan dengan merek dan pemasaran Anda, dan mengetahui bahwa harus ada strategi yang dikembangkan dan kohesif untuk itu, sangat penting.

Kami sangat bergantung pada komunikasi visual.

Ada banyak cara komunikasi visual, seperti bagan, foto, sketsa, video, grafik, dan bahkan emoji dan GIF, dapat membantu meningkatkan pemahaman pesan Anda.

Pikirkan tentang bagaimana bagan dapat menghidupkan data, membuatnya lebih mudah dipahami daripada menyajikan aliran angka yang panjang, atau bagaimana sketsa UX baru jauh lebih efektif daripada deskripsi teks.

Kami mengandalkan visual untuk meningkatkan pemahaman kami tentang ide-ide yang kompleks.

Isi konten

Meskipun tergoda untuk memasukkan visual untuk menambahkan sedikit keragaman dan minat, Anda harus mempertimbangkan apa yang mereka bawa ke meja.

• Apakah mereka membantu?
• Apakah mereka perlu?
• Apakah mereka menambah pesan keseluruhan?

Tidak semua komunikasi perlu memiliki visual yang ditambahkan, dan dalam beberapa kasus, mereka mungkin mengurangi apa yang Anda coba komunikasikan.

Anda harus berusaha untuk memastikan bahwa Anda tidak menambahkan bulu ke pesan Anda, melainkan memperkuat pemahaman audiens Anda tentang hal itu.

Nada

Seperti semua komunikasi, pastikan Anda bertemu dengan audiens Anda di tempat mereka berada.

Jika Anda menyajikan data yang kompleks, sertakan deskripsi yang relevan, pada tingkat teknis yang tepat, sehingga audiens Anda dapat mengikuti.

Jangan gunakan gambar yang grafis yang dapat mengganggu, dan ingat aturan yang sama berlaku untuk komunikasi visual seperti halnya menulis: jangan membuat apa pun yang tidak ingin Anda kaitkan dengan Anda di masa mendatang.