Pentingnya komunikasi

Untuk berkomunikasi adalah untuk bertukar informasi, dan untuk berkomunikasi secara efektif adalah untuk memahami dan dipahami. Komunikasi yang efektif memuaskan semua peserta dan mengurangi kemungkinan konflik dan kesalahpahaman. Kami menggunakan komunikasi setiap hari di hampir setiap lingkungan, termasuk di tempat kerja.

Mengembangkan keterampilan komunikasi yang kuat dapat membantu Anda mendapatkan pekerjaan, memajukan karier, dan membangun jaringan Anda. Baik Anda mengangguk setuju atau memberikan informasi kepada kelompok besar, komunikasi mutlak diperlukan saat membangun hubungan, berbagi ide, mendelegasikan tanggung jawab, mengelola tim, dan banyak lagi.

Jenis komunikasi

Ada empat jenis komunikasi utama yang digunakan orang setiap hari dan dalam karier mereka. Ini termasuk komunikasi verbal, nonverbal, visual dan tertulis. Berikut ini lihat masing-masing jenis komunikasi ini, mengapa mereka penting dan bagaimana Anda dapat mengembangkan atau meningkatkannya untuk sukses dalam kehidupan profesional Anda:

• Komunikasi lisan
• Komunikasi nonverbal
• Komunikasi tertulis
• Komunikasi Visual

Komunikasi lisan

Informasi yang dibagikan melalui percakapan dengan kelompok atau individu adalah jenis komunikasi yang paling umum. Di tempat kerja, keterampilan ini biasanya digunakan selama percakapan satu lawan satu, rapat, panggilan telepon, konferensi video, dan presentasi. Berikut adalah beberapa cara Anda dapat meningkatkan keterampilan komunikasi verbal Anda:

• Pikirkan sebelum Anda berbicara: Dengan mengatur ide-ide Anda, Anda dapat menghilangkan jeda canggung ketika Anda berbicara, bersama dengan kata-kata pengisi seperti ‘uh’ atau ‘um’, sehingga Anda menyampaikan informasi Anda lebih ringkas. Saat membuat presentasi, tuliskan pemikiran Anda dan latih apa yang harus Anda katakan. Pada diskusi dadakan, luangkan beberapa menit untuk mengatur pikiran Anda sebelum Anda mulai berbicara.
• Ringkas dan jelas: Cara paling efektif untuk menyampaikan ide adalah membuatnya dengan cara yang jelas dan ringkas. Hindari menggunakan kalimat yang kompleks dan cobalah untuk menyatakan argumen Anda menggunakan bahasa langsung. Sebelum Anda berbicara, tanyakan pada diri Anda apa cara paling jelas untuk menyampaikan ide Anda.
• Bicaralah dengan percaya diri: Keyakinan dapat membantu membangun kepercayaan dengan dan mendapatkan rasa hormat dari pendengar Anda. Kepercayaan diri Anda dalam berbicara tercermin dalam pilihan kata yang Anda buat, bahasa tubuh Anda, pengetahuan Anda tentang materi pelajaran, nada suara Anda, dan kemampuan Anda untuk melakukan kontak mata langsung dengan pendengar.
• Waspadai isyarat komunikasi nonverbal Anda: Bahasa tubuh Anda sangat memengaruhi cara pendengar Anda menafsirkan apa yang Anda katakan. Tetap sadar akan gerak tubuh dan ekspresi wajah yang Anda buat saat mencoba menyampaikan informasi penting secara efektif.

Komunikasi nonverbal

Disadari atau tidak, saat Anda berkomunikasi, Anda terus menerus berbagi dan menerima sinyal tanpa kata. Semua isyarat nonverbal Anda, seperti nada suara Anda, postur tubuh Anda, gerakan yang Anda buat dan membangun kontak mata mengirimkan sinyal yang kuat. Ketika sinyal nonverbal Anda selaras dengan kata-kata yang Anda ucapkan, mereka meningkatkan kejelasan, kepercayaan, dan hubungan baik. Jika tidak, mereka dapat menyebabkan kebingungan, ketidakpercayaan, dan ketegangan.

Berikut adalah beberapa keterampilan komunikasi nonverbal yang dapat Anda tingkatkan:

• Fokus pada nada suara Anda: Nada suara Anda dapat mengekspresikan banyak hal, mulai dari ketidaktertarikan hingga kemarahan. Mulailah mengamati bagaimana nada suara Anda memengaruhi pendengar saat Anda mencoba menekankan sesuatu. Misalnya, jika Anda ingin menunjukkan minat yang tulus pada sesuatu, gunakan nada animasi untuk mengekspresikan antusiasme.
• Pertahankan kontak mata yang baik: Ketika Anda gagal menatap mata orang lain, itu bisa tampak seolah-olah Anda menghindari atau menyembunyikan sesuatu. Di sisi lain, terlalu banyak kontak mata dapat dianggap mengintimidasi atau konfrontatif. Kontak mata yang efektif harus terasa nyaman dan alami bagi Anda dan lawan bicara Anda.
• Perhatikan ruang pribadi pendengar Anda: Perhatikan kedekatan Anda dengan orang yang Anda ajak bicara. Jika pendengar Anda merasa tidak nyaman karena Anda berdiri terlalu dekat dengan mereka, buat jarak di antara Anda berdua. Jumlah ruang fisik yang disediakan dapat menyampaikan banyak emosi.
• Gunakan isyarat atau sinyal nonverbal untuk membuat komunikasi lebih bermakna: Ingatlah bahwa komunikasi verbal dan nonverbal bekerja sama untuk menyampaikan informasi secara efektif. Bahasa tubuh sangat berguna saat berbicara atau melakukan presentasi di depan kelompok besar. Misalnya, jika tujuan Anda adalah untuk tampil siap dan percaya diri, fokuslah pada pengiriman sinyal nonverbal seperti berdiri tegak sehingga orang lain melihat Anda sebagai orang yang mampu dan percaya diri.

Komunikasi tertulis

Komunikasi tertulis adalah metode komunikasi bisnis yang paling umum dan efektif. Deskripsi pekerjaan tertulis, manual karyawan, jurnal, surat, dokumen, laporan, memo, dan email adalah beberapa bentuk komunikasi yang umum digunakan di organisasi mana pun. Komunikasi yang baik sangat penting untuk mengembangkan hubungan bisnis yang positif dan untuk kemajuan karir.

Tidak seperti komunikasi verbal dan nonverbal, di mana Anda menggunakan nada suara dan bahasa tubuh untuk mengekspresikan diri, komunikasi tertulis sangat bergantung pada pilihan kata, tanda baca, dan tata bahasa. Mengingat pentingnya, dengan latihan dan kerja keras, Anda harus dapat mengembangkan keterampilan menulis yang baik untuk komunikasi yang efektif.

Aspek kunci dari keterampilan menulis profesional adalah:

• Kejelasan: Kejelasan mengacu pada penggunaan kata-kata sederhana dan mengikuti informasi spesifik dan konkret.
• Ringkas: Sangat penting untuk menyampaikan pesan Anda dengan cepat dan efisien. Sertakan hanya informasi yang diperlukan untuk mengomunikasikan poin Anda.
• Nada: Dalam penulisan bisnis, nadanya profesional, dikombinasikan dengan berbagai tingkat keramahan dan formalitas tergantung pada situasinya.
• Suara aktif: Suara aktif biasanya lebih mudah diakses dan diikuti daripada suara pasif. Suara aktif membuat kalimat Anda mengalir lebih baik dan memungkinkan pembaca memahami pesan Anda lebih cepat.
• Tata bahasa dan tanda baca: Perhatian yang Anda berikan untuk mengoreksi tanda baca dan tata bahasa akan bergantung pada tingkat formalitas yang dibutuhkan tulisan Anda. Bahkan dalam penulisan informal, tanda baca dan tata bahasa penting untuk komunikasi yang efektif.

Gunakan tip berikut untuk meningkatkan keterampilan komunikasi tertulis Anda:

• Tetapkan tujuan Anda sebelum Anda mulai menulis: Menetapkan tujuan membuat tulisan Anda jelas dan fokus. Memiliki kejelasan tentang tujuan memungkinkan Anda untuk menulis dengan tujuan dan menyampaikan pesan atau informasi dengan menggunakan bahasa yang sederhana dan ringkas.
• Sertakan hanya detail yang diperlukan: Jaga agar kalimat Anda tetap singkat dan langsung pada intinya. Menambahkan informasi dan detail yang tidak perlu dapat membingungkan pembaca dan membuat tulisan Anda kehilangan fokus.
• Gunakan kerangka: Luangkan waktu untuk membuat kerangka untuk mengatur ide Anda, terutama saat menulis laporan yang lebih panjang. Garis besar membantu Anda menggabungkan semua detail yang diperlukan dalam urutan yang logis.
• Tetap profesional: Semua tulisan bisnis harus formal dan profesional. Hindari penggunaan bahasa informal dengan junior, kolega, dan manajer.
• Edit dengan hati-hati: Baca ulang pesan Anda beberapa kali. Sadar akan gaya penulisan dan koreksi untuk memeriksa kesalahan ejaan dan tata bahasa sebelum menyelesaikan materi tertulis Anda.

Komunikasi visual

Komunikasi visual menggunakan citra dan simbol untuk menyampaikan pandangan dan ide. Desain grafis, tanda, tipografi, presentasi slide, dan film video adalah jenis komunikasi visual yang dapat Anda gunakan.

Untuk membuat komunikasi verbal lebih bermakna dan efektif selama presentasi, sering kali membantu menggunakan teknik dan alat visual, seperti gambar atau grafik. Menambahkan visual ke komunikasi tertulis juga dapat membantu memperjelas informasi, menarik minat, dan melibatkan pembaca atau pendengar.

Komunikasi visual telah menjadi bagian penting dari komunikasi profesional dan pribadi. Untuk berkomunikasi dengan lebih baik, penting untuk mengembangkan keterampilan komunikasi visual yang baik.

Berikut adalah beberapa tips bermanfaat untuk mengembangkan keterampilan komunikasi visual Anda:

• Cari inspirasi: Memikirkan desain yang bagus untuk komunikasi visual tidak selalu mengharuskan Anda memiliki pengalaman dan keterampilan seorang desainer. Anda dapat mencari inspirasi dalam segala hal yang Anda lakukan atau lihat. Ini penting karena membuat Anda lebih imajinatif, berpikiran terbuka, jeli, dan ingin tahu.
• Singkat: Seperti jenis komunikasi lainnya, Anda harus membuat komunikasi visual sejelas mungkin. Ingatlah bahwa tujuan utama visualisasi adalah untuk mengomunikasikan kompleksitas dengan kesederhanaan.
• Buatlah menarik: Agar komunikasi visual menjadi mengesankan, komunikasi itu harus kreatif, menenangkan, dan menyenangkan secara estetika. Misalnya, tipografi yang baik dan penggunaan palet warna yang mencolok dapat membantu meningkatkan keterbacaan sebuah tanda.

Pada artikel ini, kita akan melihat lebih dekat pada berbagai jenis komunikasi dan bagaimana memperkuat keterampilan Anda di masing-masing.

Pentingnya komunikasi

Kami menggunakan komunikasi setiap hari di hampir setiap lingkungan, termasuk di tempat kerja. Baik Anda mengangguk setuju atau memberikan informasi kepada kelompok besar, komunikasi mutlak diperlukan saat membangun hubungan, berbagi ide, mendelegasikan tanggung jawab, mengelola tim, dan banyak lagi.

Mempelajari dan mengembangkan keterampilan komunikasi yang baik dapat membantu Anda sukses dalam karier, menjadikan Anda kandidat pekerjaan yang kompetitif, dan membangun jaringan Anda. Meskipun membutuhkan waktu dan latihan, keterampilan komunikasi dan interpersonal tentu dapat ditingkatkan dan disempurnakan.

Ada empat jenis komunikasi utama yang kita gunakan setiap hari: verbal, nonverbal, tertulis, dan visual. Dengan semua gaya komunikasi ini, itu paling efektif ketika Anda tahu bagaimana mendengarkan, mengamati, dan berempati secara aktif. Mengembangkan soft skill ini dapat membantu Anda lebih memahami sebuah pesan dan merespons dengan bijaksana.

Jenis komunikasi

Ada beberapa cara berbeda untuk berbagi informasi satu sama lain. Misalnya, Anda mungkin menggunakan komunikasi verbal saat berbagi presentasi dengan grup. Anda mungkin menggunakan komunikasi tertulis saat melamar pekerjaan atau mengirim email. Berikut adalah tampilan yang lebih mendalam pada empat kategori utama komunikasi:

Lisan

Komunikasi verbal adalah penggunaan bahasa untuk mentransfer informasi melalui berbicara atau bahasa isyarat. Ini adalah salah satu jenis yang paling umum, sering digunakan selama presentasi, konferensi video dan panggilan telepon, rapat, dan percakapan satu lawan satu. Komunikasi verbal penting karena efisien. Akan sangat membantu untuk mendukung komunikasi verbal dengan komunikasi nonverbal dan tertulis.

Berikut adalah beberapa langkah yang dapat Anda ambil untuk mengembangkan keterampilan komunikasi verbal Anda:

Gunakan suara berbicara yang kuat dan percaya diri. Terutama saat menyampaikan informasi kepada beberapa atau sekelompok orang, pastikan untuk menggunakan suara yang kuat agar semua orang dapat dengan mudah mendengar Anda. Percaya diri saat berbicara agar ide Anda jelas dan mudah dipahami orang lain.

Gunakan mendengarkan aktif. Sisi lain dari penggunaan komunikasi verbal adalah mendengarkan dan mendengarkan orang lain dengan sungguh-sungguh. Keterampilan mendengarkan secara aktif adalah kunci saat melakukan rapat, presentasi, atau bahkan saat berpartisipasi dalam percakapan satu lawan satu. Melakukan hal itu akan membantu Anda tumbuh sebagai komunikator.

Hindari kata-kata pengisi. Mungkin tergoda, terutama selama presentasi, untuk menggunakan kata-kata pengisi seperti “um”, “seperti”, “begitu”, atau “ya”. Meskipun mungkin terasa alami setelah menyelesaikan kalimat atau berhenti sejenak untuk mengumpulkan pemikiran Anda, itu juga dapat mengganggu audiens Anda. Coba presentasikan ke teman atau kolega tepercaya yang bisa menarik perhatian saat Anda menggunakan kata-kata pengisi. Cobalah untuk menggantinya dengan menarik napas saat Anda tergoda untuk menggunakannya.

Nonverbal

Komunikasi nonverbal adalah penggunaan bahasa tubuh, gerak tubuh dan ekspresi wajah untuk menyampaikan informasi kepada orang lain. Ini dapat digunakan baik secara sengaja maupun tidak sengaja. Misalnya, Anda mungkin tidak sengaja tersenyum ketika mendengar ide atau informasi yang menyenangkan atau menyenangkan. Komunikasi nonverbal sangat membantu ketika mencoba memahami pikiran dan perasaan orang lain.

Jika mereka menunjukkan bahasa tubuh yang “tertutup”, seperti lengan disilangkan atau bahu bungkuk, mereka mungkin merasa cemas, marah, atau gugup. Jika mereka menunjukkan bahasa tubuh “terbuka” dengan kedua kaki di lantai dan lengan di sisi mereka atau di atas meja, mereka mungkin merasa positif dan terbuka terhadap informasi.

Berikut adalah beberapa langkah yang dapat Anda ambil untuk mengembangkan keterampilan komunikasi nonverbal Anda:

Perhatikan bagaimana perasaan Anda secara fisik. Sepanjang hari, saat Anda mengalami berbagai emosi (mulai dari bersemangat, bosan, bahagia atau frustrasi), cobalah untuk mengidentifikasi di mana Anda merasakan emosi itu di dalam tubuh Anda. Misalnya, jika Anda merasa cemas, Anda mungkin memperhatikan bahwa perut Anda terasa kencang. Mengembangkan kesadaran diri tentang bagaimana emosi Anda mempengaruhi tubuh Anda dapat memberi Anda penguasaan yang lebih besar atas presentasi eksternal Anda.

Jadilah disengaja tentang komunikasi nonverbal Anda. Berusahalah untuk menampilkan bahasa tubuh yang positif ketika Anda merasa waspada, terbuka, dan positif tentang lingkungan Anda. Anda juga dapat menggunakan bahasa tubuh untuk mendukung komunikasi verbal Anda jika Anda merasa bingung atau cemas tentang informasi, seperti menggunakan alis yang berkerut. Gunakan bahasa tubuh di samping komunikasi verbal seperti mengajukan pertanyaan lanjutan atau menarik presenter ke samping untuk memberikan umpan balik.

Meniru komunikasi nonverbal yang menurut Anda efektif. Jika Anda menemukan ekspresi wajah atau bahasa tubuh tertentu bermanfaat untuk pengaturan tertentu, gunakan itu sebagai panduan saat meningkatkan komunikasi nonverbal Anda sendiri. Misalnya, jika Anda melihat bahwa ketika seseorang mengangguk, itu mengomunikasikan persetujuan dan umpan balik positif secara efisien, gunakan itu dalam pertemuan berikutnya ketika Anda memiliki perasaan yang sama.

Tertulis

Komunikasi tertulis adalah tindakan menulis, mengetik atau mencetak simbol seperti huruf dan angka untuk menyampaikan informasi. Ini sangat membantu karena menyediakan catatan informasi untuk referensi. Menulis biasanya digunakan untuk berbagi informasi melalui buku, pamflet, blog, surat, memo, dan lainnya. Email dan obrolan adalah bentuk umum komunikasi tertulis di tempat kerja.

Berikut adalah beberapa langkah yang dapat Anda ambil untuk mengembangkan keterampilan komunikasi tertulis Anda:

Berusaha untuk kesederhanaan. Komunikasi tertulis harus sesederhana dan sejelas mungkin. Meskipun mungkin berguna untuk memasukkan banyak detail dalam komunikasi instruksional, misalnya, Anda harus mencari area di mana Anda dapat menulis sejelas mungkin agar audiens Anda mengerti.

Jangan mengandalkan nada. Karena Anda tidak memiliki nuansa komunikasi verbal dan nonverbal, berhati-hatilah saat Anda mencoba mengomunikasikan nada tertentu saat menulis. Misalnya, mencoba mengomunikasikan lelucon, sarkasme, atau kegembiraan dapat diterjemahkan secara berbeda tergantung pada audiens. Sebaliknya, cobalah untuk membuat tulisan Anda sesederhana dan sejelas mungkin dan tindak lanjuti dengan komunikasi verbal di mana Anda dapat menambahkan lebih banyak kepribadian.

Luangkan waktu untuk meninjau komunikasi tertulis Anda. Menyisihkan waktu untuk membaca ulang email, surat, atau memo dapat membantu Anda mengidentifikasi kesalahan atau peluang untuk mengatakan sesuatu yang berbeda. Untuk komunikasi penting atau yang akan dikirim ke banyak orang, mungkin akan membantu jika rekan tepercaya juga meninjaunya.

Simpan file tulisan yang menurut Anda efektif atau menyenangkan. Jika Anda menerima pamflet, email, atau memo tertentu yang menurut Anda sangat membantu atau menarik, simpanlah untuk referensi saat menulis komunikasi Anda sendiri. Menggabungkan metode atau gaya yang Anda sukai dapat membantu Anda berkembang seiring waktu.

Visual

Komunikasi visual adalah tindakan menggunakan foto, seni, gambar, sketsa, bagan, dan grafik untuk menyampaikan informasi. Visual sering digunakan sebagai bantuan selama presentasi untuk memberikan konteks yang bermanfaat di samping komunikasi tertulis dan/atau verbal. Karena orang memiliki gaya belajar yang berbeda, komunikasi visual mungkin lebih bermanfaat bagi sebagian orang untuk mengonsumsi ide dan informasi.

Berikut adalah beberapa langkah yang dapat Anda ambil untuk mengembangkan keterampilan komunikasi visual Anda:

Tanyakan kepada orang lain sebelum memasukkan visual. Jika Anda mempertimbangkan untuk membagikan alat bantu visual dalam presentasi atau email Anda, pertimbangkan untuk meminta umpan balik dari orang lain. Menambahkan visual terkadang dapat membuat konsep membingungkan atau kacau. Mendapatkan perspektif pihak ketiga dapat membantu Anda memutuskan apakah visual menambah nilai komunikasi Anda.

Pertimbangkan audiens Anda. Pastikan untuk menyertakan visual yang mudah dipahami oleh audiens Anda. Misalnya, jika Anda menampilkan bagan dengan data yang tidak dikenal, pastikan untuk meluangkan waktu dan menjelaskan apa yang terjadi dalam visual dan bagaimana kaitannya dengan apa yang Anda katakan. Anda tidak boleh menggunakan visual yang sensitif, menyinggung, kekerasan, atau grafis dalam bentuk apa pun.

Untuk meningkatkan keterampilan komunikasi Anda, tetapkan tujuan pribadi untuk mengerjakan hal-hal yang ingin Anda capai selangkah demi selangkah. Mungkin bermanfaat untuk berkonsultasi dengan kolega, manajer, atau mentor tepercaya untuk mengidentifikasi area mana yang paling baik untuk difokuskan terlebih dahulu.