Apa hambatan fisik untuk komunikasi?

Hambatan fisik komunikasi adalah hambatan dalam bentuk fisik yang menghambat komunikasi antara dua pihak. Menjadi fisik, penghalang ini sebagian besar terlihat, dan Anda dapat mengurangi atau menghilangkannya melalui perubahan fisik. Hambatan fisik dapat terjadi karena bencana alam seperti guntur atau benda buatan manusia seperti dinding atau pintu. Setiap gangguan dalam komunikasi yang disebabkan oleh hambatan tersebut dapat mempengaruhi operasi bisnis atau tempat kerja. Mengatasi hambatan ini sangat penting untuk memastikan komunikasi yang lengkap dan jelas.

Jenis hambatan fisik

Hambatan fisik dapat terjadi dalam berbagai bentuk, tergantung pada tempat dan jenis komunikasi. Berikut adalah jenis umum hambatan fisik yang dapat menjadi penghalang untuk komunikasi yang efektif:

Kebisingan

Umumnya, kebisingan berarti suara yang tidak diinginkan di latar belakang di tempat mana pun. Suara yang tidak diinginkan ini dapat menjadi penghalang fisik saat berkomunikasi. Misalnya, jika dua orang mencoba berbicara satu sama lain di kafetaria dengan musik keras di latar belakang, mereka mungkin tidak dapat mendengar satu sama lain dengan baik. Hal ini dapat menyebabkan mereka tidak dapat menerima atau salah mengartikan beberapa informasi yang mereka bagikan. Di sini, musik latar bertindak sebagai penghalang fisik. Kebisingan juga dapat dihasilkan dari kejadian lingkungan seperti gemerisik daun yang keras pada hari yang berangin.

Distorsi

Distorsi dalam komunikasi terjadi ketika makna pesan hilang saat mengkomunikasikannya, terutama karena salah tafsir atau misrepresentasi. Ini juga dapat terjadi karena ketidakcukupan informasi yang tepat atau lengkap tentang sebuah pesan. Sebuah pesan menjadi terdistorsi ketika diteruskan atau diterima dengan cara yang mengubah makna aslinya. Terkadang, persepsi manusia dapat menyebabkan distorsi dalam komunikasi karena kesalahpahaman informasi. Distorsi juga dapat terjadi karena perangkat komunikasi yang rusak. Misalnya, gangguan yang tidak diinginkan dalam panggilan telepon dapat menyebabkan penerima salah menafsirkan informasi yang disampaikan pengirim.

Informasi melimpah

Informasi berlebihan yang dibagikan dalam satu pesan juga dapat bertindak sebagai penghalang fisik. Ketika pengirim mengomunikasikan sejumlah besar informasi sekaligus, penerima mungkin tidak dapat memahami atau mengingat semua informasi itu. Hal ini dapat menyebabkan hilangnya informasi atau hasil yang tidak diharapkan. Hambatan ini juga dapat terjadi dalam komunikasi digital. Misalnya, suatu sistem mungkin tidak menyimpan atau memproses kelebihan data yang diterimanya dari sistem lain karena penyimpanannya yang terbatas atau konfigurasi perangkat lunak yang tidak kompatibel.

Penyebab hambatan fisik

Ada banyak alasan mengapa hambatan fisik terjadi dalam komunikasi. Beberapa penyebab umum adalah:

Lingkungan

Faktor lingkungan dapat berperan sebagai hambatan fisik dan menyebabkan gangguan dalam komunikasi. Angin kencang dan hujan dapat mengakibatkan pohon tumbang dan genangan air, yang dapat menyebabkan pemadaman listrik. Ini juga dapat menyebabkan masalah jaringan atau kegagalan jaringan lengkap. Hal ini dapat mengganggu berbagai bentuk komunikasi digital. Guntur yang berkepanjangan dapat menimbulkan banyak kebisingan, yang mengakibatkan komunikasi yang buruk. Suhu yang sangat tinggi atau rendah dapat membuat banyak orang kehilangan fokus, yang dapat menyebabkan komunikasi terdistorsi.

Waktu

Waktu yang terbatas atau pesan yang dikomunikasikan pada waktu yang tidak tepat dapat menghambat komunikasi yang efektif. Mengirim pesan yang panjang ke penerima yang memiliki waktu terbatas dapat menyebabkan salah tafsir karena penerima mungkin tidak membaca atau mendengarkan seluruh pesan. Jika pengirim dan penerima berada di zona waktu yang berbeda, berkomunikasi pada waktu yang sama dapat menjadi sangat penting. Juga, mengirim pesan pada waktu yang diinginkan bisa menjadi penting. Mengirimnya sebelum atau setelah waktu yang ditentukan dapat menyebabkan pesan kehilangan makna atau tujuannya.

Jarak

Hambatan fisik utama lainnya yang mungkin menghambat komunikasi adalah jarak fisik. Komunikasi lintas lokasi geografis hanya dapat terjadi secara virtual. Hal ini meningkatkan kebutuhan akan gadget seperti ponsel dan komputer. Meskipun komunikasi melalui panggilan suara mungkin memerlukan jaringan yang stabil, komunikasi yang lebih maju, seperti konferensi video, umumnya memerlukan koneksi internet berkecepatan tinggi. Setiap halangan di salah satu dari ini dapat mengganggu komunikasi. Selain itu, untuk semua jenis dokumen, sebagian besar pekerjaan hanya dapat dilakukan melalui soft copy dokumen, karena pengiriman hard copy dapat memakan waktu lama dan menunda komunikasi.

Masalah teknis

Masalah teknis dapat menyebabkan gangguan signifikan dalam komunikasi. Sebagian besar komunikasi melibatkan setidaknya satu aspek teknis, seperti telepon untuk komunikasi dua arah atau proyektor untuk memberikan presentasi. Masalah kecil dengan peralatan ini dapat menghalangi komunikasi. Misalnya, telepon yang rusak atau koneksi jaringan yang tidak stabil dapat menyebabkan distorsi. Pemadaman listrik tiba-tiba saat mentransfer file dari hard drive eksternal ke komputer dapat menunda transfer atau bahkan mengakibatkan hilangnya data yang dimaksudkan untuk komunikasi lebih lanjut.

Bagaimana mengatasi hambatan fisik dalam komunikasi?

Berikut adalah tujuh langkah yang dapat Anda ambil untuk mengatasi hambatan fisik dalam komunikasi:

Promosikan desain ruang kerja terbuka

Ruang kerja tertutup yang memiliki kabin terpisah dan tempat duduk terbagi dapat menciptakan hambatan fisik, menghambat komunikasi terbuka. Merancang tempat kerja terbuka dapat menghilangkan hambatan fisik dan mendorong komunikasi yang lebih baik dan langsung antara pemberi kerja dan karyawan. Hal ini dapat meningkatkan kecepatan di mana karyawan bertukar informasi. Ini juga memungkinkan tim yang berbeda untuk berkolaborasi satu sama lain tanpa hambatan fisik, yang dapat meningkatkan pertukaran informasi penting antar tim. Selain itu, tempat kerja terbuka dapat mengurangi ketergantungan pada alat teknis dan meningkatkan komunikasi pribadi.

Gunakan pesan singkat

Menggunakan pesan singkat dapat membantu mengatasi kendala waktu dengan mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk bertukar informasi. Mereka dapat mempromosikan komunikasi yang efektif dengan hanya memasukkan informasi yang relevan dan penting dalam pesan. Ini juga dapat mencegah transfer informasi yang berlebihan, yang dapat memastikan bahwa penerima dapat memahami pesan dengan jelas. Dalam media digital, mentransfer informasi singkat dapat membantu menghemat ruang penyimpanan pada sistem penerima.

Berlatih komunikasi pribadi

Komunikasi pribadi kemungkinan besar merupakan bentuk komunikasi terbaik. Berbicara dengan seseorang secara langsung dapat menghilangkan semua jenis hambatan fisik dan memungkinkan pertukaran informasi tanpa gangguan. Selain itu, percakapan tatap muka memungkinkan orang untuk memperhatikan ekspresi wajah dan bahasa tubuh, yang dapat mencegah terjadinya misrepresentasi atau salah tafsir. Bentuk komunikasi ini juga memungkinkan mendengarkan dengan jelas yang dapat membantu mentransfer sepotong informasi ke banyak orang sekaligus dengan maksud yang sama. Ini dapat membantu menghindari komunikasi yang terdistorsi dalam tim.

Manfaatkan konferensi video

Setelah komunikasi pribadi, konferensi video adalah cara yang bagus untuk menghilangkan hambatan fisik dari komunikasi. Hal ini dapat memungkinkan percakapan tatap muka secara real-time. Dengan penggunaan video, orang dapat memahami ekspresi wajah dan gerak tubuh yang dapat membantu mengkomunikasikan pesan tanpa distorsi. Panggilan video juga memungkinkan banyak orang untuk berkomunikasi satu sama lain secara bersamaan. Ini dapat membantu dalam mengirim pesan ke beberapa penerima di lokasi yang berbeda sekaligus.

Kurangi kebisingan

Pengurangan kebisingan secara signifikan dapat meningkatkan komunikasi dalam bentuk apa pun. Salah satu cara untuk mengurangi atau menghilangkan kebisingan adalah dengan melakukan percakapan di ruang tertutup seperti kamar atau kabin. Ruang kedap suara ini juga dapat membantu meningkatkan komunikasi dengan mencegah kebisingan masuk dan informasi keluar. Anda dapat secara teratur memeriksa gadget seperti ponsel untuk setiap kesalahan dan gangguan. Memelihara mereka dengan baik dapat menjaga mereka dalam kondisi kerja yang baik, kemungkinan mengurangi kemungkinan gangguan tak terduga dalam komunikasi.

Pertahankan media teknis

Media teknis yang rusak seperti hard drive yang rusak atau versi perangkat lunak yang kedaluwarsa dapat menyebabkan gangguan dalam komunikasi. Pastikan semua alat yang Anda gunakan untuk komunikasi dalam kondisi kerja yang baik dan mutakhir. Simpan ruang penyimpanan yang cukup di perangkat Anda untuk menerima data dalam ukuran besar. Juga, periksa koneksi Internet Anda secara berkala untuk menemukan kesalahan koneksi tepat waktu dan mengatasinya untuk menghindari gangguan dalam komunikasi. Anda juga dapat memasang generator listrik di rumah atau di tempat kerja untuk menghindari hilangnya data atau komunikasi selama pemadaman listrik yang tidak terduga.

Sumber daya yang berguna di dalam pesawat

Pastikan Anda memiliki semua sumber daya yang memungkinkan komunikasi yang jelas dan mencegah terjadinya hambatan fisik. Misalnya, saat berinteraksi dengan klien yang berbicara bahasa yang berbeda, libatkan penerjemah manusia untuk berkomunikasi secara efektif dengan klien. Seorang penerjemah juga dapat membantu dalam berkomunikasi dengan orang-orang berkebutuhan khusus. Demikian pula, pembuat kode profesional dapat membantu menyandikan atau mendekode informasi penting yang dikirim atau diterima secara diam-diam. Sumber daya semacam itu dapat membantu mengurangi atau mencegah misrepresentasi dan misinterpretasi informasi penting.

Hambatan komunikasi umum dan cara mengatasinya

Langkah pertama dalam menyelesaikan masalah komunikasi adalah menemukan hambatan komunikasi. Mengetahui hambatan akan memungkinkan Anda menemukan akar penyebab sebagian besar masalah dan mengatasinya dengan lebih efektif. Beberapa hambatan komunikasi yang sering ditemui adalah:

• Stres
• Sikap
• Hambatan bahasa
• Informasi yang berlebihan
• Singkatan dan Akronim
• Perbedaan budaya
• Hambatan geografis

Stres

Dalam setiap interaksi interpersonal, keadaan emosional pembicara mendikte bagaimana percakapan akan berlanjut. Misalnya, jika seseorang stres atau cemas, perhatian mereka mungkin mudah teralihkan. Jika seseorang khawatir tentang masalah pribadi, mereka mungkin tidak dapat berkonsentrasi pada pesan Anda. Kemarahan juga menyebabkan orang salah mengartikan satu sama lain dan menyesali akibatnya di kemudian hari.

Selain keadaan pikiran, kepribadian seseorang juga mengubah efektivitas komunikasi. Misalnya, orang yang pemalu sering kali diintimidasi oleh kemungkinan mengatakan sesuatu yang penting untuk menghindari disakiti atau untuk mencegah diri mereka menyakiti orang lain. Demikian pula, orang yang asertif sering kali tampak dominan.

Mengubah pendekatan Anda dalam situasi ini dapat mengubah percakapan menjadi pengalaman yang lebih positif. Dibutuhkan toleransi dan kasih sayang untuk berbicara dengan orang-orang yang sedang stres. Inilah yang dapat Anda lakukan untuk meredakan ketegangan:

• Dengarkan apa yang orang lain katakan dengan hati-hati dan pahami, bukan hanya mendengarkannya.
• Hindari mengalihkan perhatian Anda.
• Hindari menyela orang itu secara tidak perlu.
• Berikan isyarat yang terlihat, lakukan kontak mata, dan angguk bila perlu untuk menunjukkan keterlibatan Anda.
• Jika orang lain menyela Anda, gunakan nada yang sopan namun tegas untuk menghentikannya. Sebutkan alasan mengapa mereka harus mendengar apa yang Anda katakan.

Pendekatan ini mengurangi emosi negatif, dan orang yang berinteraksi dengan Anda cenderung menjadi lebih menerima pesan Anda. Ini adalah metode sukses yang digunakan oleh kepemimpinan di tempat kerja untuk mengelola orang secara efektif. Anda juga dapat menggunakan teknik ini di luar tempat kerja.

Sikap

Sikap adalah contoh utama lain dari hambatan komunikasi. Perspektif seseorang dalam suatu percakapan tergantung pada pendapat, konflik, motivasi, dan prasangka mereka. Itu juga tergantung pada hubungan interpersonal Anda.

Misalnya, orang mungkin memiliki pendapat yang kuat tentang beberapa masalah atau berperilaku dengan prasangka, yang menyebabkan ketidaksepakatan. Ketidaksepakatan ini dapat memperburuk orang dan menjadi konflik jika tidak diselesaikan dengan cepat.

Sikap positif juga tergantung pada motivasi. Seorang individu yang sangat termotivasi dapat menjadi lebih positif dalam percakapan dan memberikan hasil yang lebih baik. Seseorang dengan antusiasme rendah cenderung tidak mendengarkan orang lain, sehingga produktivitas menurun dan kesulitan dalam pelatihan.

Namun, ada cara untuk mengubah sikap ini:

• Akui pendapat orang lain, meskipun pendapat Anda berbeda, untuk mencegah ketidaksepakatan itu menjadi konflik.
• Ketika berhadapan dengan orang-orang yang berprasangka, Anda harus membuang bias Anda sendiri. Ini memberi orang lain alasan untuk meninggalkan praduga mereka. Menjangkau untuk menemukan akar penyebab bias yang mereka rasakan akan memudahkan orang itu untuk bekerja dengan Anda.
• Tingkatkan motivasi di antara rekan kerja atau peserta pelatihan Anda dengan menghargai kinerja yang sangat baik. Hindari menyalahkan atau mempermalukan orang karena kesalahan. Sebaliknya, tunjukkan kepada mereka cara menghindari kesalahan itu. Menciptakan suasana dukungan akan memastikan bahwa orang-orang memperhatikan pengetahuan Anda, yang akan mendorong mereka untuk mendengarkan Anda atas kemauan mereka sendiri.

Hambatan bahasa

Bahasa memainkan peran penting dalam percakapan apa pun. Jika Anda fasih dalam suatu bahasa dan orang lain tidak, penggunaan kata atau frasa yang tidak dikenal dapat menyebabkan kebingungan dan kesalahpahaman. Nada dan kecepatan bicara Anda juga dapat memengaruhi kemampuan orang itu untuk memahami Anda. Berbicara terlalu cepat dengan suara yang tidak terdengar atau teredam akan mengakibatkan pertanyaan berulang atau kehilangan minat.

Ketika Anda bertanggung jawab untuk melatih orang-orang baru karena pengetahuan khusus Anda, pidato yang menyimpang ini dapat menyulitkan untuk menjelaskan konsep-konsep yang rumit. Masalah-masalah ini mencegah beberapa individu berbakat untuk melakukan yang terbaik dari kemampuan mereka.

Anda perlu berpikir dari sudut pandang pendengar untuk memahami mengapa mereka memiliki masalah dalam memahami apa yang Anda bicarakan. Berikut adalah beberapa tips tambahan untuk mengatasi masalah ini:

• Gunakan bahasa sederhana dengan nada informal.
• Membuat konsep yang rumit menjadi mudah dipahami. Mulailah dengan dasar-dasar dan periksa kesenjangan dalam pengetahuan di sepanjang jalan.
• Pecahkan ide-ide terperinci menjadi bagian-bagian informasi yang dapat dikelola.
• Gunakan contoh atau demonstrasi untuk menempatkan informasi dalam konteks.
• Bicaralah dengan jelas dan dengan kecepatan yang stabil dan lambat.
• Pastikan untuk menindaklanjuti dan mengonfirmasi apakah audiens target Anda telah memahami pesan dengan jelas.

Informasi yang berlebihan

Ketika Anda memiliki pengetahuan khusus, Anda mungkin tergoda untuk menunjukkannya sebanyak mungkin. Memberikan terlalu banyak informasi adalah perangkap umum dalam rapat lapangan, presentasi, atau peran yang dihadapi pelanggan. Ini menyebabkan disorientasi dan kehilangan minat.

Gunakan tip berikut untuk meningkatkan penilaian Anda dalam menawarkan jumlah informasi yang tepat:

• Pada awalnya, berikan hanya jumlah data yang diperlukan untuk mengukur tingkat pemahaman di antara pendengar Anda. Berikan informasi tambahan ketika mereka mengajukan pertanyaan atau tidak memahami sesuatu.
• Saat Anda memberikan presentasi, gunakan poin-poin dan grafik daripada mengetik blok teks yang besar. Kemudian perluas poin-poin tersebut secara lisan untuk menjaga tingkat keterlibatan tetap tinggi dan untuk menjaga perhatian audiens tetap fokus pada Anda.
• Cadangan waktu untuk pertanyaan di akhir presentasi atau pitch Anda. Anda dapat menggunakan waktu ini untuk memberikan detail tambahan apa pun yang menambah nilai pada upaya Anda.
• Saat memamerkan produk kepada pelanggan, soroti karakteristik yang membuat produk menonjol. Jika mereka mengajukan lebih banyak pertanyaan, Anda dapat memberikan informasi yang relevan dan membuat mereka cukup tertarik untuk mengubahnya menjadi prospek.

Singkatan dan Akronim

Bentuk dan jargon pendek berguna untuk mempersingkat kalimat dan percakapan. Biasanya, kebanyakan orang mempelajari istilah teknis ini selama pendidikan mereka di industri tertentu atau dari pengalaman profesional mereka.

Namun, orang yang beralih karir sering mengalami kesulitan dalam memahami atau menghafal terminologi sektor sasaran. Misalnya, seorang insinyur mesin yang beralih ke penjualan mungkin menemukan istilah CRM dan ERP membingungkan. Profesional berpengalaman yang bekerja di industri penjualan tahu bahwa CRM berarti Manajemen Hubungan Pelanggan dan ERP berarti Perencanaan Sumber Daya Perusahaan, serta perbedaan di antara keduanya.

Menjelaskan jargon rumit seperti itu dalam percakapan Anda memungkinkan kolega baru untuk terbiasa dengan cara komunikasi di sektor Anda, meningkatkan partisipasi mereka, dan membuat mereka merasa lebih dilibatkan.

Perbedaan budaya

Komunikasi dan interaksi sangat bervariasi di antara budaya yang berbeda. Latar belakang budaya menentukan aksen, nada dan gaya bicara di samping gerak tubuh dan gerakan tubuh dalam interaksi sehari-hari.

Misalnya, banyak rekan kerja saling memanggil dengan nama depan di barat. Namun, di beberapa negara, rekan kerja masih memanggil orang-orang di posisi yang lebih tinggi dengan gelar ‘Tuan’ sebagai tanda hormat dan otoritas. Ketika crossover terjadi, beberapa orang dalam peran senior mungkin merasa canggung ketika disapa dengan cara seperti itu. Sebaliknya, beberapa dari mereka mungkin merasa terhina ketika seorang rekan memanggil mereka menggunakan nama depan mereka.

Anda dapat menghindari kejadian seperti itu dengan mengetahui etos kerja internal suatu organisasi sebelum mulai bekerja. Jika itu tidak memungkinkan, Anda dapat mengamati bagaimana orang-orang berperilaku di sekitar satu sama lain dan menyesuaikan perilaku Anda dari waktu ke waktu.

Hambatan geografis

Hambatan komunikasi tidak selalu berakar pada interaksi fisik. Di tempat kerja global, orang terhubung dengan rekan kerja mereka melalui sarana teknologi seperti telepon, email, dan media sosial. Bentuk komunikasi tidak langsung ini memberi Anda kendali lebih besar atas pikiran dan kata-kata Anda. Namun, Anda tidak dapat menggunakan ekspresi wajah atau gerak tubuh untuk mengekspresikan ide Anda secara efektif kecuali Anda berada dalam konferensi video.

Dalam situasi ini, gunakan etiket Anda dan luangkan waktu untuk mengungkapkan pikiran Anda secara ringkas. Saat mengakses saluran berbasis teks, Anda dapat menulis ulang konten Anda, menyertakan salam yang sesuai, dan mengarahkan alur untuk memaksimalkan dampak pesan Anda. Jika Anda menggunakan telepon, Anda perlu memperhitungkan masalah konektivitas yang memaksa Anda untuk berbicara dengan volume yang lebih keras dan dengan kecepatan yang lebih lambat.