Apa itu manajemen?

Manajemen adalah proses perencanaan dan pengorganisasian sumber daya dan kegiatan bisnis untuk mencapai tujuan tertentu dengan cara yang seefektif dan seefisien mungkin. Efisiensi dalam manajemen mengacu pada penyelesaian tugas dengan benar dan dengan biaya minimal. Efektivitas dalam manajemen berkaitan dengan penyelesaian tugas dalam batas waktu tertentu untuk menghasilkan hasil yang nyata.

Karakteristik manajemen

Beberapa ciri dasar manajemen adalah sebagai berikut:

Multidimensi

Sebagian besar manajemen mengawasi dan mengawasi layanan atau siklus produksi perusahaan atau organisasi. Manajer bekerja sama dengan dan memberikan bimbingan kepada anggota tim mereka. Seorang manajer menganggap anggota staf baik sebagai individu dengan kebutuhan yang beragam dan sebagai komponen dari kelompok yang lebih besar. Agar efektif, manajer mempengaruhi anggota tim mereka untuk menerapkan kekuatan unik mereka untuk mencapai tujuan organisasi.

Dinamis

Manajemen merupakan fungsi yang dinamis dan berkembang serta beradaptasi dengan perubahan lingkungannya, baik itu ekonomi, sosial politik maupun teknologi. Misalnya, perusahaan kertas dapat melihat penurunan penjualan karena adopsi layar dan perangkat digital yang cepat. Apakah perusahaan masih dapat bertahan tergantung pada seberapa efektif manajemennya dapat beradaptasi dengan kebutuhan pasar baru.

Tidak berwujud

Manajemen bukanlah produk berwujud, tetapi kehadirannya dapat mengubah cara fungsi organisasi. Manajemen terdiri dari ideologi, kebijakan dan interaksi manusia. Manajemen yang baik membantu meningkatkan rasio pencapaian target perusahaan, tingkat kepuasan karyawan dan kemudahan operasional perusahaan secara keseluruhan.

Tujuan manajemen

Manajemen dapat memiliki terutama tiga jenis tujuan:

Tujuan organisasi

Manajemen harus mempertimbangkan kepentingan semua pemangku kepentingan perusahaan, termasuk karyawan, pelanggan, dan pemerintah. Manajer bertanggung jawab untuk menetapkan dan mencapai tujuan organisasi. Biasanya, tujuan utama organisasi adalah untuk mencapai pertumbuhan dengan memanfaatkan sumber daya manusia, material, dan keuangannya. Ada tiga tujuan organisasi umum untuk setiap perusahaan:

• Kelangsungan hidup: Sebuah organisasi perlu menghasilkan pendapatan yang cukup untuk menutupi biaya operasionalnya.
• Laba: Laba memberikan insentif dan sangat penting untuk menutupi biaya dan risiko yang belum pernah terjadi sebelumnya yang terkait dengan menjalankan bisnis.
• Pertumbuhan: Anda dapat mengukur pertumbuhan bisnis dalam hal peningkatan volume penjualan, tenaga kerja, dan investasi modal.

Tujuan sosial

Sampai batas tertentu, manajemen juga bertanggung jawab untuk menciptakan manfaat bagi masyarakat melalui pekerjaan mereka. Perusahaan memilih untuk melakukan ini dengan cara yang berbeda. Beberapa mungkin memasukkan metode produksi yang ramah lingkungan, sementara yang lain menerapkan upah dan peluang yang adil. Perusahaan yang lebih besar sering kali mempertahankan atau mendanai inisiatif yang menyediakan fasilitas dasar seperti perawatan kesehatan dan pendidikan. Berdasarkan skala operasinya, perusahaan sering memulai kampanye CSR (Corporate Social Responsibility) yang bermanfaat bagi masyarakat dengan cara yang berbeda.

Tujuan personal

Manajemen biasanya memutuskan insentif keuangan, gaji, tunjangan dan inisiatif sosial untuk karyawan mereka. Kegiatan yang meningkatkan pengenalan dan interaksi rekan seperti acara perusahaan dan bonus liburan memenuhi pertumbuhan dan perkembangan sosial personel.

Pentingnya manajemen

Berikut adalah beberapa alasan mengapa manajemen itu penting:

• Membantu dalam mencapai tujuan kelompok: Manajemen yang efektif memberikan arahan bersama untuk upaya individu dan membimbing mereka untuk mencapai tujuan keseluruhan organisasi.
• Meningkatkan efisiensi: Efisiensi mengurangi biaya dan meningkatkan produktivitas di semua bidang pekerjaan organisasi.
• Menciptakan organisasi yang dinamis: Manajemen membantu personelnya dalam beradaptasi dengan perubahan sehingga organisasi terus mempertahankan keunggulan kompetitifnya. Seberapa baik suatu organisasi dapat merespon dan beradaptasi dengan perubahan dapat berarti perbedaan antara keberhasilan dan kegagalannya.
• Membantu dalam mencapai tujuan pribadi: Manajemen yang efektif memupuk semangat tim, kerjasama dan komitmen untuk mencapai tujuan organisasi sebagai sebuah kelompok, yang membantu setiap anggota mencapai tujuan pribadi mereka.

Tingkat manajemen

Peran manajemen datang dalam tiga tingkatan:

Manajemen puncak

Biasanya, eksekutif paling senior di sebuah perusahaan adalah ketua, chief executive officer, chief operating officer, presiden dan wakil presiden. Peran mereka terletak dalam mengintegrasikan beragam komponen perusahaan dan mengoordinasikan kegiatan departemen yang berbeda. Mereka juga menganalisis lingkungan bisnis dan implikasinya untuk merumuskan tujuan guna menjamin kelangsungan hidup perusahaan dan kesejahteraan para pemangku kepentingannya.

Manajemen menengah

Sebagian besar terdiri dari kepala divisi, manajemen menengah menghubungkan manajemen operasional dengan manajemen puncak. Kepala divisi/departemen menerima bimbingan dari manajer puncak dan merupakan pemimpin bagi manajer operasional. Tugas mereka adalah memahami kebijakan yang dibingkai oleh manajemen puncak dan menyampaikannya ke divisi/departemen masing-masing untuk memastikan bahwa mereka menindaklanjuti kebijakan dan keputusan perusahaan.

Manajemen operasional

Supervisor, pimpinan seksi atau mandor mengawasi secara langsung usaha-usaha tenaga kerja. Mereka bertanggung jawab untuk kontrol kualitas dan memastikan bahwa pekerjaan memenuhi tenggat waktu. Manajemen puncak menyusun rencana yang menetapkan wewenang dan tanggung jawab penyelia.

Fungsi manajemen

Tujuan manajemen adalah untuk menyatukan upaya individu yang berbeda dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan bersama. Berikut ini adalah beberapa fungsi manajemen:

Perencanaan

Perencanaan melibatkan pembuatan garis waktu tugas yang perlu diselesaikan untuk mencapai tujuan tertentu. Manajer melaksanakan perencanaan Perencanaan harus dilakukan secara sistematis untuk menghindari pemborosan sumber daya dan waktu. Rencana tindakan yang terperinci meminimalkan kebingungan, risiko, pemborosan, dan ketidakpastian.

Misalnya, manajemen puncak dalam bisnis kecil dapat menetapkan target penjualan yang tinggi untuk satu kuartal untuk mengkompensasi kerugian kuartal sebelumnya. Pendiri start-up mungkin berencana untuk melakukan upaya formal untuk bekerja sama dengan pemerintah dan lembaga besar lainnya untuk memperluas skala operasi mereka. Kepala perusahaan pemasaran digital lokal mungkin berencana untuk menciptakan pasar internasional untuk produk dan layanan mereka. Perusahaan TI dapat memutuskan untuk memperbarui peraturan kerja mereka untuk mengakomodasi kerja dari rumah bagi karyawan mereka.

Prioritaskan organisasi

Tujuan pengorganisasian adalah untuk memelihara hubungan simbiosis antara personel, sumber daya keuangan dan fisik perusahaan. Pengorganisasian yang tepat menyediakan tindakan yang memenuhi semua parameter untuk sukses. Pengorganisasian melibatkan identifikasi dan klasifikasi kegiatan bisnis, delegasi dan koordinasi.

Misalnya, manajer puncak dapat mengalokasikan dana atau sumber daya ke cabang yang berbeda. Manajer cabang kemudian harus mengalokasikan dana ke departemen di dalam cabang, tergantung pada kebutuhan operasional mereka. Kepala departemen kemudian melacak pengeluaran dana sehari-hari.

Tingkatkan staff

Staffing melibatkan perekrutan dan pembangunan tim untuk organisasi. Proses kepegawaian perusahaan seringkali panjang dan mendalam. Manajemen mengidentifikasi peran profesional di perusahaan dan keterampilan/kualitas yang dibutuhkan untuk menjalankan peran ini dengan baik. Manajer kemudian memilih staf untuk peran tersebut melalui proses rekrutmen. Setelah dipilih, kandidat menjalani pelatihan dan bergabung dengan tenaga kerja perusahaan. Manajer juga bertanggung jawab untuk memberikan penilaian dan promosi sebagai bagian dari kepegawaian.

Misalnya, perusahaan pemasaran digital mungkin memilih untuk memperluas operasinya ke kota-kota lain di negara ini. Manajemen puncak kemudian dapat memutuskan untuk merekrut lima personel pemasaran, empat desainer visual, dua personel akuntansi, seorang profesional sumber daya manusia, dan seorang manajer untuk setiap lokasi. Mereka juga dapat memutuskan untuk mengalihdayakan pekerjaan terkait TI, pemeliharaan, dan keamanan kepada pekerja lepas. Pedoman kepegawaian perusahaan mungkin juga menyarankan bahwa satu personel pemasaran dan satu desainer visual harus pindah ke peran pimpinan departemen, setelah dua bulan pelatihan dan satu tahun pengalaman di perusahaan.

Berikan arahan

Mengawasi, memotivasi dan membimbing anggota staf adalah pusat fungsi seorang manajer. Mengarahkan melibatkan mengambil langkah-langkah untuk menggerakkan pekerjaan dan mempertahankan produktivitas untuk mencapai tujuan perusahaan. Ini membutuhkan kepemimpinan, komunikasi, dan keterampilan interpersonal yang sangat baik untuk mendorong tim mencapai tujuan organisasi.

Misalnya, manajemen menengah sering membuat kebijakan berdasarkan arahan yang mereka terima dari manajemen puncak. Manajer operasional lebih fokus pada pengelolaan fungsi sehari-hari perusahaan.

Memantau kualitas

Bisnis berfungsi pada beberapa standar kinerja yang ditetapkan. Seorang manajer memastikan bahwa output kolektif staf memenuhi tolok ukur kuantitas dan kualitas yang ditetapkan oleh perusahaan. Kontrol pada setiap tingkat mencegah penyimpangan keseluruhan dari spesifikasi kualitas yang ditentukan.

Misalnya, supervisor di rantai makanan cepat saji sering kali mengelola kasir, staf memasak, personel pengiriman, dan server secara mikro untuk memastikan bahwa makanan dan layanan di cabang mereka memenuhi standar kualitas. Manajemen puncak menetapkan standar kualitas ini dan biasanya berkembang seiring waktu.

Empat fungsi manajemen

Ada empat fungsi dasar yang dilakukan oleh manajer yang sukses:

• Perencanaan
• Pengorganisasian
• Memimpin
• Mengontrol

Perencanaan

Manajer harus merencanakan tujuan berdasarkan kebutuhan organisasi mereka dan cara terbaik untuk mencapainya. Perencanaan sebelum memulai proyek memastikan bahwa manajer mempertahankan efektivitas mereka selama proses berlangsung. Menciptakan tujuan juga harus berfungsi sebagai landasan untuk kegiatan masa depan dalam perusahaan.

Seorang manajer harus mempertimbangkan hal-hal berikut ketika merencanakan:

• Anggota tim. Untuk mencapai suatu tujuan, seorang manajer harus menciptakan tim yang cakap. Pertimbangkan karyawan saat ini, keterampilan mereka, dan bagaimana mereka dapat berkontribusi pada proyek.
• Tenggat waktu. Seorang manajer perlu mengidentifikasi dengan benar berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mencapai target. Bertujuan untuk mempertimbangkan setiap langkah dan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya. Tenggat waktu yang akurat akan membuat manajer tetap fokus untuk menyelesaikan tugas dalam waktu yang wajar dan memberi tim garis waktu yang terukur untuk diikuti.
• Anggaran. Anggaran harus mencakup semua sumber daya yang diperlukan, termasuk upah, bahan dan biaya seperti biaya perjalanan. Anggaran menyeluruh membantu seorang manajer dalam menjaga agar proyek berhasil secara moneter.
• Tren perusahaan. Setiap tujuan harus mendukung misi organisasi. Seorang manajer harus meramalkan dan menganalisis tren perusahaan sehingga tujuan mereka selaras dengan perusahaan.
• Tantangan potensial. Sementara hambatan hampir pasti akan terjadi di beberapa titik selama proyek, seorang manajer harus merencanakan risiko apa pun. Pertimbangkan tantangan umum apa pun, seperti penyakit anggota tim, konflik internal, dan kurangnya komunikasi. Yang terbaik adalah memiliki rencana cadangan untuk sebanyak mungkin hambatan untuk meminimalkan dampak potensial.

Setelah membuat tujuan, seorang manajer harus merencanakan langkah-langkah untuk mencapainya, dimulai dengan memprioritaskan tugas. Prioritas termasuk memutuskan tugas mana yang harus dilakukan terlebih dahulu dan mana yang membutuhkan waktu paling lama untuk diselesaikan. Ini akan membantu membuat garis waktu untuk setiap langkah berdasarkan tenggat waktu. Selanjutnya, manajer dapat mendelegasikan tugas kepada anggota tim. Saat mendelegasikan, seorang manajer harus mempertimbangkan keahlian masing-masing anggota dan cara terbaik menggunakannya. Manajer juga dapat menetapkan tugas berdasarkan kesempatan bagi anggota untuk mempelajari keterampilan baru.

Pengorganisasian

Mengatur tempat kerja adalah kunci untuk meningkatkan produktivitas. Ini memungkinkan manajer untuk dengan jelas menyatakan tujuan tugas kepada tim dan memastikan mereka merasa nyaman dengan peran dan lingkungan mereka.

Seorang manajer harus melakukan hal berikut ketika mengatur:

Dapatkan tim dan materi

Membangun tim dapat mencakup mempekerjakan karyawan baru jika diperlukan atau mengumpulkan anggota yang sudah ada. Tim harus memahami tujuan dan menjalani pelatihan tambahan jika diperlukan. Selanjutnya, seorang manajer perlu menyediakan alat yang diperlukan tim, seperti komputer atau mesin berat, untuk melakukan pekerjaan mereka.

Ciptakan lingkungan kerja yang fungsional

Tim membutuhkan tempat kerja untuk menyelesaikan tugas mereka. Seorang manajer di lingkungan kantor harus memastikan tersedia cukup meja, sementara seorang manajer di perusahaan manufaktur perlu menciptakan ruang kerja yang aman.

Buat struktur dan peran organisasi

Seorang manajer perlu menciptakan struktur organisasi yang jelas di mana semua anggota tim memahami fungsi mereka. Ini harus mencakup tugas spesifik apa pun yang diberikan manajer kepada kontributor individu. Ketika sebuah tim memahami struktur dan peran mereka, mereka dapat melakukan pekerjaan mereka dengan benar.

Tetapkan metode komunikasi

Manajer harus membuat standar untuk metode komunikasi, termasuk email, pesan online, dan kontak langsung. Selain itu, mereka harus menetapkan apakah akan ada pertemuan rutin untuk pembaruan kemajuan dan bagaimana dan di mana mereka akan diadakan. Terakhir, mereka harus mencatat dengan siapa karyawan pertama kali dapat terhubung untuk membicarakan hambatan.

Atur ulang saat menghadapi tantangan baru

Seiring berjalannya proyek, tim kemungkinan besar akan menghadapi hambatan. Tergantung pada sifat rintangannya, seorang manajer mungkin perlu membuat perubahan untuk memulihkan aktivitas normal. Misalnya, jika seorang anggota tim harus mengambil cuti yang tidak terduga, manajer harus menugaskan kembali tugas ke anggota tim yang ada atau menyertakan karyawan baru dalam proyek.

Memimpin

Baik itu tugas harian atau tujuan keseluruhan, seorang manajer perlu memimpin tim. Kepemimpinan adalah salah satu fungsi terpenting bagi seorang manajer karena mendorong anggota untuk melakukan yang terbaik.

Memimpin tim meliputi:

Mempengaruhi tim

Seorang manajer harus menciptakan rasa tujuan dalam anggota tim. Mereka harus mengetahui tujuan peran mereka dan tujuan proyek. Memahami komponen ini memandu tim untuk tetap fokus pada pekerjaan mereka.

Memotivasi tim

Motivasi termasuk menginspirasi dan mendorong tim untuk bekerja menuju tujuan. Seorang manajer dapat memotivasi tim dengan percaya pada visi, menawarkan insentif dan mengakui usaha. Motivasi adalah faktor besar dalam menjaga produktivitas tetap tinggi.

Mengkoordinir tim

Ketika bekerja dengan tim, manajer harus mengoordinasikan kegiatan mereka dan membentuk kelompok yang efektif. Kegiatan termasuk tugas individu dan kelompok dan pertemuan tim. Ketika manajer melihat bagaimana anggota tim bekerja bersama, akan lebih mudah untuk membuat kelompok yang lebih kecil dan lebih kohesif.

Memodelkan kualitas ideal

Sebagai seorang pemimpin, seorang manajer harus menunjukkan kualitas yang diharapkan dari tim. Misalnya, jika seorang manajer ingin tim mempertahankan sikap positif, mereka perlu menetapkan standar itu dengan perilaku mereka sendiri.

Mengontrol

Pengendalian adalah tugas konstan manajer untuk memantau kemajuan menuju tujuan.

Pengendalian dapat mencakup:

Memantau kualitas kerja

Seorang manajer harus melakukan kontrol kualitas pada pekerjaan tim untuk memastikan mereka bekerja sesuai standar. Mereka dapat memeriksa kualitas kerja tim dengan secara teratur meminta pembaruan, mengadakan rapat, atau mengambil sampel pekerjaan mereka. Mengawasi kualitas kerja sangat penting untuk menghasilkan produk yang sangat baik.

Memantau anggaran dan jadwal

Untuk proyek yang sukses, seorang manajer harus tetap berada dalam anggaran yang ditetapkan semula. Pemantauan anggaran termasuk memastikan upah, bahan dan biaya lainnya berada dalam ruang lingkup. Demikian pula, seorang manajer harus melacak berapa lama setiap langkah yang diambil dan mengukurnya terhadap timeline asli.

Berubah bila perlu

Jika ada perubahan di seluruh proyek, seorang manajer harus dapat mengidentifikasinya dan memperbarui rencana. Misalnya, jika tim manajer menyelesaikan langkah lebih cepat dari yang diantisipasi, mereka dapat menyesuaikan garis waktu untuk tanggal penyelesaian yang lebih awal.

Tips manajemen

Ada keterampilan tertentu yang dapat Anda pelajari untuk ditingkatkan sebagai manajer. Pertimbangkan tip berikut untuk membantu Anda membangun fondasi agar berhasil menjalankan empat fungsi manajemen:

Menjalin komunikasi yang terbuka

Komunikasi diperlukan untuk menyampaikan informasi kepada tim Anda. Selanjutnya, memiliki jalur komunikasi yang terbuka akan memungkinkan tim Anda merasa nyaman mendekati Anda untuk meminta bantuan. Saat Anda mengerjakan tujuan berikutnya dengan tim Anda, pastikan Anda terus memperbarui tim sehingga mereka dapat melakukan tugas mereka.

Berikan dan terima umpan balik

Memberikan umpan balik yang konstruktif akan membantu tim Anda memahami di mana mereka unggul dan bagaimana mereka dapat meningkat. Anda juga dapat meminta umpan balik tentang kinerja Anda sebagai manajer. Gunakan informasi yang diberikan tim Anda sebagai panduan tentang apa yang berhasil dan apa yang tidak.

Atur ruang dan waktu kerja Anda sendiri

Meskipun pengorganisasian menciptakan lingkungan kerja yang efektif untuk tim Anda, penting juga untuk mengatur ruang dan waktu Anda sendiri. Menjaga diri Anda tetap teratur akan membantu Anda tetap fokus pada tujuan dan memodelkan sifat untuk tim Anda.

Simpan catatan

Pertimbangkan untuk menyimpan catatan pencapaian dan kemunduran yang Anda temui selama proyek berlangsung. Tuliskan langkah-langkah menuju pencapaian dan bagaimana Anda mengatasi rintangan. Anda dapat merujuk kembali ke detail ini di proyek mendatang untuk mengingat apa yang harus Anda lakukan lagi dan apa yang harus dihindari.

Jadilah fleksibel

Selama fungsi perencanaan, Anda mengembangkan tujuan dan fondasi untuk menyelesaikannya. Namun, Anda mungkin menghadapi tantangan tak terduga yang menyebabkan Anda melakukan perubahan. Memahami bahwa Anda mungkin perlu menyesuaikan anggaran atau mengubah metode akan membantu Anda menghadapi tantangan tersebut dan beradaptasi dengan perubahan.

Jadilah penentu

Kumpulkan dan pertimbangkan semua informasi yang Anda bisa, dan buat keputusan yang tepat. Bahkan jika rencana Anda tidak bekerja persis seperti yang Anda harapkan, Anda dapat mengambilnya sebagai kesempatan untuk belajar dan meningkatkan.

Tapi pertama-tama, definisi. Jika kita ingin memahami fungsi manajemen sumber daya manusia, kita perlu memahami apa itu manajemen sumber daya manusia (SDM).

Menurut Storey (1995), manajemen sumber daya manusia adalah pendekatan khas untuk manajemen pekerjaan yang berusaha untuk mencapai keunggulan kompetitif melalui penyebaran strategis tenaga kerja yang berkomitmen tinggi dan cakap, menggunakan susunan budaya, struktural, dan teknik personel yang terintegrasi.

Pada artikel ini, kita akan membahas 12 fungsi manajemen sumber daya manusia dan menjelaskan bagaimana mereka membantu memajukan organisasi. Fungsi-fungsi manajemen sumber daya manusia adalah:

• Perencanaan sumber daya manusia
• Rekrutmen dan seleksi
• Manajemen kinerja
• Pembelajaran dan pengembangan
• Rencana karir
• Evaluasi fungsi
• Hadiah
• Hubungan Industri
• Partisipasi dan komunikasi karyawan
• Kesehatan dan keselamatan
• Kesejahteraan pribadi
• Tanggung jawab administratif

Perencanaan sumber daya manusia

Fungsi manajemen sumber daya manusia yang pertama adalah tentang mengetahui kebutuhan masa depan organisasi. Orang seperti apa yang dibutuhkan organisasi, dan berapa banyak? Mengetahui hal ini akan membentuk rekrutmen, seleksi, manajemen kinerja, pembelajaran dan pengembangan, dan semua fungsi manajemen sumber daya manusia lainnya.

Perencanaan sumber daya manusia mirip dengan perencanaan tenaga kerja. Keduanya fokus pada di mana organisasi saat ini dan apa yang dibutuhkan untuk sukses di masa depan.

Rekrutmen dan seleksi

Fungsi manajemen sumber daya manusia yang kedua melibatkan rekrutmen untuk organisasi dan memilih kandidat terbaik.

Menarik orang biasanya dimulai dengan brand perusahaan. Menjadi perusahaan yang menarik memiliki banyak keuntungan,begitu pula sebaliknya. Contohnya adalah industri tembakau yang berjuang untuk menarik bakat karena reputasinya yang tercemar.

Dengan brand perusahaan yang kuat dan strategi sumber daya yang tepat, Anda sudah melakukan pekerjaan Anda setengah jalan. Setelah kandidat melamar, proses seleksi dimulai untuk memilih kandidat dengan kualifikasi terbaik dan potensi tertinggi. Perkembangan teknologi dalam rekrutmen berjalan dengan sangat cepat dan akibatnya, terdapat berbagai jenis alat rekrutmen untuk setiap bagian dari saluran rekrutmen Anda.

Manajemen kinerja

Manajemen kinerja sangat penting dalam memastikan bahwa pekerja tetap produktif dan terlibat. Manajemen kinerja yang baik melibatkan kepemimpinan yang baik, penetapan tujuan yang jelas, dan umpan balik yang terbuka.

Alat manajemen kinerja mencakup tinjauan kinerja (dua) tahunan, di mana karyawan ditinjau oleh manajernya. Ini juga meliputi umpan balik 360 derajat di mana rekan kerja, manajer, bawahan, dan terkadang bahkan pelanggan meninjau kinerja karyawan. Alat semacam ini bisa sangat membantu dalam memberikan umpan balik.

Manajemen kinerja juga merupakan instrumen untuk menutup kesenjangan antara tenaga kerja yang Anda miliki saat ini dan yang ingin Anda miliki besok. Salah satu cara terbaik untuk membangun tenaga kerja masa depan Anda adalah melalui pembelajaran dan pengembangan (L&D).

Pembelajaran dan pengembangan

Memungkinkan karyawan untuk mengembangkan keterampilan yang mereka butuhkan untuk masa depan adalah tanggung jawab penting bagi manajemen sumber daya manusia. Hal ini juga terkait dengan fungsi manajemen sumber daya manusia pertama yang kami cantumkan, di mana manajemen sumber daya manusia menjembatani kesenjangan antara tenaga kerja saat ini dengan tenaga kerja yang dibutuhkan dalam waktu dekat.

Secara tradisional, organisasi memiliki anggaran yang ditetapkan untuk pembelajaran dan pengembangan. Anggaran ini kemudian didistribusikan di antara karyawannya. Di beberapa negara, biaya ini diwajibkan. Di Inggris, misalnya, perusahaan dengan tagihan pembayaran tahunan lebih dari £3 juta membayar tarif wajib sebesar 0,5% yang ditujukan untuk pendidikan profesional karyawan mereka.

Di negara lain, seperti Belgia dan Belanda, L&D berada di bawah tanggung jawab pemberi kerja untuk mengurus karyawannya. Di kelompok negara ketiga, seperti AS, ini hampir merupakan wilayah yang tidak diatur.

Terlepas dari perbedaan peraturan, hampir semua pengusaha memahami nilai berinvestasi dalam keterampilan (masa depan) karyawan mereka. Merupakan tanggung jawab manajemen sumber daya manusia untuk memimpin upaya ini ke arah yang benar.

Perencanaan karir

Fungsi kelima manajemen sumber daya manusia adalah perencanaan karir, pembinaan, dan pengembangan bagi karyawan, yang secara bersama-sama disebut juga sebagai career pathing.

Menunjukkan ke karyawan bagaimana ambisi mereka dapat selaras dengan masa depan perusahaan membantu melibatkan dan mempertahankan mereka. Bagi organisasi, ada manfaat dari perencanaan karir yaitu: suksesi yang lebih baik, produktivitas yang lebih tinggi, dan brand perusahaan yang lebih kuat.

Evaluasi fungsi

Sebagai bisnis yang dinamis dan perubahan yang terus terjadi dalam masyarakat, maka manajemen sumber daya manusia juga harus meningkatkan efisiensi mereka. Evaluasi fungsi merupakan aspek teknis manajemen sumber daya manusia. Dengan mengevaluasi fungsi manajemen sumber daya manusia, departemen dapat memastikan bahwa perusahaan berhasil baik di tingkat strategis maupun pemberian layanan dan dukungan.

Secara praktis, evaluasi fungsi membandingkan berbagai bagian dari operasi manajemen sumber daya manusia secara keseluruhan. Ini meliputi kualitas, dan ketersediaan pekerja, lokasi pekerjaan, waktu kerja, situasi ekonomi, tanggung jawab pekerjaan, dan seberapa besar nilai pekerjaan yang ditambahkan ke organisasi Anda. Gagasan di balik evaluasi fungsi adalah bahwa pekerjaan serupa harus dihargai dengan cara yang sama.

Ada berbagai cara untuk memeringkat fungsi secara internal.

Metode peringkat: metode di mana para ahli materi pelajaran memberi peringkat fungsi dalam hal seberapa banyak mereka berkontribusi pada organisasi secara keseluruhan. Fungsi dipasangkan dan penilai harus memutuskan mana yang lebih bernilai. Ini dilakukan dengan semua fungsi dan berdasarkan hasil, peringkat ditetapkan.

Metode klasifikasi: pekerjaan juga dapat diklasifikasikan dalam berbagai kategori menggunakan metode klasifikasi. Dalam hal ini, pekerjaan dikategorikan dan kemudian diberi peringkat dalam kategori. Kategorisasi dapat mencakup pendidikan, pengalaman, tingkat keterampilan khusus yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan, sejauh mana keterampilan ini dibutuhkan, dan sebagainya.

Metode poin: pekerjaan dikategorikan menurut faktor-faktor yang diyakini organisasi berkontribusi paling besar terhadap keberhasilannya. Poin kemudian diberikan kepada setiap kategori untuk setiap pekerjaan. Kategori ini dapat mencakup kompetensi utama, seperti pemecahan masalah, pengetahuan teknis, keterampilan komunikasi dan mempengaruhi, kemampuan inovatif, ketajaman bisnis, dan sebagainya. Kompetensi ini akan berbeda per organisasi

Metode pribadi: dalam metode ini, pekerjaan itu sendiri tidak dievaluasi tetapi orang yang melakukan pekerjaan itu. Di sini, karyawan dihargai berdasarkan keterampilan dan kompetensi mereka.

Hadiah

Menghargai karyawan atas pekerjaan mereka adalah fungsi yang tidak mungkin terlewatkan. Kompensasi dan tunjangan merupakan bagian integral untuk menarik kandidat yang tepat untuk mengisi posisi yang terbuka di perusahaan tersebut. Hal ini akan bervariasi di berbagai bidang, negara, dan budaya. Di beberapa negara, seperti Amerika Serikat, asuransi kesehatan seringkali menjadi bagian dari tawaran pekerjaan. Namun, di negara-negara seperti Inggris, di mana sistem kesehatan masyarakat menyediakan sebagian besar perawatan kesehatan bagi kebanyakan orang, maka hal tersebut tidak terjadi di Inggris. Namun kerangka penghargaan total menunjukkan bahwa penghargaan lebih dari sekedar uang. Mereka juga bisa menjadi mendapatkan reward dari relasional dan psikologis.

Imbalan yang dapat diberikan perusahaan selain gaji juga bisa merupakan peluang pertumbuhan dan karir, status, pengakuan, budaya organisasi yang baik, dan keseimbangan kehidupan kerja yang memuaskan. Misalnya, rekan kerja yang fantastis dan pekerjaan yang bermakna juga bermanfaat bagi karyawan. Imbalan moneter dari pekerjaan terdiri dari imbalan finansial dan manfaat (sekunder) lainnya.

Employee Value Proposition (EVP) merangkum semua aspek ini. EVP perusahaan Anda berbeda dari citra dan brand eksternal. Ini adalah citra yang dicerminkan perusahaan kepada karyawannya. Reward yang seperti itu akan memiliki dampak yang lebih besar dari sekadar finansial. Berikut adalah rangkuman penghargaan atau reward atau imbalan yang biasanya diberikan perusahaan kepada karyawan:

• Gaji pokok
• Pembayaran berbasis kinerja
• Bonus
• Lingkungan sosial
• Keamanan kerja
• Status
• Pekerjaan alternatif
• Otonomi
• Peluang pertumbuhan
• Feedback
• Peluang pengembangan formal dan informal

Fungsi 1 hingga 7 semuanya termasuk dalam lingkup yang disebut manajemen bakat, mereka bertujuan untuk menarik, mengembangkan, memotivasi, dan mempertahankan karyawan (berkinerja tinggi).

Hubungan Industrial

Fungsi lain dari manajemen sumber daya manusia adalah memelihara dan membina hubungan dengan serikat pekerja dan kolektif lainnya, serta anggotanya.

Unionization masih lazim di Eropa, meskipun menurun secara keseluruhan. Pada tahun 2018, 92% karyawan di Islandia adalah anggota serikat pekerja dan 67% karyawan di Denmark. Namun, di Inggris dan Estonia, masing-masing hanya 23% dan 4% karyawan. Di Amerika Serikat keanggotaan serikat pekerja rendah, dengan 10% karyawan menjadi anggota pada tahun 2018. Menjaga hubungan baik dengan serikat pekerja akan membantu menemukan dan menyelesaikan potensi konflik dengan cepat dan juga akan bermanfaat di masa ekonomi yang lebih sulit ketika PHK atau tindakan lain diperlukan .

Partisipasi dan komunikasi karyawan

Menurut Dave Ulrich, salah satu peran kunci HR adalah menjadi aktivis yang kredibel bagi karyawan. Karyawan perlu diinformasikan dan didengarkan tentang berbagai topik yang relevan bagi mereka. Komunikasi berkaitan dengan penyebaran informasi yang relevan kepada karyawan.

Kesehatan dan keselamatan

Manajemen sumber daya manusia memainkan peran penting dalam menciptakan dan menerapkan peraturan kesehatan dan keselamatan. Menjadikan peraturan tersebut sebagai bagian dari budaya perusahaan merupakan salah satu fungsi utama manajemen sumber daya manusia.

Contoh yang terbaik adalah perusahaan minyak Shell di mana dilarang menaiki tangga tanpa memegang pagar – juga di kantor pusat perusahaan. Ini adalah bagian dari ‘Goal Zero’ Shell, yang berarti nol kecelakaan. Meskipun memegang pagar jauh lebih penting pada platform minyak, keselamatan adalah bagian besar dari budaya perusahaan sehingga peran keselamatan diterapkan di mana-mana.

Kesejahteraan pribadi

Manajemen sumber daya manusia memiliki fungsi dalam membantu dan merawat karyawan ketika mereka mengalami masalah pribadi. Kesejahteraan pribadi adalah tentang mendukung karyawan ketika segala sesuatunya tidak berjalan sesuai rencana. Masalah di tempat kerja dan di luar dapat berdampak negatif terhadap kinerja, keterlibatan, dan produktivitas karyawan. Jika ini terjadi terus menerus, maka pada gilirannya akan merugikan laba perusahaan.

Kesejahteraan pribadi yang baik yang dipimpin oleh departemen SDM harus bekerja pada tingkat komunikasi satu lawan satu dengan karyawan, dan komunikasi antar tim, dan perusahaan. Misalnya, sebuah perusahaan dapat menawarkan program bantuan karyawan di mana siapa pun yang memiliki masalah kesehatan mental, dapat mengakses konseling. Di tingkat organisasi, perusahaan dapat mengadakan hari mental health awareness.

Tanggung jawab administratif

Fungsi terakhir dari manajemen sumber daya manusia adalah tanggung jawab administratifnya. Ini termasuk prosedur personalia dan sistem informasi sumber daya manusia.

Prosedur personel meliputi penanganan promosi, relokasi, disiplin, peningkatan kinerja, penyakit, peraturan, keragaman budaya dan ras, intimidasi, dan sebagainya.

Untuk setiap situasi ini, kebijakan dan prosedur perlu dikembangkan dan diikuti agar berhasil memenuhi permintaan, atau mengatasi tantangan ini.

Sistem informasi sumber daya manusia (HRIS) menyimpan data karyawan. Sistem ini perlu dibeli, diimplementasikan, dan dikelola sehingga data dapat digunakan untuk pengambilan keputusan yang lebih baik.

Kesimpulan

Manajemen sumber daya manusia adalah peran multi-faceted yang memungkinkan perusahaan untuk mendapatkan hasil maksimal dari tenaga kerja mereka. Sebagai seorang profesional SDM, Anda harus memiliki keahlian yang luas untuk bekerja di seluruh fungsi manajemen sumber daya manusia ini. Dalam manajemen sumber daya manusia, pendidikan tidak dapat berakhir dengan mendapatkan kualifikasi inti Anda. Masyarakat dan tempat kerja terus berubah dan berkembang. Anda juga harus terus berkembang, untuk memimpin tenaga kerja Anda dengan percaya diri melalui perubahan.

Banyak ahli yang telah mengklasifikasikan fungsi manajemen. Menurut George & Jerry, “Ada empat fungsi manajemen yaitu perencanaan, mengorganisasikan, menggerakkan dan pengendalian”.

Menurut Henry Fayol, “Mengelola adalah meramalkan dan merencanakan, mengatur, memerintah, & mengendalikan”. Sedangkan Luther Gullick telah memberikan kata kunci ‘POSDCORB’ dimana P adalah singkatan dari Planning, O untuk Organizing, S untuk Staffing, D untuk Directing, Co untuk Co-ordinasi, R untuk reporting & B untuk Budgeting. Namun yang paling banyak diterima adalah fungsi manajemen yang diberikan oleh KOONTZ dan O’DONNEL yaitu Planning, Organizing, Staffing, Directing and Controlling.

Untuk tujuan teoritis, mungkin lebih mudah untuk memisahkan fungsi manajemen, tetapi fungsi manajemen ini saling tumpang tindih secara natural dan fungsi manajemen ini tidak dapat terpisahkan. Setiap fungsi saling menyatu dan saling mempengaruhi satu sama lain.

Planning / Perencanaan

Ini merupakan fungsi dasar manajemen. Ini berkaitan dengan aksi–aksi yang akan dilakukan di masa depan dan memutuskan apa tindakan yang paling sesuai untuk di capai terlebih dahulu. Menurut KOONTZ, “Perencanaan sudah ditentukan terlebih dahulu – apa yang harus dilakukan, kapan harus dilakukan dan bagaimana melakukannya. Ini menjembatani kesenjangan dari tempat kita berada dan tempat dimana kita ingin berada”. Rencana adalah tindakan masa depan. Ini adalah latihan untuk memecahkan masalah dan pengambilan keputusan. Perencanaan adalah penentuan tindakan untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Dengan demikian, perencanaan adalah pemikiran sistematis tentang cara dan sarana untuk pencapaian tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Perencanaan diperlukan untuk memastikan pemanfaatan sumber daya manusia dan non-manusia dimanfaatkan dengan tepat. Ini merupakan aktivitas intelektual dan perencanaan juga membantu Anda dan tim Anda untuk menghindari kebingungan, ketidakpastian, risiko, pemborosan, dan lain-lain.

Organizing / Pengorganisasian

Ini merupakan proses penyatuan sumber daya fisik, keuangan dan manusia dan mengembangkan hubungan produktif di antaranya untuk pencapaian tujuan organisasi. Menurut Henry Fayol, “Mengorganisir sebuah bisnis adalah menyediakan segala sesuatu yang berguna untuk bisnis tersebut, seperti penyediaan bahan baku, peralatan, modal dan personil”. Mengorganisir sebuah bisnis melibatkan penentuan dan penyediaan sumber daya manusia dan non-manusia ke struktur organisasi. Pengorganisasian merupakan proses yang melibatkan:

• Identifikasi aktivitas
• Klasifikasi pengelompokan aktivitas
• Pelaksanaan tugas
• Delegasi wewenang dan penciptaan tanggung jawab
• Koordinasi otoritas

Staffing / Kepegawaian

Ini adalah fungsi untuk mengatur struktur organisasi dan menjaganya agar tetap berjalan. Kepegawaian telah diasumsikan sebagai bagian yang sangat penting dalam beberapa tahun terakhir karena kemajuan teknologi, peningkatan ukuran bisnis, kompleksitas perilaku manusia, dan lain-lain. Tujuan utama staffing adalah menempatkan orang yang tepat pada pekerjaan yang sesuai. Menurut Kootz & O’Donell, “Fungsi manajerial melibatkan karyawan dalam mengelola struktur organisasi melalui pemilihan, penilaian dan pengembangan personil yang tepat dan efektif untuk mengisi peran yang sesuai dalam struktur organisasi”.

Staffing melibatkan:

• Perekrutan, seleksi dan penempatan
• Pelatihan
• Remunerasi
• Penilaian kinerja
• Promosi dan transfer

Directing / Pengarahan

Ini adalah bagian dari fungsi manajerial yang membuat sebuah organisasi bergerak untuk bekerja secara efisien dalam pencapaian tujuan organisasi. Hal ini dianggap sebagai “kehidupan” dari perusahaan yang membuat setiap orang di dalam perusahaan atau organisasi bertindak sesuai dengan rencana, pengorganisasian dan penempatan kerja. Directing atau pengarahan merupakan aspek manajemen personel yang bertujuan untuk mempengaruhi, membimbing, mengawasi, memotivasi karyawan demi mencapai tujuan organisasi. Directing memiliki elemen berikut:

• Pengawasan
• Motivasi
• Kepemimpinan
• Komunikasi

Pengawasan – berarti mengawasi pekerjaan bawahan yang dilakukan oleh atasan mereka. Ini adalah tindakan untuk mengawasi dan mengarahkan kerja.

Motivasi – berarti memberi inspirasi, merangsang atau mendorong karyawan untuk bekerja dengan lebih baik. Insentif positif, negatif, moneter, non-moneter dapat digunakan untuk memenuhi tujuan ini.

Kepemimpinan – dapat didefinisikan sebagai proses di mana manajer memandu dan mempengaruhi pekerjaan bawahan sesua dengan arah yang diinginkan.

Komunikasi – adalah proses penyampaian informasi, pengalaman, opini, dan lain – lain dari satu orang ke orang lain. Ini adalah jembatan pengetahuan.

Controlling / Pengendalian

Ini berarti pengukuran prestasi terhadap standar dan koreksi deviasi untuk memastikan tercapainya tujuan organisasi. Tujuan pengendalian adalah memastikan bahwa segala sesuatu yang terjadi sesuai dengan standar operasional organisasi. Sistem kontrol yang efisien dapat membantu memprediksi penyimpangan yang mungkin terjadi, sebelum penyimpangan tersebut benar-benar terjadi. Menurut Theo Haimann, “Pengendalian adalah proses untuk memeriksa apakah progres yang berjalan sudah sesuai objektif dan goal dan apakah perlu melakukan koreksi untuk memperbaiki penyimpangan yang terjadi atau yang mungkin akan terjadi”. Menurut Koontz & O’Donell “Pengendalian adalah pengukuran & koreksi kegiatan kinerja bawahan untuk memastikan bahwa tujuan dan rencana perusahaan yang diinginkan dapat tercapai”. Oleh karena itu pengendalian memiliki beberapa langkah sebagai berikut:

• Pembentukan kinerja standar
• Pengukuran kinerja aktual
• Perbandingan kinerja aktual dengan standar dan mencari tahu jika ada penyimpangan
• Tindakan perbaikan

Demikian penjelasan mengenai fungsi manajemen, semoga artikel ini dapat membantu Anda memahami seperti apa fungsi manajemen dalam sebuah organisasi dan bagaimana penerapannya.