Apa itu manajemen kinerja?

Manajemen kinerja adalah tindakan menilai dan memberikan umpan balik secara konsisten kepada individu karyawan terkait dengan peran dan tanggung jawab mereka. Sistem manajemen kinerja membantu manajer mengomunikasikan harapan karyawan untuk memastikan semua orang memahami apa artinya menjadi sukses di posisi mereka. Sementara memberikan saran untuk perbaikan sangat penting, sama pentingnya untuk memberikan umpan balik positif baik untuk tujuan moral dan pembelajaran.

Manfaat manajemen kinerja

Sistem manajemen kinerja yang tetap konsisten di semua departemen mendukung akuntabilitas yang berkelanjutan. Alih-alih mendorong karyawan untuk memenuhi tujuan organisasi hanya pada waktu peninjauan, manajemen kinerja yang konsisten mendorong panggilan terus-menerus untuk kemajuan. Ketika diterapkan dengan hati-hati, sistem manajemen kinerja mengarah pada peningkatan kinerja dan tingkat produktivitas. Selain itu, Anda akan melihat peningkatan dalam komunikasi, pengurangan stres terkait kinerja yang buruk, dan tim yang lebih bahagia. Jika orang memahami dengan jelas apa yang diharapkan dari mereka untuk tumbuh dalam pekerjaan mereka, mereka dapat mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuan karir mereka sendiri.

Dengan sistem manajemen kinerja yang baik, organisasi Anda dapat mengurangi tingkat pergantian karyawan, meningkatkan produksi, dan berpotensi meningkatkan margin keuntungan.

Cara membuat sistem manajemen kinerja

Meskipun tinjauan kinerja tahunan pasti bermanfaat, ini bukan pertama kalinya individu mendengar tentang umpan balik positif atau kritis. Alih-alih, pertimbangkan untuk membangun sistem manajemen kinerja yang beroperasi sebagai siklus di mana Anda memberikan umpan balik mikro dan penghargaan sepanjang tahun. Untuk membuat siklus ini, Anda harus memiliki input yang tepat, termasuk yang berikut:

• Tentukan ekspektasi untuk setiap posisi dengan jelas. Setiap peran harus memiliki deskripsi pekerjaannya sendiri yang menguraikan tanggung jawab yang diharapkan, termasuk rantai komando manajemen. Idealnya, setiap orang akan menerima peran dan tanggung jawab mereka sendiri bersama dengan level berikutnya sehingga mereka tahu apa yang diperlukan untuk mendapatkan promosi. Definisikan apa artinya gagal, berhasil, dan melebihi harapan di setiap peran.
• Latih manajer untuk manajemen kinerja. Manajer harus dapat menerapkan sistem manajemen kinerja pada tim masing-masing. Ini berarti mereka harus bertanggung jawab untuk memberikan umpan balik positif dan kritis yang konsisten sehingga tim mereka tahu bagaimana berkembang dalam peran mereka.
• Menyediakan sumber daya untuk pertumbuhan. Orientasi dan pelatihan perekrutan baru Anda harus menyiapkan individu untuk sukses, dan yang paling penting, lingkungan kerja harus memfasilitasi hasil yang menguntungkan alih-alih bekerja melawan mereka. Jika mereka diberi umpan balik kritis, misalnya, mereka juga harus diberikan sumber daya untuk membangun area mereka untuk perbaikan.

Sistem manajemen kinerja yang efektif akan melakukan hal berikut:

• Memperjelas tugas dan harapan pekerjaan.
• Meningkatkan tingkat produktivitas individu dan kelompok.
• Memperkuat kemampuan pekerja hingga potensi maksimal mereka melalui umpan balik dan pembinaan yang kuat.
• Mendorong perilaku yang selaras dengan tujuan, nilai, dan misi organisasi.
• Meningkatkan komunikasi di semua tingkatan.
• Memberikan dasar yang kuat untuk membuat keputusan operasional sumber daya manusia.

Mengelola sistem umpan balik kinerja Anda

Sementara menyiapkan siklus manajemen kinerja yang baik adalah langkah pertama dalam proses, itu juga membutuhkan pemeliharaan dan pengawasan yang konsisten. Berikut adalah beberapa tahapan yang dapat Anda ikuti untuk mempertahankan sistem yang kuat:

Rencana

Menilai kinerja karyawan dengan benar dimulai dengan menjelaskan apa yang diharapkan dari mereka. Selama orientasi dan pelatihan karyawan baru, pastikan untuk menyisihkan periode waktu untuk menjelaskan secara rinci apa yang dibutuhkan setiap tugas pekerjaan. Juga, jelaskan tingkat kepuasan yang berbeda di mana pekerja dapat menyelesaikan setiap tugas. Sebuah pedoman memberi karyawan gagasan yang jelas tentang bagaimana melebihi harapan Anda.

Misalnya, Anda telah mempekerjakan seorang akuntan baru. Salah satu tanggung jawab utama adalah mengirim faktur yang telah jatuh tempo kepada klien pada tanggal pertama setiap bulan. Tugas pekerjaan ini memiliki tiga tingkat kepuasan di mana pekerja dapat melakukannya:

• Buruk: Gagal mengirim faktur yang telah jatuh tempo kepada klien pada tanggal satu setiap bulan.
• Memuaskan: Mengirimkan faktur jatuh tempo kepada klien pada tanggal satu setiap bulan dan memperbarui perangkat lunak akuntansi untuk mencerminkan pengiriman pemberitahuan ini.
• Istimewa: Mengirimkan faktur yang telah jatuh tempo kepada klien pada tanggal satu setiap bulan, memperbarui perangkat lunak akuntansi untuk mencerminkan pengiriman pemberitahuan, dan membuat daftar baru klien yang tertinggal pada faktur mereka dan mengirimkan daftar ini ke supervisor departemen akuntansi.

Dengan adanya ekspektasi yang jelas, menjadi lebih mudah bagi pekerja untuk berhasil dalam peran mereka.

Pada awalnya, mungkin tampak bahwa tahap perencanaan hanya terjadi ketika seorang karyawan baru menjalani pelatihan. Karena sistem manajemen kinerja dimaksudkan sebagai suatu siklus, tahap perencanaan harus dilakukan secara teratur dengan setiap karyawan. Selama tahap perencanaan Anda dapat mendiskusikan kekuatan dan kelemahan karyawan dan mungkin menambahkan tanggung jawab pekerjaan berdasarkan kekuatan tersebut. Setiap kali Anda menambahkan tanggung jawab pekerjaan, pastikan untuk memberikan gagasan yang jelas tentang bagaimana melebihi harapan Anda untuk fungsi pekerjaan tertentu itu.

Juga selama tahap perencanaan Anda akan menjelaskan kepada karyawan bagaimana tugas pekerjaan mereka berkontribusi pada pencapaian tujuan organisasi. Tahap perencanaan juga merupakan waktu yang tepat untuk menunjukkan apresiasi. Anda dapat mendiskusikan peningkatan yang Anda lihat pada karyawan dan bagaimana peningkatan tersebut bermanfaat bagi perusahaan secara keseluruhan.

Bertindak

Manajemen kinerja yang efektif lebih dari sekadar menilai keberhasilan suatu proyek setelah selesai. Ini tentang terlibat aktif dalam tugas dan proyek sehari-hari untuk membimbing karyawan dalam banyak cara di mana mereka dapat menjadi lebih efisien dan produktif dalam peran mereka. Tingkat keterlibatan Anda mungkin berbeda tergantung pada gaya manajemen Anda, yang tentu saja dapat diterima.

Terlibat dengan tugas sehari-hari tim Anda pada tingkat tertentu memberi Anda kesempatan untuk berbagi umpan balik positif mengenai pekerjaan tim Anda. Plus, ini menjadi waktu yang tepat untuk mendorong kemajuan yang lebih besar dengan menyemangati tim Anda. Beberapa manfaat lain dari pengakuan karyawan meliputi:

• Meningkatkan kepercayaan diri
• Kuatkan harapan Anda
• Membangun kepercayaan
• Membangun hubungan yang sehat

Memantau

Organisasi sering mengalami kesulitan memutuskan bagaimana memantau dan mengukur kinerja karyawan. Beberapa tugas pekerjaan dapat diukur menurut indikator kinerja yang objektif seperti volume penjualan, tingkat produksi produk, atau profitabilitas. Penting untuk dicatat, bagaimanapun, bahwa indikator objektif dapat menyebabkan masalah potensial. Pertama, ada kemungkinan besar bahwa tidak semua karyawan melakukan tugas pekerjaan yang sama, artinya Anda tidak dapat membandingkan satu karyawan dengan karyawan lainnya. Juga, tidak semua karyawan mungkin memiliki akses ke sumber daya yang sama untuk melakukan tugas pekerjaan mereka.

Misalkan Yasminda dan Henry sama-sama diberi kuota produksi minimal 100 seminggu. Yasminda, bagaimanapun, bekerja di bagian pabrik dengan peralatan produksi modern. Henry bekerja di bagian pabrik dengan peralatan yang lebih tua yang tidak menghasilkan produk dalam jumlah besar dalam waktu sesingkat yang dapat diproduksi Yasminda. Jika Yasminda memenuhi kuota minimum pada hari Rabu setiap minggu dan Henry memenuhinya pada hari Jumat, ini tidak berarti kinerja Yasminda lebih baik daripada Henry.

Masalah intensitas sumber daya adalah masalah lain di antara pemantauan kinerja berdasarkan indikator objektif. Mengumpulkan data yang bermakna membutuhkan metrik yang luas, yang dapat diterjemahkan ke dalam implikasi sumber daya utama, terutama semakin tinggi jumlah metrik yang digunakan untuk mengumpulkan informasi.

Kesulitan inheren yang menyertai penggunaan indikator objektif untuk mengukur kinerja telah mengakibatkan banyak perusahaan mengambil rute alternatif. Rute ini terdiri dari mengevaluasi karyawan berdasarkan pencapaian mereka yang paling berjasa. Ini juga melibatkan penilaian pencapaian tersebut untuk menentukan bagaimana mereka menguntungkan perusahaan secara keseluruhan. Dengan jenis pengukuran ini, Anda tidak menghadapi keterbatasan yang sering dihadapi saat menggunakan indikator objektif untuk menilai kinerja. Rute pengukuran ini juga mempertimbangkan area kinerja lain yang tidak dapat diukur dengan indikator objektif, seperti kepemimpinan tim.

Hadiah

Saat Anda meninjau pencapaian setiap individu, Anda dapat menghadiahi mereka dengan hadiah penghargaan. Penting untuk menciptakan sistem penghargaan yang berlaku di seluruh organisasi untuk mempromosikan keadilan.

Anda dapat menerapkan sistem penghargaan ini berdasarkan sistem peringkat numerik yang Anda gunakan untuk memberi peringkat pada karyawan Anda berdasarkan indikator objektif atau pencapaian yang baik. Skala penilaian tujuh poin biasanya cukup untuk membedakan tingkat kinerja karyawan secara efektif. Jatuh ke skala sebagai satu atau dua-pointer akan memenuhi syarat karyawan sebagai pemain bawah. Tiga, empat dan lima-pointer memenuhi syarat sebagai pemain tengah. Enam dan tujuh-pointer memenuhi syarat sebagai top performer. Idealnya, Anda akan memiliki skala poin yang berbeda untuk empat tingkat pekerja yang berbeda—pekerja baru (enam bulan pertama), tingkat pemula, manajemen tingkat pertama, dan manajemen tingkat kedua.

Anda akan menilai karyawan berdasarkan peran masing-masing. Di bawah ini adalah contoh sistem penilaian:

7 – Secara konsisten melakukan sesuai dengan standar ‘model peran’.

6 – Hampir selalu tampil sesuai dengan standar ‘model peran’.

5 – Berkinerja pada standar ‘model peran’ sekitar 50% dari waktu dan pada tingkat ‘memenuhi harapan’ sekitar 50% dari waktu.

4 – Berkinerja secara konsisten pada tingkat ‘memenuhi harapan’.

3 – Berkinerja pada tingkat ‘memenuhi harapan’ sekitar 50% dari waktu dan pada tingkat ‘di bawah harapan’ sekitar 50% dari waktu.

2 – Hampir selalu tampil di level ‘di bawah ekspektasi’.

1 – Secara konsisten tampil di level ‘di bawah ekspektasi’.

Dengan menggunakan sistem peringkat di atas, misalkan Rohan memiliki lima tugas pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya dan dia menerima peringkat berikut.

• Mengelola proyek: 6.
• Melapor ke supervisor: 7.
• Unggah data ke Excel: 6.
• Membuat laporan: 5.
• Mengkomunikasikan temuan laporan dengan klien: 6.

Untuk menentukan skor kinerjanya secara keseluruhan, kami akan menambahkan jumlah total poinnya dan membaginya dengan jumlah tugas pekerjaan — 30/5 = 6. Selama tinjauan kinerjanya, Anda akan menceritakan kepada Zachary bahwa ia telah menerima skor kinerja keseluruhan enam .

Peninjauan

Tahap peninjauan siklus manajemen kinerja terdiri dari duduk bersama karyawan dan meninjau apa yang terjadi selama penilaian terakhir. Anda dapat memuji karyawan untuk peringkat teratasnya dan memberikan umpan balik yang mendorong tentang cara meningkatkan peringkat yang lebih rendah. Dengan menggunakan sistem penghargaan yang telah Anda buat, Anda juga dapat mendistribusikan hadiah selama waktu ini menggunakan sistem peringkat Anda.

Sistem manajemen kinerja yang dibuat dengan hati-hati sangat penting untuk membantu karyawan Anda meningkatkan posisi mereka. Ini juga memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi tempat untuk menawarkan promosi dan penghargaan. Selain itu, sistem manajemen kinerja yang beroperasi sebagai siklus yang berkelanjutan akan membuat supervisor dan manajer Anda terlibat aktif dalam semua proses operasional sepanjang tahun. Ini adalah kunci untuk meminimalkan pemborosan dan meningkatkan efisiensi operasional.

Setiap perusahaan harus terus memantau dan mengevaluasi karyawannya. Berikut ini merupakanbeberapa cara mudah mengukur kinerja karyawan dengan cepat dan memastikan perusahaan Anda berada di jalur yang benar:

Ketepatan waktu

Karyawan yang secara teratur datang terlambat untuk bekerja atau sering absen dari kantor tidak mungkin mencapai tujuan kinerja mereka. Ada masalah mendasar yang perlu ditangani di sini – apakah mereka telah menerima pelatihan yang memadai? Apakah mereka rukun dengan rekan kerja dan manajer mereka? Masalah dengan ketepatan waktu berarti seorang karyawan tidak melakukan pekerjaan mereka secara maksimal dan sikap negatif juga dapat mempengaruhi rekan kerja mereka.

Amati kebiasaan pribadi

Kebiasaan buruk yang terus-menerus dapat mengurangi kinerja karyawan. Termasuk ketika mereka terlibat dalam gosip kantor, istirahat tanpa izin, perilaku mengganggu dan penggunaan komputer untuk alasan pribadi (seperti media sosial, belanja online). Untuk mencegah kebiasaan ini diadopsi oleh rekan kerja mereka, Anda harus jelas tentang apa yang dapat ditoleransi dalam bisnis Anda dan mengeluarkan kode etik yang sesuai.

Periksa sikap mereka

Sikap buruk sering kali muncul dalam perilaku tidak patuh. Sekali lagi, ini merupakan indikasi individu yang tidak mungkin memenuhi tujuan kinerja mereka. Biasanya, karyawan ini tidak akan mematuhi kebijakan perusahaan dan cenderung menunjukkan rasa tidak hormat terhadap perusahaan dan rekan kerja mereka.

Tinjau presentasi pribadi

Sebagian besar perusahaan memiliki kode etik berpakaian profesional yang sesuai dengan pekerjaan dan budaya perusahaan. Karyawan yang mengabaikan harapan Anda dan menampilkan penampilan yang acak-acakan atau ceroboh akan berdampak buruk pada citra Anda. Kemungkinan besar kinerja kerja mereka rendah dan mereka akan gagal memenuhi harapan Anda.

Lakukan survei ke klien

Konsekuensi dari kinerja karyawan yang buruk pada akhirnya akan terwujud dalam layanan pelanggan. Survei ke klien dapat dengan cepat mengidentifikasi masalah pada setiap individu. Tanggapan positif berarti kinerja karyawan Anda memenuhi atau melebihi harapan. Apa pengalaman layanan pelanggan secara keseluruhan dari customer service representative Anda?

Lakukan pemeriksaan acak

Tergantung pada sifat bisnis Anda, namun cobalah pertimbangkan untuk menerapkan pemeriksaan acak terhadap standar kualitas. Termasuk meninjau panggilan telepon dan memeriksa catatan. Meskipun karyawan Anda mungkin mengetahui kebijakan ini, sifat pemeriksaan yang acak dapat memotivasi staff untuk memberikan kinerja yang konsisten.

Umpan balik 360 derajat

Manajemen kinerja sering didasarkan pada pandangan individu dan manajer mereka, tetapi ini dapat diperluas untuk memasukkan pandangan orang lain yang pernah mengalami atau merasakan kinerja mereka, misalnya rekan kerja, pelanggan, dan bawahan. Pendekatan ini dikenal sebagai umpan balik 360 derajat.

Umpan balik 360 derajat dapat berguna karena memberikan pandangan menyeluruh tentang kinerja individu. Proses 360 derajat yang khas akan melibatkan pedoman tentang skema, perangkat lunak untuk mengelola penilaian dan formulir yang meminta individu untuk penilaian berbagai elemen kinerja menggunakan skala tetap. Sebagian besar waktu penilaian kinerja ini didasarkan pada kompetensi perilaku dan bukan pada elemen teknis dari suatu peran.

Jenis penilaian ini dapat memakan waktu dan biasanya melibatkan hingga 10 orang, tetapi mereka bisa memberikan masukan yang sangat bermanfaat. Umpan balik dapat digunakan untuk memberi individu wawasan tentang kinerja mereka sendiri dan pengaruhnya terhadap rekan kerja dan individu yang bekerja dengan mereka.

Kelemahan dari proses ini adalah bahwa individu dapat merasa terkena kritik, terutama jika gaji dikaitkan dengan kinerja. Jika mereka merasa telah diperlakukan tidak adil maka hal ini dapat merusak hubungan dalam bisnis, namun jika dikelola dengan benar, seringkali menghasilkan gambaran kinerja individu yang komprehensif, adil, dan objektif.

Mengukur kinerja karyawan dengan kompetensi perilaku

Kompetensi adalah keterampilan atau perilaku yang harus dapat ditunjukkan oleh seorang individu agar dapat menjalankan perannya secara efektif. Kompetensi banyak digunakan untuk sejumlah alasan termasuk, rekrutmen dan seleksi, pelatihan dan pengembangan, tinjauan gaji dan manajemen kinerja.

Kompetensi  biasanya terstruktur di area persyaratan peran dan jenis perilaku dan sikap yang diharapkan individu untuk ditunjukkan sebagai bagian dari peran mereka dalam organisasi. Kompetensi ini biasanya membentuk apa yang sering disebut sebagai kompetensi kerangka kerja. Setelah kerangka kompetensi telah dirancang dan diadopsi, individu kemudian dapat dinilai selama manajemen kinerja untuk menentukan sejauh mana mereka memenuhi kompetensi dan area mana yang perlu mereka kembangkan di masa depan.

Tujuan dan sasaran dalam mengukur kinerja pegawai

Seringkali manajer akan menetapkan target dan sasaran karyawan untuk dipenuhi, ini bisa harian, mingguan atau bulanan dan biasanya sejalan dengan persyaratan yang ditetapkan dalam deskripsi pekerjaan. Harapannya adalah bahwa karyawan akan memenuhi atau melampaui target mereka agar dapat bekerja secara efektif. Penting bahwa ketika menetapkan tujuan atau target, harus masuk akal dan dapat dicapai, jika tidak, mereka tidak akan secara efektif memotivasi individu untuk mencapainya.

Ini bisa menjadi cara yang berguna untuk mengukur kinerja karyawan karena memberikan target yang jelas kepada karyawan yang objektif dan mudah diidentifikasi, ini akan membuat ruang ambiguitas menjadi lebih kecil. Penting bagi individu untuk menyadari target mereka dan jika mereka tidak dapat mencapainya, maka harus ada percakapan tentang mengapa hal ini terjadi dan apakah ada hambatan yang berarti yang menghalangi mereka untuk mencapai target. Jika mereka secara konsisten berada di bawah standar yang ditentukan maka proses manajemen kinerja dapat dimulai.

Mengukur kualitas kerja karyawan

Cara lain untuk mengukur kinerja karyawan adalah kualitas output. Ini penting karena meskipun seseorang mungkin adalah pekerja cepat, jika pekerjaan mereka tidak memenuhi standar yang dipersyaratkan, maka hal ini tidak dapat diterima dan perlu ditangani.

Dalam beberapa kasus, misalnya di bidang teknik, dapat menjadi sangat jelas jika suatu pekerjaan tidak memenuhi standar yang dipersyaratkan, hal ini dapat mengakibatkan biaya tambahan untuk bisnis, oleh karena itu penting untuk mengatasi masalah ini pada tingkat yang lebih rendah di tahap awal.

Jika pekerjaan karyawan secara konsisten di bawah standar yang dipersyaratkan maka ini akan menjadi bagian dari proses manajemen kinerja formal dimana diskusi diadakan dengan karyawan mengenai masalah dalam pekerjaan mereka, mereka kemudian harus diberikan pelatihan yang sesuai dan jangka waktu di mana perbaikan harus dilihat sebelum sanksi lebih lanjut dikeluarkan.

Efisiensi dan produktivitas kerja

Sebaliknya, jika pekerjaan seorang karyawan selalu diselesaikan dengan standar yang tinggi tetapi tidak dilakukan tepat waktu, maka hal ini juga dapat menyulitkan bagi bisnis. Menjaga efisiensi kerja harus sering dilakukan, misalnya dalam pengaturan gudang di mana individu diharuskan untuk memilih sejumlah item dalam jangka waktu tertentu. Dimana karyawan melaksanakan pekerjaan tepat waktu, ini adalah kriteria objektif yang berguna untuk mengelola kinerja.

Evaluasi kinerja karyawan harus dilakukan secara berkesinambungan dan mencakup semua bidang etos kerja dan prestasi individu. Ingat juga, bahwa kinerja yang buruk atau perilaku negatif juga dapat menjadi gejala dari masalah mendasar dengan budaya organisasi Anda, jadi siapkan rencana untuk mengatasi masalah apa pun yang Anda temukan.