Apa itu surat pengunduran diri?

Surat pengunduran diri adalah pemberitahuan resmi kepada atasan Anda bahwa Anda berencana untuk meninggalkan pekerjaan Anda. Surat pengunduran diri pensiun memberi organisasi Anda waktu untuk merencanakan ketidakhadiran Anda dan memulai proses perekrutan pengganti Anda.

Format surat pengunduran diri

Pemberitahuan standar untuk sebagian besar surat pengunduran diri adalah dua minggu, tetapi waktunya dapat bervariasi untuk surat pensiun. Jika Anda memegang posisi manajemen tingkat atas, majikan Anda mungkin membutuhkan waktu berbulan-bulan untuk menemukan pengganti yang sesuai. Pertimbangkan untuk memberi tahu manajer Anda begitu Anda mulai membuat rencana untuk masa pensiun Anda sehingga mereka memiliki cukup waktu untuk menemukan dan melatih karyawan baru atau yang sudah ada.

Seperti korespondensi profesional lainnya, surat pengunduran diri harus mencakup komponen berikut:

Head

Surat tertulis harus mencantumkan tanggal, nama penerima, nama perusahaan dan alamat di bagian atas.

Kalimat sapaan

Saat memulai surat, sertakan salam singkat yang ditujukan kepada penerima. Jika Anda memiliki hubungan pribadi dengan pembaca, Anda dapat menggunakan nama depan mereka, seperti “Dear Kenesha.” Untuk surat yang lebih formal, yang terbaik adalah menggunakan gelar dan nama belakang mereka, seperti “Tuan Guerrero yang Terhormat.”

Body

Body dapat mencakup antara satu dan lima paragraf. Paragraf pertama harus dimulai dengan pernyataan bahwa Anda berniat untuk pensiun, termasuk tanggalnya. Paragraf berikut dapat berisi detail pribadi, seperti keterampilan yang Anda kembangkan atau rencana pensiun Anda. Untuk surat yang lebih tulus, pertimbangkan untuk menulis tentang waktu Anda di perusahaan, dan berterima kasih kepada atasan Anda atas kesempatan bekerja untuk organisasi tersebut. Anda dapat menawarkan untuk membantu proses transisi juga.

Tanda tangan

Akhiri surat dengan penutup seperti “Hormat kami” atau “Terima kasih”, diikuti dengan tanda tangan dan nama Anda.

Tips menulis surat pengunduran diri pensiun

Pertimbangkan tip-tip ini saat menulis surat pengunduran diri Anda untuk pensiun:

Tone

Tergantung pada posisi Anda dan budaya organisasi, Anda dapat memilih nada santai atau formal. Misalnya, jika Anda seorang manajer di lapangan golf, surat Anda mungkin lebih informal daripada jika Anda adalah kepala keuangan untuk perusahaan Fortune 500.

Kualitas

Mengirim surat pengunduran diri yang dibuat dengan baik adalah penting dalam menjaga persepsi positif perusahaan tentang Anda. Memastikan pengunduran diri Anda singkat, ringkas dan bebas dari kesalahan membuat penerima Anda tahu bahwa Anda menghargai mereka dan hubungan kerja Anda. Setelah mengoreksi dan mengedit surat Anda dengan cermat, pertimbangkan untuk meminta teman atau kolega Anda meninjaunya dan memberikan umpan balik.

Penerima

Anda harus mengirimkan surat Anda kepada manajer Anda untuk memungkinkan mereka merencanakan keberangkatan Anda. Anda mungkin juga perlu mengirimkan salinannya ke departemen sumber daya manusia jika mereka perlu memproses keuntungan Anda.

Metode pengiriman

Anda harus mencoba mengirimkan surat Anda secara langsung sehingga Anda dapat berinteraksi langsung dengan manajer Anda. Jika Anda bekerja dari jarak jauh, Anda dapat mengirimkan pemberitahuan melalui email.

Contoh surat pengunduran diri pensiun

Berikut adalah contoh surat pengunduran diri pensiun yang dapat Anda gunakan sebagai panduan saat Anda menulis sendiri:

17 November 2019

Ang Nguyen

Manajemen Aset FreeFlow

2244 Halaman St.

Albany, NY 12084

Bapak Nguyen yang terhormat,

Saya menulis untuk memberi tahu Anda bahwa saya akan pensiun dari Manajemen Aset FreeFlow, efektif 1 April 2020. Ini adalah keputusan yang sulit untuk diambil, dan saya sangat menghargai waktu yang saya habiskan di perusahaan ini. Bimbingan Anda, khususnya, telah membantu saya menjadi penasihat investasi yang terampil dan anggota yang lebih berpengalaman di firma ini.

Selama 25 tahun saya di FreeFlow, mulai sebagai petugas ruang surat hingga posisi saya saat ini sebagai direktur regional barat laut, saya bangga dengan integritas dan kesuksesan perusahaan ini. Rekan-rekan saya selalu memberikan perhatian penuh pada portofolio klien kami. Saya menghargai kualitas tenaga kerja dan layanan kami untuk pertumbuhan FreeFlow. Sejak mengelola divisi saya, saya telah meningkatkan total modal investasi kami sebesar 435%, dan saya berharap tren kenaikan ini akan berlanjut setelah saya pensiun.

Saya memahami bahwa proses perekrutan untuk pengganti saya dapat memakan waktu, jadi saya ingin menawarkan bantuan saya dengan apa pun yang mungkin Anda butuhkan. Kendrick Washington adalah asisten saya saat ini, dan saya yakin dia adalah kandidat terbaik untuk peran saya. Selain itu, seperti yang Anda ketahui, saya membuat database saya sendiri untuk melacak dan mengelola portofolio klien, dan saya akan dengan senang hati mengajarkan sistem ini kepada salah satu mitra sebelum saya pergi.

Banyak rencana menarik yang menunggu saya segera, termasuk liburan bersama istri saya dan memindahkan cucu saya ke perguruan tinggi. Meskipun saya akan merindukan tim FreeFlow, saya senang dengan waktu berkualitas yang akan saya habiskan bersama keluarga saya.

Jika ada peluang untuk bekerja di FreeFlow sebagai konsultan, beri tahu saya. Sekali lagi, terima kasih atas perhatian dan perhatian Anda selama 25 tahun terakhir.

Sungguh-sungguh,

Gustavo Lopez

Contoh email pengunduran diri pensiun

Jika Anda perlu mengirim pengunduran diri Anda melalui email, Anda tidak harus menyertakan tajuk, tetapi baris subjek harus menunjukkan isi pesan. Berikut ini adalah email pengunduran diri pensiun biasa:

Beth Andrade—Pengunduran diri pensiun 12 Desember

Muhammad yang terhormat,

Meskipun saya sedih untuk pergi, saya akan pensiun pada 12 Desember setelah 30 tahun bersama Lancette. Saya menantikan untuk bepergian dengan suami saya dan anjing kami, Benny dan Maggie. Kami telah membeli RV dan berencana untuk berkendara ke Florida tepat setelah Natal.

Ketika Lancette membuka cabang barunya di Cleveland dan Pittsburgh, saya senang melihat perusahaan berkembang di wilayah baru. Saya dengan tulus berterima kasih atas kesempatan untuk mengawasi pembangunan fasilitas baru tersebut. Saya yakin usaha baru Anda di Chicago dan Milwaukee akan sama-sama sukses.

Saat kami mempersiapkan keberangkatan saya yang akan datang, saya ingin Anda tahu bahwa saya bersedia melakukan apa pun yang saya bisa untuk membuat transisi lebih mudah. Saya telah menjadi panitia perekrutan untuk beberapa kandidat terakhir untuk departemen saya, jadi saya dapat membantu Anda mewawancarai calon karyawan.

Karena saya memiliki hubungan kerja yang sangat baik dengan pemasok kami di seluruh negeri, saya akan dengan senang hati memperkenalkan mereka kepada pengganti saya. Saya yakin siapa pun yang Anda pilih untuk mengisi peran saya akan melakukan pekerjaan yang sangat baik dalam mempertahankan hubungan yang telah saya kembangkan selama bertahun-tahun.

Selain mengirimkan harapan baik saya, saya juga ingin meminta Anda memproses 401(k) dan pensiun saya secepat mungkin. Dana akan sangat membantu ketika Dale dan saya memulai perjalanan kami. Kami pasti akan mengirim kartu pos!

Dengan rasa syukur,

Beth Andrade

Apa pun alasan Anda untuk pergi, dua minggu memberi majikan cukup waktu untuk membuat rencana untuk menutupi ketidakhadiran Anda. Misalnya, pemberi kerja mungkin perlu waktu untuk mempekerjakan seseorang untuk mengisi posisi tersebut atau perlu waktu untuk menetapkan kembali tugas Anda kepada karyawan lain.

Kapan memberikan pemberitahuan dua minggu

Dalam beberapa keadaan, Anda mungkin tidak dapat memberikan pemberitahuan dua minggu atau bahkan pemberitahuan sama sekali. Di tempat lain, majikan Anda mungkin tidak ingin Anda tinggal selama periode pemberitahuan.

Namun, sebagian besar akan menghargai Anda tetap tinggal selama beberapa minggu untuk membantu transisi. Ini dapat bermanfaat bagi Anda juga, menawarkan Anda kesempatan untuk menunjukkan profesionalisme Anda dan meninggalkan pekerjaan dengan nada positif.

Baca di bawah untuk tip tentang cara menulis surat pengunduran diri di mana Anda memberi majikan Anda pemberitahuan dua minggu sebelumnya. Kemudian baca contoh surat pengunduran diri dan contoh email pengunduran diri. Gunakan sampel ini sebagai templat untuk surat pengunduran diri Anda sendiri.

Tips menulis surat resign dengan pemberitahuan dua minggu

• Gunakan format surat bisnis: Gunakan format surat bisnis agar surat Anda terlihat profesional. Di bagian atas surat Anda, sertakan informasi kontak Anda, tanggal, dan informasi kontak majikan Anda.
• Sebutkan tanggalnya: Hal terpenting yang perlu Anda sampaikan dalam surat Anda adalah kapan Anda akan mengundurkan diri. Anda dapat menyatakan tanggal spesifik Anda akan pergi, atau mengatakan bahwa Anda akan pergi dua minggu dari tanggal saat ini.
• Keep it short: Anda tidak perlu memasukkan informasi lain selain fakta bahwa Anda akan pergi dan kapan hari terakhir Anda bekerja.
• Pertimbangkan untuk mengucapkan terima kasih: Jika mau, Anda juga dapat menyertakan ucapan terima kasih atas kesempatan yang diberikan dan pengalaman yang Anda peroleh selama bekerja dengan perusahaan tersebut.
• Bersikap positif: Seperti semua surat pengunduran diri, singkatnya bermanfaat, dan sebaiknya hindari menyebutkan hal negatif tentang atasan atau rekan kerja Anda. Pertahankan profesionalisme dengan semua orang, selalu. Anda tidak pernah tahu jalan siapa yang mungkin melintasi jalan Anda di masa depan.
• Tawarkan bantuan: Pertimbangkan untuk menawarkan bantuan dalam proses transisi. Anda mungkin menawarkan sesuatu yang spesifik—seperti membantu melatih karyawan baru—atau Anda bisa menawarkan bantuan umum Anda.
• Kirim surat kepada orang yang tepat: Kirimkan surat ini ke manajer Anda dan departemen sumber daya manusia (SDM) Anda agar HR memiliki salinannya.
• Pertimbangkan mengirim email pengunduran diri: Anda juga dapat mengirim pesan email pengunduran diri daripada surat resmi. Isi email akan mirip dengan surat. Di baris subjek email, sertakan nama Anda dan kata “pengunduran diri”.
• Baca contoh surat: Untuk membantu Anda menulis surat Anda sendiri, lihat beberapa contoh surat pengunduran diri atau contoh email pengunduran diri, tergantung pada bagaimana Anda berencana untuk mengirim pesan Anda. Edit sampel agar sesuai dengan keadaan pribadi Anda.

Contoh surat resign dan email

Ini adalah contoh surat pengunduran diri dengan pemberitahuan dua minggu.

Contoh surat resign pemberitahuan dua minggu  #1

Karina Abara
1662 Sundial Road
Centerport, NY 11211

April 15, 2022

Jonas Killington
Manager
ABC Company
112 Jericho Turnpike
Huntington, NY 11432

Dear Mr. Killington,

I am writing to announce my resignation from ABC Company, effective two weeks from this date. My last day will be April 29, 2022.

This was not an easy decision to make. The past ten years have been very rewarding. I’ve enjoyed working for you and managing a very successful team dedicated to a quality product delivered on
time.

Thank you for the opportunities for growth that you have provided me. I wish you and the company all the best. If I can be of any help during the transition, please don’t hesitate to ask.

Sincerely,

Signature (hard copy letter)

Karina Abara

Contoh surat resign pemberitahuan dua minggu #2

Miles McLaughlin
212 22nd St.
Redington Shores, FL 33452
345-123-1222
miles.mclaughlin@email.com

August 12, 2022

Jana Jones
Branch Manager
XYZ Company
1810 Broadway
Tampa, FL 32102

Dear Ms. Jones,

I am writing to notify you of my resignation from my position as analyst at Company Name. My last day will be August 26, 2022.

Please let me know how I can be of service during my final two weeks at the company. I am more than happy to train an incoming employee, or assist with the transition in any other way.

Thank you for all of the professional opportunities you have provided me over the past three years. I wish you and the company all the best.

Regards,

Signature (hard copy letter)

Miles McLaughlin

Contoh surat resign pemberitahuan dua minggu #3

Subject: Resignation – Carey Nyguen

Dear Mr. Kimball,

Please accept this as my formal notice of resignation from XYZ Company. My last day will be September 14, 2022, two weeks from today.

I appreciate your support during my tenure here, and I take with me the valuable experiences I have gained over the last six years. It has been a pleasure working with you and the team.

Please let me know how I can help during this transition. I wish you all the best as the company continues to grow.

Best regards,

Carey Nyguen