Apa itu siklus akuntansi?

Siklus akuntansi adalah serangkaian langkah yang digunakan oleh departemen akuntansi untuk mendokumentasikan dan melaporkan transaksi keuangan perusahaan. Siklus ini mengikuti transaksi keuangan mulai dari saat terjadinya hingga bagaimana transaksi tersebut memengaruhi dokumen keuangan. Siklus akuntansi terjadi setiap periode akuntansi atau periode pelaporan dimana dokumen keuangan disiapkan.

Langkah terakhir—proses penutupan—dapat terjadi sebagai “soft close” sepanjang tahun fiskal, tetapi “hard close” hanya terjadi pada akhir tahun fiskal.

“Penutupan lunak” menutup buku besar untuk periode akuntansi tersebut sehingga entri jurnal baru tidak dapat dipesan. Hal ini terjadi agar dokumen keuangan dapat disiapkan untuk periode tersebut tanpa mengubah saldo akun.

Proses hard close memindahkan transaksi dari akun temporer—akun-akun pada laporan laba rugi—ke akun permanen, yang merupakan akun-akun di neraca. Proses ini penting karena menjamin presisi dan akurasi sepanjang tahun fiskal perusahaan.

Delapan langkah siklus akuntansi

Siklus akuntansi terdiri dari delapan langkah yang harus diikuti akuntan untuk mencatat transaksi dan memeriksa keakuratan data. Langkah satu sampai tujuh terjadi setiap periode akuntansi — terlepas dari panjangnya — sementara langkah delapan hanya terjadi pada akhir tahun fiskal:

Analisis transaksi

Langkah pertama dalam siklus akuntansi adalah menganalisis peristiwa untuk menentukan apakah itu “transaksi” dan apa dampaknya. Transaksi mencakup setiap pembelian perusahaan yang dilakukan, hutang yang dibayarkan, hutang yang diperoleh atau pendapatan yang diperoleh dari penjualan. Peristiwa yang tidak dianggap sebagai transaksi termasuk pembuatan pesanan pembelian dan penandatanganan kontrak. Transaksi adalah titik awal dari mana sisa siklus akuntansi akan mengikuti.

Contoh: Sebuah perusahaan menerima $300 dalam penjualan produk perangkat lunak mereka. Ini adalah titik awal dari siklus akuntansi untuk transaksi ini.

Catat entri jurnal

Langkah selanjutnya dalam siklus akuntansi adalah mencatat transaksi keuangan ini sebagai entri jurnal. Ini harus dilakukan dengan mengikuti urutan kronologis. Anda perlu memahami dampak transaksi—dari langkah pertama—untuk membuat entri jurnal.

Entri jurnal memiliki debit dan kredit yang berhubungan dengan bagaimana transaksi mempengaruhi akun yang berbeda. Apakah akun didebit atau dikredit ditentukan oleh bagaimana saldo akun itu dilacak.

Misalnya, akun kas dan piutang memiliki saldo debet—ditambah dengan debet, menurun dengan kredit—dan akun pendapatan memiliki saldo kredit—ditambah dengan kredit, berkurang dengan debet. Orang yang memasukkan data transaksi ke dalam jurnal harus memastikan bahwa debit dan kredit seimbang.

Contoh: Transaksi $300 dimasukkan berdasarkan tanggal terjadinya untuk menyelaraskan dengan urutan kronologis entri transaksi lainnya. Penjualan tunai $300 akan melibatkan Debit $300 ke Kas dan Kredit $300 ke Pendapatan Penjualan.

Posting entri ke buku besar

Akun buku besar adalah kumpulan semua entri jurnal yang mendebit atau mengkredit akun itu. Buku besar adalah kumpulan induk dari semua akun buku besar. Buku besar mencatat seluruh aktivitas keuangan perusahaan. Saat Anda memposting ke buku besar, Anda mencatat ringkasan aktivitas untuk setiap akun buku besar.

Contoh: Jika transaksi hari ini mencakup penjualan tunai sebesar $300, penjualan tunai sebesar $200, dan pengembalian uang tunai sebesar $100, maka ringkasan transaksi Tunai akan menjadi debit sebesar $400. Perusahaan berbeda dalam cara melacak pengembalian dana, tetapi mari kita asumsikan bahwa transaksi Pendapatan Penjualan yang diringkas akan menjadi kredit sebesar $500 dengan ringkasan debit sebesar $100 yang dicatat dalam Retur dan Potongan Penjualan—sebuah “akun kontra”, yang berarti mengimbangi pendapatan reguler akun dan memiliki saldo debit.

Siapkan neraca saldo yang belum disesuaikan

Pada akhir setiap periode akuntansi, departemen akuntansi perusahaan harus memasukkan data dari akun buku besar ke dalam neraca saldo. Neraca saldo ini juga disebut “saldo percobaan yang belum disesuaikan” karena dibuat sebelum entri yang disesuaikan—langkah enam—dimasukkan.

Neraca saldo yang belum disesuaikan disiapkan sehingga akuntan dapat menangkap kesalahan yang mungkin terjadi selama tahap awal siklus akuntansi. Neraca percobaan dianggap berhasil jika saldo akun debet sama dengan saldo akun kredit. Bahkan jika neraca saldo yang belum disesuaikan seimbang, Anda harus melakukan langkah kelima karena kesalahan lain mungkin telah terjadi.

Contoh: Untuk menyederhanakannya, mari kita siapkan neraca percobaan untuk satu hari dengan mengabaikan Harga Pokok Penjualan. Untuk menyiapkan neraca saldo, Anda perlu mengumpulkan data dari semua akun buku besar. Katakanlah perusahaan juga memiliki penjualan kredit $700—debit $700 ke Piutang Usaha dan kredit $700 ke Pendapatan Penjualan—dan membeli persediaan $200 secara kredit dari vendor—kredit $200 ke Hutang Usaha dan debit $200 ke Inventaris.

Dengan mempertimbangkan informasi dari sebelumnya, Anda memiliki saldo debit $400 (Tunai), $700 (Piutang Usaha), $200 (Persediaan) dan $100 (Pengembalian dan Tunjangan Penjualan). Anda memiliki saldo kredit $1.200 (Pendapatan Penjualan) dan $200 (Utang Usaha). Ini memberi Anda total debit $1.400 dan total kredit $1.400. Neraca saldo nyata akan melibatkan banyak akun.

Periksa keakuratan lembar kerja

Langkah ini diperlukan ketika debit dan kredit neraca saldo tidak sama. Data transaksi yang dimasukkan ke dalam entri jurnal masa lalu harus ditinjau untuk menemukan kesalahannya. Kesalahan lain mungkin termasuk memposting ke akun yang salah. Untuk kesalahan ini, debit dan kredit akan sama, tetapi akuntan akan melihat aktivitas atau saldo akun yang tidak biasa. Untuk memperbaiki kesalahan ini, Anda harus memasukkan entri jurnal untuk membalikkan entri yang salah dan memasukkan yang benar.

Contoh: Jika akuntan melakukan neraca percobaan dan menemukan bahwa ada $900 di debet dan $1,200 di kredit, mereka harus melalui entri jurnal sebelumnya untuk mengidentifikasi jumlah $300 yang hilang. Sebagian besar perangkat lunak akuntansi tidak mengizinkan entri jurnal yang tidak seimbang untuk diposting; namun, untuk menemukan jenis kesalahan ini secara manual, Anda dapat melihat entri satu per satu atau membandingkan akun yang sesuai—seperti Piutang Usaha dan Pendapatan Penjualan—untuk mencoba menemukan kesalahan yang jelas.

Catat entri penyesuaian

Langkah ini membutuhkan penggunaan prinsip pencocokan untuk mengatur transaksi perusahaan ke dalam periode akuntansi yang sesuai. Penyesuaian dikelompokkan menjadi Penangguhan dan Akrual. Menggunakan prinsip pencocokan, akuntan dapat memeriksa penangguhan dan akrual untuk menentukan apakah mereka akan diperhitungkan dalam pendapatan total perusahaan atau pendapatan diterima dimuka untuk periode fiskal. Penangguhan umum adalah biaya dibayar di muka—misalnya, sewa—dan akrual umum adalah biaya terutang seperti gaji dan upah.

Contoh: Pada bulan Januari, perusahaan membayar sewa sebesar $12.000 sepanjang tahun ($1.000 per bulan). Entri jurnal asli adalah debet $12.000 ke Beban Sewa dan kredit $12.000 ke Kas. Pada akhir periode akuntansi (dalam hal ini, satu bulan), jurnal penyesuaian akan menjadi debet $11.000 ke Sewa Prabayar dan kredit $11.000 ke Beban Sewa. Ini mencerminkan bahwa hanya $1.000 sewa yang benar-benar digunakan pada bulan Januari. Untuk sebelas periode akuntansi yang tersisa, ayat jurnal penyesuaian adalah debet $1.000 ke Beban Sewa dan kredit $1.000 ke Sewa Prabayar.

Akuntan juga dapat melakukan dua entri jurnal pada bulan Januari: (1) debit $12.000 ke Sewa Prabayar dan kredit $12.000 ke Beban Sewa, dan (2) debit $1.000 ke Beban Sewa dan kredit $1.000 ke Sewa Prabayar. Entri #1 memperbaiki entri yang salah sementara Entri #2 mencatat transaksi yang benar. Secara teknis, selama efek bersihnya adalah, pada tanggal 31 Januari, $11.000 dalam Sewa Prabayar dan hanya $1.000 dalam Beban Sewa, maka metode mana pun boleh.

Mengatur laporan keuangan

Setelah semua entri penyesuaian selesai dan Anda memastikan debit dan kredit masih seimbang, maka Anda dapat menyiapkan Neraca Saldo yang Disesuaikan serta laporan keuangan. Laporan keuangan disusun dalam urutan ini: Laporan Laba Rugi, Laporan Laba Ditahan, Neraca dan Laporan Arus Kas.

Setelah Neraca Saldo yang Disesuaikan diselesaikan, saldo untuk setiap akun dilaporkan pada Laporan Laba Rugi, Laporan Laba Ditahan atau Neraca. Tidak ada akun individu dari Neraca Saldo yang Disesuaikan akan berada di lebih dari satu ini. Neraca Saldo yang Disesuaikan memang mencantumkan saldo awal untuk Laba Ditahan, tetapi angka spesifik ini hanya muncul di awal Laporan Laba Ditahan dan tidak langsung di Neraca.

Urutan penyusunan dokumen keuangan penting karena laba bersih dari Laporan Laba Rugi akan digunakan untuk menyusun Laporan Laba Ditahan, dan saldo akhir pada Laporan Laba Ditahan akan digunakan untuk menyusun Neraca. Laporan Arus Kas disusun terakhir karena menggunakan informasi dari tiga laporan pertama.

Contoh: Katakanlah laporan laba rugi Anda menunjukkan Total Pendapatan sebesar $1000 dan Total Pengeluaran sebesar $500. Pendapatan Bersih Anda adalah Pendapatan Total – Total Pengeluaran = $500. $500 ini dipindahkan ke Laba Ditahan pada akhir tahun fiskal selama proses penutupan.

Katakanlah saldo Laba Ditahan awal Anda adalah $200. Neraca Percobaan yang Disesuaikan akan mencantumkan saldo $200 ini untuk Laba Ditahan. Untuk Laporan Laba Ditahan, Anda mulai dengan $200. Anda menambahkan $500 dari pendapatan bersih. Dengan asumsi perusahaan tidak membayar dividen, saldo akhir untuk Laba Ditahan adalah $700.

Saldo akhir untuk laba ditahan kemudian digunakan untuk menyusun Neraca. Ini akan muncul di bawah bagian Ekuitas.

Laporan Arus Kas mengambil informasi dari laporan lain untuk mengkarakterisasi arus kas sebagai “arus masuk” atau “arus keluar”. Aliran ini kemudian dikategorikan sebagai Operasi, Investasi, atau Pembiayaan.

Tutup akun sementara

Tahap terakhir dari siklus akuntansi adalah penutupan akun sementara. Akun-akun yang muncul di Laporan Laba Rugi adalah akun-akun sementara yang ditutup—juga disebut sebagai “zeroed out”—pada akhir tahun fiskal. Saldo dari akun ini dipindahkan ke akun permanen di Neraca. Tujuan utama dari zeroing out akun laporan laba rugi adalah untuk memungkinkan pendapatan dan pengeluaran dilacak lagi setiap tahun fiskal.

Selama tahun fiskal, Anda juga dapat melakukan “soft close”. Jika Anda menyiapkan laporan keuangan setiap bulan, maka buku Februari akan ditutup selama awal Maret, yang akan mencegah entri jurnal baru dimasukkan dengan tanggal posting Februari. Jika Anda menyiapkan laporan keuangan setiap tiga bulan, maka Anda dapat membuka pembukuan selama tiga bulan sekaligus. Soft close tidak menutup buku secara permanen, sehingga entri masih dapat dimasukkan setelah ditutup dengan persetujuan manajemen. Akun sementara tidak di-zero-kan untuk soft close.

Contoh: Pada akhir tahun fiskal, akuntan akan mendebet total semua akun pendapatan dengan kredit yang sesuai ke Laba Ditahan. Akuntan juga akan mengkredit total semua akun pengeluaran dengan debit yang sesuai ke Laba Ditahan. Efek bersih terhadap Laba Ditahan harus sama dengan laba bersih—peningkatan keseluruhan pada Laba Ditahan—atau rugi bersih—penurunan keseluruhan pada Laba Ditahan—untuk tahun fiskal. Anda dapat memeriksa keakuratan entri jurnal Anda dengan membandingkan angka-angkanya dengan laporan keuangan yang Anda siapkan pada langkah tujuh.

Bagaimana siklus akuntansi berbeda dari siklus anggaran?

Siklus akuntansi dan siklus anggaran berbeda dalam waktu dan fokusnya. Siklus akuntansi mencatat dan melaporkan transaksi perusahaan masa lalu, sedangkan siklus anggaran menganalisis arah dan aspirasi perusahaan untuk memproyeksikan transaksi masa depan.

Cara lain untuk membedakan antara istilah-istilah ini adalah dengan mempertimbangkan siklus akuntansi sebagai bagian dari proses yang memungkinkan perusahaan untuk berbagi dokumen keuangannya dengan pemangku kepentingan eksternal, sedangkan siklus anggaran adalah bagian dari proses yang digunakan secara internal di antara pejabat perusahaan untuk menentukan biaya yang terkait. dengan kegiatan perusahaan di masa depan.

Waktu siklus akuntansi

Satu siklus akuntansi terjadi setiap periode akuntansi. Periode akuntansi didefinisikan sebagai periode waktu dimana dokumen keuangan disiapkan. Ini bisa bulanan, triwulanan atau tahunan tergantung pada kebutuhan perusahaan. Tahun fiskal adalah tahun pelaporan pajak perusahaan, yang dapat berupa tahun kalender atau periode 12 bulan. Jika periode akuntansi adalah satu tahun, maka itu juga bisa disebut “tahun fiskal.”

Misalnya, pemerintah menggunakan tahun anggaran 1 Oktober sampai dengan 30 September. Untuk pemerintah, Tahun Anggaran 21 (biasanya dilambangkan dengan TA21) berlangsung dari 1 Oktober 2020 sampai dengan 30 September 2021. Jika pemerintah menggunakan periode akuntansi bulanan, maka Periode 1 FY21 adalah Oktober 2020. Periode 4 FY21 adalah Januari 2021. Jika periode akuntansi triwulanan, Q1 FY21 akan mencakup 1 Oktober 2020 hingga 31 Desember 2020. Q4 FY21 akan mencakup 1 Juli 2021 hingga 30 September 2021.

Perusahaan dapat menggunakan lebih dari satu periode akuntansi, tetapi penting untuk diingat bahwa periode akuntansi adalah pelaporan transaksi untuk periode waktu tersebut saja. Misalnya, SEC mengharuskan perusahaan publik untuk mengajukan laporan keuangan setiap tiga bulan, sehingga perusahaan-perusahaan ini akan memiliki periode akuntansi triwulanan untuk memenuhi persyaratan ini. Perusahaan juga harus mengajukan formulir pajak tahunan ke IRS, sehingga perusahaan ini akan memiliki periode akuntansi tahunan untuk memenuhi persyaratan ini.