Jika Anda perlu segera memberi tahu atasan tentang pengunduran diri Anda, Anda mungkin harus mengirim email pengunduran diri alih-alih surat. Bahkan jika Anda mengirim surat resmi atau memberi tahu atasan Anda secara langsung, Anda dapat memilih untuk mengirim email tindak lanjut untuk mengonfirmasi detailnya.

Baca di bawah untuk informasi tentang mengapa Anda harus memberikan pemberitahuan dua minggu, cara menulis email pengunduran diri, dan meninjau contoh pesan email.

Mengapa memberi pemberitahuan dua minggu?

Penting untuk memberi majikan Anda pemberitahuan dua minggu jika Anda bisa. Ini adalah praktik standar saat mengundurkan diri.

Namun, pemberitahuan dua minggu tidak diwajibkan secara hukum kecuali Anda dilindungi oleh kontrak. Jika Anda memiliki perjanjian serikat pekerja atau kontrak kerja yang menyatakan berapa banyak pemberitahuan yang harus Anda berikan, ikuti aturan tersebut dengan pasti. Jika tidak, Anda dapat dianggap dipekerjakan sesuka hati dan tidak diharuskan untuk memberikan pemberitahuan.2 Periksa detailnya sebelum giliran Anda untuk mengundurkan diri.

Lakukan yang terbaik untuk memberikan pemberitahuan dua minggu, jika Anda bisa. Ini adalah cara yang baik untuk menjaga hubungan positif dengan atasan Anda, yang mungkin Anda perlukan jika Anda perlu meminta rekomendasi dari mereka.

Tips untuk menulis email resign

Sebutkan tanggalnya. Dalam surat itu, sertakan tanggal Anda berencana untuk meninggalkan perusahaan. Ini akan memberi atasan Anda gambaran yang jelas tentang garis waktu Anda.

Jangan masuk ke detail. Tidak perlu terlalu detail dalam surat pengunduran diri Anda—yang paling penting adalah menyampaikan bahwa Anda mengundurkan diri, dan kapan hari terakhir Anda.

Ungkapkan rasa terima kasih. Ingatlah untuk berterima kasih kepada atasan Anda atas kesempatan yang telah Anda berikan selama masa jabatan Anda. Ini juga merupakan momen yang baik untuk mengungkapkan rasa terima kasih Anda selama bertahun-tahun bekerja di sana. Jika Anda tidak pergi dengan syarat terbaik, tidak perlu untuk bagian ini.

Menawarkan bantuan. Jika memungkinkan, tawarkan untuk membantu perusahaan selama masa transisi dua minggu. Anda mungkin menawarkan untuk melatih karyawan baru, misalnya, atau menulis deskripsi tentang tanggung jawab pekerjaan harian Anda dan/atau proyek yang belum selesai untuk penerus Anda.

Ajukan pertanyaan apa pun. Ini juga merupakan kesempatan untuk mengajukan pertanyaan tentang kompensasi atau tunjangan, seperti di mana atau kapan Anda akan menerima gaji terakhir Anda. Anda harus mengirim email ke manajer Anda dan ke kantor Sumber Daya Manusia. Sumber Daya Manusia akan dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan semacam ini.

Berikan informasi kontak Anda. Anda mungkin ingin menyertakan alamat email non-perusahaan atau bentuk informasi kontak lainnya sehingga atasan Anda dapat menghubungi Anda di masa mendatang.

Koreksi dan edit pesan Anda. Pastikan untuk mengoreksi email Anda secara menyeluruh, memperbaiki kesalahan ejaan atau tata bahasa. Juga, pastikan bahwa tanggal yang Anda berikan untuk hari terakhir Anda bekerja adalah benar. Meskipun Anda meninggalkan perusahaan, Anda ingin email terakhir Anda profesional dan terpoles.

Bagaimana memformat pesan

• Baris Subjek: Cantumkan fakta bahwa Anda mengundurkan diri di baris subjek email. Penting agar pesan Anda dibuka dan dibaca.
• Salam: Sampaikan surat Anda kepada manajer Anda. Anda mungkin juga ingin menyalin Sumber Daya Manusia sehingga ada catatan resmi pengunduran diri Anda.
• Pemberitahuan Pengunduran Diri: Beri tahu atasan Anda kapan Anda akan meninggalkan perusahaan, dan kapan hari terakhir Anda bekerja.
• Informasi Opsional: Jika Anda ingin menawarkan bantuan selama masa transisi atau berterima kasih kepada atasan Anda atas kesempatan tersebut, sebutkan setelah Anda menyatakan bahwa Anda mengundurkan diri.
• Tanda tangan: Sertakan informasi kontak Anda (email dan nomor telepon) dalam pesan atau tanda tangan Anda sehingga mudah bagi penerima untuk menindaklanjuti.

Contoh email pemberitahuan dua minggu untuk resign

Subject Line: Notice of Resignation – Jane Doe

Dear Ms. Smith,

I am writing to notify you that I am providing two weeks’ notice and will be resigning from my position as Customer Service Representative with ABCD Company. My last day of employment will be January 15.

Please let me know if I can provide any assistance with the transition. I would be glad to provide whatever support I can during my remaining time with the company. You can also contact me with any questions on my personal email, JaneDoe@firstnamelastname.com, or my cell phone, 555-555-5555.

I wish you and the company success in the future. Thank you so much for all the support you have provided me during my tenure with the company.

Best regards,

Jane Doe