Apa itu format surat pengalaman kerja?

Format surat pengalaman kerja adalah templat untuk dokumen formal yang membuktikan kepegawaian seorang karyawan di suatu organisasi. Surat ini diberikan oleh majikan kepada karyawan mereka ketika mereka meninggalkan organisasi. Ini berisi informasi seperti masa jabatan, peran pekerjaan, keterampilan yang digambarkan, dan perilaku keseluruhan karyawan selama masa jabatan mereka.

Format yang digunakan untuk menulis surat pengalaman kerja ini dapat berbeda dari satu organisasi ke organisasi lainnya. Jika Anda adalah bagian dari tim SDM organisasi Anda, Anda mungkin harus menulis surat pengalaman ini untuk rekan kerja yang akan keluar. Dalam skenario seperti itu, memiliki format surat pengalaman yang baik membuat pekerjaan Anda lebih mudah dan Anda akan dapat mencakup semua detail yang diperlukan secara komprehensif.

Kriteria mendapatkan surat pengalaman kerja

Semua pemberi kerja memiliki serangkaian persyaratan tertentu yang harus dipenuhi oleh seorang karyawan agar mereka memenuhi syarat untuk menerima surat pengalaman kerja. Meskipun sebagian besar kondisi ini sama di semua industri, mungkin ada beberapa perbedaan tergantung pada perusahaan Anda. Beberapa contoh kriteria antara lain:

• Masa kerja minimum: Seorang karyawan harus telah bekerja untuk organisasi untuk jangka waktu tertentu, yang telah ditentukan sebelumnya oleh organisasi.
• Tidak ada konflik: Tidak boleh ada perselisihan antara majikan dan karyawan mengenai kewajiban apa pun.
• Tidak ada pelanggaran kontrak kerja: Tidak boleh ada pelanggaran kontrak yang ditandatangani oleh karyawan pada saat bergabung dengan organisasi.
• Penyelesaian semua formalitas: Karyawan harus telah menyerahkan semua dokumen penting/sensitif yang terkait dengan organisasi.
• Tugas periode pemberitahuan: Karyawan harus telah menjalani periode pemberitahuan mereka, sebagaimana disebutkan dalam surat bergabung.

Cara menulis surat pengalaman kerja

Sebagai bagian dari tim SDM organisasi Anda, Anda mungkin harus menulis surat pengalaman kerja untuk rekan kerja Anda yang akan keluar. Untuk memastikan surat tersebut memenuhi standar industri, berikut adalah beberapa langkah yang dapat Anda ikuti untuk menulis surat pengalaman kerja profesional:

Gunakan kop surat organisasi

Karena surat pengalaman kerja adalah dokumen profesional, Anda harus selalu menuliskannya di atas kop surat perusahaan. Jika organisasi Anda tidak memiliki kop surat, stempel perusahaan harus ada dalam surat tersebut.

Sertakan tanggal penerbitan

Anda harus menyebutkan tanggal penerbitan surat di sudut kiri atas surat. Tanggal harus disebutkan secara lengkap, yaitu hari, bulan dan tahun harus disertakan.

Contoh: 26 Februari 2021 atau 26/02/2021

Mulailah dengan salam profesional

Anda mungkin tidak tahu ke mana karyawan tersebut pindah dan oleh karena itu kepada siapa surat pengalaman kerja harus ditujukan. Oleh karena itu, surat pengalaman kerja harus diawali dengan sapaan yang profesional, sopan dan netral seperti “Kepada yang berkepentingan”.

Sertakan nama lengkap karyawan

Surat pengalaman kerja harus mencantumkan nama lengkap karyawan, sebagaimana disebutkan dalam catatan perusahaan. Ini membantu menghindari kebingungan dan membantu pemberi kerja baru dalam verifikasi. Misalnya, jika nama karyawan dalam catatan perusahaan adalah “Ankit Kumar Kukreja”, maka harus ditulis apa adanya, bukan “Ankit Kukreja” atau “Ankit K. Kukreja”, dalam surat pengalaman kerja.

Cantumkan jabatan atau jabatan terakhir karyawan

Surat pengalaman kerja harus menyertakan jabatan atau penunjukan terbaru karyawan, seperti pada hari mereka mengundurkan diri. Jika karyawan dipromosikan selama masa jabatannya, Anda harus menyebutkan jabatannya sebelum promosi, setelah promosi dan alasan promosi dalam surat.

Contoh: “Selama waktunya bersama kami, Ankit dipromosikan dari Sr. Copywriter ke posisinya saat ini sebagai Manajer Komunikasi Pemasaran karena ia menunjukkan etika kerja yang patut diteladani, menciptakan ide-ide kampanye yang brilian dan menerima serta menerapkan umpan balik secara efektif.”

Sebutkan masa kerja karyawan

Surat pengalaman kerja harus mencantumkan tanggal bergabungnya karyawan dan hari terakhir mereka bekerja di organisasi. Jika mereka masih bekerja di perusahaan, maka surat pengalaman harus menyebutkan itu.

Contoh: “Pekerjaan Neha dengan kami dimulai pada 17 Mei 2019 dan berakhir pada 15 September 2021.”

Jelaskan karyawannya

Surat pengalaman kerja harus menyertakan penjelasan singkat tentang karyawan tersebut. Anda harus menyebutkan detail seperti etika kerja, keterampilan, peran pekerjaan, kekuatan inti, pengetahuan, dan kinerja mereka dalam surat itu. Cara paling efektif untuk melakukan ini adalah dengan memiliki deskripsi pekerjaan karyawan yang berguna. Ini membantu dalam menulis keterampilan dan pengalaman yang tepat yang telah ditunjukkan karyawan selama masa jabatan mereka.

Contoh: “Tugas Manvi termasuk menulis dan mengedit blog untuk situs web merek, berkoordinasi dengan berbagai pemangku kepentingan untuk kelancaran pelaksanaan kampanye dan memenuhi tenggat waktu.”

Akhiri dengan catatan positif

Surat pengalaman kerja harus menyertakan pernyataan yang mengatakan bahwa karyawan tersebut meninggalkan perusahaan atas keinginan mereka sendiri dan bahwa Anda mendoakan yang terbaik untuk masa depan mereka. Bahkan jika karyawan tersebut diberhentikan karena masalah kinerja, Anda mungkin menyertakan baris yang menyatakan beberapa alasan lain. Ini biasanya tergantung pada keputusan yang diambil oleh manajemen senior.

Contoh: “Keputusan Ankit untuk meninggalkan organisasi adalah miliknya sendiri. Kami mendoakan yang terbaik untuk usahanya di masa depan.”

Tempatkan tanda tangan Anda di akhir

Surat pengalaman kerja harus diakhiri dengan frasa penutup, tanda tangan dari otoritas penandatangan, penunjukan mereka, dan stempel perusahaan. Anda juga dapat memasukkan nama dan alamat perusahaan, jika tidak termasuk dalam judul.

Contoh:

Sungguh-sungguh,

(Tanda tangan)

Neha Sharma

Kepala SDM

(Segel perusahaan)

Hal-hal yang harus diperiksa pada surat pengalaman kerja

Sebagai karyawan yang keluar, saat menerima surat pengalaman kerja Anda, berikut beberapa hal penting yang harus Anda periksa untuk memastikan semuanya beres:

• Tanggal mulai dan akhir masa jabatan Anda. Saat menerima surat pengalaman kerja, Anda harus memeriksa dan memastikan bahwa tanggal mulai dan berakhirnya tugas Anda di organisasi telah disebutkan dengan benar.
• Nama lengkap dan sebutan/gelar Anda. Saat menerima surat pengalaman kerja, Anda harus memastikan bahwa detail seperti nama resmi dan penunjukan atau jabatan Anda sudah benar.
• Pernyataan positif tentang Anda. Saat menerima surat pengalaman kerja, Anda harus memastikan ada pernyataan positif yang tertulis tentang Anda dalam surat tersebut. Ini sangat penting karena surat ini akan ditujukan kepada semua calon majikan Anda dan pernyataan positif ini akan menunjukkan kepada Anda dengan baik.
• Alasanmu untuk pergi. Saat menerima surat pengalaman kerja, Anda harus memastikan surat tersebut menyatakan alasan keluar dengan jelas dan alasan itu sendiri dengan nada positif.
• Nama dan penunjukan penandatangan. Surat pengalaman kerja harus diakhiri dengan tanda tangan pejabat yang berwenang, bersama dengan nama dan penunjukannya.

Template format surat pengalaman kerja

Berikut adalah template format surat pengalaman kerja yang dapat Anda gunakan sebagai titik awal:

Tanggal pengeluaran:

Untuk Perhatian.

Dengan ini menyatakan bahwa [Nama karyawan] bekerja dengan [Nama Perusahaan] sebagai [Penunjukan Karyawan] di departemen [Nama departemen] kami di lokasi [Lokasi kantor] kami untuk [Masa Jabatan] mulai dari [Tanggal mulai] hingga [Akhir tanggal].

Selama masa jabatannya dengan [Nama Perusahaan], kami menemukan [Nama Karyawan] jujur, pekerja keras & bertanggung jawab.

Dia telah melakukan pekerjaan yang patut dicontoh saat bekerja dengan kami dan selalu menjaga hubungan profesional dengan tim dan rekan kerja.

Keputusan untuk pindah sepenuhnya adalah keputusan [Nama Karyawan] sendiri.

Kami berharap yang terbaik untuknya dalam usahanya di masa depan.

Salam,

[Tanda tangan]

[Nama penandatangan]

[Penunjukan penandatangan]

[Detail kontak penandatangan]

Contoh surat pengalaman kerja

Berikut adalah contoh surat pengalaman kerja:

Tanggal Penerbitan: 01-01-2021

Untuk Perhatian.

Ini untuk menyatakan bahwa Ankit Kukreja bekerja dengan XYZ Pvt. Ltd. sebagai Copywriter Senior di departemen Pemasaran kami di lokasi Gurgaon kami selama 6 bulan mulai dari 1 Juli 2020 hingga 31 Desember 2020.

Selama masa jabatannya bersama kami, kami menemukan Ankit jujur, pekerja keras & bertanggung jawab.

Ankit telah melakukan pekerjaan yang patut dicontoh saat bekerja dengan kami dan selalu menjaga hubungan profesional dengan tim dan kolega.

Keputusan untuk move on sepenuhnya merupakan keputusan Ankit sendiri.

Kami berharap yang terbaik untuknya dalam upaya masa depannya.

Salam,

[Tanda tangan]

Megha Verma

Kepala SDM