Apa itu manajemen risiko operasional?

Manajemen risiko operasional adalah proses yang melibatkan analisis risiko, strategi dan pengendalian risiko untuk mengidentifikasi dan mengurangi risiko yang mungkin terjadi dalam operasi bisnis sehari-hari. Tujuan dari bentuk manajemen ini adalah untuk mengendalikan dan meminimalkan risiko operasional yang merupakan kerugian akibat kegagalan proses, sistem atau oleh karyawan dalam bisnis. Seringkali risiko operasional menghabiskan uang perusahaan, tetapi dapat menyebabkan kerugian lain seperti waktu, tenggat waktu proyek, atau klien. Menggunakan manajemen risiko operasional sebagai alat membantu meningkatkan pendapatan, produktivitas, dan kesuksesan organisasi secara keseluruhan.

Mengapa manajemen risiko operasional penting?

Manajemen risiko operasional sangat penting untuk keberhasilan bisnis. Memiliki alat atau proses untuk menilai risiko dan menetralisirnya akan menghemat uang, waktu, dan kesulitan bisnis. Berikut adalah manfaat dari manajemen risiko operasional:

Meningkatkan proses pengambilan keputusan

Dengan mampu mengidentifikasi dan menilai risiko secara efektif, manajer dapat menciptakan strategi yang lebih baik untuk menyelesaikan proyek. Dengan kesadaran akan potensi risiko terkait suatu proses, Anda dapat membuat keputusan yang terinformasi dengan baik tentang cara melanjutkan dan menghindari risiko ini. Misalnya, risiko operasional dapat berupa kemungkinan serangan siber. Dengan manajemen risiko operasional, Anda dapat mengidentifikasi bahwa ini mungkin penyebab masalah dan berencana untuk memperkuat firewall jaringan untuk melindungi data perusahaan.

Membantu mengidentifikasi kondisi atau praktik yang tidak aman

Manajemen risiko operasional juga membantu mengidentifikasi kondisi yang mungkin tidak aman untuk bekerja atau praktik karyawan yang dapat menyebabkan kesalahan. Penting untuk mengenali jenis risiko ini sebelum memulai operasi untuk mencegah kerusakan atau cedera pada karyawan atau properti perusahaan. Ini juga membantu bisnis mematuhi undang-undang dan peraturan, yang berkontribusi pada produk yang lebih baik dengan kualitas yang konsisten.

Menciptakan produk yang lebih baik

Ketika bisnis mengikuti aturan dan meminimalkan risiko apa pun yang dapat ditimbulkan oleh produksi suatu produk, mereka dapat menciptakan produk yang lebih konsisten. Konsistensi ini membuat perusahaan dapat diandalkan dan dapat membantu meningkatkan loyalitas pelanggan. Setelah suatu proses dapat menghasilkan barang berkualitas tinggi secara teratur, bisnis dapat memilih untuk menyesuaikan langkahnya untuk meningkatkan produk. Dengan manajemen risiko operasional, hal ini dimungkinkan dan biasanya sangat efektif karena mengurangi risiko menghemat uang yang dapat diinvestasikan kembali oleh bisnis dalam produk mereka.

Berkontribusi pada transparansi antara eksekutif dan karyawan

Sebuah proses seperti manajemen risiko operasional memungkinkan eksekutif dan karyawan untuk mengkomunikasikan kebutuhan mereka satu sama lain dengan lebih jelas. Mematuhi peraturan dan meminimalkan risiko operasional yang memiliki biaya keuangan sangat penting bagi para eksekutif yang menjalankan bisnis mereka. Metode manajemen risiko operasional ini juga membantu menjaga keselamatan karyawan. Bekerja sama untuk mengidentifikasi dan mengurangi risiko saling menguntungkan.

Saling menguntungkan dapat mendorong transparansi karena komunikasi yang jelas membatasi risiko. Eksekutif memiliki motivasi lebih untuk jujur ​​tentang proses dan harapan mereka karena keselamatan karyawan mereka dan keberhasilan bisnis mereka bergantung pada keterbukaan tentang potensi risiko.

Memberikan peramalan keuangan yang efektif

Karena risiko operasional seringkali merupakan kerugian finansial, kemampuan untuk mengidentifikasi risiko ini membantu memperkirakan keuangan secara akurat. Mengetahui bahwa kerugian ini sedang dihindari, biarkan ahli keuangan menghitung ulang proyeksi mereka. Peramalan keuangan yang lebih baik bermanfaat karena membantu menentukan anggaran, investasi, dan memungkinkan bisnis membuat keputusan keuangan lainnya. Peramalan keuangan ini juga dapat menunjukkan kepada karyawan seberapa banyak mereka menyelamatkan bisnis dengan mencegah risiko tertentu. Mengetahui bahwa upaya mereka memiliki hasil positif dapat memotivasi mereka untuk meningkatkan analisis dan pencegahan risiko.

Bagaimana menerapkan manajemen risiko operasional

Menerapkan proses manajemen risiko operasional yang efektif meningkatkan keuntungan bisnis dan membantu menciptakan produk dengan kualitas lebih tinggi. Mempelajari cara mengembangkan proses ini dan melatih karyawan untuk menggunakannya dapat membawa lebih banyak kesuksesan bagi karyawan dan bisnis. Berikut adalah lima langkah untuk menerapkan manajemen risiko operasional:

Identifikasi risiko

Manajemen risiko operasional memiliki tahapan, dan yang pertama adalah mengidentifikasi apa yang mungkin menyebabkan kesalahan selama proyek atau proses. Untuk meningkatkan kemampuan Anda mengenali potensi risiko, Anda dapat mengembangkan kerangka kerja kontrol yang membantu mengidentifikasi dan meminimalkan risiko dengan mengkategorikan praktik dan prosedur bisnis. Jika operasi Anda memiliki data yang tersimpan, Anda dapat mengotomatiskan kerangka kerja kontrol ini untuk menganalisis data dan menemukan potensi risiko.

Menilai bagaimana risiko dapat mempengaruhi operasi bisnis

Setelah mengidentifikasi potensi risiko, penting untuk menganalisis dan memprediksi bagaimana risiko dapat mempengaruhi operasi bisnis. Proses manajemen risiko operasional melibatkan penilaian kemungkinan terjadinya risiko dan membantu mengukur tingkat dampak. Misalnya, jika kerangka kontrol menandakan bahwa mungkin ada pelanggaran keamanan, maka Anda dapat menilai risiko ini dan menentukan bagaimana pelanggaran dapat memengaruhi data, karyawan, pemangku kepentingan, atau bisnis Anda.

Mengembangkan skala untuk mengukur risiko

Mengukur risiko adalah langkah penting untuk meminimalkannya. Saat menilai risiko, Anda dapat menggunakan skala untuk menentukan seberapa besar risikonya. Skala ini membantu memprioritaskan risiko dan menangani yang paling serius. Sebaiknya gunakan skala seperti ini sehingga Anda dapat mengurangi kerusakan yang diakibatkan oleh risiko pada proyek Anda.

Pertimbangkan biaya pencegahan risiko saat mengukurnya pada skala Anda. Jika risiko lebih mahal untuk dicegah daripada yang lain, manajer mungkin lebih memilih untuk mengatasi risiko lain sebagai gantinya. Menentukan biaya pencegahan juga membantu memutuskan apakah perlu ditangani.

Tetapkan anggota tim untuk memantau risiko

Pemantauan risiko adalah tahap lain dari manajemen risiko operasional. Sebaiknya buat tim karyawan untuk memantau risiko yang Anda identifikasi. Tim ini dapat terus mengukur risiko dan memantau kemungkinan risiko yang benar-benar terjadi. Dengan memiliki satu tim fokus pada hal ini, karyawan lain dapat fokus pada tugas produksi. Tim pemantau juga dapat mengembangkan rencana untuk memecahkan masalah yang mungkin ditimbulkan oleh risiko dan merencanakan pencegahan risiko.

Menyusun strategi bagaimana menghindari potensi risiko

Agar pengelolaan risiko operasional menjadi paling efektif, kembangkan strategi untuk menghindari atau meminimalkan risiko yang Anda temukan. Strategi manajemen risiko mungkin melibatkan metode untuk mengisolasi risiko dari proyek atau proses dan menghilangkannya. Tim pemantau dapat bertanggung jawab untuk mengembangkan strategi ini dan menerapkannya dengan mengambil tindakan untuk mengurangi ancaman risiko.

Tips untuk manajemen risiko operasional yang efektif

Agar proses manajemen risiko operasional Anda lebih efektif, cobalah taktik berikut:

Menyimpan catatan

Cobalah untuk mendokumentasikan setiap tahapan proses manajemen risiko operasional, termasuk identifikasi, penilaian dan pemantauan risiko tertentu. Catatan ini dapat membantu menyarankan mitigasi dan analisis risiko di masa mendatang. Catatan risiko yang terkait dengan proyek juga dapat membantu menginformasikan strategi manajemen proyek. Misalnya, manajer proyek dapat menggunakan catatan ini untuk menentukan apakah ada inefisiensi dalam proses perencanaan.

Gunakan proses yang berulang

Saat mengembangkan proses manajemen risiko operasional Anda, pertimbangkan untuk membuat langkah-langkah yang mudah diulang. Ini dapat membantu Anda mempelajari cara melakukan proses dengan lebih mudah dan juga memungkinkan pelatihan yang lebih sederhana. Artinya semakin banyak profesional yang dapat melakukan proses manajemen risiko operasional. Memiliki proses yang berulang juga dapat membantu mengurangi risiko kesalahan dalam analisis Anda, karena Anda dapat melakukannya lebih dari sekali untuk melihat apakah Anda menemukan hasil yang sama.

Tetapkan peran

Tetapkan peran dalam tim manajemen risiko agar tugas lebih mudah dikelola dan untuk meningkatkan akuntabilitas. Jika karyawan fokus pada risiko operasional yang berbeda, mereka mungkin lebih cenderung memperhatikan masalah. Menetapkan peran dalam tim manajemen risiko operasional juga dapat membantu memastikan bahwa Anda dapat memantau setiap jenis risiko secara efektif.

Semua komponen tersebut harus dikelola dengan baik, mulai dari tahap perencanaan strategis, tahap implementasi, pengawasan produksi, dan evaluasi akhir hasil untuk inovasi masa depan, sehingga perusahaan tetap menguntungkan dan kompetitif di industrinya. Manajer operasional memiliki tanggung jawab besar untuk menyusun strategi, memperkirakan, dan mengawasi proses harian.

Prinsip manajemen operasional

Ada sepuluh prinsip manajemen operasional yang perlu diterapkan oleh manajer. Prinsip-prinsip ini dipresentasikan oleh Randall Schaeffer, seorang manajer produksi dan operasional yang berpengalaman, seorang filsuf industri, dan pembicara reguler di konferensi yang diselenggarakan oleh APICS, asosiasi rantai pasokan dan manajemen operasional terkemuka di Amerika Serikat.

• Manajer operasional harus fokus pada masalah, bukan teknik, karena tidak ada alat yang memberikan solusi universal.
• Proses dalam manufaktur saling berhubungan. Semua elemen harus dapat diprediksi dan konsisten, untuk mencapai hasil yang sama dalam keuntungan.
• Manajer operasional harus tahu bagaimana mematuhi semua fundamental, karena ini adalah kunci keberhasilan produksi. Penting untuk memastikan keakuratan data inventaris, BOM (Build of Material), dan tugas umum lainnya untuk mencapai hasil yang diinginkan.
• Manajer operasional diharapkan untuk menetapkan aturan dan metrik, menentukan tanggung jawab bawahan mereka, dan secara teratur memeriksa apakah tujuan perusahaan tercapai.
• Keanekaragaman proses perlu didorong, karena jika dikelola dengan baik, perbedaan dapat menjadi sumber kreativitas.
• Terkadang, masalah akan tetap muncul bahkan ketika upaya terbaik telah dilakukan. Manajer perlu menemukan akar penyebab masalah agar tidak semakin parah.
• Gairah yang dikelola. Semangat kerja karyawan dapat menjadi pendorong utama pertumbuhan perusahaan. Manajer harus mampu menginspirasi bawahannya untuk bersemangat dalam bekerja.
• Tidak ada yang mau bekerja dengan orang agresif yang tahu segalanya. Oleh karena itu, penting bagi manajer operasional untuk memposisikan diri sebagai orang biasa yang tidak tahu segalanya dan juga bisa melakukan kesalahan.
• Manajer telah mendefinisikan dengan jelas apa yang mereka anggap sukses, sehingga setiap orang di perusahaan akan memiliki parameter untuk bekerja dalam proses pencapaian target.
• Setiap orang di perusahaan harus belajar beradaptasi dengan perubahan pasar. Ini termasuk memahami pelanggan, menargetkan klien, dan apa yang mereka inginkan. Hal ini tentunya juga melibatkan penggunaan solusi otomatis agar perusahaan selalu selangkah lebih maju.

Pentingnya manajemen operasional

Tidak berlebihan jika dikatakan bahwa semua aspek bisnis bergantung pada manajemen operasional. Sebab, manajemen operasional dapat merencanakan, mengarahkan dan mendorong pembuatan barang dan jasa. Untuk dapat bersaing di pasar yang selalu berubah. Kemudian, manajer operasional perlu bekerja secara efisien dan produktif untuk memaksimalkan keuntungan yang merupakan penentu utama kelangsungan hidup bisnis.

Manajemen operasional dapat mempengaruhi layanan pelanggan, kualitas produk dan layanan, metodologi fungsional yang tepat, daya saing di pasar, kemajuan teknologi, dan profitabilitas. Kegagalan dalam mengelola operasi perusahaan akan menyebabkan kerugian yang signifikan bagi bisnis.

Strategi manajemen operasional

Manajemen operasional berfungsi sebagai ruang mesin perusahaan. Karena manajer operasional terlibat dalam banyak peran dan fungsi, mereka telah mengembangkan beberapa strategi dan taktik penting untuk memastikan kelancaran pelaksanaan kewajiban dan tanggung jawab mereka. Berikut adalah beberapa metode strategis dan taktis utama yang mereka andalkan:

Memanfaatkan data

Manajer operasi yang cerdas bergantung pada data yang berkualitas, akurat, dan andal untuk perencanaan, pemasaran strategis, dan pengambilan keputusan. Dua jenis analisis data yang umum digunakan adalah metrik efisiensi dan efektivitas.

Mengontrol tantangan data

Terkadang, data bisa memiliki ukuran  yang sangat besar dan hasilnya bervariasi, sehingga sulit untuk dibandingkan. Untungnya, dengan bantuan sistem dan perangkat lunak canggih, manajer dapat melihat, mengelola, dan menganalisis data dengan lebih mudah dan terorganisir.

Menganalisis inventaris

Persediaan akan mudah dianalisa jika perusahaan menggunakan software manajemen persediaan. Alat ini juga akan memudahkan manajer untuk mengkategorikan produk mereka (dikenal sebagai analisis ABC).

Merancang proses

Manajer operasional bekerja keras dalam membuat penelitian terbaik, perkiraan akurat, dan pengembangan yang tepat dari proses yang baik. Semua upaya ini pada akhirnya akan membuahkan hasil yang bertahan lama.

Peramalan dan penetapan tujuan

Menetapkan tujuan memberikan arahan dan motivasi kepada perusahaan dan karyawannya. Peramalan memberikan harapan sekaligus memberikan kesempatan bagi perusahaan untuk bersiap menghadapi hasil yang buruk.

Peramalan membutuhkan data historis yang lengkap dan akurat. Biasanya hal ini membutuhkan waktu yang lama, namun berkat software ERP, hal ini dapat dilakukan dengan lebih mudah dan sangat cepat.

Kolaborasi antar departemen

Kolaborasi antar departemen diperlukan agar tim keuangan, penjualan, pemasaran dan sumber daya manusia dapat bekerja sama secara harmonis untuk melakukan perbaikan bagi perusahaan. Sistem ERP memungkinkan kolaborasi antar departemen dengan menyediakan informasi terpusat untuk semua departemen, membuat komunikasi lebih mudah dan lebih transparan.

Tanggung jawab sosial

Bertanggung jawab terhadap lingkungan serta masyarakat yang terkena dampak langsung dari bisnis menjadi perhatian utama yang harus diperhatikan oleh perusahaan. Hal ini berlaku untuk produsen yang sering berurusan dengan masalah limbah.

Manajemen sumber daya manusia

Mengelola karyawan sangat penting untuk kesuksesan bisnis Anda karena karyawan adalah tulang punggung perusahaan Anda. Tanpa orang-orang ini, aktivitas bisnis sehari-hari akan berhenti, dan perusahaan Anda tidak akan dapat menghasilkan barang atau jasa yang berkualitas.

Tips untuk manajemen operasional

Keberhasilan manajemen operasi tidak akan tercapai tanpa peran manajer operasional yang handal.

Manajer operasional tidak hanya harus mahir mengelola tetapi harus mampu menjadi pemimpin yang baik. Mereka harus mampu menginspirasi dan memberikan contoh yang baik bagi karyawan.

Karena manajer operasional bertanggung jawab untuk merencanakan, memproyeksikan, dan menganalisis berbagai aspek yang terkait dengan produksi, mereka sangat bergantung pada keakuratan data. Dengan sistem ERP, manajer operasi dapat menghasilkan data real-time yang akurat terkait dengan inventaris, produksi, dan penjualan. Sistem ini juga memungkinkan integrasi antar departemen sehingga karyawan dari divisi yang berbeda (bahkan lokasi) dapat berkolaborasi satu sama lain melalui sistem yang sama.