Contoh komunikasi verbal di tempat kerja

Sangat penting untuk mengikuti praktik terbaik untuk komunikasi verbal dalam konteks profesional untuk mengomunikasikan ide dan informasi. Komunikasi verbal yang efektif juga penting untuk menciptakan budaya bisnis yang kuat. Untuk mempelajari lebih lanjut tentang contoh komunikasi verbal di tempat kerja, berikut adalah skenario bisnis yang sering terjadi ketika komunikasi verbal yang baik diperlukan:

• Mengatakan halo: Anda dapat menggunakan komunikasi verbal untuk menyapa semua orang di perusahaan, seperti rekan kerja atau atasan Anda.
• Meminta cuti: Anda dapat menggunakan komunikasi verbal untuk meminta cuti kerja kepada atasan Anda dengan menjadwalkan rapat dan berbicara dengan mereka secara langsung.
• Melatih anggota tim baru: Komunikasi verbal sangat penting untuk melatih anggota tim baru untuk menyambut mereka di kantor, memperkenalkan mereka kepada semua orang dan mengajari mereka tentang prosedur dan proses kantor.
• Menyajikan ide: Anda dapat menerapkan komunikasi verbal untuk menawarkan ide-ide segar kepada kolega, supervisor, dan klien Anda dalam pertemuan satu lawan satu atau lebih banyak presentasi publik.
• Meminta bantuan: Saat meminta bantuan untuk tugas atau proyek, Anda dapat memanfaatkan komunikasi verbal dengan mengobrol dengan supervisor yang menurut Anda dapat mendelegasikan pekerjaan untuk Anda atau rekan kerja yang dapat membantu.
• Memeriksa dengan konsumen atau klien: Anda dapat menggunakan komunikasi verbal untuk berinteraksi dan berkomunikasi dengan konsumen atau klien Anda untuk memverifikasi bahwa Anda berhasil memenuhi permintaan mereka.

Apa itu keterampilan komunikasi verbal?

Kemampuan komunikasi verbal berkaitan dengan cara Anda mengirimkan pesan melalui berbicara. Ini bisa termasuk mengucapkan frasa lengkap atau menghasilkan suara seperti terengah-engah atau desahan. Tujuan mendasar dari keterampilan komunikasi verbal yang sangat baik adalah untuk memanfaatkan bahasa untuk mengungkapkan informasi dengan jelas kepada orang lain. Komunikasi interpersonal dan berbicara di depan umum adalah dua konteks paling umum di mana kemampuan komunikasi verbal diperlukan. Komunikasi interpersonal mencakup orang-orang yang berinteraksi langsung satu sama lain, sedangkan berbicara di depan umum melibatkan satu orang yang menyampaikan informasi kepada banyak orang.

Bagaimana meningkatkan keterampilan komunikasi verbal Anda

Dibahas di bawah ini adalah beberapa tips untuk meningkatkan keterampilan komunikasi verbal Anda:

Pikirkan tentang pesan Anda

Putuskan apa yang ingin Anda katakan dalam percakapan atau presentasi berikutnya. Ini mungkin memerlukan brainstorming atau menulis daftar pemikiran Anda sebelumnya untuk meninjau semua informasi yang Anda miliki dan memutuskan elemen mana yang akan dibagikan dengan orang lain. Dengan mengevaluasi informasi yang ingin Anda tawarkan kepada orang lain sebelum Anda berbicara, Anda dapat memastikan bahwa Anda tetap fokus pada masalah yang dihadapi dan mengidentifikasi setiap bagian dari pesan yang mungkin memerlukan klarifikasi lebih lanjut.

Misalnya, jika Anda ingin meminta cuti seminggu untuk menghadiri pernikahan sepupu Anda, Anda dapat menekankan alasan ketidakhadiran Anda. Ini dapat menunjukkan kepada penerima bahwa alasan Anda tidak masuk kerja penting bagi Anda. Pembingkaian pesan Anda memainkan peran utama dalam menentukan efektivitas komunikasi Anda.

Kenali audiens target Anda

Tentukan dengan siapa Anda berbicara dan pertimbangkan sudut pandang mereka. Jika Anda sedang mempersiapkan presentasi, Anda dapat melakukan penelitian tentang anggota audiens yang mungkin belum Anda temui. Pertimbangkan audiens Anda saat memilih nada, gerak tubuh, dan karakteristik komunikasi verbal lainnya yang dapat meningkatkan diskusi atau presentasi. Misalnya, mungkin tidak apa-apa untuk mengadopsi nada ramah dengan rekan kerja yang sudah Anda kenal lama, dibandingkan dengan pelanggan baru atau manajer Anda. Saat berbicara dengan manajer atau klien, Anda dapat menggunakan nada yang lebih formal atau profesional.

Siapkan apa yang akan Anda katakan

Rencanakan apa yang ingin Anda katakan. Ini mungkin memerlukan pembuatan garis besar atau skenario kasar untuk presentasi atau diskusi Anda dan memasukkan poin pembicaraan penting yang Anda yakini sangat penting untuk menyampaikan pesan Anda. Strategi ini juga dapat mempertimbangkan informasi audiens apa pun karena Anda cenderung menggunakan nada dan bahasa yang bervariasi dengan berbagai anggota kantor atau dengan klien, bahkan saat menangani masalah yang sama. Mempersiapkan apa yang ingin Anda katakan sebelumnya dapat membantu Anda mengingat apa yang ingin Anda katakan dan tetap pada topik.

Perhatikan komunikasi nonverbal Anda

Saat berbicara, penting bagi Anda untuk mengetahui tanda-tanda nonverbal yang mungkin Anda tunjukkan. Kontak mata, postur dan ekspresi wajah adalah contoh dari kegiatan tersebut. Mempertahankan kesadaran komunikasi nonverbal Anda memastikan bahwa pesan yang dikirim melalui gerakan atau bahasa tubuh Anda sesuai dengan yang disampaikan melalui kata-kata Anda. Misalnya, jika Anda membuat presentasi tentang topik yang menyenangkan, Anda dapat secara aktif memilih kesempatan yang tepat untuk tersenyum, yang dapat membantu mengekspresikan kesenangan dan menghubungkannya dengan pesan Anda.

Berbicara dan berkomunikasi dengan jelas

Sebelum Anda mulai, pertimbangkan bagaimana Anda ingin berbicara. Penting untuk menyesuaikan pernapasan Anda agar tetap stabil saat Anda berbicara dan mengevaluasi intonasi Anda. Berbicara dengan jelas dapat membantu orang lain memahami Anda lebih baik dan menjamin audiens Anda mendengar hal-hal yang Anda katakan. Salah satu bagian terpenting dari berbicara secara efektif adalah mencocokkan nada Anda dengan audiens, konteks, dan pesan Anda. Jika Anda menyajikan masalah yang rumit kepada sekelompok besar orang, Anda mungkin berbicara lebih lambat dan lebih keras daripada dalam pertemuan satu lawan satu.

Bersiaplah untuk mendengarkan secara aktif untuk merespon dengan tepat

Saat Anda mengirim pesan verbal, ketahuilah kapan harus berhenti berbicara dan kapan harus bersiap untuk mendengarkan ketika orang lain sedang berkomunikasi dengan Anda. Mendengarkan secara aktif memastikan bahwa pengirim dan penerima bertukar pesan dan umpan balik pada pijakan yang sama. Pilih momen yang tepat dalam presentasi Anda untuk menjeda pidato Anda dan dorong audiens untuk berkomentar atau mengajukan pertanyaan. Saat Anda maju, Anda juga dapat melatih keterampilan mendengarkan aktif Anda sehingga Anda dapat menjawab pertanyaan dan menanggapi komentar dengan tenang dan produktif.

Waspadai nada suara Anda

Nada penting dalam komunikasi verbal, dan bagaimana Anda menggunakannya dapat memengaruhi bagaimana audiens Anda berinteraksi dengan Anda. Nada yang menyenangkan dan hangat dikombinasikan dengan seringai menciptakan kesan yang baik. Sementara itu, berbicara dengan nada datar atau monoton dapat memberikan kesan bahwa Anda acuh tak acuh, yang dapat mematikan audiens. Juga, bereksperimenlah dengan nada dan infleksi yang tidak dikenal untuk menonjolkan ide-ide kunci. Pendekatan ini adalah cara sederhana untuk menarik perhatian audiens Anda.

Anda juga dapat menggunakan pendekatan pemodelan verbal, yang melibatkan upaya untuk meniru nada orang lain. Misalnya, selama diskusi, berbicaralah dengan lembut ketika mereka berbicara dengan lembut dan cobalah untuk menyesuaikan energi antusias mereka. Orang-orang cenderung lebih memperhatikan suara-suara yang terdengar mirip dengan suara mereka sendiri, menjadikannya teknik peningkatan yang efektif.

Waspadai bahasa tubuh Anda

Meskipun merupakan cara komunikasi nonverbal, bahasa tubuh Anda dapat memengaruhi cara Anda mengirimkan pesan. Saat Anda menggunakan bahasa tubuh yang tenang, seperti tidak menyilangkan tangan atau meluruskan tubuh, Anda mengekspresikan kepercayaan diri dan otoritas, yang membuat orang lain ingin mendengarkan Anda. Bahasa tubuh terbuka semacam ini juga membantu Anda terlihat lebih mudah menerima pesan, yang membuat orang lain merasa lebih nyaman berbicara dengan Anda.

Menjaga kontak mata dan menjaga postur tubuh yang baik adalah dua metode lagi untuk mengekspresikan kepercayaan diri melalui bahasa tubuh. Anda juga dapat menggunakan gerakan atau ekspresi wajah untuk menyoroti poin dan menangkap perhatian atau fokus audiens Anda. Hindari menggunakan terlalu banyak gerakan karena dapat mengganggu.

Jadilah pendengar yang aktif

Mendengarkan sama pentingnya dengan berbicara selama diskusi karena itu menunjukkan minat yang nyata pada orang lain dan memastikan Anda memahami persyaratan mereka. Akibatnya, mungkin lebih mudah bagi Anda untuk membangun hubungan dan hubungan. Berikan perhatian penuh kepada orang lain untuk memastikan bahwa Anda tidak hanya mendengar kata-kata yang mereka ucapkan tetapi juga pesan yang ingin mereka ungkapkan. Ketika orang lain merasa didengarkan, mereka cenderung membalas dan mendengarkan apa yang Anda katakan.

Dalam artikel ini, kami menjelaskan 10 contoh komunikasi nonverbal umum yang dapat terjadi di tempat kerja.

Apa itu komunikasi nonverbal?

Komunikasi nonverbal mengirimkan isyarat kepada orang lain menggunakan tindakan daripada kata-kata. Orang dapat mengekspresikan kebahagiaan, keterlibatan, perhatian, rasa terima kasih, dan kepercayaan diri dengan merespons secara nonverbal. Ini dapat mencakup komunikasi menggunakan gerakan tangan, kontak mata, bahasa tubuh, penampilan, ekspresi wajah, dan nada suara. Komunikasi nonverbal dapat menjadi salah satu bentuk komunikasi yang paling kuat antara rekan kerja. Ini dapat terjadi di banyak situasi tempat kerja termasuk rapat, wawancara, atau percakapan biasa.

Contoh situasional komunikasi nonverbal di tempat kerja

Untuk membantu Anda menjadi lebih sadar akan komunikasi nonverbal di tempat kerja, berikut adalah beberapa contohnya:

Kontak mata yang tepat

Rekan kerja akan sering merasa dihargai dan dihargai jika mereka tahu bahwa mereka didengar. Anda dapat membantu mereka merasakan hal ini dengan melakukan kontak mata saat mereka berbicara. Mengawasi orang tersebut alih-alih pada komputer, dokumen, atau ponsel Anda memberi tahu mereka bahwa Anda mendengarkan masukan mereka. Mempertahankan kontak mata saat Anda membalasnya juga membuat percakapan tetap menarik, dan menyalakan kamera Anda untuk obrolan video dapat membangun hubungan yang saling menghormati antara rekan kerja.

Contoh: Seorang rekan kerja mendekati Anda dengan ide untuk meningkatkan kolaborasi di departemen Anda. Tunjukkan bahwa Anda mendengarkan secara aktif dengan mempertahankan kontak mata dan mengangguk setuju.

Nada suara positif

Meskipun tindakan berbicara adalah bagian dari komunikasi verbal, cara Anda berbicara dapat dianggap sebagai komunikasi nonverbal. Baik Anda berkomunikasi secara langsung atau berpartisipasi dalam panggilan konferensi video, selalu waspadai nada suara Anda sehingga mencerminkan pesan yang Anda maksudkan. Mempertahankan nada positif saat berbicara dengan rekan kerja atau atasan dapat memengaruhi energi seluruh percakapan Anda.

Contoh: Seorang karyawan memberikan presentasi mengusulkan rencana keterlibatan klien baru. Mereka menggunakan nada energik dan positif untuk memicu antusiasme untuk proyek tersebut. Hal ini meningkatkan tingkat minat dari manajemen senior karena mereka melihat karyawan mengungkapkan kegembiraan dan semangat untuk proyek tersebut.

Penampilan pribadi

Cara Anda menampilkan diri dapat menciptakan dampak yang lebih besar daripada yang bisa diungkapkan oleh kata-kata. Penampilan tempat kerja Anda seperti terlihat rapi dan siap—bahkan jika Anda berada dalam kenyamanan kantor rumah Anda sendiri—atau menjaga tempat kerja tetap rapi dapat menyampaikan rasa percaya diri Anda dan memberi kesan positif pada rekan kerja.

Contoh: Anda berharap untuk berbicara dengan supervisor untuk meminta kenaikan gaji atau promosi, jadi kenakan pakaian bisnis untuk menunjukkan dedikasi Anda terhadap posisi dan profesionalisme di tempat kerja.

Postur yang baik

Cara Anda berdiri atau duduk di tempat kerja sering kali dapat menunjukkan sikap atau perhatian Anda terhadap situasi tertentu. Duduk atau berdiri tegak dapat menunjukkan bahwa Anda terlibat dalam percakapan sekaligus menggambarkan penampilan yang percaya diri selama wawancara.

Contoh: Anda ditugaskan untuk mempresentasikan ide baru kepada atasan Anda dan ingin berkomunikasi secara efektif. Anda dapat duduk atau berdiri dengan bahu ke belakang untuk menyampaikan kepercayaan diri Anda dan mengapa Anda yakin ide Anda akan menguntungkan perusahaan.

Sentuhan yang tepat

Berkomunikasi melalui sentuhan telah berevolusi dari tempat kerja sebelum COVID. Bahkan tanpa protokol jarak sosial, orang selalu bervariasi dalam tingkat kenyamanan mereka dengan sentuhan. Mengembangkan kecerdasan budaya Anda bisa menjadi keterampilan membangun hubungan yang berguna di tempat kerja.

Contoh: Di Amerika Serikat, menjabat tangan seseorang dengan tegas menunjukkan rasa hormat atau bahwa Anda senang bertemu dengan mereka. Dalam budaya lain, itu mungkin disalahartikan sebagai tanda agresi. Jika Anda merasa itu pantas, sedikit sentuhan di lengan atau tepukan di bahu juga bisa menjadi cara untuk menunjukkan dukungan atau dorongan Anda tanpa mengungkapkannya secara vokal.

Ekspresi wajah

Saat orang berkomunikasi dengan Anda, mereka sering mengantisipasi respons nonverbal dengan mengamati ekspresi wajah Anda. Ingatlah bahwa bahkan selama wawancara virtual, wajah Anda dapat mengomunikasikan apa yang Anda rasakan atau pikirkan tanpa menggunakan kata-kata. Tersenyum, mengangguk, dan menggunakan alis dapat menunjukkan reaksi positif saat melakukan percakapan.

Contoh: Seorang rekan kerja memberi tahu Anda tentang liburan mereka baru-baru ini, sehingga Anda dapat tersenyum dan mengangguk sambil mendengarkan untuk menunjukkan bahwa Anda menikmati cerita mereka.

Ruang pribadi

Selama percakapan satu lawan satu, Anda dapat bergerak lebih dekat dengan orang yang Anda ajak bicara. Ini menunjukkan bahwa Anda tertarik untuk melakukan percakapan dan ingin mendengarnya dengan jelas. Cobalah untuk memastikan Anda memberikan cukup ruang untuk menjaga lingkungan yang nyaman bagi Anda berdua.

Contoh: Sebelum Anda duduk untuk rapat, Anda dapat memilih tempat duduk yang lebih dekat dengan rekan kerja untuk mendengarkan mereka dengan lebih baik.

Gerakan tangan

Cara Anda memberi isyarat atau memposisikan tangan Anda selama percakapan dapat menyampaikan perasaan Anda. Jika Anda menggerakkan tangan untuk membangun ekspresi di seluruh cerita, orang bisa menjadi lebih terlibat dalam apa yang Anda katakan. Gerakan tangan juga dapat mengekspresikan keramahan atau penghargaan.

Contoh: Seorang rekan kerja sedang memberikan presentasi tetapi mereka tidak yakin tentang bagaimana orang lain menerima informasi tersebut. Sebuah “jempol” yang santai namun bijaksana dapat menunjukkan kepada mereka bahwa itu berjalan dengan baik.

Bahasa tubuh

Bahasa tubuh Anda secara keseluruhan dapat menunjukkan perasaan Anda selama rapat atau saat melakukan percakapan. Menjaga lengan Anda tetap rileks di sisi tubuh Anda mengungkapkan keterbukaan dan kesediaan untuk mendengarkan, tetapi menyilangkan tangan Anda mungkin menunjukkan bahwa Anda tertutup. Anda juga dapat mengekspresikan kesopanan dan perhatian tanpa gangguan dengan mencondongkan tubuh ke depan di kursi Anda.

Contoh: Saat Anda melihat rekan kerja memberikan presentasi, Anda duduk tegak dengan tangan di atas meja. Ini menunjukkan bahwa Anda terlibat dalam presentasi mereka. Jika Anda membungkuk di kursi Anda, mereka mungkin berpikir Anda tidak tertarik.

Apakah komunikasi nonverbal itu penting?

Dengan menafsirkan isyarat nonverbal rekan kerja Anda secara akurat, Anda dapat memperoleh pemahaman bersama tentang perasaan, emosi, dan sikap mereka terhadap situasi tertentu. Kemampuan Anda untuk berkomunikasi dengan makna bersama dapat mendorong kolaborasi dengan anggota tim, yang dapat meningkatkan produktivitas, meningkatkan keterlibatan, dan memperkuat kompetensi budaya Anda.

Menyadari strategi komunikasi Anda juga dapat membantu Anda menyampaikan perasaan Anda tentang berbagai topik atau situasi. Ini juga dapat membantu Anda memancarkan kepercayaan diri saat berbicara dengan supervisor atau mengungkapkan empati saat mendengarkan rekan kerja.