Buku besar, juga dikenal sebagai buku entri kedua, adalah sistem pencatatan yang mencatat semua data keuangan rahasia perusahaan. Transaksi dicatat dalam buku besar di akun yang berbeda sebagai debit dan kredit. Buku besar sering disebut sebagai buku besar, dan dimaksudkan untuk memberikan catatan setiap transaksi keuangan yang terjadi selama kehidupan perusahaan yang beroperasi.

Ini termasuk akun untuk aset, kewajiban, ekuitas pemilik, pendapatan dan beban. Buku besar mencakup setiap akun aktif yang terdaftar. Daftar lengkap akun disebut sebagai bagan akun dan diperlukan untuk menghasilkan laporan keuangan. Hal ini juga penting untuk tujuan audit.

Apa itu akun buku besar?

Berikut adalah akun-akun buku besar utama:

• Akun aset, seperti kas, piutang, aset tetap, dan biaya dibayar di muka
• Akun kewajiban, seperti hutang, hutang dagang, hutang wesel dan jalur kredit
• Akun ekuitas pemegang saham
• Akun pendapatan
• Akun pengeluaran
• Akun pendapatan dan kerugian, seperti bunga, investasi, dan pelepasan aset

Aktivitas bisnis normal sepanjang tahun menghasilkan transaksi yang menyebabkan akun didebit dan dikredit. Pencatatan tersebut dapat berupa catatan tertulis atau catatan elektronik melalui software akuntansi.

Besar, biaya satu kali dapat memiliki dampak yang signifikan pada biaya yang diproyeksikan untuk tahun mendatang jika dimasukkan dalam anggaran, itulah sebabnya mereka harus dihapus selama proses persiapan anggaran.

Metode terbaik adalah meninjau buku besar secara rinci untuk mengidentifikasi pendapatan dan pengeluaran yang hanya terjadi satu kali sehingga tidak berdampak pada anggaran tahun mendatang dan kemudian menggunakan pendapatan dan pengeluaran saat ini untuk membuat anggaran yang lebih akurat.

Bagaimana cara menulis buku besar?

Sebuah buku besar digunakan untuk metode pembukuan double-entry. Ini berarti bahwa setiap transaksi mempengaruhi minimal dua akun sub-buku besar, dan setiap entri memiliki satu debit dan satu kredit. Transaksi ini, juga disebut entri jurnal, diposting ke dalam dua kolom, dan total semua entri harus seimbang.

Dalam entri jurnal entri ganda, debit di sebelah kiri dan kredit di sebelah kanan. Metode pencatatan transaksi ini membantu menjamin keakuratan catatan keuangan dengan mengungkapkan kesalahan entri data dan juga menyediakan catatan lengkap transaksi keuangan untuk bisnis.

Buku besar digunakan untuk memisahkan data keuangan dari jurnal ke dalam akun tertentu pada lembar mereka sendiri untuk meningkatkan keterbacaan transaksi yang didokumentasikan. Berikut adalah beberapa langkah untuk menyiapkan buku besar Anda sendiri:

• Buat buku besar untuk setiap akun.
• Buat kolom di paling kiri halaman untuk tanggal, nomor jurnal, dan deskripsi.
• Buat kolom di sisi kiri untuk debit, kredit, dan saldo.
• Masukkan data dari jurnal ke akun terkait. Hitung saldo Anda dengan menemukan perbedaan antara debit dan kredit.
• Catat dan buat penyesuaian pada transaksi saat terjadi, prioritaskan memasukkan entri jurnal baru.
• Gabungkan akun-akun tersebut untuk membuat buku besar yang lengkap. Halaman pertama adalah daftar bagan akun yang termasuk dalam buku besar dan nomor yang terkait.

Langkah selanjutnya adalah membuat neraca saldo dengan menjumlahkan akun-akun di buku besar menurut tingkat akun pada laporan neraca saldo. Jumlahnya dicocokkan dan digunakan untuk menyusun laporan keuangan.

Contoh entri buku besar

Setiap kali transaksi dilakukan untuk bisnis, itu harus dicatat. Alih-alih daftar lengkap, entri buku besar dipisahkan ke dalam akun yang berbeda. Berikut ini adalah contoh akun kas dalam buku besar:

Perbedaan jurnal dan buku besar

Jurnal digunakan untuk mencatat transaksi, selain penggajian, pembayaran, atau penerimaan. Entri dalam jurnal termasuk tanggal, akun yang jumlah yang akan didebit, akun yang akan dikreditkan dan deskripsi singkat. Jurnal adalah tempat pertama kali data dicatat.

Jurnal menggunakan sistem entri ganda yang menyediakan catatan transaksi yang diringkas, dan ini dikenal sebagai buku akuntansi utama atau buku entri asli. Pencatatan entri disebut penjurnalan. Transaksi dicatat dalam urutan kronologis untuk referensi mudah dan tidak ada tempat untuk saldo dalam jurnal.

Buku besar, juga disebut sebagai buku akuntansi utama, berisi informasi dari entri jurnal dalam format “akun-T” dasar dan mendokumentasikan saldo untuk setiap baris. Memindahkan entri dari jurnal ke buku besar disebut posting. Format entri memerlukan pengelompokan transaksi serupa ke dalam akun terkait. Informasi ini digunakan untuk membuat neraca saldo, yang merupakan dasar dari laporan laba rugi dan neraca.

Banyak transaksi yang diposting baik dalam jurnal maupun buku besar, namun terdapat perbedaan tujuan dari masing-masing alat akuntansi tersebut. Tidak seperti jurnal, akun buku besar bisa memiliki saldo awal yang akan menjadi saldo penutupan tahun sebelumnya dan semuanya harus seimbang.

Pertanyaan yang sering diajukan

Bagaimana jurnal dan buku besar digunakan oleh akuntan untuk penelitian?

Akuntan dapat memantau buku besar untuk menemukan perubahan aktivitas keuangan yang berada di luar operasi normal. Misalnya, jika departemen keuangan menemukan bahwa saldo akhir di neraca berbeda dari sumber eksternal, ada masalah yang perlu diperiksa dan diperbaiki. Buku besar memungkinkan profesional keuangan dengan cepat dan mudah mengidentifikasi aktivitas yang telah dicatat ke akun yang salah atau yang telah dicatat dengan tidak benar.

Bagaimana auditor menggunakan informasi yang ditemukan dalam jurnal dan buku besar?

Auditor menggunakan buku besar untuk menentukan apakah suatu bisnis telah mengklasifikasikan pendapatan dan bebannya dengan benar. Mereka dapat menggunakan rincian dalam buku besar dan kemudian membandingkannya dengan faktur yang sebenarnya untuk memverifikasi keakuratan buku besar. Auditor juga menggunakan buku besar untuk memverifikasi keakuratan aktivitas yang tercantum pada laporan laba rugi perusahaan, memastikan bahwa saldo akhir di sub-akun aset, kewajiban, dan ekuitas setara dengan jumlah di neraca.

Mengapa jurnal dan buku besar diformat dari kiri ke kanan?

Metode akuntansi ini menggunakan persamaan akuntansi, yaitu:

Aset – Kewajiban = Ekuitas Pemegang Saham

Persamaan ini mensyaratkan bahwa transaksi yang diposting di sebelah kiri tanda sama dengan harus sama dengan total transaksi yang diposting ke akun di sebelah kanan. Aturan ini selalu berlaku, bahkan ketika rumus ditampilkan secara berbeda.

Akuntan, manajer perusahaan, analis, investor, dan pemangku kepentingan lainnya menggunakan buku besar untuk menilai kinerja keuangan perusahaan. Pada artikel ini, kita membahas apa itu buku besar, komponen dan struktur halamannya serta bagaimana memasukkan data terkait berdasarkan akun keuangan.

Tujuan dari buku besar

Sebuah buku besar berfungsi sebagai dasar untuk sistem pencatatan keuangan perusahaan untuk siklus akuntansi. Ini adalah catatan semua akun perusahaan, yang jumlahnya bisa mencapai ratusan, dan transaksi di dalamnya. Transaksi, disebut sebagai “entri jurnal,” diposting baik sebagai debit atau kredit dan totalnya harus seimbang. Menyeimbangkan anggaran melibatkan pengurangan total debit dari total kredit.

Buku besar adalah bagian dari sistem akuntansi entri ganda. Mereka mengikuti persamaan: Kewajiban + ekuitas = aset.

Misalnya, jika sebuah perusahaan melakukan penjualan, pendapatan dan saldo kasnya meningkat dengan jumlah yang sama. Jika meminjam uang, saldo kas dan kewajiban meningkat secara merata.

Orang yang mengelola buku besar, biasanya seorang akuntan, membandingkan debit dan kredit perusahaan dengan neraca percobaan. Neraca saldo mencantumkan setiap akun buku besar bersama dengan saldonya. Hal ini memudahkan akuntan untuk menemukan kesalahan dan melakukan penyesuaian. Tujuannya adalah anggaran berimbang dengan kredit dan debit sama satu sama lain.

Buku besar dapat menguntungkan bisnis dengan:

• Menyediakan catatan yang akurat dari semua transaksi
• Melaporkan pendapatan dan pengeluaran secara real-time untuk tetap berada di atas pengeluaran
• Mengatur pengeluaran dan pendapatan di satu tempat untuk pengajuan pajak yang lebih mudah
• Mengumpulkan informasi penting untuk dokumentasi keuangan

Bagaimana cara kerja buku besar?

Pada akhir periode tertentu (seperti bulan, kuartal atau tahun), seorang akuntan akan memisahkan data transaksi berdasarkan jenisnya. Data tersebut berasal dari jurnal yang mencatat transaksi harian. Akuntan menutup akun-akun tersebut dan merangkumnya dalam buku besar.

Dalam beberapa kasus, ada terlalu banyak transaksi dalam satu akun untuk dicantumkan dalam buku besar, sehingga transaksi tersebut dapat disimpan dalam buku besar pembantu. Akun-akun tersebut diringkas dan dicatat sebagai akun kontrol dalam buku besar. Akun yang dapat menjadi akun kontrol termasuk piutang, persediaan, peralatan dan hutang.

Akhirnya, akuntan menghasilkan neraca saldo dan memeriksa kesalahannya. Jika saldo debit dan kredit tidak cocok, akuntan harus menentukan apa yang hilang atau salah perhitungan. Saldo disesuaikan ketika kesalahan ditemukan dan entri ditambahkan. Neraca saldo yang disesuaikan kemudian digunakan untuk menghasilkan laporan keuangan.

Komponen buku besar

Sebuah buku besar memiliki empat komponen utama:

• Entri jurnal: Informasi tentang setiap entri jurnal yang diposting ke akun dan tanggal entri.
• Description: Deskripsi singkat tentang transaksi.
• Kolom debit dan kredit: Setiap entri jurnal diposting sebagai debit atau kredit.
• Saldo: Saldo berjalan disimpan untuk setiap akun. Pada akhir periode akuntansi, saldo akhir dihitung.

Kategori akun buku besar umum

Buku besar umum menggunakan lima jenis akun atau kategori di mana bisnis mengklasifikasikan transaksinya. Setiap kategori dapat dibagi menjadi subledgers, yang mencakup rincian seperti jumlah kas di tangan, piutang dan hutang.

Aset

Aset adalah sumber daya yang dapat digunakan perusahaan untuk menghasilkan pendapatan.

Akun aset dapat mencakup:

• Uang tunai
• Hak cipta
• Peralatan
• Inventaris
• Investasi
• Paten
• Properti
• Merek Dagang

Bisnis dapat mengkategorikan aset berdasarkan penggunaan jangka pendek atau jangka panjangnya. Aset jangka pendek termasuk kas, piutang dan biaya dibayar di muka karena perusahaan mengharapkan untuk mengkonsumsi aset tersebut dalam waktu satu tahun. Aset jangka panjang termasuk tanah, bangunan, komputer dan perangkat lunak karena entitas berharap untuk menggunakan aset tersebut untuk tahun-tahun mendatang.

Bisnis juga akan membedakan antara aset berwujud dan tidak berwujud. Aset berwujud, seperti tanah dan peralatan, masing-masing memiliki nilai, asalkan merupakan pembelian bisnis. Aset tidak berwujud, seperti lisensi, hak cipta, dan paten, mungkin hanya memiliki nilai jika merupakan pembelian bisnis atau diakuisisi oleh pemilik bisnis.

Kewajiban

Kewajiban adalah kewajiban keuangan yang mengikat secara hukum satu perusahaan berutang kepada bisnis atau orang lain. Bisnis meningkatkan kewajiban mereka untuk mendanai operasi sehari-hari. Untuk menyelesaikan kewajiban, bisnis harus membayar tunai atau mentransfer aset ke perusahaan atau individu lain.

Akun kewajiban meliputi:

• Pinjaman bank
• Sewa
• Hipotek
• Daftar gaji
• Pajak

Ekuitas

Dalam konteks buku besar, ekuitas adalah perbedaan antara total aset dan kewajiban. Ini adalah jumlah bersih yang ditemukan dengan mengurangkan jumlah uang yang telah diinvestasikan pemilik bisnis dalam bisnis dari total pendapatan mereka. Misalnya, jika sebuah perusahaan menjual semua asetnya dengan uang tunai untuk melunasi kewajiban, sisa uang tunai adalah ekuitas.

Akun ekuitas meliputi:

• Saham biasa
• Ekuitas pemilik
• Pendapatan yang disimpan
• Saham treasury

Pendapatan

Pendapatan berasal dari penjualan produk atau layanan perusahaan. Ini dapat mewakili peningkatan asetnya atau penurunan kewajibannya.

Akun pendapatan meliputi:

• Pendapatan bunga
• Royalti
• Penjualan
• Biaya layanan

Biaya

Pengeluaran membantu menghasilkan pendapatan. Misalnya, sewa gedung atau biaya utilitas setiap bulannya. Beban juga terkait dengan aset. Secara khusus, biaya juga dapat berbentuk depresiasi aset, yang dihitung bisnis dari waktu ke waktu.

Akun beban meliputi:

• Periklanan
• Menyewa
• Gaji

Posting buku besar

Akun buku besar umum diposting ke neraca atau laporan laba rugi. Akun neraca bersifat permanen dan terbawa dari satu periode ke periode berikutnya. Mereka termasuk:

• Aktiva
• Ekuitas
• Kewajiban

Akun laporan laba rugi bersifat sementara dan ditutup pada akhir setiap bulan. Mereka termasuk:

• Pengeluaran
• Pendapatan

Format halaman buku besar

Untuk setiap halaman buku besar, harus ada kolom terpisah untuk debit dan kredit. Debit biasanya di sisi kiri halaman dengan kredit di sebelah kanan.

• Debit mewakili kenaikan aset atau beban perusahaan atau penurunan kewajiban atau ekuitas perusahaan itu.
• Kredit mewakili peningkatan kewajiban atau ekuitas perusahaan atau penurunan aset atau beban perusahaan itu.

Pos-pos yang tercantum di bawah kolom debet juga harus tercermin dalam kolom kredit sehingga buku besar akan seimbang.

Akuntan dapat melacak transaksi akun dengan memasukkan tanggal, deskripsi, dan total saldo untuk transaksi pada setiap halaman buku besar. Halaman yang diatur dengan cara ini seperti buku cek. Juga, akun buku besar umum mungkin memiliki nomor akun pengidentifikasi unik yang mungkin berupa kode tiga digit atau kompleks yang mengidentifikasi departemen dan anak perusahaan.

Format halaman buku besar biasanya terlihat seperti ini: