Dalam artikel ini, kami membahas semua yang perlu Anda ketahui untuk menulis email bisnis yang hebat, termasuk tip dan contoh.

Apa itu email bisnis?

Email bisnis adalah bentuk komunikasi tertulis yang dikirim ke penerima secara elektronik melalui Internet. Tujuan email bisnis sering kali untuk menyampaikan informasi atau meminta penerima untuk mengambil tindakan. Meskipun email seringkali kurang formal dibandingkan bentuk komunikasi lainnya, email bisnis sering kali mengikuti nada, gaya, dan format profesional yang dirancang untuk mendapatkan respons yang diharapkan dari penerima.

Cara menulis email bisnis

Ikuti langkah-langkah ini untuk menulis email profesional yang hebat:

• Pilih baris subjek yang jelas.
• Mulailah dengan salam.
• Nyatakan tujuan Anda.
• Tutup dengan tanda tangan profesional.
• Mengoreksi

Pilih baris subjek yang jelas

Baris subjek adalah ringkasan singkat tentang isi email Anda. Baris subjek memungkinkan penerima mengetahui apa yang mereka harapkan untuk menemukan lebih banyak informasi saat mereka membuka email Anda. Baris subjek harus jelas dan profesional untuk memastikan penerima memahami tujuan email dan membuka email Anda untuk membacanya. Yang terbaik adalah langsung dan jelas di baris subjek untuk mencegah email Anda diabaikan atau dihapus secara keliru.

Mulailah dengan salam

Setiap email bisnis harus dimulai dengan salam profesional. Sapaan Anda harus singkat dan ditujukan kepada penerima dengan menyebutkan namanya. Namun, jika Anda tidak mengetahui nama penerimanya, Anda dapat menggunakan gelar profesional mereka sebagai gantinya. Beberapa contoh sapaan yang biasa digunakan dalam email bisnis antara lain “Yang Terhormat”, “Selamat pagi/siang/malam”, “Halo” dan “Salam”.

Nyatakan tujuan Anda

Setiap email bisnis harus memiliki tujuan, dan sebaiknya hanya ada satu tujuan per email. Cobalah untuk memastikan email Anda menyampaikan pesan yang jelas terkait dengan subjek, tugas, atau permintaan tertentu. Melakukan hal ini akan membantu memastikan detail penting tidak terlewatkan dan akan membantu mencegah kebingungan. Memulai email Anda dengan kalimat yang menyatakan dengan jelas tujuannya dapat membantu memastikan penerima memahami mengapa Anda menulis email.

Misalnya, “Saya menulis email ini untuk memberi tahu Anda bahwa perubahan telah dilakukan pada kebijakan privasi kami. Harap tinjau perubahan berikut dan beri tahu saya jika Anda memiliki pertanyaan.”

Tutup dengan tanda tangan profesional

Dalam email bisnis, baris tanda tangan email Anda bertindak sebagai kartu nama. Banyak bisnis memiliki tanda tangan yang telah diformat sebelumnya untuk karyawan mereka. Tanda tangan profesional biasanya mencakup salam penutup formal, nama Anda, jabatan profesional, nama perusahaan Anda, dan informasi kontak Anda. Tanda tangan profesional Anda juga dapat menyertakan logo perusahaan Anda atau gambar diri Anda sendiri.

Koreksi

Setelah Anda selesai menulis email, Anda harus mengoreksi email untuk kesalahan ejaan dan tata bahasa. Anda juga harus memastikan pesan email Anda jelas. Saat mengoreksi email bisnis, cobalah menganggap diri Anda sebagai penerima yang membaca email untuk memastikan Anda telah menggunakan nada, gaya, dan format yang sesuai. Terakhir, jika seharusnya ada lampiran, periksa kembali apakah Anda telah melampirkan dokumen sebelum mengirim email.

Contoh email bisnis

Berikut adalah contoh dua jenis email bisnis yang berbeda yang ditulis oleh orang yang sama. Satu ditulis ke kolega dan yang lainnya ditulis ke pelanggan:

Contoh email bisnis ke kolega

Kepada: Johnathon Roman

Re: Revisi Timeline Proyek Penjualan: Harap Tinjau

Lampiran: Jadwal Proyek Kontes Penjualan

Pesan:

Johnathon yang terhormat,

Saya menulis email ini untuk memberi tahu Anda bahwa batas waktu proyek untuk proyek kontes penjualan yang telah kami kerjakan telah dimajukan satu minggu. Batas waktu yang baru adalah 20 Desember, bukan 27 Desember. Karena perubahan ini, kami perlu melakukan penyesuaian pada garis waktu untuk memastikan setiap tugas proyek selesai sebelum batas waktu. Saya telah melampirkan proposal timeline proyek yang diperbarui. Harap tinjau dan beri tahu saya jika Anda dapat menyelesaikan tugas yang diberikan pada tenggat waktu yang baru. Beri tahu saya jika ada pertanyaan atau masalah.

Terima kasih,

Monica Lewis

Manager Penjualan

Grup Asuransi Jiwa Sentuh

Telepon: (888) 888-8888

Email: monica.lewis@email.com

Contoh email bisnis ke pelanggan

Kepada: Kendall Jennings

Re: Selamat datang di Life Touch Insurance Group – Dokumen Penting Terlampir

Lampiran: Dokumen Kebijakan Jennings

Pesan:

Halo Kendal,

Terima kasih telah mempercayakan Life Touch Insurance Group dengan kebutuhan asuransi jiwa keluarga Anda. Kami tahu bahwa mengamankan masa depan keuangan keluarga Anda adalah langkah penting bagi Anda dan keluarga. Kami menghargai bahwa Anda telah memilih kami untuk melindungi keamanan masa depan keluarga Anda. Saya telah melampirkan dokumen kebijakan Anda ke email ini. Dokumen-dokumen ini mencakup semua yang kami diskusikan selama pertemuan kami tentang liputan Anda. Jika Anda memiliki pertanyaan atau kekhawatiran tentang pertanggungan Anda setelah meninjau dokumen polis Anda, jangan ragu untuk menghubungi saya. Saya akan tetap menjadi agen asuransi jiwa pribadi Anda selama masa polis Anda. Terima kasih lagi untuk bisnis Anda.

Salam hangat

Monica Lewis

Manager Penjualan

Grup Asuransi Jiwa Sentuh

Telepon: (888) 888-8888

Email: monica.lewis@email.com

Tips menulis email bisnis

Berikut adalah beberapa tip umum yang perlu diingat saat menulis email bisnis:

• Kenali audiens Anda: Penting untuk mengetahui siapa audiens Anda sebelum Anda mulai menulis email bisnis. Sebagian besar email bisnis memerlukan nada, gaya, dan format formal agar tetap profesional. Nada email Anda harus tetap jelas dan positif. Namun, Anda mungkin dapat menggunakan gaya dan format yang tidak terlalu formal jika Anda mengenal penerima dengan baik.
• Gunakan empati saat menulis: Nada dan makna yang dimaksudkan dari komunikasi tertulis terkadang dapat menjadi tantangan bagi pembaca untuk ditentukan. Menggunakan empati saat menulis email Anda akan membantu Anda memastikan nada Anda tetap positif dan mencegah timbulnya kesalahpahaman.
• Pastikan email Anda diperlukan: Kebanyakan orang menerima banyak email setiap hari. Memastikan email Anda diperlukan sebelum mengirim email bisnis dapat membantu meningkatkan kemungkinan penerima benar-benar membuka, membaca, dan menanggapi email Anda.
• Pastikan penggunaan email sesuai: Meskipun email adalah alat komunikasi yang bagus untuk para profesional, beberapa jenis komunikasi lebih baik jika disampaikan melalui format lain seperti tatap muka atau melalui telepon. Penting untuk memastikan penggunaan email sesuai dengan apa yang Anda butuhkan untuk berkomunikasi sebelum mengirim email bisnis.
• Jaga agar email Anda tetap singkat: Menjaga agar email Anda tetap singkat dan langsung pada intinya dapat membantu Anda memastikan pesan email Anda jelas dan akan mendapatkan respons yang Anda harapkan dari penerima. Menjadi jelas dan tepat dalam komunikasi email Anda akan menghemat waktu pembaca dan membantu mereka memahami dengan jelas tujuan email Anda.

Email yang disusun dengan baik memberi penerima pesan yang ramah, jelas, ringkas, dan dapat ditindaklanjuti. Mempelajari cara menulis email yang memenuhi semua kriteria ini membutuhkan latihan.

Pertimbangkan tip dan praktik terbaik berikut untuk membantu Anda menulis email yang efektif dan profesional: Identifikasi tujuan Anda, pertimbangkan audiens Anda, buat tetap ringkas, periksa email Anda, gunakan etiket yang tepat dan ingat untuk menindaklanjuti.

Enam langkah untuk menulis email profesional

Jika Anda tidak yakin bagaimana memulai email, lima langkah berikut dapat membantu Anda membuat pesan profesional:

Identifikasi tujuan Anda

Sebelum Anda menulis email, tanyakan pada diri Anda apa yang Anda ingin penerima lakukan setelah mereka membacanya. Setelah Anda menentukan tujuan email Anda, Anda dapat memastikan semua yang Anda sertakan dalam pesan Anda mendukung tindakan ini. Misalnya, jika Anda ingin penerima meninjau laporan yang Anda lampirkan, beri tahu mereka apa laporan itu, mengapa Anda membutuhkannya untuk meninjaunya, jenis umpan balik yang Anda butuhkan dan kapan Anda perlu menyelesaikan tugas.

Pertimbangkan audiens Anda

Saat Anda menulis pesan email, pastikan nada Anda cocok dengan audiens Anda. Misalnya, jika Anda mengirim email kepada eksekutif bisnis yang belum pernah Anda temui, jaga agar email tetap rapi dan bebas dari lelucon atau informalitas apa pun. Di sisi lain, jika Anda mengirim email ke kolega yang memiliki hubungan baik dengan Anda, Anda mungkin menggunakan pendekatan yang tidak terlalu formal dan lebih ramah.

Tetap ringkas

Audiens Anda mungkin memiliki sedikit waktu untuk membaca email Anda, jadi buatlah sesingkat mungkin tanpa meninggalkan informasi penting. Cobalah untuk tidak membahas terlalu banyak subjek sekaligus karena hal ini dapat membuat pesan Anda menjadi panjang, menantang untuk dibaca, dan sulit untuk ditindaklanjuti. Saat mengedit email Anda, keluarkan informasi apa pun yang tidak relevan dengan topik yang Anda bahas. Gunakan kalimat pendek dan sederhana dengan menghilangkan kata-kata pengisi dan informasi asing. Ini akan membuat catatan Anda lebih pendek dan lebih mudah dibaca.

Koreksi email Anda

Email bebas kesalahan menunjukkan ketekunan dan profesionalisme. Sebelum Anda mengirim email, luangkan waktu untuk memeriksa kesalahan ejaan, tata bahasa, atau sintaksis. Juga, periksa kembali untuk memastikan Anda telah menyertakan lampiran apa pun yang mungkin telah Anda rujuk dalam pesan Anda. Jika ini adalah email penting bagi pemangku kepentingan kritis, Anda dapat meminta atasan langsung atau kolega tepercaya Anda untuk membacanya sebelum Anda mengirimkannya.

Gunakan etiket yang tepat

Cantumkan salam yang sopan dan penutup dengan suara yang ramah dan sopan. Selain itu, perhatikan penerima dan waktu mereka. Misalnya, kecuali dalam keadaan darurat, hindari mengirim email ke kontak yang menanyakan sesuatu di luar jam kerja atau saat mereka sedang cuti.

Ingatlah untuk menindaklanjuti

Kebanyakan orang menerima beberapa email per hari, sehingga mereka mungkin melewatkan atau lupa untuk membalas pesan Anda. Jika penerima belum membalas dalam dua hari kerja, pertimbangkan untuk menghubungi kembali dengan email tindak lanjut yang ramah.

Format dan struktur email formal

Ada lima elemen yang perlu dipertimbangkan saat memformat email Anda. Berikut adalah uraiannya masing-masing:

Baris subjek

Ini adalah frasa singkat yang merangkum alasan pesan Anda atau tujuan komunikasi Anda. Penting untuk menyertakan baris subjek saat mengirim email profesional sehingga audiens Anda tahu persis apa yang diharapkan dan dapat menemukan pesan dengan mudah jika diperlukan. Sebagai contoh:

“Follow Up: Product Presentation”

Salam

Ini adalah baris pertama email Anda dan biasanya bertindak sebagai salam. Sebagai contoh:

“Hi Mr. Samson,”

Tubuh

Sama seperti isi surat, di sinilah Anda akan membagikan pesan lengkap Anda. Sebagai contoh:

“Thank you for attending the new product presentation this afternoon. I’ve attached a video file of the full recording so you can share it with your team. Please let me know if you have any questions.”

Penutup

Ini adalah baris terakhir email Anda sebelum tanda tangan Anda dan harus mengakhiri pesan Anda. Ini juga tempat Anda dapat mengulangi permintaan apa pun yang Anda buat di badan pesan Anda. Sebagai contoh:

“I look forward to speaking with you on Wednesday. Thanks again!”

Tanda tangan

Tanda tangan adalah tempat Anda mengidentifikasi diri Anda berdasarkan nama, jabatan, dan informasi lain apa pun yang relevan dengan komunikasi Anda. Sebagian besar program email memungkinkan Anda menyetel tanda tangan tetap yang secara otomatis ditambahkan ke akhir setiap email yang Anda kirim.

“Sincerely,
Jillian Jones
Senior Software Engineer
ABC Company, Inc.”

Contoh email profesional

Berikut adalah tiga contoh email profesional:

Email ke kontak baru

Subject Line: UX Research Contract Opportunity

Hello Amal,

I hope this message finds you well. I’m reaching out today because I’m managing an application redesign project here at ABC Company and seeking a skilled UX research contractor to help analyze several sets of usability testing data.

This is a three-month project beginning February 1st, and we estimate it will take roughly 15 hours per week. All work can be completed remotely, but you’re welcome to use our workspace.

Please let me know if you’re interested in this project and we can set up some time to discuss the details further. I look forward to hearing from you.

Sincerely,
Alan Goto
User Experience Director
ABC Company, Inc.

Email ke grup

Subject Line: Marketing Meeting Canceled

Hi team,

The marketing strategy meeting scheduled for this afternoon has been canceled.

I apologize for the late notice, but I know everyone will welcome the extra time back in their day. We will reconvene at our regularly scheduled time next Wednesday.

Thanks,

Gretchen Van Buren
Senior Marketing Manager

Follow-up email

Subject Line: Re: Availability for Introductory Meeting

Hi Elizabeth,

I just wanted to check back in regarding the date for your meeting with Mr. Al-Jamil. Just let me know whether June 5 or June 6 works better for your schedule.

Thank you!

Adam Moore
Executive Assistant
123 Company

Baik Anda memasuki dunia kerja untuk pertama kalinya atau hanya ingin meningkatkan keterampilan komunikasi elektronik Anda, mempelajari cara menulis email profesional adalah keterampilan yang penting. Dengan menggunakan tip dan contoh di atas untuk memandu upaya email Anda, Anda akan menulis pesan yang efektif dalam waktu singkat.