Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan mengapa penting untuk mengembangkan keterampilan komunikasi dan menawarkan daftar cara untuk menjadi komunikator yang lebih baik.

Mengapa penting untuk meningkatkan keterampilan komunikasi?

Komunikasi yang jelas adalah landasan hubungan yang sukses. Keterampilan ini sangat penting untuk kehidupan pribadi dan profesional Anda. Baik Anda berinteraksi dengan pelanggan atau kolega lain, sebagian besar pekerjaan memerlukan komunikasi yang konsisten sebagai bagian dari tanggung jawab pekerjaan.

Keterampilan komunikasi yang baik dapat membantu Anda membangun hubungan yang positif, mengungkapkan keinginan dan kebutuhan Anda dengan jelas, serta memberikan pengertian kepada semua pihak.

Cara menjadi komunikator yang lebih baik

Anda dapat meningkatkan keterampilan komunikasi Anda dengan menggunakan beberapa strategi. Pertimbangkan daftar tip untuk mengembangkan kemampuan komunikasi Anda:

Dengarkan secara aktif

Banyak orang berpikir “komunikasi” identik dengan “berbicara”. Mendengarkan sama pentingnya, jika tidak lebih penting, daripada berbicara. Gunakan strategi mendengarkan aktif seperti mengangguk sebagai tanggapan terhadap suatu poin, menggunakan suara pengakuan dan melakukan upaya bersama untuk memproses apa yang Anda dengar daripada memikirkan apa yang akan Anda katakan selanjutnya.

Gunakan isyarat nonverbal

Isyarat nonverbal, seperti tersenyum dan gerakan terbuka, adalah alat yang hebat untuk membangun suasana hati untuk presentasi atau percakapan. Ini mengkomunikasikan kepada audiens Anda bahwa Anda berpikiran terbuka dan positif, yang seharusnya membuat mereka lebih menerima dan menerima pesan Anda.

Pahami konteksnya

Percakapan pribadi dengan seorang kolega membutuhkan gaya komunikasi yang berbeda dari presentasi untuk seluruh perusahaan. Ketahui cara menyusun bahasa Anda, tingkat volume yang digunakan, dan rasio yang tepat antara berbicara dan mendengarkan untuk situasi tersebut.

Biarkan keheningan

Keheningan dalam percakapan bisa menjadi hal yang positif. Biarkan keheningan alami terjadi saat berbicara dengan klien atau kolega. Ini memastikan mereka memiliki waktu untuk berbicara atau menanggapi dan memberi Anda waktu untuk memproses informasi baru dan merumuskan tanggapan yang jelas atau ide baru.

Gunakan kata kerja tindakan

Menggunakan kata kerja tindakan ketika Anda berbicara menunjukkan bahwa Anda adalah orang yang mengambil tindakan tegas. Variasikan pola bicara Anda dan gunakan banyak kata kerja tindakan untuk menyampaikan maksud Anda. Ini adalah strategi yang sangat berguna untuk pertemuan tenaga penjualan dengan klien atau bagi siapa saja untuk digunakan dalam tinjauan kinerja dengan supervisor.

Minta kejelasan

Luangkan waktu untuk meminta orang lain atau orang lain untuk mengulangi pemikiran mereka atau memperluas ide jika Anda membutuhkan kejelasan. Mengajukan pertanyaan menunjukkan kepada pihak lain bahwa Anda mendengarkan apa yang mereka katakan dan bahwa Anda benar-benar ingin memahami perspektif atau ide mereka.

Berhubungan dengan orang lain

Beberapa percakapan atau rapat bisa menjadi permusuhan ketika para peserta memiliki sudut pandang yang berbeda-beda. Pastikan hubungan tetap positif dengan menemukan ide yang dapat disetujui semua orang. Ini akan membantu melepaskan ketegangan dan menjaga komunikasi tetap terbuka dan produktif.

Lakukan penelitian

Sebelum pergi ke pertemuan klien atau memberikan presentasi, pastikan Anda telah melakukan penelitian yang memadai tentang subjek tersebut. Bersiaplah untuk setiap pertanyaan yang mungkin diajukan oleh pelanggan atau kolega Anda dan tuliskan statistik, biaya, atau fakta dan angka penting lainnya untuk referensi jika Anda membutuhkannya. Mempersiapkan diri terlebih dahulu dapat membantu Anda merasa lebih percaya diri saat berkomunikasi.

Arahkan percakapan

Beberapa percakapan dapat beralih ke topik yang tidak ingin Anda diskusikan atau yang tidak relevan dengan tujuan rapat atau diskusi. Siapkan beberapa frasa atau kalimat pembuka untuk mengalihkan percakapan jika diperlukan. Pertimbangkan untuk menggunakan bahasa seperti, “Mari kita ingat mengapa kita di sini…” atau “Ya, tapi mari kita fokuskan kembali…” untuk mengembalikan percakapan ke maksudnya.

Belajar mendongeng

Membingkai tujuan Anda dengan cara yang menghibur sangat berguna saat memberikan presentasi atau pertemuan dengan klien baru. Gunakan penyewa cerita untuk membantu Anda menyusun presentasi yang menghibur, efektif, dan menarik

Mulailah dengan hook untuk menarik perhatian audiens Anda, berikan eksposisi untuk latar belakang dan kemudian masukkan narasi atau nada. Penggunaan struktur bercerita dapat membantu pesan Anda lebih efektif.

Santai

Gunakan teknik relaksasi seperti menarik napas dalam-dalam dan secara aktif melepaskan ketegangan di bahu Anda untuk membantu Anda merasa percaya diri sebelum memulai dialog penting. Gunakan strategi ini baik Anda memberikan presentasi besar atau melakukan percakapan empat mata dengan rekan kerja.

Identifikasi tujuan Anda

Sebelum Anda memulai percakapan atau presentasi Anda, miliki satu tujuan utama yang ingin Anda sampaikan kepada audiens Anda. Mulailah percakapan dengan tujuan itu dan kemudian tambahkan klarifikasi dan detail saat Anda melanjutkan. Segera fokus pada poin kunci Anda memastikan bahwa semua peserta lain tahu apa yang harus mereka fokuskan saat percakapan atau presentasi berkembang.

Singkat

Gunakan jumlah kata paling sedikit yang Anda bisa saat berbicara. Sama seperti menyatakan poin kunci Anda di awal percakapan, singkatnya membantu menyoroti aspek penting dari komentar Anda. Ini juga membantu menjaga keseimbangan percakapan dengan memberikan banyak kesempatan kepada pihak lain untuk berbicara.

Berlatih berbicara di depan umum

Jika pekerjaan Anda memerlukan presentasi reguler atau keterlibatan berbicara di depan umum, pertimbangkan untuk mengambil kursus berbicara di depan umum atau bergabung dengan klub untuk berbicara di depan umum. Latihan adalah cara terbaik untuk meningkatkan dengan mempresentasikan di depan kelompok yang cukup besar dan mendapatkan kepercayaan diri.

Pilih momen yang tepat

Tunggu saat terbaik untuk membagikan pemikiran atau ide Anda saat berbicara dengan kelompok besar. Memperkenalkan ide-ide Anda pada saat yang tepat sama pentingnya dengan mengutarakan ide-ide tersebut dengan jelas. Tunggu sampai ada momen hening atau saat percakapan berhubungan langsung dengan masukan Anda.

Prioritaskan empati daripada emosi

Dalam diskusi yang kontroversial, terlalu mudah membiarkan emosi mendikte respons Anda. Alih-alih membiarkan perasaan kuat Anda menginformasikan respons Anda, gunakan empati untuk berhubungan dengan peserta lain dalam rapat atau diskusi. Luangkan waktu sejenak untuk membiarkan emosi Anda tenang sebelum menanggapi percakapan dengan stres tinggi.

Beri komentar bila diperlukan

Jika orang lain dalam percakapan menjadi terlalu emosional atau diskusi menjadi terlalu negatif, angkat bicara untuk menyatukan kelompok dan melepaskan ketegangan apa pun. Pertimbangkan untuk menyarankan istirahat atau meluangkan beberapa menit bagi semua orang untuk menuliskan pemikiran mereka untuk membantu memfokuskan kembali percakapan.

Validasi poin sebelumnya

Setelah orang lain berbagi, luangkan waktu sejenak untuk memvalidasi dan mengenali apa yang mereka katakan sebelum menambahkan pemikiran Anda sendiri. Ini menunjukkan bahwa Anda mendengarkan saat mereka berbicara dan memahami apa yang mereka katakan. Taktik ini juga membantu menjaga semua orang tetap tenang dan memastikan bahwa orang-orang merasa dipahami.

Perhatikan nada bicara Anda

Perhatikan nada bicara Anda saat berbicara. Tersenyumlah saat Anda bisa—ini akan membantu menjaga suara Anda tetap ringan dan nada suara Anda tetap positif. Jika Anda mulai terdengar marah atau gugup, tarik napas dalam-dalam dan fokuskan kembali energi Anda untuk menyesuaikan nada suara.

Miliki reaksi Anda

Anda mungkin menemukan diri Anda dalam percakapan atau diskusi di mana Anda tidak setuju dengan peserta lain. Dalam beberapa kasus, tidak apa-apa untuk masuk ke dalam diskusi yang menguraikan perbedaan Anda.

Namun, jika itu bukan tujuan percakapan, ingatlah bahwa Anda mengendalikan bagaimana Anda bereaksi terhadap ide atau informasi yang tidak Anda setujui. Arahkan kembali percakapan atau fokuslah untuk menemukan kesamaan daripada mengambil sikap yang berlawanan.

Setuju dengan perasaan

Taktik lain untuk mengelola ketidaksepakatan adalah untuk memvalidasi perasaan orang lain tanpa setuju dengan ide-ide mereka. Katakan, “Itu juga akan membuat saya merasa kesal,” atau “Saya mengerti rasa frustrasi Anda,” untuk membantu menghilangkan ketegangan dan menjaga percakapan atau diskusi tetap produktif.

Dalam artikel ini, kita akan membahas mengapa komunikasi yang efektif itu penting dan praktik terbaik untuk menjadi komunikator yang efektif.

Apa itu komunikator yang efektif?

Seorang komunikator yang efektif adalah seseorang yang menyampaikan pesan mereka secara menyeluruh dan menerima dan responsif terhadap masukan orang lain. Mereka yang merupakan komunikator yang kuat berbicara dengan jelas, langsung, menggunakan bahasa yang mudah dipahami. Mereka biasanya tegas dengan perasaan dan sudut pandang mereka, tetapi mereka juga terbuka untuk saran dari orang lain. Saat mendengarkan, komunikator yang efektif melakukan kontak mata dan menggunakan bahasa afirmatif seperti “Saya mendengar Anda” atau “Saya mengerti kekhawatiran Anda.”

Beberapa ciri umum komunikator yang efektif meliputi:

Berkontribusi secara aktif ke tempat kerja mereka: Komunikator yang efektif kemungkinan besar merupakan pusat operasi bisnis. Para profesional ini mengetahui tujuan perusahaan dan mahir berkomunikasi dengan rekan kerja mereka. Mereka juga tahu bagaimana mendengarkan orang lain dan mengambil arahan sesuai kebutuhan.

Dipercaya oleh orang lain: Karena komunikator yang efektif berbicara dengan jujur ​​dan mendengarkan dengan seksama, mereka biasanya menjadi orang pertama yang didatangi orang lain untuk meminta nasihat. Akan lebih mudah untuk berbicara dengan seseorang secara terbuka jika Anda tahu masukan Anda penting.

Mengekspresikan diri mereka secara bebas: Individu dengan keterampilan komunikasi yang efektif memahami pentingnya berterus terang dengan pendapat atau ide mereka. Selama proyek-proyek penting di tempat kerja, misalnya, seorang komunikator yang efektif akan mengatakan ketika mereka berpikir tim mereka memiliki rencana yang solid atau jika ada sesuatu yang perlu disesuaikan. Namun, mereka memastikan untuk tetap tegas dan hormat jika mereka tidak setuju dengan orang lain.

Miliki gaya komunikasi mereka sendiri: Bagian dari menjadi komunikator yang efektif adalah membuat masukan Anda mudah diingat. Misalnya, ketika komunikasi Anda unik, orang lain mungkin lebih mungkin mengingat ide Anda ketika mereka membutuhkan perspektif lain. Gaya komunikasi Anda dapat mencakup infleksi dalam pidato Anda, postur tubuh Anda, termasuk humor atau cerita pribadi atau lainnya.

Dapat membuat topik yang kompleks menjadi sederhana: Saat mengomunikasikan ide-ide yang kompleks, komunikator yang efektif harus tahu bagaimana menguraikan informasi dengan cara yang dapat dipahami oleh kebanyakan orang. Seorang profesor sastra, misalnya, harus bisa menjelaskan puisi untuk kelas mahasiswa yang tidak rutin membaca puisi. Manajer pemasaran dapat menggunakan komunikasi yang efektif untuk menjelaskan pengoptimalan mesin telusur kepada pemangku kepentingan yang tidak terbiasa dengan mengarahkan lalu lintas web.

Mengapa komunikasi yang efektif itu penting?

Komunikasi yang efektif dapat membantu hubungan pribadi dan profesional berfungsi lebih kooperatif dan produktif. Ketika Anda tahu bagaimana membuat poin Anda jelas dan memahami masukan dari orang lain, Anda mungkin akan menjadi bagian yang berharga dari sebuah tim. Tim di tempat kerja yang dapat berbicara dan mendengarkan secara efektif lebih siap untuk mencapai tujuan perusahaan sambil mempertahankan hubungan yang kuat.

Bagaimana menjadi komunikator yang efektif

Menjadi komunikator yang efektif membutuhkan latihan terus menerus. Anda dapat mengembangkan keterampilan komunikasi Anda dengan mengikuti langkah-langkah berikut:

• Ketahui tujuan Anda
• Identifikasi audiens Anda
• Punya rencana
• Dengarkan secara aktif
• Bicaralah dengan jelas
• Gunakan bahasa tubuh yang sesuai
• Mudah didekati

Ketahui tujuan Anda

Ada banyak jenis pidato, antara lain persuasif, informatif, instruktif dan lain-lain. Mengetahui apa yang ingin Anda capai dalam komunikasi dapat membantu Anda merencanakan strategi. Jika Anda berharap untuk menginformasikan audiens Anda, misalnya, Anda dapat memasukkan statistik untuk memberikan kredibilitas pesan Anda. Pidato persuasif dapat mencakup lebih banyak daya tarik emosional untuk membantu audiens Anda mengidentifikasi pesan Anda.

Identifikasi audiens Anda

Penting juga untuk mengetahui kepada siapa Anda mempresentasikan sehingga Anda dapat membuat keputusan yang efektif untuk komunikasi Anda. Misalnya, jika Anda seorang penjual yang menawarkan produk baru ke klien lama, Anda mungkin bisa lebih santai dan humoris daripada jika Anda seorang dokter yang mempresentasikan temuan penelitian di konferensi medis. Banyak faktor yang dapat memengaruhi cara Anda menyusun komunikasi, termasuk usia audiens, status profesional seperti apakah mereka adalah supervisor Anda, apakah Anda berharap untuk menjual sesuatu kepada mereka, dan lain-lain.

Punya rencana

Untuk berkomunikasi dengan cara yang melibatkan audiens Anda, sebaiknya rencanakan masukan Anda terlebih dahulu. Jika Anda seorang perencana kota yang mengajukan ide untuk taman baru, misalnya, Anda harus tahu di mana taman itu akan ditempatkan, bagaimana kota dapat membayarnya, dan poin penting lainnya. Anda juga harus mempertimbangkan kemungkinan keberatan yang mungkin dimiliki audiens Anda dan mempersiapkan tanggapan terlebih dahulu. Sebagai perencana kota yang mengusulkan taman baru, Anda dapat mempertimbangkan apakah warga akan berpikir penggunaan dana lain lebih tepat, dan menemukan cara untuk mengatasi masalah mereka.

Dengarkan secara aktif

Pendengar aktif dapat mengkomunikasikan minat mereka pada apa yang dikatakan pembicara. Ini dapat mencakup mempertahankan postur tegak dan kontak mata dan menjaga gerakan lain seminimal mungkin. Untuk menunjukkan minat, Anda juga harus secara berkala memberi tahu peserta lain bahwa Anda memahami apa yang mereka katakan. Selain konfirmasi verbal, Anda juga dapat mengajukan pertanyaan klarifikasi seperti “Apa yang Anda inginkan terjadi sekarang”, atau “Bagaimana saya dapat membantu Anda dengan rencana Anda?”

Bicaralah dengan jelas

Berbicara dengan jelas mencakup berbagai faktor, seperti nada, volume, dan kecepatan. Pastikan nada bicara Anda sesuai dengan audiens, misalnya, bersikap formal dengan dewan direksi dan santai dengan sekelompok teman. Jika Anda berbicara kepada sekelompok orang di ruangan yang besar, volume yang keras mungkin paling tepat. Selain itu, pastikan Anda berbicara dengan kecepatan yang dapat diikuti oleh pendengar.

Gunakan bahasa tubuh yang sesuai

Apakah Anda sedang duduk atau berdiri, menjaga postur tegak menunjukkan mendengarkan secara aktif. Jika Anda berada dalam kelompok kecil, pertahankan kontak mata agar pembicara tahu bahwa Anda terlibat dalam percakapan. Dalam kelompok ukuran apa pun, pertahankan gangguan seminimal mungkin, seperti hanya melihat ponsel Anda dalam keadaan darurat.

Mudah didekati

Selain melatih keterampilan mereka dalam percakapan, komunikator yang efektif harus memberi kesan bahwa mereka mengundang lebih banyak komunikasi. Di tempat kerja, komunikator yang efektif sangat ingin mendengar masukan rekan kerja mereka dan kemungkinan akan memiliki kebijakan pintu terbuka atau menjadikannya prioritas untuk berkomunikasi dengan orang lain. Ketika individu tahu sudut pandang mereka dihargai dan disambut, mereka seharusnya lebih cenderung mendekati Anda dengan masalah atau ide apa pun.

Apa yang harus dihindari untuk menjadi komunikator yang lebih efektif

Setelah Anda mengetahui komponen dasar menjadi komunikator yang efektif, Anda juga dapat mengetahui apa yang harus dihindari. Berikut adalah beberapa masalah umum yang harus diperhatikan ketika bekerja untuk menjadi komunikator yang lebih efektif:

Terburu-buru atau berjalan lambat: Bagian penting dari komunikasi yang efektif adalah menyajikan informasi Anda dengan cara yang mudah diikuti oleh audiens atau pihak lain. Jika Anda berbicara terlalu lambat, pendengar Anda mungkin menjadi tidak sabar. Pidato yang terburu-buru mungkin tidak memberikan waktu kepada pendengar untuk memproses pesan Anda. Sebaliknya, pertahankan kecepatan yang seimbang sehingga audiens Anda memiliki cukup waktu untuk memproses informasi Anda dan mengajukan pertanyaan atau pernyataan sebagai tanggapan.

Emosi yang tidak terkendali: Ketika Anda berbicara tentang sesuatu yang Anda sukai, mudah untuk membiarkan emosi Anda memengaruhi komunikasi Anda. Sebaiknya hindari menunjukkan kemarahan, kekecewaan, atau orang lain saat Anda berkomunikasi. Ketika Anda dapat mempresentasikan ide-ide Anda secara objektif, akan lebih mudah bagi audiens Anda untuk memikirkan bagaimana masukan Anda berlaku untuk mereka dan bagaimana mereka dapat merespons secara efektif.

Kehilangan fokus: Waktu sangat berharga, dan mendiskusikan masalah di luar topik dapat mengurangi efektivitas komunikasi Anda. Misalnya, jika Anda memulai percakapan dengan tim Anda tentang rencana konstruksi baru, Anda sebaiknya menghindari membahas apa pun yang tidak terkait langsung dengan penyelesaian proyek. Mempertahankan fokus yang solid saat Anda berkomunikasi dapat membantu pendengar Anda memahami harapan Anda atas tindakan mereka setelah diskusi. Saat Anda menjadi pendengar dalam skenario, kehilangan fokus dapat mengomunikasikan kepada pembicara bahwa Anda tidak tertarik dengan apa yang mereka katakan. Untuk membina hubungan yang kuat, pastikan mereka memahami masukan mereka penting dengan mempertahankan kontak mata dan sesekali menanggapi dengan frasa seperti “Saya mengerti maksud Anda” atau “Ya, saya mengerti.”

Inkonsistensi: Agar Anda menjadi komunikator yang efektif, pastikan Anda mempertahankan posisi Anda sekonsisten mungkin. Misalnya, jika Anda seorang supervisor, menjadi konsisten mungkin termasuk berpegang pada gaya manajemen yang sama selama masa jabatan Anda.

Menyela: Komunikator yang efektif dapat membaca situasi untuk mengetahui kapan harus merespons. Penting untuk membiarkan peserta percakapan lain menyampaikan semua pemikiran mereka sebelum Anda menawarkan pemikiran Anda. Ini dapat menunjukkan kepada pihak lain bahwa Anda mempertimbangkan ide-ide mereka dan cara terbaik untuk memenuhi harapan mereka tentang bagaimana melanjutkan setelah diskusi.