Apa itu umpan balik?

Umpan balik adalah proses mengevaluasi, mendiskusikan, dan mengatur kinerja karyawan. Ini adalah tindakan yang digunakan untuk menawarkan informasi konstruktif kepada anggota tim. Proses memberi umpan balik menciptakan hubungan kerja yang terbuka antara pemimpin dan anggota tim, yang memungkinkan masing-masing memahami kemajuan mereka menuju tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

Umpan balik adalah sarana perbaikan. Ini membantu individu membentuk tindakan mereka untuk lebih memenuhi kebutuhan atasan atau pemimpin tim. Umpan balik hanyalah salah satu tugas wajib supervisor atau manajer dan dimaksudkan untuk mendorong tim mereka mencapai tujuan dan mengikuti pedoman perusahaan.

Berikut adalah beberapa elemen umum dari umpan balik yang efektif:

• Ketepatan waktu: Umpan balik yang paling efektif adalah tepat waktu. Tawarkan umpan balik ketika anggota tim dapat mengambil tindakan untuk meningkatkan, baik segera atau segera setelah acara yang bersangkutan.
• Komunikatif: Umpan balik komunikatif menciptakan lingkungan kolaboratif. Dibandingkan dengan umpan balik tertulis, umpan balik komunikatif memungkinkan anggota tim untuk mengajukan pertanyaan atau mendapatkan lebih banyak kejelasan.
• Konstruktif: Umpan balik yang efektif bersifat konstruktif, menawarkan solusi positif. Hanya menawarkan umpan balik pada tindakan atau tugas yang dapat ditingkatkan.
• Spesifik: Kekhususan dalam umpan balik penting agar anggota tim memahami area kekuatan dan kelemahan mereka. Hal ini memungkinkan mereka untuk meningkatkan keterampilan tertentu.
• Detil: Memberikan detail dengan umpan balik dapat membantu anggota tim mengembangkan pemahaman yang lebih jelas tentang area yang dapat mereka tingkatkan. Tawarkan detail spesifik tentang acara dan tugas.

Bagaimana umpan balik meningkatkan kinerja

Umpan balik adalah bagian penting dalam meningkatkan kinerja tim. Umpan balik dapat mencapai tujuan berikut dalam pengaturan tim:

Memberikan arah

Umpan balik memberikan arahan dengan mengidentifikasi indikator kinerja dan memungkinkan anggota tim untuk memahami kemajuan mereka menuju suatu tujuan.

Memotivasi anggota

Tim yang termotivasi seringkali merupakan tim yang produktif. Umpan balik dapat mendorong anggota tim untuk menyelesaikan tujuan dan sasaran. Umpan balik juga dapat membantu Anda lebih memahami kekuatan dan kelemahan tim Anda, memungkinkan Anda untuk mengembangkannya dan lebih memotivasi anggota tim.

Meningkatkan kinerja individu

Umpan balik tim juga dapat meningkatkan kinerja setiap anggota tim. Ketika setiap anggota tim memahami peran mereka dalam tim dan tugas yang diharapkan untuk diselesaikan, tim dapat menyelesaikan lebih banyak tujuan.

Mendorong keterlibatan

Umpan balik yang efektif adalah dua sisi. Ketika anggota tim memiliki kesempatan untuk memberikan umpan balik, mereka lebih mungkin untuk terlibat. Anggota tim yang terlibat akan sering memiliki kinerja yang lebih baik.

Jenis umpan balik tim

Jenis umpan balik yang Anda pilih saat bekerja dengan tim Anda akan bervariasi tergantung pada tujuan umpan balik. Berikut adalah beberapa jenis umpan balik yang paling populer dalam lingkungan bisnis:

• Umpan balik 360 derajat
• Kritik membangun
• pelatihan
• Evaluasi

Umpan balik 360 derajat

Umpan balik 360 derajat memungkinkan semua anggota tim dan pemimpin untuk terlibat dalam proses umpan balik. Bentuk umpan balik ini bersifat rahasia dan berasal dari seluruh tim kerja, bukan hanya manajemen atau pemimpin tim. Umpan balik mungkin termasuk rekan kerja, bawahan langsung, dan manajer. Metode skala penilaian digunakan dan mencakup pertanyaan yang telah dirancang sebelumnya. Individu kemudian diizinkan untuk meninggalkan komentar tertulis. Orang yang dinilai juga akan mengisi formulir yang sama, menilai dirinya sendiri.

Umpan balik 360 derajat menawarkan keuntungan sebagai berikut:

• Menawarkan wawasan tentang keterampilan khusus yang dapat ditingkatkan oleh anggota tim
• Memberi anggota tim pemahaman yang lebih baik tentang umpan balik dari seluruh tim
• Memungkinkan anggota tim untuk membangun kekuatan saat ini
• Mendorong anggota tim untuk lebih memahami peran dan harapan tim mereka

Kritik yang membangun

Kritik konstruktif adalah jenis umpan balik yang mencakup pernyataan positif dan negatif. Anggota tim yang menerima umpan balik negatif terus-menerus pada akhirnya mungkin merasa mereka tidak mampu. Dengan menawarkan umpan balik yang menyoroti positif dan negatif, Anda dapat memotivasi dan mendorong pada saat yang sama.

Umpan balik yang konstruktif menawarkan keuntungan sebagai berikut:

• Memberi anggota tim perspektif baru tentang pencapaian dan bidang peningkatan
• Menciptakan hubungan saling percaya antara Anda dan anggota tim
• Memberi anggota tim area spesifik dan terukur yang dapat mereka tingkatkan
• Mengidentifikasi solusi aktual untuk masalah

Pelatihan

Metode umpan balik umum lainnya adalah model umpan balik pembinaan. Dalam model ini, pertama-tama Anda mendorong anggota tim Anda untuk menawarkan umpan balik kepada diri mereka sendiri. Dari sana, Anda dan anggota tim mempertimbangkan umpan balik yang dinilai sendiri saat Anda memberikan masukan, bertindak sebagai pelatih.

Umpan balik pelatihan menawarkan keuntungan sebagai berikut:

• Mendorong anggota tim untuk mengembangkan keterampilan umpan balik
• Membantu Anda memahami kekhawatiran setiap anggota tim
• Menciptakan hubungan kolaboratif

Evaluasi

Jenis evaluasi dari permintaan umpan balik Anda dan anggota tim Anda menggunakan alat penilaian untuk menilai kinerja. Skor tersebut kemudian dibandingkan dan didiskusikan bersama. Metode umpan balik ini berguna dalam pengaturan kerja di mana kinerja dapat dievaluasi secara numerik.

Umpan balik evaluasi menawarkan keuntungan sebagai berikut:

• Menciptakan lingkungan di mana Anda dapat mendiskusikan kinerja secara terbuka
• Mendorong anggota tim untuk mempertimbangkan kinerja berdasarkan angka yang terukur
• Memberikan metode peningkatan yang terukur

Bagaimana memberikan umpan balik yang efektif

Umpan balik adalah kualitas kepemimpinan yang penting, terlepas dari gaya kepemimpinan Anda. Cobalah langkah-langkah ini untuk memperkuat keterampilan umpan balik Anda yang ada dan mengembangkan keterampilan kepemimpinan Anda:

• Pahami tujuan Anda memberikan umpan balik.
• Masukkan umpan balik secara tertulis terlebih dahulu.
• Buat jadwal.
• Terima umpan balik.

Pahami tujuan Anda memberikan umpan balik

Pertimbangkan tujuan Anda untuk memberikan umpan balik. Mungkin untuk meningkatkan kekuatan dan memperbaiki kelemahan anggota tim Anda atau untuk mendorong tim Anda bergerak cepat menuju tujuan bersama. Memahami tujuan Anda untuk memberikan umpan balik dapat membantu Anda saat menentukan pendekatan terbaik untuk diambil.

Masukan umpan balik secara tertulis terlebih dahulu

Dengan menempatkan umpan balik yang Anda maksudkan secara tertulis terlebih dahulu, ini dapat membantu Anda memastikan bahwa Anda spesifik, jujur, dan tepat waktu. Umpan balik harus disengaja, dan menuliskannya terlebih dahulu mendorong Anda untuk memahami niat Anda. Ini juga memungkinkan Anda untuk mengevaluasi umpan balik Anda untuk kejelasan, memastikan bahwa itu konstruktif dan memiliki rencana yang jelas untuk percakapan Anda.

Buat jadwal

Umpan balik yang teratur adalah penting. Hari-hari yang sibuk atau tugas kerja yang sering dapat membuat sulit untuk mempertahankan umpan balik rutin. Membuat jadwal tinjauan mingguan atau bulanan dapat membantu Anda mengikuti tugas penting ini sambil memastikan anggota tim Anda tahu kapan harus mengharapkan umpan balik. Jadwal juga memungkinkan Anda untuk tepat waktu dengan memberikan umpan balik sesegera mungkin setelah acara penting.

Terima umpan balik

Belajar untuk menerima umpan balik dapat membantu Anda meningkatkan keterampilan Anda tidak hanya untuk memberikan umpan balik yang efektif tetapi juga sebagai pemimpin tim. Anda dapat menciptakan hubungan yang lebih saling percaya dengan anggota tim Anda saat Anda terbuka terhadap umpan balik mereka. Coba terapkan jadwal atau rencana lain untuk menerima umpan balik dari anggota tim Anda, seperti metode 360 ​​derajat.

Perubahan teknologi, perkenalan produk baru atau perubahan kebijakan dan prosedur merupakan alasan mengapa Anda perlu untuk melakukan training.

Sebagian besar dari karir berfokus pada penciptaan tenaga kerja yang efektif. Dan saya merupakan orang yang selalu mendukung perusahaan untuk selalu mengadakan training dan pengembangan pekerja secara berkala. Mengapa? Karena karyawan yang terlatih menghasilkan pekerjaan dengan kualitas yang lebih tinggi dan pada umumnya mereka dapat memanfaatkan waktu dengan sangat efektif. Mereka lebih siap untuk menghadapi tantangan di masa depan dan siap untuk mendapatkan peran lebih dalam organisasi Anda.

Saya sebelumnya telah menulis beberapa artikel tentang cara meningkatkan kinerja karyawan di organisasi Anda. Hal tersebut mencakup tujuan yang jelas, menghilangkan rintangan internal dalam perusahaan, menekankan training dan pengembangan karyawan, memotivasi staf dan menghadapi karyawan yang tidak mampu atau tidak mau melakukan pekerjaan mereka dengan baik.

Bisnis merupakan tentang mencari tahu apa yang harus dilakukan dan membuat orang melakukannya. Oleh karena itu, dengan fokus pada dua tujuan tersebut akan membuat bisnis Anda berjalan dengan baik. Sekarang, kita akan membahas apa yang dapat diambil oleh pemilik bisnis dan manajer pada training.

Pertama, saya ingin mengingatkan: Training dan pengembangan tidak selalu menjadi jawabannya. Jangan terjebak dalam perangkap yang berbunyi, “Jika karyawan saya berkinerja buruk, saya harus memberikan lebih banyak training.” Sebagai gantinya, tanyakan terlebih dahulu beberapa pertanyaan berikut untuk mengetahui mengapa karyawan Anda memiliki kinerja yang buruk.

1. Apa yang karyawan saya lakukan atau tidak lakukan yang dapat menimbulkan masalah di dalam organisasi saya?
2. Apakah karyawan mengetahui bagaimana melakukan tindakan / proses / prosedur yang spesifik tersebut?
3. Apakah karyawan diberikan waktu yang cukup untuk menjadi mahir?

Jika jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini adalah ya, maka pelatihan bukanlah solusinya.

Tetapi jika jawaban atas pertanyaan Anda tidak, tanyakan pertanyaan ini: “Apa yang sebenarnya saya inginkan agar karyawan saya dapat lakukan hal yang berbeda sebagai hasil training? Apakah mereka perlu mengenali masalah kualitas? Apakah mereka dapat menjawab pertanyaan pelanggan dengan lebih lengkap dan secara akurat sehingga mereka bisa melakukan lebih banyak penjualan?

Setelah Anda menganalisis kebutuhan, tentukan keputusan Anda selanjutnya “menciptakan atau membeli (jasa training).” Apakah Anda memiliki keterampilan dan sumber daya untuk menyediakan training secara internal, atau lebih masuk akal untuk melibatkan sumber daya di luar organisasi Anda untuk mengembangkan dan  memberikan training?

Training yang dilakukan oleh internal organisasi

Banyak organisasi yang memberikan orientasi dan training kerja kepada karyawan baru secara internal. Training ini biasanya terdiri dari satu atau lebih karyawan berpengalaman yang menyampaikan pengetahuannya kepada karyawan baru.

Karena organisasi kecil seringkali tidak memiliki proses yang terdokumentasi dengan baik, maka keberhasilan dari program semacam ini bisa bervariasi. Training semacam ini sangat bergantung pada keterampilan karyawan berpengalaman dalam memberikan informasi secara konsisten.

Jika seorang karyawan baru gagal “menangkap,” pengetahuan yang diberikan, seringkali mereka yang  disalahkan, bukan pembimbing mereka atau proses training itu sendiri.

Berdasarkan pengalaman, saya menemukan bahwa apa yang diyakini oleh karyawan sebagai “proses” bergantung sepenuhnya pada siapa yang sebelumnya melatih mereka. Jadi, saya mengambil tindakan untuk mengembangkan proses yang jelas; saya menugaskan bagian sumber daya internal untuk melatih kembali staf back office. Hal ini memecahkan masalah yang sering terjadi dalam proses training, sekaligus menciptakan proses yang konsisten untuk training di masa depan.

Training internal semacam ini bisa menjadi sangat efektif, namun mengharuskan pimpinan organisasi menentukan tujuan training, mengembangkan proses / kurikulum dan memberikan informasi yang memaksimalkan probabilitas karyawan dalam melakukan pekerjaan mereka dengan cara yang Anda inginkan.

Training internal juga mengharuskan sebuah proses evaluasi. Menentukan apakah organisasi memiliki waktu dan keahlian untuk mengembangkan dan menjalankan program sangat menentukan keberhasilan organisasi.

Training yang dilakukan diluar organisasi (Pihak ketiga)

Terkadang lebih baik melakukan training dengan menggunakan sumber daya dari luar. Organisasi dapat menggunakan pengembangan sumber daya manusia (HRD) profesional dengan berbagai cara:

• Menentukan kebutuhan pelatihan: Profesional HRD yang berpengalaman dapat melakukan survei, kelompok fokus, wawancara dan teknik lain untuk membantu sebuah organisasi menentukan kesenjangan keterampilan dan pengetahuan dalam angkatan kerjanya. Analisis kesenjangan dapat memastikan kebutuhan yang tepat, yang memungkinkan organisasi untuk menargetkan training dan pengembangan kepada setiap individu sehingga dapat menghemat waktu dan uang.
• Mengembangkan kurikulum: Terkadang organisasi mengetahui apa yang dibutuhkannya, namun tidak memiliki waktu atau keahlian untuk menciptakan program dan materi. Dalam hal ini, perusahaan harus menyewa ahli dari luar untuk bekerja dengan satu atau lebih pakar untuk menyusun materi pelajaran internal organisasi dan mengembangkan kurikulum.
• Menyampaikan informasi: Jika Anda menginginkan sebuah pesan yang mendapat perhatian khusus, maka dengan memiliki ahli “pakar” dari luar mungkin akan membuat penyampaian informasi menjadi lebih baik.
• Menentukan apa yang ingin dicapai: Pakar dari luar mungkin dapat membantu Anda menentukan metode terbaik untuk menyampaikan sebuah informasi. Apakah organisasi Anda lebih cocok untuk menggunakan metode kelas, menggunakan komputer, melalui studi mandiri atau kombinasi dari metode tersebut? Seorang profesional HRD yang berpengalaman dapat membantu Anda menentukan metodologi yang paling efektif namun tetap berada pada tujuan yang ingin Anda capai.
• Mengevaluasi pelatihan: Terakhir, seorang profesional HRD dapat membantu Anda menentukan keefektifan pelatihan Anda. Berapa banyak dan apa yang peserta pelajari? Pengetahuan, keterampilan dan perilaku apa yang mereka gunakan dalam pekerjaan mereka dan apakah perubahan tersebut memiliki efek yang diinginkan? Mengukur hasil pelatihan Anda dan menentukan ROI dapat membantu Anda memperbaiki proses pelatihan Anda.

Entah apakah Anda memutuskan untuk menilai kebutuhan, mengembangkan dan memberikan pelatihan Anda secara internal atau menggunakan keterampilan seorang ahli untuk membantu beberapa atau semua prosesnya, namun fokus harus Anda tetap berada pada peningkatan keterampilan dan kinerja karyawan. Jika Anda fokus pada hasil, maka pelatihan yang Anda lakukan akan menguntungkan organisasi Anda.