Dalam artikel ini, kami membahas mengapa komunikasi penting dalam bisnis dan lima cara Anda dapat meningkatkan keterampilan komunikasi bisnis Anda.

Jenis komunikasi bisnis

Komunikasi bisnis hadir dalam beberapa bentuk berbeda dan tidak terbatas pada ucapan. Perusahaan bekerja dengan berbagai macam orang dan bisnis lain, mendorong mereka untuk berkomunikasi dalam berbagai media. Agar efektif, perhatian diberikan pada nada dan kejelasan pesan terlepas dari metode komunikasinya.

Ada empat metode standar komunikasi bisnis:

• Komunikasi verbal adalah penggunaan suara Anda untuk menyampaikan ide atau menyampaikan pendapat. Contohnya termasuk rapat virtual, panggilan telepon, dan percakapan langsung.
• Komunikasi visual adalah penggunaan gambar atau grafik untuk membuat ide menjadi jelas. Contohnya termasuk grafik, peta, infografis dan video.
• Komunikasi nonverbal adalah pesan yang kita kirim dan terima melalui perilaku. Contohnya mungkin termasuk bahasa tubuh, gerak tubuh, pakaian dan ekspresi wajah.
• Komunikasi tertulis adalah apa yang kita sampaikan melalui media cetak atau digital. Contohnya termasuk email, surat, memo, laporan dan dokumentasi lainnya.

Mengapa komunikasi penting dalam bisnis?

Komunikasi dalam bisnis penting untuk menyampaikan pesan yang jelas dan kuat tentang strategi, layanan pelanggan, dan branding. Bisnis yang membangun merek mencerminkan pesan konsisten yang disesuaikan dengan audiensnya. Komunikasi internal membangun hubungan baik antara karyawan dan manajer dan mendorong kerja tim dan kolaborasi.

Komunikator yang baik sangat penting untuk margin keuntungan dan reputasi bisnis. Karyawan yang berkomunikasi dengan baik dan memahami visi perusahaan membantu kesuksesan perusahaan. Menggunakan keterampilan komunikasi yang efektif dapat menguntungkan bisnis dan karyawannya dalam berbagai cara, termasuk:

• Membangun tim yang lebih baik
• Mencegah kesalahpahaman dan konflik
• Meningkatkan layanan pelanggan
• Memenuhi tujuan dan meraih kesuksesan
• Mempromosikan kreativitas dan inovasi
• Memajukan prospek karir individu

Membangun tim yang lebih baik

Komunikasi yang efektif membangun suasana positif di mana tim dapat berkembang. Ketika komunikasi positif dan mendorong, anggota tim menjadi lebih kuat dan bekerja sama dengan lebih baik. Mereka yang melatih keterampilan komunikasi yang baik membuat bekerja di samping mereka lebih mudah dan tidak membuat stres. Ketegangan atau gesekan pekerjaan segera diatasi karena komunikator yang efektif bekerja untuk menemukan solusi.

Mencegah kesalahpahaman dan konflik

Mendengarkan adalah bagian dari komunikasi yang digunakan untuk memahami suatu situasi secara utuh. Komunikator yang baik mendengarkan dengan baik, berpikir sebelum mereka berbicara dan bereaksi dengan tepat. Pendengar yang baik lebih mungkin menemukan solusi tanpa menjadi defensif. Ketika konflik muncul, komunikator yang baik segera mengatasi masalah dan mendengarkan pihak lain.

Meningkatkan layanan pelanggan

Bisnis perlu mengetahui apa yang diinginkan dan dibutuhkan pelanggan dari mereka untuk melayani mereka. Membentuk hubungan bisnis adalah bagaimana perusahaan membangun kepercayaan pada merek mereka dan membawa pelanggan kembali. Komunikasi yang andal dan positif dengan pelanggan sangat penting untuk mempertahankan reputasi layanan pelanggan yang berharga.

Komunikasi yang efektif dengan pelanggan dengan menjawab pertanyaan dan memberikan solusi membantu meningkatkan reputasi bisnis. Berkomunikasi dengan baik melalui telepon atau melalui media sosial atau email meningkatkan kepercayaan dan loyalitas pelanggan. Komunikasi tertulis yang konsisten dengan suara merek dapat membantu mempromosikan komunitas antara pelanggan dan organisasi.

Memenuhi tujuan dan meraih kesuksesan

Agar bisnis menjadi sukses, tujuan jangka pendek dan jangka panjang harus jelas dan ringkas. Ketika karyawan mengetahui apa tujuan dan visi perusahaan mereka, mereka akan lebih mampu memfokuskan upaya mereka untuk mencapainya. Komunikasikan tujuan dengan jelas, dan ingatkan karyawan secara teratur tentang tujuan tim atau individu agar mereka tetap termotivasi dan terdorong. Hal ini juga dapat membantu karyawan memahami pentingnya peran mereka dalam membuat perusahaan sukses, yang dapat meningkatkan loyalitas dalam perusahaan dan mengurangi pergantian karyawan.

Mempromosikan kreativitas dan inovasi

Orang yang merupakan komunikator yang baik biasanya terbuka untuk berbagi ide tanpa menghakimi. Ketika kepercayaan dibangun berdasarkan komunikasi yang efektif, anggota tim lebih cenderung untuk berbagi satu sama lain untuk menginspirasi kreativitas. Komunikator yang efektif lebih cenderung berkolaborasi untuk menemukan solusi kreatif juga. Ketika karyawan ingin berbagi ide, perusahaan dapat mengubah pendekatan mereka dan menemukan cara unik untuk melayani pelanggan dan klien.

Memajukan prospek karir individu

Keterampilan komunikasi yang baik, seperti komunikasi yang terbuka dan jujur, menghilangkan kejutan dan memperkuat komitmen Anda untuk memecahkan masalah dan mendukung bisnis. Ini dapat membantu Anda mendapatkan promosi dan mengamankan posisi kepemimpinan di organisasi Anda saat ini atau mengejar peluang karir baru yang lebih maju di tempat lain.

Lima cara untuk meningkatkan keterampilan komunikasi bisnis Anda

Meningkatkan keterampilan komunikasi membutuhkan sedikit latihan dan perhatian. Cobalah satu atau lebih teknik di bawah ini untuk menjadi komunikator yang lebih baik:

• Berlatih mendengarkan.
• Tingkatkan ingatan Anda tentang wajah dan nama.
• Ambil kursus.
• Ikuti seminar motivasi.
• Gunakan teknologi.

Berlatih mendengarkan

Terapkan teknik mendengarkan aktif dan matikan dialog internal untuk sepenuhnya fokus pada apa yang dikatakan. Ulangi apa yang Anda dengar, tetapi ucapkan secara berbeda untuk menunjukkan bahwa Anda mengerti. Anda juga dapat mempertimbangkan untuk menggunakan komunikasi nonverbal, seperti bahasa tubuh afirmatif, ekspresi wajah, dan gerak tubuh, untuk memberi tahu pembicara bahwa Anda terlibat saat mereka berbicara.

Tingkatkan memori Anda untuk wajah dan nama

Mampu mengingat nama orang lain dapat membantu Anda terhubung lebih baik dengan rekan kerja, supervisor, dan klien di tempat kerja. Luangkan waktu untuk mencocokkan nama dengan wajah, dan temukan cara untuk meningkatkan daya ingat Anda. Temukan fakta tentang setiap orang, seperti kampung halaman atau makanan favorit mereka. Buat catatan mental atau tuliskan. Anda juga dapat mempertimbangkan untuk menggunakan strategi mnemonic untuk membantu Anda mengingat, seperti Brian suka bagel atau Margaret tinggal di Madison.

Ikuti kursus

Pertimbangkan untuk mengambil kursus komunikasi di perguruan tinggi atau universitas setempat. Kelas online juga memungkinkan Anda mengatur jadwal belajar Anda sendiri dan menawarkan kursus yang berbeda dari berbagai gaya komunikasi. Undang rekan kerja untuk bergabung, dan latih keterampilan Anda satu sama lain.

Selain itu, Anda juga dapat meminta penyelia Anda untuk mempertimbangkan mengadakan lokakarya komunikasi atau merencanakan latihan membangun tim yang juga berfokus pada keterampilan ini. Langkah ini dapat menunjukkan dedikasi Anda untuk meningkatkan keterampilan Anda dan keterampilan rekan kerja Anda untuk meningkatkan kolaborasi dan resolusi konflik di tempat kerja Anda.

Hadiri seminar motivasi

Pembicara motivasi tahu bagaimana berkomunikasi. Hadiri seminar, dan catat bahasa positif yang digunakan pembicara. Perhatikan bahasa tubuh mereka, penggunaan kontak mata, visual yang menyertai dan konsistensi dan/atau pengulangan pesan. Kemudian, terapkan teknik-teknik tersebut. Berdirilah di depan cermin dan latih pidato motivasi Anda sendiri. Anda juga dapat mencoba menggunakan teknik tersebut dalam pertemuan berikutnya saat berbicara dengan pelanggan atau memberikan presentasi.

Gunakan teknologi

Teknologi saat ini membuat komunikasi lebih cepat dan efektif. Pertimbangkan untuk menggunakan intranet perusahaan atau platform bersama yang memungkinkan Anda berkomunikasi dengan cepat dan efisien. Integrasikan program kolaborasi yang dapat membuat karyawan mengetahui kemajuan satu sama lain dan memberikan panduan selama proyek.

Selain itu, pertimbangkan pelatihan praktik terbaik untuk komunikasi digital melalui pesan instan, email, dan perangkat lunak kolaborasi khusus untuk memastikan Anda dan tim Anda dapat berkomunikasi secara efektif dalam format apa pun.

Komunikasi adalah keterampilan, dan seperti semua keterampilan, Anda bisa menjadi lebih baik melalui latihan.

Anda akan dapat menerapkan teknik ini secara efektif di tempat kerja Anda, yang akan meningkatkan hubungan interpersonal, memungkinkan pemecahan masalah yang lebih baik, dan pada akhirnya memberikan hasil bisnis yang lebih baik.

Mengapa komunikasi yang baik sangat penting di tempat kerja?

Mungkin Anda berpikir bahwa, selama Anda melakukan pekerjaan Anda dengan baik, menjadi komunikator yang baik tidak terlalu penting. Namun, itu tidak benar.

Setiap aspek pekerjaan Anda bergantung pada komunikasi, dan seberapa baik Anda dapat berkomunikasi secara langsung berkorelasi dengan seberapa baik Anda dapat melakukan pekerjaan Anda.

Ini menjadi lebih relevan dengan meningkatnya pekerjaan jarak jauh (remote) – keterampilan komunikasi yang buruk telah disorot dengan meningkatnya penggunaan pesan daripada komunikasi tatap muka di tempat kerja.

Jika Anda berada dalam peran yang harus menghadapi klien secara langsung, komunikasi Anda dengan mereka dapat membuat atau menghancurkan hubungan.

Pikirkan berbagai aspek pekerjaan yang membutuhkan komunikasi yang baik:

• Mempromosikan perusahaan Anda kepada klien,
• Membangun hubungan pribadi yang saling percaya dengan mereka,
• Memahami apa yang mereka inginkan dan mengomunikasikannya dengan jelas kepada tim terkait,
• Menerima umpan balik,
• Berkomunikasi tentang pembaruan atau penundaan,
• Dan masih banyak lagi.

Jika Anda tidak dapat melakukan ini, maka klien akan kehilangan kepercayaan dan dapat mencari perusahaan lain yang lebih baik dalam komunikasi.

Jika Anda berada dalam peran manajemen atau ingin berada di masa depan, komunikasi adalah kuncinya.

Menurut penelitian LinkedIn, keterampilan komunikasi adalah soft skill nomor satu yang paling diinginkan pengusaha.

Memimpin adalah tentang mampu menyampaikan pesan Anda dengan baik, menjelaskan konsep, memberikan umpan balik yang membangun, membimbing tim Anda, dan memecahkan masalah. Seberapa baik Anda dapat berkomunikasi akan sangat penting untuk semua tindakan itu.

Bahkan dalam peran di mana Anda sebagian besar berurusan dengan tim Anda sendiri, keterampilan komunikasi Anda akan membantu Anda mencapai kesuksesan dalam peran Anda.

Komunikasi yang baik akan menghasilkan kemampuan untuk menjelaskan masalah, membangun solusi, membentuk hubungan positif dengan departemen Anda, dan berkolaborasi secara efektif dalam alur kerja.

5 Cara untuk meningkatkan keterampilan komunikasi Anda

Pentingnya mendengarkan

Kami tidak dapat menyentuh pentingnya komunikasi tanpa menyoroti bahwa aspek besar dari komunikasi adalah apa yang Anda lakukan ketika Anda tidak berbicara.

Menjadi pendengar yang baik adalah bagian terpenting dari komunikasi.

Kami tidak hanya berbicara tentang mendengar kata-kata yang diucapkan seseorang, tetapi Anda juga harus mampu mendengarkan komunikasi non-verbal mereka.

• Apakah orang tersebut menghindari kontak mata?
• Apakah postur mereka terbuka atau tertutup?
• Apakah mereka gelisah dengan tangan mereka?

Semua tindakan ini menyampaikan banyak informasi.

Cara menjadi pendengar yang baik:

• Saat Anda mendengarkan, berikan perhatian penuh kepada pembicara.
• Atur ponsel Anda menghadap ke bawah.
• Berpaling dari layar komputer Anda.
• Lihatlah sinyal non-verbal mereka, dan dengarkan kata-kata mereka.
• Gunakan pertanyaan klarifikasi untuk menindaklanjuti poin-poin penting dan kemudian simpulkan pemahaman Anda kepada mereka, sehingga mereka dapat menjernihkan miskomunikasi dengan segera.

Dengan mengikuti saran di atas, Anda menunjukkan keterlibatan Anda dalam percakapan, mengonfirmasikan kepada orang yang telah Anda dengar, dan pahami, sepenuhnya.

Meningkatkan komunikasi non-verbal

Untuk mulai meningkatkan komunikasi non-verbal Anda, pertama-tama Anda harus mulai dengan memperhatikannya.

Saat Anda menjalani hari Anda, amati bagaimana Anda menggunakan berbagai jenis komunikasi non-verbal yang kami sebutkan di artikel kami tentang jenis komunikasi.

Perhatikan diri Anda:

• Apakah Anda melakukan kontak mata secara konsisten?
• Bagaimana Anda memposisikan diri Anda ketika berbicara dengan orang lain?
• Apakah itu berubah berdasarkan dengan siapa Anda berbicara?
• Bagaimana reaksi orang terhadap Anda?

Amati yang lain:

• Apakah ada orang-orang tertentu yang membuat Anda merasa didengar?
• Apa yang mereka lakukan yang membuatmu merasa seperti itu?
• Apakah ada seseorang yang tidak enak diajak berkomunikasi?
• Mengapa?
• Tindakan apa yang mereka lakukan yang membuat Anda tidak senang berbicara dengan mereka?

Pikirkan tentang hal positif dan negatif yang Anda amati.

Jika ada seseorang yang menurut Anda adalah orang yang sangat baik – atau jahat – untuk diajak bicara, tunjukkan dengan tepat mengapa mereka membuat Anda merasa seperti itu.

Perhatikan sinyal non-verbal yang mereka berikan.

Anda dapat meniru hal-hal positif, dan waspada terhadap hal-hal negatif.

Bagaimana menjadi lebih baik dalam komunikasi non-verbal:

• Jangan gelisah! Ini adalah aturan nomor satu. Diam, dan tenang. Ini mengkomunikasikan bahwa Anda memegang kendali, percaya diri, dan memiliki kekuatan yang dapat diperhitungkan.
• Gunakan kontak mata dengan cerdas. Fokus pada orang-orang ketika Anda ingin menyampaikan suatu poin. Tatap mata orang-orang baik saat Anda mendengarkan mereka maupun saat Anda berbicara.
• Percaya diri dalam penggunaan ruang. Jangan mengecilkan diri Anda, alih-alih bersantai di ruang Anda. Penting bagi Anda untuk melakukan ini dengan cerdas! Jangan menghalangi orang lain untuk duduk dengan nyaman.
• Berusaha untuk tidak reaktif selama situasi stres. Jaga tingkat emosi Anda dan tanggapi dengan tenang.

Menjadi lebih sadar akan komunikasi non-verbal, dan kekuatan yang dimilikinya akan membantu Anda menjadi lebih baik dalam menggunakannya secara proaktif dan positif.

Jika Anda mengamati bahwa Anda cenderung menghindari kontak mata selama negosiasi yang menegangkan, maka Anda dapat memastikan untuk menekankan pada membuat kontak mata yang konsisten saat berbicara di pertemuan berikutnya.

Meningkatkan komunikasi verbal

Untuk meningkatkan komunikasi verbal Anda, Anda harus menjadi lebih baik dalam apa yang Anda katakan dan bagaimana Anda mengatakannya.

Tidak masalah seberapa jelas pesan Anda jika Anda menggurui atau kasar saat mengatakannya, maka bisa dikatakan bahwa komunikasi verbal Anda sangat buruk.

Seperti yang kami sarankan untuk komunikasi non-verbal, mulailah dengan mengamati diri sendiri dan orang lain dalam percakapan.

Perhatikan diri Anda:

• Bagaimana reaksi orang terhadap Anda?
• Apakah ada saat-saat ketika mereka bereaksi lebih negatif daripada yang lain, dan dapatkah Anda menunjukkan alasannya?
• Apakah ada rekan kerja yang sangat Anda sukai untuk mengobrol?
• Mengapa?

Amati bagaimana komunikasi terjadi di lingkungan kerja Anda, dan perhatikan aspek positif dan negatifnya.

Selanjutnya, mulailah memikirkan isi komunikasi verbal Anda.

Kita semua mengenal seseorang yang membutuhkan waktu lama untuk sampai ke inti cerita, dan betapa frustasinya hal itu, atau seseorang yang tidak pernah langsung ke intinya sama sekali.

Sebelum Anda berbicara, ketahuilah apa yang ingin Anda komunikasikan.

• Mulailah dengan tujuan yang Anda nyatakan (‘Saya pikir kami perlu meningkatkan pengeluaran iklan sebesar 10%’)
• Pindah ke alasan Anda (‘Musim liburan mendatang adalah waktu utama untuk menargetkan pelanggan kami secara lebih efektif’)
• Tinjau kemungkinan hasil (‘Kami dapat meningkatkan penjualan antara 20 dan 30%’).

Meskipun saran ini paling cocok untuk presentasi yang lebih formal, ini juga efektif dalam suasana informal.

Mengetahui apa yang ingin Anda katakan dan memiliki fakta untuk mendukungnya akan membuat Anda tampak lebih profesional, berpengetahuan luas, dan tegas.

Gunakan pitch untuk membantu memikat audiens Anda

• Nada yang lebih rendah cenderung mengkomunikasikan gravitas dan pengalaman. Ambil napas lebih lama dan lebih dalam dan berbicara dari diafragma Anda untuk menurunkan suara Anda.
• Strategis menggunakan keheningan untuk menangkap, dan menjaga perhatian. Jeda dan tarik perhatian pemirsa sebelum menurunkan nada Anda, pengungkapan besar Anda, atau kalimat tesis Anda.
• Gunakan berbagai irama, kecepatan dan gaya. Anda tidak ingin berbicara dengan monoton, Anda akan membuat audiens Anda bosan dan mereka tidak akan terlibat dalam konten komunikasi Anda.

Meningkatkan komunikasi tertulis

Dalam komunikasi tertulis, langkah pertama untuk meningkatkan adalah memastikan bahwa ejaan dan tata bahasa Anda sempurna.

Ada banyak alat online yang dapat membantu Anda dalam hal ini. Anda cukup menempelkan tulisan Anda ke dalam aplikasi dan kemudian Anda mendapatkan umpan balik yang berharga tentang ejaan, tata bahasa, dan bahkan konten.

Ini bukan solusi yang sempurna, namun AI walaupun masih dapat membuat kesalahan, tetapi bekerja dengan sangat baik untuk pemeriksaan cepat, terutama jika Anda bukan penulis hebat.

Luangkan waktu untuk membaca kembali semua yang Anda tulis

• Apakah nada Anda sesuai dengan pengaturan?
• Apakah ada kesalahan, item yang tidak terhubung dengan benar, atau poin yang hilang?
• Sudahkah Anda membahas topik ini dengan cukup mendalam?
• Kami sering melebih-lebihkan seberapa banyak orang lain tahu tentang mata pelajaran spesialis kami, mungkin perlu untuk menulis lebih detail. Pada saat yang sama, jangan menulis novel!

Format adalah kuncinya

• Format semuanya, mulai dari pesan singkat hingga presentasi lengkap, untuk memastikan Anda membuat teks yang dapat dibaca.
• Gunakan poin-poin dan paragraf untuk memecah pesan Anda.
• Sorot poin Anda dalam huruf tebal jika Anda memiliki banyak teks.
• Garis bawahi apa pun yang menurut Anda penting.

Kiat lainnya untuk meningkatkan komunikasi tertulis Anda:

• Nyatakan asumsi Anda. Ini akan membantu menghindari miskomunikasi. Mulailah dengan mengatakan ‘Saya berasumsi Anda telah mendengar tentang perubahan kebijakan baru, efektif 1 Juni. Karena itu, kami akan menyesuaikan x, y, dan z.’
• Sering membaca. Dari pesan hingga novel, sering-seringlah membaca dan ketika Anda melakukannya, pikirkan tentang apa yang Anda suka (atau tidak suka) tentang apa yang Anda baca. Tirulah apa yang Anda sukai, dan berusahalah untuk menghindari apa yang tidak Anda sukai.
• Gunakan pembingkaian untuk menyampaikan maksud Anda. Pikirkan dari sudut pandang penerima, dan apa untungnya bagi mereka, lalu bingkai pesan untuk menyorotinya.
• Baca tulisan Anda keras-keras untuk memeriksa kesalahan. Gunakan waktu ini untuk meninjau tata bahasa, nada, pemeriksaan fakta dan untuk memastikan bahwa Anda telah membahas semua yang Anda inginkan dalam komunikasi.
• Jika memungkinkan, gunakan contoh yang jelas dan hindari menggunakan terlalu banyak jargon.

Meningkatkan komunikasi visual

Aspek penting dalam menggunakan komunikasi visual adalah menggunakannya hanya jika diperlukan.

Presentasi yang diisi dengan alat bantu visual yang tidak menambah konten berantakan, tidak profesional dan akan mengalihkan perhatian dari keseluruhan pesan.

Anda ingin bijaksana tentang apa yang Anda sertakan, dan mengapa Anda memasukkannya. Pastikan Anda menggunakan bagan yang tepat untuk menampilkan data dengan cara yang paling jelas, atau hanya menyertakan sketsa yang akan menambah pemahaman audiens tentang ide untuk logo baru.

Tidak semua dari kita adalah desainer grafis, tetapi ada alat yang tersedia untuk membantu kita membuat visual yang terlihat profesional.

Manfaatkan itu! Anda tidak ingin presentasi Anda terlihat seperti dibuat pada tahun 1995.

Buat desain yang bersih (clean), atau profesional, daripada mencari sesuatu yang ‘menarik.’ Pesan Anda harus menjadi bintang, bukan font, warna, atau gambar latar belakang.

Tips untuk meningkatkan komunikasi visual:

• Kurang itu lebih! Kurangi desain Anda dan tahan keinginan untuk memasukkan setiap fakta, gambar, font, dan warna ke dalam presentasi.
• Memanfaatkan tipografi. Jika ragu, mintalah pedoman merek untuk perusahaan Anda dan ikuti itu. Mereka akan membantu Anda membuat presentasi yang kohesif sesuai dengan tampilan pilihan perusahaan Anda.
• Perhatikan keseimbangan dan harmoni. Anda dapat mencapai ini dengan menggunakan elemen yang serupa, bukannya berbeda, dalam komunikasi Anda. Gaya clip art yang sama, font yang sama, atau warna pastel yang sama.

Mulailah dengan tujuan akhir. Ketahui apa yang ingin Anda komunikasikan dan mulailah dari sana.