Ketika Anda memikirkan hari kerja Anda, mungkin Anda akan terkejut, frustrasi dan depresi, mengetahui bahwa banyak sekali waktu yang Anda buang untuk sebuah meeting yang tidak produktif.

Sepanjang karir saya, saya mencoba memperhatikan apa yang membuat sebuah meeting menjadi produktif. Ini merupakan seni, tetapi ini merupakan sesuatu yang bisa dikuasai setiap orang. Berikut beberapa tips untuk membuat setiap meeting Anda produktif.

Tetapkan dan kirimkan jadwal meeting lebih awal

Sulit untuk hidup jika Anda tidak memiliki arah, begitu juga dengan meeting. Sebelum Anda memulai meeting, beritahukan kepada orang-orang yang Anda undang topik yang akan dibahas. Orang-orang akan mendapatkan manfaat yang besar jika mereka tahu arah tujuan mereka. Tipe meeting seperti apa yang ingin Anda lakukan? Apakah Anda perlu orang yang siap dan mau berpartisipasi dalam diskusi tersebut? Apakah Anda sedang mereview scorecard Anda? Jika iya, apakah Anda akan melihat metrik merahnya? Apakah orang-orang yang bertanggung jawab atas diskusi ini tahu?

Dengan mengirimkan agenda setidaknya 24 jam sebelumnya, Anda memberi kesempatan kepada orang untuk mempersiapkan dan memanfaatkan sebagian besar waktu tersebut untuk menyusun laporan dan mempelajari topik yang akan dibahas sehingga ketika meeting dilaksanakan mereka sudah menguasai materi untuk topik tersebut.

Mulailah pertemuan Anda tepat waktu

Ini merupakan masalah terbesar bagi kebanyakan orang. Jika Anda tidak memulai meeting tepat waktu, maka kemungkinan meeting Anda tidak akan berakhir tepat waktu juga. Kemudian pertemuan berikutnya mulai terlambat. Lalu Anda akan menyadari bahwa sepanjang hari itu jadwal Anda akan bergeser dan rencana Anda akan berantakan. Aturan waktu yang ketat ini perlu terjadi pada level tertinggi. Jika Anda dapat memulai meeting pertama tepat waktu di hari itu (dan menghargai waktu akhirnya), Anda akan menetapkan budaya di mana waktu sangat berharga.

Pastikan orang yang tepat hadir pada meeting yang tepat

Sudah berapa kali Anda duduk dalam rapat yang dihadiri oleh semua orang? Mengapa semua orang ada  di ruangan meeting? Sangat penting untuk menghadirkan orang yang tepat dalam pertemuan yang tepat untuk alasan yang tepat. Bila Anda memikirkan nilai waktu dan orang-orang di ruangan itu, meeting  merupakan sebuah aktivitas yang sangat mahal. Pikirkan siapa saja orang yang harus hadir dalam meeting dan pastikan setiap orang tersebut memiliki peran dan tujuan yang jelas.

Lama waktu meeting harus jelas

Saya selalu merasa bahwa pertemuan besar seharusnya berlangsung lama atau sesingkat mungkin. Jika Anda menetapkan waktu meeting yang baik dan memiliki agenda dengan hasil yang jelas, Anda akan tahu kapan sebuah pertemuan perlu diakhiri. Jika Anda bisa menyelesaikan meeting dalam waktu 30 menit sementara perkiraan waktu meeting yang dibutuhkan adalah 60 menit, maka itu merupakan hal yang fantastis.

Berikan setiap pertemuan “tempat parkir”

Apa yang Anda lakukan saat Anda berada dalam sebuah meeting dan Anda pembicaraan Anda jauh dari topik, namun diskusi tersebut merupakan hal yang bagus? Cara terbaik untuk melakukannya adalah meletakkan ide di “tempat parkir” dan buat komitmen untuk membahas kembali gagasan tersebut di kemudian hari.

Jangan mengakhiri rapat tanpa kesepakatan yang jelas mengenai langkah selanjutnya

Sebelum mengakhiri rapat, pastikan Anda merekap setiap tindakan yang harus segera dilakukan dan tunjuk orang yang tepat untuk mengeksekusinya. Jika Anda tidak melakukan hal itu, maka hal terburuk yang mungkin terjadi adalah tidak ada orang yang menindaklanjuti hal tersebut dan kemudian Anda akan mengadakan meeting kembali di lain hari untuk membicarakan apa yang telah Anda bahas sebelumnya.

Jangan mengundang setiap orang

Undang orang-orang yang memang Anda perlukan saja, jangan semuanya. Pilihlah orang yang dapat mengambil keputusan, kontributor, orang memiliki pengetahuan, atau orang yang dapat menginspirasi, siapapun yang Anda rasa diperlukan dalam meeting tersebut. Pikirkan siapa orang yang dapat memberikan impact pada tujuan yang ingin Anda capai dalam waktu 30 menit ke depan.

Menjadi pencatat

Dalam sebuah meeting yang baik, Anda akan menemukan banyak hal yang dapat di diskusikan dan banyak ide. Daripada membicarakannya pada waktu yang tidak tepat, maka akan lebih baik jika Anda mencatat beberapa ide tersebut, sehingga ketika Anda mendapatkan kesempatan untuk berbicara, Anda dapat membicarakan hal tersebut secara menyeluruh. Akan lebih baik jika semua orang setuju diakhir meeting dengan respon yang baik daripada menginterupsi ditengah pembicaraan dengan ide yang tidak sempurna.

Catat pokok pembicaraan ke dalam agenda

Ketika Anda melakukan meeting, pastikan bahwa poin-poin pembicaraan sesuai dengan agenda dan tujuan meeting Anda. Karena jika tidak melakukan hal tersebut, meeting Anda menjadi tidak produktif, pembicaraan menjadi tidak fokus, dan Anda membuang-buang waktu Anda. Jika perlu cetak agenda meeting dan sebarkan kepada orang-orang yang ingin Anda undang sebelumnya atau menuliskan beberapa poin pembicaraan di papan tulis agar setiap orang dapat melihatnya. Jika ada pembicaraan yang menyimpang dari poin tersebut, maka Anda dapat membawa mereka kembali ke poin pembicaraan yang sudah ditentukan.