Pada artikel ini, kami membahas mengapa manajemen waktu sangat penting dan membagikan 20 tips manajemen waktu untuk para profesional yang sibuk.

Mengapa manajemen waktu itu penting

Belajar strategi manajemen waktu memungkinkan Anda untuk menjadi lebih produktif, menyelesaikan lebih banyak dalam waktu yang lebih sedikit, yang menciptakan lebih banyak waktu untuk tugas-tugas lain atau kesempatan belajar. Mengelola waktu Anda secara efektif dapat membantu menurunkan stres dan meningkatkan fokus Anda, membuat Anda lebih efektif di tempat kerja dan berpotensi mengarah pada kesuksesan karier yang lebih besar.

20 tips manajemen waktu untuk para profesional

Berikut adalah 20 tips manajemen waktu untuk membantu para profesional yang sibuk menyelesaikan lebih banyak pekerjaan di tempat kerja:

Simpan daftar

Buat daftar pemikiran yang Anda miliki atau tugas yang perlu Anda selesaikan sepanjang hari. Dengan merekam sebanyak yang Anda bisa, akan mudah untuk mengingat tugas mana yang perlu Anda tinjau kembali nanti. Perangkat seluler dan laptop sering kali memiliki alat manajemen waktu bawaan untuk mempermudah hal ini. Anda juga dapat menyimpan buku catatan kecil untuk ditambahkan saat ada hal-hal yang terlintas dalam pikiran. Di akhir setiap hari, Anda dapat meninjau tugas dan membuat daftar tugas untuk hari berikutnya, mengetahui bahwa semuanya ditangani.

Fokus pada satu tugas pada satu waktu

Studi telah secara meyakinkan menentukan bahwa multi-tasking memperlambat produktivitas Anda. Untuk produktivitas maksimum, fokuslah satu tugas pada satu waktu. Lebih efektif menyelesaikan satu pekerjaan sebelum melanjutkan ke pekerjaan berikutnya.

Beri batasan waktu untuk tugas

Hukum Parkinson menyatakan bahwa pekerjaan akan berkembang untuk mengisi waktu yang tersedia untuk penyelesaian. Dengan menetapkan batasan waktu untuk item tertentu, Anda secara alami akan lebih fokus dan bekerja lebih efisien. Jika Anda menemukan bahwa Anda bekerja di luar batas waktu yang Anda tetapkan untuk diri sendiri, Anda mungkin ingin memeriksa alur kerja Anda dan mencari hal-hal yang dapat membuang-buang waktu atau mengalihkan perhatian Anda dari tugas yang ada.

Rencanakan satu minggu ke depan Anda di hari Minggu

Memasuki hari Senin dengan rencana untuk minggu Anda akan membantu Anda bertransisi dari akhir pekan ke minggu kerja yang produktif. Luangkan waktu pada hari Minggu untuk merencanakan kegiatan Anda di minggu berikutnya, kemudian pecah tujuan mingguan Anda menjadi tugas-tugas harian. Jika Anda tahu bahwa energi Anda cenderung lebih rendah pada hari Senin atau saat-saat tertentu lainnya sepanjang minggu, jadwalkan tugas-tugas berprioritas rendah untuk saat-saat itu. Jika Anda tahu produktivitas Anda memuncak pada hari Selasa dan Rabu, jadwalkan tugas Anda yang paling kreatif dan menuntut untuk hari-hari itu. Jika Anda mengadakan rapat tim mingguan, pertimbangkan untuk mengadakannya pada hari Kamis, saat energi tim Anda kemungkinan akan mulai menurun. Kemudian gunakan hari Jumat untuk perencanaan dan jaringan.

Buat rencana harian

Luangkan beberapa menit di akhir setiap hari untuk membuat daftar tugas harian untuk hari berikutnya. Ini akan memudahkan Anda memasukkan barang-barang yang mungkin membuat Anda tergoda untuk menundanya sampai hari lain. Ini juga akan membantu Anda langsung bekerja ketika Anda masuk ke kantor keesokan harinya, karena Anda akan tahu tugas apa yang harus Anda mulai. Trik lain untuk memotivasi diri sendiri adalah dengan menuliskan item pada daftar Anda seolah-olah Anda telah menyelesaikannya. Misalnya, alih-alih meletakkan “kirim laporan” di daftar Anda, tulis “laporan terkirim”.

Buat daftar “selesai”

Jika tugas tak terduga muncul sepanjang hari Anda, buat daftar terpisah di samping daftar tugas saat Anda menyelesaikan tugas tambahan ini. Pada hari Minggu, tinjau daftar tugas Anda bersama dengan tugas bonus tambahan untuk meningkatkan kepercayaan diri Anda dan membantu Anda membuat daftar tujuan untuk minggu depan.

Selesaikan tugas dengan prioritas tertinggi terlebih dahulu

Selesaikan tugas Anda yang paling penting dan paling menuntut terlebih dahulu. Ini tidak hanya akan memastikan mereka selesai tepat waktu, penelitian menunjukkan bahwa jam pertama hari itu adalah yang paling produktif bagi Anda. Faktanya, penelitian menunjukkan bahwa otak Anda dapat fokus lebih mudah ketika kurang waspada, karena tidak ada kelebihan energi untuk pikiran lain.

Blokir gangguan

Pasang ponsel Anda dengan mode DND dan taruh di laci agar tidak terlihat. Anda mungkin juga ingin mempertimbangkan untuk mematikan instant messenger atau menutup email Anda sehingga Anda tidak terganggu oleh email baru yang masuk. Ini juga merupakan ide yang baik untuk menutup semua jendela selain jendela tempat Anda bekerja. Jika memungkinkan, tutup pintu Anda sehingga Anda tidak akan terganggu. Jika Anda memiliki rekan kerja atau bos yang secara berkala mampir ke meja Anda, pertimbangkan untuk mampir sebentar ke kantor mereka sebelum memulai waktu fokus Anda. Anda mungkin juga ingin mempertimbangkan untuk menggunakan headphone peredam bising atau menyalakan musik untuk menghilangkan gangguan.

Pantau bagaimana waktu Anda dihabiskan

Mengetahui bagaimana Anda mengatur waktu Anda adalah langkah penting untuk manajemen waktu yang baik. Pertimbangkan untuk mengambil satu atau dua hari dan mendokumentasikan setiap tugas atau aktivitas yang Anda lakukan. Anda juga dapat menggunakan aplikasi produktivitas yang akan memantau aktivitas Anda di ponsel atau komputer.

Hadiahi diri Anda sendiri untuk tugas-tugas sulit

Karena wajar jika Anda ingin menghindari tugas-tugas yang sulit, hadiahi diri Anda sendiri karena telah menangani tugas-tugas yang tidak menyenangkan atau sulit itu secara langsung. Misalnya, biarkan diri Anda beristirahat dan berjalan-jalan atau mengerjakan sesuatu yang benar-benar Anda nikmati sebagai hadiah.

Jaga dirimu

Untuk memaksimalkan produktivitas Anda, penting untuk menjaga diri sendiri. Itu berarti makan makanan sehat dan sehat, berolahraga secara teratur, dan tidur tujuh hingga sembilan jam yang direkomendasikan setiap malam.

Delegasikan tanggung jawab

Jika Anda berada dalam peran kepemimpinan dan terus-menerus menemukan diri Anda di belakang jadwal atau bekerja hingga makan siang, Anda mungkin perlu mempertimbangkan untuk mendelegasikan lebih banyak tanggung jawab Anda kepada tim Anda. Untuk mulai mendelegasikan secara efektif, ketahui siapa anggota tim Anda dan apa kekuatan dan kelemahan mereka. Pastikan mereka memahami tujuan dan harapan serta tenggat waktu. Penting juga untuk menyediakan diri Anda untuk pertanyaan dan memberi tahu mereka sumber daya apa yang tersedia untuk mereka.

Fokus pada gambaran besarnya

Alih-alih berjuang untuk kesempurnaan atau berfokus pada detail kecil dari pekerjaan Anda, ingatlah gambaran besarnya. Tangani tugas paling penting yang ada di daftar tugas Anda daripada detail kecil.

Jadwalkan istirahat di antara tugas

Penelitian menunjukkan bahwa otak Anda hanya dapat tetap sangat fokus hingga beberapa menit pada satu waktu. Jadwalkan istirahat di antara tugas-tugas atau, minimal, setiap 90 menit untuk mempertahankan jumlah produktivitas maksimum.

Manfaatkan waktu tunggu sebaik-baiknya

Setiap orang menghadapi masa-masa di mana mereka harus menunggu, entah itu di bandara atau stasiun kereta api. Gunakan periode waktu henti ini untuk menjawab email, mendengarkan podcast atau membaca, menjawab panggilan telepon yang tidak terjawab atau bahkan hanya bersantai dan bermeditasi. Bersiaplah untuk saat-saat di mana Anda dibiarkan menunggu.

Atur email Anda

Kotak masuk yang berantakan dapat menyebabkan Anda menghabiskan lebih banyak waktu untuk mencari email penting yang perlu ditanggapi atau menyebabkan Anda mengabaikan email penting sama sekali. Arsipkan email yang mungkin berisi informasi penting tetapi tidak memerlukan tanggapan segera. Buat label untuk email yang memerlukan tindakan tertentu dari Anda, seperti “mendesak”, “perlu tindakan”, atau “menunggu”. Buat filter untuk secara otomatis melabeli email masuk berdasarkan kata kunci dalam email atau siapa pengirimnya. Anda bahkan dapat melabeli semua buletin yang masuk dengan membuat filter untuk email yang berisi kata “berhenti berlangganan”.

Tetapkan tujuan SMART

Produktivitas Anda sering diukur dengan kemampuan Anda untuk mencapai tujuan Anda. Jika Anda mencapai tujuan tersebut dengan cepat, dengan investasi sumber daya yang lebih kecil, itu adalah indikasi yang jelas bahwa Anda secara efektif mengatur waktu dan menjadi produktif. Namun, bagian penting dari ini adalah memiliki tujuan SMART. Sasaran SMART bersifat spesifik, terukur, dapat dicapai, realistis, dan dibatasi waktu. Pastikan bahwa saat Anda menetapkan tujuan harian, mingguan, dan bulanan untuk diri sendiri, itu juga SMART.

Belajarlah untuk mengatakan tidak

Berhati-hatilah dalam berkomitmen pada sesuatu yang membutuhkan waktu Anda. Ketika diminta untuk berkomitmen pada sesuatu, tanggapi dengan mengatakan Anda akan memeriksa jadwal Anda dan kembali ke orang tersebut. Ini akan memberi Anda waktu untuk mengevaluasi apakah itu selaras dengan tujuan Anda dan apakah Anda secara realistis punya waktu untuk memberi.

Datang lebih awal

Kurangi stres Anda dengan selalu datang lebih awal. Ini tidak hanya berlaku untuk rapat tetapi juga tenggat waktu. Selalu rencanakan untuk mengirimkan pekerjaan Anda satu hari lebih cepat dari jadwal.

Cobalah aktivitas yang melibatkan keterampilan yang berbeda

Pertimbangkan untuk terlibat dalam aktivitas yang menggunakan keahlian yang tidak Anda gunakan saat bekerja. Misalnya, jika Anda menghabiskan sebagian besar hari Anda dengan duduk di kantor, mulailah menari atau melukis. Anda mungkin menemukan bahwa keterampilan menarik yang jarang Anda gunakan di tempat kerja akan memberi Anda lebih banyak kreativitas, dan Anda akan dapat memecahkan masalah lebih cepat.

Hal ini berlaku terutama pada kesehatan Anda yang merupakan hal penting namun seperti tidak urgent walaupun hidup Anda bergantung pada hal tersebut.

• Tidak pergi ke gym hari ini bukanlah hal yang urgent, namun sangat penting untuk kesehatan jangka panjang Anda.
• Tidak, Anda tidak akan mati karena stress hari ini, namun bila Anda tidak menyadarinya lebih awal, hal itu mungkin saja terjadi.
• Tidak memakan makanan yang sehat tidak akan membuat Anda mati saat ini, namun akan mengurangi resiko kanker dan penyakit.

Apakah ada yang dapat kita lakukan? Jika kita memiliki waktu 24 jam sehari, bagaimana kita menggunakan waktu tersebut secara efektif?

Dan yang paling penting, bagaimana kita memanage waktu kita untuk hidup lebih sehat dan bahagia, melakukan hal yang kita anggap penting, dan tetap bertanggung jawab pada hal yang urgent?

Saya berusaha menemukan jawabannya sama seperti Anda, namun berdasarkan pengalaman saya, ada tiga tips manajemen waktu yang dapat berfungsi dalam kehidupan nyata dan akan membantu Anda meningkatkan kesehatan dan produktivitas.

Selesaikan pekerjaan yang setengah-setengah

Dalam era yang penuh dengan gangguan, sangat mudah bagi kita untuk membagi perhatian antara apa yang harus kita lakukan dan informasiapa yang diberikan oleh masyarakat. Biasanya kita menyeimbangkan kebutuhan akan informasi, email, dan daftar pekerjaan yang harus dilakukan bersamaan dengan apa yang ingin kita capai. Sangat jarang kita bekerja tanpa adanya gangguan. Saya menyebut hal ini sebagai pekerjaan yang setengah-setengah.

Berikut ini contoh pekerjaan yang setengah-setengah

• Anda mulai menulis sebuah laporan, namun seringkali berhenti untuk mengecek handphone Anda tanpa alasan atau membuka Facebook atau Twitter.
• Anda mencoba membuat rutinitas baru. Dua hari kemudian, Anda membaca sebuah program fitness baru dan mencoba program tersebut. Anda merasa tidak ada kemajuan pada kedua program tersebut dan pada akhirnya Anda akan mencari sesuatu yang lebih baik.
• Pikiran Anda melayang pada email Anda ketika Anda sedang menelepon seseorang.

Tidak peduli dimana pun Anda berada dan bagaimana Anda bisa jatuh dalam perangkap “kerja setengah-setengah”, hasilnya selalu sama, Anda tidak akan pernah dapat mengerjakan tugas dalam periode waktu yang sudah ditetapkan dan karena hal itu Anda membutuhkan waktu dua kali lebih banyak untuk menyelesaikannya.

Sama seperti kebanyakan orang, saya selalu menghadapi masalah ini setiap saat dan cara terbaik yang saya temukan untuk mengatasinya adalah dengan memblokir beberapa waktu untuk fokus pada satu projek dan menghilangkan yang lainnya.

Saya memilih satu latihan dan menjadikannya fokus saya satu-satunya pada kegiatan fitness. Sebagai contoh, hari ini saya hanya akan melakukan squats. Yang lain akan dilakukan belakangan.

Saya membagi beberapa waktu saya untuk fokus pada proyek yang penting. Saya akan meninggalkan ponsel saya pada ruangan lain dan menutup aplikasi email, Facebook, dan Twitter.

Metode menghilangkan gangguan ini merupakan salah satu cara yang saya tahu untuk dapat fokus dalam bekerja dan menghindari gangguan-gangguan yang dapat membuat saya bekerja setengah-setengah.

Lakukan hal yang penting terlebih dahulu

Gangguan dan kekacauan cenderung meningkat selama hari Anda berlangsung. Pada saat yang sama, keputusan dan pilihan yang Anda buat dalam satu hari tersebut akan menguras semangat Anda.

Saya menemukan bahwa hal ini juga terjadi ketika saya melakukan fitness. Selama proses fitness, semangat saya akan terus berkurang untuk mencapai tujuan saya. Karena alasan itu, maka hal yang saya rasa lebih penting saya lakukan terlebih dahulu.

Jika saya memiliki artikel penting yang harus saya tulis, maka saya akan mengambil segelas air putih dan mulai menulis. Jika ada latihan olahraga yang berat, maka saya selalu melakukannya diawal setiap kali berolahraga.

Jika Anda mengerjakan hal yang lebih penting terlebih dahulu, maka Anda tidak akan memiliki hari dimana Anda merasa bahwa Anda belum mengerjakan sesuatu yang penting. Dengan mengikuti strategi sederhana ini, Anda akan memiliki hari yang produktif, walaupun ada hal yang tidak sesuai dengan yang Anda rencanakan.

Kurangi ruang lingkup, namun tetap pada jadwal

Ada waktunya dimana sebuah deadline terlihat masuk akal, namun saya tetap yakin bahwa ketika melakukan pekerjaan yang penting dalam jangka panjang, mengikuti jadwal akan jauh lebih efektif.

Jika kita melihat dari jangka waktu yang pendek, maka mengikuti jadwal akan lebih mudah diucapkan daripada dilakukan. Coba tanyakan siapa yang merencanakan untuk fitness setiap hari senin, rabu, dan jumat, dan mereka akan mengatakan bahwa sangat sulit untuk dapat mengikuti jadwal mereka setiap waktu tanpa ada yang gagal.

Untuk menghadapi gangguan yang tidak direncanakan, saya membuat saya membuat perubahan kecil dalam jadwal saya. Tujuan saya adalah untuk mengikuti jadwal yang sudah ditetapkan, bukannya ruang lingkup yang sudah ditentukan, yang pada umumnya berlawanan dengan bagaimana biasanya kita melakukan pendekatan pada tujuan kita.

Sebagai contoh, katakan Anda bangun hari ini dengan niat untuk berlari sejauh 3 km sore ini. Kemudian pada hari itu, Anda sibuk dengan pekerjaan Anda sehingga waktu Anda untuk berlari berkurang. Sekarang Anda hanya memiliki sisa waktu 20 menit untuk berlari.

Ketika hal ini terjadi, Anda memiliki dua pilihan.

Yang pertama adalah mengatakan bahwa “Saya sudah tidak memiliki waktu untuk berlari” dan menghabiskan sisa waktu Anda untuk melakukan hal lain. Inilah yang biasanya saya lakukan dulu. Pilihan kedua adalah untuk mengurangi ruang lingkup Anda, namun tetap pada jadwal yang sudah Anda tetapkan. Daripada berlari 3 km, Anda dapat berlari 1 km saja atau melakukan lima kali sprint. Saya menemukan cara ini lebih efektif untuk tujuan jangka panjang daripada pilihan pertama saya.

Dalam rutinitas, mungkin efek yang diberikan dalam melakukan lima kali sprint tidak terlalu signifikan, terutama jika Anda sudah merencanakan untuk berlari sejauh 3 km. namun jika diakumulasi, efek untuk selalu tetap pada jadwal sangat besar. Tidak peduli apa keadaan Anda dan seberapa kecil latihan yang Anda lakukan, yang terpenting adalah Anda tahu bahwa Anda akan menyelesaikan tugas hari ini. Itulah mengapa tujuan yang kecil akan menjadi kebiasaan seumur hidup.

Selesaikan sesuatu hari ini, walaupun ruang lingkup tersebut sangat kecil daripada yang sudah Anda tetapkan.