Manajemen biaya adalah alat bisnis yang memberi Anda informasi penting tentang sumber daya dan infrastruktur yang dapat Anda gunakan untuk menilai pencapaian tujuan bisnis. Dengan manajemen biaya, perusahaan dapat menentukan apakah kegiatan bisnis mereka selaras dengan strategi pelaksanaan proyek mereka. Keberhasilan manajemen ini sangat tergantung pada manajer yang memiliki pengetahuan mendalam tentang beragam proses, pelanggan, produk, dan layanan perusahaan. Ketika Anda sepenuhnya memahami komponen-komponen ini, Anda akan lebih mampu merencanakan secara strategis dan meningkatkan kualitas operasional.

Pentingnya manajemen biaya

Inilah mengapa manajemen biaya penting bagi organisasi untuk menetapkan dasar untuk biaya proyek:

Mengembangkan bisnis

Perusahaan yang berhasil mengelola biaya operasional mereka cenderung menyelesaikan proyek secara efisien dan mengembangkan bisnis mereka dari waktu ke waktu. Ini berarti bahwa mereka menyelesaikan tugas-tugas yang terkait dengan proyek-proyek dalam anggaran. Dengan menggunakan manajemen biaya, Anda dapat dengan mudah mengantisipasi pengeluaran dan memprioritaskan tujuan keuangan.

Membuat keputusan

Bagian dari manajemen biaya adalah melakukan analisis metodis atas fakta dan angka. Penilaian ini memberikan evaluasi kelayakan proyek dan profitabilitas. Dengan data penting ini, lebih mudah untuk membuat keputusan bisnis yang akurat dan berdasarkan data. Menggunakan manajemen biaya selama proses perencanaan dapat mengurangi kemungkinan risiko yang terkait dengan suatu proyek.

Mengurangi pengeluaran

Manajemen biaya adalah alat hebat yang digunakan banyak perusahaan untuk menurunkan pengeluaran bisnis mereka secara keseluruhan. Proses pengurangan biaya melibatkan pembatasan biaya yang berbeda, seperti pemasaran atau pengeluaran rantai pasokan. Informasi keuangan yang dihasilkan oleh proses manajemen biaya membantu mengidentifikasi dan menghilangkan dana yang mungkin telah Anda alokasikan untuk operasi yang berlebihan atau hutang yang dapat dihindari.

Menyimpan catatan

Pencatatan yang efisien adalah manfaat lain dari manajemen biaya. Ini membantu bisnis melakukan perencanaan akuntansi keuangan yang efektif dan mengembangkan anggaran dengan batas pengeluaran. Anda bisa mendapatkan gambaran umum tentang pengeluaran bisnis dengan menilai biaya bisnis atau proyek. Ini membantu perencana dan manajer keuangan membuat anggaran yang akurat.

Mengelola hutang

Salah satu tujuan utama dari menerapkan langkah-langkah manajemen biaya adalah untuk mengurangi biaya keseluruhan bisnis. Selama proses tersebut, Anda dapat memutuskan untuk membatasi dana yang dapat diakses dan digunakan oleh tingkat karyawan yang berbeda. Ini memungkinkan Anda untuk membuat lebih banyak uang tunai tersedia untuk mengelola utang atau inisiatif lainnya. Sebuah bisnis yang memiliki rasio utang yang rendah menunjukkan kemampuannya untuk mengatasi berbagai risiko keuangan.

Meningkatkan anggaran

Jika sebuah perusahaan memiliki lebih banyak uang karena manajemen biaya yang efisien, maka ia dapat meningkatkan anggarannya di bidang-bidang tertentu. Meningkatkan anggaran untuk pemasaran dan periklanan dapat membantu menjangkau lebih banyak pelanggan potensial dan menghasilkan keuntungan yang lebih besar. Anda juga dapat memutuskan untuk meningkatkan anggaran tim yang berkinerja baik dan berkontribusi pada pertumbuhan bisnis.

Langkah-langkah yang terlibat dalam manajemen biaya sebuah proyek

Berikut adalah beberapa langkah yang umumnya terlibat dalam proses manajemen biaya proyek:

Rencanakan manajemen biaya

Langkah pertama membutuhkan menguraikan sumber daya penting untuk menyelesaikan kegiatan proyek. Anda dapat memulai dengan mengumpulkan informasi tentang proyek sebelumnya atau proyek yang serupa dengan yang ingin Anda selesaikan. Dengan cara ini, Anda dapat menentukan sumber daya yang diperlukan, termasuk tenaga dan waktu, yang mungkin dibutuhkan tim untuk menyelesaikan berbagai tugas dengan sukses.

Estimasi dan anggaran biaya

Langkah ini melibatkan penghitungan biaya yang terkait dengan sumber daya penting untuk setiap tahap proyek, dari awal hingga akhir. Perkiraan biaya memungkinkan bisnis untuk meringkas pengeluaran proyek. Anggaran membantu Anda mengalokasikan pengeluaran proyek dan merumuskan dasar biaya.

Kontrol biaya

Langkah terakhir dalam proses manajemen biaya adalah pengendalian biaya, yang berfokus pada evaluasi di mana dan bagaimana biaya proyek yang sebenarnya berbeda dari perkiraan biaya. Inkonsistensi biaya tidak sama dengan biaya yang dianggarkan. Pemahaman tentang biaya komitmen, biaya aktual, perkiraan biaya, biaya yang disetujui, dan biaya awal sangat penting bagi manajer dan perencana keuangan yang mengawasi pengendalian anggaran. Jika risiko tak terduga muncul yang dapat memengaruhi anggaran yang disetujui untuk suatu proyek, penting bagi Anda untuk meninjau intensitas dampaknya dan mengambil tindakan korektif seperlunya.

Perbedaan antara manajemen biaya dan pengendalian biaya

Berikut adalah beberapa perbedaan antara manajemen biaya dan pengendalian biaya:

Siapa yang menggunakan manajemen biaya dan pengendalian biaya?

Karyawan yang berbeda menggunakan manajemen biaya dan pengendalian biaya. Sementara anggota tim yang mengerjakan suatu proyek dapat menggunakan manajemen biaya, akuntan atau spesialis keuangan menggunakan pengendalian biaya untuk operasi bisnis lainnya. Perencana keuangan menggunakan pengendalian biaya untuk mengevaluasi posisi keuangan perusahaan saat ini. Seluruh tim mungkin bertanggung jawab untuk mengelola biaya dan tetap menyadari posisi keuangan proyek.

Mengapa bisnis menggunakan manajemen biaya dan pengendalian biaya?

Sebuah bisnis memperkirakan dan membandingkan anggaran menggunakan manajemen biaya. Anggota tim tidak boleh berpartisipasi dalam proses pengendalian biaya. Bisnis menggunakan manajemen biaya untuk memantau aktivitas keuangan di seluruh proyek, sementara akuntan menggunakan pengendalian biaya untuk menilai keuangan sementara selama aktivitas bisnis. Manajemen biaya adalah proses berkelanjutan untuk anggota tim yang dapat Anda gunakan untuk memastikan keamanan finansial proyek.

Apa yang terjadi dalam proses manajemen biaya dan pengendalian biaya?

Manajemen biaya menawarkan estimasi aktivitas keuangan proyek, sedangkan pengendalian biaya bertujuan untuk menggunakan penyesuaian dan estimasi untuk mengubah aktivitas tersebut secara positif. Pengendalian biaya bukanlah proses yang berkesinambungan dan biasanya terjadi selama periode tertentu dalam suatu proyek. Sebuah departemen di sebuah perusahaan dapat menggunakan manajemen biaya untuk kegiatan tertentu untuk mencapai tujuan pemeliharaan biaya. Sementara manajemen biaya berfokus pada memproyeksikan perkiraan biaya, pengendalian biaya bertujuan untuk menganalisis informasi keuangan masa lalu untuk merumuskan rencana tindakan untuk proyek yang sedang berlangsung.

Kapan bisnis menggunakan manajemen biaya dan proses pengendalian biaya?

Awal dan akhir proses pengendalian biaya dan manajemen biaya bergantung pada operasi keuangan yang berbeda. Sebuah bisnis dapat menggunakan pengendalian biaya ketika ada perbedaan keuangan atau jika mencurigai adanya kerugian modal, sementara sebuah tim dapat melakukan proses manajemen biaya untuk mengontrol semua kebutuhan keuangan sebuah proyek. Ketika sebuah bisnis berhasil menstabilkan aktivitas keuangannya, ia dapat memutuskan bahwa ia tidak lagi memerlukan penggunaan tindakan pengendalian biaya.

Tips untuk manajemen biaya yang sukses

Berikut adalah beberapa tips yang dapat Anda ikuti saat melakukan tindakan manajemen biaya:

• Tingkatkan penganggaran: Anda dapat menjadi sukses dalam manajemen biaya dengan memantau keuangan organisasi dan proyeknya secara efisien. Ini melibatkan kemampuan untuk mengidentifikasi pengeluaran apa pun yang dapat membuat proyek melebihi anggarannya.
• Mengotomatiskan tugas: Ada berbagai alat otomatisasi khusus industri yang dapat Anda gunakan untuk meningkatkan efisiensi operasional dan manajemen biaya organisasi. Program yang kuat mengotomatiskan tugas administratif rutin dan memungkinkan Anda dan tim Anda untuk fokus pada tugas lain sambil meningkatkan produktivitas secara keseluruhan.
• Tetap fleksibel: Karena manajemen biaya adalah proses berkelanjutan selama proyek, tetap dapat beradaptasi membantu manajer proyek beradaptasi saat persyaratan proyek berubah. Manajemen biaya yang efektif seringkali dapat membantu Anda menyesuaikan diri dengan estimasi biaya dinamis untuk menghasilkan hasil yang positif.
• Terus meningkatkan: Semakin banyak Anda mempelajari proyek Anda, semakin mudah bagi Anda untuk memahami nuansa biaya yang terkait dengan operasi. Melalui penelitian dan pengumpulan data, Anda dapat membuat keputusan yang memungkinkan Anda menganggarkan secara efisien dan menyelesaikan proyek dengan sukses.

Apa itu biaya bisnis?

Biaya bisnis adalah biaya yang terkait dengan menjalankan perusahaan. Ketika Anda mengetahui semua pengeluaran perusahaan, Anda dapat membuat anggaran yang lebih akurat dan berupaya mengurangi beberapa biaya. Beban juga merupakan bagian dari laporan laba rugi perusahaan. Untuk menghitung laba bersih akhir, Anda harus mengetahui pengeluaran bisnis.

Pengeluaran bisnis juga penting untuk tujuan pajak. Beberapa kategori pengeluaran dapat dikurangkan, yang dapat membantu perusahaan mengurangi kewajiban pajaknya. IRS menentukan apakah suatu biaya dapat dikurangkan dengan mempertimbangkan apakah itu biasa, atau umum dalam industri, dan perlu. Beberapa kategori pengeluaran dapat dikurangkan sepenuhnya, sementara yang lain sebagian. Jika Anda adalah pemilik bisnis, profesional pajak dapat memberikan informasi lebih lanjut tentang peraturan pemotongan khusus dan standar industri.

18 Biaya bisnis

Saat melacak biaya bisnis, akan sangat membantu untuk mengaturnya ke dalam kategori. Berikut adalah 18 jenis pengeluaran bisnis umum yang mungkin Anda temui dalam karir keuangan atau akuntansi Anda:

Biaya lokasi

Biaya lokasi adalah biaya yang diperlukan untuk mengamankan lokasi bisnis. Ini dapat mencakup:

Pembayaran hipotek: Jika Anda memiliki gedung tempat Anda beroperasi, Anda mungkin harus memperhitungkan biaya hipotek. Beberapa dari pembayaran bunga ini mungkin merupakan biaya yang dapat dikurangkan. Biasanya, biaya ini tetap sama untuk waktu yang lama.

Pembayaran sewa atau sewa: Beberapa pembayaran sewa, atau sewa bulanan, mungkin merupakan biaya yang dapat dikurangkan. Tergantung pada perjanjian sewa Anda, biaya ini mungkin tetap sama selama berbulan-bulan atau bahkan bertahun-tahun.

Utilitas

Utilitas termasuk panas, air dan listrik. Jika Anda menyewa lokasi bisnis, pembayaran sewa Anda mungkin termasuk biaya ini tergantung pada perjanjian sewa Anda. IRS menganggap biaya ini biasa dan normal, dan biasanya dapat dikurangkan. Biaya ini dapat berubah setiap bulan, atau setiap musim, jadi cobalah untuk memperkirakannya dengan anggaran sebaik mungkin.

Telepon dan internet

Banyak bisnis mengandalkan internet dan telepon untuk berfungsi. Pengeluaran ini sering kali tetap sama untuk jangka waktu tertentu, tergantung pada kontrak dengan penyedia layanan. Anda juga dapat menghitung paket telepon seluler atau panggilan jarak jauh sebagai bagian dari biaya ini untuk tujuan penganggaran Anda. Anda biasanya dapat mengurangi biaya ini.

Asuransi bisnis

Asuransi bisnis biasanya sepenuhnya dapat dikurangkan. Saat menghitung biaya asuransi, ada baiknya mempertimbangkan semua jenis pajak. Sebuah perusahaan mungkin memiliki asuransi untuk menutupi bidang-bidang seperti:

• Kesehatan kelompok, visi, gigi dan asuransi jiwa untuk karyawan
• Asuransi properti untuk menutupi bangunan, perabotan dan peralatan
• Cakupan kewajiban
• Asuransi gangguan bisnis jika terjadi penghentian sementara
• Cakupan kompensasi pekerja

Peralatan kantor

Biaya peralatan kantor mungkin termasuk komputer, printer, meja, kursi dan perlengkapan kantor. Tergantung pada industrinya, ini juga dapat mencakup bahan atau peralatan khusus. Misalnya, perusahaan perbaikan mobil akan membutuhkan alat dan bahan untuk memperbaiki mobil. Biaya ini dapat berubah secara teratur tergantung pada kebutuhan industri dan bisnis Anda. Anda mungkin dapat mengurangi beberapa dari mereka.

Gaji dan tunjangan karyawan

Perusahaan harus menutupi biaya penggajian, termasuk upah dan tunjangan karyawan, seperti waktu liburan. Ini mungkin biaya per jam atau gaji tergantung pada bisnis Anda. Jika perusahaan Anda menggunakan pekerja lepas atau karyawan kontrak lainnya, Anda dapat memasukkan biaya tersebut ke dalam kategori ini juga. IRS biasanya mengizinkan perusahaan untuk mengurangi biaya ini.

Biaya pemasaran

Biaya pemasaran seringkali dapat dikurangkan 100%. Biaya ini dapat bervariasi setiap periode keuangan atau terjadi secara teratur. Biaya pemasaran mungkin termasuk:

• Pos media sosial atau kampanye pemasaran
• Desain atau pembenahan situs web
• Desain logo
• Billboard
• Cetak iklan di koran atau majalah
• Iklan radio atau kemitraan
• Iklan televisi
• Kartu nama
• pamflet
• Sponsor acara

Pajak

Setiap perusahaan membayar pajak kepada pemerintah lokal dan federal. Mengetahui biaya ini dan seberapa sering terjadi dapat membantu Anda membuat anggaran dan lembar pendapatan. Jenis pajak yang Anda bayar akan bergantung pada industri Anda dan pedoman negara bagian Anda. Pajak ini mungkin termasuk:

• Pajak penghasilan negara
• Pajak properti
• Pajak penghasilan
• Pajak Penjualan
• Pajak bahan bakar
• Pajak cukai
• Pajak wiraswasta

Biaya bisnis

Sebuah bisnis dapat memiliki biaya tambahan, termasuk lisensi atau izin lainnya. Biaya ini dapat terjadi satu kali saat Anda memulai perusahaan, atau dapat terjadi secara teratur, seperti lisensi yang Anda perbarui setiap tahun. Ini dapat dikurangkan tergantung pada situasinya. Misalnya, Anda dapat mengurangi biaya untuk bergabung dengan asosiasi perdagangan di beberapa bidang.

Makan bisnis

Beberapa perusahaan memiliki biaya makan bisnis reguler. Ini mungkin termasuk mengajak klien makan siang atau menyediakan makanan khusus atau camilan kantor bagi karyawan. Ini mungkin bervariasi setiap bulan tetapi dapat membantu untuk anggaran. IRS dapat mengizinkan potongan hingga 50% dalam situasi tertentu, seperti jika pemilik bisnis hadir. Simpan tanda terima terperinci dari semua jamuan bisnis untuk melakukan pajak Anda dengan lebih akurat.

Hadiah karyawan

Jika Anda memberikan hadiah kepada karyawan untuk promosi atau acara seperti liburan, Anda dapat memasukkan biaya barang tersebut sebagai biaya hadiah saat menetapkan anggaran Anda. Ini sering dikurangkan hingga jumlah tertentu.

Perjalanan bisnis

Biaya perjalanan bisnis bervariasi di setiap perusahaan tetapi dapat mencakup:

• Mobil perusahaan, termasuk bensin dan asuransi
• Parkir dan tol
• Biaya pesawat, kereta api atau bus
• Hotel dan makan

Beberapa dari biaya ini dapat dikurangkan. Akan sangat membantu untuk menyimpan tanda terima dari semua biaya ini untuk tujuan penganggaran dan pajak.

Pendidikan

Terkadang bisnis mungkin memberikan kesempatan pendidikan bagi karyawan. Anda mungkin dapat mengurangi biaya ini ketika pendidikan menambah nilai bagi perusahaan Anda. Ini mungkin termasuk:

• Seminar, webinar, dan konferensi
• Kelas atau lokakarya untuk meningkatkan keterampilan
• Berlangganan publikasi industri tertentu
• Buku yang terkait dengan industri Anda

Biaya hukum dan profesional

Sebuah perusahaan mungkin menggunakan seorang akuntan atau profesional hukum. Biaya ini terkadang dapat dikurangkan dan penting untuk dianggarkan. Beberapa biaya, seperti akuntan yang Anda kunjungi setiap kuartal, mungkin merupakan pengeluaran rutin yang dapat Anda anggarkan.

Kantor rumah

Jika Anda secara teratur bekerja dari rumah, Anda mungkin dapat mempertimbangkan kantor rumah Anda sebagai biaya yang dapat dikurangkan. Untuk memenuhi syarat, kantor rumah harus hanya untuk kebutuhan bisnis, seperti ruang terpisah atau ruang kantor yang ditentukan.

Pembayaran kembali pinjaman dan pembayaran bunga

Jika Anda memiliki pinjaman bisnis ke perusahaan kartu kredit, bank atau vendor, Anda dapat menghitung pembayaran pinjaman sebagai biaya. Anda dapat membuat anggaran atau menggunakan nomor ini untuk membantu menemukan pendapatan bersih. Jika Anda membayar bunga atas pinjaman ini, Anda mungkin dapat mengurangi bunga itu.

Penyusutan

Saat membeli perabot kantor atau mobil perusahaan, Anda mungkin diminta untuk membagi biaya selama beberapa tahun Anda akan menggunakannya. Akuntan menyebutnya sebagai depresiasi. Anda mungkin dapat mengurangi beberapa biaya penyusutan tergantung pada perusahaan dan situasi Anda.

Pemeliharaan dan biaya lainnya

Anda mungkin memiliki biaya lain yang terkait dengan bisnis Anda tergantung pada industri dan lokasi. Misalnya, beberapa bisnis membayar layanan lansekap reguler atau membajak salju. Anda dapat menambahkan kategori penganggaran atau akuntansi untuk biaya lain-lain atau pemeliharaan.