Cara berkomunikasi secara efektif di tempat kerja

Komunikasi yang efektif dapat membuat Anda dan bawahan Anda lebih produktif. Ini juga dapat membantu orang menjadi lebih terampil dalam pekerjaan mereka, mendapatkan promosi dan kemajuan dalam karir mereka.

Komunikasi lisan

Ketika Anda berkomunikasi dengan orang lain secara verbal, Anda dapat membangun hubungan yang kuat dengan orang lain. Anda dapat menanyakan apakah karyawan memerlukan bantuan, memastikan mereka memahami instruksi, mendapatkan umpan balik yang berguna tentang kepemimpinan Anda, dan banyak lagi. Berikut adalah beberapa cara efektif untuk berkomunikasi secara verbal:

Pertemuan satu lawan satu

Pertemuan satu lawan satu memberikan suasana pribadi, memungkinkan Anda mendiskusikan topik yang lebih sensitif di luar pengaturan grup. Jika Anda mengalami masalah dengan tindakan atau kelambanan anggota tim tertentu, ini adalah jenis pertemuan terbaik untuk menyelesaikannya. Komunikasi satu lawan satu akan membantu beberapa anggota tim memahami instruksi dengan lebih jelas, terutama jika individu tersebut lebih tertutup dan tidak nyaman dalam pengaturan kelompok.

Percakapan dengan grup

Rapat grup terbuka dapat menyertakan seluruh tim Anda dalam forum terbuka. Komunikasi langsung dalam pertemuan semacam ini akan membuat tim Anda melihat semangat Anda untuk semua proyek Anda. Ini juga memberi orang kesempatan untuk berinteraksi dengan Anda dan memberikan umpan balik tentang ide-ide Anda. Rapat terbuka adalah tempat yang sangat baik untuk sesi brainstorming tim. Setiap orang dapat memperkenalkan ide, meninjaunya, dan menyempurnakannya sehingga perusahaan Anda dapat menerapkannya dengan cara yang inovatif dan menarik.

Presentasi dan pidato

Presentasi dan pidato dapat membantu Anda mengajari anggota tim keterampilan baru, memberi tahu orang-orang tentang rencana masa depan perusahaan, dan banyak lagi. Cerita atau lelucon pribadi dapat membuat presentasi Anda lebih menghibur. Anda dapat memastikan bahwa semua orang memahami informasi yang ingin Anda sampaikan dengan sesekali menanyakan apakah ada yang ingin ditanyakan.

Komunikasi nonverbal

Dengan komunikasi nonverbal, Anda dapat mengirim pesan tanpa kata dengan nada suara, gerak tubuh, ekspresi wajah, dan metode lainnya. Berikut adalah beberapa cara yang berguna untuk berkomunikasi secara nonverbal:

• Bahasa tubuh: Anda dapat menggunakan bahasa tubuh yang positif untuk menekankan poin-poin penting. Misalnya, pertahankan kontak mata dengan orang-orang selama percakapan dan hindari gangguan yang dapat menyebabkan Anda memalingkan muka atau tampak tidak tertarik atau sering memalingkan muka. Kenakan pakaian yang sesuai dengan acara untuk membuat Anda merasa percaya diri dan siap.
• Gerakan: Gerakan umum termasuk melambai, menunjuk, mengangkat bahu, dan menggunakan jari Anda untuk menunjukkan angka. Anda dapat memeriksa jam tangan atau ponsel cerdas Anda untuk menunjukkan bahwa Anda siap untuk mengakhiri percakapan dan beralih ke tugas lain, atau Anda dapat mengangguk untuk menunjukkan bahwa Anda memahami dan setuju dengan apa yang dikatakan orang lain.
• Ekspresi wajah: Raut wajah seseorang adalah hal pertama yang Anda lihat saat bertemu dengannya. Ekspresi wajah untuk kebahagiaan, kemarahan, ketakutan, kesedihan, dan emosi lainnya adalah sama di seluruh budaya, membuatnya sangat dapat dimengerti. Anda harus tersenyum pada saat yang tepat dan pastikan ekspresi Anda tetap tenang dan percaya diri.
• Paralanguage: Paralanguage, atau paralinguistik, adalah nada suara, volume, dan nada Anda. Nada yang berbeda dapat membuat pernyataan yang sama terdengar antusias, ragu-ragu, marah, sedih atau sarkastik. Memperhatikan parabahasa Anda dapat membantu karyawan Anda memandang Anda sebagai orang yang santai, percaya diri, dan berwibawa.

Anda harus menggunakan nada suara yang sesuai dengan lingkungan Anda. Kata-kata dapat memiliki arti yang berbeda bagi orang yang berbeda, dan itu tergantung pada nada suara Anda berbicara. Berteriak atau menggunakan nada suara yang tidak tepat dapat membuat anggota tim Anda putus asa dan menghalangi mereka untuk melakukan pekerjaan terbaik mereka. Hindari menggumam dan berbicara dengan jelas untuk mencegah kebingungan, menghemat waktu dan menghindari pengulangan kata-kata. Jangan berasumsi bahwa tim Anda memahami informasi yang mereka berikan jika Anda berbicara dengan cara yang tidak memungkinkan semua orang untuk mendengar dengan jelas.

Komunikasi tertulis

Komunikasi tertulis sangat penting untuk siaran pers, brosur, memo, kontrak, buku pegangan dan banyak lagi. Pemimpin dan manajer harus menulis dengan jelas dan tepat untuk menyampaikan pemikiran dan ide mereka kepada semua orang. Anda harus merencanakan, mengatur, menulis, mengedit, dan merevisi kata-kata Anda sesuai kebutuhan dan menyusun semuanya dengan mempertimbangkan pembaca yang dituju. Gunakan judul dan subjudul yang ringkas jika sesuai, dan tulis kata-kata sederhana dalam kalimat dan paragraf yang jelas dan singkat.

Pastikan semuanya mudah dipahami, dan dukung pendapat Anda dengan fakta sebanyak mungkin. Selalu rangkum poin-poin utama tulisan Anda di bagian akhir dan beri tahu pembaca apa yang akan terjadi selanjutnya. Berikut adalah beberapa metode komunikasi tertulis yang umum:

Email

Anda dapat berkomunikasi dengan satu orang atau dengan seluruh bisnis Anda melalui email. Baris subjek harus memberi tahu orang-orang tentang apa pesan Anda, dan Anda harus menggunakan bahasa yang jelas, singkat, dan profesional.

Surat

Sebuah surat membutuhkan waktu lebih lama untuk mencapai tujuannya daripada email, tetapi banyak orang lebih mungkin untuk menyadarinya. Orang-orang tidak mungkin kehilangan surat cetak di folder spam seperti halnya dengan email, jadi mereka membuat metode komunikasi yang sangat baik untuk iklan.

Buletin dan memo

Buletin atau memo mingguan atau bulanan dapat memberi tahu semua karyawan Anda tentang perubahan dalam bisnis Anda. Anda dapat memberi tahu orang-orang tentang peraturan dan teknologi baru atau memperkenalkan manajer baru dengan cepat dan mudah.

Media sosial

Anda dapat membuat jaringan media sosial untuk membantu karyawan Anda berkomunikasi satu sama lain atau memberi tahu pelanggan tentang produk dan penjualan baru. Media sosial dapat membantu Anda menumbuhkan budaya perusahaan yang menyenangkan namun produktif. Banyak platform media sosial memiliki fitur konferensi video dan obrolan grup, memungkinkan pertemuan jarak jauh satu lawan satu atau tim.

Orang-orang dapat menyiapkan profil kerja yang terpisah dari akun pribadi mereka, dengan memisahkan kehidupan pribadi dan profesional mereka. Anda dapat membuat grup media sosial untuk proyek tertentu, atau Anda dapat membentuk grup tim sehingga rekan kerja di lokasi lain dapat tetap up-to-date seperti orang-orang di kantor.

Pesan singkat

pesan instan memungkinkan Anda menjangkau orang-orang di luar pekerjaan tanpa mengganggu aktivitas mereka dengan panggilan telepon. Anda dapat mengirim pesan instan ke satu orang atau daftar penerima. Sebagian besar smartphone akan mengingatkan pemiliknya ketika ada pesan instan dengan nada khusus.

Komunikasi Visual

Komunikasi visual dapat membuat komunikasi verbal lebih mudah dipahami. Banyak anggota tim menyimpan informasi lebih baik ketika disajikan kepada mereka secara visual atau verbal. Perangkat lunak presentasi, seperti Microsoft PowerPoint, memungkinkan Anda membuat presentasi yang bervariasi dan menarik dengan mudah. Anda dapat mentransfer banyak jenis presentasi digital ke komputer tim, memungkinkan semua karyawan Anda untuk merujuk kembali ke data saat diperlukan. Misalnya, diagram atau video yang berguna dapat membantu orang merakit perabot lebih baik daripada beberapa halaman instruksi tertulis. Berikut adalah beberapa jenis komunikasi visual yang umum:

Grafik, gambar, dan video

Dengan grafik, gambar, dan video yang tepat, Anda dapat menunjukkan kepada karyawan Anda cara menyelesaikan tugas, bukan hanya memberi tahu mereka. Dengan begitu, Anda dapat menghindari kesalahpahaman dan membuat instruksi Anda lebih menghibur.

Representasi data

Banyak jenis bagan yang berbeda digunakan dalam representasi data:

• Bagan batang vertikal paling baik untuk membandingkan data yang dibagi berdasarkan kategori. Mereka bekerja paling baik ketika hanya ada beberapa grup untuk ditampilkan, biasanya tidak lebih dari 10. Setiap bilah dipisahkan oleh ruang kosong, yang menunjukkan bahwa tidak ada urutan yang ditetapkan untuk grup.
• Bagan batang bertumpuk adalah yang terbaik untuk membandingkan ukuran satu kelompok dengan yang lain dan menggambarkan susunan kelompok yang terkait dengan yang lain.
• Histogram adalah kombinasi menarik dari diagram batang vertikal dan diagram garis. Variabel yang ditunjukkan pada sumbu x menentukan ketinggian batang.
• Bagan batang horizontal sangat mirip dengan bagan batang vertikal, tetapi sering kali memiliki lebih dari 10 kategori atau kategori dengan label yang lebih panjang.
• Diagram lingkaran adalah cara yang menarik dan menarik untuk memahami bagian dari keseluruhan. Pai selalu bertambah hingga 100%, dan perincian yang ditampilkannya dapat melibatkan hampir semua hal.
• Bagan garis menampilkan informasi berdasarkan variabel kontinu, sering kali waktu atau uang. Mereka efektif untuk menampilkan proyeksi yang melampaui data yang tersedia. Misalnya, jika Anda memplot data penjualan bulanan Anda pada bagan garis yang mencakup tiga tahun, dua tahun lalu dan satu tahun mendatang, pembaca mungkin dapat mengidentifikasi tren masa depan dengan mudah.
• Bagan area mirip dengan bagan garis, tetapi ruang antara sumbu x dan garis diisi dengan warna yang berbeda. Bagan ini berguna untuk menampilkan hubungan bagian-ke-keseluruhan, seperti kontribusi individu terhadap produksi untuk suatu waktu, data individu, dan data tren keseluruhan.
• Bagan plot sebar menunjukkan hubungan antara sepasang variabel. Jika titik-titik data yang ditampilkan membentuk pita dari sudut kiri bawah ke sudut kanan atas, kemungkinan ada korelasi positif antara kedua variabel. Jika pita berjalan dari kiri atas ke kanan bawah, korelasi negatif lebih mungkin terjadi. Jika tidak ada pola yang jelas, tidak mungkin ada korelasi antar variabel.
• Bagan gelembung mirip dengan plot sebar, tetapi mereka dapat memperkenalkan variabel ketiga ke tata letak melalui ukuran tampilan gelembung. Ini adalah pilihan yang baik untuk memahami hubungan antara variabel kontinu.
• Bagan corong mewakili bagaimana sesuatu bergerak melalui berbagai tahap proses. Ini menampilkan nilai sebagai proporsi yang semakin menurun, dan jumlahnya mencapai 100% dari total. Bagan dimulai pada 100%, dan terus menurun persentasenya karena faktor yang diwakili keluar dari proses pada setiap tahap atau langkah.
• Bagan peluru menampilkan informasi kinerja tentang tujuan tertentu. Mereka mengungkapkan kemajuan menuju suatu tujuan, membandingkannya dengan metrik lain dan memberikan konteks dalam bentuk peringkat dan informasi kinerja.
• Peta panas menunjukkan hubungan antara sepasang item dan memberikan informasi peringkat, seperti tinggi atau rendah, buruk atau patut dicontoh, atau negatif atau positif. Mereka memberikan ringkasan visual informasi yang cepat, dan peta panas yang lebih kompleks dapat memungkinkan pemirsa untuk memahami kumpulan data yang kompleks.
• Plot kotak memberi Anda cara cepat untuk meringkas data. Bagan ini dapat menunjukkan variasi, nilai rata-rata, informasi luar, dan bentuk data lainnya.

Tips berkomunikasi di tempat kerja

Berikut adalah beberapa tips tambahan untuk membantu Anda berkomunikasi di tempat kerja:

Ciptakan suasana yang positif

Pikirkan tentang bagaimana lingkungan pertemuan Anda terasa. Ruang harus murni fungsional, dan tata letaknya harus memfasilitasi proses tim Anda dan meningkatkan produktivitas mereka. Jika organisasi Anda mengalami hasil yang buruk, jadilah semangat dan positif. Suasana dan perasaan di banyak tempat kerja mengalir dari atas ke bawah. Jika Anda tetap percaya diri dalam menghadapi tantangan baru, staf Anda juga harus demikian.

Gunakan teknologi untuk membuat komunikasi Anda lebih terorganisir

Dokumen elektronik yang dibuat dengan program pengolah kata, email, dan sistem pesan telepon seluler adalah cara yang efektif dan cepat untuk mengatasi hambatan komunikasi antarpribadi. Mereka tidak mengharuskan semua anggota tim berada di tempat yang sama pada waktu yang sama untuk menerima data yang sama. Orang dapat menemukan apa pun yang mereka butuhkan dalam database file digital dengan cepat dan efisien.

Hindari pengulangan

Beri tahu anggota tim Anda informasi yang perlu mereka ketahui dan tanyakan apakah mereka mengerti atau jika mereka memiliki pertanyaan. Mengulangi diri sendiri tanpa diminta membuang waktu yang bisa digunakan lebih produktif.

Dengarkan dan amati

Jangan takut dengan umpan balik atau kritik yang membangun, dan perhatikan isyarat non-verbal dan aktivitas anggota tim Anda saat Anda berkomunikasi dengan mereka dan mereka memberi Anda umpan balik.

Semua alat komunikasi ini dapat membantu Anda membentuk tempat kerja yang kuat, stabil, dan produktif. Menggunakannya untuk keuntungan Anda akan menjauhkan Anda dari masalah komunikasi dengan tim Anda.

Apa bentuk utama komunikasi?

Komunikasi adalah bagaimana kita bertukar informasi dengan orang lain. Berikut ini adalah bentuk utama komunikasi:

Komunikasi lisan

Ini termasuk berbicara, percakapan, presentasi, obrolan video dan panggilan telepon.

Komunikasi tertulis

Jenis komunikasi ini mencakup kata-kata tertulis seperti dalam email, memo, laporan, konten situs web, dan dokumen.

Komunikasi nonverbal

Ini termasuk bahasa tubuh, ekspresi wajah dan penampilan umum. Misalnya, mengikuti aturan berpakaian untuk acara formal mengomunikasikan kepatuhan dan rasa hormat, sedangkan mengenakan jeans ke acara formal dapat menunjukkan kurangnya rasa hormat atau penghinaan.

Strategi komunikasi dapat diterapkan dalam semua bentuk komunikasi untuk meningkatkan seberapa baik informasi dipahami dan diterima.

Jenis hambatan komunikasi

Individu berkomunikasi dengan berbagai cara setiap hari. Namun, tidak semua komunikasi efektif. Cara kita menyampaikan informasi dapat berdampak signifikan pada bagaimana informasi itu diterjemahkan dan berpotensi menciptakan penghalang yang mencegah orang tersebut memahami kita dengan benar.

Berikut ini adalah jenis-jenis hambatan komunikasi yang dapat muncul di tempat kerja:

Hambatan fisik

Jenis hambatan komunikasi ini dapat merujuk pada tata letak fisik tempat kerja (area kerja terpisah, pintu kantor tertutup) serta wilayah yang dirasakan di dalam ruang kantor. Misalnya, jika semua supervisor bekerja di satu area kantor, karyawan lain mungkin merasa terintimidasi saat mendekati area ini dan akibatnya menghindari area tersebut.

Hambatan emosional

Hambatan komunikasi emosional adalah mereka yang dihasilkan dari emosi seperti ketidakpercayaan dan ketakutan. Misalnya, jika seseorang takut pada manajernya, mereka cenderung menafsirkan komunikasi dengan manajer dengan cara yang negatif dan berpikiran tertutup.

Hambatan bahasa

Contoh hambatan bahasa termasuk menggunakan jargon, ekspresi asing dan singkatan dalam komunikasi tertulis dan verbal.

12 strategi komunikasi untuk digunakan di tempat kerja

12 strategi komunikasi berikut dapat membantu Anda mengatasi dan mencegah tantangan komunikasi di tempat kerja:

Waspadai bahasa tubuh Anda

Bahasa tubuh, ekspresi wajah dan isyarat nonverbal lainnya dapat memainkan peran besar dalam komunikasi yang efektif. Perhatikan bahasa tubuh Anda saat berkomunikasi dan sesuaikan jika bahasa tubuh Anda tidak mendukung apa yang Anda coba komunikasikan. Postur tubuh bisa menjadi bentuk bahasa tubuh jadi pastikan Anda duduk tegak untuk menunjukkan rasa hormat dan perhatian selama percakapan atau rapat.

Pertahankan kontak mata

Mempertahankan kontak mata menunjukkan bahwa Anda memperhatikan orang lain dan merupakan bagian aktif dari percakapan.

Minta dan berikan umpan balik

Menawarkan dan meminta umpan balik menunjukkan bahwa Anda peduli dengan apa yang dikatakan orang lain serta pendapat mereka tentang topik yang sedang dibahas.

Gunakan komentar verbal kecil yang mendorong

Saat mengambil bagian dalam percakapan, gunakan komentar verbal kecil seperti “uh-huh.” Ini dapat mendorong pembicara untuk melanjutkan dan memberi tahu mereka bahwa Anda mendengarkan.

Jangan menyela

Hindari menyela ketika orang lain sedang berbicara untuk menunjukkan rasa hormat dan bahwa Anda mendengarkan apa yang mereka katakan.

Fokus pada apa yang orang lain katakan

Memperhatikan adalah kunci komunikasi yang efektif. Ketika orang lain sedang berbicara, berikan mereka semua perhatian Anda dan akui bahwa Anda mendengar pesan mereka.

Batasi gangguan

Komunikasi jauh lebih efektif bila ada sedikit atau tidak ada gangguan. Saat berkomunikasi, jauhkan perangkat seluler Anda, matikan komputer Anda dan batasi gangguan lain yang mungkin menghalangi Anda untuk hadir selama percakapan.

Berpartisipasi dalam kelas berbicara di depan umum

Mengambil kelas pidato dapat membantu membangun kepercayaan diri saat berbicara dengan orang lain dan membekali Anda dengan strategi komunikasi yang efektif.

Akui apa yang orang lain ungkapkan

Saat berbicara dengan seseorang, akui apa yang mereka katakan dengan mengangguk, menggunakan ekspresi wajah, dan berpartisipasi dalam percakapan jika perlu.

Pertimbangkan nada suara Anda

Nada suara Anda dapat memiliki dampak signifikan pada cara orang lain menafsirkan apa yang Anda katakan. Misalnya, jika Anda membahas topik yang serius, nada bicara Anda harus percaya diri dan tegas, bukan main-main atau tidak yakin.

Gunakan tata bahasa dan ejaan yang tepat

Hindari penggunaan singkatan, bahasa gaul, jargon dan bentuk bahasa lain yang mungkin tidak dimengerti oleh orang lain. Eja kata-kata dan pastikan ejaan dan tata bahasa yang tepat.

Koreksi dan edit

Sebelum mengirim email, teks, atau bentuk komunikasi tertulis lainnya, luangkan waktu untuk mengoreksi dan melakukan pengeditan yang diperlukan. Ini memastikan komunikasi tertulis Anda profesional dan menyampaikan pesan Anda seakurat mungkin.