Bagaimana proses audit persediaan?

Proses audit inventaris adalah prosedur apa pun yang Anda gunakan untuk memeriksa item inventaris Anda. Audit seringkali memungkinkan Anda untuk menentukan berapa banyak barang tertentu yang masih Anda miliki di lokasi Anda. Ini juga dapat memberikan informasi lain, seperti biaya, kondisi atau kualitas barang.

Apa pentingnya mengaudit persediaan?

Mengaudit inventaris penting karena memungkinkan Anda untuk melacak apa yang Anda miliki dalam stok. Ini dapat membantu Anda memesan persediaan baru atau menjadwalkan pengiriman terlebih dahulu. Anda juga dapat menggunakan audit inventaris untuk menilai kerusakan inventaris Anda atau menemukan sumber kerugian.

Prosedur audit inventaris umum

Berikut adalah 10 prosedur umum yang dapat Anda gunakan untuk mengaudit inventaris Anda:

Jumlah inventaris fisik

Penghitungan inventaris fisik adalah saat Anda menghitung setiap item dalam inventaris secara manual. Anda kemudian dapat membandingkan jumlah inventaris Anda dengan jumlah yang diharapkan dalam database perusahaan atau sistem inventaris. Metode ini adalah salah satu cara yang lebih umum untuk melacak inventaris karena memungkinkan Anda mengidentifikasi dengan cepat kapan harus memesan persediaan baru.

Hitungan siklus inventaris

Penghitungan siklus inventaris mirip dengan penghitungan inventaris fisik karena melibatkan seseorang yang secara fisik mencatat jumlah inventaris yang Anda miliki. Sementara penghitungan inventaris fisik mencatat setiap item, penghitungan siklus inventaris hanya mempertimbangkan sejumlah kecil dari total inventaris Anda. Ini adalah metode sampel yang memungkinkan Anda untuk memeriksa keakuratan catatan sistem Anda.

Analisis persediaan ABC

Analisis inventaris ABC adalah teknik manajemen inventaris yang mengelompokkan inventaris Anda ke dalam tiga kategori, ditentukan oleh nilai dan kepentingannya. Saat Anda mengurutkan inventaris ke dalam grup berdasarkan kepentingan, Anda dapat mengaudit setiap set satu per satu. Kategorinya adalah:

• Kategori A: Barang-barang dalam kategori ini adalah yang paling penting dan berharga tinggi.
• Kategori B: Ini termasuk item biaya sedang.
• Kategori C: Ini adalah barang-barang yang harganya paling murah.

Analisis pisah batas

Analisis pisah batas adalah subtipe dari analisis persediaan fisik. Selama analisis inventaris fisik standar, Anda melakukan penghitungan sementara sisa fungsi bisnis secara normal. Jika Anda mengaudit inventaris menggunakan analisis pisah batas, Anda dapat menghentikan operasi sementara saat Anda menghitung secara fisik semua item Anda. Ini dapat membantu mengurangi variabel yang tidak terkontrol dan dapat menghasilkan penghitungan yang lebih akurat.

Prosedur analitis

Prosedur analitis memungkinkan Anda melihat peningkatan atau perubahan mendadak dalam inventaris Anda. Metode ini tidak memerlukan penghitungan inventaris secara fisik dan sebaliknya bergantung pada data item, seperti biaya unit, margin keuntungan, atau seberapa sering Anda mengisi kembali item Anda dalam jangka waktu tertentu. Anda dapat membandingkan salah satu poin data ini dengan statistik yang sama di tahun-tahun sebelumnya untuk menentukan apakah ada perubahan atau pertumbuhan.

Analisis overhead

Analisis overhead adalah audit atas semua biaya overhead, atas biaya nonmaterial yang terkait dengan persediaan. Overhead mencakup semua biaya yang tidak terkait langsung dengan produk yang dijual perusahaan. Misalnya, jika perusahaan menyimpan inventarisnya di gudang, sewa gudang tersebut adalah biaya overhead.

Analisis biaya barang jadi

Analisis biaya barang jadi adalah prosedur audit persediaan yang biasa digunakan dalam produksi atau manufaktur. Ini menghitung inventaris Anda ketika Anda menyelesaikan suatu produk daripada mengambil inventaris dari bagian-bagian individual. Misalnya, sebuah perusahaan mainan dapat mengambil analisis biaya barang jadi dari mobil mainan daripada menghitung suku cadang mobil individu.

Analisis biaya pengiriman

Analisis biaya pengiriman memungkinkan Anda mengukur biaya pengangkutan inventaris Anda. Ini menganalisis biaya pengiriman dan waktu tunggu, yang merupakan waktu yang dibutuhkan proses tertentu, untuk mengangkut barang. Prosedur audit inventaris ini juga dapat menghitung kerugian atau kerusakan inventaris yang terjadi selama perjalanan.

Pencocokan faktur pengiriman

Pencocokan faktur pengiriman membandingkan keseluruhan biaya pengiriman inventaris Anda dengan jumlah barang yang dikirim. Ini membantu Anda menentukan bahwa Anda mengirimkan inventaris Anda dengan jumlah uang yang benar. Anda dapat melakukan audit ini secara acak untuk membantu memastikan bahwa biaya Anda tetap konsisten.

Rekonsiliasi produk

Rekonsiliasi produk membandingkan hasil penghitungan inventaris fisik Anda dengan catatan inventaris Anda dan mengatasi konflik apa pun di antara kedua sumber tersebut. Ini membantu Anda memeriksa bahwa perkiraan Anda akurat dan memungkinkan Anda menemukan sumber perbedaan. Misalnya, jika Anda menghitung 20 paket gelas plastik tetapi sistem Anda mengatakan Anda memiliki 30, Anda dapat menyelidiki apa yang terjadi pada 10 paket yang hilang.

Praktik terbaik proses audit inventaris

Berikut adalah beberapa praktik yang dapat Anda lakukan untuk membantu Anda selama proses audit inventaris:

Pilih jenis audit Anda

Memilih jenis audit yang paling sesuai untuk inventaris Anda dapat membantu Anda menjaga penghitungan item dan biaya yang akurat. Pertimbangkan untuk bertanya kepada supervisor Anda jenis audit apa yang biasanya digunakan perusahaan. Jika mereka meminta Anda untuk memilih jenis audit, cobalah untuk membuat daftar kebutuhan perusahaan dan membandingkannya dengan prosedur audit umum untuk menentukan jenis mana yang dapat Anda gunakan.

Audit secara teratur

Audit inventaris membantu Anda melacak item apa yang Anda miliki pada saat tertentu. Menyelesaikan audit secara konsisten memungkinkan Anda untuk membandingkan inventaris Anda pada periode waktu yang berbeda, yang dapat membantu dalam memesan persediaan atau menentukan item mana yang paling sering Anda gunakan. Ini juga memungkinkan Anda untuk memantau item Anda dan melihat jika ada situasi tak terduga yang memengaruhi inventaris Anda.

Praktek pengendalian persediaan yang tepat

Pengendalian persediaan adalah tindakan mengendalikan dan mengatur barang-barang fisik perusahaan. Ini dapat mencakup pelacakan inventaris, pelabelan item, dan prediksi akurat kapan Anda perlu mengisi kembali dan memesan ulang persediaan. Mempertahankan tingkat inventaris yang konsisten dapat membantu membuat audit Anda lebih mudah dan dapat membantu Anda menentukan penyebab audit yang tidak teratur dengan lebih baik.

Buat daftar periksa

Daftar periksa inventaris adalah dokumen yang mencantumkan semua item inventaris Anda dan informasi berharga, seperti kondisi, kuantitas, harga, dan pengelompokan ABC. Anda dapat menggunakan daftar periksa ini untuk membantu Anda menghitung produk Anda dengan lebih mudah. Daftar periksa juga memungkinkan Anda untuk mengatur informasi lain sehingga Anda dapat dengan mudah menemukan data tentang item Anda.

Pertimbangkan perangkat lunak manajemen inventaris

Perangkat lunak manajemen inventaris adalah semua jenis program perangkat lunak yang memungkinkan Anda untuk mengatur dan melacak inventaris Anda. Anda dapat menggunakan program ini untuk melakukan audit jangka panjang, seperti prosedur analitis atau analisis biaya pengiriman. Beberapa perangkat lunak juga dapat secara otomatis menautkan dirinya ke mesin titik penjualan Anda dan melacak item saat dijual, yang dapat mengurangi seberapa sering Anda perlu melakukan audit fisik.

Berikut cara kerja audit inventory, praktik terbaik tentang cara menghitung inventaris akhir, dan prosedur tambahan untuk memastikan Anda memaksimalkan audit Anda. Ini adalah bagian penting dari panduan pengendalian inventaris kami.

Apa itu audit inventory?

Audit inventory adalah proses di mana bisnis memeriksa silang catatan keuangannya dengan catatan inventarisnya. Ini adalah bagian penting dari proses manajemen persediaan. Hal ini dilakukan untuk memastikan semua catatan akurat dan mengungkap ketidaksesuaian dalam jumlah persediaan atau catatan keuangan. Audit ini juga dapat membantu perkiraan inventaris.

Bagaimana melakukan audit inventory

Melakukan audit inventory memerlukan data yang akurat dan terkini dari berbagai sumber. Ini mungkin termasuk jumlah inventaris, catatan penjualan, manifes pengiriman, atau catatan lainnya. Pelacakan inventaris adalah kunci dalam memastikan audit dapat dilakukan dengan informasi yang lengkap dan akurat.

Meskipun ada banyak bentuk audit inventory, alur kerjanya sebagian besar sama. Anda harus memperoleh dua catatan yang harus mencerminkan nomor inventaris yang sama. Kemudian periksa mereka satu sama lain untuk mengetahui apakah mereka cocok. Jika tidak, tandai area dengan masalah dan cari masalah yang muncul seperti inventaris yang hilang, produk yang rusak, atau angka penjualan yang tidak akurat.

Ada juga banyak prosedur yang lebih kecil yang mungkin menjadi bagian dari alur kerja audit inventory.

10 Prosedur audit inventory

Audit persediaan dapat diselesaikan dengan menggunakan berbagai prosedur audit.

Prosedur Audit inventory

Berikut adalah sepuluh prosedur audit yang paling umum:

• Hitung persediaan fisik. Ini adalah cara paling umum untuk melakukan audit inventory. Ini melibatkan penghitungan fisik setiap item dalam inventaris Anda dan membandingkan angka dengan angka di sistem Anda. Ini lebih mudah bagi bisnis yang menggunakan metode persediaan just in time atau secara teratur menghitung kuantitas pesanan ekonomis mereka.
• Hitungan siklus persediaan. Mirip dengan penghitungan fisik, penghitungan siklus melibatkan penghitungan jumlah produk secara manual dan membandingkannya dengan sistem Anda. Namun, penghitungan siklus dilakukan secara teratur hanya pada sejumlah produk tertentu. Ini berarti Anda dapat mengaudit produk Anda yang paling berharga lebih sering dan menghindari masalah seperti penyusutan inventaris.
• Analisis persediaan ABC. Analisis ABC adalah proses di mana Anda mengelompokkan item yang berbeda berdasarkan nilainya. Ini memungkinkan Anda untuk menyimpan dan mengaudit hanya grup tertentu yang Anda inginkan.
• Analisis potongan. Dengan analisis ini, Anda menghentikan semua operasi pada saat penghitungan fisik persediaan. Ini memastikan tidak ada kesalahan variabel yang tidak terkontrol.
• Prosedur analitis. Di sini, Anda membandingkan rasio perputaran persediaan, margin kotor, atau biaya per unit dengan data dari tahun-tahun sebelumnya. Ini memungkinkan Anda menangkap kenaikan atau volatilitas yang tiba-tiba.
• Analisis overhead. Sebuah analisis overhead adalah audit dari semua biaya non-materi. Ini termasuk sewa, utilitas, gaji, dan biaya “tersembunyi” lainnya yang terkait dengan inventaris.
• Analisis biaya barang jadi. Metode ini sangat ideal untuk produsen dan produsen. Semua produk dipertanggungjawabkan dan nilainya setelah selesai untuk memastikan laporan keuangan akurat.
• Analisis biaya pengiriman. Analisis ini mengevaluasi jumlah yang Anda keluarkan untuk biaya pengiriman dan waktu tunggu (definisi waktu tunggu) yang terlibat. Ini juga memperhitungkan kerugian dan kerusakan yang terjadi selama transit.
• Pencocokan faktur pengiriman. Auditor sering melakukan audit inventory ini secara acak. Ini melibatkan pencocokan biaya persediaan yang dikirim dengan jumlah produk yang dikirim. Ini memverifikasi bahwa tidak ada produk yang dikirim dengan jumlah uang yang salah.
• Rekonsiliasi produk. Jika Anda menemukan masalah selama penghitungan inventaris, Anda perlu menyelidiki untuk merekonsiliasi produk. Ini akan memungkinkan Anda melacak nomor SKU yang mungkin memiliki kesalahan di masa mendatang.

Standar audit inventory

Audit inventory hanya sebaik standar yang diterapkan padanya. Di sisi keuangan, standar ditetapkan oleh IRS dan SEC. Jika Anda tidak secara akurat melaporkan nilai inventaris atau penjualan Anda, Anda dapat didenda atau lebih buruk.

Di sisi gudang, standar harus ditetapkan oleh bisnis itu sendiri. Tidak ada hukuman hukum untuk audit inventory yang gagal, tetapi mereka dapat berdampak negatif pada bisnis Anda. Jika Anda tidak memiliki standar, Anda tidak dapat mengharapkan untuk mencapai hasil yang Anda inginkan.

Ada dua aturan yang membuat audit inventory lebih mudah dan akurat.

Di sini mereka:

Pilih jenis audit yang akan Anda gunakan dan lakukan secara teratur. Dari daftar sepuluh di atas, pilih satu atau dua dan jadikan mereka bagian dari alur kerja bulanan atau mingguan Anda. Dengan cara ini Anda dapat menemukan masalah lebih cepat dan menghindari keharusan melatih karyawan tentang audit baru saat Anda melakukannya.

Praktek pengendalian persediaan yang tepat. Audit inventory tidak berguna jika Anda tidak secara aktif melacak dan merekam pergerakan produk Anda. Pastikan semua aktivitas gudang terlacak sehingga Anda dapat dengan mudah mengakses dan membandingkan angka.

Daftar periksa inventaris

Audit inventory paling baik dilakukan dengan menggunakan daftar periksa inventaris. Anda dapat menggunakan daftar periksa saat Anda menghitung inventaris fisik lengkap atau untuk jumlah siklus yang lebih kecil.

Untuk membantu mempermudah Anda, kami telah menyusun daftar periksa inventaris sederhana. Cukup unduh lembar excel daftar periksa inventaris kami, ubah data sampel menjadi milik Anda, dan mulailah melacak produk Anda sendiri!

Hitung fisik inventaris

Perhitungan fisik persediaan diperlukan untuk mengukur dan menyesuaikan penyusutan persediaan. Jika Anda menggunakan langkah-langkah audit yang berfokus pada data lain atau memiliki sistem inventaris abadi, Anda mungkin menemukan beberapa perbedaan. Penghitungan inventaris fisik adalah satu-satunya cara untuk menjamin untuk memverifikasi angka-angka ini dan memastikan bahwa penyusutan diperhitungkan. Ini juga akan memberi tahu Anda jika sudah waktunya untuk melakukan pengurangan inventaris untuk menghilangkan produk tambahan. Manajemen persediaan juga dapat dilakukan melalui perangkat lunak ERP, oleh karena itu sangat ideal untuk memahami manfaat ERP.

Kesimpulan

Sekarang setelah Anda memiliki pemahaman yang lebih baik tentang berbagai cara untuk mengaudit inventory Anda, Anda dapat mulai bekerja untuk membatasi pemborosan. Audit Anda dapat mengungkap penyusutan, masalah dengan titik pemesanan ulang Anda, stok mati (lihat apa stok mati), dan banyak lagi.

Salah satu cara untuk membuat audit inventory lebih mudah bagi Anda adalah berinvestasi dalam perangkat lunak manajemen inventaris. Program-program ini dapat diintegrasikan ke dalam sistem POS Anda dan memberikan penghitungan persediaan terus-menerus. Dengan cara ini, Anda dapat melakukan audit kapan pun Anda mau tanpa perlu melakukan inventaris fisik penuh dan terus menjual produk di DTC atau pasar online dengan percaya diri.