Apa itu manajemen?

Manajemen adalah proses perencanaan dan pengorganisasian sumber daya dan kegiatan bisnis untuk mencapai tujuan tertentu dengan cara yang seefektif dan seefisien mungkin. Efisiensi dalam manajemen mengacu pada penyelesaian tugas dengan benar dan dengan biaya minimal. Efektivitas dalam manajemen berkaitan dengan penyelesaian tugas dalam batas waktu tertentu untuk menghasilkan hasil yang nyata.

Karakteristik manajemen

Beberapa ciri dasar manajemen adalah sebagai berikut:

Multidimensi

Sebagian besar manajemen mengawasi dan mengawasi layanan atau siklus produksi perusahaan atau organisasi. Manajer bekerja sama dengan dan memberikan bimbingan kepada anggota tim mereka. Seorang manajer menganggap anggota staf baik sebagai individu dengan kebutuhan yang beragam dan sebagai komponen dari kelompok yang lebih besar. Agar efektif, manajer mempengaruhi anggota tim mereka untuk menerapkan kekuatan unik mereka untuk mencapai tujuan organisasi.

Dinamis

Manajemen merupakan fungsi yang dinamis dan berkembang serta beradaptasi dengan perubahan lingkungannya, baik itu ekonomi, sosial politik maupun teknologi. Misalnya, perusahaan kertas dapat melihat penurunan penjualan karena adopsi layar dan perangkat digital yang cepat. Apakah perusahaan masih dapat bertahan tergantung pada seberapa efektif manajemennya dapat beradaptasi dengan kebutuhan pasar baru.

Tidak berwujud

Manajemen bukanlah produk berwujud, tetapi kehadirannya dapat mengubah cara fungsi organisasi. Manajemen terdiri dari ideologi, kebijakan dan interaksi manusia. Manajemen yang baik membantu meningkatkan rasio pencapaian target perusahaan, tingkat kepuasan karyawan dan kemudahan operasional perusahaan secara keseluruhan.

Tujuan manajemen

Manajemen dapat memiliki terutama tiga jenis tujuan:

Tujuan organisasi

Manajemen harus mempertimbangkan kepentingan semua pemangku kepentingan perusahaan, termasuk karyawan, pelanggan, dan pemerintah. Manajer bertanggung jawab untuk menetapkan dan mencapai tujuan organisasi. Biasanya, tujuan utama organisasi adalah untuk mencapai pertumbuhan dengan memanfaatkan sumber daya manusia, material, dan keuangannya. Ada tiga tujuan organisasi umum untuk setiap perusahaan:

• Kelangsungan hidup: Sebuah organisasi perlu menghasilkan pendapatan yang cukup untuk menutupi biaya operasionalnya.
• Laba: Laba memberikan insentif dan sangat penting untuk menutupi biaya dan risiko yang belum pernah terjadi sebelumnya yang terkait dengan menjalankan bisnis.
• Pertumbuhan: Anda dapat mengukur pertumbuhan bisnis dalam hal peningkatan volume penjualan, tenaga kerja, dan investasi modal.

Tujuan sosial

Sampai batas tertentu, manajemen juga bertanggung jawab untuk menciptakan manfaat bagi masyarakat melalui pekerjaan mereka. Perusahaan memilih untuk melakukan ini dengan cara yang berbeda. Beberapa mungkin memasukkan metode produksi yang ramah lingkungan, sementara yang lain menerapkan upah dan peluang yang adil. Perusahaan yang lebih besar sering kali mempertahankan atau mendanai inisiatif yang menyediakan fasilitas dasar seperti perawatan kesehatan dan pendidikan. Berdasarkan skala operasinya, perusahaan sering memulai kampanye CSR (Corporate Social Responsibility) yang bermanfaat bagi masyarakat dengan cara yang berbeda.

Tujuan personal

Manajemen biasanya memutuskan insentif keuangan, gaji, tunjangan dan inisiatif sosial untuk karyawan mereka. Kegiatan yang meningkatkan pengenalan dan interaksi rekan seperti acara perusahaan dan bonus liburan memenuhi pertumbuhan dan perkembangan sosial personel.

Pentingnya manajemen

Berikut adalah beberapa alasan mengapa manajemen itu penting:

• Membantu dalam mencapai tujuan kelompok: Manajemen yang efektif memberikan arahan bersama untuk upaya individu dan membimbing mereka untuk mencapai tujuan keseluruhan organisasi.
• Meningkatkan efisiensi: Efisiensi mengurangi biaya dan meningkatkan produktivitas di semua bidang pekerjaan organisasi.
• Menciptakan organisasi yang dinamis: Manajemen membantu personelnya dalam beradaptasi dengan perubahan sehingga organisasi terus mempertahankan keunggulan kompetitifnya. Seberapa baik suatu organisasi dapat merespon dan beradaptasi dengan perubahan dapat berarti perbedaan antara keberhasilan dan kegagalannya.
• Membantu dalam mencapai tujuan pribadi: Manajemen yang efektif memupuk semangat tim, kerjasama dan komitmen untuk mencapai tujuan organisasi sebagai sebuah kelompok, yang membantu setiap anggota mencapai tujuan pribadi mereka.

Tingkat manajemen

Peran manajemen datang dalam tiga tingkatan:

Manajemen puncak

Biasanya, eksekutif paling senior di sebuah perusahaan adalah ketua, chief executive officer, chief operating officer, presiden dan wakil presiden. Peran mereka terletak dalam mengintegrasikan beragam komponen perusahaan dan mengoordinasikan kegiatan departemen yang berbeda. Mereka juga menganalisis lingkungan bisnis dan implikasinya untuk merumuskan tujuan guna menjamin kelangsungan hidup perusahaan dan kesejahteraan para pemangku kepentingannya.

Manajemen menengah

Sebagian besar terdiri dari kepala divisi, manajemen menengah menghubungkan manajemen operasional dengan manajemen puncak. Kepala divisi/departemen menerima bimbingan dari manajer puncak dan merupakan pemimpin bagi manajer operasional. Tugas mereka adalah memahami kebijakan yang dibingkai oleh manajemen puncak dan menyampaikannya ke divisi/departemen masing-masing untuk memastikan bahwa mereka menindaklanjuti kebijakan dan keputusan perusahaan.

Manajemen operasional

Supervisor, pimpinan seksi atau mandor mengawasi secara langsung usaha-usaha tenaga kerja. Mereka bertanggung jawab untuk kontrol kualitas dan memastikan bahwa pekerjaan memenuhi tenggat waktu. Manajemen puncak menyusun rencana yang menetapkan wewenang dan tanggung jawab penyelia.

Fungsi manajemen

Tujuan manajemen adalah untuk menyatukan upaya individu yang berbeda dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan bersama. Berikut ini adalah beberapa fungsi manajemen:

Perencanaan

Perencanaan melibatkan pembuatan garis waktu tugas yang perlu diselesaikan untuk mencapai tujuan tertentu. Manajer melaksanakan perencanaan Perencanaan harus dilakukan secara sistematis untuk menghindari pemborosan sumber daya dan waktu. Rencana tindakan yang terperinci meminimalkan kebingungan, risiko, pemborosan, dan ketidakpastian.

Misalnya, manajemen puncak dalam bisnis kecil dapat menetapkan target penjualan yang tinggi untuk satu kuartal untuk mengkompensasi kerugian kuartal sebelumnya. Pendiri start-up mungkin berencana untuk melakukan upaya formal untuk bekerja sama dengan pemerintah dan lembaga besar lainnya untuk memperluas skala operasi mereka. Kepala perusahaan pemasaran digital lokal mungkin berencana untuk menciptakan pasar internasional untuk produk dan layanan mereka. Perusahaan TI dapat memutuskan untuk memperbarui peraturan kerja mereka untuk mengakomodasi kerja dari rumah bagi karyawan mereka.

Prioritaskan organisasi

Tujuan pengorganisasian adalah untuk memelihara hubungan simbiosis antara personel, sumber daya keuangan dan fisik perusahaan. Pengorganisasian yang tepat menyediakan tindakan yang memenuhi semua parameter untuk sukses. Pengorganisasian melibatkan identifikasi dan klasifikasi kegiatan bisnis, delegasi dan koordinasi.

Misalnya, manajer puncak dapat mengalokasikan dana atau sumber daya ke cabang yang berbeda. Manajer cabang kemudian harus mengalokasikan dana ke departemen di dalam cabang, tergantung pada kebutuhan operasional mereka. Kepala departemen kemudian melacak pengeluaran dana sehari-hari.

Tingkatkan staff

Staffing melibatkan perekrutan dan pembangunan tim untuk organisasi. Proses kepegawaian perusahaan seringkali panjang dan mendalam. Manajemen mengidentifikasi peran profesional di perusahaan dan keterampilan/kualitas yang dibutuhkan untuk menjalankan peran ini dengan baik. Manajer kemudian memilih staf untuk peran tersebut melalui proses rekrutmen. Setelah dipilih, kandidat menjalani pelatihan dan bergabung dengan tenaga kerja perusahaan. Manajer juga bertanggung jawab untuk memberikan penilaian dan promosi sebagai bagian dari kepegawaian.

Misalnya, perusahaan pemasaran digital mungkin memilih untuk memperluas operasinya ke kota-kota lain di negara ini. Manajemen puncak kemudian dapat memutuskan untuk merekrut lima personel pemasaran, empat desainer visual, dua personel akuntansi, seorang profesional sumber daya manusia, dan seorang manajer untuk setiap lokasi. Mereka juga dapat memutuskan untuk mengalihdayakan pekerjaan terkait TI, pemeliharaan, dan keamanan kepada pekerja lepas. Pedoman kepegawaian perusahaan mungkin juga menyarankan bahwa satu personel pemasaran dan satu desainer visual harus pindah ke peran pimpinan departemen, setelah dua bulan pelatihan dan satu tahun pengalaman di perusahaan.

Berikan arahan

Mengawasi, memotivasi dan membimbing anggota staf adalah pusat fungsi seorang manajer. Mengarahkan melibatkan mengambil langkah-langkah untuk menggerakkan pekerjaan dan mempertahankan produktivitas untuk mencapai tujuan perusahaan. Ini membutuhkan kepemimpinan, komunikasi, dan keterampilan interpersonal yang sangat baik untuk mendorong tim mencapai tujuan organisasi.

Misalnya, manajemen menengah sering membuat kebijakan berdasarkan arahan yang mereka terima dari manajemen puncak. Manajer operasional lebih fokus pada pengelolaan fungsi sehari-hari perusahaan.

Memantau kualitas

Bisnis berfungsi pada beberapa standar kinerja yang ditetapkan. Seorang manajer memastikan bahwa output kolektif staf memenuhi tolok ukur kuantitas dan kualitas yang ditetapkan oleh perusahaan. Kontrol pada setiap tingkat mencegah penyimpangan keseluruhan dari spesifikasi kualitas yang ditentukan.

Misalnya, supervisor di rantai makanan cepat saji sering kali mengelola kasir, staf memasak, personel pengiriman, dan server secara mikro untuk memastikan bahwa makanan dan layanan di cabang mereka memenuhi standar kualitas. Manajemen puncak menetapkan standar kualitas ini dan biasanya berkembang seiring waktu.

Pada artikel ini, kita membahas apa itu sistem informasi akuntansi, mengapa bisnis menggunakan satu dan enam komponen yang membentuk SIA.

Apa yang dimaksud dengan sistem informasi akuntansi?

Sistem informasi akuntansi adalah sistem yang digunakan bisnis untuk mengumpulkan, menyimpan, memproses, dan melaporkan data keuangan dan akuntansi yang digunakan oleh akuntan, manajer, chief financial officer (CFO), analis bisnis, manajer, auditor, regulator, agen pajak, dan konsultan. Ini melacak semua aktivitas akuntansi dan bisnis, menggabungkan praktik akuntansi tradisional, seperti Prinsip Akuntansi yang Diterima Secara Umum (GAAP) dengan sumber daya teknologi informasi modern.

Mengapa bisnis menggunakan SIA?

SIA memastikan tingkat akurasi tertinggi dengan transaksi keuangan dan pencatatan perusahaan. Ini juga memungkinkan karyawan tertentu untuk mengakses informasi yang mereka butuhkan sambil membatasi informasi sensitif kepada orang lain dan melindungi keamanan keseluruhan data perusahaan. SIA meningkatkan kemampuan perusahaan untuk mendeteksi penipuan dan membantu memastikan bahwa keuangannya berjalan lancar. SIA yang dirancang dengan baik memungkinkan setiap orang di dalam perusahaan untuk mengakses sistem yang sama dan mengambil informasi yang sama.

Fungsi SIA

Ada tiga fungsi dasar SIA:

• Pengumpulan dan penyimpanan data keuangan yang efisien dan efektif: SIA dapat mengumpulkan data transaksi dari dokumen sumber, mencatat transaksi dalam jurnal, dan memposting ke buku besar.
• Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan: SIA dapat menghasilkan laporan manajerial dan laporan keuangan untuk manajer, chief financial officer (CFO) dan pembuat keputusan kunci lainnya.
• Menempatkan kontrol: SIA dapat menempatkan kontrol untuk merekam dan memproses data secara akurat.

Komponen SIA

Sistem informasi akuntansi terdiri dari enam bagian yang membuatnya tetap berjalan secara efisien dan lancar:

Orang

Ini termasuk siapa saja yang menggunakan sistem informasi. Ini dapat mencakup akuntan, manajer, CFO dan eksekutif C-suite lainnya, analis keuangan dan auditor. SIA membantu departemen yang berbeda bekerja sama secara efektif. Misalnya, untuk merampingkan operasi, manajemen dapat menetapkan sasaran penjualan, yang kemudian dapat memberi tahu staf tentang jumlah inventaris yang tersedia untuk memenuhi sasaran tersebut. Tenaga penjualan dapat memasukkan pesanan pelanggan mereka ke dalam SIA, yang memperingatkan akuntansi untuk mengirim faktur, memberi tahu karyawan gudang untuk mengemas pesanan dan departemen pengiriman untuk mengirimkannya.

Departemen akuntansi menerima pemberitahuan tentang piutang baru dan tim layanan pelanggan dapat melacak pengiriman tersebut. SIA dapat membuat laporan penjualan dari manajemen, menunjukkan kepada mereka total penjualan, inventaris, pengiriman, dan biaya produksi. Konsultan dapat menggunakan informasi AIS untuk menganalisis data biaya, data penjualan, dan pendapatan. Auditor dapat menggunakan data tersebut untuk menilai pengendalian internal perusahaan, situasi keuangan dan kepatuhan akuntansi.

Prosedur dan instruksi

SIA menggunakan prosedur dan instruksi untuk mengatur bagaimana perusahaan mengumpulkan, menyimpan, memproses, dan mendistribusikan informasi keuangan, membantu karyawan menyelesaikan pelatihan tentang prosedur ini. Metode ini manual dan otomatis dan dapat berasal dari sumber internal seperti karyawan atau sumber eksternal seperti pesanan online yang dilakukan oleh pelanggan. Prosedur dan instruksi yang dikodekan ke dalam perangkat lunak SIA dan diimplementasikan dengan karyawan melalui pelatihan dan dokumentasi paling efektif jika para profesional mengikutinya secara konsisten.

Data SIA

Untuk pencatatan dan pelaporan yang nyaman, SIA sering memiliki struktur database yang menyimpan informasi di satu lokasi pusat. Strukturnya, seperti bahasa kueri terstruktur (SQL) Microsoft, memungkinkan data di AIS diurutkan dan diambil untuk pelaporan. SIA menyimpan informasi apa pun yang relevan dengan praktik bisnis organisasi yang dapat memengaruhi keuangannya.

Setiap data bisnis yang mempengaruhi keuangan perusahaan masuk ke SIA. Meskipun data dapat bervariasi tergantung pada bisnis, biasanya mencakup:

• Data inventaris
• Informasi pajak
• Periksa register
• Jurnal umum
• Laporan tagihan pelanggan
• Pesanan penjualan
• permintaan pembelian
• Faktur vendor
• Laporan analisis penjualan
• Informasi penggajian
• Informasi ketepatan waktu

Data yang tidak masuk ke SIA mencakup hal-hal seperti manual, memo, dan korespondensi. Meskipun hal-hal ini dapat dikaitkan dengan keuangan perusahaan, mereka tidak dianggap sebagai bagian dari pencatatan keuangan.

Perangkat lunak SIA

SIA memiliki komponen perangkat lunak yang penting untuk menyimpan, mengambil, memproses, dan menganalisis data keuangan perusahaan. Meskipun SIA dulunya merupakan sistem berbasis manual, perusahaan saat ini menggunakan program perangkat lunak yang disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan setiap bisnis. Untuk perusahaan publik, struktur SIA sampai batas tertentu ditentukan oleh peraturan Sarbanes-Oxley Act.

Infrastruktur IT

Infrastruktur IT mengacu pada perangkat keras yang digunakan untuk mengoperasikan SIA dan mencakup hal-hal seperti komputer, server, router, dan komponen lain yang sudah dimiliki sebagian besar bisnis. Infrastruktur IT yang dioptimalkan memerlukan kompatibilitas dengan perangkat lunak yang dipilih untuk SIA dan kemampuan untuk berjalan secara efisien untuk perangkat lunak lain yang mungkin digunakan perusahaan. Infrastruktur juga mencakup rencana darurat untuk hal-hal seperti pemadaman listrik, kegagalan perangkat keras, dan hal lain yang dapat memengaruhi kemampuan sistem untuk berjalan seperti yang dirancang.

Kontrol internal

Kontrol internal mengacu pada langkah-langkah keamanan yang digunakan untuk melindungi data yang disimpan dalam SIA. Kontrol internal mencakup semuanya, mulai dari kata sandi hingga metode verifikasi biometrik hingga metode enkripsi. Ini menyaring data sensitif untuk karyawan tanpa akses terverifikasi sambil tetap membuat informasi tersedia bagi mereka yang memiliki akses penuh. Kontrol internal merupakan komponen penting dari SIA, karena SIA biasanya berisi informasi karyawan dan pelanggan yang sensitif seperti kartu kredit dan nomor Jaminan Sosial dan data keuangan perusahaan.