Apa itu perencanaan proyek?

Perencanaan proyek adalah tahap penting dari siklus hidup manajemen proyek karena memastikan pengiriman tepat waktu dan keberhasilan proyek. Pada tahap perencanaan, seorang manajer proyek mengambil masukan dari klien, pemangku kepentingan bisnis dan anggota tim untuk membuat rencana rinci untuk sebuah proyek. Selama tahap perencanaan, manajer proyek membuat rencana proyek yang berisi risiko terkait, manajemen sumber daya dan personel, pengadaan, pembiayaan, kontrol kualitas, sumber daya, dan cara mengelola dan mengatur tim proyek.

Organisasi berusaha untuk rencana yang sempurna karena meningkatkan profitabilitas dan kepuasan pelanggan. Kurangnya rencana proyek meningkatkan risiko masalah besar di seluruh proyek. Dengan menggunakan rencana proyek, Anda dapat memberikan hasil, ruang lingkup, pencapaian, dan sumber daya kepada semua pemangku kepentingan.

Apa keuntungan mengembangkan rencana proyek?

Beberapa keuntungan mengembangkan rencana proyek adalah:

Meningkatkan kinerja proyek dan tingkat keberhasilan

Mencapai tujuan proyek merupakan tantangan karena seorang manajer mungkin menghadapi banyak tantangan. Sebuah rencana proyek bekerja seperti manual instruksional yang memandu setiap orang melalui proses keberhasilan. Ketika karyawan tahu pekerjaan apa yang harus dilakukan, itu meningkatkan kinerja proyek dan meningkatkan kesuksesan.

Menyimpan uang

Proyek yang terencana dengan baik dapat membantu organisasi menghemat uang. Bagi perusahaan, proyek yang gagal itu mahal. Bahkan setelah menyelesaikan proyek dengan sukses, mereka dapat menggunakan sumber daya yang tidak perlu dan anggaran tambahan. Ketika manajer merencanakan proyek mereka, itu dapat mencegah penundaan yang diharapkan, gangguan, dan creep creep. Sebuah proyek yang berjalan ke dalam lingkup creep secara bertahap tumbuh dalam ukuran karena perubahan yang tak terduga dan belum pernah terjadi sebelumnya dalam lingkup proyek.

Meningkatkan komunikasi tim

Komunikasi tim yang efektif sangat penting untuk kelancaran pelaksanaan proyek dan itu berlaku untuk proyek dari setiap ukuran. Ketika sebuah proyek melibatkan banyak tim, pemasok outsourcing dan anggota tim di zona waktu yang berbeda, perencanaan bagaimana pemimpin proyek dan anggota mengelola komunikasi menjadi penting. Organisasi yang memiliki rencana proyek mempertimbangkan kebutuhan komunikasi tim dan memberikan saluran paling efektif yang dapat dihubungkan oleh kolaborator dengan anggota tim.

Memungkinkan manajer untuk melacak tujuan proyek

Aspek penting lain dari perencanaan proyek adalah mendefinisikan tujuan dan sasaran proyek. Dengan rencana proyek, manajer proyek memantau tujuan di seluruh proyek dan memastikan bahwa mereka memenuhi hasil. Ketika fase perencanaan proyek mencakup detail tentang indikator dan tujuan kinerja utama, menjadi mudah untuk melacak kemajuan proyek. Ini juga membantu manajer memutuskan bagaimana menyesuaikan pelaksanaan proyek untuk mencapai tujuan tersebut.

Memastikan penggunaan sumber daya terbaik

Salah satu komponen kunci dari perencanaan proyek adalah perencanaan sumber daya. Perencanaan proyek yang tepat membantu manajer memanfaatkan sumber daya seperti staf, peralatan, ruang kantor, waktu, dan anggaran dengan sebaik-baiknya. Sebuah rencana proyek memungkinkan seorang manajer untuk mengalokasikan dan menggunakan sumber daya yang paling efektif dan tepat. Seringkali, rencana proyek memberikan detail yang terkait dengan analisis biaya-manfaat yang memastikan proyek tidak melampaui anggaran dan waktu.

Apa komponen rencana proyek?

Komponen rencana proyek dapat mencakup:

• Cakupan: Ruang lingkup proyek menentukan apa yang mungkin dan tidak mungkin dilakukan oleh tim proyek. Ini mempertimbangkan kebutuhan pelanggan, kebutuhan pemangku kepentingan dan visi tim.
• Anggaran: Setelah mempertimbangkan anggaran, karyawan dan sumber daya lainnya memenuhi tujuan proyek dan memperkirakan anggaran. Tujuan membuat anggaran adalah untuk memastikan bahwa semua proyek diselesaikan sesuai anggaran.
• Timeline: Garis waktu proyek menggambarkan durasi waktu setiap fase proyek. Ini juga mencakup informasi tentang setiap pencapaian yang mungkin dicapai tim dalam durasi yang ditentukan.
• Perencanaan kualitas: Untuk menyelesaikan proyek tepat waktu dan sesuai anggaran tanpa mengorbankan kualitas, manajer proyek menetapkan standar kualitas minimum. Biasanya, rencana proyek memerlukan standar kualitas minimum dan memberikan informasi tentang siapa yang mempertahankan kualitas output.
• Perencanaan komunikasi: Sangat penting bagi manajer proyek, tim, klien, dan pemangku kepentingan untuk berkomunikasi secara teratur untuk memberikan pembaruan dan membuat komunikasi tambahan terkait proyek. Rencana proyek berisi metode untuk mengelola komunikasi internal dan eksternal untuk memperhitungkan hal ini.

Bagaimana membuat rencana proyek?

Berikut adalah lima langkah yang harus diikuti saat membuat rencana proyek untuk proyek Anda yang akan datang:

Garis besar tujuan proyek

Langkah pertama menuju pembuatan rencana proyek adalah untuk menguraikan tujuan proyek secara keseluruhan. Meskipun pemangku kepentingan, pelanggan dan manajer proyek menentukan tujuan, menguraikan tujuan dari rencana proyek sangat penting. Jadi, saat membuat rencana, tentukan tujuan proyek. Tujuannya dapat menghilangkan masalah bisnis atau mencapai hasil yang diinginkan.

Tentukan ruang lingkup proyek

Langkah penting berikutnya adalah dengan jelas mendefinisikan ruang lingkup proyek. Lingkup proyek memberikan detail tentang pengiriman yang diharapkan pada akhir proyek untuk memenuhi tujuan proyek. Ini juga mendefinisikan bagaimana tim proyek akan mencapai tujuan tersebut dan mendefinisikan batas-batas proyek. Ketika sebuah rencana proyek memiliki batas-batas yang terdefinisi dengan baik, itu mengurangi kemungkinan scope creep. Jadi, fokuslah untuk mendefinisikan ruang lingkup proyek yang dapat dipahami dan disepakati semua orang.

Tentukan kiriman utama

Setelah dengan jelas mendefinisikan ruang lingkup dan tujuan proyek, langkah selanjutnya adalah mendefinisikan hasil proyek. Sementara ruang lingkup proyek merinci semua aktivitas yang terkait dengan proyek, kiriman mendefinisikan produk, layanan, dan keluaran yang dihasilkan tim selama siklus hidup proyek. Bagian deliverable menyebutkan tanggung jawab dan deliverable masing-masing anggota tim dan bagaimana tim memastikan kualitas keluaran.

Buat struktur rincian kerja

Berikutnya adalah memutuskan bagaimana manajer dapat mengalokasikan pekerjaan ke berbagai anggota tim. Salah satu cara terbaik untuk membuat struktur rincian kerja adalah dengan membuat hierarki peran, tanggung jawab, dan beban kerja yang terstruktur. Biasanya, manajer memisahkan tim menjadi tim yang lebih kecil dengan pemimpin tim individu. Pada langkah ini, manajer dapat membawa bantuan dan keahlian dari luar, seperti konsultan dan kontraktor. Setelah membuat struktur rincian kerja, Anda dapat membuat daftar pencapaian dan menetapkan semua garis waktu. Ini dapat membantu manajer membuat jadwal proyek dan menunjukkan kapan setiap tugas dimulai dan berakhir.

Tetapkan peran dan tanggung jawab

Setelah membuat struktur rincian kerja, manajer dapat menetapkan peran dan tanggung jawab. Biasanya, manajer membuat rencana kepegawaian yang dengan jelas menguraikan waktu proyek akan menggunakan sumber daya. Ketika manajer menetapkan peran dan tanggung jawab, menjadi lebih mudah bagi anggota tim untuk mengikuti mereka dan memahami ruang lingkup pekerjaan.

Lakukan penilaian risiko

Melakukan penilaian risiko dapat bermanfaat bagi keberhasilan suatu proyek. Penilaian risiko dapat menguraikan potensi ancaman proyek dan cara untuk menangani dan memecahkan ancaman. Dengan menggunakan analisis SWOT, manajer dapat memahami kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman proyek. Ancaman bekerja sebagai risiko eksternal dan kelemahan bekerja sebagai risiko internal. Seringkali, manajer melakukan analisis PESTLE untuk menilai risiko proyek. PESTLE berarti politik, ekonomi, sosial, teknologi, hukum dan lingkungan. Ini adalah faktor eksternal yang mungkin mempengaruhi hasil dan hasil proyek. Analisis tersebut membantu manajer dan pemangku kepentingan memahami berbagai risiko yang terkait dengan proyek.

Tips untuk merencanakan proyek

Untuk mengelola proyek secara efektif, perusahaan memerlukan keterampilan komunikasi dan organisasi yang sangat baik. Berikut adalah beberapa tips untuk merencanakan sebuah proyek:

• Memastikan persetujuan proyek. Setelah membuat rencana, pastikan bahwa semua pemangku kepentingan menyetujuinya. Ketika manajer mendapat persetujuan dari semua pemangku kepentingan, itu mengurangi kemungkinan miskomunikasi dan kesalahpahaman.
• Buat perubahan proyek secara teratur. Sebuah rencana proyek dapat berubah karena perubahan dalam ruang lingkup. Jadi, penting untuk menerapkan proses perubahan formal yang memungkinkan Anda meninjau perubahan sebelum implementasi proyek.
• Libatkan anggota tim. Gunakan keahlian anggota tim Anda untuk membuat rencana proyek. Ini mungkin membantu Anda merencanakan proyek dan menawarkan wawasan tentang proyek tersebut.
• Berikan waktu kontingensi. Saat membuat rencana, disarankan untuk mempertimbangkan jadwal kontingensi karena proyek mungkin memakan waktu lebih lama dari yang diharapkan. Ini dapat membantu mencegah pengaruh negatif pada tenggat waktu.
• Gunakan tujuan SMART. Saat membuat dan mengembangkan tujuan, gunakan metode SMART untuk mengembangkan tujuan. Sasaran SMART bersifat spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan berbasis waktu.

Apa yang dilakukan project planner?

Penting untuk menjawab ‘apa yang dilakukan project planner?’ karena mereka melakukan berbagai peran. Tugas utama project planner adalah membuat rencana proyek terperinci dan memastikan bahwa tim mengikuti kegiatan yang digariskan dalam rencana untuk memberikan proyek sesuai jadwal dan sesuai anggaran. Berikut adalah beberapa tugas dan tanggung jawab sehari-hari para profesional ini:

• Menguraikan ruang lingkup proyek, termasuk menentukan tanggal mulai dan pengiriman
• Menciptakan dan mendefinisikan tujuan dan sasaran proyek
• Menganalisis setiap fase proyek untuk menentukan anggaran
• Melacak biaya proyek dan memastikan implementasi tetap dalam perkiraan yang diperkirakan
• Memperkirakan garis waktu proyek dan memastikan tim mematuhi tanggal pengiriman
• Mengelola sumber daya manusia dan modal proyek untuk memastikan pengiriman tepat waktu
• Memastikan proyek memiliki staf yang memadai untuk menyelesaikan setiap tahap sesuai jadwal
• Mengidentifikasi dan mengevaluasi risiko yang dapat menggagalkan pelaksanaan proyek dan memberikan solusi untuk mencegahnya
• Memberikan laporan tentang penyimpangan terhadap rencana proyek awal yang dapat menyebabkan penundaan serius dan pembengkakan anggaran
• Menyiapkan dan menyajikan laporan proyek internal dan eksternal untuk pemangku kepentingan
• Memberikan data proyek yang komprehensif kepada tim untuk membantu mereka bekerja lebih efektif
• Mengidentifikasi dan mengkomunikasikan perubahan dalam rencana proyek kepada pemangku kepentingan
• Berkolaborasi dengan tim dan pemangku kepentingan lainnya dalam rencana jangka pendek dan jangka panjang untuk alokasi sumber daya dan penjadwalan kerja
• Membantu manajer proyek untuk meningkatkan kinerja dan efisiensi
• Mendokumentasikan dan memelihara catatan pada proses penjadwalan proyek

Apa itu project planner?

Project planner adalah profesional yang bertanggung jawab untuk merencanakan dan memantau kemajuan proyek sepanjang siklus hidupnya. Project planner atau penjadwal proyek menentukan ruang lingkup proyek, membuat jadwal kerja, dan memperkirakan sumber daya dan biaya untuk menyelesaikan proyek. Mereka juga membantu manajer proyek untuk mengoordinasikan tugas dan melacak penyelesaian tugas yang dijadwalkan untuk mencegah penundaan.

Bagian dari fungsi project planner adalah untuk mengidentifikasi potensi risiko yang dapat menunda proyek atau meningkatkan biaya dan mengambil tindakan perbaikan. Para profesional ini dapat bekerja di berbagai bidang. Namun, mereka paling populer dalam proyek konstruksi dan rekayasa di mana mereka membantu manajer proyek dalam mencapai peningkatan kinerja dan efisiensi.

Bagaimana menjadi project planner

Ada beberapa rute yang bisa Anda ambil untuk menjadi project planner. Anda dapat mengikuti langkah-langkah ini untuk memasuki profesi:

Dapatkan gelar

Banyak project planner memiliki gelar sarjana, tetapi ada beberapa orang lain yang juga merupakan pemegang A-Level. Anda juga bisa masuk ke profesi dengan ijazah 3 tahun dari politeknik. Project planner dapat memiliki latar belakang pendidikan dari berbagai bidang, termasuk bisnis, teknik, manajemen, dan keuangan. Pengusaha biasanya membutuhkan kandidat untuk memiliki gelar di industri mereka. Misalnya, project planner yang bekerja di industri konstruksi dan rekayasa memerlukan gelar atau diploma dalam teknologi atau rekayasa konstruksi untuk memenuhi syarat untuk pekerjaan.

Jika Anda berencana untuk menjadi project planner di masa depan, pilihlah program studi yang dapat memberi Anda dasar-dasar profesi itu. Dimungkinkan juga untuk mendapatkan pekerjaan perencanaan proyek berdasarkan pengalaman. Beberapa orang memasuki industri setelah menyelesaikan O Level mereka dan memperoleh pengalaman kerja yang luas agar memenuhi syarat untuk peran perencanaan proyek.

Dapatkan pengalaman

Setelah Anda memiliki kualifikasi pendidikan Anda, Anda ingin mendapatkan pengalaman industri sebanyak mungkin. Banyak peran perencanaan proyek tingkat pemula membutuhkan pengalaman kerja nol hingga dua tahun. Peran senior yang melibatkan perencanaan untuk proyek skala besar mungkin memerlukan lebih banyak pengalaman bertahun-tahun dalam peran kepemimpinan. Sebagai lulusan baru, Anda dapat melamar peran entri yang dapat memaparkan Anda pada aspek perencanaan dan manajemen proyek dari profesi Anda.

Pertimbangkan sertifikasi profesional

Selain memiliki pengalaman industri dan kualifikasi pendidikan tradisional, manajemen proyek dan industri perencanaan memiliki beberapa sertifikasi yang disegani. Memiliki sertifikasi ini tidak hanya meningkatkan status profesional Anda, tetapi juga menunjukkan keahlian Anda di bidang inti industri. Sebagian besar profesional perencanaan proyek menganggap sertifikasi profesional Manajemen Proyek (PMP) sebagai salah satu yang terbaik. Kredensial dihormati lainnya termasuk Profesional PMI dalam Analisis Bisnis (PMI-PBA), Praktisi Bersertifikat PMI Agile (PMI-ACP) dan Associate Bersertifikat dalam Manajemen Proyek (CAPM). Kredensial ini tidak hanya membuat Anda lebih menarik bagi pemberi kerja yang ingin mengisi peran perencanaan proyek, tetapi juga membuat Anda memenuhi syarat untuk posisi manajemen proyek.

Melamar pekerjaan perencanaan proyek

Sekarang setelah Anda memiliki kredensial pendidikan dan profesional serta pengalaman kerja, mulailah melamar peran perencanaan proyek. Untuk meningkatkan peluang Anda, bangun jaringan profesional yang dapat memberikan referensi tentang pekerjaan. Penting juga untuk menyesuaikan resume Anda untuk setiap pekerjaan dan menyertakan keterampilan, pengalaman, dan kompetensi khusus yang dibutuhkan pekerjaan itu.

Tingkatkan keterampilan Anda

Perencanaan dan manajemen proyek adalah profesi digital, dengan banyak program dan alat yang berbeda untuk dikuasai. Penting untuk berinvestasi dalam pengembangan profesional Anda untuk memastikan Anda tetap terdepan dalam tren industri dan perkembangan teknologi baru di lapangan. Mendapatkan sertifikasi profesional yang lebih tinggi, gelar yang lebih tinggi, dan mempelajari perangkat lunak baru dapat meningkatkan kemampuan kerja dan potensi penghasilan Anda.

Berapa gaji project planner?

Seorang project planner dapat memperoleh gaji pokok rata-rata $57.005 per tahun. Penghasilan Anda mungkin bergantung pada industri, ukuran pemberi kerja, lokasi, kualifikasi pendidikan, pengalaman, dan tugas serta tanggung jawab pekerjaan tertentu. Memiliki sertifikasi profesional yang dibutuhkan dan bekerja di industri seperti teknik dan teknologi dapat meningkatkan potensi penghasilan Anda.

Project planner vs manajer proyek

Sementara project planner dan manajer proyek mungkin memiliki beberapa fungsi yang tumpang tindih, mereka berbeda. Berikut adalah beberapa perbedaan antara kedua peran tersebut:

Cakupan

Tugas utama project planner adalah membuat dan memantau rencana untuk keberhasilan pelaksanaan proyek. Peran manajer proyek mencakup lebih dari itu. Seorang manajer proyek mengawasi setiap aspek proyek, termasuk inisiasi, perencanaan, implementasi, kontrol kualitas, pemantauan dan fase penutupan. Manajer proyek juga melaporkan kepada pemangku kepentingan tentang kemajuan dan tantangan perusahaan.

Tanggung jawab

Seorang manajer proyek memiliki tanggung jawab yang lebih besar daripada seorang project planner. Ini karena manajer proyek mengawasi setiap aspek proyek, sedangkan project planner hanya mengoordinasikan fase tertentu, yaitu perencanaan. Beberapa proyek bahkan tidak memerlukan project planner khusus jika ruang lingkupnya kecil. Dalam kasus seperti itu, manajer proyek melakukan pekerjaan project planner.

Keterampilan untuk berhasil sebagai project planner

Project planner memerlukan keterampilan standar industri tertentu untuk bekerja secara efektif. Kompetensi tersebut antara lain:

Persyaratan proyek

Project planner yang sukses memahami cara membuat persyaratan proyek yang komprehensif, yang merupakan dokumen penting untuk keberhasilan fase eksekusi. Dokumen tersebut menguraikan rencana proyek, lokasi, biaya dan tanggal. Ini juga mencakup alokasi sumber daya, tenaga kerja dan kiriman khusus untuk penutupan proyek sesuai jadwal. Mengetahui cara mengkompilasi persyaratan proyek adalah penting jika Anda ingin proyek tetap pada jalurnya dari awal hingga akhir.

Manajemen proyek

Sementara project planner memiliki ruang lingkup pekerjaan yang terbatas, penting untuk memiliki pemahaman dasar tentang manajemen proyek. Memiliki pengetahuan ini dapat mempermudah bekerja dengan manajer proyek, karena Anda memahami harapan mereka. Keterampilan ini juga dapat meningkatkan mobilitas karier Anda dan membantu Anda memenuhi syarat untuk proyek dengan bayaran lebih baik.

Analisis jalur kritis

Analisis jalur kritis adalah alat manajemen proyek yang digunakan untuk mengidentifikasi tugas-tugas penting untuk penyelesaian proyek yang tepat waktu. Karena bagian dari tugas project planner adalah mengalokasikan jadwal kerja, penting bagi mereka untuk mengetahui cara menggunakan alat ini secara efektif. Alat ini tidak hanya membuat penjadwalan lebih mudah dan lebih efisien, tetapi juga dapat membantu meningkatkan alokasi sumber daya dan mengurangi penundaan dan pembengkakan biaya.

Kontrol proyek

Penting juga bagi project planner untuk memiliki pengetahuan tentang pengendalian proyek. Kontrol perlindungan mencakup metode, strategi, sumber daya, dan rencana yang diperlukan untuk mengoordinasikan kegiatan proyek. Mahir dalam keterampilan ini dapat meningkatkan implementasi anggaran, meningkatkan pelacakan kemajuan, dan meningkatkan efisiensi tenaga kerja.

Struktur rincian kerja (WBS)

Struktur rincian kerja adalah alat yang digunakan project planner untuk mengatur aktivitas tim menjadi bagian-bagian yang dapat dikelola. WBS mengikat pekerjaan tim dengan hasil tertentu yang menggerakkan proyek menuju penyelesaian. Sebagai project planner, kemahiran dalam alat ini dapat membantu meningkatkan tingkat penyelesaian pekerjaan dan mengurangi penundaan.