Apa itu manajer proyek?

Manajer proyek adalah karyawan yang mengelola banyak aspek proyek dan tim yang menyelesaikannya. Mereka mengarahkan anggota tim dan berkomunikasi dengan karyawan lain untuk membuat proyek yang dapat digunakan yang memenuhi kebutuhan klien dan pelanggan mereka. Bagi banyak tim, manajer proyek seperti pemandu yang membantu mereka memahami persyaratan untuk sebuah proyek dan membuat mereka tetap pada jadwal saat mereka bekerja.

Karena peran tingkat tinggi ini sangat penting untuk menghasilkan produk berkualitas, banyak manajer proyek memiliki pengalaman bertahun-tahun dan memahami industri mereka dengan baik. Ini sering kali melibatkan pengerjaan pada tingkat proyek yang berbeda, yang dimulai dengan fase pra-perencanaan atau inisiasi dan diakhiri dengan penutupan dan pengiriman produk jadi. Berikut adalah melihat lebih dekat pada fase produksi yang ditangani oleh manajer proyek:

Pra-perencanaan

Dalam fase pra-perencanaan proyek, manajer proyek mendefinisikan persyaratan dan tujuan untuk proyek mereka, tujuan proyek dan ruang lingkup. Biasanya, manajer proyek mempelajari detail ini dari klien dan pelanggan atau manajer lain, sehingga mereka dapat menjelaskannya kepada tim mereka dan membantu mereka memahami cara membuat produk yang dibutuhkan. Manajer proyek sangat penting untuk fase pra-perencanaan karena mereka dapat terhubung dengan banyak karyawan dan pelanggan atau klien untuk mempelajari apa yang ingin mereka ketahui dan menentukan cara menyelesaikan proyek dengan sukses.

Perencanaan

Seorang manajer proyek juga penting untuk perencanaan proyek dan menentukan tujuan proyek untuk tim mereka. Selama fase ini, mereka mungkin bertemu dengan pemangku kepentingan, seperti pelanggan dan klien, untuk mempelajari lebih banyak informasi tentang detail proyek yang dapat memengaruhi produksi, seperti tenggat waktu, batasan anggaran, dan fitur yang diharapkan disertakan dengan produk jadi. Karena tim menggunakan rencana proyek pada setiap langkah produksi, pekerjaan manajer proyek dalam fase perencanaan membantu menciptakan dasar yang bagus untuk proyek tersebut.

Pelaksana

Dukungan manajer proyek selama fase pelaksanaan produksi membantu tim tetap pada jadwal dan menemukan informasi yang dapat membuat produksi lebih efisien. Sementara manajer proyek terus bertemu dengan pemangku kepentingan untuk mendapatkan pembaruan tentang proyek dan menjelaskan rencana proyek untuk tim mereka, tim dapat menggunakan manajer proyek sebagai sumber informasi dan panduan yang berharga saat mereka memulai proyek mereka. Biasanya, manajer proyek mengeksekusi rencana proyek setelah mereka memiliki semua detail yang mereka butuhkan dan memastikan tim mereka dapat membuat produk jadi tepat waktu.

Pemantauan

Dalam fase pemantauan proyek, manajer proyek biasanya bertemu dengan tim mereka secara teratur untuk laporan kemajuan dan mengawasi pengeluaran dan jadwal. Keahlian manajer proyek berguna saat memantau proyek karena mereka dapat menggunakan pengalaman manajemen mereka untuk mengatasi hambatan dan mengubah rencana awal mereka untuk hasil yang lebih baik. Mereka juga memberi anggota tim mereka kesempatan untuk mendapatkan bantuan atau mempelajari detail baru tentang fitur proyek dengan seringnya rapat.

Menyampaikan

Setelah tim menyelesaikan proyek dan memiliki produk jadi, manajer proyek menutup proyek dan mengirimkan produk ke pemangku kepentingan. Manajer proyek penting untuk pengiriman produk karena mereka adalah penghubung antara tim dan klien atau pelanggan, sehingga mereka memahami persyaratan produk dan proses produksi yang sebenarnya. Mereka juga mengetahui langkah-langkah untuk mendapatkan persetujuan dari manajemen dan pemangku kepentingan untuk produk tersebut, membayar kontraktor yang bekerja dalam tim, dan menyimpan dokumen penting dengan aman di arsip setelah produksi.

Apa yang dilakukan manajer proyek?

Untuk menjawab pertanyaan tentang apa yang dilakukan manajer proyek, tugas harian manajer proyek dapat bervariasi tergantung pada proyek dan tahap pekerjaan mereka. Berikut adalah beberapa tugas utama yang mungkin dimiliki manajer proyek:

• Brainstorm ide dan menetapkan tujuan: selama tahap perencanaan awal, seorang manajer proyek mungkin bertanggung jawab untuk brainstorming ide dan menetapkan tujuan dengan tim mereka. Mereka juga dapat mempertimbangkan tantangan apa pun yang mungkin mereka hadapi dan bersiap untuk mengatasinya sebelum mengganggu produksi.
• Bertemu dengan klien untuk mendiskusikan harapan: manajer proyek dapat bertemu dengan klien atau manajer lain selama tahap perencanaan untuk memastikan mereka memahami dan dapat memenuhi kewajiban mereka untuk menyelesaikan proyek. Manajer kemudian dapat mendiskusikan informasi ini dengan tim mereka untuk terus memperbarui persyaratan proyek.
• Delegasikan tugas kepada anggota tim: manajer proyek membagi proyek ke dalam tugas-tugas dan menugaskan tugas-tugas khusus tersebut kepada anggota tertentu dari tim mereka. Setiap anggota tim kemungkinan memiliki pengetahuan khusus mereka sendiri untuk membantu proyek berjalan dengan lancar, jadi penting bagi manajer proyek untuk mengenal anggota tim mereka untuk langkah ini.
• Mempertahankan organisasi proyek: selama proyek berlangsung, manajer proyek mengatur pengiriman produk yang sukses dan bahwa setiap tugas spesifik sesuai dengan tujuan yang lebih besar. Mereka memantau berbagai aspek proyek untuk memastikan proyek tetap terorganisir dengan baik selama proses produksi dan berada di jalur yang tepat untuk pengiriman ke klien dan pelanggan.
• Kelola atau awasi anggaran: mereka juga dapat mengelola atau mengawasi anggaran untuk proyek dan memastikannya tetap sesuai dengan persyaratan anggaran. Manajer proyek sering mendiskusikan persyaratan ini dengan manajer lain dan pelanggan atau klien untuk membantu semua orang memahami batas anggaran dan ke mana uang itu pergi selama produksi.
• Memotivasi karyawan: manajer proyek juga dapat memotivasi karyawan untuk memastikan mereka memenuhi jadwal proyek yang diinginkan. Ini sering melibatkan pertemuan rutin dengan tim mereka dan meninjau jadwal, jadwal, dan tugas yang diberikan untuk memberikan bantuan kepada anggota tim mana pun yang membutuhkannya dan menjaga agar proyek tetap berjalan lancar.
• Laporkan dan presentasikan proyek: setelah proyek selesai, manajer proyek menulis laporan tentang proses dan menyajikan produk jadi kepada manajemen. Seringkali, mereka dapat menyetujui produk jadi setelah langkah ini dan mengirimkannya ke pelanggan dan klien, kemudian mengarsipkan dokumen yang berguna dari proses untuk referensi nanti.
• Mengevaluasi kekuatan dan kelemahan proyek: Manajer proyek yang baik belajar dari setiap proyek dan mengidentifikasi prosedur yang berhasil dan area yang dapat mereka tingkatkan. Mereka kemudian menerapkan perbaikan tersebut ke dalam proyek berikutnya untuk membuat proses produksi lebih efektif.

Di mana manajer proyek bekerja?

Manajer proyek dapat bekerja di industri apa pun yang membutuhkan tim untuk membuat proyek dan mengirimkan produk untuk memuaskan pelanggan dan klien mereka. Terkadang, manajer proyek juga dapat mengelola proyek di dalam perusahaan mereka untuk membuat materi pelatihan, departemen baru, atau menyelesaikan pekerjaan internal lainnya. Beberapa industri potensial tempat manajer proyek dapat bekerja meliputi:

• Energi
• Kesehatan
• Listrik
• Konstruksi
• Teknologi Informasi
• Teknik Mesin
• Pengembangan perangkat lunak
• Keuangan

Manajer proyek juga bekerja pada tingkat yang berbeda. Mereka mungkin bekerja sebagai associate, senior, director, vice president atau chief project manager dalam sebuah tim. Tingkat keahlian dan pengalaman Anda sebelumnya sering kali menentukan tingkat di mana Anda dapat bekerja sebagai manajer proyek, dan Anda dapat memperoleh promosi dengan memperoleh lebih banyak pengalaman manajemen.

Berapa banyak manajer proyek dibayar?

Gaji rata-rata untuk manajer proyek adalah $88,604 per tahun, tetapi jumlah ini dapat berubah berdasarkan berbagai faktor. Misalnya, seorang manajer proyek dengan pengalaman bertahun-tahun atau yang bekerja di industri populer mungkin memiliki gaji yang lebih tinggi. Gaji Anda sebagai manajer proyek juga dapat berubah tergantung pada level Anda dalam perusahaan dan berapa lama Anda berada di sana.

Apa persyaratan untuk menjadi manajer proyek?

Persyaratan untuk menjadi manajer proyek mungkin berbeda berdasarkan industri yang Anda pilih dan tingkat pekerjaan yang Anda lamar. Persyaratan umum untuk peran ini mencakup setidaknya lima tahun pengalaman di industri pilihan Anda sebagai manajer, gelar sarjana dalam manajemen proyek atau bidang yang terkait dengan bidang Anda dan sertifikasi khusus yang diperlukan oleh perusahaan. Contoh sertifikasi termasuk kredensial Project Management Professional (PMP) atau sertifikasi manajemen Agile, seperti kredensial Disciplined Agile Scrum Master (DASM), keduanya bisa Anda dapatkan dari Project Management Institute (PMI).

Seringkali, Anda dapat menemukan persyaratan untuk peran yang tercantum dalam deskripsi pekerjaan manajemen proyek saat mencari pekerjaan baru. Gunakan deskripsi pekerjaan untuk membantu Anda menentukan keterampilan, pendidikan, dan pengalaman untuk berhasil dalam peran manajemen proyek tertentu.

Apa itu manajer proyek?

Manajer proyek adalah seorang profesional yang memimpin proyek dari awal hingga selesai. Mereka bertanggung jawab atas ruang lingkup proyek, sumber daya, anggaran, dan bagaimana kinerja proyek. Para profesional ini bekerja melalui setiap tahap siklus hidup proyek dan bertanggung jawab untuk memisahkan proyek secara metodis ke dalam fase yang berbeda. Seorang manajer proyek kemudian mengawasi setiap fase secara individual untuk memastikan pekerjaan berkualitas tinggi dari awal hingga akhir.

7 Peran Manajer Proyek Umum

Beberapa peran manajer proyek yang umum adalah:

Mengembangkan rencana proyek

Sebuah rencana proyek dengan jelas mendefinisikan biaya proyek, waktu, risiko dan spesifikasi lainnya. Pada fase ini, seorang manajer proyek mendefinisikan ruang lingkup proyek dan membuat jadwal yang membantu memandu proyek dari awal hingga akhir. Mereka menguraikan kiriman dan tugas dan menetapkan sumber daya untuk memastikan persaingan pekerjaan yang tepat waktu sesuai kebutuhan. Selain itu, para profesional ini mencocokkan hasil proyek dengan tujuan bisnis untuk membantu memahami bagaimana proyek tertentu akan memengaruhi laba bisnis. Pengusaha lebih memilih kandidat dengan perencanaan proyek yang sangat baik, karena rencana dapat membantu dalam mempengaruhi keputusan bisnis yang penting.

Pengorganisasian tim

Peran penting lainnya dari seorang manajer adalah untuk membuat dan mengatur tim setelah proyek menerima persetujuan dari tim manajemen. Menggunakan keterampilan interpersonal mereka, mereka menilai kualitas setiap anggota tim, termasuk kekuatan dan kelemahan mereka. Setelah pemilihan tim, mereka membagikan tugas, menyediakan sumber daya yang diperlukan, dan mengadakan rapat. Mereka juga mengembangkan rencana untuk memastikan bahwa semua anggota tim dapat mencapai tujuan mereka sambil mempertahankan standar kerja yang tinggi.

Menerapkan rencana proyek

Seorang manajer proyek mengoordinasikan penyelesaian tonggak dan fase proyek yang berbeda. Mereka membangun alur kerja yang efisien dan memantau kemajuan tim mereka. Selama pelaksanaan proyek, seorang manajer memelihara kolaborasi yang efektif antara pemangku kepentingan yang berbeda. Ini memastikan bahwa setiap orang yang mengerjakan proyek memiliki informasi yang sama, dan proyek berjalan lancar tanpa menghadapi masalah apa pun.

Menganalisis risiko dan mengatur waktu

Manajer proyek sering melakukan analisis risiko untuk mengungkap potensi risiko terkait proyek. Begitu mereka mengidentifikasi masalah potensial yang dapat dihadapi proyek, mereka mengembangkan solusi untuk masing-masing masalah. Ini memastikan bahwa proyek mencapai tahap penyelesaian tanpa menghadapi masalah yang tidak perlu. Juga, para profesional ini memastikan bahwa semua proyek ditutup dalam tenggat waktu yang ditentukan. Pengusaha lebih memilih kandidat dengan keterampilan manajemen waktu yang sangat baik karena ini memastikan penyelesaian dan pelaksanaan proyek tepat waktu. Manajemen waktu melibatkan pembuatan jadwal proyek dan pengaturan tenggat waktu untuk setiap anggota tim.

Memantau kinerja proyek

Selama siklus hidup proyek, setiap proyek kemungkinan akan mengalami masalah dan isu. Hal ini membuat penting bagi seorang manajer untuk memantau kinerja proyek. Manajer proyek menggunakan indikator kinerja utama (KPI) untuk menentukan apakah proyek berjalan sesuai rencana. Mereka memastikan tidak ada penyimpangan dari rencana awal dan memastikan penyelesaian proyek tepat waktu. Setelah menghadapi penyimpangan apapun, mereka menyesuaikan sumber daya dan jadwal untuk membawa proyek kembali ke jalurnya.

Melakukan pertemuan proyek dengan tim

Manajer proyek memerlukan komunikasi yang konstan dengan anggota tim untuk menutup proyek. Mereka mungkin melakukan obrolan ramah atau pertemuan satu lawan satu formal untuk memahami kemajuan tim. Apakah mereka melakukan pertemuan harian atau memilih sesi perencanaan musim semi, pertemuan proyek ini membantu manajer memahami potensi masalah yang dihadapi tim mereka saat melakukan tugas mereka.

Mendokumentasikan laporan proyek

Untuk memberikan laporan terperinci dari inisiasi proyek hingga penyelesaiannya, manajer proyek mendokumentasikan aktivitas anggota tim mereka. Selain membuat laporan kemajuan, manajer proyek membuat laporan akhir yang mendokumentasikan keseluruhan proyek. Laporan akhir mencakup rincian seperti tugas proyek, sumber daya yang digunakan dan masalah yang dihadapi oleh tim proyek. Dalam laporan ini, seorang manajer proyek membuat rekomendasi untuk proyek serupa di masa depan.

Tanggung jawab seorang manajer proyek

Peran utama manajer proyek adalah memastikan manajemen proyek yang mulus untuk mencapai tujuan kolaboratif. Beberapa tanggung jawab mereka antara lain:

• Bertemu dengan klien untuk memahami persyaratan proyek secara singkat dan tepat
• Mengembangkan rencana proyek yang komprehensif dan membaginya dengan klien dan anggota tim
• Merencanakan dan membuat anggaran dan membuat penyesuaian dalam proyek berdasarkan kendala anggaran
• Memfasilitasi permintaan perubahan untuk suatu proyek dan mengkomunikasikan perubahan kepada semua pemangku kepentingan
• Mengidentifikasi dan mengembangkan peluang proyek baru dengan klien
• Melakukan evaluasi pasca proyek untuk mengidentifikasi elemen yang berhasil dan tidak berhasil
• Menyiapkan laporan status proyek dengan mengumpulkan dan menganalisis data terkait proyek
• Memecahkan masalah yang dihadapi oleh tim proyek
• Mengembangkan strategi untuk mendorong inovasi dan kepemimpinan dalam tim proyek
• Kualifikasi yang Diperlukan Untuk Menjadi Manajer Proyek

Untuk menjadi manajer proyek, seorang kandidat membutuhkan kualifikasi berikut:

Persyaratan pendidikan

Untuk memulai karir Anda sebagai manajer proyek, selesaikan kelulusan Anda dalam mata pelajaran apa pun dari universitas yang diakui setelah menyelesaikan 10+2 Anda. Gelar dalam manajemen bisnis atau administrasi dapat membantu Anda mengetahui tentang berbagai gaya manajemen dan meningkatkan keterampilan manajemen proyek Anda. Gelar MBA di bidang apa pun dapat membantu Anda mendapatkan pekerjaan di perusahaan ternama. Atau, Anda dapat menyelesaikan diploma dalam manajemen proyek atau bidang yang relevan untuk meningkatkan peluang Anda memasuki industri ini.

Sertifikasi

Sertifikasi dalam manajemen proyek dapat memberi Anda keunggulan dibandingkan kandidat lain karena pemberi kerja sering kali lebih memilih mempekerjakan kandidat dengan sertifikasi terkait manajemen proyek. Project Management Institute (PMI) menawarkan sertifikasi Project Management Professional (PMP) dan Certified Associate in Project Management (CAPM).

Pengalaman

Untuk posisi manajemen proyek, pemberi kerja biasanya lebih memilih mempekerjakan kandidat dengan pengalaman dalam peran kepemimpinan. Ini dapat mencakup manajemen proyek atau peran manajemen lainnya. Selain itu, memiliki pengalaman di industri atau bidang tertentu dapat membantu Anda mendapatkan pekerjaan pilihan Anda. Misalnya, manajemen proyek arsitektur memerlukan pengalaman kerja di bidang arsitektur atau industri terkait lainnya. Jika Anda ingin menjadi manajer proyek tetapi tidak memiliki pengalaman yang dibutuhkan, carilah peran kepemimpinan di organisasi Anda saat ini. Pimpin tim yang lebih kecil menuju kesuksesan, dapatkan pengalaman, dan pindah ke peran manajemen proyek yang berbeda.

Keterampilan

Peran manajemen proyek memerlukan keterampilan tingkat tinggi, karena keberhasilan proyek sering kali bergantung pada seberapa baik Anda mengelola proyek. Berikut adalah beberapa keterampilan penting yang harus dikuasai untuk peran ini:

• Komunikasi: Kemampuan untuk mengkomunikasikan kebutuhan klien kepada anggota tim sangat penting bagi manajer proyek. Anda mungkin juga perlu memberikan pembaruan kepada pemangku kepentingan, menulis laporan proyek, dan berbagi kinerja proyek dengan orang lain di tim Anda.
• Kepemimpinan: Kemampuan untuk memimpin dengan menginspirasi dan memotivasi karyawan adalah keterampilan lain yang diinginkan. Dengan menggunakan keterampilan kepemimpinan ini, manajer proyek dapat menetapkan tujuan, meningkatkan moral tim, mengoordinasikan tugas, dan menyediakan jadwal penyelesaian proyek.
• Kerja tim: Seorang manajer proyek menggunakan berbagai taktik dan strategi untuk mendorong anggota tim untuk tampil sebagai sebuah kelompok. Mereka bekerja dengan semua anggota tim dan membantu mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan mereka untuk mengalokasikan pekerjaan untuk hasil proyek yang optimal.
• Pemecahan masalah: Mampu memahami dan mendefinisikan masalah apa yang dihadapi proyek Anda adalah keterampilan yang dapat membantu Anda menghindari kebingungan dan kesalahpahaman dalam tim Anda. Manajer proyek yang terampil memberikan solusi yang layak untuk masalah dan mengembangkan strategi untuk mengatasi masalah tersebut.
• Manajemen risiko: Manajer proyek yang terampil dan kompeten sering kali perlu mengambil risiko yang diperhitungkan untuk mencapai tujuan proyek lebih cepat. Itulah sebabnya pemberi kerja lebih memilih mempekerjakan kandidat yang dapat membenarkan pengambilan risiko dan bagaimana tindakan mereka memengaruhi proyek.
• Keterampilan mendengarkan secara aktif: Untuk memahami ruang lingkup proyek, keterampilan mendengarkan secara aktif sangat penting. Pengusaha biasanya lebih memilih kandidat yang dapat secara aktif mendengarkan pembicara tanpa gangguan dan mengklarifikasi keraguan dengan mengajukan pertanyaan.
• Motivasi: Manajer proyek yang kompeten mengetahui seni memotivasi anggota tim untuk bekerja lebih keras untuk mencapai pengiriman tepat waktu dari setiap tugas yang diberikan.
• Kemampuan beradaptasi: Faktor-faktor seperti kebutuhan klien dan anggaran dapat berubah, menghasilkan tantangan yang signifikan bagi tim proyek. Menjadi mudah beradaptasi dapat membantu manajer mengatasi stres dan membantu menjaga moral tim.