Contoh komunikasi verbal di tempat kerja

Sangat penting untuk mengikuti praktik terbaik untuk komunikasi verbal dalam konteks profesional untuk mengomunikasikan ide dan informasi. Komunikasi verbal yang efektif juga penting untuk menciptakan budaya bisnis yang kuat. Untuk mempelajari lebih lanjut tentang contoh komunikasi verbal di tempat kerja, berikut adalah skenario bisnis yang sering terjadi ketika komunikasi verbal yang baik diperlukan:

• Mengatakan halo: Anda dapat menggunakan komunikasi verbal untuk menyapa semua orang di perusahaan, seperti rekan kerja atau atasan Anda.
• Meminta cuti: Anda dapat menggunakan komunikasi verbal untuk meminta cuti kerja kepada atasan Anda dengan menjadwalkan rapat dan berbicara dengan mereka secara langsung.
• Melatih anggota tim baru: Komunikasi verbal sangat penting untuk melatih anggota tim baru untuk menyambut mereka di kantor, memperkenalkan mereka kepada semua orang dan mengajari mereka tentang prosedur dan proses kantor.
• Menyajikan ide: Anda dapat menerapkan komunikasi verbal untuk menawarkan ide-ide segar kepada kolega, supervisor, dan klien Anda dalam pertemuan satu lawan satu atau lebih banyak presentasi publik.
• Meminta bantuan: Saat meminta bantuan untuk tugas atau proyek, Anda dapat memanfaatkan komunikasi verbal dengan mengobrol dengan supervisor yang menurut Anda dapat mendelegasikan pekerjaan untuk Anda atau rekan kerja yang dapat membantu.
• Memeriksa dengan konsumen atau klien: Anda dapat menggunakan komunikasi verbal untuk berinteraksi dan berkomunikasi dengan konsumen atau klien Anda untuk memverifikasi bahwa Anda berhasil memenuhi permintaan mereka.

Apa itu keterampilan komunikasi verbal?

Kemampuan komunikasi verbal berkaitan dengan cara Anda mengirimkan pesan melalui berbicara. Ini bisa termasuk mengucapkan frasa lengkap atau menghasilkan suara seperti terengah-engah atau desahan. Tujuan mendasar dari keterampilan komunikasi verbal yang sangat baik adalah untuk memanfaatkan bahasa untuk mengungkapkan informasi dengan jelas kepada orang lain. Komunikasi interpersonal dan berbicara di depan umum adalah dua konteks paling umum di mana kemampuan komunikasi verbal diperlukan. Komunikasi interpersonal mencakup orang-orang yang berinteraksi langsung satu sama lain, sedangkan berbicara di depan umum melibatkan satu orang yang menyampaikan informasi kepada banyak orang.

Bagaimana meningkatkan keterampilan komunikasi verbal Anda

Dibahas di bawah ini adalah beberapa tips untuk meningkatkan keterampilan komunikasi verbal Anda:

Pikirkan tentang pesan Anda

Putuskan apa yang ingin Anda katakan dalam percakapan atau presentasi berikutnya. Ini mungkin memerlukan brainstorming atau menulis daftar pemikiran Anda sebelumnya untuk meninjau semua informasi yang Anda miliki dan memutuskan elemen mana yang akan dibagikan dengan orang lain. Dengan mengevaluasi informasi yang ingin Anda tawarkan kepada orang lain sebelum Anda berbicara, Anda dapat memastikan bahwa Anda tetap fokus pada masalah yang dihadapi dan mengidentifikasi setiap bagian dari pesan yang mungkin memerlukan klarifikasi lebih lanjut.

Misalnya, jika Anda ingin meminta cuti seminggu untuk menghadiri pernikahan sepupu Anda, Anda dapat menekankan alasan ketidakhadiran Anda. Ini dapat menunjukkan kepada penerima bahwa alasan Anda tidak masuk kerja penting bagi Anda. Pembingkaian pesan Anda memainkan peran utama dalam menentukan efektivitas komunikasi Anda.

Kenali audiens target Anda

Tentukan dengan siapa Anda berbicara dan pertimbangkan sudut pandang mereka. Jika Anda sedang mempersiapkan presentasi, Anda dapat melakukan penelitian tentang anggota audiens yang mungkin belum Anda temui. Pertimbangkan audiens Anda saat memilih nada, gerak tubuh, dan karakteristik komunikasi verbal lainnya yang dapat meningkatkan diskusi atau presentasi. Misalnya, mungkin tidak apa-apa untuk mengadopsi nada ramah dengan rekan kerja yang sudah Anda kenal lama, dibandingkan dengan pelanggan baru atau manajer Anda. Saat berbicara dengan manajer atau klien, Anda dapat menggunakan nada yang lebih formal atau profesional.

Siapkan apa yang akan Anda katakan

Rencanakan apa yang ingin Anda katakan. Ini mungkin memerlukan pembuatan garis besar atau skenario kasar untuk presentasi atau diskusi Anda dan memasukkan poin pembicaraan penting yang Anda yakini sangat penting untuk menyampaikan pesan Anda. Strategi ini juga dapat mempertimbangkan informasi audiens apa pun karena Anda cenderung menggunakan nada dan bahasa yang bervariasi dengan berbagai anggota kantor atau dengan klien, bahkan saat menangani masalah yang sama. Mempersiapkan apa yang ingin Anda katakan sebelumnya dapat membantu Anda mengingat apa yang ingin Anda katakan dan tetap pada topik.

Perhatikan komunikasi nonverbal Anda

Saat berbicara, penting bagi Anda untuk mengetahui tanda-tanda nonverbal yang mungkin Anda tunjukkan. Kontak mata, postur dan ekspresi wajah adalah contoh dari kegiatan tersebut. Mempertahankan kesadaran komunikasi nonverbal Anda memastikan bahwa pesan yang dikirim melalui gerakan atau bahasa tubuh Anda sesuai dengan yang disampaikan melalui kata-kata Anda. Misalnya, jika Anda membuat presentasi tentang topik yang menyenangkan, Anda dapat secara aktif memilih kesempatan yang tepat untuk tersenyum, yang dapat membantu mengekspresikan kesenangan dan menghubungkannya dengan pesan Anda.

Berbicara dan berkomunikasi dengan jelas

Sebelum Anda mulai, pertimbangkan bagaimana Anda ingin berbicara. Penting untuk menyesuaikan pernapasan Anda agar tetap stabil saat Anda berbicara dan mengevaluasi intonasi Anda. Berbicara dengan jelas dapat membantu orang lain memahami Anda lebih baik dan menjamin audiens Anda mendengar hal-hal yang Anda katakan. Salah satu bagian terpenting dari berbicara secara efektif adalah mencocokkan nada Anda dengan audiens, konteks, dan pesan Anda. Jika Anda menyajikan masalah yang rumit kepada sekelompok besar orang, Anda mungkin berbicara lebih lambat dan lebih keras daripada dalam pertemuan satu lawan satu.

Bersiaplah untuk mendengarkan secara aktif untuk merespon dengan tepat

Saat Anda mengirim pesan verbal, ketahuilah kapan harus berhenti berbicara dan kapan harus bersiap untuk mendengarkan ketika orang lain sedang berkomunikasi dengan Anda. Mendengarkan secara aktif memastikan bahwa pengirim dan penerima bertukar pesan dan umpan balik pada pijakan yang sama. Pilih momen yang tepat dalam presentasi Anda untuk menjeda pidato Anda dan dorong audiens untuk berkomentar atau mengajukan pertanyaan. Saat Anda maju, Anda juga dapat melatih keterampilan mendengarkan aktif Anda sehingga Anda dapat menjawab pertanyaan dan menanggapi komentar dengan tenang dan produktif.

Waspadai nada suara Anda

Nada penting dalam komunikasi verbal, dan bagaimana Anda menggunakannya dapat memengaruhi bagaimana audiens Anda berinteraksi dengan Anda. Nada yang menyenangkan dan hangat dikombinasikan dengan seringai menciptakan kesan yang baik. Sementara itu, berbicara dengan nada datar atau monoton dapat memberikan kesan bahwa Anda acuh tak acuh, yang dapat mematikan audiens. Juga, bereksperimenlah dengan nada dan infleksi yang tidak dikenal untuk menonjolkan ide-ide kunci. Pendekatan ini adalah cara sederhana untuk menarik perhatian audiens Anda.

Anda juga dapat menggunakan pendekatan pemodelan verbal, yang melibatkan upaya untuk meniru nada orang lain. Misalnya, selama diskusi, berbicaralah dengan lembut ketika mereka berbicara dengan lembut dan cobalah untuk menyesuaikan energi antusias mereka. Orang-orang cenderung lebih memperhatikan suara-suara yang terdengar mirip dengan suara mereka sendiri, menjadikannya teknik peningkatan yang efektif.

Waspadai bahasa tubuh Anda

Meskipun merupakan cara komunikasi nonverbal, bahasa tubuh Anda dapat memengaruhi cara Anda mengirimkan pesan. Saat Anda menggunakan bahasa tubuh yang tenang, seperti tidak menyilangkan tangan atau meluruskan tubuh, Anda mengekspresikan kepercayaan diri dan otoritas, yang membuat orang lain ingin mendengarkan Anda. Bahasa tubuh terbuka semacam ini juga membantu Anda terlihat lebih mudah menerima pesan, yang membuat orang lain merasa lebih nyaman berbicara dengan Anda.

Menjaga kontak mata dan menjaga postur tubuh yang baik adalah dua metode lagi untuk mengekspresikan kepercayaan diri melalui bahasa tubuh. Anda juga dapat menggunakan gerakan atau ekspresi wajah untuk menyoroti poin dan menangkap perhatian atau fokus audiens Anda. Hindari menggunakan terlalu banyak gerakan karena dapat mengganggu.

Jadilah pendengar yang aktif

Mendengarkan sama pentingnya dengan berbicara selama diskusi karena itu menunjukkan minat yang nyata pada orang lain dan memastikan Anda memahami persyaratan mereka. Akibatnya, mungkin lebih mudah bagi Anda untuk membangun hubungan dan hubungan. Berikan perhatian penuh kepada orang lain untuk memastikan bahwa Anda tidak hanya mendengar kata-kata yang mereka ucapkan tetapi juga pesan yang ingin mereka ungkapkan. Ketika orang lain merasa didengarkan, mereka cenderung membalas dan mendengarkan apa yang Anda katakan.

Komunikasi adalah proses yang sederhana, namun menunjukkan kompleksitas dalam beberapa aspek. Cara komunikasi yang berbeda dan jarak yang diperlukan untuk mentransfer informasi membuat proses menjadi rumit.

Elemen penting dari komunikasi

Ada tiga elemen yang diperlukan untuk melakukan komunikasi yaitu pengirim, media (platform di mana informasi dilakukan) dan penerima. Pengirim adalah orang yang paling terlibat dengan pemahaman penuh tentang hal yang ingin dia sampaikan.

Di sisi lain, penerima belum tentu tahu tentang pengirim dan subjek informasi yang ingin disampaikan oleh pengirim.

Langkah-langkah komunikasi

Secara teknis proses komunikasi dibagi menjadi tiga langkah utama. Ini termasuk pemikiran, encoding dan decoding. Pikiran adalah subjek informasi yang ada di pikiran pengirim. Ketika pengirim mengubah pikiran, ide, atau konsepnya menjadi ucapan verbal atau pesan tertulis, maka ini dikenal sebagai penyandian. Encoding (Penyandian) mengacu pada enkripsi ide dari perspektif pengirim.

Ketika pesan diterima oleh penerima, penerima membaca dan memahaminya. Dia mungkin menerjemahkan informasi untuk lebih memahaminya. Jadi decoding mengacu pada interpretasi informasi dari perspektif penerima. Ketika penerima memahami dengan jelas informasi yang dikirimkan kepadanya, proses komunikasi dua arah berakhir di sini.

Komunikasi dapat berupa proses satu arah atau dua arah. Ketika informasi yang disampaikan oleh pengirim diterima oleh penerima, ini menyatakan selesainya proses satu arah. Penerima tidak harus menanggapi pengirim, tetapi jika penerima merumuskan pesan sebagai balasan atas pesan pengirim, maka komunikasi menjadi proses dua arah. Isi media merupakan contoh komunikasi satu arah, di mana penerima tidak dituntut untuk membalas, tetapi hanya menerima informasi.

Jenis komunikasi

Ada berbagai jenis informasi. Dua jenis utama adalah komunikasi verbal dan komunikasi non-verbal.

Komunikasi verbal

Komunikasi verbal adalah berbagi informasi melalui ucapan. Ini mencakup informasi yang didengar orang di radio, televisi, telepon, pidato, dan wawancara.

Komunikasi verbal yang efektif menggabungkan penggunaan keterampilan interpersonal. Faktor-faktor yang berkontribusi terhadap efektivitas komunikasi verbal adalah kejelasan suara dan persepsi dan keterampilan mendengarkan penerima.

Komunikasi verbal, jika dilakukan dalam dua arah, biasanya didasarkan pada tanggapan langsung. Komunikasi verbal juga dipengaruhi oleh kontak mata, gerak tubuh dan ekspresi wajah. Keterampilan mendengar dan memahami penerima membantunya memahami konteks informasi dan mengembangkan tanggapannya sesuai dengan itu. Linguistik dan cara penyajian informasi membangun dampak komunikasi pada penerimanya.

Komunikasi non-verbal

Kata-kata tertulis atau lisan bukan satu-satunya cara untuk berbagi pesan. Ketika tidak ada penggunaan kata-kata, dan penerima mengerti apa yang ditanyakan pengirim, maka itu dikenal sebagai komunikasi non-verbal. Komunikasi non-verbal dilakukan melalui kontak mata, postur, gerak tubuh, ekspresi wajah, kronemik dan haptics.

Visual juga merupakan cara terbaik untuk mewakili informasi apa pun. Penggunaan gambar, simbol dan grafik dapat membantu seseorang berkomunikasi secara efektif. Bahkan gaya rambut dan pakaian seseorang menyampaikan informasi tentang sifat, suasana hati, dan niatnya. Orang-orang menggunakan arsitektur, dan warna serta tekstur yang berbeda untuk permukaan rumah dan kantor untuk mewakili minat dan preferensi mereka.

Komunikasi tertulis

Komunikasi tertulis mencakup jenis transfer informasi di mana penyandian pesan dilakukan dalam bentuk tertulis. Pesan hanya dapat ditulis dengan kata-kata, atau mungkin termasuk simbol yang berbeda, atau kadang-kadang bahkan kode mesin.

Komunikasi tertulis dipengaruhi oleh keterampilan menulis dan representasi individu. Pesan tertulis dikembangkan dengan mempertimbangkan audiens. Audiens yang berbeda memiliki tingkat kemampuan persepsi yang berbeda. Berbagai jenis pesan memerlukan teknik penulisan yang berbeda. Seperti laporan analitis ditulis dengan cara yang sangat berbeda dengan CV atau esai.

Sejarah komunikasi

Pengembangan bahasa yang berbeda

Komunikasi verbal sederhana telah ada sejak evolusi bahasa. Sejarah komunikasi tanggal kembali ke 3.300 SM ketika menulis ditemukan dan digunakan untuk pertama kalinya, di Irak. Setelah itu, terjadi evolusi berbagai jenis gaya penulisan. Orang Mesir mengembangkan tulisan hieroglif pada 3.100 SM. Demikian pula, orang Yunani mengembangkan gaya penulisan fonetik yaitu penulisan dari kiri ke kanan. Pada 1250 SM, ensiklopedia pertama ditulis di Suriah.

Sistem pos pertama

Pada 900 SM, sistem pos pertama didirikan oleh pemerintah Cina. Kemudian, peradaban lain termasuk Roma, Persia, Suriah dan Mesir juga berkontribusi terhadap kemajuan sistem pos. Kuda digunakan sebagai pengangkut utama dalam sistem pos yang sangat awal ini. Ada stasiun estafet yang didirikan di mana kuda-kuda diminta untuk menyampaikan informasi.

Pengembangan bahan tulisan

Sebelumnya tidak ada konsep kertas. Orang biasa berkomunikasi dengan menulis pesan di atas batu, daun, tulang, atau punggung kuda. Pesan-pesan itu ditulis dengan batu bara atau alat berguna lainnya.

Pertukaran informasi semacam ini paling umum di Cina dan Mesir. Pada 1700 SM, ada beberapa pengembangan yang dilakukan untuk memperbaiki permukaan tulisan. Orang-orang memanfaatkan gulungan Papirus dan perkamen ringan yang berasal dari alang-alang kering. Permukaan ini jauh lebih baik karena mudah dibawa-bawa dan dapat mempertahankan warna tulisan untuk waktu yang lebih lama. Jika tidak, tulisan di atas batu, tulang, dan punggung kuda akan mudah pudar dalam waktu yang sangat singkat. Sehingga menimbulkan kesulitan bagi masyarakat untuk memahami apa yang sebenarnya ditulis oleh pengirimnya.

Pada tahun 776 SM, sebuah ide baru diperkenalkan untuk memanfaatkan merpati pos sebagai pembawa pesan, dan tekniknya sangat berhasil. Sebuah pesan tertulis diikat pada sayap seekor merpati, dan merpati itu biasa mengirimkannya kepada penerima yang dituju. Itu bagus karena menghemat waktu dan waktu perjalanan merpati relatif lebih sedikit. Tapi itu bukan cara komunikasi yang dapat diandalkan. Pengiriman pesan hanya bergantung pada kesejahteraan burung, dan jika seekor merpati terjebak dalam bahaya, yang merupakan kejadian umum, maka pesan itu terbuang sia-sia.

Penemuan percetakan

Kemajuan berikutnya menuju komunikasi yang lebih baik adalah penemuan teknologi cetak. Percetakan pertama kali ditemukan oleh orang Cina pada tahun 1500 SM. Juga alat tulis pertama, pensil, ditemukan pada tahun 1565.

Pencetakan pertama kali dikembangkan untuk dilakukan dengan balok pada abad ke-6. Buku pertama yang diketahui diterbitkan pada waktu itu menggunakan pencetakan blok adalah Sutra Intan tahun 686. Kemudian pada pertengahan abad ke-15, seseorang bernama Johannes Gutenberg di Eropa menemukan mesin cetak. Ini merevolusi proses komunikasi, karena pencetakan buku menjadi lebih mudah dan lebih murah. Itu juga meletakkan dasar untuk pencetakan surat kabar. Kemudian ide untuk mesin cetak mulai mendapatkan popularitas di negara-negara lain juga.

Pengenalan surat kabar menyebabkan meningkatnya minat orang dalam pencetakan dan berfungsi untuk memajukan mekanisme komunikasi.

Penemuan surat kabar

Mesin cetak yang didirikan oleh Gutenberg pada abad ke-15 memperkenalkan ide surat kabar, sehingga pencetakan surat kabar ditemukan. Surat kabar pertama yang diterbitkan adalah di Inggris pada tahun 1641. Namun, nama ‘surat kabar’ tidak diciptakan sampai tahun 1670.

Komunikasi di abad ke-19

Perkembangan komunikasi secara bertahap terus memaparkan orang pada ide dan konsep baru dan efektif. Awal abad ke-19 melihat pengenalan beberapa konsep baru dalam dunia komunikasi. Ini menyumbang penemuan luar biasa termasuk kertas karbon dan telegraf. Alih-alih stasiun relay, ada perkembangan untuk meletakkan dasar untuk saluran yang tepat yang memungkinkan untuk berkomunikasi melintasi Atlantik.

Pada pertengahan abad ke-19, mesin faks ditemukan. Tahun 1876 menyumbang penemuan telepon yang luar biasa oleh Alexander Graham Bell. Perangkat ini berbeda dari penemuan sebelumnya karena secara signifikan mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk menyampaikan informasi jarak jauh.

Komunikasi di Abad 20

Pada abad ke-20, terjadi evolusi yang mengarah pada penemuan penyiaran radio dan televisi. Komunikasi diubah menjadi dilakukan melalui sarana elektronik.

Pada tahun 1960, satelit komunikasi diperkenalkan. Para ilmuwan memperkenalkan berbagai teknik untuk menciptakan keajaiban dalam komunikasi. Gema dan teknologi laser diciptakan untuk merevolusi komunikasi. Telepon besar berubah menjadi telepon seluler yang terstruktur dengan tepat. Juga, internet dan layanan web menjadi terkenal di akhir abad ke-19.

Tujuan komunikasi

Komunikasi berfungsi sebagai sarana untuk menghubungkan orang dan tempat. Komunikasi telah berkembang untuk berhubungan dengan beragam perspektif. Hal ini dapat digunakan untuk berbagi berbagai jenis informasi dengan cara yang berbeda.

Komunikasi sosial

Tidak perlu memiliki alasan yang kuat untuk berkomunikasi dengan orang lain. Dengan evolusi internet, komunikasi telah diadopsi sebagai sarana untuk memperluas lingkaran sosial seseorang. Komunikasi sosial murni dilakukan untuk hiburan seseorang atau untuk mengembangkan hubungan dengan orang lain, baik secara verbal, tertulis maupun nonverbal. Komunikasi sosial meliputi penjelajahan web, obrolan internet, dan SMS seluler.

Komunikasi formal

Komunikasi formal dimaksudkan untuk membangun hubungan bisnis atau kerja yang kuat. Bisnis dan organisasi menggunakan komunikasi formal untuk berkomunikasi secara lebih efektif dengan klien dan karyawan yang mereka tuju. Ini termasuk pertemuan dan wawancara. Komunikasi yang dilakukan dengan menggunakan kata-kata bersandi disebut juga komunikasi formal. Ini termasuk informasi kode yang dilakukan antara personel pertahanan atau insinyur.

Notifikasi

Komunikasi juga digunakan untuk memberitahukan atau memperingatkan seseorang. Biasanya terdiri dari surat edaran dan pamflet tertulis yang diputar melalui internet atau dari pintu ke pintu untuk alasan tertentu.

Perspektif komunikasi modern

Fenomena komunikasi telah berjalan jauh dari konsep kertas dan pena. Kini, dengan berkembangnya internet, hampir setiap perangkat elektronik dan digital telah menjadi alat komunikasi. Selain komputer dan ponsel, dari perangkat pengisian bahan bakar di pompa bensin hingga radar, semua perangkat telah diubah untuk berbagi informasi.

Perangkat ini luar biasa membawa dan menyampaikan informasi melalui jarak yang cukup jauh dan selang waktu yang singkat. Waktu pengiriman untuk berbagi informasi hampir dapat dilakukan dengan cepat. Seseorang dapat mengirim dan menerima informasi dalam sekejap mata.

Tantangan dan kritik komunikasi

Namun, tantangan untuk berbagi informasi dari waktu ke waktu sebagian besar telah teratasi, tetapi masih ada beberapa hambatan yang menghambat proses komunikasi.

Hambatan pribadi

Komunikasi yang dilakukan antar individu sangat dipengaruhi oleh kemampuan berbicara dan menulis seseorang. Jika pesan tidak ditulis atau diucapkan dengan baik, itu dapat membuat pesan dan maknanya menjadi ambigu bagi penerima.

Penerjemahan pesan tertulis dapat disalahpahami karena penerima yang berbeda akan menafsirkan pesan tertentu berdasarkan persepsi dan pengetahuan masing-masing. Penerima mungkin menghadapi kesulitan dalam memahami informasi, dan ada kemungkinan besar bahwa ia dapat memahami informasi yang salah. Jadi suatu pesan harus ditulis sedemikian rupa dan dengan kata-kata yang mudah dipahami oleh penerima yang dituju.

Hambatan sistemik

Ketika komunikasi melibatkan sarana elektronik dan digital, kesalahan mesin dan jaringan dapat mempengaruhi efektivitas komunikasi. Biasanya jika ada masalah yang dihadapi, akan terjadi keterlambatan informasi yang tidak diinginkan.