Apa itu invoice?

Invoice adalah dokumen yang dikirim dari produsen atau penyedia produk kepada pelanggan. Invoice menguraikan biaya produk dan menetapkan tanggung jawab konsumen untuk membayar barang atau jasa. Invoice membuat catatan fisik transaksi antara penjual dan pembeli. Invoice adalah bagian penting untuk memastikan bahwa pembukuan dan akun bisnis lengkap dan akurat.

Invoice digunakan oleh kantor akuntansi perusahaan untuk membuat catatan penjualan dan piutang. Mereka melayani berbagai tujuan lain, termasuk:

• Meminta pembayaran dari pelanggan
• Melacak inventaris keluar
• Membuat data yang memungkinkan akuntan untuk memperkirakan keuntungan masa depan
• Memberikan informasi pendapatan yang dapat digunakan untuk pelaporan pajak
• Menyimpan catatan penjualan dan transaksi yang mudah diakses

Apa perbedaan antara invoice dan tagihan?

Invoice dan tagihan memiliki beberapa kesamaan, tetapi masing-masing memiliki tujuan yang berbeda. Invoice dibuat dan dikirim oleh pemasok produk atau layanan. Invoice menyatakan apa yang diproduksi, siapa yang membelinya, dan syarat pembayaran. Invoice dapat dibuat dan dikirim sebelum atau setelah produk dikirim. Seringkali, pemasok akan menyertakan salinan invoice dalam sebuah paket saat mengirimkan produk sehingga pembeli dapat memastikan semua item diperhitungkan.

Atau, tagihan hanyalah dokumen dari penjual yang meminta pembayaran segera. Tagihan biasanya meminta pelanggan untuk mengambil tindakan tertentu atau untuk memenuhi kesepakatan. Tidak seperti invoice, tagihan biasa yang Anda terima tidak menyertakan daftar produk atau layanan yang diperinci. Contoh umum tagihan adalah permintaan pembayaran yang Anda dapatkan dari perusahaan kabel atau listrik Anda. Terakhir, ketika Anda menerima tagihan, biasanya Anda akan diminta untuk membayarnya hanya dalam beberapa hari atau minggu.

Apa yang termasuk dalam invoice?

Invoice biasanya berisi beberapa informasi penting. Ini termasuk:

Tanggal invoice ditulis

Informasi pertama pada invoice biasanya adalah tanggal pembuatannya. Tanggal tersebut diperlukan karena menandai awal periode pembayaran atau lamanya waktu pembeli harus menyerahkan seluruh pembayaran. Jika pembayaran memiliki batas waktu yang ketat, termasuk tanggal akan memberi tahu pembeli tentang tenggat waktu mereka dan memberikan catatan yang tak terbantahkan tentang periode pembayaran untuk penjual.

Nama dan alamat pembeli dan penjual

Invoice harus menyertakan nama dan formulir kontak untuk pembeli, yang biasanya menyertakan alamat email mereka. Ini membantu memastikan bahwa produk yang tepat dikirimkan ke pelanggan yang benar. Invoice juga harus berisi nama dan alamat penjual sehingga pembeli tahu siapa yang harus membayar dan siapa yang harus dihubungi jika terjadi kesalahan.

Informasi kontak untuk kantor akuntansi atau layanan pelanggan

Beberapa invoice akan menyertakan informasi kontak langsung untuk staf akuntansi atau departemen layanan pelanggan. Ini memungkinkan pembeli untuk mengarahkan keluhan, pertanyaan, atau umpan balik apa pun kepada orang-orang yang paling mampu membantu mereka. Memberikan nomor langsung membantu penjual menyelesaikan masalah pelanggan dengan cepat dan efisien.

Ringkasan barang yang dibeli

Invoice harus menyertakan ringkasan terperinci dari item atau layanan yang termasuk dalam transaksi. Ini biasanya melibatkan daftar terperinci dengan deskripsi produk singkat. Ringkasan ini membantu pembeli untuk menentukan apakah produk yang mereka terima benar dan apakah mereka telah ditagih sejumlah uang yang sesuai.

Ketentuan pembayaran tertentu

Informasi terakhir yang harus disertakan dalam invoice adalah syarat pembayaran penjual. Ini akan mencakup jumlah total yang terutang, jumlah waktu yang harus dibayar pembeli dan bentuk pembayaran yang diterima penjual.

Cara menulis dan mengirim invoice

Jika Anda menggunakan layanan akuntansi elektronik, akan cukup mudah bagi Anda untuk membuat dan mencetak invoice. Berikut adalah langkah-langkah yang perlu Anda ambil saat mengirim invoice:

Alamat invoice ke pelanggan

Anda perlu berkonsultasi dengan informasi pesanan pelanggan untuk memastikan bahwa Anda mencetak nama dan alamat mereka dengan benar. Anda juga harus menyertakan nama dan alamat Anda sendiri untuk tujuan pengembalian paket.

Cantumkan nomor pesanan transaksi dan/atau nomor pengiriman

Semua pesanan dan pengiriman harus diberi nomor pesanan yang unik. Hal ini memungkinkan sistem komputer untuk melacak informasi produksi dan pengiriman pesanan. Menyertakan nomor pesanan pada invoice juga memungkinkan pelanggan untuk mengajukan catatan transaksi yang komprehensif.

Cantumkan nama/deskripsi semua barang yang dijual

Bagian informasi yang paling penting pada invoice biasanya adalah daftar terperinci dari produk yang dipesan. Daftar ini dapat mencakup nama spesifik, deskripsi, dan berat semua item dalam satu paket. Hal ini memungkinkan produsen dan pelanggan untuk menentukan apakah pesanan telah diisi dengan benar atau tidak.

Catat setiap setoran atau pembayaran sebelumnya yang dilakukan oleh pelanggan

Jika pelanggan telah melakukan deposit atau pembayaran sebagian terhadap jumlah pesanan, Anda harus menyertakan informasi ini pada invoice. Anda juga perlu menunjukkan berapa banyak dari total biaya (jika ada) yang masih terutang.

Cantumkan bentuk pembayaran yang dapat diterima

Anda harus selalu memberi tahu pelanggan Anda tentang bagaimana mereka dapat mengirimkan pembayaran. Ini dapat mencakup pembayaran online, cek, setoran langsung, atau transaksi tunai.

Sertakan informasi pengiriman

Saat mengirimkan produk fisik, Anda harus menyertakan nomor pelacakan, perkiraan tanggal pengiriman, dan nama perusahaan pengiriman yang Anda gunakan. Ini akan memungkinkan pelanggan untuk melacak paket mereka dan melaporkan pengiriman yang rusak atau tertunda.

Jelaskan syarat pembayaran

Anda juga perlu menguraikan ketentuan pembayaran yang telah Anda keluarkan untuk transaksi tersebut. Ini akan mencakup jumlah total yang terutang dan berapa lama pelanggan harus melakukan pembayaran. Anda mungkin juga mencantumkan nomor kontak untuk departemen akuntansi Anda sehingga pelanggan dapat menelepon jika mereka memiliki pertanyaan.

Contoh invoice

Berikut adalah contoh tampilan invoice bisnis biasa:

Invoice sangat penting untuk usaha kecil, karena invoice adalah dokumen bisnis yang memungkinkan perusahaan mendapatkan bayaran untuk layanan mereka.

Cara populer untuk membuat invoice adalah dengan menggunakan template invoice. Template invoice menghemat waktu Anda sehingga Anda tidak perlu mengisi ulang informasi yang sama setiap kali Anda membuat invoice. Jika Anda ingin sedikit lebih maju, FreshBooks juga membuat perangkat lunak invoice yang sangat mudah digunakan.

Invoice melayani tujuan penting bagi bisnis yang mengirim invoice dan klien yang menerimanya. Untuk usaha kecil, invoice membantu mempercepat proses pembayaran dengan memberikan pemberitahuan kepada klien tentang pembayaran yang jatuh tempo. Untuk klien, invoice menyediakan catatan pengeluaran yang terorganisir dengan detil, dan dapat membantu pencatatan.

Apa definisi invoice?

Istilah invoice didefinisikan oleh Oxford English Dictionary sebagai “daftar barang yang dikirim atau layanan yang disediakan, dengan pernyataan jumlah yang harus dibayar untuk ini, sebuah tagihan.”

Invoice adalah tulang punggung sistem akuntansi untuk usaha kecil. Invoice memberi tahu klien Anda berapa banyak mereka berutang kepada Anda, kapan pembayaran jatuh tempo dan layanan apa yang Anda berikan.

Untuk apa invoice digunakan?

Invoice digunakan sebagai dokumen sumber untuk akuntansi bisnis. Invoice berguna untuk mencatat semua transaksi penjualan yang dilakukan bisnis dengan kliennya. Invoice digunakan oleh bisnis untuk berbagai tujuan, termasuk:

• Untuk meminta pembayaran tepat waktu dari klien
• Untuk melacak penjualan
• Untuk melacak inventaris, untuk bisnis yang menjual produk
• Untuk meramalkan penjualan masa depan menggunakan data historis
• Untuk mencatat pendapatan bisnis untuk pengajuan pajak

Apa itu ID invoice?

ID invoice, juga disebut sebagai nomor invoice, adalah nomor unik yang ditetapkan untuk setiap invoice yang dihasilkan bisnis. Nomor invoice adalah elemen invoice yang penting karena memungkinkan bisnis untuk dengan mudah mengidentifikasi dan merujuk ke transaksi individu dengan klien.

ID invoice dapat mencakup angka dan huruf. Meskipun invoice tidak perlu diberi nomor secara berurutan, Anda harus membuat sistem ID invoice yang konsisten dan memastikan Anda tidak menetapkan nomor invoice lebih dari sekali.

Cara menetapkan nomor invoice

Ada berbagai pendekatan yang dapat diadopsi oleh bisnis untuk menetapkan nomor invoice. Berikut adalah beberapa pendekatan umum untuk menetapkan nomor invoice:

Sekuensial

Ini adalah cara paling sederhana untuk menetapkan nomor invoice dan merupakan metode default yang diadopsi oleh sebagian besar perangkat lunak invoice berbasis cloud. Untuk menetapkan nomor invoice berurutan, Anda akan mulai dengan nomor apa pun (biasanya 1) dan menetapkan setiap invoice berikutnya dengan nomor dalam urutan. Sebagai contoh:

Invoice #001

Invoice #002

Invoice #003

Nomor invoice berurutan memudahkan untuk tetap konsisten dan memastikan Anda tidak pernah menetapkan ID invoice duplikat.

Kronologis

Untuk menetapkan nomor Invoice menggunakan metode kronologis, Anda akan mengurutkan semua invoice berdasarkan tanggal pembuatannya. Oleh karena itu, rangkaian nomor pertama dalam ID akan selalu mengacu pada tanggal. Setelah tanggal tersebut, nomor invoice Anda juga akan menyertakan nomor unik yang ditetapkan untuk invoice tersebut. Anda dapat menggunakan format tanggal apa pun yang Anda suka untuk nomor invoice kronologis. Misalnya, jika Invoice dibuat pada 30 September 2018 dan nomor invoice unik adalah 0022, Anda dapat menetapkan nomor ini ke Invoice: 30-09-2018-0022.

ID pelanggan

Beberapa bisnis menetapkan ID pelanggan unik untuk setiap klien mereka, dan Anda dapat menggunakan ID pelanggan untuk menetapkan nomor invoice. Proses penetapan nomor invoice dengan ID pelanggan mirip dengan proses penomoran kronologis. ID invoice akan dimulai dengan nomor ID pelanggan dan kemudian nomor unik akan mengikuti. Misalnya, jika Anda telah menetapkan klien Anda nomor ID pelanggan 490 dan nomor unik yang Anda gunakan adalah 004, Anda dapat menggunakan pendekatan ID pelanggan untuk menetapkan nomor invoice 490-004.

ID proyek

Jika bisnis Anda mengerjakan sejumlah proyek sekaligus dan Anda menagih klien berdasarkan proyek, Anda mungkin ingin menetapkan nomor invoice berdasarkan ID proyek. Metode ini umum di industri konstruksi. Untuk menetapkan nomor invoice berdasarkan ID proyek, bagian pertama dari nomor invoice Anda akan merujuk ke ID proyek dan bagian kedua akan menjadi nomor urut untuk membedakan antara berbagai invoice yang diterbitkan untuk proyek khusus ini. Misalnya, jika Anda membuat invoice untuk proyek 6221, Anda dapat menetapkan nomor invoice pertama untuk proyek tersebut sebagai 6221-001.

Seperti apa invoice itu?

Invoice profesional akan terlihat bersih, mudah dibaca, dan sederhana sambil memberikan semua detail tentang layanan yang diberikan dan pembayaran yang diperlukan oleh klien. Invoice profesional harus selalu menyertakan:

• Informasi kontak bisnis Anda
• Informasi kontak klien Anda
• ID Invoice atau nomor Invoice
• Ketentuan pembayaran dan tenggat waktu
• Daftar terperinci dari layanan yang diberikan
• Jumlah yang harus dibayar

Invoice profesional dibuat dengan FreshBooks

Apakah Anda mencari tips desain untuk membantu Anda membuat invoice yang terlihat profesional dan menonjol? Lihat panduan bisnis kecil ini tentang cara mendesain invoice.

Bagaimana cara saya menagih klien?

Untuk menagih klien Anda, Anda harus membuat dan mengirim invoice segera setelah Anda menyelesaikan pekerjaan pada sebuah proyek. Dengan begitu, detail pekerjaan akan segar dalam ingatan Anda dan Anda akan menerima pembayaran secepat mungkin. Pastikan invoice Anda mencakup semua perincian yang harus dibayar klien Anda, termasuk nama bisnis Anda, tanggal jatuh tempo invoice, dan jumlah total yang harus dibayar.

Apa Itu Invoice?

Invoice adalah dokumen resmi yang dikirim oleh penjual kepada pembeli sebagai permintaan pembayaran untuk produk atau jasa yang telah diberikan. Secara umum, invoice sering digunakan oleh perusahaan grosir, produsen, atau pekerja lepas untuk menagih pembayaran setelah pengiriman barang atau jasa.

Tujuan Invoice:

1. Menginformasikan kepada pembeli mengenai detail transaksi.
2. Mencatat jumlah yang harus dibayar, termasuk pajak dan biaya tambahan.
3. Mengatur tanggal jatuh tempo pembayaran.

Elemen yang Harus Ada di Invoice:

• Nama bisnis, logo, dan kontak.
• Nama pelanggan dan kontak.
• Nomor invoice unik.
• Tanggal pembuatan dan tanggal jatuh tempo.
• Rincian barang/jasa (deskripsi, harga, dan jumlah).
• Total pembayaran termasuk pajak.
• Informasi metode pembayaran.

Contoh Situasi Penggunaan Invoice:

• Perusahaan Grosir: Menagih pembayaran dari toko retail.
• Pekerja Lepas: Mengirimkan invoice setelah menyelesaikan proyek desain grafis.
• E-commerce: Menggunakan invoice elektronik (e-invoice) untuk pelanggan online.

Cara Membuat Invoice yang Efektif

Untuk memastikan invoice Anda mudah dipahami dan sah secara hukum:

1. Gunakan Nomor Unik: Setiap invoice harus memiliki nomor identifikasi unik.
2. Jelaskan Deskripsi Barang/Jasa: Berikan rincian lengkap untuk menghindari kebingungan.
3. Sebutkan Syarat Pembayaran: Tulis syarat pembayaran seperti diskon pembayaran awal atau penalti keterlambatan.
4. Pilih Format Digital atau Cetak: E-invoice kini lebih praktis untuk efisiensi dan penghematan biaya.

Apa Itu Receipt?

Receipt adalah dokumen bukti pembayaran yang diberikan kepada pelanggan setelah transaksi selesai. Receipt membuktikan bahwa pelanggan telah membayar dan menerima produk atau jasa dari penjual.

Tujuan Receipt:

1. Sebagai bukti sah untuk retur barang atau pengembalian dana.
2. Membantu pelanggan mengatur catatan keuangan.
3. Mempermudah bisnis dalam pelacakan transaksi.

Elemen yang Harus Ada di Receipt:

• Nama bisnis, logo, dan kontak.
• Tanggal transaksi.
• Rincian barang/jasa (deskripsi dan harga).
• Total pembayaran, termasuk diskon dan pajak.
• Metode pembayaran (tunai, kartu kredit, dll.).

Contoh Situasi Penggunaan Receipt:

• Toko Retail: Memberikan receipt cetak kepada pembeli di kasir.
• Bisnis Online: Mengirimkan receipt digital melalui email setelah pembelian selesai.

Perbedaan Utama Invoice dan Receipt

Manfaat Menggunakan Invoice dan Receipt

1. Pengelolaan Keuangan yang Rapi: Membantu mencatat pemasukan dan pengeluaran.
2. Kepatuhan Pajak: Mempermudah pelaporan pajak dengan bukti transaksi yang jelas.
3. Meningkatkan Kepercayaan Pelanggan: Dokumen profesional meningkatkan transparansi bisnis.
4. Pelacakan Transaksi: Mempermudah penelusuran transaksi jika ada masalah.

Kapan Menggunakan Invoice dan Receipt

• Gunakan Invoice: Saat pelanggan perlu membayar setelah menerima barang/jasa.
• Gunakan Receipt: Saat pembayaran sudah diterima, sebagai tanda sah transaksi selesai.

Tips Mengoptimalkan Pengelolaan Invoice dan Receipt

1. Gunakan Software Akuntansi: Aplikasi seperti QuickBooks, Xero, atau Wave dapat mempermudah pembuatan dan pengelolaan dokumen transaksi.
2. Berikan Informasi Jelas dan Lengkap: Jangan lewatkan elemen penting seperti rincian barang/jasa, pajak, dan syarat pembayaran.
3. Simpan Arsip Digital: Menggunakan sistem berbasis cloud untuk menyimpan invoice dan receipt mengurangi risiko kehilangan data.

Kesimpulan

Memahami perbedaan antara invoice dan receipt serta kapan menggunakannya adalah kunci keberhasilan bisnis Anda. Dengan dokumentasi transaksi yang tepat, Anda tidak hanya dapat mengelola keuangan dengan lebih baik, tetapi juga membangun kepercayaan pelanggan. Gunakan kombinasi invoice dan receipt sesuai kebutuhan untuk memastikan operasional bisnis berjalan lancar dan profesional.

Jika Anda baru memulai, pertimbangkan untuk menggunakan template digital atau software khusus agar proses ini lebih efisien. Jangan lupa untuk memperbarui sistem Anda secara berkala agar tetap relevan dengan kebutuhan bisnis modern.