Apa itu rekrutmen?

Rekrutmen adalah proses mencari calon karyawan baru, menarik perhatian mereka dan kemudian mempekerjakan mereka. Prosesnya dimulai dengan pembuatan lowongan pekerjaan untuk posisi yang perlu Anda isi. Setelah Anda menentukan persyaratan suatu posisi, Anda dapat mulai mencari kandidat yang memiliki keterampilan dan pengalaman yang diperlukan untuk berhasil dalam posisi tersebut. Ketika Anda menemukan kandidat ini, langkah selanjutnya adalah meminta mereka melamar dan wawancara untuk posisi tersebut. Jika aplikasi dan wawancara berjalan dengan baik, langkah terakhir dalam rekrutmen adalah perekrutan dan orientasi karyawan baru.

Mengapa rekrutmen yang efektif penting?

Rekrutmen yang efektif penting karena memungkinkan organisasi untuk merekrut kandidat yang memenuhi syarat untuk posisi yang tersedia, meningkatkan kemungkinan mereka akan berhasil dalam peran dan menikmati pekerjaan mereka untuk organisasi. Rekrutmen yang efektif memastikan bahwa ada cukup kandidat yang memenuhi syarat untuk dinilai oleh tim perekrutan. Selain itu, rekrutmen yang efektif membantu memastikan bahwa individu yang Anda pekerjakan cocok untuk organisasi, yang dapat meningkatkan kemungkinan mereka akan bekerja untuk organisasi untuk waktu yang lama.

Siapa yang bertanggung jawab untuk perekrutan?

Banyak organisasi mempekerjakan individu yang tanggung jawab utamanya adalah merekrut karyawan baru lainnya. Judul pekerjaan untuk posisi semacam ini termasuk perwakilan sumber daya manusia, manajer perekrutan dan perekrut. Berikut adalah beberapa tanggung jawab umum untuk posisi tersebut:

Perekrut: Tanggung jawab posisi ini mencakup tugas-tugas yang terkait langsung dengan rekrutmen, seperti membuat deskripsi pekerjaan, memposting iklan pekerjaan, menjangkau calon potensial untuk menjadwalkan wawancara, dan melakukan wawancara pra-penyaringan. Organisasi yang lebih besar sering mempekerjakan perekrut jika mereka memiliki banyak peran baru yang tersedia secara konsisten.

Perwakilan sumber daya manusia: Selain perekrutan awal, perwakilan dan manajer sumber daya manusia sering kali bertanggung jawab atas penerimaan karyawan baru, memastikan transisi yang mulus ke dalam pekerjaan. Perwakilan SDM sering menarik calon karyawan dengan menjelaskan manfaat yang termasuk dalam paket pekerjaan dan aspek positif dari budaya organisasi mereka.

Mempekerjakan manajer: Mempekerjakan manajer sering merekrut karyawan baru dan melatih mereka untuk peran baru mereka. Mempekerjakan manajer juga dapat melakukan wawancara akhir, karena mereka sering memiliki lebih banyak pengetahuan tentang persyaratan spesifik dari posisi yang dilamar kandidat.

Apa yang dimaksud dengan rekrutmen?

Banyak proses rekrutmen berbeda berdasarkan industri dan organisasi, tetapi berikut adalah beberapa langkah khas yang terlibat dalam rekrutmen:

Identifikasi posisi terbuka

Perekrutan dimulai dengan langkah ini, karena perekrut sendiri mungkin tidak bertanggung jawab untuk memutuskan posisi mana yang perlu diisi dalam suatu organisasi. Jabatan-jabatan ini mungkin merupakan jabatan-jabatan baru yang belum pernah ada dalam suatu organisasi sebelumnya atau jabatan-jabatan yang sebelumnya diduduki oleh orang lain. Setelah perekrut diberitahu tentang posisi terbuka, mereka mengumpulkan informasi seperti persyaratan upah, deskripsi pekerjaan, dan tunjangan karyawan.

Membuat draft lowongan kerja

Postingan pekerjaan sering kali menyertakan beberapa latar belakang organisasi, deskripsi pekerjaan yang terperinci, dan kualifikasi yang dibutuhkan untuk posisi tersebut. Beberapa lowongan pekerjaan termasuk kualifikasi minimum serta kualifikasi pilihan. Perekrut juga sering memasukkan informasi dalam posting pekerjaan yang menggambarkan potensi manfaat bekerja di posisi tertentu dengan organisasi dan dengan organisasi secara keseluruhan.

Memposting posisi ke papan pekerjaan

Setelah perekrut membuat draf iklan pekerjaan mereka, mereka memasang iklan pekerjaan mereka di berbagai situs web, termasuk situs web perusahaan itu sendiri, untuk memaksimalkan jumlah kandidat yang memenuhi syarat yang melamar. Papan lowongan sering kali membuat daftar mereka untuk dikaitkan dengan keterampilan dan pengalaman unik kandidat, yang selanjutnya meningkatkan jumlah kandidat yang memenuhi syarat yang mungkin menemukan iklan Anda. Banyak papan pekerjaan dan situs web perusahaan juga meminta kandidat untuk mengisi kuesioner atau menanggapi posting pekerjaan dengan informasi yang relevan dengan pencalonan mereka untuk posisi, seperti pengalaman dan keterampilan kerja yang relevan.

Menjangkau calon potensial

Untuk memindahkan kandidat yang memenuhi syarat melalui proses rekrutmen dan perekrutan, perekrut kemudian menghubungi melalui telepon atau email untuk membahas minat kandidat potensial pada posisi tersebut. Jika perekrut menganggap seseorang tidak memenuhi syarat untuk posisi tersebut setelah menerima lamaran mereka, mereka dapat menghubungi kandidat tersebut dan memberi tahu mereka bahwa organisasi tidak mempertimbangkan mereka untuk suatu posisi. Perekrut sering menghubungi lebih banyak orang daripada jumlah posisi terbuka untuk meningkatkan kemungkinan menemukan kandidat yang berkualifikasi tinggi.

Menjadwalkan wawancara pra-penyaringan atau mengirim pertanyaan pra-penyaringan

Perekrut sering melakukan wawancara pra-penyaringan atau mengirim pertanyaan pra-layar melalui email untuk lebih menentukan kemampuan kandidat untuk melakukan tugas-tugas penting dari posisi yang mereka lamar. Pertanyaan yang diajukan perekrut selama tahap ini biasanya tidak terlalu spesifik tentang tanggung jawab sehari-hari atau proses kompleks yang terlibat dalam posisi tersebut, karena manajer perekrutan sering menanyakan jenis pertanyaan tersebut selama wawancara formal. Kandidat yang menunjukkan tingkat kemahiran yang tinggi di bidang yang diperlukan selama tahap ini dapat menerima undangan untuk wawancara sekunder atau di tempat.

Melakukan wawancara

Mempekerjakan manajer atau individu lain dengan pengetahuan luas tentang posisi yang tersedia sering melakukan wawancara formal untuk menentukan kandidat yang paling memenuhi syarat. Wawancara ini sering membutuhkan kandidat untuk menjawab pertanyaan yang berkaitan dengan pengalaman, latar belakang, keterampilan, dan karakter mereka sambil memberikan contoh perilaku masa lalu. Perekrut dan manajer perekrutan juga menggunakan wawancara ini untuk menentukan kandidat mana yang paling kuat atau paling diinginkan.

Membuat keputusan perekrutan

Perekrut, manajer perekrutan, dan perwakilan sumber daya manusia biasanya berperan dalam membuat keputusan perekrutan akhir setelah melakukan wawancara. Keputusan perekrutan mungkin menjadi tanggung jawab satu-satunya manajer perekrutan, atau keputusan itu mungkin dibuat oleh manajer perekrutan dengan sekelompok orang. Pada tahap ini, perekrut juga sering memberi tahu kandidat lain bahwa mereka bukan yang paling cocok untuk organisasi saat itu.

Mengirimkan tawaran pekerjaan

Untuk lebih memastikan bahwa kandidat teratas tidak menerima tawaran pekerjaan lain, perekrut sering mengirim tawaran pekerjaan dengan cepat setelah membuat keputusan perekrutan. Perekrut dapat mengirimkan penawaran ini melalui email atau melalui panggilan telepon. Mereka kemudian sering meminta kandidat untuk memberi mereka penerimaan atau penolakan tawaran dalam jangka waktu tertentu atau secepat mungkin

Jadi apa yang dilakukan HRD?

Ada perbedaan besar antara departemen sumber daya manusia yang sehat yang berkontribusi pada pertumbuhan organisasi dan HRD jauh yang ada di suatu tempat dekat arsip basement dan hanya muncul setahun sekali untuk pesta liburan perusahaan.

Berikut adalah deskripsi mendalam tentang apa yang dilakukan HRD (atau apa yang seharusnya mereka lakukan) untuk memenuhi kebutuhan karyawan. Untuk memastikan perusahaan Anda memiliki HRD yang luar biasa, pastikan departemen tersebut memenuhi saran yang kami berikan ini.

Apa itu HRD?

Dalam istilah yang paling sederhana, HRD (Sumber Daya Manusia) adalah kelompok yang bertanggung jawab untuk mengelola siklus hidup karyawan (yaitu, merekrut, mempekerjakan, orientasi, pelatihan, dan memecat karyawan) dan mengelola tunjangan karyawan.

Apa tugas HRD?

Tanyakan kepada setiap karyawan apa itu HRD, dan Anda akan mendapatkan jawaban yang berkaitan dengan aspek pekerjaan yang paling tidak nyaman: pelanggaran kerja, PHK, dan pemecatan. Tetapi kenyataannya adalah bahwa HRD ada untuk mendukung karyawan. Ini benar-benar sumber daya bagi manusia.

Berikut ini merupakan beberapa tugas HRD:

Merekrut kandidat

HRD perlu memahami kebutuhan organisasi dan memastikan kebutuhan tersebut terpenuhi saat merekrut untuk posisi baru. Ini tidak sesederhana hanya memasang iklan di situs lowongan kerja: Anda harus menganalisis pasar, berkonsultasi dengan pemangku kepentingan, dan mengelola anggaran.

Kemudian, begitu lowongan tersebut diiklankan, penelitian lebih lanjut perlu dilakukan untuk memastikan bahwa kandidat yang tepat tertarik dan ditampilkan ke pengguna. Perekrutan adalah usaha besar dan mahal, kandidat yang tepat dapat merevitalisasi seluruh organisasi, tetapi kandidat yang salah dapat mengacaukan operasi.

Rekrut karyawan yang tepat

Sumber daya manusia bertugas mengatur wawancara, mengoordinasikan upaya perekrutan, dan penerimaan karyawan baru. Mereka juga bertanggung jawab untuk memastikan semua dokumen yang terkait dengan perekrutan seseorang diisi dan memastikan bahwa semuanya, sejak hari pertama hingga setiap hari berikutnya berhasil dinavigasi.

Proses penggajian

Setiap kali gajian bagian HRD harus melakukan perhitungan pajak dan absensi setiap karyawan. Biaya perlu diganti (reimbursed) dan kenaikan gaji dan bonus perlu ditambahkan juga. Jika menurut Anda tugas melakukan perhitungan pajak hanya dilakukan setahun sekali, bayangkan bagaimana rasanya berada di HRD (yang melakukannya setiap bulan) dan memastikan bahwa biaya yang mereka potong dilakukan dengan benar setiap periode pembayaran.

Melakukan tindakan disiplin

Tanggung jawab inilah yang menjadi alasan mengapa HRD cenderung mendapatkan reputasi buruk. Ketika dinavigasi secara tidak tepat, tindakan disiplin dapat menyebabkan hilangnya karyawan yang berharga dan bahkan dapat mengakibatkan litigasi atau reputasi yang buruk. Namun bila ditangani dengan tepat, tindakan disipliner dapat berakibat pada keberhasilan seorang karyawan.

Misalnya, jika perusahaan mengetahui bahwa karyawan tertentu secara rutin terlambat dan terus terlambat bahkan setelah karyawan tersebut menerima beberapa peringatan, HR dapat turun tangan dan menyelidiki alasan keterlambatan tersebut. Ini merupakan kesempatan untuk memberikan manfaat kepada karyawan seperti konseling kepada karyawan atau menawarkan sumber daya tambahan untuk membantu karyawan belajar hadir tepat waktu. Alih-alih menanggung biaya pemecatan dan kemudian merekrut pengganti untuk karyawan tersebut, ini bisa menjadi kesempatan belajar yang dapat meningkatkan karir karyawan tersebut.

Di sisi lain, terkadang tindakan disiplin bukanlah jalan terbaik untuk dilakukan. HRD terbaik tahu kapan seorang karyawan tidak cocok untuk sebuah perusahaan dan akan lebih bahagia di tempat lain. Seringkali, demi kepentingan terbaik karyawan, mereka harus dilepaskan, walaupun hal tersebut sangat sulit untuk dilakukan. Semuanya bergantung kepada HRD untuk mengembangkan hubungan yang cukup kuat antara manajer dan karyawan dan untuk mengidentifikasi kekompakan dan kesehatan tim.

Memperbaharui kebijakan

Kebijakan perlu diperbaharui (atau setidaknya diperiksa) setiap tahun seiring perubahan organisasi. Merupakan tugas HRD untuk membuat pembaruan resmi terhadap kebijakan dan menyarankan perubahan kebijakan ketika kebijakan perusahaan tidak lagi sesuai untuk perusahaan atau karyawan. Terkadang kebijakan harus diperbarui sebagai reaksi terhadap suatu kejadian. HRD harus selalu dilibatkan dan diajak berkonsultasi mengenai keputusan ini.

Menjaga catatan karyawan

Catatan ini membantu pemberi kerja mengidentifikasi kesenjangan keterampilan untuk membantu proses perekrutan dan menganalisis data demografis serta mematuhi peraturan. Mereka juga berisi rincian pribadi dan kontak darurat untuk setiap karyawan.

Melakukan analisis manfaat

Tetap kompetitif merupakan hal yang sangat penting ketika mencoba menarik bakat terbaik. Kandidat yang menjanjikan dapat memilih perusahaan lain dengan gaji lebih rendah jika manfaatnya lebih menarik. HRD harus secara rutin menyelidiki perusahaan serupa untuk melihat apakah manfaatnya sesuai. Misalnya, organisasi Anda dapat mempertimbangkan untuk memasukkan asuransi hewan peliharaan dalam daftar manfaatnya (karena mari kita nyatakan: hewan peliharaan dapat memiliki pengaruh besar pada kebahagiaan karyawan Anda).

Bagaimana HRD mendukung karyawan?

Selain tujuh contoh di atas, yang sebagian besar merupakan tanggung jawab operasional, HRD menyediakan lebih sedikit fungsi kuantitatif: Ia ada untuk membantu karyawan berkembang.

Bagaimanapun, karyawan adalah aset terbesar bagi organisasi. Oleh karena itu, melindungi kesejahteraan mereka adalah tugas HRD yang paling penting. Berikut adalah empat cara HRD membantu mendukung kebutuhan emosional dan karir karyawan:

Memberikan pertumbuhan karir

Stagnasi merupakan hal yang buruk untuk bisnis, dan menjaga karyawan terbaik Anda tetap di perusahaan adalah hal yang cerdas. HRD dapat memberikan jalur karir untuk membantu membimbing setiap karyawan menuju masa depan yang panjang di dalam perusahaan. HRD kemudian dapat melakukan check-in secara berkala untuk memandu karyawan lebih lanjut dalam jalur karier mereka.

Menawarkan pendidikan berkelanjutan

Terkadang pertumbuhan karir yang disebutkan di atas membutuhkan pelatihan tambahan. Organisasi Anda dapat memberikan bantuan pendidikan, dan HRD dapat membantu menentukan kelas dan program pelatihan mana yang terbaik bagi seorang karyawan di jalur karir yang ditentukan. HRD juga dapat bekerja dengan manajer untuk memastikan bahwa jadwal kerja karyawan cukup fleksibel untuk memungkinkan karyawan menghadiri kelas.

Melatih dan pendukung manajer

Manajer tidak dilahirkan. Mereka diciptakan. HRD dapat membantu memberikan panduan manajemen kepada manajer, memastikan bahwa departemen dan tim sesehat dan sefungsional mungkin. Ini mungkin termasuk mengirim manajer secara berkala ke pelatihan dan retret formal.

Mendukung kesehatan dan kebugaran

Penting untuk diingat bahwa karyawan adalah manusia. Mereka akan membutuhkan bantuan untuk mengatasi penyakit mental, masalah kesehatan, hutang, kehamilan, adopsi, dan berbagai kejadian kehidupan lainnya. HRD dapat membantu mendukung karyawan melalui semua ini dan keadaan lainnya.

Kapan harus menghubungi HRD

HRD yang tidak pernah berinteraksi dengan karyawan berarti tidak melakukan tugasnya. Saat Anda mengembangkan prosedur orientasi, beri tahu karyawan baru tentang kapan harus menghubungi HRD dan sumber daya apa yang ditawarkan HRD. HRD harus secara teratur menjadwalkan wawancara satu lawan satu dengan karyawan untuk memeriksa kemajuan karir mereka, kenyamanan dalam peran mereka, dan masalah lain yang mungkin dialami karyawan.

Mempertimbangkan tanggung jawab ini, karyawan harus merasa nyaman ketika menghubungi HRD apabila mereka mengalami atau dalam situasi serupa:

• Ketika Anda (atau rekan kerja) mengalami pelecehan atau diskriminasi dari rekan kerja Anda, termasuk manajer Anda
• Ketika Anda memiliki pertanyaan tentang manfaat, termasuk asuransi kesehatan yang disediakan perusahaan, atau hak yang dijamin oleh hukum
• Ketika keadaan pribadi Anda berubah (misalnya memiliki anak, perlu mengurangi jam kerja, membutuhkan akomodasi untuk penyandang disabilitas)
• Ketika Anda memiliki pertanyaan tentang kemajuan di perusahaan, termasuk peluang untuk mendapatkan promosi atau berpartisipasi dalam pelatihan tambahan
• Saat Anda membutuhkan pihak ketiga yang objektif untuk menyelesaikan masalah yang terkait dengan pekerjaan

Membangun HRD terbaik

HRD sangat berkontribusi pada budaya perusahaan: Jika HRD beracun, karyawan akan berkecil hati dan cenderung tidak ingin berkonsultasi dengan HRD untuk mendapatkan bantuan, baik masalah yang terkait dengan karir atau masalah pribadi.

Namun, jika HRD benar-benar peduli dengan kesejahteraan karyawan, budaya ini akan menjadi salah satu hal yang dapat memicu keterbukaan dan pertumbuhan.