Gaya komunikasi ini dapat digabungkan, dan orang-orang menggunakan gaya komunikasi yang berbeda dari gaya komunikasi default mereka berdasarkan dengan siapa mereka berkomunikasi.

Tidak ada gunanya secara kaku menggunakan hanya satu gaya untuk berkomunikasi dengan setiap orang yang Anda temui sepanjang hari kerja, meskipun beberapa gaya umumnya lebih efektif daripada yang lain.

Gaya komunikasi asertif

Ini dianggap sebagai gaya komunikasi yang paling efektif.

Seseorang yang menggunakan gaya ini percaya diri dengan keyakinan mereka tetapi memastikan bahwa mereka tidak meremehkan atau mengarahkan orang lain dalam percakapan.

Mereka tidak menggunakan manipulasi atau mendorong batas, tetapi mereka mencari kompromi dan konsensus melalui mendengarkan secara aktif dan dengan jelas mengekspresikan keinginan atau kebutuhan mereka.

Komunikator asertif cenderung memiliki harga diri yang tinggi secara alami, dan mereka tidak beralih ke komunikasi pasif atau agresif.

Ciri komunikasi asertif adalah penggunaan pernyataan “saya”, seperti “Saya merasa seolah-olah Anda mengganggu saya selama pertemuan klien dan meragukan keahlian saya,” daripada “Anda harus diam selama pertemuan klien karena Anda selalu menyela terus-menerus. “.

Gaya komunikasi ini direkomendasikan di sebagian besar pengaturan bisnis.

Tenang, terukur, dan positif, banyak situasi dapat ditangani, dan masalah diselesaikan, dengan proaktif menggunakan komunikasi asertif.

Bagaimana Anda bisa menjadi komunikator yang lebih asertif?

• Bicaralah dari tempat yang penuh percaya diri. Jika Anda bukan orang yang percaya diri secara alami, berpura-puralah ‘sampai Anda berhasil! Anda tahu yang terbaik apa yang Anda butuhkan untuk menjadi sukses, percaya pada diri sendiri.
• Pertimbangkan kebutuhan Anda dan kebutuhan orang-orang yang berkomunikasi dengan Anda. Cobalah untuk berorientasi pada solusi, positif, dan peka terhadap sudut pandang orang lain.
• Lihatlah kata kerja Anda. Jangan melapisi sesuatu atau melunakkannya. Ucapkan “akan” alih-alih “bisa” atau “harus”. Pikirkan betapa berbedanya kedua kalimat ini: “Saya akan memimpin proyek ini.” vs. “Saya bisa memimpin proyek ini.”

Bagaimana Anda dapat bekerja secara efektif dengan komunikator yang tegas?

• Beri mereka ruang untuk berbicara. Mereka akan memberi tahu Anda ide dan solusi mereka, Anda hanya perlu mendengarkan dan memberi mereka kesempatan untuk berkomunikasi.
• Tanyakan pendapat mereka, dan jangan abaikan jika mereka kritis. Jika mereka pikir Anda membuang-buang waktu, mereka tidak akan repot-repot membantu Anda.
• Harapkan mereka juga menanyakan pendapat Anda. Mereka menginginkan percakapan dan berorientasi pada solusi. Bawalah solusi dan kritik Anda sendiri dan harapkan ada percakapan yang saling menghormati.

Gaya komunikasi agresif

Gaya komunikasi ini bisa menjadi bermusuhan, mengancam, dan berasal dari keinginan untuk menang dengan segala cara.

Seorang komunikator yang agresif berperilaku seolah-olah kontribusi mereka dalam percakapan lebih penting daripada orang lain, dan isi pesan mereka sering hilang karena nada penyampaiannya.

Jenis komunikasi ini dapat membuat orang merasa diremehkan, dikucilkan, dan diintimidasi.

Dalam beberapa kasus, mereka mungkin secara reaktif menolak komunikator yang agresif, bukan karena komunikator itu salah, tetapi hanya karena penyampaian pesannya sangat tidak menyenangkan sehingga mereka secara naluriah tidak setuju.

Jenis komunikasi ini telah diamati pada beberapa pemimpin bisnis, yang dapat mengontrol gaya mereka dengan cukup untuk tampil berani, daripada mendominasi, tetapi itu membutuhkan keterampilan.

Dalam operasi sehari-hari, ini bukan gaya komunikasi yang akan membuat seseorang disayangi rekan kerja mereka, dan disarankan agar gaya ini dihindari dalam banyak kasus.

Bagaimana menyesuaikan gaya agresif Anda untuk berkomunikasi dengan lebih baik

• Kepercayaan diri seorang komunikator agresif sangat dekat dengan keyakinan diri komunikator yang asertif. Perbedaan besar adalah bahwa komunikator yang asertif menghargai perasaan orang lain, sedangkan komunikator yang agresif tidak. Ubah gaya Anda dengan mempertimbangkan bagaimana permintaan Anda – dan cara Anda menyampaikannya – akan memengaruhi orang yang Anda ajak bicara.
• Lihatlah bahasa tubuh Anda. Komunikator agresif menggunakan kedekatan fisik, nada suara, dan gerak tubuh untuk menggarisbawahi kekuatan mereka dalam percakapan. Ini tidak akan membantu komunikasi Anda berhasil. Mundur, dan turunkan nadanya. Kolega akan merespons dengan lebih baik dengan gaya percakapan baru yang lebih tenang.
• Ubah sudut pandang Anda. Anda tidak ingin ‘memenangkan’ percakapan, Anda ingin menyelesaikan masalah. Ada peluang yang jauh lebih baik untuk melakukannya jika Anda bekerja dengan orang lain.

Bagaimana Anda dapat bekerja secara efektif dengan komunikator yang agresif?

• Ini adalah hal yang sulit. Komunikator agresif terkenal sulit untuk diajak bekerja sama. Jika Anda tidak dapat membantu mereka menyesuaikan gaya mereka, maka persiapkan diri Anda untuk nada bicara mereka yang blak-blakan dan penyampaian yang tidak menyenangkan.
• Jika Anda berada dalam posisi di mana Anda dapat menasihati orang tersebut tentang perilaku mereka, perkenalkan mereka pada gaya komunikasi lain, dan cobalah memberikan saran seperti yang sudah disebutkan di atas untuk menyesuaikannya, bisa menjadi percakapan yang bermanfaat.
• Segera bawa mereka ke bisnis, dan cobalah untuk menyederhanakan percakapan sehingga tidak menyimpang ke topik yang tidak menyenangkan atau tidak relevan.

Gaya komunikasi pasif

Jenis komunikasi ini juga dikenal sebagai gaya komunikasi submissive. Cara lain untuk menggambarkannya adalah tipe “people-pleaser”.

Jenis komunikasi ini tidak menonjolkan diri, menghindari konflik, dan santai.

Itu tidak berarti bahwa komunikator pasif selalu bahagia – pada kenyataannya, gaya komunikasi ini dapat menyebabkan kebencian yang menumpuk seiring waktu karena orang tersebut tidak dapat dengan jelas mengkomunikasikan pendapat, kebutuhan, dan keinginan mereka.

Komunikator pasif cenderung mundur dan membiarkan orang lain, yang lebih tegas atau agresif, memimpin.

Mereka mungkin merasa sulit untuk mengekspresikan diri mereka secara efektif, dan ingin menghindari konfrontasi dengan cara apa pun. Ini secara langsung dapat menyebabkan ide-ide bagus mereka tidak pernah didengar, atau miskomunikasi muncul.

Dalam bisnis, gaya komunikasi ini dapat digunakan sebagai reaksi terhadap komunikasi agresif, terutama ketika menangani klien atau orang lain yang tidak cocok dengan gaya komunikasi lain.

Namun, dalam tim atau departemen, manajer harus bekerja untuk membantu komunikator pasif mengakses gaya yang lebih tegas, sehingga wawasan dan ide berharga mereka tidak terlewatkan.

Bagaimana menyesuaikan gaya pasif Anda untuk berkomunikasi dengan lebih baik

• Percaya diri dengan nilai kontribusi Anda. Jika ini sulit bagi Anda, cobalah berpura-pura sampai Anda bisa menjadi lebih asertif. Mulailah dari yang kecil dan bangun kepercayaan diri Anda.
• Belajar untuk berkata “Tidak”. Anda hanya dapat melakukan begitu banyak pekerjaan, dan mampu menetapkan batasan tempat kerja yang sehat untuk membantu Anda memastikan pekerjaan Anda tidak kelebihan beban oleh mereka yang ingin memanfaatkan sifat menyenangkan orang Anda.
• Anda sudah pandai berkompromi, tetapi pastikan Anda tidak mengorbankan segalanya. Cari solusi di mana semua orang bisa menang, dan tawarkan.

Bagaimana Anda dapat bekerja secara efektif dengan komunikator pasif?

• Beri mereka ruang dalam percakapan untuk menawarkan pandangan mereka, dan beri mereka waktu untuk mengekspresikannya dengan benar.
• Jangan abaikan ide-ide mereka. Mereka bekerja keras untuk membangun kepercayaan diri mereka, jika sebuah ide tidak berhasil, tunjukkan nilai ide tersebut dan soroti aspek positifnya, daripada memotongnya dengan singkat “Yah, itu tidak akan berhasil.”
• Jaga agar percakapan tetap positif dan berorientasi pada solusi. Jangan marah atau konfrontatif, itu akan menyebabkan mereka menutup diri sepenuhnya.

Gaya komunikasi pasif-agresif

Gaya komunikasi ini, seperti namanya, menggabungkan aspek gaya komunikasi pasif dan agresif.

Pasif ada di permukaan, sedangkan agresif membara di bawah.

Secara lahiriah, komunikator ini tampak manis dan santai, tetapi mereka beroperasi dari tempat kemarahan dan kebencian.

Hal ini dapat ditunjukkan dengan menggunakan sarkasme, menggurui, memulai rumor, atau bergosip.

Rasa frustrasi mereka keluar secara tidak langsung ini, tetapi mereka akan memiliki efek yang sama seperti seseorang yang langsung agresif, rekan kerja tidak akan mau bekerja dengan mereka.

Gaya komunikasi ini cenderung sangat beracun di tempat kerja, menyebarkan ketidakpuasan dan kebencian ke seluruh tim atau departemen.

Jika ada komunikator di organisasi Anda yang menggunakan gaya komunikasi ini secara default, penting bagi mereka untuk membantu menyesuaikan kembali ke gaya komunikasi yang tidak terlalu mengganggu.

Bagaimana menyesuaikan gaya pasif-agresif Anda untuk berkomunikasi dengan lebih baik

• Tentukan dari mana kemarahan Anda berasal. Apakah Anda merasa tim Anda tidak mendengarkan Anda? Apakah Anda merasa kontribusi Anda diabaikan? Cari tahu masalahnya, dan komunikasikan hal ini dengan manajer Anda.
• Lihatlah motivasi Anda saat berkomunikasi. Apakah Anda berasal dari tempat yang ingin membantu memecahkan masalah, atau Anda menyerang? Sesuaikan cara Anda mendekati percakapan dan cobalah untuk fokus pada pernyataan positif yang berorientasi pada solusi.
• Pahami bahwa hubungan bisnis bisa rumit. Mendekati percakapan dengan percaya diri dan konsisten dengan cara yang positif dan menyenangkan dapat meningkatkan kehidupan kerja Anda secara dramatis. Anda tidak dapat mengontrol bagaimana orang bertindak terhadap Anda, tetapi Anda dapat mengontrol bagaimana Anda bereaksi terhadap mereka. Mengubah gaya komunikasi dapat membawa perubahan besar pada hubungan Anda di tempat kerja.

Bagaimana Anda dapat bekerja secara efektif dengan komunikator pasif-agresif?

• Cobalah untuk memahami motivasi mereka, jika memungkinkan. Jika ada kekuatan luar yang menyebabkan mereka berkomunikasi dengan cara ini, maka itu bisa menjadi kekuatan Anda untuk membantu memecahkan masalah itu. Apakah mereka secara konsisten menggunakan gaya ini ketika berhadapan dengan komunikator yang agresif? Apakah ini hanya terjadi ketika mereka dihadapkan dengan tenggat waktu yang singkat? Pikirkan tentang apa yang menyebabkan ini terjadi.
• Jangan temui mereka dengan gaya yang sama. Mungkin tergoda untuk merespons dengan cara yang sama, tetapi itu melanjutkan siklus komunikasi yang tidak sehat. Sebaliknya, fokuslah pada komunikasi yang asertif. Jika Anda menawarkan tanggapan yang menonjolkan kontribusi mereka, tawarkan win-win solution, dan tidak meremehkan mereka, mereka akan melihat nilai dari jenis gaya komunikasi yang berbeda.
• Fokus pada pesan mereka dan ulangi dengan cara yang tegas. Ubah nada sambil menunjukkan gaya komunikasi yang Anda inginkan untuk menyampaikan pesan mereka.

Gaya komunikasi manipulatif

Gaya komunikasi ini menggunakan kelicikan, tipu daya dan pengaruh untuk mengontrol hasil percakapan, demikian juga tindakan orang-orang di sekitar mereka.

Komunikator manipulatif jarang mengatakan apa yang mereka maksud, sebaliknya mereka akan mengubur tujuan mereka yang sebenarnya dalam lapisan kebingungan untuk mendapatkan apa yang mereka inginkan tanpa orang lain menyadarinya.

Gaya ini sering dicirikan sebagai perasaan yang tidak tulus dan merendahkan, dan ketika orang menyadari bahwa mereka telah dipermainkan oleh seorang manipulator, mereka tidak akan merespons orang itu dengan baik dalam komunikasi di masa mendatang.

Sementara beberapa manipulasi bisa berguna dalam peran menghadapi pelanggan di mana ada kebutuhan untuk menenangkan klien yang kesal, gaya ini akan menyebabkan beberapa bentrokan dalam tim atau departemen jika satu karyawan menggunakannya secara konsisten.

Jika memungkinkan, seorang komunikator yang manipulatif harus diarahkan ke dalam komunikasi yang asertif.

Manipulator tahu apa yang ingin mereka capai dan memiliki tujuan yang jelas, mereka hanya tidak mengambil jalan terbaik untuk sampai ke sana. Dengan memprioritaskan kebutuhan semua orang, bukan hanya kebutuhan mereka sendiri, mereka dapat mencapai hasil yang lebih baik tanpa mengecewakan rekan kerja.

Bagaimana menyesuaikan gaya manipulatif Anda untuk berkomunikasi dengan lebih baik

• Berlatihlah menanyakan langsung apa yang Anda inginkan, dan berilah rahmat jika jawabannya tidak seperti yang Anda inginkan.
• Pahami bahwa gaya komunikasi ini dengan cepat menimbulkan kebencian di antara rekan kerja. Saat Anda menyesuaikan gaya Anda, harapkan mereka untuk sedikit waspada terhadap motivasi Anda! Konsisten dalam perubahan Anda, dan ingatlah untuk mencari solusi yang bermanfaat bagi semua orang, bukan hanya Anda.
• Jauhi penggunaan argumen emosional. Jadilah faktual, tepat, dan langsung dalam komunikasi Anda.

Bagaimana Anda bisa bekerja secara efektif dengan komunikator manipulatif?

• Seperti halnya komunikator yang agresif, Anda harus berusaha mengarahkan mereka ke dalam komunikasi yang asertif. Anda dapat mencoba mengarahkan mereka ketika mereka mencoba menggunakan argumen emosional, tidak membiarkan mereka menggagalkan percakapan menuju tujuan mereka sendiri dan dengan teguh berpegang pada topik percakapan.
• Jangan menanggapi mereka dengan kritik, lebih baik gunakan taktik pernyataan ulang yang tegas untuk mengklarifikasi apa yang mereka katakan sambil menunjukkan cara Anda ingin mereka mengatakannya. Anda harus waspada dengan komunikator jenis ini agar mereka tidak secara diam-diam memperkenalkan agenda mereka ke dalam percakapan.
• Gunakan kesabaran Anda dan tetap tenang selama percakapan. Berdiri teguh dalam keyakinan Anda dan mereka akan melihat bahwa Anda bukan target yang efektif untuk gaya komunikasi mereka. Dengan tegas tetapi sopan menolak untuk membiarkan mereka memanipulasi Anda, mereka akan menyesuaikan pendekatan mereka.

Bagaimana jenis komunikasi Anda dapat memengaruhi pesan Anda

Gaya ini lebih fokus pada bagaimana pembicara mengkomunikasikan informasi dalam percakapan.

Setiap orang akan memiliki metode komunikasi yang disukai, dan berusaha untuk menggunakannya dapat membantu memastikan bahwa Anda menyampaikan pesan Anda secara efektif.

Apa pun gaya Anda, Anda dapat menyesuaikannya agar sesuai dengan keempat tipe ini, tergantung pada gaya orang yang Anda ajak berkomunikasi. Mungkin perlu beberapa latihan, tetapi itu akan membuat Anda menjadi komunikator yang jauh lebih efektif.

Analitis

Seorang komunikator analitis menyukai data dan angka-angka.

Mereka menginginkan informasi yang dapat diukur dan mengabaikan pernyataan emosional sebagai terlalu kabur atau tidak penting.

Ini berarti bahwa mereka lebih memilih pernyataan seperti “kuartal ini, penjualan naik 8,2%, dan kami akan melampaui proyeksi kami sebesar 1,4%” daripada yang seperti “kami menghentikan penjualan bulan ini!”.

Saat berkomunikasi dengan tipe orang ini, lakukan riset terlebih dahulu! Cantumkan angkanya, lalu tindak lanjuti permintaan Anda.

Keuntungan dari ini adalah bahwa seorang komunikator analitis pandai melihat masalah secara logis. Tidak akan ada masalah dengan emosi yang menghalangi mereka. Jika seorang komunikator analitis tidak berkinerja baik, Anda dapat memberi mereka angka-angka yang menunjukkan kekurangan mereka, dan mereka akan menerima bahwa mereka perlu meningkatkan di bidang-bidang itu.

Kelemahannya adalah mereka dapat dianggap dingin atau tanpa emosi. Mereka mungkin membuat rekan kerja merasa tidak nyaman, atau mengabaikan mereka yang tidak berkomunikasi dengan cara yang sama. Hal ini dapat menyebabkan beberapa masalah dalam tim yang memiliki gaya komunikasi yang berbeda, seperti komunikator pribadi. Mereka juga mungkin membutuhkan terlalu banyak waktu untuk menganalisis, menghitung, dan memeriksa detail, yang menyebabkan waktu respons yang lambat untuk masalah, dan mengakibatkan hilangnya peluang.

Intuitif

Seorang komunikator intuitif adalah semua tentang gambaran besar.

Ini adalah tipe orang yang tidak suka terjebak dalam detail seluk beluk proyek, mereka lebih suka mendapatkan gambaran umum.

Mereka cepat untuk melihat gambaran luas dan dapat dengan mudah melompat ke kesimpulan, kadang-kadang menawarkan wawasan yang bagus tentang cara terbaik untuk menyelesaikan sebuah proyek.

Saat Anda berkomunikasi dengan tipe orang ini, berikan catatan: “Proyek pemasaran baru ini akan menggunakan algoritme baru untuk menargetkan pelanggan potensial dengan lebih presisi!” daripada “Pertama, kami akan menguji A/B algoritme baru, selanjutnya kami akan mengembangkan tiga tingkat konten yang disesuaikan, lalu kami akan menerapkan proyek, lalu kami akan menggunakan metrik ini untuk mengukur keberhasilan kami .”

Keuntungannya adalah komunikator jenis ini memahami ide dengan cepat, dan sudah mengusulkan solusi untuk kemungkinan tantangan. Mereka tidak perlu memegangnya, mereka sudah aktif dan berjalan. Mereka sering kali dapat memunculkan ide-ide out-of-the-box dan menikmati menantang diri mereka sendiri dan orang lain.

Kelemahannya adalah ketidaksabaran ini dapat menyebabkan kesalahan. Komunikator intuitif benci harus duduk melalui detail yang membosankan, tetapi dengan melewatkannya, mereka berisiko kehilangan informasi penting. Mereka juga akan kesal pada komunikator yang perlu menjelaskan ide atau proyek langkah demi langkah, seperti komunikator fungsional.

Fungsional

Komunikator fungsional hidup di sisi lain spektrum dari komunikator intuitif.

Mereka lebih suka menelusuri langkah-langkah proses, menguraikan satu per satu hingga mencapai kesimpulan dan dapat mengikat semuanya dalam satu paket yang rapi.

Mereka berorientasi pada detail, pandai memahami proses mana yang paling membantu untuk memastikan kesuksesan, dan mereka dapat dipercaya untuk membuat garis waktu fungsional, mengalokasikan tugas, dan menjalankan proyek.

Saat berbicara dengan komunikator fungsional, pastikan Anda siap!

Mereka ingin mengetahui detail lengkap proyek, Anda tidak ingin terjebak dengan metrik, perasaan, atau pemikiran gambaran besar, Anda malah harus datang dengan proyek yang ditata dan siap untuk diperiksa.

Menggunakan kalimat seperti “Kami ingin membuat manual pengguna yang lebih baik. Kami ingin Anda menulis garis besar, berkonsultasi dengan pengembang, menyewa penulis teknis, dan mengedit produk jadi.” akan melayani Anda jauh lebih baik daripada “Tidakkah menurut Anda manual pengguna dapat dilakukan beberapa perbaikan? Bisakah Anda menanganinya?”

Keuntungan dari komunikator fungsional adalah pikiran mereka yang berorientasi pada detail pasti tidak akan melewatkan langkah penting apa pun. Mereka merasa mudah untuk fokus pada pelaksanaan proyek dan memiliki pemahaman asli tentang apa yang diperlukan untuk mencapainya. Sifat menyeluruh mereka akan memastikan bahwa proyek berjalan dengan sukses.

Kelemahan dari ini adalah bahwa fokus mereka yang teguh pada proses, meningkatkan setiap langkah dan tahap, kadang-kadang dapat menyebabkan mereka kehilangan gambaran besar dan tidak mencapai tujuan proyek yang sebenarnya.

Gaya langkah demi langkah mereka yang lamban juga dapat membuat penonton bosan, terutama jika komunikator fungsional dipasangkan dengan komunikator intuitif. Kedua gaya ini seperti minyak dan air, tidak ada yang saling menghargai gaya komunikasi satu sama lain. Namun, jika dilakukan dengan baik, komunikator fungsional dapat mengambil hal-hal kecil dari sebuah proyek sementara komunikator intuitif berurusan dengan gambaran besar.

Pribadi

Komunikator pribadi berlawanan dengan komunikator analitis dalam spektrum gaya komunikasi ini.

Mereka lebih suka menggunakan bahasa emosional dan menghargai hubungan manusia, mencari tahu bagaimana perasaan rekan kerja mereka serta apa yang mereka pikirkan.

Tipe komunikator ini cenderung menjadi diplomat, membantu menyelesaikan konflik dan mencari solusi damai untuk masalah antar dan intradepartemen.

Untuk tipe komunikator ini, Anda ingin bersandar pada komponen emosional. Sesuatu seperti “Apakah Anda merasa tim sukses pelanggan kami sepertinya merasa lelah belakangan ini? Angka mereka telah menurun. Silakan jelajahi ini lebih lanjut, dan lihat apakah mereka merasa membutuhkan lebih banyak dukungan.” akan memberi Anda lebih banyak kesuksesan daripada “Skor kepuasan pelanggan kami telah turun 11% tahun ini dan kami tidak sejalan untuk memenuhi target kami. Kami perlu menemukan dan memperbaiki masalah itu, mengembalikan skor pada kuartal ini.”

Keuntungan dari gaya ini adalah bahwa komunikator pribadi akan dengan mudah membangun ikatan yang dalam di dalam tim mereka. Mereka berfokus pada membangun kohesi dan sering kali akan mengambil peran pemecahan masalah ketika orang lain mengalami kesulitan dalam komunikasi mereka.

Kelemahan dari gaya komunikasi ini adalah bahwa hal itu mungkin menjadi terlalu emosional bagi komunikator lain. Komunikator analitis terutama tidak akan menghargai pendekatan ini, dan mungkin mengabaikan apa yang dikatakan komunikator pribadi, yang dapat menyebabkan perasaan terluka atau kebencian.

Kesimpulan

Semua gaya komunikasi ini ada pada spektrum. Orang jarang akan 100% menggunakan satu gaya, melainkan mereka akan memiliki gaya primer dan sekunder, dan kadang-kadang bahkan tersier.

Seseorang mungkin bisa menjadi analitis, tetapi juga sebagai fungsional. Anda akan melihat orang beralih di antara gaya seperlunya, berdasarkan situasi, orang yang mereka ajak bicara, dan banyak faktor lainnya.

Secara umum, Anda akan menemukan bahwa memiliki campuran dari semua gaya komunikasi ini akan menghasilkan tim yang lebih baik.

Setiap gaya menawarkan kelebihan dan kekurangannya sendiri, dan memiliki campuran yang solid dari keempatnya akan memastikan bahwa Anda tidak memiliki titik buta (blind spot) yang besar.

Jika Anda memiliki tim yang hanya terdiri dari analis, maka Anda akan terlambat dari jadwal karena tim Anda memeriksa hal secara detil dan memeriksa ulang data tetapi tidak pernah mengambil tindakan. Hal yang sama berlaku untuk tim yang hanya intuitif, gambaran besar Anda akan sempurna tetapi proses Anda untuk sampai ke sana tidak akan lengkap, ditinggalkan oleh tim Anda sebagai hal yang tidak menarik dan tidak penting.

Ketika Anda memiliki semua orang itu dalam tim, Anda dapat memiliki campuran ideal orang-orang yang menghasilkan ide, menganalisisnya, mengimplementasikannya, dan membantu memecahkan masalah jika diperlukan.

Anda akan dapat menggunakan informasi ini untuk meningkatkan komunikasi Anda sendiri dan memastikan bahwa Anda mempromosikan keterampilan komunikasi yang efektif dalam organisasi Anda.

4 Jenis komunikasi

Meskipun mudah untuk menganggap komunikasi hanya sebagai transmisi verbal informasi dari satu orang ke orang lain, namun hal ini jauh lebih dari itu.

Komunikasi non-verbal, seperti pandangan sekilas dan mengangkat alis, hingga verbal, seperti perubahan nada dan intonasi. Mari kita lihat secara mendalam semua cara kita berkomunikasi satu sama lain.

Komunikasi non-verbal

Sangat menarik untuk dicatat bahwa komunikasi non-verbal digunakan baik secara sengaja maupun tidak sengaja.

Kebanyakan orang tidak memiliki kendali yang sempurna atas ekspresi wajah mereka – kita semua pernah mendengar komentar yang tidak profesional dan mengangkat alis sebagai tanggapan, terlepas dari apakah tindakan itu bijaksana atau tidak.

Dengan mempelajari lebih lanjut tentang bagaimana kami menggunakan komunikasi non-verbal, Anda akan lebih mampu menguasai komunikasi Anda dan memastikan bahwa Anda menyampaikan pesan Anda persis seperti yang Anda inginkan.

Ekspresi wajah

Kita sering menggunakan ekspresi wajah sebagai cara untuk berkomunikasi bahwa kita mendengarkan dan terlibat dengan orang yang berbicara.

Senyum, alis berkerut, atau ekspresi bingung semuanya menyampaikan informasi kepada pembicara tentang bagaimana Anda menanggapi percakapan mereka.

Mereka bekerja untuk membantu memperlancar percakapan, menjaganya agar tetap berjalan tanpa harus menyela secara lisan untuk mengkonfirmasi minat Anda yang berkelanjutan.

Jika Anda pernah berbicara dengan orang berwajah datar, Anda akan tahu betapa pentingnya ekspresi wajah dalam sebuah percakapan.

Sikap

Bagaimana Anda memposisikan diri Anda selama percakapan itu penting.

Jika Anda mengarahkan diri Anda ke arah orang tersebut, dengan postur santai dan terbuka, Anda mengundang mereka untuk terlibat dengan Anda lebih penuh.

Bersandar, menyilangkan tangan, atau berpaling dari pembicara menyampaikan pesan yang sangat berbeda – dan bukan yang positif.

Sama seperti tidak ada yang ingin melakukan percakapan dengan bagian belakang kepala seseorang, berbicara dengan seseorang dengan postur yang sangat tertutup menciptakan percakapan yang lebih sulit dan tidak menyenangkan.

Gestur dan sentuhan fisik

Tergantung pada orangnya, dan negara asalnya, mereka mungkin sering menggunakan gerak tubuh dan sentuhan fisik, atau hampir tidak pernah. Namun, ada banyak informasi yang disampaikan dalam tindakan ini.

Sentuhan lembut di lengan bisa menandakan dorongan, sementara jabat tangan yang terlalu kuat bisa menjadi tindakan dominasi.

Seseorang yang menggerakkan tangannya saat berbicara dengan Anda tentang suatu masalah dapat menandakan rasa bersalah atau penghindaran dan menggunakan banyak gerakan besar saat menyampaikan ide dapat menyampaikan kegembiraan atau kepercayaan diri.

Kontak mata

Kita semua tahu pentingnya kontak mata.

Ketika seseorang tidak dapat mempertahankan kontak mata, kami menganggap ini berarti bahwa mereka tidak jujur, atau tidak memperhatikan.

Mampu mempertahankan kontak mata saat mendengarkan akan memastikan bahwa pembicara tahu bahwa Anda hadir dan terlibat.

Saat berbicara, ini menunjukkan bahwa Anda terhubung dengan pendengar, dan dalam kasus di mana Anda menyampaikan berita yang tidak menyenangkan, ini sangat penting.

Mampu memberi tahu seseorang pesan yang tidak menyenangkan sambil menatap matanya secara langsung menunjukkan bahwa Anda menghormati mereka dan merupakan orang yang jujur ​​dan tulus.

Komunikasi verbal

Ketika kita berbicara, kita berkomunikasi lebih dari sekedar isi kata-kata kita.

Kami juga menggunakan nada dan intonasi, serta tingkat formalitas yang kami gunakan untuk menyampaikan subteks penting kepada orang yang kami ajak bicara.

Dengan hati-hati memilih bagaimana kita menggunakan masing-masing aspek ini, kita dapat yakin bahwa pesan kita diterima persis seperti yang dimaksudkan.

Dari menyapa rekan kerja hingga memimpin rapat klien hingga presentasi di depan seluruh perusahaan, faktor komunikasi verbal ke dalam pekerjaan kita hidup secara masif.

Intonasi

Saat berbicara, emosi kita sering ikut bermain.

Jika kita marah, kesal, atau frustrasi, nada suara kita mungkin naik, menyampaikan kepada pendengar bahwa kita sedang mengalami emosi yang kuat.

Ini tidak selalu merupakan hal yang buruk, tetapi mampu mengendalikannya memungkinkan Anda untuk memastikan bahwa Anda berkomunikasi secara efektif.

Nada

Kita semua menghadapi situasi yang membuat frustrasi atau menjengkelkan.

Membiarkan itu mengubah nada bicara kita dari tenang dan profesional menjadi singkat, pendek, atau kasar selalu merupakan kesalahan.

Nada menyampaikan banyak informasi kepada pendengar tentang bagaimana pembicara memandang mereka.

Untuk membangun hubungan interpersonal yang positif di lingkungan kantor, kita semua harus berusaha untuk berbicara dengan nada yang profesional dan penuh hormat.

Isi pembicaraan

Tentu saja, isi pembicaraan adalah bagian terpenting dari komunikasi verbal. Apa yang kita katakan, dan kata-kata yang kita pilih untuk digunakan, sangat penting.

Sementara sebagian besar komunikasi kantor cenderung lebih formal daripada, misalnya, bertemu teman untuk minum kopi, kita harus memastikan bahwa kita menyisakan ruang untuk obrolan pribadi dan membangun hubungan.

Pikirkan juga tentang seberapa teknis isi pembicaraan Anda. Jika Anda berbicara dengan developer tentang aspek kode tertentu, Anda harus menggunakan istilah yang berbeda daripada saat berbicara dengan tim pemasaran tentang perkembangan baru dalam aplikasi.

Komunikasi tertulis

Komunikasi yang efektif dengan menulis adalah keterampilan yang sangat penting, terutama karena semakin banyak orang yang bekerja dari jarak jauh dan tetap berhubungan sepanjang hari kerja melalui Skype, Slack, Whatsapp, atau media digital lainnya.

Dari pesan Slack hingga email ke pelanggan hingga panduan pelatihan karyawan baru, kami menulis setiap hari dan sangat penting bagi kami untuk memahami cara melakukannya secara efektif.

Faktanya, dengan semakin mengandalkan komunikasi tertulis, kita semua dihadapkan pada betapa mudahnya menimbulkan kesalahpahaman saat menggunakan media ini.

Pesan yang tidak jelas, informasi yang hilang, atau pemahaman nada atau isi yang salah adalah semua masalah yang terjadi dengan komunikasi tertulis setiap hari.

Terkadang pembaca akan salah membaca nada pesan karena mereka mengalami hari yang buruk, atau baru saja bertemu dengan orang yang tidak menyenangkan.

Apa pun yang terjadi, satu keterampilan penting yang harus dimiliki saat mengandalkan komunikasi tertulis adalah mengetahui kapan Anda harus berhenti menggunakannya. Panggilan sederhana, dalam hampir semua kasus, dapat memecahkan masalah komunikasi ini.

Jika Anda merasa ada miskomunikasi yang terjadi, hentikan dan beralihlah dengan obrolan verbal cepat dan Anda akan menghemat banyak waktu dan frustrasi untuk semua pihak.

Struktur

Saat menulis, penting untuk memikirkan bagaimana Anda menyajikan informasi. Menggunakan paragraf dan jeda baris diperlukan.

Membuat teks yang banyak akan membuat pembaca sulit untuk memahami dan membacanya, sementara menerapkan struktur yang tepat akan membuat pembaca menyerap informasi dalam potongan-potongan yang mudah dicerna.

Sampaikan argumen atau tesis Anda, luangkan waktu untuk mendukungnya dengan bukti yang jelas, tambahkan informasi yang relevan untuk memastikan bahwa pembaca memahami maksudnya sepenuhnya, lalu tutup dengan kesimpulan.

Kejelasan

Ini adalah keseimbangan yang sulit untuk dicapai antara konsep yang terlalu banyak atau kurang menjelaskan. Jika Anda menulis instruksi untuk karyawan baru, seberapa detail Anda membuat instruksi tersebut?

Tentu saja, ini tergantung pada orangnya, tetapi menjelaskan sedikit lebih banyak jauh lebih baik daripada membiarkan pembaca tidak mengerti.

Bersikaplah bijaksana tentang audiens Anda, apa yang akan mereka ketahui dan apa yang perlu Anda jelaskan lebih detail?

Isi tulisan

Konten tertulis cenderung sedikit lebih formal daripada verbal.

Tinggalkan bahasa gaul, gunakan tanda baca dan ejaan yang tepat, dan ingat bahwa apa pun yang tertulis – terutama di era digital – akan tetap ada, bahkan jika Anda menghapusnya.

Komunikasi visual

Visual telah menjadi jenis komunikasi yang paling banyak digunakan, didorong oleh media sosial, YouTube, dan platform lain di era digital.

Karena semakin banyak orang dan organisasi menggunakan saluran komunikasi ini, semakin kita terbiasa, dan bahkan bergantung pada, menggunakan komunikasi visual untuk menonjol di platform yang ramai.

Memahami bahwa komunikasi visual Anda harus sejalan dengan merek dan pemasaran Anda, dan mengetahui bahwa harus ada strategi yang dikembangkan dan kohesif untuk itu, sangat penting.

Kami sangat bergantung pada komunikasi visual.

Ada banyak cara komunikasi visual, seperti bagan, foto, sketsa, video, grafik, dan bahkan emoji dan GIF, dapat membantu meningkatkan pemahaman pesan Anda.

Pikirkan tentang bagaimana bagan dapat menghidupkan data, membuatnya lebih mudah dipahami daripada menyajikan aliran angka yang panjang, atau bagaimana sketsa UX baru jauh lebih efektif daripada deskripsi teks.

Kami mengandalkan visual untuk meningkatkan pemahaman kami tentang ide-ide yang kompleks.

Isi konten

Meskipun tergoda untuk memasukkan visual untuk menambahkan sedikit keragaman dan minat, Anda harus mempertimbangkan apa yang mereka bawa ke meja.

• Apakah mereka membantu?
• Apakah mereka perlu?
• Apakah mereka menambah pesan keseluruhan?

Tidak semua komunikasi perlu memiliki visual yang ditambahkan, dan dalam beberapa kasus, mereka mungkin mengurangi apa yang Anda coba komunikasikan.

Anda harus berusaha untuk memastikan bahwa Anda tidak menambahkan bulu ke pesan Anda, melainkan memperkuat pemahaman audiens Anda tentang hal itu.

Nada

Seperti semua komunikasi, pastikan Anda bertemu dengan audiens Anda di tempat mereka berada.

Jika Anda menyajikan data yang kompleks, sertakan deskripsi yang relevan, pada tingkat teknis yang tepat, sehingga audiens Anda dapat mengikuti.

Jangan gunakan gambar yang grafis yang dapat mengganggu, dan ingat aturan yang sama berlaku untuk komunikasi visual seperti halnya menulis: jangan membuat apa pun yang tidak ingin Anda kaitkan dengan Anda di masa mendatang.