Jenis hambatan dalam komunikasi

Komunikasi yang efektif adalah soft skill yang diinginkan yang menjamin alur kerja yang tidak terputus di banyak tempat kerja. Contohnya termasuk partisipasi dalam rapat, mengirim email, memberikan presentasi dan mengadakan seminar dan lokakarya. Dalam beberapa situasi, menjadi tantangan untuk mengekspresikan pikiran Anda dengan jelas, yang menghasilkan keputusan yang salah, pekerjaan tambahan, peningkatan anggaran, dan konflik antar rekan kerja. Dalam artikel ini, kami menjelaskan hambatan komunikasi umum di tempat kerja dan cara mengatasinya.

Hambatan komunikasi umum dan cara mengatasinya

Langkah pertama dalam menyelesaikan masalah komunikasi adalah menemukan hambatan komunikasi. Mengetahui hambatan akan memungkinkan Anda menemukan akar penyebab sebagian besar masalah dan mengatasinya dengan lebih efektif. Beberapa hambatan komunikasi yang sering ditemui adalah:

• Stres
• Sikap
• Hambatan bahasa
• Informasi yang berlebihan
• Singkatan dan Akronim
• Perbedaan budaya
• Hambatan geografis

Stres

Dalam setiap interaksi interpersonal, keadaan emosional pembicara mendikte bagaimana percakapan akan berlanjut. Misalnya, jika seseorang stres atau cemas, perhatian mereka mungkin mudah teralihkan. Jika seseorang khawatir tentang masalah pribadi, mereka mungkin tidak dapat berkonsentrasi pada pesan Anda. Kemarahan juga menyebabkan orang salah mengartikan satu sama lain dan menyesali akibatnya di kemudian hari.

Selain keadaan pikiran, kepribadian seseorang juga mengubah efektivitas komunikasi. Misalnya, orang yang pemalu sering kali diintimidasi oleh kemungkinan mengatakan sesuatu yang penting untuk menghindari disakiti atau untuk mencegah diri mereka menyakiti orang lain. Demikian pula, orang yang asertif sering kali tampak dominan.

Mengubah pendekatan Anda dalam situasi ini dapat mengubah percakapan menjadi pengalaman yang lebih positif. Dibutuhkan toleransi dan kasih sayang untuk berbicara dengan orang-orang yang sedang stres. Inilah yang dapat Anda lakukan untuk meredakan ketegangan:

• Dengarkan apa yang orang lain katakan dengan hati-hati dan pahami, bukan hanya mendengarkannya.
• Hindari mengalihkan perhatian Anda.
• Hindari menyela orang itu secara tidak perlu.
• Berikan isyarat yang terlihat, lakukan kontak mata, dan angguk bila perlu untuk menunjukkan keterlibatan Anda.
• Jika orang lain menyela Anda, gunakan nada yang sopan namun tegas untuk menghentikannya. Sebutkan alasan mengapa mereka harus mendengar apa yang Anda katakan.

Pendekatan ini mengurangi emosi negatif, dan orang yang berinteraksi dengan Anda cenderung menjadi lebih menerima pesan Anda. Ini adalah metode sukses yang digunakan oleh kepemimpinan di tempat kerja untuk mengelola orang secara efektif. Anda juga dapat menggunakan teknik ini di luar tempat kerja.

Sikap

Sikap adalah contoh utama lain dari hambatan komunikasi. Perspektif seseorang dalam suatu percakapan tergantung pada pendapat, konflik, motivasi, dan prasangka mereka. Itu juga tergantung pada hubungan interpersonal Anda.

Misalnya, orang mungkin memiliki pendapat yang kuat tentang beberapa masalah atau berperilaku dengan prasangka, yang menyebabkan ketidaksepakatan. Ketidaksepakatan ini dapat memperburuk orang dan menjadi konflik jika tidak diselesaikan dengan cepat.

Sikap positif juga tergantung pada motivasi. Seorang individu yang sangat termotivasi dapat menjadi lebih positif dalam percakapan dan memberikan hasil yang lebih baik. Seseorang dengan antusiasme rendah cenderung tidak mendengarkan orang lain, sehingga produktivitas menurun dan kesulitan dalam pelatihan.

Namun, ada cara untuk mengubah sikap ini:

• Akui pendapat orang lain, meskipun pendapat Anda berbeda, untuk mencegah ketidaksepakatan itu menjadi konflik.
• Ketika berhadapan dengan orang-orang yang berprasangka, Anda harus membuang bias Anda sendiri. Ini memberi orang lain alasan untuk meninggalkan praduga mereka. Menjangkau untuk menemukan akar penyebab bias yang mereka rasakan akan memudahkan orang itu untuk bekerja dengan Anda.
• Tingkatkan motivasi di antara rekan kerja atau peserta pelatihan Anda dengan menghargai kinerja yang sangat baik. Hindari menyalahkan atau mempermalukan orang karena kesalahan. Sebaliknya, tunjukkan kepada mereka cara menghindari kesalahan itu. Menciptakan suasana dukungan akan memastikan bahwa orang-orang memperhatikan pengetahuan Anda, yang akan mendorong mereka untuk mendengarkan Anda atas kemauan mereka sendiri.

Hambatan bahasa

Bahasa memainkan peran penting dalam percakapan apa pun. Jika Anda fasih dalam suatu bahasa dan orang lain tidak, penggunaan kata atau frasa yang tidak dikenal dapat menyebabkan kebingungan dan kesalahpahaman. Nada dan kecepatan bicara Anda juga dapat memengaruhi kemampuan orang itu untuk memahami Anda. Berbicara terlalu cepat dengan suara yang tidak terdengar atau teredam akan mengakibatkan pertanyaan berulang atau kehilangan minat.

Ketika Anda bertanggung jawab untuk melatih orang-orang baru karena pengetahuan khusus Anda, pidato yang menyimpang ini dapat menyulitkan untuk menjelaskan konsep-konsep yang rumit. Masalah-masalah ini mencegah beberapa individu berbakat untuk melakukan yang terbaik dari kemampuan mereka.

Anda perlu berpikir dari sudut pandang pendengar untuk memahami mengapa mereka memiliki masalah dalam memahami apa yang Anda bicarakan. Berikut adalah beberapa tips tambahan untuk mengatasi masalah ini:

• Gunakan bahasa sederhana dengan nada informal.
• Membuat konsep yang rumit menjadi mudah dipahami. Mulailah dengan dasar-dasar dan periksa kesenjangan dalam pengetahuan di sepanjang jalan.
• Pecahkan ide-ide terperinci menjadi bagian-bagian informasi yang dapat dikelola.
• Gunakan contoh atau demonstrasi untuk menempatkan informasi dalam konteks.
• Bicaralah dengan jelas dan dengan kecepatan yang stabil dan lambat.
• Pastikan untuk menindaklanjuti dan mengonfirmasi apakah audiens target Anda telah memahami pesan dengan jelas.

Informasi yang berlebihan

Ketika Anda memiliki pengetahuan khusus, Anda mungkin tergoda untuk menunjukkannya sebanyak mungkin. Memberikan terlalu banyak informasi adalah perangkap umum dalam rapat lapangan, presentasi, atau peran yang dihadapi pelanggan. Ini menyebabkan disorientasi dan kehilangan minat.

Gunakan tip berikut untuk meningkatkan penilaian Anda dalam menawarkan jumlah informasi yang tepat:

• Pada awalnya, berikan hanya jumlah data yang diperlukan untuk mengukur tingkat pemahaman di antara pendengar Anda. Berikan informasi tambahan ketika mereka mengajukan pertanyaan atau tidak memahami sesuatu.
• Saat Anda memberikan presentasi, gunakan poin-poin dan grafik daripada mengetik blok teks yang besar. Kemudian perluas poin-poin tersebut secara lisan untuk menjaga tingkat keterlibatan tetap tinggi dan untuk menjaga perhatian audiens tetap fokus pada Anda.
• Cadangan waktu untuk pertanyaan di akhir presentasi atau pitch Anda. Anda dapat menggunakan waktu ini untuk memberikan detail tambahan apa pun yang menambah nilai pada upaya Anda.
• Saat memamerkan produk kepada pelanggan, soroti karakteristik yang membuat produk menonjol. Jika mereka mengajukan lebih banyak pertanyaan, Anda dapat memberikan informasi yang relevan dan membuat mereka cukup tertarik untuk mengubahnya menjadi prospek.

Singkatan dan Akronim

Bentuk dan jargon pendek berguna untuk mempersingkat kalimat dan percakapan. Biasanya, kebanyakan orang mempelajari istilah teknis ini selama pendidikan mereka di industri tertentu atau dari pengalaman profesional mereka.

Namun, orang yang beralih karir sering mengalami kesulitan dalam memahami atau menghafal terminologi sektor sasaran. Misalnya, seorang insinyur mesin yang beralih ke penjualan mungkin menemukan istilah CRM dan ERP membingungkan. Profesional berpengalaman yang bekerja di industri penjualan tahu bahwa CRM berarti Manajemen Hubungan Pelanggan dan ERP berarti Perencanaan Sumber Daya Perusahaan, serta perbedaan di antara keduanya.

Menjelaskan jargon rumit seperti itu dalam percakapan Anda memungkinkan kolega baru untuk terbiasa dengan cara komunikasi di sektor Anda, meningkatkan partisipasi mereka, dan membuat mereka merasa lebih dilibatkan.

Perbedaan budaya

Komunikasi dan interaksi sangat bervariasi di antara budaya yang berbeda. Latar belakang budaya menentukan aksen, nada dan gaya bicara di samping gerak tubuh dan gerakan tubuh dalam interaksi sehari-hari.

Misalnya, banyak rekan kerja saling memanggil dengan nama depan di barat. Namun, di beberapa negara, rekan kerja masih memanggil orang-orang di posisi yang lebih tinggi dengan gelar ‘Tuan’ sebagai tanda hormat dan otoritas. Ketika crossover terjadi, beberapa orang dalam peran senior mungkin merasa canggung ketika disapa dengan cara seperti itu. Sebaliknya, beberapa dari mereka mungkin merasa terhina ketika seorang rekan memanggil mereka menggunakan nama depan mereka.

Anda dapat menghindari kejadian seperti itu dengan mengetahui etos kerja internal suatu organisasi sebelum mulai bekerja. Jika itu tidak memungkinkan, Anda dapat mengamati bagaimana orang-orang berperilaku di sekitar satu sama lain dan menyesuaikan perilaku Anda dari waktu ke waktu.

Hambatan geografis

Hambatan komunikasi tidak selalu berakar pada interaksi fisik. Di tempat kerja global, orang terhubung dengan rekan kerja mereka melalui sarana teknologi seperti telepon, email, dan media sosial. Bentuk komunikasi tidak langsung ini memberi Anda kendali lebih besar atas pikiran dan kata-kata Anda. Namun, Anda tidak dapat menggunakan ekspresi wajah atau gerak tubuh untuk mengekspresikan ide Anda secara efektif kecuali Anda berada dalam konferensi video.

Dalam situasi ini, gunakan etiket Anda dan luangkan waktu untuk mengungkapkan pikiran Anda secara ringkas. Saat mengakses saluran berbasis teks, Anda dapat menulis ulang konten Anda, menyertakan salam yang sesuai, dan mengarahkan alur untuk memaksimalkan dampak pesan Anda. Jika Anda menggunakan telepon, Anda perlu memperhitungkan masalah konektivitas yang memaksa Anda untuk berbicara dengan volume yang lebih keras dan dengan kecepatan yang lebih lambat.