Bagaimana menjadi komunikator yang baik (Dengan 21 tips komunikasi)

Terlepas dari tanggung jawab pekerjaan unik yang berbeda di seluruh industri, banyak pekerjaan berbagi beberapa keterampilan dasar dan diperlukan. Salah satunya adalah pemahaman yang kuat tentang komunikasi, yang sangat penting dalam hampir setiap peran. Meluangkan waktu untuk mengembangkan keterampilan komunikasi yang baik dapat berdampak positif pada produktivitas dan kesuksesan pekerjaan Anda.

Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan mengapa penting untuk mengembangkan keterampilan komunikasi dan menawarkan daftar cara untuk menjadi komunikator yang lebih baik.

Mengapa penting untuk meningkatkan keterampilan komunikasi?

Komunikasi yang jelas adalah landasan hubungan yang sukses. Keterampilan ini sangat penting untuk kehidupan pribadi dan profesional Anda. Baik Anda berinteraksi dengan pelanggan atau kolega lain, sebagian besar pekerjaan memerlukan komunikasi yang konsisten sebagai bagian dari tanggung jawab pekerjaan.

Keterampilan komunikasi yang baik dapat membantu Anda membangun hubungan yang positif, mengungkapkan keinginan dan kebutuhan Anda dengan jelas, serta memberikan pengertian kepada semua pihak.

Cara menjadi komunikator yang lebih baik

Anda dapat meningkatkan keterampilan komunikasi Anda dengan menggunakan beberapa strategi. Pertimbangkan daftar tip untuk mengembangkan kemampuan komunikasi Anda:

Dengarkan secara aktif

Banyak orang berpikir “komunikasi” identik dengan “berbicara”. Mendengarkan sama pentingnya, jika tidak lebih penting, daripada berbicara. Gunakan strategi mendengarkan aktif seperti mengangguk sebagai tanggapan terhadap suatu poin, menggunakan suara pengakuan dan melakukan upaya bersama untuk memproses apa yang Anda dengar daripada memikirkan apa yang akan Anda katakan selanjutnya.

Gunakan isyarat nonverbal

Isyarat nonverbal, seperti tersenyum dan gerakan terbuka, adalah alat yang hebat untuk membangun suasana hati untuk presentasi atau percakapan. Ini mengkomunikasikan kepada audiens Anda bahwa Anda berpikiran terbuka dan positif, yang seharusnya membuat mereka lebih menerima dan menerima pesan Anda.

Pahami konteksnya

Percakapan pribadi dengan seorang kolega membutuhkan gaya komunikasi yang berbeda dari presentasi untuk seluruh perusahaan. Ketahui cara menyusun bahasa Anda, tingkat volume yang digunakan, dan rasio yang tepat antara berbicara dan mendengarkan untuk situasi tersebut.

Biarkan keheningan

Keheningan dalam percakapan bisa menjadi hal yang positif. Biarkan keheningan alami terjadi saat berbicara dengan klien atau kolega. Ini memastikan mereka memiliki waktu untuk berbicara atau menanggapi dan memberi Anda waktu untuk memproses informasi baru dan merumuskan tanggapan yang jelas atau ide baru.

Gunakan kata kerja tindakan

Menggunakan kata kerja tindakan ketika Anda berbicara menunjukkan bahwa Anda adalah orang yang mengambil tindakan tegas. Variasikan pola bicara Anda dan gunakan banyak kata kerja tindakan untuk menyampaikan maksud Anda. Ini adalah strategi yang sangat berguna untuk pertemuan tenaga penjualan dengan klien atau bagi siapa saja untuk digunakan dalam tinjauan kinerja dengan supervisor.

Minta kejelasan

Luangkan waktu untuk meminta orang lain atau orang lain untuk mengulangi pemikiran mereka atau memperluas ide jika Anda membutuhkan kejelasan. Mengajukan pertanyaan menunjukkan kepada pihak lain bahwa Anda mendengarkan apa yang mereka katakan dan bahwa Anda benar-benar ingin memahami perspektif atau ide mereka.

Berhubungan dengan orang lain

Beberapa percakapan atau rapat bisa menjadi permusuhan ketika para peserta memiliki sudut pandang yang berbeda-beda. Pastikan hubungan tetap positif dengan menemukan ide yang dapat disetujui semua orang. Ini akan membantu melepaskan ketegangan dan menjaga komunikasi tetap terbuka dan produktif.

Lakukan penelitian

Sebelum pergi ke pertemuan klien atau memberikan presentasi, pastikan Anda telah melakukan penelitian yang memadai tentang subjek tersebut. Bersiaplah untuk setiap pertanyaan yang mungkin diajukan oleh pelanggan atau kolega Anda dan tuliskan statistik, biaya, atau fakta dan angka penting lainnya untuk referensi jika Anda membutuhkannya. Mempersiapkan diri terlebih dahulu dapat membantu Anda merasa lebih percaya diri saat berkomunikasi.

Arahkan percakapan

Beberapa percakapan dapat beralih ke topik yang tidak ingin Anda diskusikan atau yang tidak relevan dengan tujuan rapat atau diskusi. Siapkan beberapa frasa atau kalimat pembuka untuk mengalihkan percakapan jika diperlukan. Pertimbangkan untuk menggunakan bahasa seperti, “Mari kita ingat mengapa kita di sini…” atau “Ya, tapi mari kita fokuskan kembali…” untuk mengembalikan percakapan ke maksudnya.

Belajar mendongeng

Membingkai tujuan Anda dengan cara yang menghibur sangat berguna saat memberikan presentasi atau pertemuan dengan klien baru. Gunakan penyewa cerita untuk membantu Anda menyusun presentasi yang menghibur, efektif, dan menarik

Mulailah dengan hook untuk menarik perhatian audiens Anda, berikan eksposisi untuk latar belakang dan kemudian masukkan narasi atau nada. Penggunaan struktur bercerita dapat membantu pesan Anda lebih efektif.

Santai

Gunakan teknik relaksasi seperti menarik napas dalam-dalam dan secara aktif melepaskan ketegangan di bahu Anda untuk membantu Anda merasa percaya diri sebelum memulai dialog penting. Gunakan strategi ini baik Anda memberikan presentasi besar atau melakukan percakapan empat mata dengan rekan kerja.

Identifikasi tujuan Anda

Sebelum Anda memulai percakapan atau presentasi Anda, miliki satu tujuan utama yang ingin Anda sampaikan kepada audiens Anda. Mulailah percakapan dengan tujuan itu dan kemudian tambahkan klarifikasi dan detail saat Anda melanjutkan. Segera fokus pada poin kunci Anda memastikan bahwa semua peserta lain tahu apa yang harus mereka fokuskan saat percakapan atau presentasi berkembang.

Singkat

Gunakan jumlah kata paling sedikit yang Anda bisa saat berbicara. Sama seperti menyatakan poin kunci Anda di awal percakapan, singkatnya membantu menyoroti aspek penting dari komentar Anda. Ini juga membantu menjaga keseimbangan percakapan dengan memberikan banyak kesempatan kepada pihak lain untuk berbicara.

Berlatih berbicara di depan umum

Jika pekerjaan Anda memerlukan presentasi reguler atau keterlibatan berbicara di depan umum, pertimbangkan untuk mengambil kursus berbicara di depan umum atau bergabung dengan klub untuk berbicara di depan umum. Latihan adalah cara terbaik untuk meningkatkan dengan mempresentasikan di depan kelompok yang cukup besar dan mendapatkan kepercayaan diri.

Pilih momen yang tepat

Tunggu saat terbaik untuk membagikan pemikiran atau ide Anda saat berbicara dengan kelompok besar. Memperkenalkan ide-ide Anda pada saat yang tepat sama pentingnya dengan mengutarakan ide-ide tersebut dengan jelas. Tunggu sampai ada momen hening atau saat percakapan berhubungan langsung dengan masukan Anda.

Prioritaskan empati daripada emosi

Dalam diskusi yang kontroversial, terlalu mudah membiarkan emosi mendikte respons Anda. Alih-alih membiarkan perasaan kuat Anda menginformasikan respons Anda, gunakan empati untuk berhubungan dengan peserta lain dalam rapat atau diskusi. Luangkan waktu sejenak untuk membiarkan emosi Anda tenang sebelum menanggapi percakapan dengan stres tinggi.

Beri komentar bila diperlukan

Jika orang lain dalam percakapan menjadi terlalu emosional atau diskusi menjadi terlalu negatif, angkat bicara untuk menyatukan kelompok dan melepaskan ketegangan apa pun. Pertimbangkan untuk menyarankan istirahat atau meluangkan beberapa menit bagi semua orang untuk menuliskan pemikiran mereka untuk membantu memfokuskan kembali percakapan.

Validasi poin sebelumnya

Setelah orang lain berbagi, luangkan waktu sejenak untuk memvalidasi dan mengenali apa yang mereka katakan sebelum menambahkan pemikiran Anda sendiri. Ini menunjukkan bahwa Anda mendengarkan saat mereka berbicara dan memahami apa yang mereka katakan. Taktik ini juga membantu menjaga semua orang tetap tenang dan memastikan bahwa orang-orang merasa dipahami.

Perhatikan nada bicara Anda

Perhatikan nada bicara Anda saat berbicara. Tersenyumlah saat Anda bisa—ini akan membantu menjaga suara Anda tetap ringan dan nada suara Anda tetap positif. Jika Anda mulai terdengar marah atau gugup, tarik napas dalam-dalam dan fokuskan kembali energi Anda untuk menyesuaikan nada suara.

Miliki reaksi Anda

Anda mungkin menemukan diri Anda dalam percakapan atau diskusi di mana Anda tidak setuju dengan peserta lain. Dalam beberapa kasus, tidak apa-apa untuk masuk ke dalam diskusi yang menguraikan perbedaan Anda.

Namun, jika itu bukan tujuan percakapan, ingatlah bahwa Anda mengendalikan bagaimana Anda bereaksi terhadap ide atau informasi yang tidak Anda setujui. Arahkan kembali percakapan atau fokuslah untuk menemukan kesamaan daripada mengambil sikap yang berlawanan.

Setuju dengan perasaan

Taktik lain untuk mengelola ketidaksepakatan adalah untuk memvalidasi perasaan orang lain tanpa setuju dengan ide-ide mereka. Katakan, “Itu juga akan membuat saya merasa kesal,” atau “Saya mengerti rasa frustrasi Anda,” untuk membantu menghilangkan ketegangan dan menjaga percakapan atau diskusi tetap produktif.